Poštovani gospodine G.,
23. svibnja 1997. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s vašim zahtjevom za osposobljavanje na radnom mjestu u Komisiji.
Pritužbu sam 10. rujna 1997. proslijedio predsjedniku Europske komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 23. listopada 1997. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji sam primila 5. siječnja 1998.
Sada pišem kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene. Ispričavam se na vremenu koje je bilo potrebno za rješavanje Vaše pritužbe.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe podnio je 22. ožujka 1997. Komisiji zahtjev za osposobljavanje. Prethodne godine položio je sveučilišni ispit. Budući da još nije dobio diplomu sa svojeg sveučilišta, priložio je rukom pisanu obavijest u kojoj je naveo da još ne može dostaviti presliku svoje diplome te je od Ureda za osposobljavanje Komisije zatražio da u kasnijoj fazi prihvati njezin podnesak. Dva mjeseca kasnije podnositelj pritužbe primio je dopis Komisije u kojem je obaviješten da ne ispunjava uvjete za osposobljavanje jer nije dostavio sve potrebne dokumente.
Budući da je pokušao što prije dobiti presliku svoje diplome na sveučilištu, smatrao je da mu je Ured za osposobljavanje trebao dati mogućnost da je podnese u kasnijoj fazi. Pisao je voditelju Ureda za osposobljavanje kako bi se žalio na razloge zbog kojih je njegov zahtjev odbijen.
U tom je kontekstu podnositelj pritužbe podnio pritužbu Europskom ombudsmanu. Istaknuo je da Komisija nije trebala odbiti njegov zahtjev za osposobljavanje zbog nedostatka dokumenata.

INQUIRY

Mišljenje Komisije Komisija
je u svojem mišljenju u biti navela da se zahtjev podnositelja pritužbe ne može prihvatiti jer nije priložio ni presliku svoje sveučilišne diplome ni dokaz o tome da je uspješno završio najmanje četiri godine sveučilišnog studija. Komisija je istaknula da je na obrascu zahtjeva jasno navedeno da je potreban jedan od tih dokumenata.
Podnositelj pritužbe zatim je pisao Uredu za osposobljavanje i priložio svoju diplomu. Voditelj Ureda za osposobljavanje odgovorio je da nepotpunu dokumentaciju nije bilo moguće uključiti u već provedeni postupak predodabira.
Podnositelj pritužbe obaviješten je da ima pravo kasnije podnijeti zahtjev za osposobljavanje.
Primjedbe podnositelja pritužbe
U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu.

ODLUKA

1. Podnositelj pritužbe odbijen je jer je podnio nepotpun zahtjev. Razlog je bio taj što je trebao dostaviti ili presliku sveučilišne diplome ili potvrdu o studiju.
U obavijesti o prijavi za stažiste u službama Komisije na dnu obrasca predviđeno je sljedeće:

„Die Bewerbung muß unter Beifügung der Hochschuldiplome (oder Universitätsbescheinigung) bis spätestens .... vorliegen.”

Ova obavijest o prijavi obvezujuća je za relevantnu službu Komisije koja se bavi predodabirom kandidata. Služba Komisije stoga je morala odbiti kandidate koji nisu dostavili diplome ili potvrde prije isteka roka.
Nesporno je da podnositelj pritužbe nije poslao potrebne dokumente prije roka za podnošenje zahtjeva. Međutim, predao je rukom pisanu bilješku prije propisanog roka. U toj je bilješci objasnio da je upravo završio sveučilišni studij i zatražio da mu se omogući podnošenje preslike diplome čim je stekne. Služba Komisije nije mogla prihvatiti tu vlastoručnu bilješku umjesto primjerka diplome podnositelja pritužbe jer to ne bi bilo u skladu s odredbama obavijesti o primjeni.
Zauzimanjem stajališta o pritužbi čini se da je služba Komisije pravilno primijenila relevantne odredbe za odabir pripravnika.
Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Europske komisije. Ombudsmanica je stoga odlučila zaključiti predmet.
O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Europske komisije.
Vaš iskreno,
Jacob Söderman