Strasbourg, 21. veljače 2005.

Poštovani gospodine X.,

Dana 12. i 23. veljače 2004. podnijeli ste pritužbu, u ime poduzeća, protiv Europske komisije Europskom ombudsmanu u vezi s prijedlogom podnesenim na internetu 13. siječnja 2004. u okviru poziva na podnošenje prijedloga za neizravno istraživanje i tehnološki razvoj.

Pritužbu sam 9. ožujka 2004. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 7. svibnja 2004. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, ako ste to željeli. Čini se da od vas nisu primljene nikakve primjedbe.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Prema podnositelju pritužbe, činjenice se mogu sažeti kako slijedi:

Poduzeće, u kojem podnositelj pritužbe radi kao tehnički upravitelj, sudjelovalo je u pozivu na podnošenje prijedloga za neizravne aktivnosti istraživanja i tehnološkog razvoja u okviru posebnog programa za istraživanje, tehnologiju, razvoj i demonstraciju. Prijedlog je izrađen u suradnji s 11 europskih instituta ili tijela i bavio se doprinosom novih tehnologija zajedničkoj poljoprivrednoj politici.

Podnositelj pritužbe želio je podnijeti svoj prijedlog na internetu, što je Komisija potaknula. Veza je uspostavljena 13. siječnja 2004. u 16:50 nakon nekoliko pokušaja. Međutim, sustav je naišao na kvarove. Stoga preuzimanje prijedloga nije moglo biti dovršeno na vrijeme i prijedlog se očito nije mogao dostaviti u cijelosti. Rok je bio 13. siječnja 2004. u 17 sati.

Podnositelj pritužbe nazvao je Ured službe za pomoć korisnicima; Savjetovano mu je da prijedlog odmah pošalje e-poštom. Nakon prijenosa e-pošte, ponovno je nazvao i rečeno mu je da je e-pošta primljena, ali nakon 17 sati.

Podnositelj pritužbe zatim se obratio službeniku zaduženom za službu za pomoć korisnicima kako bi objasnio probleme s kojima se susreo. Službenik je zatražio pojašnjenje o tome gdje je prijedlog izrađen jer je vremenski žig prijedloga bio 17:01. Podnositelj pritužbe naveo je da je prijedlog izrađen u Francuskoj s njegova računala i da je njegov sat na računalu 6 minuta unaprijed.

Istog je dana kontaktiran i dužnosnik Glavne uprave za istraživanje. Potonji je 14. siječnja 2004. odgovorio da se ne mogu prihvatiti olakotne okolnosti i da ne postoji mogućnost da se prijedlog smatra prihvatljivim ako je zaprimljen nakon isteka roka. U drugom odgovoru od 4. veljače 2004. naveo je da poteškoće s kojima se podnositelj pritužbe susreo nisu posljedica tehničkog kvara sustava Komisije, nego problema s prijenosom za koje se Komisija ne može smatrati odgovornom. Dodao je da je jedini dokument koji je podnositelj pritužbe mogao prihvatiti onaj poslan 12. siječnja 2004. Podnositelj pritužbe tvrdi da je ta verzija simulirana verzija sastavljena s pogrešnim brojkama i poslana na testiranje sustava.

Podnositelj pritužbe tvrdi da je 13. siječnja 2004. podnošenje njegova prijedloga putem interneta započelo prije roka za podnošenje i da ga je sustav Komisije uzeo u obzir. Podnositelj pritužbe stoga u biti tvrdi da je Komisija pogrešno odbila prijedlog koji je poslao elektroničkom poštom 13. siječnja 2004. Tvrdi da bi prijedlog koji je Komisija uzela u obzir i koji je podnesen na internetu 12. siječnja 2004. trebalo zamijeniti prijedlogom poslanim e-poštom 13. siječnja 2004.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju ukratko iznijela sljedeće točke:

Poduzeće je namjeravalo podnijeti prijedlog u okviru poziva na podnošenje prijedloga. Društvo je 12. siječnja 2004. ispitalo sustav Komisije te je registriran prijedlog koji je poslalo. Prijedlog koji je društvo poslalo elektroničkim putem 13. siječnja 2004. odbijen je jer je poslan nakon isteka roka.

Provjere su pokazale da tehnički problemi s kojima se poduzeće susrelo nisu proizašli iz elektroničkog sustava za podnošenje prijava (EPSS): pet minuta prije zatvaranja poziva sustav je bio zauzet sa samo 77 %. Nadalje, 21 prijedlog, podnesen putem EPSS-a, uspješno je zaprimljen u posljednjem tromjesečju od jednog sata.

Problemi s kojima se društvo susrelo vjerojatno su posljedica zagušenja prijenosne mreže nad kojom Komisija nema kontrolu. Taj bi se slučaj mogao usporediti s hipotetskim podnošenjem prijedloga preko kurirske službe za brzu dostavu, koja je došla u Komisiju nakon isteka roka zbog prometnih gužvi. Prijedlog bi bio proglašen neprihvatljivim.

U Vodiču za predlagatelje od 29. rujna 2003. jasno se navodi da se „predlagatelje podsjeća da je njihova odgovornost osigurati sigurnu dostavu njihova prijedloga. (...) Prijedlozi koji pristižu Komisiji nakon isteka roka nisu prihvatljivi za evaluaciju. Olakšavajuće okolnosti neće se uzeti u obzir. (...) Neuspjeh vašeg prijedloga da stigne na vrijeme iz bilo kojeg razloga, uključujući kašnjenja u komunikaciji, nije prihvatljiv kao olakotna okolnost.”

Kad je riječ o prijedlogu poslanom e-poštom 13. siječnja 2004., Komisija ga ne može prihvatiti jer će, u skladu sa Smjernicama o postupcima evaluacije i odabira prijedloga te pozivom na podnošenje prijedloga, prijedlozi podneseni telefaksom ili e-poštom biti isključeni.

Odbor za ocjenu prihvatljivosti ispitao je krajem siječnja probleme s prihvatljivošću s kojima se poduzeće susrelo. Zaključila je da prijedlog poslan putem EPSS-a 13. siječnja 2004. i prijedlog poslan elektroničkom poštom istog dana nisu prihvatljivi iz gore navedenih razloga te da je samo prijedlog podnesen 12. siječnja 2004. prihvatljiv.

Komisija smatra da se, s obzirom na pripremne radnje u vezi s podnošenjem takvog poziva na podnošenje prijedloga, čini rizičnim da se prijedlog namjerava poslati elektroničkim putem 10 minuta prije završetka poziva, tim više ako računalni sat podnositelja pritužbe nije prethodno provjeren.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe.

ODLUKA

1 Navodno pogrešno neuzimanje u obzir prijedloga

1.1 Pritužba je podnesena u ime poduzeća koje je sudjelovalo u pozivu na podnošenje prijedloga za neizravne aktivnosti istraživanja i tehnološkog razvoja u okviru posebnog programa za istraživanje, tehnologiju, razvoj i demonstraciju. Tvrtka je željela podnijeti prijedlog putem interneta te je 12. siječnja 2004. poslala lažnu verziju kako bi testirala sustav. Kako bi se poslala konačna verzija, 13. siječnja 2004. u 16:50 uspostavljena je veza. Međutim, sustav je naišao na kvarove i preuzimanje prijedloga nije moglo biti dovršeno na vrijeme. Podnositelj pritužbe zatim se obratio Uredu za pomoć korisnicima te mu je savjetovano da prijedlog odmah pošalje e-poštom. To je učinio, ali je njegov zahtjev odbijen jer je zaprimljen nakon isteka roka. Podnositelj pritužbe tvrdi da je podnošenje njegova prijedloga putem interneta započelo prije roka za podnošenje i da ga je sustav Komisije uzeo u obzir. Podnositelj pritužbe tvrdi da je Komisija pogrešno odbila prijedlog poslan e-poštom 13. siječnja 2004. Tvrdi da bi prijedlog koji je Komisija uzela u obzir i koji je podnesen na internetu 12. siječnja 2004. trebalo zamijeniti prijedlogom poslanim e-poštom 13. siječnja 2004.

1.2 Komisija tvrdi da problemi s kojima se podnositelj pritužbe susreo pri podnošenju prijedloga na internetu 13. siječnja 2004. nisu proizašli iz elektroničkog sustava za podnošenje (EPSS), nego su vjerojatno posljedica zagušenja prijenosne mreže nad kojom Komisija nema kontrolu. Komisija također tvrdi da ne može prihvatiti prijedlog koji je podnositelj pritužbe poslao e-poštom 13. siječnja 2004. jer su prijedlozi podneseni e-poštom neprihvatljivi. Odbor za ocjenu prihvatljivosti ispitao je probleme s kojima se podnositelj pritužbe susreo i zaključio da je prihvatljiv samo prijedlog podnesen 12. siječnja 2004.

1.3 Ombudsmanica na temelju pritužbe i mišljenja Komisije razumije da je podnositelj pritužbe podnio tri prijedloga: jedan 12. siječnja 2004. putem EPSS-a i dva 13. siječnja 2004., od kojih je jedan poslan putem EPSS-a, a drugi elektroničkom poštom. Ombudsmanica napominje da je u skladu s Vodičem za predlagatelje posebnih mjera potpore, koji se primjenjivao na ovaj poziv na podnošenje prijedloga:

„Kako bi bili prihvatljivi, Komisija mora primiti prijedloge prije ili u roku na adresu navedenu u pozivu. Podsjećaju se predlagatelji da je njihova odgovornost osigurati sigurnu i pravodobnu dostavu njihova prijedloga.

Također napominje da je, prema pozivu na podnošenje prijedloga, rok za zaprimanje prijedloga bio 13. siječnja 2004. u 17 sati.

1.4 Nakon razmatranja spisa čini se da je prijedlog podnositelja pritužbe podnesen putem EPSS-a 13. siječnja 2004. zaprimljen nakon isteka roka, kao i prijedlog poslan elektroničkom poštom. Kad je riječ o prethodnom prijedlogu, Ombudsman ne smatra da se prijedlog podnesen elektroničkim putem može smatrati zaprimljenim dok se ne dovrši postupak elektroničkog prijenosa primatelju. Ombudsmanica također napominje da podnositelj pritužbe nije osporio Komisijin argument da EPSS nije bio izvor kašnjenja s kojima se podnositelj pritužbe susreo pri podnošenju prijedloga na internetu.

Kad je riječ o prijedlogu podnesenom e-poštom, ombudsmanica napominje da Komisija nije osporila argument podnositelja pritužbe da je Služba za pomoć savjetovala podnositelju pritužbe da prijedlog pošalje e-poštom. U tim okolnostima Ombudsman nije uvjeren da bi bilo dobro da se Komisija osloni na odredbe Smjernica o postupcima evaluacije i odabira prijedloga i poziva na podnošenje prijedloga u kojima se navodi sljedeće: „Prijedlozi za neizravne aktivnosti istraživanja i tehnološkog razvoja podneseni e-poštom ili telefaksom bit će isključeni” kao obrazloženje za isključenje prijedloga podnositelja pritužbe. Ombudsmanica, međutim, napominje da je poruka elektroničke pošte stigla nakon isteka roka i smatra da ju je Komisija iz tog razloga imala pravo isključiti, s obzirom na to da EPSS nije bio izvor kašnjenja s kojima se podnositelj pritužbe susreo pri podnošenju prijedloga na internetu.

1.5 Ombudsmanica stoga smatra da Komisijino odbijanje prijedloga podnositelja pritužbe nije predstavljalo nepravilnost u postupanju.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS