1. Tämän tietueen viimeisin päivitys: 20/11/2024

2. Viitenumero: 03/2022

Ares reg.number: Ares(2024)8246165

3. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot:

Euroopan oikeusasiamies, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Yhteydenotot: Pääsihteeristö, sähköposti: eo@ombudsman.europa.eu

Tiedusteluosaston henkilöstö vastaa kaiken kanteluihin liittyvän kirjeenvaihdon laatimisesta. Toimiston muut yksiköt (kabinetti, pääsihteeri, hallinto-osasto, viestintäyksikkö, tietosuojavastaavan ryhmä jne.) vastaavat kirjeenvaihdon laatimisesta omilla toiminta-aloillaan.

4. Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot:

Francesca Pavesi, Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu – apulaistietosuojavastaava: Nicholas Hernanz

5. Henkilötietojen käsittelijän nimi ja yhteystiedot: Ei sovelleta

6. Yhteisrekisterinpitäjän (yhteisrekisterinpitäjien) nimi ja yhteystiedot:

Joissakin tapauksissa tietoja voidaan siirtää kääntämistä varten Euroopan parlamentin käännöspalveluun tai EU:n elinten käännöskeskukseen.

7. Käsittelyn tarkoitus (tarkoitukset):

Käsittely on tarpeen, jotta oikeusasiamiehen toimistoon joko sähköisellä viestinnällä tai kantelulomakkeella yhteyttä ottaville henkilöille voidaan ilmoittaa, että oikeusasiamies tai joku sen henkilöstön jäsenistä ei enää vastaa näiden henkilöiden kyseiseen asiaan liittyvään muuhun vilpilliseen viestintään, jos tällaista viestintää pidetään vilpillisenä sen liiallisen määrän tai toistuvuuden ja hyödyttömyyden vuoksi.

Käsittely on tarpeen myös siksi, että voidaan pitää luetteloa henkilöistä, jotka ovat aiemmin lähettäneet vilpillisiä tiedonantoja ja kanteluja ja joiden osalta oikeusasiamiehen toimisto on tehnyt päätöksen olla enää vastaamatta heidän tiedonantoihinsa, jotta virasto voi panna täytäntöön päätöksen olla enää vastaamatta niihin.

Käsittelyn oikeusperusta on Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 14 artiklan 3 kohta sekä oikeusasiamiehen päätöksen 4 artikla, jossa vahvistetaan ohjeet siitä, miten käsitellä väärinkäytöksi katsottavaa viestintää ja kanteluja.

8. Rekisteröityjen ryhmien ja henkilötietoryhmien kuvaus:

Niiden henkilöiden nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, jos sellainen on), jotka kirjoittavat oikeusasiamiehelle väärinkäytöksiä tai tekevät kantelun oikeusasiamiehelle.

9. Tietojen säilyttämisen ja mahdollisuuksien mukaan poistamisen määräaika:

Niiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot, joiden osalta oikeusasiamiehen toimisto on tehnyt päätöksen olla enää vastaamatta heidän viestintäänsä, säilytetään seuraavan ajan:

• jos henkilötiedot on tallennettu oikeusasiamiehen valitustenhallintajärjestelmään, sovelletaan samoja asianhallintajärjestelmään sovellettavia säilytysaikoja. Käytännössä tämä koskee henkilöitä, jotka ovat tehneet kantelun oikeusasiamiehelle. Tällä hetkellä säilytysaika on kaksi vuotta sellaisten valitusten osalta, jotka eivät kuulu viraston toimivaltaan, ja kymmenen vuotta sellaisten valitusten osalta, jotka kuuluvat viraston toimivaltaan. Tarkista ajantasaiset tiedot asiaankuuluvasta tietueesta.^[1]
• jos henkilötietoja ei säilytetä asianhallintajärjestelmässä (esim. oikeusasiamiehen toimistoon yhteyttä ottavat henkilöt, jotka eivät ole kantelijoita), säilytysaika on kaksi vuotta.

Edellä kuvatut säilytysajat alkavat siitä päivästä, jona viimeinen vilpillinen ilmoitus vastaanotettiin. 

10. Tietojen vastaanottajat:

Oikeusasiamiehen toimisto.

Hyvin harvoissa tapauksissa joitakin henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan parlamentin käännöspalveluun tai EU:n elinten käännöskeskukseen, jos päätös lopettaa aiheettoman viestinnän tekijää vastaava viestintä on käännettävä kielelle, jota oikeusasiamiehen henkilöstön jäsenet eivät hallitse.

11. Siirretäänkö henkilötietoja kolmansiin maihin ja/tai kansainvälisille järjestöille? Ei.

12. Turvatoimien yleinen kuvaus:

Rekisteröityjen nimet ja yhteystiedot tallennetaan turvalliseen tietotekniseen ympäristöön oikeusasiamiehen sisäisille palvelimille luvattoman luovuttamisen estämiseksi.

13. Tiedot siitä, miten rekisteröidyt voivat käyttää oikeuttaan tutustua tietoihin ja oikaista niitä sekä tarvittaessa poistaa ne, rajoittaa niiden käyttöä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa ja oikaista ne, jos henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia. Heillä on tarvittaessa oikeus poistaa henkilötietonsa ja rajoittaa niiden käsittelyä. Heillä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Kaikki näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt on osoitettava asiasta vastaavalle henkilöstön jäsenelle ja/tai rekisterinpitäjälle (sähköposti: EO@ombudsman.europa.eu). Rekisterinpitäjä vastaa mahdollisimman pian ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa.

Rekisteröidyt voivat myös ottaa yhteyttä oikeusasiamiehen tietosuojavastaavaan milloin tahansa: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Rekisteröidyt, jotka haluavat valittaa siitä, miten oikeusasiamies on käsitellyt heidän henkilötietojaan, voivat ottaa yhteyttä Euroopan tietosuojavaltuutettuun: www.edps.europa.eu

Väärinkäytöksiin perustuvan kirjeenvaihdon käsittelyyn liittyvä tietosuojaseloste (Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 14 artiklan 3 kohta)

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään käsittelyn syy, tapa, jolla Euroopan oikeusasiamies kerää, käsittelee ja varmistaa kaikkien toimitettujen henkilötietojen suojan, miten näitä tietoja käytetään ja mitä oikeuksia sinulla voi olla tietojesi suhteen.

Rekisterinpitäjä on Euroopan oikeusasiamies. Joissakin tapauksissa tietoja voidaan siirtää kääntämistä varten Euroopan parlamentin käännöspalveluun tai EU:n elinten käännöskeskukseen.

1. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Oikeusasiamies on antanut ohjeita siitä, miten käsitellä asianmukaisesti henkilöitä, joiden käyttäytyminen on väärinkäyttöä, esimerkiksi silloin, kun henkilö puhuu oikeusasiamiehelle tai henkilöstön jäsenelle uhkaavaa tai mautonta kieltä tai kun henkilön yhteydet oikeusasiamieheen ovat ilmeisen toistuvia, liian suuria, turhia, vähäisiä tai haitantekoisia. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten käsittelemme henkilötietoja tässä suhteessa.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: niiden henkilöiden nimet ja yhteystiedot, joiden osalta oikeusasiamiehen toimisto on tehnyt päätöksen olla enää vastaamatta heidän viestintäänsä.

2. Miksi käsittelemme tietojasi?

Käsittelemme henkilötietoja ilmoittaaksemme oikeusasiamiehen toimistoon yhteyttä ottaville henkilöille, että toimisto ei enää vastaa heidän väärinkäytöksiin perustuvaan viestintäänsä kyseisessä asiassa, jos tällaista viestintää pidetään väärinkäyttönä sen liiallisen luonteen tai toistuvuuden ja hyödyttömyyden vuoksi. Tarvitsemme tietoja myös pitääksemme luettelon näistä henkilöistä, jotta virasto voi panna täytäntöön päätöksen olla enää vastaamatta heihin.

3. Mitkä ovat henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteet ja tarpeellisuus?

Oikeusperusta on Euroopan hyvän hallintotavan säännöstön 14 artiklan 3 kohta sekä oikeusasiamiehen päätöksen 4 artikla, jossa vahvistetaan ohjeet siitä, miten käsitellä menettelyn väärinkäyttöä merkitsevää vilpillistä viestintää ja kanteluja.

Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta)

4. Kuka on vastuussa tietojen käsittelystä?

Henkilötietojen käsittelystä vastaa Euroopan oikeusasiamiehen toimisto. Tutkintaosasto vastaa erityisesti kaiken kanteluihin liittyvän kirjeenvaihdon laatimisesta ja vilpillisen kirjeenvaihdon kannalta merkityksellisten henkilötietojen säilyttämisestä. Toimiston muut yksiköt (kabinetti, pääsihteeri, hallinto-osasto, viestintäyksikkö, tietosuojavastaavan ryhmä jne.) vastaavat kirjeenvaihdon laatimisesta omilla toiminta-aloillaan.

5. Ketkä ovat tietojen vastaanottajia?

Tietojen vastaanottaja on Euroopan oikeusasiamiehen toimisto. Joissakin harvoissa tapauksissa joitakin henkilötietoja voidaan siirtää käännöstarkoituksiin (voimme käyttää Euroopan parlamentin käännöspalvelua tai EU:n elinten käännöskeskusta).

6. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Säilytämme tietojasi kahden vuoden ajan, jos väärinkäytöksi katsottava viestintä ei liity kanteluun tai jos se liittyy kanteluun, joka ei kuulu oikeusasiamiehen toimivaltaan. Jos väärinkäytöksi katsottava viestintä liittyy oikeusasiamiehen toimivaltaan kuuluvaan kanteluun, säilytämme tietojasi kymmenen vuoden ajan. Tämän ajanjakson jälkeen poistamme tietosi.

7. Miten suojaamme tietosi?

Henkilötietojasi sisältävät sähköiset tiedostot säilytetään turvallisessa tietoteknisessä ympäristössä oikeusasiamiehen sisäisillä palvelimilla. 

8. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on oikeus tutustua omiin henkilötietoihisi ja asiaankuuluviin tietoihin siitä, miten talouden toimija käyttää niitä.

Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen oikaisemista. Voit korjata tunnistetietoja milloin tahansa. Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa tietojesi käyttöä EO:ssa. Sinulla on tietyin edellytyksin oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä poistaa henkilötietosi tai rajoittaa niiden käyttöä.

Talouden toimija vastaa pyyntöihisi mahdollisimman pian ja viimeistään kuukauden kuluessa.

9. Keneen voi ottaa yhteyttä tietosuojakysymyksiin liittyvissä tiedusteluissa tai valituksissa?

Voitte milloin tahansa lähettää Euroopan oikeusasiamiehelle tietosuojaan liittyviä kysymyksiä, jotka koskevat vilpillisen kirjeenvaihdon hallinnointia, seuraavaan osoitteeseen:

Euroopan oikeusasiamies

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

eo@ombudsman.europa.eu

Voit myös ottaa yhteyttä talouden toimijan toimiston tietosuojavastaavaan seuraavaan osoitteeseen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Voit tehdä kantelun Euroopan tietosuojavaltuutetulle milloin tahansa seuraavaan osoitteeseen: https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en

 

[1] Saatavilla osoitteessa https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection/dpo-register/dpo-record/en/155584