Strasbourgissa 9.8.2013

OI/13/2012/MHZ

Hyvä jäsen Laitinen

Vastaanotin 21. kesäkuuta 2013 Frontexin vastauksen 7. toukokuuta 2013 päivättyyn lisäselvityspyyntööni, joka koski kahta Frontexiin tekemäni vierailun jälkeen kertomuksessa esittämääni ehdotusta. Olen kiitollinen nopeasta vastauksestanne.

Analysoituani kaikki Frontexin tähän mennessä antamat vastaukset olen tyytyväinen sen vastaukseen kaikkiin ehdotuksiini lukuun ottamatta ehdotusta e). Lisäksi katson, että Frontex voisi soveltaa yksityiskohtaisempaa lähestymistapaa ehdotuksen b kohdan ii alakohtaan.

Haluaisin näin ollen tarjota Frontexille lisämahdollisuuden tarkastella kantaansa näihin kahteen asiaan.

Ehdotus e) Frontexin verkkosivuston kotisivun saatavuudesta kaikilla EU:n virallisilla kielillä / Frontexin kielipolitiikkaa koskeva selvitys

Frontexiin tekemästäni vierailusta laatimassani raportissa ehdotin, että ”Frontex voisi harkita vähintään verkkosivustonsa kotisivun sekä sen tehtäviä ja kielipolitiikkaa koskevien tietojen asettamista saataville kaikilla EU:n 23 virallisella kielellä”.

Ensimmäisessä vastauksessaan, joka oli päivätty 24. helmikuuta 2013, Frontex viittasi useiden julkaisujensa ja virastoa koskevan peruselokuvan kieliin. Myöhemmässä vastauksessaan selkeään ehdotukseeni, joka koski ainoastaan Frontexin verkkosivuston kotisivun kielellistä saatavuutta eikä Frontexin verkkosivuston koko sisältöä, Frontex viittasi ainoastaan mahdollisiin käännöskustannuksiin koko verkkosivuston osalta eikä kotisivun osalta.

Katson kuitenkin, että koska etusivulla annetaan paljon vähemmän tietoa kuin muilla verkkosivuilla, etusivulla olevien tietojen kääntämisestä aiheutuvien kustannusten voidaan kohtuudella odottaa olevan pienemmät kuin Frontexin minulle antamassa vastauksessa ilmoitettu määrä.  Muistutan myös, että etusivu on pääsivu, jolla annetaan tietoa organisaatiosta, ja se eroaa muista kyseistä organisaatiota koskevista sivuista. Kuten selitin Frontexille lähettämässäni toisessa kirjeessä, kotisivun tehtävänä on toivottaa kaikki EU:n kansalaiset tervetulleiksi heidän omalla kielellään ja ilmoittaa heille, mitkä osiot tai asiakirjat ovat saatavilla kaikilla EU:n kielillä ja joihin sitä vastoin voi tutustua vain tietyillä kielillä. Kielivalikoimaa voitaisiin lisäksi selittää Frontexin kotisivulla noudattamalla kielipolitiikalla, jotta kansalaiset ymmärtäisivät tarvittaessa syyt siihen, miksi tietyt asiakirjat ovat saatavilla vain tietyillä kielillä. Lopuksi korostan, että monet virastot, joihin viittasin 7. toukokuuta 2013 päivätyssä kirjeessäni Frontexille, ovat jo päättäneet asettaa kotisivunsa saataville kaikilla EU:n kielillä.

Edellä esitetyn perusteella olisin kiitollinen, jos Frontex voisi tarkistaa kantaansa ja harkita verkkosivustonsa kotisivulla annettujen tietojen asettamista saataville vähintään kaikilla EU:n virallisilla kielillä.

Ehdotuksen b kohdan ii alakohta, joka koskee asiakirjoihin tutustumista koskeviin pyyntöihin ja tietopyyntöihin sovellettavien sääntöjen julkaisemista

Mietinnössäni ehdotin, että Frontex voisi sisällyttää uuden verkkosivustonsa kotisivulle tällaisiin pyyntöihin sovellettavat säännöt. Frontex vastasi, että saatuaan sopimusneuvottelut päätökseen se aikoo "nykyaikaistaa verkkosivustonsa tietoarkkitehtuurin." Tämä avaa mahdollisuuden julkaista verkossa tietoa muun muassa tällaisiin pyyntöihin sovellettavista säännöistä.

Ymmärrän Frontexin vastauksen perusteella, että se julkaisee verkkosivustollaan asiakirjojensa julkisuutta koskevat sääntönsä eli päätöksen yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin [1]. Katson, että jopa mahdollisuus julkaista yleisön oikeutta tutustua asiakirjoihin koskeva päätös voisi tarjota mahdollisuuden muuttaa kyseistä päätöstä sen varmistamiseksi, että asetuksen (EY) N:o 1049/2001 [2] säännökset pannaan täysimääräisesti täytäntöön Frontexissa.

Ensinnäkin yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin tehdyn päätöksen 4 artiklaa voitaisiin muuttaa sen selventämiseksi, mitä Frontex ymmärtää, viittaamalla kyseisen artiklan lopussa ”tarpeeseen olla vaarantamatta Frontexin tavoitteiden ja tehtävien saavuttamista”, jossa säädetään seuraavaa: ”Kun EU:n jäsenvaltio käsittelee Frontexilta peräisin oleviin asiakirjoihin tutustumista koskevan pyynnön, jäsenvaltion on osoitettava Frontexille kaikki kuulemiset sen arvioimiseksi, olisiko asiakirjoja sovellettavien sääntöjen mukaisesti luovutettava vai ei, ottaen erityisesti huomioon, että on tarpeen olla vaarantamatta Frontexin tavoitteiden ja tehtävien saavuttamista.” [3]

Toiseksi yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin tehdyllä päätöksellä ei panna täytäntöön asetuksen (EY) N:o 1049/2001 8 artiklan 3 kohtaa, koska siinä todetaan nimenomaisesti, että hakijalla on oikeus tehdä kantelu Euroopan oikeusasiamiehelle tai nostaa kanne toimielintä vastaan Euroopan unionin tuomioistuimessa (ks. myös Frontex-asetuksen [4] 28 artiklan 5 kohta), jos uudistettu valitus hylätään. Julkista saatavuutta koskevan päätöksen 7 artiklan 2 kohdassa säädetään yksinkertaisesti, että "Frontex ilmoittaa hakijalle tämän käytettävissä olevista oikeussuojakeinoista ".

Kolmanneksi yleisön oikeudesta tutustua asiakirjoihin tehdyn päätöksen 15 artiklassa säädetään, että ”Frontexin vuosikertomuksessa on mainittava niiden tapausten lukumäärä, joissa se on evännyt oikeuden tutustua asiakirjoihin, sekä epäämisen syyt”. Asetuksen (EY) N:o 1049/2001 17 artiklassa säädetään kuitenkin lisäksi, että vuosikertomuksessa on mainittava myös niiden arkaluonteisten asiakirjojen lukumäärä, joita ei ole kirjattu julkiseen rekisteriin.

Asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi annettuun päätökseen ei myöskään sisälly säännöstä, jolla pannaan täytäntöön asetuksen 1049/2001 11 artikla, joka koskee velvollisuutta ylläpitää julkista asiakirjarekisteriä, ja jonka mukaan viittaukset asiakirjoihin on kirjattava rekisteriin viipymättä.

Edellä esitetyn perusteella olisin kiitollinen, jos Frontex voisi harkita yleisön pääsyä koskevan päätöksen muuttamista ennen sen julkaisemista uudella Frontexin verkkosivustolla. Näin varmistetaan, että Frontex panee asetuksen (EY) N:o 1049/2001 säännökset täysimääräisesti täytäntöön edellä esitetyllä tavalla.

Olisin kiitollinen, jos saisin Frontexilta lisävastauksen edellä mainittuihin kahteen asiaan 15. syyskuuta 2013 mennessä. Voit ottaa yhteyttä vastuuhenkilöön yksiköissäni keskustellaksesi asioista, jos se on mielestäsi hyödyllistä: Marta Hirsch-Ziembinska, puh. +33 (0) 3 88 17 27 46, sähköposti marta.hirsch-ziembinska@ombudsman.europa.eu.

Vilpittömästi,

P. Nikiforos Diamandouros

Liite:

• Statewatchin 24 päivänä kesäkuuta 2013 päivätyt huomautukset