1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 19/12/2024

2. Viitenumero: 04/2024

Ares-viitenumero: Ares(2024)9095285

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:

Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex – Sähköposti: EO@ombudsman.europa.eu

Vastuuyksikkö:

Hallinto-, budjetti- ja talousosasto

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Francesca Pavesi, tietosuojavastaava

Nicholas Hernanz, apulaistietosuojavastaava

Toiminnallinen sähköpostiosoite: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot: Ei sovelleta

6. Yhteisrekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) nimi ja yhteystiedot:

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset):

Käsittelyn tarkoituksena on antaa talouden toimijalle mahdollisuus käsitellä tehokkaasti mahdollisia poikkeusmenettelyjä ja säännösten noudattamatta jättämisiä virastossa sisäisen valvonnan periaatteiden mukaisesti.

Menettelyn oikeusperustana ovat varainhoitoasetuksen [1] 36 artiklan 3 kohta ja 4. joulukuuta 2023 annetut ohjeet menettelyistä tehtäviä poikkeuksia ja säännösten noudattamatta jättämistä koskevia tapahtumia koskevien pakollisten vaatimusten täytäntöönpanosta Euroopan oikeusasiamiehen toimistossa.

Käsittelyn lyhyt kuvaus:

Varainhoitoasetuksen [2] 36 artiklan 3 kohdan mukaan talouden toimijan toimiston on toteutettava talousarvio vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa noudattaen. Jotta valvonta olisi ”tehokasta”, käytössä on oltava menettelyt havaittujen sisäisen valvonnan puutteiden ja poikkeusten seurantaa varten.

Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä päättää, hyväksyykö se poikkeuksia [3] menettelyihin ja säännösten noudattamatta jättämisiin [4]. Poikkeuksen tai noudattamatta jättämistä koskevan tapahtuman hyväksyminen olisi dokumentoitava käyttämällä lomakkeita ” Malli poikkeuksen ennakkohyväksynnän pyytämiseksi” ja ” Malli noudattamatta jättämistä koskevasta tapahtumasta ilmoittamiseksi”. Talousarvio- ja rahoitustiimin olisi rekisteröitävä nämä lomakkeet ja mahdolliset tositteet ARES-järjestelmään.

Kaikki poikkeukset ja sääntöjenvastaisuudet on kirjattava keskitetysti hallinto-osaston ylläpitämään rekisteriin ja ilmoitettava riskienhallinnasta ja sisäisestä valvonnasta vastaavalle henkilölle, jonka on arvioitava sisäisen valvonnan järjestelmän tehokkuutta.

Jotta vältettäisiin vastaavanlaisten poikkeusten tai laiminlyöntien toistuminen, sovellettavassa ilmoituslomakkeessa on osio lieventävistä toimenpiteistä, jotka on otettu tai on tarkoitus ottaa käyttöön. Kertomuksessa olisi määriteltävä selkeästi lieventävä toimenpide ja sen täytäntöönpanon määräaika.

8. Rekisteröityjen ryhmien ja henkilötietoryhmien kuvaus:

Rekisteröityjen ryhmät:

- EO-toimiston henkilöstön jäsenet (virkamiehet, väliaikaiset toimihenkilöt tai sopimussuhteiset toimihenkilöt), jotka osallistuvat menettelyihin tehtäviä poikkeuksia ja säännösten noudattamatta jättämistä koskevien pakollisten vaatimusten täytäntöönpanomenettelyyn (enintään 4 tai 5 henkilöstön jäsentä)

- kaikki kolmannet osapuolet, joita poikkeusmenettely koskee.

Henkilötietoluokat

Poikkeusmenettelyjen toteuttamista ja säännösten noudattamatta jättämistä koskevan pyynnön esittävän tahon on täytettävä lomake, joka sisältää seuraavat henkilötiedot:

• Aloitteen tehneen yhteisön henkilöstön jäsenen, talousarvio- ja rahoitustiimin päällikön, valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän, edelleenvaltuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän sekä ARES-järjestelmään arkistoinnista vastaavan talousarvio- ja rahoitustiimin henkilöstön jäsenen tai jäsenten nimet.
• arvio siitä, johtuuko tapahtuma noudattamatta jättämisestä;
• kuvaus poikkeuspyynnön perusteena olleista poikkeuksellisista olosuhteista, joissa voidaan mainita asianomaisten talouden toimijan henkilöstön jäsenten nimet;
• kuvaus niistä aiheutuvista riskeistä ja toimenpiteistä, jotka on toteutettu niistä aiheutuvien riskien lieventämiseksi ja vastaavanlaisen tilanteen estämiseksi tulevaisuudessa ja joissa voidaan mainita asianomaisten talouden toimijan henkilöstön jäsenten nimet.

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika:

Menettelyyn liittyviä asiakirjoja säilytetään seitsemän vuoden ajan talousarvion ja varainhoidon osastossa tarkastusta varten. Ne poistetaan myöhemmin.

10. Tietojen vastaanottajat:

- Pääsihteeri, hallintojohtaja, valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä (AOD), edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä (AOSD), budjetti- ja taloustiimin päällikkö, aloitteentekijän päällikkö sekä budjetti- ja taloustiimin yksi tai useampi henkilöstön jäsen, joka vastaa asiakirjojen jättämisestä ARES-järjestelmään.

- Euroopan komissio (DG DIGIT), joka hallinnoi ARES-järjestelmää ja jolla voisi olla pääsy lomakkeisiin, joilla ilmoitetaan menettelyihin tehtävistä poikkeuksista ja sääntöjenvastaisuuksista EO-toimistossa.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille?

Ei sovelleta

12. Turvatoimien yleinen kuvaus:

Tietoja säilytetään komission tietotekniikan pääosaston (DG DIGIT) kehittämien turvatoimien mukaisesti. DG DIGIT omistaa komission ARES-työkalun.

Poikkeusrekisteri on vain niiden talouden toimijoiden henkilöstön käytettävissä, jotka osallistuvat menettelyyn, jolla pannaan täytäntöön menettelyyn liittyviä poikkeuksia ja säännösten noudattamatta jättämisiä koskevat pakolliset vaatimukset virastossa (poikkeusrekisteri).

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan tutustua tietoihin ja oikaista niitä sekä tarvittaessa poistaa ne, rajoittaa niiden käyttöä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Henkilöstön jäsenet ja muut rekisteröidyt, joita poikkeusmenettely koskee, voivat pyytää pääsyä omiin henkilötietoihinsa ja asiaankuuluviin tietoihin siitä, miten talouden toimija käyttää niitä. He voivat myös pyytää itseään koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista. He voivat oikaista tunnistetietoja milloin tahansa menettelyn aikana. Heillä on oikeus milloin tahansa vastustaa sitä, että talouden toimija käyttää heidän tietojaan heidän erityiseen tilanteeseensa liittyvistä syistä. Heillä on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että talouden toimija poistaa heidän henkilötietonsa tai rajoittaa niiden käyttöä.

He voivat milloin tahansa pyytää meiltä tietoja henkilötietojensa käsittelystä sähköpostitse (EO@ombudsman.europa.eu) tai ottamalla yhteyttä hallinto-, talous- ja budjettiosastoon. Talouden toimija vastaa pyyntöihin mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa. He voivat myös ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Jos he haluavat valittaa siitä, miten oikeusasiamies on käsitellyt heidän henkilötietojaan, he voivat ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun (www.edps.europa.eu).

Poikkeusmenettelyjen ja säännösten noudattamatta jättämistä koskevien tapahtumien hallinnointia Euroopan oikeusasiamiehen toimistossa koskeva tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään käsittelyn syy, tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia rekisteröidyt voivat käyttää tietoihinsa liittyen.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies.

1. Mitä henkilötietoja Euroopan oikeusasiamies käsittelee?

Noudattaakseen EU:n talousarvioon sovellettavia tiukkoja sääntöjä Euroopan oikeusasiamies on ottanut käyttöön erityisen menettelyn, jolla varmistetaan, että tietyissä poikkeustapauksissa oikeusasiamies voi poiketa tietyistä vakiintuneista menettelyistä ja ryhtyä toimiin, jos erityisolosuhteet estävät sääntöjen noudattamisen. Näin tehdessään oikeusasiamiehen on pidettävä keskusrekisteriä kaikista poikkeuksista ja säännösten noudattamatta jättämisistä. Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miten oikeusasiamies käsittelee henkilötietojasi tältä osin.

Käsittelemme menettelyyn osallistuvien oikeusasiamiehen henkilöstön jäsenten nimiä sekä heidän poikkeusrekisterissä esittämiään arvioita ja mielipiteitä. Saatamme myös käsitellä sellaisten kolmansien osapuolten henkilötietoja, joita poikkeusmenettely mahdollisesti koskee.

2. Miksi Euroopan oikeusasiamies käsittelee näitä henkilötietoja?

Käsittelyn tarkoituksena on antaa talouden toimijalle mahdollisuus käsitellä tehokkaasti mahdollisia poikkeusmenettelyjä ja säännösten noudattamatta jättämisiä virastossa sisäisen valvonnan periaatteiden mukaisesti.

3. Mitkä ovat näiden tietojen käsittelyn oikeusperustat ja tarpeellisuus?

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a ja b alakohta).

Oikeusperustana ovat varainhoitoasetuksen [5] 36 artiklan 3 kohta ^ja 4. joulukuuta 2023 annetut ohjeet menettelyihin tehtäviä poikkeuksia ja säännösten noudattamatta jättämisiä koskevien pakollisten vaatimusten täytäntöönpanosta Euroopan oikeusasiamiehen toimistossa.

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Tietoja käsittelee hallinto-, budjetti- ja talousasioiden osasto.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Pääsihteeri, hallintojohtaja, valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, talousarvio- ja taloustiimin päällikkö, aloitteentekijän päällikkö sekä talousarvio- ja taloustiimin henkilöstön jäsen tai jäsenet, jotka vastaavat asiakirjojen jättämisestä ARES-järjestelmään. ARES-järjestelmää hallinnoivalla Euroopan komissiolla (DG DIGIT) voisi myös olla pääsy lomakkeisiin, joilla ilmoitetaan menettelyihin tehtävistä poikkeuksista ja sääntöjen noudattamatta jättämiseen liittyvistä tapahtumista EO-toimistossa.

6. Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Menettelyyn liittyviä asiakirjoja säilytetään seitsemän vuoden ajan talousarvion ja varainhoidon osastossa tarkastusta varten. Ne poistetaan myöhemmin.

7. Miten rekisteröidyn tietoja suojataan?

Tietoja säilytetään komission tietotekniikan pääosaston (DG DIGIT) kehittämien turvatoimien mukaisesti. DG DIGIT omistaa komission ARES-työkalun.

Poikkeusrekisteri on vain niiden talouden toimijoiden henkilöstön käytettävissä, jotka osallistuvat menettelyyn, jolla pannaan täytäntöön menettelyyn liittyviä poikkeuksia ja noudattamatta jättämisiä koskevat pakolliset vaatimukset virastossa (poikkeusrekisteri).

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus tutustua omiin henkilötietoihisi ja asiaankuuluviin tietoihin siitä, miten talouden toimija käyttää niitä.

Sinulla on myös oikeus pyytää talouden toimijaa oikaisemaan sinua koskevat puutteelliset tai virheelliset tiedot potilastiedoissasi.

Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käyttöä EO:ssa. Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi tai rajoittaa niiden käyttöä.

Talouden toimija vastaa pyyntöönne mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voit milloin tahansa lähettää Euroopan oikeusasiamiehelle tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, jotka koskevat poikkeusmenettelyjen ja säännösten noudattamatta jättämiseen liittyvien tapahtumien hallinnointia toimistossa, seuraavaan osoitteeseen:

Euroopan oikeusasiamies

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Sähköposti: EO@ombudsman.europa.eu

Voit myös ottaa yhteyttä Euroopan oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 3 kohta: ”Tehokkaan sisäisen valvonnan on perustuttava parhaisiin kansainvälisiin käytäntöihin, ja siihen on sisällyttävä erityisesti seuraavat osatekijät: a) tehtävien eriyttäminen; b) asianmukainen riskinhallinta- ja valvontastrategia, johon sisältyy vastaanottajatason valvonta; c) eturistiriitojen välttäminen; d) riittävät kirjausketjut ja tietojärjestelmien tietojen eheys; e) menettelyt tehokkuuden ja vaikuttavuuden seuraamiseksi; f) menettelyt havaittujen sisäisen valvonnan puutteiden ja poikkeusten seurantaa varten; g) sisäisen valvonnan järjestelmän moitteettoman toiminnan säännöllinen arviointi”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046

[2] Ks. edellä alaviite 1.

[3] Jotta tapaus voidaan määritellä sisäisen valvonnan kehyksen soveltamisalaan kuuluvaksi poikkeukseksi, sen on täytettävä kaikki seuraavat kolme edellytystä: i) se poikkeaa vakiintuneista prosesseista ja menettelyistä, mutta ei periaatteessa riko sääntely- ja/tai sopimusmääräyksiä; ii) Poikkeamaa tai syrjäyttämistä ei ole ennakoitu nykyisissä prosesseissa/menettelyissä; iii) Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy liiketoimen ennen kuin toimiin ryhdytään (ennakkoon).

[4] Vaatimustenvastaisuus on tapaus, joka täyttää seuraavat edellytykset: i) se merkitsee poikkeamista vakiintuneista prosesseista ja menettelyistä tai valvonnan syrjäyttämistä tai puutetta nykyisissä valvontatoimissa; ii) se voi rikkoa tai olla rikkomatta voimassa olevia sääntely- ja/tai sopimusmääräyksiä; iii) Se havaitaan toimen toteuttamisen jälkeen (jälkikäteen).

[5] Varainhoitoasetuksen 36 artiklan 3 kohta: ”Tehokkaan sisäisen valvonnan on perustuttava parhaisiin kansainvälisiin käytäntöihin, ja siihen on sisällyttävä erityisesti seuraavat osatekijät: a) tehtävien eriyttäminen; b) asianmukainen riskinhallinta- ja valvontastrategia, johon sisältyy vastaanottajatason valvonta; c) eturistiriitojen välttäminen; d) riittävät kirjausketjut ja tietojärjestelmien tietojen eheys; e) menettelyt tehokkuuden ja vaikuttavuuden seuraamiseksi; f) menettelyt havaittujen sisäisen valvonnan puutteiden ja poikkeusten seurantaa varten; g) sisäisen valvonnan järjestelmän moitteettoman toiminnan säännöllinen arviointi”- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1046