Monsieur,
Le 25 octobre 1997, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen concernant le fait que le Comité économique et social (CES) n'aurait pas examiné votre demande de stage.
Le 1er décembre 1997, j'ai transmis la plainte au président du CES. Le 17 février 1998, cette institution a transmis ses observations. Après les avoir traduits en espagnol, je vous les ai transmis le 23 mars 1998 avec une invitation à formuler des observations. Je n'ai reçu aucune observation de votre part.
Je vous écris maintenant pour vous informer du résultat des enquêtes qui ont été faites.

CONTEXTE

La plainte
Le plaignant a indiqué dans sa lettre au Médiateur qu'à la fin du mois d'août 1997, il avait envoyé au CES une demande complète de stage. Les formulaires et les conditions d'éligibilité lui avaient été envoyés par le CES en début d'année. La date limite de dépôt des candidatures a été fixée à la fin du mois de septembre 1997.
Le 6 octobre 1997, au retour d'un voyage à l'étranger, le plaignant a reçu une lettre du CES expliquant que le formulaire de demande de stage du CES avait été modifié et que seuls les nouveaux devaient être pris en considération. Un modèle du nouveau formulaire avait été joint à la lettre et aurait dû être rempli et envoyé au CES avant le 30 septembre 1997.
Le plaignant a affirmé que l'institution n'avait fait aucun effort pour envoyer la lettre par courrier urgent. En outre, il se plaint de l'incapacité du CES à utiliser des moyens plus souples pour traiter les demandes de stages.

L'ENQUÊTE

Commentaires du Comité économique et social
Les commentaires du CES sur la plainte sont résumés comme suit:
Le plaignant avait contacté le Bureau des stages du CES en novembre 1996 et février 1997. À la suite de ses demandes, deux séries de formulaires de demande lui ont été envoyées.
À la suite de la décision 323/97 A, le CES a adopté de nouvelles règles régissant les stages du CES à partir du 1er juin 1997. Conformément à ces critères, un nouvel acte de candidature a été établi, en vue de son utilisation pour la procédure de sélection se terminant à la fin du mois de septembre 1997. Afin d'assurer une transition adéquate, chaque fois que le CES recevait une ancienne demande, il renvoyait tous les documents aux demandeurs avec une lettre contenant également les nouveaux formulaires. Pour les lettres reçues après le 5 septembre 1997, le CES a prolongé le délai jusqu'au 31 octobre 1997. Cette prolongation a été accordée à 311 candidats.
Dans le cas du requérant, sa demande a été reçue le 2 septembre 1997. La réponse de l'institution, qui comprenait le nouveau formulaire, lui a été transmise le même jour. Étant donné que le bureau des stages du CES n'était pas au courant du voyage de M. M. à l'étranger, il a été considéré que le temps restant pour la clôture des candidatures (34 jours) devrait être suffisant pour que M. M. puisse renvoyer la nouvelle candidature.
Le CES a déclaré que si le plaignant, à son retour, au début du mois d'octobre, avait contacté l'institution, une prolongation supplémentaire lui aurait été accordée. Le plaignant n'ayant pas demandé une telle prolongation, le CES n'a pas pu considérer sa demande comme valable.
Néanmoins, dans la réponse du CES, l'institution a indiqué qu'elle l'exhortait à présenter une nouvelle demande pour la prochaine période de formation.
Les observations du plaignant
J'ai transmis les observations du CES au plaignant en l'invitant à formuler des observations. Je n'ai reçu aucune observation.

DÉCISION DU MÉDIATEUR EUROPÉEN

Sur la base des informations fournies par le plaignant et des observations présentées par le Comité économique et social, le Médiateur est parvenu aux conclusions suivantes:
1. L'exclusion de M. M. dans la sélection des candidats aux stages du CES pour le printemps 1998 s'explique par le fait qu'il n'a pas utilisé un formulaire de candidature approprié. Les nouveaux formulaires ont été introduits à la suite de l'entrée en vigueur de nouvelles règles régissant les stages du CES (décision 323/97 A). Toutefois, le plaignant n'était au courant de ce changement qu'après la date limite de présentation des demandes.
2. L'institution a fait valoir que les nouvelles demandes devaient être établies conformément à la modification des dispositions légales. Ces règles étant entrées en vigueur le 1er juin 1997, l'institution a dû les appliquer lors de la procédure de sélection suivante, qui s'est achevée le 30 septembre 1997.
Un système spécial a donc été mis en place pour faire face à cette courte période transitoire, au cours de laquelle les candidatures utilisant les anciens formulaires seraient renvoyées aux candidats et une nouvelle candidature leur serait immédiatement envoyée. Pour les anciens formulaires de demande reçus après le 5 septembre, la date de clôture a été reportée au 31 octobre.
3. La lettre du plaignant étant parvenue au CES au plus tard le 5 septembre, la date limite pour la présentation de sa nouvelle demande a été fixée au 30 septembre 1997. Il est très regrettable qu'en raison de l'envoi tardif de la réponse du CES et de l'absence du plaignant pendant cette période, sa demande n'ait pas pu être envoyée à temps.
4. Compte tenu des contraintes factuelles et juridiques auxquelles le CES est confronté, il apparaît que les modalités administratives mises en place par cette institution pour faire face à l'introduction de nouveaux formulaires de candidature aux stages étaient raisonnables.
On pourrait toutefois se demander si une prolongation supplémentaire aurait dû être accordée ou non à tous les candidats utilisant les anciens formulaires, quelle que soit la date d'arrivée de leur première candidature. Néanmoins, le Médiateur prend note de la souplesse avec laquelle le CES a traité les candidatures tardives dans le cadre de cette procédure de sélection particulière. Le Médiateur note également la volonté de l'institution de réexaminer la demande du plaignant pour de futures périodes de stage.
Le Médiateur estime donc qu’il n’existe aucune preuve de mauvaise administration en l’espèce.

CONCLUSION

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il semble qu'il n'y ait pas eu de mauvaise administration de la part du Comité économique et social. Le Médiateur a donc décidé de classer l'affaire.
Le président du Comité économique et social sera également informé de cette décision.
Monsieur le Président,
Monsieur Jacob SÖDERMAN,