Strasbourg, le 6 décembre 2006

Monsieur,

Le 18 février 2006, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre l'Office européen de sélection du personnel concernant votre plainte, déposée auprès d'EPSO le 21 décembre 2005, et l'organisation du concours général EPSO CAST 25 EN.

Le 7 mars 2006, j'ai transmis votre plainte au directeur d'EPSO. EPSO a envoyé son avis le 8 juin 2006 et je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations si vous le souhaitez, pour le 15 juillet 2006. Aucune observation n'a été reçue de votre part.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant, ressortissant polonais, a participé au concours général EPSO CAST 25 EN, organisé par l’Office européen de sélection du personnel («EPSO») pour les futurs agents contractuels. Le 21 décembre 2005, après avoir passé les épreuves de sélection, le plaignant a écrit à l’EPSO pour se plaindre des conditions des épreuves, à savoir que la calculatrice en ligne, fournie aux candidats par l’EPSO, n’avait pas fonctionné pendant les épreuves. Bien que les surveillants aient permis au plaignant d'utiliser sa propre calculatrice, il n'avait pas pu se concentrer sur ses tests en raison de la frustration que cet incident lui avait causée. Il souhaite donc obtenir des informations sur la manière dont il peut faire appel des résultats des épreuves de sélection ou se plaindre de l'incident.

Le 21 décembre 2005, l'EPSO a accusé réception de la réclamation du plaignant et a indiqué qu'il l'analyserait après le dernier jour des épreuves et qu'il prendrait contact avec le plaignant en janvier 2006.

N'ayant reçu aucune réponse, le plaignant a envoyé un courriel de rappel à EPSO le 15 janvier 2006.

Le 18 février 2006, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur européen. Dans sa plainte, le plaignant alléguait que:

(1) L’EPSO n’a pas répondu à sa réclamation déposée le 21 décembre 2005.

(2) Le concours général EPSO CAST 25 EN n’était pas suffisamment transparent et bien organisé (en particulier, les délais d’inscription et les résultats des examens, ainsi que la date de réponse à sa lettre du 21 décembre 2005, n’ont pas été respectés).

L'ENQUÊTE

Avis de l'EPSO

Dans son avis, l’EPSO a formulé, en résumé, les observations suivantes:

EPSO a d’abord rappelé les faits de l’espèce:

En juin 2005, EPSO a lancé l'appel à manifestation d'intérêt - EPSO CAST 25 EN («l'appel») , visant à créer une base de données de candidats à recruter en tant qu'agents contractuels pour effectuer diverses tâches au sein des institutions européennes. Les candidats devaient créer un «EPSO Porta» et s'inscrire par son intermédiaire au concours général EPSO CAST 25 EN avant le 20 juillet 2005. Conformément à la procédure spécifiée, le plaignant s’est inscrit dans le délai fixé et a choisi le profil «Groupe de fonctions IV, conseiller».

Le 4 octobre 2005, les candidats dont les candidatures ont été acceptées ont été informés qu'ils seraient invités à passer les épreuves de sélection et qu'ils seraient invités à réserver une date et une heure appropriées pour passer ces épreuves. Les réserves pourraient être émises entre le 31 octobre et le 18 novembre 2005.

Le 17 octobre 2005, EPSO a publié les détails de l’état d’avancement des inscriptions effectuées en réponse à l’appel: plus de 32 000 candidatures ont été reçues et 20 300 candidats ont finalement été invités à passer les épreuves de sélection.

Le 27 octobre 2005, l’EPSO a informé les candidats que la période d’inscription pour réserver les dates des épreuves de sélection avait été reportée et serait suspendue entre le 9 et le 27 novembre 2005.

Le 8 novembre 2005, le plaignant a informé l'EPSO qu'il avait eu des difficultés à s'inscrire aux épreuves.

Le 9 novembre 2005, par le biais d'informations publiées sur son site web "Dernières nouvelles", l'EPSO a informé tous les candidats qui avaient eu du mal à réserver une date pour les épreuves de sélection que son système avait été surchargé et que tous les moyens techniques permettant d'améliorer la situation étaient en cours d'examen.

Le 11 novembre 2005, l’EPSO a informé les candidats, toujours par l’intermédiaire de son site internet, qu’en raison des problèmes rencontrés, il avait décidé d’échelonner la période de réservation pour les différents groupes de fonctions. Les candidats qui avaient sélectionné le groupe de fonctions IV comme l'avait fait le plaignant pouvaient s'inscrire aux épreuves à partir du 18 novembre 2005. Le 15 novembre 2005, EPSO a envoyé les mêmes informations aux candidats par courrier électronique.

Le 21 décembre 2005, le plaignant a passé les épreuves de sélection. Le même jour, il a informé l’EPSO par courrier électronique que la calculatrice en ligne ne fonctionnait pas et que, bien qu’il ait été autorisé à utiliser sa propre calculatrice, la situation lui avait causé beaucoup de frustration, ce qui avait affecté sa capacité à répondre à toutes les questions.

Le même jour, EPSO a accusé réception du courriel du plaignant et l'a informé qu'il serait examiné après le dernier jour des tests et qu'il serait de nouveau contacté en janvier 2006.

Le 15 janvier 2006, le plaignant a de nouveau contacté l'EPSO et a déclaré qu'il attendait toujours une réponse à son courriel du 21 décembre 2005.

Le 17 février 2006, EPSO a informé les candidats par des informations publiées sur son site internet que les résultats des tests seraient publiés au cours de la semaine du 27 février 2006. Le 27 février 2006, EPSO a informé les candidats, via leur portail EPSO, des résultats des tests.

Le 22 mars 2006, EPSO a envoyé un courriel au plaignant en réponse à sa réclamation du 21 décembre 2005. L’EPSO présente ses excuses pour la réponse tardive et explique qu’elle est due au nombre considérable de messages qu’il a dû traiter au cours de cette période. L’EPSO a également informé le plaignant qu’il avait réussi les tests de raisonnement verbal et numérique et a joint un tableau contenant les réponses du plaignant, les réponses correctes et le temps qu’il a passé à répondre à chaque question. L’EPSO a également déclaré que le fait que la calculatrice en ligne n’avait pas fonctionné et que le plaignant devait donc utiliser sa propre calculatrice ne semblait pas avoir eu d’effet négatif sur ses performances.

Sur le fond de la réclamation, l’EPSO a formulé les observations suivantes :

En ce qui concerne la prétendue absence de réponse de l'EPSO à la réclamation du plaignant du 21 décembre 2005, l'EPSO a expliqué que la réception de la réclamation du plaignant avait été accusée de réception le même jour et que le plaignant avait été informé que sa réclamation serait analysée après le dernier jour des épreuves. Il n’a pas été possible de répondre à la plaignante avant le 22 mars 2006, c’est-à-dire jusqu’à ce que tous les résultats des tests de sélection aient été obtenus et examinés. Compte tenu des problèmes rencontrés à la suite de la calculatrice en ligne défectueuse, les résultats des candidats qui avaient été touchés par ce problème ont été examinés très attentivement. Dans le cas du plaignant, aucun manquement n'a été enregistré. L'EPSO a souligné que, dans son message du 22 mars 2006, il avait informé le plaignant qu'il avait réussi les épreuves de sélection et qu'il avait donc été admis à la deuxième phase de la procédure. L’EPSO était conscient du retard concernant sa réponse au plaignant et souhaitait donc s’excuser pour ce retard, comme il l’avait déjà fait dans sa réponse du 22 mars 2006. L’EPSO ajoute que, aussi regrettable que cela puisse être, ce retard est dû au nombre extrêmement élevé de messages qu’il a dû traiter en même temps.

En ce qui concerne la transparence prétendument insuffisante du concours général EPSO CAST 25 EN, l’EPSO a expliqué qu’après le lancement de l’appel, de nombreuses annonces ont été faites sur le site web «Dernières nouvelles» de l’EPSO, afin de tenir les candidats informés de l’état d’avancement de la procédure de recrutement.

En ce qui concerne l’organisation prétendument médiocre du concours général EPSO CAST 25 EN, l’EPSO a reconnu que plusieurs candidats avaient éprouvé des difficultés lors de leur inscription aux tests de sélection. En raison du fait qu’un grand nombre de candidats ont cherché à s’inscrire le premier jour de la période de réservation, le système informatique a été surchargé et, par conséquent, l’EPSO a été obligé de mettre en place un système de «mise en file d’attente» afin de limiter les inconvénients causés par le fait que les candidats accédaient simultanément au système d’enregistrement. Toutefois, cela ne signifiait pas que le concours était mal organisé. L’EPSO a souligné qu’il devait faire face à certaines circonstances imprévues provoquées par le très grand nombre de candidats et par le fait que beaucoup d’entre eux tentaient de s’inscrire en même temps.

En ce qui concerne la notification des résultats des tests de sélection, l’EPSO a en outre souligné ce qui suit: i) Le 13 janvier 2006, les candidats ont été informés que les résultats des tests seraient bientôt publiés et qu ' une mise à jour du système serait nécessaire pour télécharger ces résultats. Du fait de cette mise à jour, l'EPSO Porta ne serait pas accessible à partir du 16 janvier 2006 jusqu'à la deuxième quinzaine de février 2006. ii) Le 17 février 2006, les candidats ont été informés que les résultats des épreuves seraient publiés dans la semaine du 27 février 2006. iii) Le 27 février 2006, les candidats ont été informés que les résultats des épreuves avaient été affichés sur leur portail EPSO.

EPSO rappelle que les épreuves de sélection ont eu lieu entre le 28 novembre 2005 et le 16 janvier 2006 dans plusieurs centres d'examen de tous les États membres. Au 27 février 2006, tous les résultats de l’épreuve de sélection avaient été obtenus par l’EPSO et communiqués aux candidats le même jour. L’EPSO a donc estimé que le délai de notification des résultats aux candidats était approprié et raisonnable.

Observations du plaignant

Aucune observation n'a été reçue du plaignant à la date fixée à cet effet.

LA DÉCISION

1 Sur le prétendu défaut de réponse de l'EPSO à la réclamation du plaignant du 21 décembre 2005

1.1 Le plaignant a participé au concours général EPSO CAST 25 EN, organisé par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour les futurs agents contractuels. Le 21 décembre 2005, après avoir passé les épreuves du concours, le plaignant a écrit à l'EPSO pour se plaindre que le calculateur en ligne, qui avait été fourni aux candidats par l'EPSO, n'avait pas fonctionné pendant les épreuves. Bien que les surveillants aient permis au plaignant d'utiliser sa propre calculatrice, il n'avait pas pu se concentrer sur ses tests en raison de la frustration que cet incident lui avait causée. Il souhaite donc obtenir des informations sur la manière dont il peut faire appel des résultats des tests ou se plaindre de l'incident. Le même jour, l'EPSO a accusé réception de son courrier électronique et a indiqué qu'il analyserait la réclamation après le dernier jour des tests et qu'il prendrait contact avec le plaignant en janvier 2006. N'ayant reçu aucune réponse, le plaignant a envoyé un courriel de rappel à EPSO le 15 janvier 2006. Dans sa plainte du 18 février 20006 adressée au Médiateur européen, le plaignant alléguait que l'EPSO n'avait pas répondu à sa plainte du 21 décembre 2005.

1.2 Dans son avis, l'EPSO a souligné qu'il avait accusé réception de la réclamation du plaignant du 21 décembre 2005 le même jour et, dans le même temps, a informé le plaignant que sa réclamation serait analysée après le dernier jour des épreuves. Il n’a donc pas été possible de répondre à la plaignante avant le 22 mars 2006, c’est-à-dire avant que tous les résultats des tests de sélection aient été obtenus et examinés. En outre, les résultats des candidats qui avaient été touchés par le problème de la calculatrice en ligne défectueuse ont été examinés très attentivement. Dans le cas du plaignant, aucun manquement n'a été enregistré. Enfin, dans sa réponse du 22 mars 2006, l’EPSO a informé le plaignant qu’il avait réussi les tests de sélection et qu’il avait donc été admis à la deuxième phase de la procédure. Dans son avis, l'EPSO s'est excusé pour le retard dans la réponse à la plainte du plaignant, qui était dû au nombre extrêmement élevé de messages qu'il avait dû traiter en même temps, et a souligné qu'il s'était également excusé auprès du plaignant dans sa réponse du 22 mars 2006.

1.3 Le Médiateur note que l ' article 14 du Code européen de bonne conduite administrative (ci-après dénommé " Code ") dispose que "[t]oute lettre ou plainte adressée à l ' institution reçoit un accusé de réception dans un délai de deux semaines, sauf si une réponse quant au fond peut être envoyée dans ce délai." Le Médiateur note également que l ' article 17 du Code prévoit que "[l]e fonctionnaire veille à ce qu ' une décision soit prise sur toute demande ou plainte adressée à l ' institution dans un délai raisonnable, sans délai et, en tout état de cause, au plus tard deux mois à compter de la date de réception ".

1.4 Le Médiateur note également que l'EPSO a accusé réception de la plainte du plaignant du 21 décembre 2005 le même jour et a déclaré que "nous conserverons votre plainte et nous l'analyserons après le dernier jour de l'examen. Nous prendrons contact avec vous au cours du mois de janvier." Le Médiateur estime donc que l'EPSO a respecté le délai d'envoi d'un accusé de réception, prévu à l'article 14 du code. Toutefois, le Médiateur note également que l'EPSO n'a fourni une réponse substantielle que le 22 mars 2006 à la plainte du plaignant du 21 décembre 2005, ce qui dépasse le délai de deux mois prévu à l'article 17 du code.

1.5 Le Médiateur estime néanmoins que l'EPSO a fourni un compte rendu raisonnable des événements qui ont conduit au retard dans la fourniture d'une réponse substantielle au plaignant et, en particulier, une explication selon laquelle il ne pouvait traiter la plainte du plaignant qu'après le dernier jour des épreuves, à savoir le 16 janvier 2006. Le Médiateur note également que la réponse substantielle de l'EPSO du 22 mars 2006 a traité de manière approfondie les questions soulevées par le plaignant dans sa plainte du 21 décembre 2005. En outre, le Médiateur note que, dans sa réponse du 22 mars 2006, l'EPSO s'est excusé à deux reprises pour la réponse tardive à la plainte du plaignant du 21 décembre 2005. En outre, dans son avis sur la présente réclamation, l’EPSO a exprimé ses regrets pour ce retard.

1.6 En outre, le Médiateur note également que le plaignant a réussi les tests de sélection. Il ressort du tableau contenant les réponses du plaignant, les réponses correctes et le temps qu'il a passé à répondre à chaque question, qui avait été joint à la réponse de l'EPSO du 22 mars 2006 au plaignant, que le fait que la calculatrice en ligne ne fonctionnait pas pendant les tests et que le plaignant devait donc utiliser sa propre calculatrice n'a pas affecté ses performances d'une manière manifestement négative.

1.7 Dans ces circonstances, le Médiateur estime qu'il n'y a pas lieu de poursuivre l'enquête sur cet aspect de la plainte.

2 L’allégation selon laquelle le concours général EPSO CAST 25 EN n’était pas suffisamment transparent et bien organisé

2.1 Le plaignant a allégué que le concours général EPSO CAST 25 EN n'était pas suffisamment transparent et bien organisé (en particulier, les délais d'inscription et les résultats des examens, ainsi que la date de réponse à sa lettre du 21 décembre 2005, n'ont pas été respectés).

2.2 Dans son avis, l'EPSO a expliqué qu'après le lancement de l'appel à manifestation d'intérêt EPSO CAST 25 EN (ci-après dénommé "l'appel"), de nombreuses annonces ont été faites sur le site web "Dernières nouvelles" de l'EPSO, afin de tenir les candidats informés de l'état d'avancement du processus de recrutement. En ce qui concerne l’organisation prétendument médiocre du concours général EPSO CAST 25 EN, l’EPSO a reconnu que plusieurs candidats avaient éprouvé des difficultés lorsqu’ils ont tenté de s’inscrire aux tests de sélection. À cet égard, EPSO a expliqué que son système informatique était surchargé par le grand nombre de candidats qui cherchaient à s’inscrire le premier jour de la période de réservation et qu’EPSO était donc obligé de mettre en place un système de «mise en file d’attente» afin de limiter les inconvénients causés par le fait que les candidats accédaient simultanément au système. Toutefois, cela ne signifiait pas que le concours était mal organisé, mais que l’EPSO devait faire face à certaines circonstances imprévues provoquées par le très grand nombre de candidats et par le fait que beaucoup d’entre eux tentaient de s’inscrire immédiatement.

En ce qui concerne la notification des résultats des tests de sélection, EPSO a souligné ce qui suit: i) Le 13 janvier 2006, les candidats ont été informés que les résultats des tests seraient bientôt publiés et qu ' une mise à jour du système serait nécessaire pour télécharger ces résultats. À la suite de cette mise à jour, leur EPSO Porta ne serait pas accessible à partir du 16 janvier 2006 jusqu'à la deuxième quinzaine de février 2006. ii) Le 17 février 2006, les candidats ont été informés que les résultats des épreuves seraient publiés dans la semaine du 27 février 2006. iii) Le 27 février 2006, les candidats ont été informés que les résultats des épreuves avaient été affichés sur leur portail EPSO. L'EPSO a en outre expliqué que les épreuves de sélection avaient eu lieu entre le 28 novembre 2005 et le 16 janvier 2006 dans plusieurs centres d'examen de tous les États membres. Au 27 février 2006, tous les résultats de l’épreuve de sélection avaient été obtenus par l’EPSO et communiqués aux candidats le même jour. L’EPSO a donc estimé que le délai de notification des résultats aux candidats était approprié et raisonnable.

2.3 Le Médiateur note que l'appel a été publié sur le site Internet d'EPSO en juin 2005. L’appel présentait les exigences générales et le processus de sélection et précisait que les candidats devaient s’inscrire sur le site web d’EPSO, en créant un profil en ligne, appelé «EPSO Porta». La date limite pour la création de l'EPSO Porta a été fixée par l'appel au 20 juillet 2005, 12 heures, heure de Bruxelles. Le Médiateur note également que le point C (Étapes successives de la procédure de sélection, tests de présélection) de l’appel indiquait que «[l]e calendrier et les modalités concrets de l’épreuve seront communiqués aux candidats présélectionnés à un stade ultérieur par l’intermédiaire de leur PORTA EPSO». À cet égard, le Médiateur note qu’à la suite du lancement de l’appel, l’EPSO a communiqué les informations suivantes aux candidats par l’intermédiaire de leur PORTA EPSO:

i) Le 4 octobre 2005, EPSO a informé les candidats que leur candidature avait été acceptée ou rejetée. En cas de rejet, les motifs de cette décision ont été donnés.

ii) Le 17 octobre 2005, EPSO a informé les candidats que, compte tenu du fait que le nombre de candidatures reçues (plus de 32 000 candidatures) avait dépassé le nombre d’emplois que les institutions communautaires pourraient être en mesure d’offrir, EPSO a demandé au comité de sélection de définir des exigences objectives plus strictes dans le cadre des critères publiés. EPSO a également souligné que cette possibilité avait été prévue par l'appel et que ces exigences objectives plus strictes seraient appliquées uniquement sur la base des détails de l'acte de candidature de chaque candidat.

iii) Le 27 octobre 2005, EPSO a informé les candidats que la période d'inscription pour réserver les dates des épreuves de sélection avait été reportée et qu'elle serait suspendue entre le 9 novembre 2005, 12 heures, heure de Bruxelles, et le 27 novembre 2005, 12 heures, heure de Bruxelles.

iv) Le 9 novembre 2005, l’EPSO a publié un avis dans lequel il indiquait qu’il était conscient des difficultés que de nombreux candidats rencontraient lorsqu’ils tentaient de s’inscrire aux épreuves. EPSO explique que, sur les près de 29 000 candidats admis aux épreuves, une large majorité a tenté de s’inscrire au tout début de la période d’inscription. Cela a entraîné des goulets d'étranglement importants dans le système, qui n'avait donc pas été accessible à tous les candidats. L’EPSO a indiqué qu’il examinait les possibilités techniques d’améliorer la situation et que, dans un souci de préservation de l’égalité des chances pour tous les candidats, la période d’inscription rouvrirait au début de la semaine suivante. EPSO s'est également excusé pour le désagrément causé par la situation.

v) Le 11 novembre 2005, l’EPSO a informé les candidats qu’en réponse aux récentes difficultés techniques, il avait décidé de procéder progressivement à la réouverture de l’inscription par groupes de fonctions et a fourni les dates pertinentes pour chaque groupe de fonctions. En outre, la disponibilité dans chaque centre de test serait augmentée proportionnellement à chaque étape successive de la réouverture de l’accès aux différents groupes de fonctions, et un système de files d’attente avait été mis en place pour limiter les inconvénients causés par une éventuelle surcharge du système. L’EPSO a indiqué que la date limite d’inscription était fixée au 27 novembre 2005 et que, en fonction de l’évolution de la période d’inscription, la période de passage des tests pouvait être prolongée, soit par un temps d’épreuve supplémentaire par jour, soit par des jours d’épreuve supplémentaires. L'EPSO a en outre indiqué qu'il continuerait à surveiller quotidiennement le fonctionnement du système et que, si des mesures supplémentaires s'avéraient nécessaires, les candidats seraient informés par l'intermédiaire des "dernières nouvelles" du site internet de l'EPSO ou par l'intermédiaire de l'EPSO Porta des candidats.

vi) Le 21 novembre 2005, EPSO a fourni aux candidats des informations sur la structure des tests de sélection et leurs méthodes d’évaluation.

vii) Le 25 novembre 2005, l’EPSO a informé les candidats que plus de 17 000 candidats s’étaient inscrits aux épreuves jusqu’à présent et que, par conséquent, la date limite d’inscription avait été reportée et prendrait fin le 2 décembre 2005, à 12 heures, heure de Bruxelles.

2.4 Sur la base des communications susmentionnées, le Médiateur note que, comme le prévoit le point C de l'appel précité, EPSO a régulièrement fourni aux candidats des informations sur les étapes successives de la procédure de sélection par l'intermédiaire de leur portail EPSO. Dans ce contexte, le Médiateur estime que l’EPSO s’est efforcé, dans un esprit de service, d’informer les candidats des problèmes techniques qu’il avait rencontrés et des modifications nécessaires qui ont dû être apportées à l’organisation des épreuves de sélection en raison de ces problèmes. Le Médiateur estime que les informations ainsi fournies par l’EPSO étaient claires et compréhensibles et permettaient à un lecteur raisonnable de comprendre quelle serait la prochaine étape de la procédure ou quel élément de la procédure avait été modifié. Le Médiateur estime donc que l'organisation du concours général EPSO CAST 25 EN était suffisamment transparente.

2.5 En ce qui concerne l'organisation prétendument médiocre du concours général EPSO CAST 25 EN, le Médiateur estime que l'EPSO n'aurait pas pu prévoir à l'origine le problème causé par le fait que son système informatique était surchargé par le grand nombre de candidats. D’autre part, le Médiateur estime que l’EPSO a traité de manière appropriée cet événement imprévu et, surtout, a informé sans délai les candidats des changements qui en ont résulté dans l’organisation du concours. Le Médiateur estime donc que le concours ne peut être considéré comme mal organisé.

2.6 En ce qui concerne l'argument du plaignant selon lequel les délais de réponse à sa lettre du 21 décembre 2005 n'ont pas été respectés, le Médiateur considère que cet argument est étroitement lié à la première allégation du plaignant. Compte tenu des conclusions énoncées au point 1.5 ci-dessus, le Médiateur ne voit aucune raison de poursuivre cet aspect de la plainte.

2.7 Sur la base de ce qui précède, le Médiateur estime que le concours général EPSO CAST 25 EN était suffisamment transparent et bien organisé. Le Médiateur ne constate donc aucun cas de mauvaise administration de la part de l’EPSO à cet égard.

3 Conclusion

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de l'EPSO. Le Médiateur clôt donc l’affaire.

Le directeur d'EPSO sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS