Strasbourg, 15. november 2005

Lugupeetud hr K.

jaanuaril 2005 esitasite Euroopa Ombudsmanile kaebuse Euroopa Komisjoni vastu seoses viivitustega kahe makse tegemisel Saksimaa kohalikele volikogudele, kes osalesid Euroopa Liidu sõpruslinnade programmis.

veebruaril 2005 edastasin Teie kaebuse Euroopa Komisjoni presidendile.

märtsil 2005 teatasite mulle, et komisjon on kaks kõnealust makset teinud.

Komisjon saatis oma arvamuse 5. juulil 2005. Edastasin selle Teile 6. juulil 2005 koos palvega esitada oma märkused.

juulil 2005 teatasite mulle e-kirja teel, et ei soovi märkusi esitada, ja tänasite mind tehtud töö eest. septembril 2005 toimunud telefonivestluses Teie juhtumiga tegeleva õigusametniku Peter Bonnoriga kinnitasite, et peate oma kaebust lahendatuks.

Juhime Teie tähelepanu sellele, et minu büroo töökoormuse sisemise korraldusega seotud põhjustel edastati Teie kaebus 13. oktoobril 2005 teisele õigusametnikule, pr Wiebke Pankauke'ile.

Kirjutan nüüd, et anda teile teada tehtud päringute tulemused.

Kompromiss

Kaebuse esitaja on Europabüro der Sächsischen Kommuneni (Saksimaa kohalike omavalitsuste Euroopa Liidu büroo) juht. Ta väitis, et Euroopa Liidu sõpruslinnade programmi raames esineb korduvaid probleeme maksete hilinemisega. Ta tõi selle kohta kaks konkreetset näidet:

(1) augustil 2004 esitas Saksimaa kohalik omavalitsus Mittweida komisjoni hariduse ja kultuuri peadirektoraadi direktoraadi D üksusele 2 mestimisprojekti lõplikuks hindamiseks vajalikud dokumendid (viide 04/1202).

(2) augustil 2004 esitas Freundeskreis der Städte Königstein teise mestimisprojekti (viide 04/1552) lõplikuks hindamiseks vajalikud dokumendid komisjoni hariduse ja kultuuri peadirektoraadi direktoraadi D üksusele 2.

Mõlemal juhul teatas kaebuse esitaja, et kaebuse esitamise kuupäevaks ei olnud komisjonilt makset saadud. Ta märkis, et ta tunnistab, et komisjoni vastutava üksuse töötajad on väga motiveeritud ja pühendunud ning et ta hindab täielikult asjaolu, et komisjon ajakohastab praegu oma raamatupidamissüsteemi. Ta rõhutas siiski, et väiksemad kohalikud volikogud sõltuvad sageli õigeaegsetest maksetest. Ta lisas, et maksetega viivitamine kahjustas sõpruslinnade programmi kaudu loodud Euroopa Liidu positiivset kuvandit.

Kaebuse esitaja teatas, et ta on mitu korda võtnud ühendust komisjoni hariduse ja kultuuri peadirektoraadi direktoraadi D üksusega 2, kuid talle ei ole antud mingit teavet selle kohta, millal maksed tehakse.

Kaebuse esitaja väited ja väited olid järgmised:

1. Komisjon ei teinud mestimisprojektide 04/1202 ja 04/1552 toetusesaajatele makseid;
2. Komisjon ei teinud mestimisprojektide raames regulaarselt makseid Saksimaa abisaajatele mõistliku aja jooksul;
3. Kaebuse esitaja väitis, et teda tuleks teavitada sellest, millal komisjon maksab mestimisprojektide 04/1202 ja 04/1552 abisaajatele; ja
4. Kaebuse esitaja väitis, et teda tuleks teavitada meetmetest, mida komisjon kavatseb võtta, et vältida tulevikus ülemääraseid makseviivitusi.

Nõue

veebruaril 2005 edastas ombudsman kaebuse Euroopa Komisjonile.

märtsil 2005 teatas kaebuse esitaja ombudsmanile, et komisjon tegi kaks kõnealust makset ning et ühel juhul helistas komisjoni sõpruslinnade üksuse juhataja kohaliku omavalitsuse vastutavale isikule ja selgitas olukorda, mis oli väga teretulnud. Kaebuse esitaja teatas, et ootab nüüd innukalt komisjoni vastust selle kohta, milliseid meetmeid ta võtab viivituste vältimiseks tulevikus.

Komisjoni arvamus

Oma arvamuses selgitas komisjon, et a) komisjoni valitud projektide arv on märkimisväärselt suurenenud, kuna nelja aasta jooksul on eelarve suurenenud rohkem kui 40 %; b) uue finantsmääruse nõuded; ning c) uue raamatupidamissüsteemi rakendamisel olid negatiivsed tagajärjed kõnealuse sektori finantstehingutele ja see oli mõnel juhul muutnud võimatuks tähtaegadest kinnipidamise. Võttes arvesse suurt töökoormust, oli mõnikord raske märkida eeldatavat maksekuupäeva, kui toetusesaajad olid komisjoniga ühendust võtnud. Abisaajat Freundeskreis der Städte Königsteini teavitati siiski 20. detsembril 2004, et makse võib edasi lükkuda.

Komisjon teatas, et ta on võtnud meetmeid olukorra muutmiseks ja viivitustele järelejõudmiseks. Sektorile anti ajutiselt lisapersonali. Koostatud on suunised, mis võimaldavad taotlejatel uue raamatupidamissüsteemi nõudeid paremini täita. Lisaks töötas komisjon välja võimalusi taotlusmenetluse lihtsustamiseks ja veebisaiti, et parandada taotlejatele kättesaadavat teavet.

Komisjon viitas ka Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutuse loomisele, mis pidi 2006. aasta alguses üle võtma sõpruslinnade programmi operatiivjuhtimise.

Komisjon jõudis järeldusele, et need meetmed peaksid olukorda märkimisväärselt parandama. Ta märkis, et kahetseb maksetega viivitamist ja on juba saatnud kaebuse esitajale vabanduskirja. Komisjon lisas käesoleva kirja ja tõendid maksete kohta.

Kaebuse esitaja märkused

Pärast komisjoni arvamuse ja ombudsmani märkuste esitamise kutse saamist teatas kaebuse esitaja ombudsmanile, et ta ei soovi märkusi esitada, ning tänas teda tehtud töö eest. septembril 2005 kinnitas ta telefoni teel, et tema kaebus on lahendatud.

Otsus

1 Hilinenud maksed

1.1 25. jaanuaril 2005 ombudsmanile esitatud kaebuses väitis kaebuse esitaja, et komisjon ei ole teinud makseid sõpruslinnade projektide 04/1202 ja 04/1552 abisaajatele. Lisaks väitis kaebuse esitaja, et komisjon ei teinud regulaarselt mõistliku aja jooksul makseid Saksimaa sõpruslinnade projektide abisaajatele.

Kaebuse esitaja väitis, et teda tuleks teavitada sellest, millal komisjon abisaajatele maksab ja milliseid meetmeid komisjon võtab, et vältida tulevikus ülemääraseid makseviivitusi.

1.2 Komisjon selgitas oma arvamuses, et a) komisjoni valitud projektide arv on oluliselt suurenenud, kuna nelja aasta jooksul on eelarve suurenenud rohkem kui 40 %; b) uue finantsmääruse nõuded; ning c) uue raamatupidamissüsteemi rakendamisel olid negatiivsed tagajärjed kõnealuse sektori finantstehingutele ja see ei võimaldanud mõnel juhul tähtaegadest kinni pidada. Võttes arvesse suurt töökoormust, oli mõnikord raske märkida eeldatavat maksekuupäeva, kui toetusesaajad olid komisjoniga ühendust võtnud.

Komisjon teatas, et ta on võtnud meetmeid olukorra muutmiseks ja viivitustele järelejõudmiseks. Sektorile anti ajutiselt lisapersonali. Koostatud on suunised, mis võimaldavad taotlejatel uue raamatupidamissüsteemi nõudeid paremini täita. Lisaks töötas komisjon välja võimalusi taotlusmenetluse lihtsustamiseks ja veebisaiti, et parandada taotlejatele kättesaadavat teavet.

Komisjon viitas ka Hariduse, Audiovisuaalvaldkonna ja Kultuuri Täitevasutuse loomisele, mis pidi 2006. aasta alguses üle võtma sõpruslinnade programmi operatiivjuhtimise.

Komisjon jõudis järeldusele, et need meetmed peaksid olukorda märkimisväärselt parandama. Ta märkis, et kahetseb maksetega viivitamist ja on juba saatnud kaebuse esitajale vabanduskirja.

1.3 7. juulil 2005 teatas kaebuse esitaja e-posti teel, et ta ei soovi märkusi esitada, ning tänas ombudsmani tehtud töö eest. septembril 2005 teatas ta ombudsmanile, et tema arvates on tema kaebus lahendatud.

2 Kokkuvõte

Komisjoni arvamusest ja kaebuse esitaja märkustest ilmneb, et komisjon on astunud samme küsimuse lahendamiseks ja on seega kaebuse esitajale rahul. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Euroopa Komisjoni presidenti teavitatakse sellest otsusest.

Lugupidamisega,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS