Poštovani gospodine K.,
16. veljače 1998. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u ime Eureke GR u vezi s navodnim gubitkom spisa u pozivu na podnošenje ponuda za prevoditeljski rad koji je organizirala Komisija. Zbog toga Eureka nije bila uvrštena na popis potencijalnih dobavljača prevoditeljskih radova.
Pritužbu sam 30. ožujka 1998. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 8. lipnja 1998., a ja sam Vam ga, ako to želite, proslijedio s pozivom na očitovanje. Niste podnijeli primjedbe na mišljenje Komisije.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice bile sljedeće:
Eureka GR, društvo koje posluje u sektoru prevođenja, podnijelo je zahtjev kao odgovor na poziv na podnošenje ponuda Komisijine Službe za vanjsko prevođenje za prijevod s engleskog i francuskog na nizozemski jezik. Rok za podnošenje prijava za ovaj natječaj bio je 6. listopada 1997. Na taj je datum podnositelj pritužbe, koji je predstavnik društva, u pratnji rukovoditelja društva, tajništvu Službe za prevođenje predao omotnicu s ponudom društva Eureka i potpisanim nacrtom ugovora.
Budući da je prošlo određeno vrijeme i da trgovačko društvo nije primilo nikakve informacije o tome je li uvršteno na popis potencijalnih ugovaratelja za prevoditeljske radove, podnositelj pritužbe sam je otišao Komisiji. Obaviješten je da njegovo poduzeće nije na popisu ugovaratelja jer nije dostavilo ponudu u predviđenom roku. Zatim je Komisiji podnio pisanu pritužbu, ali je nadležni službenik odgovorio da nije pronađen nijedan spis s imenom Eureka GR.
Stoga je podnositelj pritužbe podnio pritužbu Europskom ombudsmanu zbog toga što Komisija nije uvrstila njegovo poduzeće na popis potencijalnih ugovaratelja jer je Komisija izgubila omotnicu s ponudom Eureke. Podnositelj pritužbe primijetio je da mu prilikom predaje omotnice koja sadržava ponudu nije dostavljena potvrda o primitku. Također je izjavio da je imao svjedoka, odnosno menadžera tvrtke koji ga je pratio kada je predao omotnicu. Stoga je zatražio od Ombudsmana da intervenira kako bi se pronašlo rješenje prihvatljivo objema stranama, a posebno da se njegovo poduzeće uvrsti na popis potencijalnih pružatelja prevoditeljskih usluga.

INQUIRY

Mišljenje Komisije
Komisija se u svojem mišljenju pozvala na standardni dopis od 15. rujna 1997. koji je poslan društvima odabranima za podnošenje ponude i koji je sadržavao i nacrt ugovora koji treba potpisati. U tom je dopisu navedeno da ponuditelji imaju mogućnost osobno predati svoju ponudu umjesto da je pošalju preporučenom poštom. U tom je slučaju ponuda upisana u poseban registar te je ponuditelju dana potvrda o primitku. Potonji bi zatim snosio teret dokazivanja podnošenja prijedloga, a potvrda o primitku služila bi kao relevantni dokaz. Naime, nakon tog postupka slijedio je određeni broj ponuditelja, a da je podnositelj pritužbe bio jedan od njih, njegovo bi ime bilo upisano u posebni registar koji je bio priložen mišljenju Komisije.
Nakon što je podnositelj pritužbe posjetio relevantnu službu Komisije, a zatim u pisanom obliku podnio pritužbu, službenici Komisije temeljito su pretražili svih 96 dostavljenih spisa kako bi se uvjerili da ponuda društva Eureka nije zagubljena u jednoj od njih, ali nije pronađena omotnica s imenom društva.
Komisija je navela i da je Eureka GR u prošlosti sudjelovala u sličnom natječajnom postupku za prijevod na grčki jezik. Tom je prilikom društvo primilo potvrdu o primitku u trenutku podnošenja ponude. Stoga su predstavnici društva bili upoznati s relevantnim postupkom, koji je u ovom slučaju bio potpuno isti.
Kad je riječ o argumentu prema kojem je podnositelj pritužbe imao svjedoka u prilog svojim izjavama, Komisija je navela da svjedok nikada nije svjedočio ni u usmenom ni u pisanom obliku. Stoga se nije moglo uzeti u obzir samo upućivanje podnositelja pritužbe na njegovo ime.
Komisija je zaključila da nije imala interes da ne prihvati ponudu podnositelja pritužbe da je podnesena na vrijeme. Komisija stoga nije mogla prihvatiti nikakvo prijateljsko rješenje, a ni uvrštenje predmetnog društva na popis potencijalnih pružatelja prevoditeljskih usluga. To bi predstavljalo diskriminaciju i nepoštenost prema drugim tužiteljima.

ODLUKA

1 Navodni propust Komisije da podnositelja pritužbe uvrsti na popis potencijalnih ugovaratelja
1.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da nije primio nikakvu potvrdu o primitku kada je predao svoju ponudu i da je nadležna služba Komisije izgubila njegov spis. Stoga njegova ponuda nije uzeta u obzir i nije bio uvršten na popis potencijalnih ugovaratelja. Komisija je primijetila da podnositelj pritužbe nikada nije podnio svoj zahtjev jer bi inače primio potvrdu o primitku i njegovo bi ime bilo navedeno u registru.
1.2 Nakon što je pažljivo ispitao dokumente priložene mišljenju Komisije, Ombudsman napominje da je dopis od 15. rujna 1997. kojim je Komisija pozvala odabrane natjecatelje na podnošenje ponuda doista naznačio mogućnost da ponuditelji osobno predaju svoju ponudu umjesto da je šalju preporučenom poštom. U tom su slučaju dobili datiranu i potpisanu potvrdu o primitku koja bi poslužila kao relevantan dokaz za podnošenje ponude. Teret dokazivanja u ovom je slučaju na ponuditelju.
1.3 Međutim, čini se da u ovom slučaju podnositelj pritužbe nije dostavio odgovarajuću potvrdu o primitku. Stoga se čini da u ovom slučaju nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije.
Zaključak Na
temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.
Vaš iskreno,
Jacob SÖDERMAN