1. Posljednje ažuriranje ovog zapisa: 04.06.2024

2. Referentni broj: 07/2024

Ref. Ares(2024)7912563

3. Ime i podaci za kontakt voditelja obrade:

Europski ombudsman (EO), 1 avenue du Président Robert Schuman, -67001 Strasbourg Cedex- Kontakt: Službe za ljudske resurse: EO@ombudsman.europa.eu

4. Ime i podaci za kontakt službenika za zaštitu podataka:

gđa Francesca PAVESI, zamjenica službenika za zaštitu podataka: g. Nicholas HERNANZ

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Ime i podaci za kontakt izvršitelja obrade:

Europska komisija (GU DIGIT, koji upravlja modulom SYSPER „NDP-personal files”, i GU HR) prikuplja osobne podatke, u kontekstu stvaranja osobnog dosjea, za osoblje izvršnog direktora koji je s Europskom komisijom sklopio sporazum o razini usluga.

E-pošta: : HR-BXL-Dossiers-Personnels@ec.europa.eu i DIGIT-NDP-TECH-SUPPORT@ec.europa.eu

6. Ime i podaci za kontakt zajedničkog voditelja obrade: Nije primjenjivo

7. Svrha/svrhe obrade:

Svrha obrade jest da osobni dosjei[1] u modulu „NDP- osobni dosjei” budu dostupni članovima osoblja EO-a te da se omogući namirenje njihovih prava.

GU HR Europske komisije prikuplja osobne podatke članova osoblja EO-a, u kontekstu stvaranja njihova osobnog dosjea, za osoblje EO-a na temelju Sporazuma o razini usluga od 21. prosinca 2020.

„NDP-osobne datoteke” omogućuju stvaranje osobnih datoteka[2], digitalizaciju i učitavanje dokumenata, ispis cijele datoteke ili njezina dijela, premještanje dokumenta unutar datoteke nakon pogreške u indeksiranju ili u drugu datoteku (na primjer nakon povrede podataka), brisanje dokumenata, stvaranje i dodjelu prava pristupa upraviteljima datoteka. Dio koji se odnosi na izvješća o razvoju karijere koja su u elektroničkom obliku u SYSPER-u smatra se gotovo povezanim s osobnim osobnim dosjeom. Modul za osobne datoteke NDP-a upotrebljava se i za prijenos osobnog dosjea dužnosnika, privremenog i ugovornog osoblja između izvršnog direktora i drugih institucija/tijela ili agencija EU-a.

Pravna osnova su članak 26. Pravilnika o osoblju i članci 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije.

8. Opis kategorija ispitanika i kategorija osobnih podataka:

kategorije ispitanika:

• Dužnosnici, privremeno osoblje i ugovorno osoblje ureda izvršnog direktora (aktivni, neaktivni i umirovljeni)
• Članovi obitelji članova osoblja EO-a: roditelji, djedovi i bake, djeca, bračni drugovi (i asimilirati, priznati pravni partner, civilno partnerstvo) i potencijalno bilo koji drugi, ovisno o članu osoblja.

Kategorije osobnih podataka:

Svi dokumenti koji predstavljaju odluke koje je Izvršni nalog donio u vezi s članom osoblja ili bivšim članom osoblja, njegovom rodbinom i vanjskim dokumentima koje su dostavili članovi osoblja Izvršnog naloga u trenutku zapošljavanja i tijekom njihove karijere.

Vrste prikupljenih i obrađenih podataka navedene su u tri podmape, koje su grupirane kako slijedi:

(1) upravni spis (datoteka zahtjeva, radnje tijekom karijere);

(2) spis izvješća o radu;

(3) privatni dosje (osobni i obiteljski dokumenti, odluke koje se ne odnose na karijeru).

Osobni dosje člana osoblja može sadržavati sljedeće dokumente, koji mogu sadržavati neke osobne podatke obuhvaćene područjem primjene članka 10. stavka 2. točke (b) Uredbe 2018/1725, na primjer:

• zdravstvena sposobnost (koja može neizravno otkriti podatke o zdravlju člana osoblja),
• Potvrda o braku ili zakonitom izvanbračnom boravku (koja može neizravno otkriti podatke o seksualnoj orijentaciji fizičke osobe), razvod/odvajanje/skrbništvo
• rodni list i potvrda o djeci (koji mogu neizravno otkriti podatke o rasnom ili etničkom podrijetlu),
• Zahtjev i odluka donesena na temelju članka 15. Pravilnika o osoblju (kojim se neizravno mogu otkriti podaci o političkom mišljenju ili orijentaciji),
• Zahtjev i odluka donesena u skladu s člancima 12.b – 12.b/40. i 16. Pravilnika o osoblju o aktivnostima povezanima s osobnim podacima kojima se otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu
• Odluka o invalidnosti (koja po svojoj prirodi neizravno otkriva podatke o zdravlju člana osoblja)
• preslika putovnice ili osobne iskaznice koja sadržava biometrijske podatke ili informacije o vjerskim uvjerenjima člana osoblja (što može neizravno otkriti rasno ili etničko podrijetlo i biometrijske podatke).

9. Rok za čuvanje podataka i, ako je moguće, za brisanje:

Osobni podaci čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno najmanje 100 godina nakon zapošljavanja dotične osobe i osam godina nakon prestanka prava dotičnih korisnika[3].

Samo se disciplinske odluke mogu povući iz osobnog dosjea na zahtjev ispitanika (nakon tri godine u slučaju pisanog upozorenja ili ukora ili nakon šest godina u slučaju drugih sankcija). Dotična osoba može uputiti svoj zahtjev svojem tijelu za imenovanje, koje će o tome donijeti odluku[4]. Čim službe za ljudske resurse budu obaviještene o pozitivnoj odluci o povlačenju, upozorenje, ukor ili disciplinska sankcija brišu se iz skeniranog osobnog dosjea.

10. Primatelji podataka:

Europski ombudsman , glavni tajnik (SG), ako je primjenjivo, direktor za administraciju, voditelj službi za ljudske resurse, član osoblja službi za ljudske resurse koje rade sa SYSPER-om, bilo koja druga institucija/agencija EU-a u slučaju prijenosa osobnog dosjea.

11. Postoje li prijenosi osobnih podataka trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama?: Nije primjenjivo

12. Opći opis sigurnosnih mjera:

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Kako bi zaštitio vaše osobne podatke, izvršni direktor uspostavio je niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće mjere za rješavanje pitanja sigurnosti na internetu, rizika od gubitka podataka, izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa, uzimajući u obzir rizik koji predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje imaju legitimnu potrebu poznavati ih za potrebe ovog postupka obrade.

13. Informacije o tome kako ispitanici mogu ostvariti svoja prava na pristup i ispravak te, ako je primjenjivo, na brisanje, ograničavanje i prenosivost podataka:

Ispitanici imaju pravo pristupa vlastitim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih gospodarski subjekt upotrebljava. Također imaju pravo od gospodarskog subjekta zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se na njih odnose.

Imaju pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na to da EO koristi njihove podatke iz razloga koji se odnose na njihovu posebnu situaciju.

Pod određenim uvjetima imaju pravo zatražiti da EO izbriše njihove osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Ispitanici mogu zatražiti informacije o obradi svojih osobnih podataka putem e-pošte (eo@ombudsman.europa.eu). Izvršni direktor odgovorit će na njihove zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana. Ispitanik se u bilo kojem trenutku može obratiti i službeniku za zaštitu podataka EO-a: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Ako se ispitanici žele žaliti na postupanje izvršnog direktora s njihovim osobnim podacima, mogu se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

Posebna izjava o zaštiti osobnih podataka dostupna je kao prilog ovom zapisu.

Izjava o zaštiti osobnih podataka koja se odnosi na upravljanje osobnim dosjeima (NDP) u Uredu Europskog ombudsmana

U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman (EO) prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava kandidati mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade podataka je Europski ombudsman (EO). Izvršitelj obrade je Europska komisija – GU DIGIT, koji upravlja modulom SYSPER „NDP-personalfiles”,informatičkim alatom kojim se Izvršni nalog koristi za upravljanje osobnim datotekama članova osoblja Izvršnog naloga i GU-a HR.

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Obrađujemo osobne podatke dužnosnika, privremenih djelatnika i ugovornih djelatnika ureda EO-a (aktivnih, neaktivnih i umirovljenih) te članova obitelji članova osoblja EO-a: (roditelji, djedovi i bake, djeca, bračni drugovi i asimilirati, priznati pravni partner, civilno partnerstvo i potencijalno bilo koje drugo ovisno o članu osoblja).

IT aplikacija „NDP-osobnedatoteke”omogućuje stvaranje osobnih datoteka, digitalizaciju i učitavanje dokumenata, ispis cijele datoteke ili njezina dijela, premještanje dokumenta unutar datoteke nakon pogreške u indeksiranju ili u drugu datoteku (na primjer nakon povrede podataka), brisanje dokumenata, stvaranje i dodjelu prava pristupa upraviteljima datoteka.

Obrađujemo sve dokumente koji predstavljaju odluke koje je donio Izvršni nalog u vezi s članom osoblja ili bivšim članom osoblja, njegovom rodbinom i vanjskim dokumentima koje su dostavili članovi osoblja Izvršnog naloga u trenutku zapošljavanja i tijekom njihove karijere.

Vrste prikupljenih i obrađenih podataka navedene su u tri podmape, koje su grupirane kako slijedi:

(1) upravni spis (datoteka zahtjeva, radnje tijekom karijere);

(2) spis izvješća o radu;

(3) privatni dosje (osobni i obiteljski dokumenti, odluke koje se ne odnose na karijeru).

Osobni dosje člana osoblja može sadržavati sljedeće dokumente, koji mogu sadržavati neke osobne podatke obuhvaćene područjem primjene članka 10. stavka 2. točke (b) Uredbe 2018/1725, na primjer:

•medicinska sposobnost (koja može neizravno otkriti podatke o zdravlju člana osoblja),

•potvrda o braku ili zakonitom izvanbračnom boravku (koja može neizravno otkriti podatke o seksualnoj orijentaciji fizičke osobe),

•Rodni list i potvrda o djeci (koji mogu neizravno otkriti podatke o rasnom ili etničkom podrijetlu),

•zahtjev i odluka donesena na temelju članka 15. Pravilnika o osoblju (kojim se neizravno mogu otkriti podaci o političkom mišljenju ili orijentaciji),

•Zahtjev i odluka donesena u skladu s člancima 12.b – 12.b/40. i 16. Pravilnika o osoblju o aktivnostima povezanima s osobnim podacima koji otkrivaju rasno ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu

•Odluka o invalidnosti (koja po svojoj prirodi neizravno otkriva podatke o zdravlju člana osoblja)

•kopija putovnice ili osobne iskaznice koja sadržava biometrijske podatke ili informacije o vjerskim uvjerenjima člana osoblja (što može neizravno otkriti rasno ili etničko podrijetlo i biometrijske podatke).

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Svrha obrade jest da osobni dosjei^[5] u modulu „NDP- osobni dosjei” budu dostupni članovima osoblja EO-a te da se omogući namirenje njihovih prava.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravna osnova su članak 26. Pravilnika o osoblju i članci 11. i 81. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (CEOS) te Sporazum o razini usluga (SLA) (amandman br. 1) između Europskog ombudsmana i službi Europske komisije od 21. prosinca 2020. u vezi sa sporazumom SLA-DIGIT-061-00.

Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa i za poštovanje pravne obveze kojoj podliježe voditelj obrade (članak 5. stavak 1. točke (a) i (b) Uredbe 2018/1725).

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka. Podatke detaljnije obrađuje Uprava za administraciju – službe za ljudske resurse.

5. Tko će biti primatelj podataka?

Izvršni nalog, glavni tajnik (SG), ako je primjenjivo, direktor za administraciju, voditelj službi za ljudske resurse, član osoblja službi za ljudske resurse koje rade sa SYSPER-om, bilo koja druga institucija/agencija EU-a u slučaju prijenosa osobnog dosjea.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Osobni podaci čuvaju se onoliko dugo koliko je potrebno da se ispuni svrha prikupljanja ili daljnje obrade, odnosno najmanje 100 godina nakon zapošljavanja dotične osobe i osam godina nakon prestanka prava dotičnih korisnika.

Na zahtjev ispitanika mogu se izbrisati samo određene stegovne odluke (nakon tri godine u slučaju pisanog upozorenja ili ukora ili nakon šest godina u slučaju drugih sankcija) iz osobnog dosjea na temelju članka 27. Priloga IX. Pravilniku o osoblju.

7. Kako štitimo vaše podatke?

Svi osobni podaci u elektroničkom obliku (e-pošta, dokumenti, baze podataka, učitane serije podataka itd.) pohranjuju se na poslužiteljima Europske komisije. Svi postupci obrade provode se u skladu s Odlukom Komisije (EU, Euratom) 2017/46 od 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji.

Kako bi zaštitio vaše osobne podatke, izvršni direktor uspostavio je niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće mjere za rješavanje pitanja sigurnosti na internetu, rizika od gubitka podataka, izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa, uzimajući u obzir rizik koji predstavlja obrada i prirodu osobnih podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa osobnim podacima isključivo na ovlaštene osobe koje imaju legitimnu potrebu poznavati ih za potrebe ovog postupka obrade.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo pristupa svojim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih koristimo. Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas. Identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku.

Imate pravo u bilo kojem trenutku prigovoriti EO-u na korištenje vaših podataka iz razloga koji se odnose na vašu konkretnu situaciju. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da EO izbriše vaše osobne podatke ili ograniči njihovu upotrebu.

Izvršni direktor odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na postupak upravljanja osobnim dosjeima (NDP) u Uredu Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: eo@ombudsman.europa.eu

Uprava za administraciju – HR službe

Europski ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Vidjeti članak 26. Pravilnika o osoblju: „Osobnidosje dužnosnika sadržava:

(a) sve dokumente koji se odnose na njegovu administrativnu situaciju i sva izvješća o njegovoj sposobnosti, učinkovitosti i ponašanju;

(b) sve primjedbe dužnosnika na takve dokumente. (...). Osobni dosje dužnosnika ne sadržava upućivanje na njegove političke, sindikalne, filozofske ili vjerske aktivnosti i stavove ni na njegovo rasno ili etničko podrijetlo ili seksualnu orijentaciju.

Međutim, prethodnim stavkom ne zabranjuje se unošenje u spis upravnih akata i dokumenata poznatih dužnosniku koji su potrebni za primjenu ovog Pravilnika o osoblju. Za svakog dužnosnika postoji samo jedan osobni dosje. Dužnosnik ima pravo, čak i nakon odlaska iz službe, upoznati se sa svim dokumentima iz svojeg spisa i uzeti njihove preslike. Osobni dosje povjerljiv je i može se pregledati samo u uredima uprave ili na sigurnom elektroničkom mediju. Međutim, prosljeđuje se Sudu Europske unije ako je pokrenut postupak koji se odnosi na dužnosnika.”

[2] Od 1. travnja 2006. osoblje u aktivnoj službi može slobodno i sigurno pregledavati svoj osobni dosje putem aplikacije SYSPER zbog informatizacije osobnog dosjea putem aplikacije NDP (Numérisation des Dossiers Personnels).

[3] Vidjeti odjeljak 12.3.7. dokumenta Komisije SEC(2022) 400 o Zajedničkom popisu čuvanja koji je sastavila Komisija.

[4] Vidjeti članak 27. Priloga IX. Pravilniku o osoblju.

[5] Vidjeti članak 26. Pravilnika o osoblju: „Osobnidosje dužnosnika sadržava:

(a) sve dokumente koji se odnose na njegovu administrativnu situaciju i sva izvješća o njegovoj sposobnosti, učinkovitosti i ponašanju;

(b) sve primjedbe dužnosnika na takve dokumente. (...). Osobni dosje dužnosnika ne sadržava upućivanje na njegove političke, sindikalne, filozofske ili vjerske aktivnosti i stavove ni na njegovo rasno ili etničko podrijetlo ili seksualnu orijentaciju.

Međutim, prethodnim stavkom ne zabranjuje se unošenje u spis upravnih akata i dokumenata poznatih dužnosniku koji su potrebni za primjenu ovog Pravilnika o osoblju. Za svakog dužnosnika postoji samo jedan osobni dosje. Dužnosnik ima pravo, čak i nakon odlaska iz službe, upoznati se sa svim dokumentima iz svojeg spisa i uzeti njihove preslike. Osobni dosje povjerljiv je i može se pregledati samo u uredima uprave ili na sigurnom elektroničkom mediju. Međutim, prosljeđuje se Sudu Europske unije ako je pokrenut postupak koji se odnosi na dužnosnika.”