Ombudsmani töötajate eetika ja hea käitumise juhend [1]

Eetika ja hea käitumise juhendi eesmärk on sätestada ja selgitada, mida eeldatakse ombudsmani heaks töötavate töötajate ametialasest käitumisest, suurendada teadlikkust eetikaküsimustest, millega töötajad võivad kokku puutuda, ning anda suuniseid selliste probleemide kindlakstegemiseks, ennetamiseks ja käsitlemiseks.

Käesoleva juhendiga asendatakse 12. detsembril 2012 vastu võetud eetikat ja head käitumist käsitlevad suunised. Uue juhendi eesmärk ei ole anda ammendavat ülevaadet kõigist tekkida võivatest eetikaküsimustest ning seega tuleks seda lugeda koos mitme muu poliitikaga, mille ombudsman on juba vastu võtnud või kavatseb vastu võtta [2]. 

1. Üldpõhimõtted

1.1 Üldine pühendumus

Täites oma ülesannet teenida demokraatiat, tehes koostööd Euroopa Liidu institutsioonidega, et luua tõhusam, vastutustundlikum, läbipaistvam ja eetilisem haldus, on Euroopa Ombudsmani büroo pühendunud kõrgeimatele eetikastandarditele ja on alati sõltumatu.

Töötajad peaksid seetõttu neid standardeid järgima ning suhtlema vastavalt kolleegide, juhtkonna ja väliste sidusrühmadega.

Üldiselt peaksid töötajad järgima kogu oma tegevuses ameti väärtusi ja eesmärke ning hoiduma igasugusest tegevusest või käitumisest, mis võib nende positsiooni negatiivselt mõjutada.

See tähendab, et töötajate käitumine ametis või väljaspool seda peab olema eeskujulik ega tohi kahjustada Euroopa Ombudsmani büroo või Euroopa avaliku teenistuse mainet.

1.2 Professionaalsus

„Professionalism“ viitab käitumisstiilile kõigis tööga seotud tegevustes, mis on aus, hoolas, vastutustundlik, tõhus, avatud, koostööaldis, ennetav ja viisakas ning osutab üldsusele järjepidevalt kvaliteetset teenust [3].

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: täidavad oma ülesandeid ausalt, hoolsalt ja vastutustundlikult kooskõlas kohaldatavate seaduste ja eeskirjadega, eelkõige: personalieeskirjad; finantsmäärus; Euroopa Ombudsmani põhikiri; Euroopa hea haldustava eeskiri; avaliku teenistuse põhimõtted; Euroopa Ombudsmani sisemine hea tava harta; Euroopa Ombudsmani hea juhtimistava harta; ja Euroopa Ombudsmani vastu võetud sise-eeskirjad. olema läbipaistvad ja vastama üldsuse taotlustele mõistliku aja jooksul ning kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega, eelkõige Euroopa Ombudsmani rakendussätetega, Euroopa hea haldustava eeskirjaga ja andmekaitset käsitlevate sätetega; tagama, et nende vastutusel või kontrolli all olevaid ressursse kasutatakse võimalikult tõhusalt teenistuse ja Euroopa Liidu parimates huvides; Teha koostööd kõigi kolleegidega, pakkudes nende ülesannete täitmisel asjakohast abi ja nõu. Töötajad on samuti vastuvõtlikud kolleegidelt saadud nõuannetele, ilma et see kahjustaks nende konkreetseid ülesandeid ja kohustusi; tagama, et nende ajajuhtimine ja töögraafiku koostamine jätaks kõigile teistele asjaosalistele piisavalt aega oma toimingute või ülesannete täitmiseks; Pidevalt püüavad parandada oma oskusi, tõhusust ja töö kvaliteeti. nad määravad koos oma ülemustega kindlaks kutsealase koolituse, milles nad osalevad ja mis parandab nende võimet täita oma ülesandeid; teavitavad viivitamata oma juhte, kui nad leiavad, et neil ei ole neile usaldatud või usaldatavate ülesannete täitmiseks vajalikke teadmisi või oskusteavet; Järgida ameti keskkonnakaitsepoliitikat.

1.3 Konfidentsiaalsus

Ombudsman järgib avatuse ja läbipaistvuse põhimõtteid. Ombudsmanil palutakse siiski töödelda teatavat teavet, mida peetakse õiguspäraselt konfidentsiaalseks (näiteks võib ombudsman saada kolmandate isikute isikuandmeid). Sel põhjusel kohustuvad kõik töötajad ametlikult täitma ametialase diskreetsuse kohustust, allkirjastades töölevõtmisel ja vajaduse korral isiklikel põhjustel võetud puhkuselt naasmisel konfidentsiaalsuskohustuse.

Tegevuse lõpetamisel peaksid töötajad olema teadlikud, et nad on endiselt seotud konfidentsiaalsuskohustusega, ning kaitsma mis tahes konfidentsiaalset teavet, mis on neile töö käigus teatavaks saanud.

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: mitte avaldama ilma loata konfidentsiaalset teavet, mille nad on saanud oma töö käigus, kusjuures teave, mis on juba avalikustatud või mis on üldsusele kättesaadav, ei ole tavaliselt konfidentsiaalne [4]; Järgige konfidentsiaalsuskohustust ka pärast ametist lahkumist.

2. Usaldusväärsus ja läbipaistvus

2.1 Huvide konflikti vältimine

Huvide konflikti või isegi huvide konflikti tekkimise vältimise peamine mõte on vältida sobimatut mõju otsuste tegemisele ning vältida võimalikke süüdistusi kallutatuse ja erapoolikuse kohta otsustusprotsessis.

2.1.1 Huvide konfliktide lahendamine

Personalieeskirjade artikli 11a lõikes 1 on sätestatud, et kõik töötajad on kohustatud ametisse nimetavat asutust või ametiisikut tuvastama mis tahes huvide konflikti olukorra, mis võib tekkida ülesannete täitmisel, ja sellest teavitama.

Huvide konfliktiga on tegemist siis, kui töötajal on isiklikud sidemed ja huvid, näiteks perekondlikud sidemed või finantshuvid, mis võivad mis tahes viisil mõjutada töötaja tööga seotud otsuseid.

Lisaks perekondlikele sidemetele (sealhulgas abikaasad, partnerid, vanemad, lapsed, õed-vennad ja laiendatud perekond) ja finantshuvidele (sealhulgas osalus aktsia- või osakapitalis ja varaomand) võib huvide konflikt tekkida tugevate lojaalsussidemete tõttu kindlaksmääratud isiku või rühmaga, nagu sõprus, aktiivne kuulumine poliitilistesse või sotsiaalsetesse rühmadesse ning hiljutine töö- või äripartnerlus.

Lisaks olukordadele, kus huvide konflikt on kergesti tuvastatav, võib esineda ka olukordi, kus esineb vähemalt huvide konflikti ilmnemine. Huvide konflikt võib tekkida siis, kui (võimalik, et mittetäielik) üldkasutatav teave, mis on seotud ametniku isiklike huvide ja/või tema töökohustustega, võib tekitada vaatlejal põhjendatud kahtlusi töötaja sõltumatuse suhtes. Isegi huvide konflikti esinemist tuleb vältida, sest see seab kahtluse alla ametniku erapooletuse ja aususe ning võib kahjustada töötaja ja Euroopa Ombudsmani büroo mainet.

Üldjuhul ei tohi töötajad oma ülesannete täitmise ajal tegeleda ühegi küsimusega, milles neil on otsesed või kaudsed isiklikud huvid, mis võivad ohustada nende sõltumatust ja seega ka ombudsmani huve.

Lisaks peaksid töötajad omal algatusel teavitama oma hierarhiat viivitamata mis tahes võimalikust probleemist, mis võib põhjustada huvide konflikti. Töötaja peaks seega teatama administratsioonile igast olukorrast, mille puhul ta leiab, et on tekkinud huvide konflikt või huvide konflikti ilmnemine, ning võtma meetmeid sellise olukorra tekkimise vältimiseks. Selle ennetava lähenemisviisi rakendamiseks peab töötaja näiteks ombudsmani bürooga liitumisel deklareerima kõik huvid, et hierarhia saaks jaotada töötajale ülesandeid, mis ei ole nende huvidega seotud.

Kahtluse korral võivad töötajad küsida nõu kelleltki, kes ei ole otseselt seotud, ja/või võtta ühendust eetikaametnikuga (eetikaametnikega).

Lisaks personalieeskirjades [5] sätestatud üldisele kohustusele ei tohi töötaja ühe aasta jooksul pärast töölevõtmist tegeleda kaebuse, uurimise, pakkumise või muu menetlusega, milles ta osales või millega tal oli otsene või kaudne huvi oma varasema töökoha vastu.

Jällegi, lisaks personalieeskirjadest tulenevale üldisele kohustusele ei tohi teistest ELi institutsioonidest, organitest või asutustest saabuvad töötajad, kes koostavad uurimisi või osalevad nende heakskiitmise menetluses, ühe aasta jooksul tegeleda juhtumitega, mis hõlmavad nende endist peadirektoraati, osakonda, talitust või samaväärset üksust. Juhtumite puhul on ooteaeg kõrgemate ametnike (st direktorite, peasekretäri ja kabineti juhataja) puhul kaks aastat.

Erandjuhtudel võib eespool nimetatud tähtaegu ombudsmani nõusolekul kohandada.

 

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: teatama viivitamata mis tahes era- või muudest huvidest, mis võivad takistada nende võimet täita oma ülesandeid objektiivselt ja sõltumatult; võtta kiiresti meetmeid mis tahes huvide konflikti või huvide konflikti ilmnemise käsitlemiseks; Kui töötajal on kahtlusi, et võib tekkida huvide konflikt, peaks ta asjaoludest teatama ja võtma kiiresti meetmeid olukorra parandamiseks; järgima asjaomast ooteaega; Küsige nõu oma ülemustelt ja/või eetikaametnikult (-ametnikelt), kui tekib kahtlusi, kuidas toimida seoses huvide konfliktiga.

2.1.2 Erapooletuse ja aususe tõendamine

Euroopa Ombudsmani töötajad peaksid näitama üles erapooletust ja ausust oma ametlikus käitumises kolleegide, juhtkonna ja väliste sidusrühmadega.

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: tagama, et menetlused, mille alusel tehakse võrdlevaid hindamisi, nagu riigihankemenetlused, töölevõtmine ja personaliaruanded, põhinevad üksnes objektiivsetel kriteeriumidel; ei kasuta neile oma ülesannete täitmiseks kättesaadavaks tehtud teavet isikliku kasu saamiseks või vastuolus seadusega või viisil, mis kahjustaks ameti või Euroopa Liidu eetilisi ja õiguspäraseid eesmärke; ei osale tegevuses, ei loo suhteid ega käitu muul viisil, mis võib kahjustada või ohustada ameti mainet, objektiivsust või terviklikkust.

2.2 Kingitused, soodustused ja annetused

Vastavalt personalieeskirjade artikli 11 lõikele 2 ei võta töötajad oma ülesannete täitmisel vastu kingitusi, soodustusi ega annetusi ühestki allikast ilma peasekretäri ja/või ombudsmani eelneva loata.

Üldjuhul soovitatakse töötajatel keelduda kõigist kingitustest, millel on rohkem kui lihtsalt sümboolne väärtus (nt päevikud, kalendrid, väikesed lauatarbed) või mis lähevad kaugemale tavapärasest diplomaatilisest külalislahkusest (nt raamat, veinipudel, šokolaad).

Töötajad, kes soovivad vastu võtta kingitust väljastpoolt, mille väärtus ületab 50 eurot, peavad saama peasekretärilt ja/või ombudsmanilt selgesõnalise loa. See kehtib ka juhtudel, kui töötajad soovivad annetada või neile pakutakse kingitust heategevuseks.

Kingituse vastuvõtmise lubamise üle otsustamisel võtab peasekretär ja/või ombudsman arvesse kingituse, soodustuse või annetuse pakkumise motiivi ja võimalikke tagajärgi institutsiooni huvidele. Peasekretär ja/või ombudsman võivad volitada töötajat kingitust, soodustust või annetust vastu võtma, kui selle väärtus on kuni 250 eurot. Kalleid kingitusi võib säilitada ombudsmani varana või annetada ombudsmani poolt heategevuseks.

Töötajad peavad sellistes küsimustes käituma oma hierarhia suhtes alati täiesti läbipaistvalt ja vältima piinlikke olukordi, kus mõistlik isik võib kutse vastuvõtmist tajuda nende sõltumatust või erapooletust kahjustavana ning kus sellest tulenevalt võib tekkida mainerisk.

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: Ärge aktsepteerige midagi, mis võib kahjustada või ohustada nende professionaalset otsustusvõimet. Nad keelduvad andmast kingitusi tegelikelt või potentsiaalsetelt pakkujatelt ja/või institutsiooni töövõtjatelt; saada selgesõnaline luba enne 50 eurost suurema väärtusega kingituse vastuvõtmist; Küsige nõu oma ülemustelt, kui on kahtlusi, kuidas kingituste, teenete või annetustega edasi minna.

2.3 Muretsemine

2.3.1 Hoolikas analüüs ja dialoog

Esimene samm, kui kolleeg seisab silmitsi võimaliku üleastumisega, on veenduda, et tegemist on väärteoga. Kultuurilisi erinevusi ja vääritimõistmisi rahvusvahelises keskkonnas, nagu seda on ELi institutsioonid, ei tohiks alahinnata.

Kui töötaja on pärast hindamist endiselt veendunud, et kolleeg võib olla seotud sobimatu käitumisega, soovitatakse tal pöörduda asjaomase isiku poole, sest see võib olla nii, et isik ei ole teadlik oma tegevuse sobimatusest.

Töötaja võib kaaluda ka 1) asja arutamist oma üksuse juhataja või peasekretäriga, kellel võiksid olla paremad võimalused edasiseks dialoogiks, või 2) asja suunamist eetikaametnikule või -ametnikele.

Kui see lähenemisviis ei aita, võib administratsioonil olla tõsistel juhtudel vaja läbi viia ametlikumaid uurimisi.

2.3.2 Rikkumisest teatajate kaitse

Töötajatel on oluline roll institutsiooni abistamisel usaldusväärsuse põhimõtte rikkumiste tuvastamisel, käsitlemisel ja lõppkokkuvõttes nende ärahoidmisel. Ombudsman on võtnud vastu eeskirjad, mis võimaldavad rikkumisest teatajatel täita oma kohustust võtta sõna, kui nad saavad teada ametisisesest tõsisest üleastumisest või väärteost. Neid eeskirju täiendavad suunised selle kohta, kuidas eeskirjade eiramisest teatada (rikkumisest teatamine).

Põhisõnum Euroopa Ombudsmani töötajatel on järgmised kohustused: mitte vaikima, kui tekib kahtlus teiste inimeste käitumises või eespool nimetatud põhimõtete järgimises, vaid teatama oma kahtlustest asjaomastele kolleegidele või nende ülemustele; Teha täielikku koostööd kõigi asutuste ja isikutega, kes vastutavad nende tegevuse järelevalve eest, olenemata sellest, kas need on institutsioonisisesed või -välised.

3. Rakendamine ja läbivaatamine

Kõik töötajad peaksid kohaldama käesolevas juhendis sätestatud põhimõtteid.

Juhtival ametikohal olevad töötajad vastutavad suuniste nõuetekohase järgimise ja järgimise eest oma meeskondades ja vastutusvaldkondades.

Käesolev juhend ja kõik muud sellega seotud suunised, eeskirjad, otsused ja vormid on kättesaadavad ombudsmani intraneti eetikat käsitlevas osas.

Eetikaametnikud vastutavad käesoleva juhendi korrapärase läbivaatamise ja vajaduse korral ajakohastamise eest.

Emily O’Reilly

 05.07.2017

 

[1] Käesoleva juhendi kohaldamisel tuleks kõiki viiteid töötajatele käsitada viidetena ametnikele, ajutistele ja lepingulistele töötajatele, lähetatud riiklikele ekspertidele ja praktikantidele.

[2] Rikkumisest teatamist, ahistamise ennetamist, sõnavõtte, parlamendivälist tegevust ja ametialast tegevust pärast Euroopa Liidu teenistusest lahkumist käsitlev poliitika.

[3] Personalieeskirjade artikli 55 lõige 1.

[4] Personalieeskirjade artikkel 17.

[5] Artikli 11a lõige 1:  Kui allpool ei ole sätestatud teisiti, ei tegele ametnik oma kohustuste täitmisel küsimustega, milles tal on otseselt või kaudselt tema sõltumatust kahjustada võivad isiklikud huvid, eelkõige perekondlikud ja finantshuvid. 2. Ametnik, kes peab oma kohustuste täitmisel tegelema eespool nimetatud küsimustega, teatab sellest viivitamata ametisse nimetavale asutusele või ametiisikule. Ametisse nimetav asutus või ametiisik võtab kõik asjakohased meetmed ja võib eelkõige vabastada ametniku vastutusest selles küsimuses.