Poštovana gospođo S., austrijski savjetnik za građane dr. Stefan Hornung proslijedio
je 10. prosinca 1997. Vašu pritužbu protiv Europske komisije Europskom ombudsmanu. Tvrdili ste da ste tijekom pregovora s dužnosnikom Komisije stekli dojam da je vaša ponuda u vezi s organizacijom tima usmenih prevoditelja za konferenciju održanu u Austriji prihvaćena i da je sklapanje pisanog ugovora s Komisijom samo formalnost. Budući da vam Komisija na kraju nije ponudila pisani ugovor, tvrdili ste da biste vi i vaši kolege usmeni prevoditelji trebali dobiti naknadu za vrijeme i pripremne radnje uložene u projekt.
Dana 27. siječnja 1998. proslijedio sam pritužbu predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 20. travnja 1998., a ja sam Vam ga proslijedio s pozivom na očitovanje koji sam zaprimio 15. srpnja 1998.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Okolnosti pritužbe sažeto su navedene u nastavku:
Podnositelj pritužbe usmeni je prevoditelj koji je ponudio pružanje cjelovitih usluga usmenog prevođenja za konferenciju koja se održava pod pokroviteljstvom Europske komisije u Austriji. O organizacijskim, financijskim i tehničkim aspektima usmenog prevođenja raspravljala je i s austrijskim organizatorima konferencije i s predstavnikom Komisije. Podnositeljica pritužbe tvrdila je da joj je dužnosnik Komisije dao dojam da je njezina ponuda prihvaćena i da je potpisivanje pisanih ugovora samo formalnost.
Podnositeljica pritužbe poslala je svoju ponudu telefaksom dužnosniku Komisije s kojim je raspravljala o pojedinostima. Budući da se nije javila Komisiji, podnositelj pritužbe telefonski se obratio dužnosniku Komisije. Rečeno joj je da pripremi pojedinačne ugovore o usmenom prevođenju i pošalje ih nadređenom dužnosniku o kojem je riječ.
Mjesec dana kasnije podnositelj pritužbe još nije primio nikakvu pisanu potvrdu Komisije. Zatim je obaviještena da je Komisija odlučila ne prihvatiti njezinu ponudu i zaposliti druge usmene prevoditelje.
U tom je kontekstu podnositelj pritužbe podnio pritužbu Europskom ombudsmanu. Tvrdila je da sljedeći slučajevi predstavljaju nepravilnosti u postupanju:
- činjenicu da je podnositelj pritužbe stekao dojam da je njegova ponuda prihvaćena i da je pisani ugovor samo formalnost te da ju je Komisija zatim obavijestila da njezina ponuda nije prihvaćena
- činjenicu da je samo podnositelj pritužbe primio naknadu za nastale troškove, ali ne i druge usmene prevoditelje koji su bili spremni raditi u njezinu timu.

INQUIRY

Mišljenje Komisije
Komisija je u svojem mišljenju u biti navela sljedeće:
Kad je riječ o tvrdnji da je podnositelj pritužbe stekao dojam da je njegova ponuda prihvaćena, Komisija je osporila da je podnositelj pritužbe ikada dobio takvo odobrenje. Komisija je navela da predstavnik koji je otputovao u Beč i s kojim je podnositelj pritužbe raspravljao o pojedinostima konferencije ni u jednom trenutku nije bio upućen da prihvati ponudu. Nadalje, izjavila je da je predstavnik Komisije podnositelju pritužbe jasno dao do znanja da se može provesti samo preliminarna ocjena ponude i da konačnu odluku treba donijeti direktor.
Komisija je također navela da valjanu ponudu može dati samo osoba koja za to ima pravo i da to nije slučaj s predmetnim predstavnikom Komisije. To se može vidjeti i u činjenici da je dužnosnik Komisije od podnositelja pritužbe zatražio da podnese pisanu ponudu i pošalje je svojem nadređenom. Podnositelj pritužbe poslao je nacrte ugovora višem dužnosniku te je stoga morala znati da samo nadređeni može odlučiti o tom pitanju i da je valjan samo pisani obrazac.
Komisijina služba za usmene prevoditelje ocijenila je nacrte ugovora podnositelja pritužbe. Utvrđeno je da nisu u skladu s Konvencijom koja je bila relevantna za ugovore između institucija Zajednice i Međunarodnog udruženja konferencijskih prevoditelja (AIIC). Komisija je o tom rezultatu naknadno obavijestila podnositelja pritužbe.
Komisija smatra da su međunarodno aktivni usmeni prevoditelji obično svjesni da javne uprave imaju formalne postupke koje moraju slijediti prije preuzimanja bilo kakve obveze.
Kad je riječ o drugoj tvrdnji, Komisija je navela da je podnositelju pritužbe nadoknadila troškove jer je imao troškove i jer je pružao usluge Komisiji.
Primjedbe podnositelja pritužbe
Kad je riječ o glavnim pitanjima, podnositelj pritužbe iznio je sljedeća opažanja:
Kad je riječ o prvoj tvrdnji, podnositelj pritužbe ponovio je da je stekao dojam da je njezina ponuda prihvaćena. Navela je da dužnosnik Komisije ni na koji način nije pojasnio da joj nije dopušteno djelovati u ime Komisije i da je direktor trebao odobriti ugovore.
Kad je riječ o drugoj tvrdnji, podnositeljica pritužbe ponovila je da je zatražila naknadu štete za šest svojih kolega usmenih prevoditelja koji su računali na sklopljene sporazume.

ODLUKA

1 Navodno odobrenje ponude podnositelja pritužbe i formalnost pisanog ugovora
1.1 Podnositeljica pritužbe tvrdila je da ima dojam da je Komisija odobrila njezinu ponudu i da je pisani ugovor samo formalnost. Navela je da nije pojašnjeno da dotični dužnosnik ne smije djelovati u ime Komisije.
1.2 Komisija je opovrgnula da je dotični dužnosnik dao takvo odobrenje. Navela je da dužnosnik koji je otputovao u Beč i s kojim je podnositelj pritužbe raspravljao o pojedinostima konferencije ni u jednom trenutku nije bio upućen da prihvati ponudu. Nadalje, izjavio je da je dužnosnik Komisije podnositelju pritužbe jasno dao do znanja da se može provesti samo preliminarna ocjena ponude i da direktor treba donijeti konačnu odluku. To bi se moglo zaključiti i iz činjenice da je dotični dužnosnik od podnositelja pritužbe zatražio da podnese pisanu ponudu i pošalje je nadređenom dužnosniku. Komisija je istaknula da je podnositelj pritužbe slanjem nacrta ugovora nadređenom morao biti svjestan da odluka još nije donesena i da je samo pisani obrazac bio valjan.
1.3 Podnositeljica pritužbe dostavila je presliku dopisa koji je 5. srpnja 1997. poslala Komisiji. Ovaj je dopis upućen nadređenom dužnosniku Komisije koji je posjetio Beč. Nacrti ugovora priloženi su ovom dopisu. U dopisu se od nadređene osobe traži da potpiše ugovore i vrati ih podnositelju pritužbe, koji će zatim dobiti potpise ugovora od usmenih prevoditelja. Stoga se čini da je podnositelj pritužbe morao biti svjestan činjenice da ugovor nije bio odobren dok ga nadležni službenik nije potpisao.
Kad je riječ o stvarnom ponašanju dužnosnika Komisije koji je s podnositeljem pritužbe raspravljao o pojedinostima u proljeće i ljeto 1997., Ombudsmanica smatra da nema dovoljno dokaza da je Komisija propisno odobrila ponudu. Podsjeća se da je na nadležnom sudu da pitanje o kojem je riječ obvezujuće riješi saslušanjem svjedoka i ocjenjivanjem proturječnih dokaza.
2 Plaćanje šest drugih usmenih prevoditelja
2.1 Podnositeljica pritužbe zatražila je financijsku naknadu za šest svojih kolega jer su se također oslonili na sporazum. Komisija je odbila svaku odgovornost za kolege podnositelja pritužbe.
2.2 Taj se zahtjev temelji na pretpostavci da je podnositelj pritužbe imao razloga vjerovati da je njegova ponuda prihvaćena. Kako je prethodno navedeno, ne postoje dostatni dokazi na temelju kojih bi se moglo pretpostaviti da je nadležni službenik odobrio ponudu potpisivanjem pisanog ugovora.
Zaključak Na
temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom čini se da nema nepravilnosti u postupanju Europske komisije.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.
Vaš iskreno
Jacob SÖDERMAN