1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 20/11/2024

2. Referentni broj: 03/2022

Ares reg.number: Ares(2024)8246165

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade:

Europski ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Glavno tajništvo, e-pošta: eo@ombudsman.europa.eu

Uprava za istrage odgovorna je za sastavljanje cjelokupne korespondencije povezane s pritužbama. Ostali subjekti Ureda (Kabinet, glavni tajnik, Uprava za administraciju, Odjel za komunikaciju, tim službenika za zaštitu podataka itd.) odgovorni su za sastavljanje korespondencije u svojim područjima rada.

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka:

gđa Francesca Pavesi, Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu – zamjenica službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas Hernanz

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade: Nije primjenjivo

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade:

U nekim se slučajevima podaci za potrebe prevođenja mogu prenijeti prevoditeljskoj službi Europskog parlamenta ili Prevoditeljskom centru za tijela EU-a.

7. Svrha/svrhe obrade:

Obrada je nužna kako bi se osobe koje stupe u kontakt s Uredom ombudsmana obavijestilo, elektroničkom komunikacijom ili obrascem za pritužbe, da Ombudsman ili jedan od njegovih članova osoblja više neće odgovarati na bilo kakvu daljnju zlouporabu komunikacije tih osoba o dotičnom pitanju ako se takva komunikacija smatra uvredljivom zbog njezina prekomjernog broja ili ponavljajućeg i besmislenog karaktera.

Obrada je nužna i kako bi se zadržao popis osoba koje su u prošlosti poslale zlouporabe komunikacije i pritužbe te za koje je Ured ombudsmana donio odluku da više ne odgovaraju na njihove komunikacije kako bi Ured mogao provesti odluku da na njih više ne odgovara.

Pravna osnova za obradu utvrđena je u članku 14. stavku 3. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja i članku 4. odluke Europskog ombudsmana o utvrđivanju smjernica za postupanje u slučaju zlouporabe komunikacije i pritužbi koje predstavljaju zlouporabu postupka.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

Ime i podaci za kontakt (adresa e-pošte, poštanska adresa, telefonski broj, ako je primjenjivo) osoba koje pučkom pravobranitelju pišu ili mu se žale na zloupotrebu.

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Imena i podaci za kontakt osoba za koje je Ured ombudsmana donio odluku da više neće odgovarati na njihove obavijesti čuvat će se tijekom sljedećeg razdoblja:

• ako su osobni podaci pohranjeni u Ombudsmanovu sustavu za upravljanje pritužbama („CMS”), primjenjuju se ista razdoblja zadržavanja koja se primjenjuju na CMS. U praksi se to odnosi na osobe koje su podnijele pritužbu Europskom ombudsmanu. Trenutačno su razdoblja čuvanja dvije godine za pritužbe koje nisu obuhvaćene mandatom Ureda i deset godina za pritužbe koje su obuhvaćene mandatom Ureda. Molimo provjerite odgovarajuću evidenciju za ažurirane informacije.^[1]
• ako osobni podaci nisu pohranjeni u CMS-u (npr. osobe koje se obraćaju Uredu ombudsmana koje nisu podnositelji pritužbe), razdoblje čuvanja je dvije godine.

Prethodno opisana razdoblja čuvanja počinju teći od datuma posljednje primljene protupravne komunikacije. 

10. Primatelji podataka:

Ured pučkog pravobranitelja.

U vrlo ograničenom broju slučajeva neki osobni podaci mogu se prenijeti prevoditeljskoj službi Europskog parlamenta ili Prevoditeljskom centru za tijela EU-a ako se odluka o prestanku komunikacije s autorom zlouporabe mora prevesti na jezik kojim članovi osoblja Ombudsmana ne vladaju.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama? Ne, ne.

12. Opći opis sigurnosnih mjera:

Imena i kontaktni podaci ispitanika pohranjuju se u sigurnom informatičkom okruženju na internim poslužiteljima Europskog ombudsmana kako bi se spriječilo neovlašteno otkrivanje.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

Ispitanici imaju pravo pristupiti svojim osobnim podacima i ispraviti ih u slučaju da su njihovi osobni podaci netočni ili nepotpuni. Ako je primjenjivo, imaju pravo izbrisati svoje osobne podatke i ograničiti obradu svojih osobnih podataka. Imaju pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na obradu svojih osobnih podataka na temelju svoje posebne situacije. Svaki zahtjev za ostvarivanje tih prava treba uputiti odgovornom članu osoblja i/ili voditelju obrade podataka (e-pošta: EO@ombudsman.europa.eu). Voditelj obrade odgovorit će što je prije moguće, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana.

Ispitanici se u svakom trenutku mogu obratiti i službeniku Europskog ombudsmana za zaštitu podataka: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Osobe čiji se podaci obrađuju koje se žele žaliti na postupanje Europskog ombudsmana s njihovim osobnim podacima mogu se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: www.edps.europa.eu

Izjava o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na postupanje u slučaju zlouporabe dopisivanja (članak 14. stavak 3. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja)

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman (EO) prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, kako se te informacije upotrebljavaju i koja prava možete ostvariti u vezi s vašim podacima.

Voditelj obrade je Europski ombudsman. U nekim se slučajevima podaci za potrebe prevođenja mogu prenijeti prevoditeljskoj službi Europskog parlamenta ili Prevoditeljskom centru za tijela EU-a.

1. Koje osobne podatke obrađujemo?

Europski ombudsman donio je smjernice o pravilnom postupanju s osobama čije je ponašanje uvredljivo, primjerice kada se osoba obraća Europskom ombudsmanu ili članu osoblja na prijetećem ili vulgarnom jeziku ili kada su kontakti osobe s Europskim ombudsmanom očito ponavljajući, pretjerani, besmisleni, sitni ili zlonamjerni. Ova Izjava o privatnosti objašnjava kako postupamo s osobnim podacima u tom pogledu.

Obrađujemo sljedeće osobne podatke: imena i kontaktne podatke osoba za koje je Ured ombudsmana donio odluku da više neće odgovarati na njihove obavijesti.

2. Zašto obrađujemo vaše podatke?

Osobne podatke obrađujemo kako bismo obavijestili osobe koje se obrate Uredu pučkog pravobranitelja da više neće odgovarati na bilo kakvu njihovu zlouporabu u vezi s predmetnim pitanjem ako se takvo priopćavanje smatra uvredljivim zbog njegove pretjerane prirode ili ponavljajućeg i besmislenog karaktera. Podaci su nam potrebni i za vođenje popisa tih osoba kako bi Ured mogao provesti odluku da na njih više ne odgovara.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade vaših osobnih podataka?

Pravna osnova utvrđena je u članku 14. stavku 3. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja i članku 4. odluke Europskog ombudsmana o utvrđivanju smjernica za postupanje u slučaju zlouporabe komunikacije i pritužbi koje predstavljaju zlouporabu postupka.

Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene instituciji ili tijelu Unije (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe (EU) 2018/1725)

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Ured Europskog ombudsmana odgovoran je za obradu osobnih podataka. Konkretno, Uprava za istrage odgovorna je za sastavljanje cjelokupne korespondencije povezane s pritužbama i čuvanje osobnih podataka relevantnih za zlouporabu korespondencije. Ostali subjekti Ureda (Kabinet, glavni tajnik, Uprava za administraciju, Odjel za komunikaciju, tim službenika za zaštitu podataka itd.) odgovorni su za sastavljanje korespondencije u svojim područjima rada.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Primatelj podataka je Ured Europskog ombudsmana. U nekim ograničenim slučajevima neki se osobni podaci mogu prenijeti u svrhu prevođenja (možemo se koristiti prevoditeljskom službom Europskog parlamenta ili Prevoditeljskim centrom za tijela EU-a).

6. Koliko dugo čuvamo vaše podatke?

Vaše podatke čuvamo dvije godine ako se komunikacija koja se smatra zlouporabom ne odnosi na pritužbu ili ako se odnosi na pritužbu izvan mandata Europskog ombudsmana. Ako se komunikacija koja se smatra zlouporabom odnosi na pritužbu u okviru mandata Europskog ombudsmana, vaše podatke čuvamo 10 godina. Nakon tog razdoblja brišemo vaše podatke.

7. Kako štitimo vaše podatke?

Elektroničke datoteke koje sadržavaju vaše osobne podatke pohranjuju se u sigurnom informatičkom okruženju na internim poslužiteljima Ombudsmana. 

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo na pristup vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava.

Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas. Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku. Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Izvršni direktor odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete Europskom ombudsmanu poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na upravljanje zlouporabnom korespondencijom na sljedeću adresu:

Europski ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

eo@ombudsman.europa.eu

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka u uredu izvršnog direktora na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Dostupno na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection/dpo-register/dpo-record/en/155584