Chère Madame L.,

Le 15 janvier 2001, vous avez déposé une plainte auprès du Médiateur européen contre le Parlement européen concernant le traitement par ce dernier de votre candidature au concours EUR/C/148/98.

Le 24 janvier 2001, j'ai transmis la plainte au Parlement européen. Le Parlement européen a envoyé son avis le 17 avril 2001 et je vous l'ai transmis le 19 avril 2001 en vous invitant, si vous le souhaitez, à faire part de vos observations. Le 17 mai 2001, vous m'avez transmis vos observations sur l'avis du Parlement européen.

Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

En janvier 1999, le plaignant a posé sa candidature pour participer au concours EUR/C/148/98 organisé par le Parlement européen («PE»). Le 10 mai 1999, elle a été informée que le formulaire de candidature rempli par elle avait été reçu mais que le comité de sélection n'avait pas encore pu commencer ses travaux. Le plaignant serait toutefois tenu informé. Elle a également été informée qu’elle devrait s’abstenir de contacter le Parlement européen afin de ne pas retarder le processus administratif.

En novembre 2000, le plaignant a commencé à travailler comme agent auxiliaire au PE. Elle a ensuite contacté les services du PE chargés des concours afin de savoir ce qu'il advenait du concours pour lequel elle avait été candidate. La plaignante a alors été informée qu'elle n'avait pas été admise aux épreuves puisqu'elle n'avait pas fourni les pièces justificatives nécessaires. Selon le PE, le plaignant en avait été informé dans une lettre envoyée le 26 octobre 1999. Une copie de cette lettre lui a été transmise.

La plaignante a affirmé qu'elle n'avait jamais reçu cette lettre. Cependant, lorsqu’elle a fait une démonstration au Parlement européen, on lui a dit que le concours était déjà terminé. Elle a eu accès à son dossier qui contenait le formulaire de demande, mais pas les documents à l'appui qui témoignaient de son expérience de travail.

Dans sa plainte au Médiateur, la plaignante a affirmé qu'elle avait joint les documents pertinents à sa demande, mais a admis qu'elle n'était pas en mesure de le prouver. La plaignante a toutefois fait valoir qu'elle avait décrit en détail son expérience professionnelle dans le formulaire de candidature. Elle rappelle également qu'elle a inclus les documents nécessaires lors de sa candidature pour participer à un autre concours (concours COM/B/1/98 organisé par la Commission) et que les références que lui ont données ses anciens employeurs montrent qu'elle est une personne consciencieuse. La plaignante a également fait valoir que, compte tenu du contenu de l'accusé de réception envoyé par le PE le 10 mai 1999, elle avait dû présumer que sa candidature était complète.

En substance, la plaignante a formulé les allégations suivantes dans sa plainte:

L'ENQUÊTE

La plainte a été transmise au Parlement européen pour observations.

Dans son avis, le Parlement européen a formulé les observations suivantes:

L'accusé de réception envoyé en mai 1999 n'avait pas pour objet de rappeler aux demandeurs négligents leurs éventuelles omissions. Il avait toutefois été souligné dans cette lettre que les demandeurs devaient informer les services du PE de tout changement d'adresse. La plaignante ne s'y était pas conformée puisqu'elle n'avait pas informé le PE de son changement de nom par la suite.

Par lettre du 26 octobre 1999, le jury avait informé la plaignante que sa candidature avait été rejetée puisqu'elle n'avait pas présenté de documents démontrant qu'elle possédait l'expérience professionnelle requise. Cette lettre n’a pas été renvoyée au service compétent du PE par la poste. Le jury ne pouvait prendre en considération que les documents présentés en même temps que la candidature. Les certificats présentés par la plaignante dans sa plainte au Médiateur ne pouvaient donc pas être pris en compte.

La lettre du jury de sélection avait été envoyée au plaignant sous le même nom et à la même adresse qu'une lettre précédente qu'il avait reçue. Ce n'est que le 16 novembre 2000 que la plaignante a informé les services du PE qu'elle s'était mariée en 1999 et que son nom avait changé en conséquence. Ce changement de nom pouvait expliquer le fait qu'elle n'avait pas reçu la lettre du 26 octobre 1999. Toutefois, l'avis de concours avait chargé les candidats d'informer le PE en cas de tels changements. Il aurait appartenu à la plaignante de notifier son changement de nom et de s'informer de l'avancement du concours.

Par le passé, des lettres concernant des concours avaient été envoyées par courrier recommandé. Toutefois, cette pratique a dû être abandonnée en raison d'un certain nombre de problèmes. Dans certains États membres, les délais pendant lesquels le courrier recommandé était gardé en attente du destinataire étaient trop longs pour permettre aux services du Parlement d'essayer de contacter par d'autres moyens les candidats auxquels les lettres ont été renvoyées. Cette décision était également motivée par des raisons administratives (travaux supplémentaires) et budgétaires, étant donné qu’une lettre recommandée coûte 100 LUF de plus qu’une lettre normale.

Selon l’avis de concours, les candidats ne pouvaient pas se prévaloir du fait qu’ils avaient été admis à participer à d’autres concours.

Dans ses observations, la plaignante a maintenu sa plainte. Elle a affirmé que son changement de nom survenu en octobre 1999 n'était pas la raison pour laquelle la lettre du PE ne lui était pas parvenue, étant donné qu'elle recevait toujours des lettres qui lui étaient adressées sous son ancien nom. Le plaignant a reconnu le souci du PE de limiter la charge administrative et budgétaire, mais a insisté pour que des mesures soient prises afin que les communications du jury parviennent aux candidats.

LA DÉCISION

1.1 En janvier 1999, le plaignant a posé sa candidature pour participer au concours EUR/C/148/98 organisé par le Parlement européen ("PE"). Le PE a rejeté la demande au motif que la plaignante n’avait pas présenté de documents démontrant qu’elle possédait l’expérience professionnelle requise. La plaignante affirme qu'elle a joint ces documents à sa demande.

1.2 Le Parlement européen affirme que la demande du plaignant ne contenait pas les documents pertinents.

1.3 La Médiatrice considère que la plaignante n'a pas présenté d'éléments de preuve suffisants pour prouver qu'elle avait présenté les documents pertinents avec sa demande. L'accusé de réception envoyé par le Parlement européen le 10 mai 1999 ne fait que confirmer que ce dernier a bien reçu la demande introduite par le plaignant. Il ne traite pas de la question de savoir si cette demande était complète.

1.4 Le fait que la plaignante ait présenté tous les documents nécessaires dans le cadre d'un autre concours et qu'elle semble être une personne consciencieuse n'affecte pas la conclusion selon laquelle la plaignante n'a pas été en mesure de démontrer qu'elle avait joint les documents pertinents à sa candidature au concours EUR/C/148/98.

1.5 Sur la base de ce qui précède, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part du Parlement européen en ce qui concerne la première allégation du plaignant.

2.1 La plaignante affirme que le Parlement européen aurait dû l'admettre au concours sur la base des informations fournies dans l'acte de candidature.

2.2 Le Parlement européen répond que le jury ne pouvait prendre en considération que les documents joints à la candidature et qu'aucun document démontrant que le plaignant avait l'expérience professionnelle requise n'avait été joint à la candidature.

2.3 Le Médiateur estime que le point de vue du Parlement européen semble raisonnable et conforme aux règles régissant les concours.

2.4 Sur la base de ce qui précède, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part du Parlement européen en ce qui concerne la deuxième allégation du plaignant.

3.1 La plaignante affirme que le Parlement européen aurait dû envoyer sa lettre du 26 octobre 1999 par laquelle sa demande a été rejetée par courrier recommandé.

3.2 Le Parlement européen répond que, par le passé, les lettres relatives aux concours étaient envoyées par courrier recommandé, mais que cette pratique avait été abandonnée en raison d'un certain nombre de problèmes. Dans ce contexte, le Parlement européen souligne notamment qu’une lettre recommandée coûte 100 LUF de plus qu’une lettre normale.

3.3 Le Médiateur estime qu'il est très regrettable que la lettre du Parlement européen du 26 octobre 1999 ne semble pas être parvenue au plaignant. Toutefois, les arguments avancés par le Parlement européen pour justifier les raisons pour lesquelles de telles lettres sont envoyées par courrier normal plutôt que par courrier recommandé sont plausibles. Les conséquences financières du recours au courrier recommandé semblent en effet considérables dans tous les cas. La Médiatrice estime en outre que les candidats conservent toujours la possibilité de s’informer de l’avancement d’un concours lorsqu’ils n’ont pas entendu le jury depuis un certain temps. Il est vrai que l'accusé de réception du Parlement européen a conseillé aux demandeurs de ne pas le faire. Toutefois, il n’est pas interdit d’établir de tels contacts dans une affaire comme celle-ci. Enfin, le Médiateur souhaite ajouter qu'il serait bien entendu opportun de réexaminer la pratique actuelle du PE s'il devait prouver qu'un plus grand nombre de ces lettres n'atteignent pas leur destination.

3.4 Sur la base de ce qui précède, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part du Parlement européen en ce qui concerne la troisième allégation du plaignant.

Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part du Parlement européen. Le Médiateur clôt donc le dossier.

Le Président du Parlement européen sera également informé de cette décision.

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Jacob SÖDERMAN