Registre public des activités de traitement: Collecte de données à caractère personnel dans le cadre de la cérémonie de remise du prix du Médiateur européen pour la bonne administration par l’unité Communication du bureau du Médiateur européen

1. Dernière mise à jour de cet enregistrement: 13/10/2025

2. Numéro de référence: 05/2025

Réf. Ares(2025)8733823

3. Nom et coordonnées du responsable du traitement: Médiateur européen, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Personne de contact: Unité Communication, courrier électronique: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Nom et coordonnées du délégué à la protection des données: Mme Francesca Pavesi - DPD adjointe: M. Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Nom et coordonnées du sous-traitant:

L’unité Communication peut charger des professionnels externes de prendre des photos et de réaliser des enregistrements audio et vidéo des cérémonies de remise des prix pour le Médiateur.

6. Nom et coordonnées du ou des responsables conjoints du traitement: Sans objet

7. Finalité(s) du traitement:

Introduit en 2017, le prix de la bonne administration du Médiateur européen reconnaît les actions du service public de l’UE qui ont un impact visible et positif sur la vie des citoyens et vise à encourager le partage de bonnes idées et pratiques.

L’objectif premier du Médiateur européen est de veiller à ce que l’administration de l’UE respecte les normes les plus élevées possibles et serve l’intérêt public. Ce prix est un moyen de présenter à un public plus large des exemples de l’excellent travail accompli par des fonctionnaires de l’UE dévoués, à la fois pour diffuser les bonnes pratiques au sein des institutions et pour contribuer à combler le fossé entre les citoyens et l’administration de l’UE.

Le Médiateur doit traiter les données à caractère personnel afin d’évaluer les candidatures, d’organiser la cérémonie, de procéder au vote du public et d’attribuer le prix du Médiateur européen pour la bonne administration.

Les nominations et les votes sont organisés à l'aide de LimeSurvey, un outil d'enquête garantissant que toutes les données traitées restent sur un serveur sécurisé du Médiateur européen et que les données sont protégées par des règles de sécurité strictes.

8. Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel:

9. Délai de conservation des données et, si possible, d'effacement:

Toutes les données à caractère personnel énumérées au point 8 ci-dessus sont conservées sur le disque dur de l’unité Communication pendant cinq ans, après quoi elles sont supprimées, à quelques exceptions près énumérées dans les paragraphes suivants.

Les images et les enregistrements vidéo et audio des cérémonies de remise des prix fournis par des contractants externes sont stockés sur un disque dur commun pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés.

Certaines images et enregistrements vidéo de la cérémonie de remise du prix peuvent apparaître sur le site web du Médiateur ou sur ses canaux de médias sociaux sans délai d’effacement.

Les noms des projets lauréats (sans données à caractère personnel) sont publiés sur le site web du Médiateur européen, sans délai d’effacement.

Les données jugées pertinentes pour les activités du bureau sont archivées à des fins historiques.

Les données personnelles des personnes qui votent pour leur projet préféré sont utilisées exclusivement pour s'assurer que personne ne peut voter plus d'une fois. Les données seront supprimées dans un délai de deux mois suivant la cérémonie de remise des prix.

10. Destinataires des données:

L’unité Communication, qui coordonne, organise et gère les manifestations publiques conformément à la stratégie du Médiateur.

La direction de l’administration, qui s’occupe des aspects financiers et contractuels des manifestations publiques.

Le cabinet du Médiateur, qui fournit les noms et coordonnées des orateurs ou des participants.

Le comité consultatif externe, qui assiste l’unité Communication dans la sélection des projets pour le prix.

Les vidéos des cérémonies de remise des prix sont publiées sur le site web du Médiateur et sur la chaîne YouTube, et diffusées en direct sur les deux sites web. Les données peuvent également apparaître sur les autres canaux de médias sociaux du Médiateur, qui sont accessibles au public. Des images des lauréats sont également publiées sur le site web du Médiateur.

Les listes des candidats aux prix sont distribuées à tous les participants aux cérémonies de remise des prix.

Les noms, titres et images des nominés et des lauréats peuvent être publiés dans la lettre d’information interne du bureau du Médiateur.

11. Existe-t-il des transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers et/ou vers des organisations internationales? Sans objet

12. Description générale des mesures de sécurité: L’OE utilise «LimeSurvey» pour héberger l’enquête sur les formulaires de soumission des prix et recueillir les réponses des personnes disposées à y participer. LimeSurvey est un outil d'enquête garantissant que toutes les données traitées restent dans un serveur sécurisé du Médiateur européen et que les données sont protégées par des règles de sécurité strictes.

Les données à caractère personnel du personnel du Médiateur et des personnes concernées externes – collectées dans le cadre de l’organisation du prix – sont protégées par des mesures de sécurité mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication afin de préserver l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

13. Informations sur la manière dont les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification et, le cas échéant, d’effacement, de limitation et de portabilité des données:

• Une personne concernée peut exercer ses droits, par exemple en demandant l’accès aux données à caractère personnel, leur ratification ou leur effacement, en envoyant un courrier électronique à l’adresse eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La demande est traitée sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois.
• Lorsqu’ils confirment leur participation à la cérémonie de remise du prix, que ce soit hors ligne ou en ligne, les participants potentiels sont informés que des images d’eux pourraient être prises pendant l’événement et utilisées par le bureau du Médiateur à des fins de communication. S’ils ont des préoccupations, ils peuvent contacter l’unité «Communication» par eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. L’unité s’efforcera de répondre à leurs préoccupations dans la mesure du possible (par exemple, en fonction de la configuration de la salle, ou en obscurcissant/couvrant leur photo sur des écrans d’impression collectifs pris lors de cérémonies numériques).

Déclaration de confidentialité relative à la collecte de données à caractère personnel dans le cadre de la cérémonie de remise du prix de la bonne administration du Médiateur européen par l’unité de la communication du bureau du Médiateur européen

La présente déclaration de confidentialité explique quelles données à caractère personnel le bureau du Médiateur européen collecte, pourquoi et comment il les collecte, les traite, les utilise et les stocke. La déclaration décrit également comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits.

Le responsable du traitement des données est le Médiateur européen.

1. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par le Médiateur européen?

Nous collectons des données personnelles telles que le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le nom de l'employeur et, dans certains cas, des images telles que des photos et des enregistrements vidéo, ainsi que des enregistrements audio pris pendant la cérémonie ou fournis par les candidats eux-mêmes.

2. Pourquoi le Médiateur européen traite-t-il ces données à caractère personnel?

Dans le seul but de coordonner, d’organiser et de gérer le Prix du Médiateur européen pour la bonne administration.

3. Quelles sont les bases juridiques et les besoins pour le traitement de ces données?

Nous traitons les données dans l’exercice des fonctions du Médiateur européen dans l’intérêt public conformément au statut du Médiateur européen et à l’article 5, paragraphe 1, points a) et d), du règlement (UE) 2018/1725.

4. Qui est responsable du traitement des données?

Le Médiateur européen est responsable du traitement des données effectué par les unités de communication, assistées par un comité consultatif externe dans la sélection des projets pour le prix.

L’unité Communication peut charger des professionnels externes de prendre des photos et de réaliser des enregistrements audio et vidéo des cérémonies de remise des prix.

L’OE utilise «LimeSurvey», un outil d’enquête garantissant que toutes les données traitées restent sur un serveur sécurisé du Médiateur européen et sont protégées par des règles de sécurité strictes.

5. Qui reçoit les données?

Les membres de l’équipe de l’unité de la communication, du secrétariat général, de la direction de l’administration et du cabinet du Médiateur, dont le travail les oblige à traiter les données à caractère personnel relatives à l’organisation de manifestations publiques.

Les vidéos des cérémonies de remise des prix sont publiées sur le site web du Médiateur et sur la chaîne YouTube, et diffusées en direct sur les deux sites web. Les données peuvent également apparaître sur les autres canaux de médias sociaux du Médiateur, qui sont accessibles au public. Des images des lauréats sont également publiées sur le site web et/ou les médias sociaux de la Médiatrice.

Les listes des lauréats sont publiées sur le site web du Médiateur et sont distribuées à tous les participants lors d’une cérémonie de remise des prix.

Les noms, titres et images des nominés et des lauréats peuvent être publiés dans la lettre d’information interne du bureau du Médiateur.

6. Combien de temps les données seront-elles conservées?

Les champs de données suivants sont conservés sur le disque dur de l’unité Communication pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés:

• les noms des candidats et des proposants, des membres du conseil consultatif externe, des employeurs de candidats et des proposants;
• les adresses électroniques et les numéros de téléphone des candidats et des proposants, ainsi que des membres du comité consultatif externe;
• les intitulés de poste des candidats et leur rôle dans les projets proposés;
• les titres des fonctions des membres du jury externe; et
• les réalisations professionnelles des candidats et des membres du comité consultatif externe.

Pour le vote du public, nous conserverons le prénom, le nom de famille et l'adresse électronique des électeurs pendant une période maximale de deux mois après la cérémonie de remise du prix, uniquement pour nous assurer qu'il n'y a pas de votes multiples de la même personne.

Les données jugées pertinentes pour les activités du bureau sont archivées à des fins historiques.

Les images et les enregistrements vidéo et audio des cérémonies de remise des prix fournis par des contractants externes sont stockés sur un disque dur commun pendant cinq ans, après quoi ils sont supprimés. Les données jugées pertinentes pour les activités du bureau sont ensuite archivées à des fins historiques.

Les noms des gagnants et de leurs prix sont archivés indéfiniment à des fins historiques.

7. Comment protégeons-nous vos données?

L’OE utilise «LimeSurvey» pour héberger l’enquête sur les formulaires de soumission des prix et recueillir les réponses des personnes disposées à y participer. LimeSurvey est un outil d'enquête garantissant que toutes les données traitées restent dans un serveur sécurisé du Médiateur européen et que les données sont protégées par des règles de sécurité strictes.

Les données à caractère personnel sont protégées par des mesures de sécurité, mises en place par le secteur des technologies de l’information et de la communication au bureau du Médiateur afin de préserver l’intégrité et la confidentialité de la propriété électronique de l’institution.

8. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer?

Une personne concernée peut exercer ses droits, par exemple en demandant l’accès aux données à caractère personnel, leur ratification ou leur effacement, en envoyant un courrier électronique à
l’adresse eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. La demande est traitée sans retard injustifié et, en tout état de cause, dans un délai d'un mois.

9. Qui contacter en cas de questions ou de réclamations concernant la protection des données?

À tout moment, une personne concernée peut envoyer des questions relatives à la protection des données à:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Unité Communication Médiateur
européen
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données du Médiateur européen:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu ou

Déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en

Strasbourg, le 13/10/2025