Cher Monsieur F.,
Cher Monsieur K.,
Le 4 mars 1999, vous vous êtes plaint auprès du Médiateur européen du traitement par la Commission européenne du projet INDRIS de la DG VII.
Le 22 avril 1999, j'ai transmis la plainte au président de la Commission européenne. Le 5 juillet 1999, vous avez transmis des informations complémentaires au Médiateur. Par lettre du 2 août 1999, j'ai reçu l'avis de la Commission. Je vous l'ai transmis avec une invitation à formuler des observations, que j'ai reçue le 1er octobre 1999. Le 12 avril 2000, vous avez adressé une nouvelle lettre au Médiateur. Par lettre du 11 mai 2000, j'ai répondu à votre lettre.
Je vous écris maintenant pour vous informer des résultats des enquêtes qui ont été faites.

LA PLAINTE

Le plaignant est une société allemande GmbH&Co (partenariat commercial avec une société à responsabilité limitée en tant que partenaire personnellement responsable) qui a effectué des travaux préparatoires pour le projet INDRIS de la DG VII de la Commission. L'objectif du projet est la navigation intérieure, en particulier les services d'information fluviale et l'harmonisation des communications sur les voies navigables européennes.
Selon le plaignant, les faits pertinents sont les suivants:
Le plaignant était prévu comme partenaire du projet tel que publié dans les documents d'information officiels du projet. Le coordinateur du projet de la Commission a ensuite informé le plaignant qu'il ne serait pas un partenaire contractuel du projet car il n'avait pas fourni les informations documentaires nécessaires. Le plaignant affirme que ce n'était pas le cas puisqu'il a fourni les documents demandés.
Le coordinateur a demandé au plaignant d'achever ses travaux préparatoires comme prévu, ce qu'il a fait. Le plaignant a déclaré qu'il n'avait pas encore été payé pour son travail.
En outre, le plaignant a allégué que la Commission n'avait pas garanti la protection de son savoir-faire, une protection qui est une pratique courante pour de tels projets.
Le plaignant a fait valoir que la Commission:

i) n’a pas établi que le plaignant était un partenaire contractuel du projet, même si cela avait été promis, et n’a pas motivé sa décision;

ii) n’a pas payé le travail effectué par le plaignant pour le projet;

iii) n'a pas protégé le savoir-faire du plaignant, même si cela lui avait été promis.

L'ENQUÊTE

L'avis de la Commission
Dans son avis, la Commission indiquait ce qui suit:
INDRIS est un projet de recherche et développement mis en œuvre dans le cadre du programme de recherche sur les transports de la DG VII, cofinancé par la Commission européenne et par un consortium composé de 13 partenaires des Pays-Bas, d'Allemagne, de France, d'Autriche et de Belgique.
En ce qui concerne la participation du plaignant en tant que partenaire, la Commission a indiqué que, dans la proposition initiale (PL-97-2211) soumise en mars 1997 pour le quatrième programme-cadre, le plaignant avait été proposé en tant que partenaire par le consortium INDRIS.
La proposition a été évaluée en avril 1997 et approuvée par la Commission en juillet 1997. Le budget proposé s'élevait à 4 millions d'écus, dont 2 millions devaient être cofinancés au titre du quatrième programme-cadre, la part prévue pour le plaignant s'élevant à 350 000 écus.
Le projet a été coordonné par le ministère néerlandais des transports, des travaux publics et de la gestion de l'eau. Conformément à l’article 2 des conditions générales, le rôle clé du coordinateur est d’agir au nom du consortium pour chaque question juridique et opérationnelle et constitue donc le lien de communication central et unique entre la Commission et les partenaires du consortium.
En ce qui concerne le projet, la Commission a déclaré qu'elle devait veiller à ce que les participants disposent des ressources nécessaires pour cofinancer leur participation afin de mener à bien les activités prévues. La Commission a déclaré qu'elle devait éliminer les partenaires qui ne pouvaient pas démontrer l'origine des ressources et les modalités de leur disponibilité.
En ce qui concerne le plaignant, il s’est avéré qu’il n’était pas en mesure de démontrer sa crédibilité financière dans les délais appropriés. Conformément aux principes exposés ci-dessus, la Commission n'a pas pu signer de contrat avec le plaignant. Par conséquent, ce dernier n’est jamais devenu membre à part entière du consortium INDRIS.
En ce qui concerne l'allégation de la plaignante selon laquelle la Commission n'a pas fourni les raisons qui l'ont empêchée de s'associer pleinement au projet, la Commission a fait référence aux négociations (techniques et financières) entamées avec le coordinateur en septembre 1997. Au cours de ces négociations, le plaignant a changé son statut juridique de Gesellschaft bürgerlichen Rechts (partenariat au titre du code civil) pour devenir une nouvelle société sous la forme d’une GmbH & Co (société à responsabilité limitée). Cette nouvelle société a remplacé la précédente.
Au cours des négociations, la Commission a décelé plusieurs problèmes concernant la capacité financière du plaignant. Les problèmes étaient dus au fait que la société venait d'être créée, il n'y avait pas encore de comptes financiers disponibles. Par conséquent, la Commission ne disposait d'aucune preuve officielle que l'entreprise serait en mesure de cofinancer un montant de 175 000 écus.
Afin de sauvegarder les intérêts financiers de la Communauté et d'éviter les obstacles à la réalisation des activités décrites dans l'annexe technique, les services financiers de la Commission ont demandé des informations complémentaires sur l'origine des ressources et sur les conditions de leur disponibilité.
Les informations fournies par le plaignant n'étant pas satisfaisantes pour les services de la Commission, celle-ci a signé le contrat avec tous les contractants principaux, à l'exception du plaignant. La signature du contrat était alors impérative, car l'engagement financier correspondant devait être effectué sur le budget de 1997.
À la suite de ces faits, et afin de protéger les intérêts financiers de la Communauté ainsi que la pleine exécution du projet INDRIS, la Commission n'a jamais conclu de contrat avec le plaignant.
Il a néanmoins été convenu oralement que le plaignant pouvait encore rejoindre le consortium INDRIS en tant que partenaire à part entière une fois que le problème de crédibilité financière aurait été résolu.
En ce qui concerne la contribution technique du plaignant au projet INDRIS et son remboursement, la Commission a déclaré qu’au début du projet, le consortium INDRIS, avec l’approbation de la CE, avait accepté que le plaignant (en tant qu’assistance d’un tiers) exécute les tâches spécifiques décrites dans l’annexe technique. Le plaignant a travaillé à l'état de la technique et à l'étude de faisabilité.
Outre les tâches susmentionnées, le consortium INDRIS a demandé au plaignant d’effectuer des démonstrations d’essai spécifiques, fondamentales pour l’évaluation de ses performances futures dans le cadre du projet, notamment en ce qui concerne sa crédibilité technique et ses aptitudes. Toutefois, les partenaires d'INDRIS ayant jugé insatisfaisantes les démonstrations d'essais effectuées par le plaignant en avril 1998, son introduction éventuelle en tant que partenaire supplémentaire dans le contrat d'INDRIS est devenue inacceptable pour le gestionnaire du projet.
Les discussions sur la crédibilité financière ont donc été interrompues par la DG VII, étant donné que le consortium INDRIS n’était plus disposé à accepter le plaignant comme partenaire supplémentaire. Néanmoins, pour les frais du plaignant, le coordinateur - compte tenu de l'article 3 des conditions générales du contrat INDRIS - a proposé un remboursement d'environ 100 000 écus sur la base d'un contrat de sous-traitance. Le plaignant a refusé de signer un tel contrat bilatéral.
Afin de clarifier sa position, la Commission a organisé une réunion à Bruxelles en avril 1999 sous la présidence de M. Blonk, directeur de la DG VII-E. Parmi les participants figuraient la direction du plaignant, le coordinateur du projet INDRIS et le ministère autrichien des transports, représentant l'un des principaux utilisateurs finaux.
Selon le projet de procès-verbal de la réunion, le président tire les conclusions suivantes:
a. il n’y a pas de contrat entre le plaignant et la Commission;
b. la Commission a tenté de résoudre la question de la crédibilité financière même après la conclusion du contrat avec les autres membres du consortium;
c. en raison d’un désaccord sur des questions techniques, les différences entre le coordinateur et le plaignant ne peuvent être surmontées;
d. le désaccord substantiel entre le coordinateur (agissant au nom du consortium INDRIS) et le plaignant empêche toute inclusion future du plaignant dans le projet INDRIS;
e. Le coordinateur reconnaît que le plaignant a fourni du travail et réitère son offre de sous-traitance au plaignant conformément à l’article 3 des conditions générales du projet INDRIS.
En conclusion, la Commission a déclaré qu'elle ne pouvait accepter l'allégation selon laquelle elle n'avait pas fourni de contrat au plaignant en tant que contractant à part entière dans le cadre du projet INDRIS sans donner de raisons. Il est évident que la Commission, pour des raisons objectives, n'a pas pu signer de contrat avec le plaignant en décembre 1997. Le plaignant ne conteste pas que la Commission ait tenté de résoudre la question de la crédibilité financière même au cours des premiers mois de 1998.
En ce qui concerne l'allégation relative à la protection du savoir-faire technique et au remboursement des travaux fournis au projet INDRIS, la Commission a indiqué que la DG VII ne pouvait accepter aucune responsabilité, étant donné que ces points devaient être conclus entre le coordinateur et le plaignant.
Observations du plaignant
Avant la réception de l'avis de la Commission, le plaignant avait déjà informé le Médiateur, par lettre du 5 juillet 1999, que le coordinateur du projet avait versé au plaignant, pour les travaux effectués dans le cadre du projet INDRIS, la somme qu'il avait demandée, soit un total de 92 606,72 euros.
Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a fait valoir, en résumé, les points supplémentaires suivants:
Compte tenu de sa première allégation, elle a confirmé que, la société ayant été récemment refondée, un bilan des dernières années ne pouvait donc pas être produit.
En ce qui concerne la promesse de devenir partenaire, elle a affirmé que cela avait été convenu par écrit par le coordinateur du projet à condition que la solvabilité du plaignant ait été confirmée. Le plaignant a ajouté qu'il avait été invité à bref délai par le coordinateur du projet à fournir des informations sur sa situation financière et sur les garanties bancaires nécessaires qu'il avait dûment fournies. Le plaignant a affirmé que jusqu'en avril 1999, on lui avait donné l'impression qu'il était entièrement inclus dans le projet.
Le plaignant a envoyé une copie du procès-verbal de la réunion qui s'est tenue avec la Commission et le coordinateur du projet le 22 avril 1999. Dans ce procès-verbal, auquel le plaignant a principalement souscrit dans sa lettre du 11 juin 1999 à la Commission, les motifs du rejet du plaignant en tant que partenaire à part entière du projet INDRIS ont été exposés.
Le plaignant réclame maintenant des dommages et intérêts pour manque à gagner et dommages et intérêts s'élevant à 7 555 900 écus.
En ce qui concerne la troisième allégation, tirée de la prétendue absence de protection du savoir-faire du plaignant, celui-ci indique que le coordinateur du projet n'a jamais répondu à sa proposition d'accord en la matière.
En outre, le plaignant a fait observer que le coordinateur du projet lui avait admis qu'il harmonisait sa politique avec celle de la DG VII de la Commission, de sorte que la déclaration de la Commission selon laquelle elle ne pouvait assumer aucune responsabilité sur les questions du savoir-faire et du remboursement ne semblait pas correcte.

LA DÉCISION

1 Défaut d'établir le plaignant comme partenaire contractuel du projet et défaut d'en donner les raisons
1.1 Le plaignant a allégué qu'il aurait dû devenir partenaire du projet INDRIS et qu'il n'avait reçu aucune raison de ne pas le faire.
1.2 La Commission a déclaré que le plaignant n'étant pas en mesure de fournir les documents nécessaires concernant sa situation financière, il ne pouvait être accepté comme partenaire à part entière du projet. Cette raison a été clairement expliquée au plaignant, étant donné que la Commission était en contact avec le plaignant afin d’obtenir de plus amples informations. Dans ses observations, le plaignant a confirmé qu'il avait reçu les motifs de son rejet en tant que partenaire à part entière dans le procès-verbal d'une réunion tenue avec la Commission et le coordinateur du projet le 22 avril 1999.
1.3 La preuve dont dispose le Médiateur est donc que le plaignant n'a pas été accepté comme partenaire à part entière du projet parce que les autres partenaires n'étaient pas satisfaits de sa contribution technique et que le plaignant a été informé de ce motif. L'enquête du Médiateur n'a donc révélé aucune preuve de mauvaise administration en ce qui concerne cet aspect de la plainte.
1.4 En ce qui concerne les autres réclamations pour manque à gagner et dommages et intérêts, le Médiateur note que cette réclamation n'a pas été formulée dans la plainte initiale. Le Médiateur n’a pas donné suite à cette demande au vu des constatations d’absence de mauvaise administration. Le plaignant a néanmoins la possibilité de faire valoir cette prétention dans le cadre d'une procédure judiciaire.
2 Paiement pour les travaux effectués 2.1
Le plaignant a allégué qu'il n'avait pas été payé pour les travaux préparatoires qu'il avait effectués.
2.2 La Commission a indiqué que, pour les frais du plaignant, le coordinateur - compte tenu de l'article 3 des conditions générales du contrat INDRIS - a proposé un remboursement d'environ 100 000 écus sur la base d'un contrat de sous-traitance.
2.3 Dans sa lettre au Médiateur du 5 juillet 1999, le plaignant a confirmé que la somme due de 92 606,72 euros lui avait été versée. Le Médiateur estime donc que cette question a été réglée par la Commission.
3 Protection du savoir-faire du plaignant
3.1 Le plaignant allègue que la Commission n'a pas protégé le savoir-faire du plaignant et que ses propositions qu'elle a envoyées au coordinateur du projet sont restées sans réponse.
3.2 La Commission a déclaré qu'elle n'avait aucune responsabilité en ce qui concerne cet aspect de la plainte et qu'il incombait au coordinateur du projet, le ministère néerlandais des transports, de régler ce point. Le plaignant souligne que le coordinateur du projet a harmonisé sa politique de protection du savoir-faire avec celle de la Commission.
3.3 La preuve dont dispose le Médiateur est que le rôle de la Commission se limite à donner des conseils sur la politique de protection du savoir-faire et que le coordinateur du projet est responsable de décisions spécifiques. Étant donné que la plainte porte sur une décision spécifique, elle relève de la responsabilité du coordinateur du projet, qui n'est pas un organisme communautaire. Le Médiateur n'a donc pas enquêté plus avant sur cet aspect de la plainte, étant donné qu'il ne semble pas y avoir de preuve de mauvaise administration de la part de la Commission.
4 Conclusion
Sur la base des enquêtes menées par le Médiateur européen sur cette plainte, il ne semble pas y avoir eu de mauvaise administration de la part de la Commission européenne en ce qui concerne les première et troisième allégations. Compte tenu de la deuxième allégation, la Commission a pris des mesures pour régler l'affaire et a ainsi satisfait le plaignant. Le Médiateur clôt donc l’affaire.
Le président de la Commission sera également informé de cette décision.
Monsieur le Président,
Monsieur Jacob SÖDERMAN,