2015. aasta omaalgatuslik uurimine puudutas seda, kuidas EPSO käsitles valikukonkurssidel edutute kandidaatide esitatud läbivaatamistaotlusi. Eelkõige keskenduti uurimises EPSO viivitustele kandidaatide läbivaatamistaotlustele vastamisel. Uurimise eesmärk oli teha kindlaks, kas esineb süsteemseid probleeme, mis põhjustavad viivitusi, ja kui see on nii, siis aidata EPSO-l menetlust parandada. Ombudsman lõpetas oma uurimise kuue parandusettepanekuga: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/74349#suggestions

EPSO andis 2017. ja 2018. aastal ombudsmanile aru meetmetest, mida ta on võtnud ombudsmani soovituste rakendamiseks. EPSO teatas ombudsmanile, et läbivaatamistaotluste menetlemise keskmine aeg stabiliseerus 2017. ja 2018. aastal ühe kuu tasemel (esimese poolaasta andmed). Võrreldes 2014. aasta keskmisega (5,75 kuud) ja 2015. aasta keskmisega (4,75 kuud) tähendab see märkimisväärset edasiminekut ning on peamiselt tingitud EPSO tehtud menetluslikest muudatustest, sealhulgas ombudsmani soovitustel põhinevatest muudatustest.

Seoses ombudsmani konkreetsete parandusettepanekutega on EPSO võtnud järgmised peamised meetmed:

Seoses ettepanekuga, et EPSO pakuks valikukomisjonidele paremat tuge, et nad saaksid läbivaatamistaotluste kohta tehtud otsuseid üksikasjalikumalt põhjendada, võttis EPSO kasutusele uued vormid valikukomisjoni otsuste salvestamiseks konkursi eri etappides ning on tõhustanud valikukomisjoni liikmete koolitusprogrammi. EPSO on kehtestanud ka valikukomisjoni otsuste kvaliteedikontrolli, enne kui need kandidaatidele edastatakse, et vältida tehnilisi vigu.

EPSO on võtnud kasutusele uue IT-süsteemi, millel on olnud positiivne mõju läbivaatamistaotluste menetlemise tõhususele, ning kasutab nüüd valikukomisjoni läbivaatamiskoosolekute korraldamiseks telekonverentsi tehnoloogiat.

Nagu ombudsman soovitas, hindab EPSO nüüd süstemaatiliselt läbivaatamistaotluste arvu, mida ta käimasolevatel konkurssidel eeldatavasti saab, et tal oleks võimalik eraldada nende menetlemiseks piisavalt vahendeid.

Neljanda ja viienda soovituse eesmärk oli tagada, et kandidaatidele antakse läbivaatamistaotluse menetluse kohta selget ja täpset teavet. EPSO teavitab nüüd kandidaate sellest, kui ta prognoosib viivitusi läbivaatamisprotsessis, ja sellest, et eelistab vastuste saatmist, kui see on andnud taotleja jaoks positiivse tulemuse. EPSO on ajakohastanud ja laiendanud ka oma korduma kippuvate küsimuste veebilehte, kus on rohkem teavet kaebuste esitamise menetluste kohta. Peagi lisab komisjon veel 20 küsimust, mis on seotud kaebuste käsitlemisega, tõenäoliselt 2018. aasta teises pooles.

Ombudsman tunneb heameelt mitmesuguste meetmete üle, mida EPSO on võtnud oma parandusettepanekute järgimiseks.