Poštovani gospodine M.,
25. listopada 1997. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u vezi s navodnim propustom Gospodarskog i socijalnog odbora (ESC) da razmotri vaš zahtjev za stažiranje.
Pritužbu sam 1. prosinca 1997. proslijedio predsjedniku ESC-a. Ta je institucija 17. veljače 1998. dostavila svoje primjedbe. Nakon što sam ih preveo na španjolski, proslijedio sam vam ih 23. ožujka 1998. s pozivom na očitovanje. Nisam primio nikakve primjedbe od vas.
Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

BACKGROUND

Žalba
Podnositelj pritužbe u svojem je dopisu Ombudsmanu naveo da je do kraja kolovoza 1997. ESC-u poslao potpunu prijavu za razdoblje stažiranja. ESC mu je početkom godine poslao obrasce i uvjete prihvatljivosti. Rok za podnošenje prijava određen je za kraj rujna 1997.
Pri povratku s putovanja u inozemstvo podnositelj pritužbe primio je 6. listopada 1997. dopis ESC-a u kojem se objašnjava da je obrazac za prijavu za stažiranje u ESC-u izmijenjen i da se trebaju razmotriti samo novi. Dopisu je priložen obrazac novog obrasca koji je trebao biti popunjen i poslan ESC-u do 30. rujna 1997.
Podnositelj pritužbe tvrdio je da se institucija nije potrudila poslati pismo hitnom poštom. Nadalje, žalio se na neuspjeh ESC-a u korištenju fleksibilnijih sredstava za obradu prijava za stažiranje.

INQUIRY

Primjedbe Gospodarskog i socijalnog odbora
Primjedbe ESC-a na pritužbu sažete su kako slijedi:
Podnositelj pritužbe obratio se Uredu za stažiranje ESC-a u studenome 1996. i veljači 1997. Nakon njegova zahtjeva poslana su mu dva skupa obrazaca zahtjeva.
Na temelju Odluke 323/97 A ESC je od 1. lipnja 1997. donio nova pravila kojima se uređuje stažiranje u ESC-u. U skladu s tim kriterijima uspostavljen je novi obrazac za prijavu kako bi se mogao koristiti za postupak odabira koji završava krajem rujna 1997. Kako bi se osigurao pravilan prijelaz, ESC je svaki put kad je zaprimio stari zahtjev podnositeljima zahtjeva vratio svu dokumentaciju s pismom koje je sadržavalo i nove obrasce. Za dopise zaprimljene nakon 5. rujna 1997. ESC je produljio rok do 31. listopada 1997. Produljenje je odobreno za 311 kandidata.
Kad je riječ o podnositelju pritužbe, njegov je zahtjev zaprimljen 2. rujna 1997. Odgovor institucije, koji je uključivao novi obrazac, proslijeđen mu je istog dana. Budući da Ured za stažiranje ESC-a nije bio upoznat s putovanjem g. M.-a u inozemstvo, smatralo se da bi preostalo vrijeme za zatvaranje prijava (34 dana) trebalo biti dovoljno da g. M. proslijedi novu prijavu.
ESC je naveo da bi mu bilo odobreno dodatno produljenje da je podnositelj pritužbe po povratku, početkom listopada, stupio u kontakt s institucijom. Budući da podnositelj pritužbe nije zatražio takvo produljenje, ESC nije mogao smatrati da je njegov zahtjev valjan.
Međutim, institucija je u odgovoru ESC-a navela da ga poziva da se ponovno prijavi za sljedeće razdoblje osposobljavanja.
Primjedbe podnositelja pritužbe proslijedio
sam primjedbe ESC-a podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje. Nisam primio primjedbu.

Odluka Europskog ombudsmana

Na temelju informacija koje je dostavio podnositelj pritužbe i primjedbi koje je dostavio Gospodarski i socijalni odbor, ombudsmanica je donijela sljedeće zaključke:
1. Isključenje M.-a iz odabira kandidata za stažiranje u ESC-u za proljeće 1998. posljedica je njegova nekorištenja pravilnog obrasca za prijavu. Novi obrasci uvedeni su nakon stupanja na snagu novih pravila o pripravništvu u okviru Europskih snaga solidarnosti (Odluka 323/97 A). Međutim, podnositelj pritužbe nije bio svjestan te promjene do isteka roka za podnošenje prijava.
2. Institucija je tvrdila da se novi zahtjevi moraju utvrditi u skladu s promjenom pravnih odredbi. Budući da su ta pravila stupila na snagu 1. lipnja 1997., institucija ih je morala primijeniti u sljedećem postupku odabira koji je završio 30. rujna 1997.
Stoga je uspostavljen poseban sustav za rješavanje tog kratkog prijelaznog razdoblja, kojim će se kandidatima vratiti prijave na starim obrascima i odmah im poslati nova prijava. Kad je riječ o starim obrascima zahtjeva zaprimljenima nakon 5. rujna, rok je produljen do 31. listopada.
3. Budući da je dopis podnositelja pritužbe stigao do ESC-a do 5. rujna, rok za njegov novi zahtjev određen je za 30. rujna 1997. Bilo je vrlo nesretno da se zbog kasnog slanja odgovora ESC-a i izostanka podnositelja pritužbe tijekom tog razdoblja njegov zahtjev nije mogao poslati na vrijeme.
4. S obzirom na činjenična i pravna ograničenja s kojima se suočava ESC, čini se da su administrativni aranžmani koje je ta institucija uspostavila za uvođenje novih obrazaca za prijavu za stažiranje bili razumni.
Međutim, moglo bi biti sporno je li trebalo odobriti dodatno produljenje svim kandidatima koji se koriste starim obrascima, neovisno o datumu dolaska njihove prve prijave. Međutim, Ombudsmanica prima na znanje fleksibilan način na koji je ESC rješavao zakašnjele prijave u ovom postupku odabira. Ombudsmanica također prima na znanje spremnost institucije da ponovno razmotri zahtjev podnositelja pritužbe za buduća razdoblja stažiranja.
Ombudsman stoga smatra da u ovom slučaju nema dokaza o nepravilnostima u postupanju.

ZAKLJUČAK

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Gospodarskog i socijalnog odbora. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Gospodarskog i socijalnog odbora.
Vaš iskreno,
Jacob SÖDERMAN