Ova istraga na vlastitu inicijativu iz 2015. odnosila se na EPSO-ovo postupanje sa zahtjevima za preispitivanje koje su podnijeli neuspješni kandidati na natječajima za odabir. Konkretno, istraga je bila usmjerena na kašnjenja EPSO-a u odgovaranju na zahtjeve kandidata za preispitivanje. Svrha istrage bila je utvrditi postoje li sustavni problemi koji dovode do kašnjenja i, ako postoje, pomoći EPSO-u da poboljša postupak. Ombudsmanica je zaključila istragu sa šest prijedloga za poboljšanje: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

EPSO je 2017. i 2018. izvijestio Europskog ombudsmana o mjerama koje je poduzeo kako bi proveo prijedloge Europskog ombudsmana. EPSO je obavijestio Ombudsmana da se prosječno vrijeme obrade zahtjeva za preispitivanje 2017. i 2018. stabiliziralo na mjesec dana (podaci za prvo polugodište). To je znatno poboljšanje u usporedbi s prosjekom od 5,75 mjeseci 2014. i 4,75 mjeseci 2015. i uglavnom je posljedica postupovnih promjena koje je uveo EPSO, uključujući one koje se temelje na prijedlozima Ombudsmana.

Kad je riječ o konkretnim prijedlozima Europskog ombudsmana za poboljšanje, EPSO je poduzeo sljedeće glavne mjere:

Kad je riječ o prijedlogu da EPSO pruži bolju potporu povjerenstvima za odabir kako bi mogla detaljnije obrazložiti svoje odluke o zahtjevima za preispitivanje, EPSO je uveo nove predloške za evidentiranje odluka povjerenstva za odabir u različitim fazama natječaja te je poboljšao svoj program osposobljavanja za članove povjerenstva za odabir. EPSO je uveo i provjere kvalitete odluka povjerenstva za odabir prije nego što su priopćene kandidatima kako bi se izbjegle administrativne pogreške.

EPSO je uspostavio novi IT sustav koji je pozitivno utjecao na učinkovitost obrade zahtjeva za preispitivanje te se sada koristi tehnologijom telekonferencije za provođenje sastanaka povjerenstva za odabir.

Kako je predložio Ombudsman, EPSO sada sustavno procjenjuje broj zahtjeva za preispitivanje koje očekuje primiti na natječajima koji su u tijeku kako bi mogao dodijeliti dostatna sredstva za njihovo rješavanje.

Četvrti i peti prijedlog odnosili su se na to da se kandidatima osiguraju jasne i točne informacije o zahtjevu za postupak preispitivanja. EPSO sada obavještava kandidate ako predviđa kašnjenja u postupku preispitivanja i o činjenici da daje prednost slanju odgovora u slučaju pozitivnog ishoda za podnositelja zahtjeva. EPSO je ažurirao i proširio svoju internetsku stranicu s najčešćim pitanjima s više informacija o postupcima podnošenja pritužbi. Uskoro će se dodati još 20 pitanja povezanih s rješavanjem pritužbi, najvjerojatnije u drugoj polovini 2018.

Ombudsmanica pozdravlja niz mjera koje je EPSO poduzeo kako bi odgovorio na njezine prijedloge za poboljšanje.