Lugupeetud hr W.

25. juulil 2000 esitasite äriühingu Internationaler Hilfsfonds e.V. nimel Euroopa Ombudsmanile kaebuse Euroopa Komisjoni vastu seoses kaebuse esitaja mitme rahalise abi taotluse käsitlemisega komisjoni poolt.

19. oktoobril 2000 edastasin kaebuse komisjonile märkuste tegemiseks.

Te saatsite mulle 5. detsembril 2000 kaebuse kohta täiendavad märkused ja esitasite uue kaebuse (1613/2000/GG), mida käsitletakse eraldi.

Komisjon saatis oma arvamuse Teie kaebuse kohta 6. veebruaril 2001 ja ma edastasin selle Teile 8. veebruaril 2001 koos palvega esitada Teie soovi korral oma märkused. märtsil 2001 saatsite mulle oma tähelepanekud komisjoni arvamuse kohta.

mail 2001 saatsite mulle koopia kirjast, mille olite samal päeval komisjonile saatnud.

Kirjutasin 23. mail 2001 komisjonile, et leida sõbralik lahendus. Selles kirjas tegin ettepaneku, et komisjon annaks teile nõuetekohase juurdepääsu oma toimikule.

10. augustil 2001 teatas komisjon mulle, et ta teeb ettepaneku lubada teil tema toimikuga tutvuda ja et ta kirjutab teile peagi, et määrata sobiv kuupäev. Edastasin Teile käesoleva kirja 30. augustil 2001 ja palusin Teil soovi korral esitada oma märkused 30. septembriks 2001.

septembril 2001 teatasite mulle, et komisjon ei ole teiega veel ühendust võtnud. Edastasin selle kirja koopia komisjonile 24. septembril 2001. ja 22. oktoobril 2001 edastas komisjon mulle koopiad kahest kirjast, mille ta oli Teile saatnud 27. septembril ja 18. oktoobril 2001.

novembril 2001 saatsite mulle oma märkused juurdepääsu kohta komisjoni toimikule, mille komisjon oli teile andnud.

Kirjutan Teile, et anda Teile teada tehtud päringute tulemustest.

Kompromiss

Taustteave

Kaebuse esitaja on Saksamaa valitsusväline organisatsioon, mis toetab pagulasi, sõjaohvreid ja puuetega isikuid. Aastatel 1993–1997 taotles kaebuse esitaja Euroopa Komisjonilt kuus korda rahalist abi seoses projektidega Aafrikas. Komisjon lükkas tagasi neli esimest taotlust, neist kolm 1993. aastal ja neljanda 1995. aastal. Ülejäänud kahe taotluse menetlemine oli komisjonis veel pooleli, kui kaebuse esitaja pöördus 1998. aastal esimest korda ombudsmani poole.

Märtsis 1998 esitas kaebuse esitaja kaebuse ombudsmanile (kaebus 338/98/VK). Oma arvamuses selle kaebuse kohta väitis komisjon muu hulgas, et ta oli esitanud kaebuse esitajale nimekirja (kuupäevaga 23. veebruar 1998) kõikidest tema toimikus olevatest dokumentidest seoses taotlustega (välja arvatud kaebuse esitaja enda teatud kirjad).

Kaebuse 338/98/VK uurimise käigus tutvusid ombudsmani talitused komisjoni toimikuga. Selgus, et komisjoni poolt ombudsmani talitustele esitatud toimik sisaldas muu hulgas 15. juuli 1996. aasta siseteadet, Saksamaa asutuse 8. juuni 1993. aasta kirja (milles viidati varasemale arutelule komisjoniga 4. juunil 1993) ja Deutsches Zentralinstitut für soziale Frageni (DZI) 1. septembri 1993. aasta kirja.

Oma vastuses ombudsmani teabenõudele juhtis komisjon tähelepanu sellele, et ta tugines oma põhjendustes muu hulgas teabele, mille oli konfidentsiaalselt esitanud asutus Plattform deutscher NRO (Saksamaa valitsusväliste organisatsioonide platvorm), mille kohaselt olid kaebuse esitaja tegevuskulud 37,7 %.

veebruaril 2000 kirjutas kaebuse esitaja advokaat komisjonile, et taotleda täielikku juurdepääsu komisjoni toimikule. Ta rõhutas, et "Plattform deutscher NRO" kirja ei ole mainitud dokumentide loetelus, mille komisjon oli kaebuse esitajale esitanud. Tol ajal sellist juurdepääsu ei võimaldatud.

Oma 11. juuli 2000. aasta otsuses kaebuse 338/98/VK kohta leidis ombudsman, et komisjoni hinnang ei põhinenud mitte ainult DZI kirjal, vaid oli "kirjalikult ja suuliselt suhelnud mitme muu allikaga kui DZI". Ombudsman leidis siiski, et komisjon oli oma otsuseid kaebuse esitajale selgelt põhjendanud alles kirjas, mille ta oli kaebuse esitajale saatnud 29. juulil 1996, st kolm aastat pärast esimese taotluse esitamist. Selles kontekstis tehti kriitiline märkus, mis puudutas ka aega, mis komisjonil oli kulunud taotluste menetlemiseks. Kaebuse esitaja muud väited lükati tagasi.

Kaebus 1160/2000/GG

Oma advokaadi 25. juuli 2000. aasta kirjas palus kaebuse esitaja ombudsmanil tema otsus tagasilükatud väidete osas läbi vaadata. See kiri registreeriti uue kaebusena (1160/2000/GG).

Ombudsman leidis, et kaebuse neid osi, mis puudutasid tema otsuse põhjendatust, ei ole vaja uuesti läbi vaadata. Kaebuse esitajat teavitati sellest 19. oktoobril 2000.

Kaebuses esitati järgmised märkused:

Kaebuse esitaja oli taotlenud nõuetekohast ja nõuetekohast juurdepääsu. Komisjon andis juurdepääsu, kuid ei võimaldanud juurdepääsu kõigile tema toimikus olevatele dokumentidele. Ühenduse institutsioonide valduses olevatele dokumentidele juurdepääsu eeskirjad põhinesid põhimõttel, et üldsusel peab olema võimalikult laiaulatuslik juurdepääs sellistele dokumentidele ning et erandeid tuleb tõlgendada ja kohaldada kitsalt. Komisjon jättis juurdepääsu piiramise põhjused esitamata. Komisjon ja ombudsman viitasid teatavatele dokumentidele ja teabele, mille komisjon oli saanud kirjalike ja suuliste kontaktide kaudu. Neid dokumente ja allikaid ei olnud komisjoni esitatud dokumentide loetelus mainitud. Seetõttu ei olnud see loetelu ammendav ega eksitav. Igal juhul rikuti õigust olla ära kuulatud, kuna komisjon oleks pidanud enne otsuse tegemist andma kaebuse esitajale võimaluse olla nendes küsimustes ära kuulatud.

Ombudsman uuris hoolikalt kaebuse esitaja poolt nimetatud kirjas esitatud väiteid ja jõudis järeldusele, et täiendavalt tuleb uurida järgmisi väiteid:

(1) Komisjon ei võimaldanud kaebuse esitajale nõuetekohast juurdepääsu tema toimikule

(2) Loetelu dokumentidest, mille komisjon oli kaebuse esitajale 23. veebruaril 1998 esitanud, oli puudulik ja eksitav

(3) Komisjon rikkus kaebuse esitaja õigust olla ära kuulatud, kui ta tugines oma otsustes kolmandatelt isikutelt saadud teabele, andmata kaebuse esitajale võimalust esitada nende tõendite kohta märkusi.

Kaebus 1613/2000/GG

5. detsembril 2000 esitas kaebuse esitaja uue kaebuse (1613/2000/GG), milles ta väitis, et komisjon 1) ei rahuldanud tema taotlusi õiglaselt ja objektiivselt ning 2) ei teinud otsust tema taotluste kohta, mis olid menetluses vastavalt alates 1996. aasta detsembrist ja 1997. aasta septembrist.

Seda kaebust käsitletakse eraldi. Käesoleva uurimise tulemusi võetakse siiski arvesse kaebuse 1613/2000/GG menetlemisel.

Nõue

Komisjoni arvamus

Oma arvamuses viitas komisjon oma 30. juuli 1999. aasta kirjale kaebuse 338/98/VK kohta ja esitas muu hulgas järgmised täiendavad märkused:

Komisjon oli lubanud toimikuga tutvuda konfidentsiaalsuseeskirjade järgimise vajadusest tulenevates piirides. Täielik juurdepääs oli antud, välja arvatud kolmanda isiku, Zimbabwe saatkonna esitatud teave ja neli komisjoni siseteatist.

Nende arvamuste sisu, millele kaebuse esitajal ei olnud ametlikku juurdepääsu, edastas komisjon kaebuse esitajale suure arvu telefonikõnede käigus. Lisaks andis kättesaadavate dokumentide lugemine kaebuse esitajale väga selge arusaama selle abikõlbmatuse põhjustest.

Ombudsmanil oli võimalik toimikuga täies ulatuses tutvuda, veendudes seega, et komisjon on järginud läbipaistvust ja konfidentsiaalsust reguleerivaid eeskirju.

Komisjon ei teinud oma otsust mitte ainult DZI esitatud teabe põhjal, vaid ka võrreldes ja sobitades kaebuse esitajalt ja DZI-lt saadud teavet ning erinevaid teabeallikaid: kaebuse esitaja ise, DZI, Saksamaa valitsusväliste organisatsioonide platvorm ja BENGO/BMZ (Saksamaa majanduskoostöö ja arengu ministeerium).

Kaebuse esitaja märkused

Oma märkustes jäi kaebuse esitaja oma kaebuse juurde ja esitas muu hulgas järgmised märkused:

Komisjoni märkuste ja ombudsmani 11. juuli 2000. aasta otsuses esitatud teabe põhjal oli selge, et komisjoni toimik sisaldas dokumente, mida ei olnud 23. veebruari 1998. aasta nimekirjas nimetatud ja mida ei olnud kaebuse esitajale kättesaadavaks tehtud.

OMBUDSMANi võimalused leida sõbralik lahendus

Ombudsmani analüüs vaidlusaluste küsimuste kohta

Pärast arvamuse ja tähelepanekute hoolikat kaalumist ei olnud ombudsman veendunud, et komisjon oli kaebuse esitaja väidetele adekvaatselt vastanud.

Ombudsmani esialgne järeldus oli, et komisjoni poolt kaebuse esitajale esitatud dokumentide loetelu oli puudulik ja et tegemist võib olla haldusomavoli juhtumiga.

Seoses juurdepääsuga komisjoni toimikule jõudis ombudsman esialgsele järeldusele, et komisjon ei võimaldanud kaebuse esitajale nõuetekohast juurdepääsu tema toimikule ning et see võib olla järjekordne haldusomavoli juhtum.

Lõpuks asus ombudsman seisukohale, et eespool nimetatud esialgseid järeldusi silmas pidades ei ole praegu vaja uurida kaebuse esitaja väidet, mille kohaselt on rikutud tema õigust olla ära kuulatud.

Sõbraliku lahenduse võimalus

mail 2001 esitas ombudsman komisjonile sõbraliku lahenduse ettepaneku. Oma kirjas tegi ombudsman ettepaneku, et komisjon peaks tagama kaebuse esitajale nõuetekohase juurdepääsu oma toimikule seoses kaebuse esitaja rahalise abi taotlustega.

Komisjon teatas oma 10. augusti 2001. aasta vastuses ombudsmanile, et ta teeb ettepaneku lubada kaebuse esitajal oma toimikuga tutvuda ning et ta kirjutab kaebuse esitajale peatselt, et määrata sobiv kuupäev.

septembril 2001 teatas kaebuse esitaja ombudsmanile, et komisjon ei ole temaga veel ühendust võtnud. Kaebuse esitaja kiri edastati komisjonile. Komisjon edastas 22. oktoobril 2001 ombudsmanile koopia kirjast, mille ta oli kaebuse esitajale saatnud 18. oktoobril 2001. Selles kirjas kinnitas komisjon, et juurdepääs antakse 26. oktoobril 2001.

14. novembri 2001. aasta kirjas juhtis kaebuse esitaja tähelepanu sellele, et komisjon oli algselt nõustunud, et juurdepääs toimikule antakse komisjoni ruumides Brüsselis 17. oktoobril 2001. Kaebuse esitaja sõnul teatati aga tema esindajatele (sealhulgas Pariisi õigusnõustajale), kes käisid sel päeval toimikuga tutvumas, et juurdepääsu ei saa anda, kuna ükski komisjoni õigustalituse liige ei olnud kättesaadav. Kaebuse esitaja rõhutas, et komisjoni käitumine põhjustas märkimisväärseid ja tarbetuid kulusid. Juurdepääs toimikule anti lõpuks 26. oktoobril 2001. Kaebuse esitaja väitis siiski, et toimik oli katastroofilises olukorras, et toimikus puudus struktuur ja et osa toimikust oli puudu. Kaebuse esitaja sõnul oli tal lisaks lubatud teha koopiaid ainult toimiku osadest. Kaebuse esitaja lisas, et komisjon lubas talle saata toimiku täieliku koopia. Seda ei olnud aga veel tehtud. Kaebuse esitaja sõnul oli komisjon talle täiendavalt teatanud, et juurdepääsu konkreetsetele dokumentidele saab anda alles pärast asjaomastelt kolmandatelt isikutelt loa saamist. Komisjon lubas selle loa lähiajal saada. Kaebuse esitaja sõnul ei ole komisjon aga temaga seni uuesti ühendust võtnud.

Kaebuse esitaja rõhutas, et tema arvates ei saa talle komisjoni toimikule juurdepääsu andmise protsessi pidada veel lõpetatuks. Seetõttu palus ta ombudsmanil nõuda tungivalt, et komisjon lubaks juurdepääsu lubatud viisil ja täidaks 26. oktoobril 2001 võetud kohustusi.

Neil asjaoludel leiab ombudsman, et sõbralikku lahendust ei ole saavutatud.

Otsus

1 Dokumentide mittetäieliku ja eksitava loetelu esitamine

1.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjoni poolt 23. veebruaril 1998 esitatud dokumentide loetelu oli puudulik ja eksitav.

1.2 Komisjon ei esita selle väite kohta ühtegi konkreetset märkust.

1.3 Ombudsman märgib, et tema tutvumine komisjoni toimikuga kaebuse 338/98/VK uurimise käigus näitas, et viimane sisaldab vähemalt kahte dokumenti - 15. juuli 1996. aasta siseteatist ja Saksamaa asutuse 8. juuni 1993. aasta kirja -, mida komisjoni poolt kaebuse esitajale 23. veebruaril 1998 edastatud dokumentide loetelus ei mainitud. Sellest loetelust võib puudu olla ka muid dokumente, näiteks teave, mille komisjon on väidetavalt saanud asutuselt BENGO.

1.4 Ombudsmani arvates on hea haldustava, et administratsioon peaks oma toimikus olevate dokumentide nimekirja esitamisel tagama, et see nimekiri sisaldaks kõiki asjaomase toimiku dokumente.

1.5 Ombudsmani järeldus on, et komisjoni esitatud dokumentide loetelu ei olnud täielik ja et tegemist on haldusomavoli juhtumiga. Sellega seoses tehakse kriitiline märkus.

2 Toimikule nõuetekohase juurdepääsu andmata jätmine

2.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjon ei võimaldanud talle nõuetekohast juurdepääsu tema toimikule.

2.2 Komisjon on seisukohal, et ta võimaldas kaebuse esitajale juurdepääsu toimikule konfidentsiaalsuseeskirjade järgimise vajadusest tulenevates piirides.

2.3 Ombudsmani järeldustest esimese väite kohta tuleneb, et komisjon ei võimaldanud kaebuse esitajale juurdepääsu mitmele toimikus olevale dokumendile, mida komisjoni esitatud dokumentide loetelus ei mainitud. Samuti ei esitanud komisjon ühtegi põhjust, miks need dokumendid ei peaks olema kaebuse esitajale kättesaadavad.

2.4 On tõsi, et üks komisjoni toimikus sisalduvatest dokumentidest, mille olemasolust kaebuse esitajat ei teavitatud, on komisjoni talituste koostatud siseteatis. Siiski tuleb arvesse võtta iga üksiku dokumendi sisu. Käesolevas asjas näib, et komisjon kasutas ka teavet, mille ta oli saanud suuliselt, telefoni teel või muul viisil. Näiteks Saksamaa asutuse 8. juuni 1993. aasta kirjas, mis on komisjoni toimikus, viidatakse varasemale arutelule komisjoniga 4. juunil 1993. Kuivõrd komisjoni koostatud dokument piirdub selliste vahendite abil kogutud teabe salvestamisega, ei näe ombudsman ühtegi põhjust, mis annaks komisjonile õiguse jätta selline teade (või sellise teate asjakohased osad) kaebuse esitajale edastamata üksnes seetõttu, et see on tehniliselt "sisemine".

2.5 Asjaolu, et komisjon ei võimaldanud kaebuse esitajale nõuetekohast juurdepääsu oma toimikule, kujutab endast seega järjekordset haldusomavoli juhtumit. Ombudsmani ettepaneku kohaselt on komisjon siiski nõustunud võimaldama kaebuse esitajale juurdepääsu oma toimikule ja tegema kättesaadavaks kättesaadavate dokumentide koopiad. Seetõttu leiab ombudsman, et kaebuse selle aspekti uurimise jätkamine ei ole põhjendatud.

3 Õiguse olla ära kuulatud rikkumine

3.1 Kaebuse esitaja väidab, et komisjon on rikkunud tema õigust olla ära kuulatud, tuginedes oma otsustes kolmandatelt isikutelt saadud teabele, andmata kaebuse esitajale võimalust esitada nende tõendite kohta märkusi.

3.2 Komisjon näib väitvat, et kaebuse esitajat teavitati telefoni teel komisjoni kasutatud dokumentide sisust, et seda ei ole näidatud ja et igal juhul olid kaebuse esitajale kättesaadavad dokumendid andnud kaebuse esitajale väga selge arusaama tema abikõlbmatuse põhjustest.

3.3 Hea haldustava on anda taotluse esitanud isikule võimalus avaldada arvamust nende tõendite asjakohasuse ja täpsuse kohta, mille alusel haldusasutus kavatseb taotluse tagasi lükata.

3.4 Ombudsman leiab, et eespool nimetatud järeldusi silmas pidades on selge, et kui komisjon otsustas kaebuse esitaja esitatud asjaomased taotlused tagasi lükata, tugines ta teabele, millest kaebuse esitajat ei olnud eelnevalt ametlikult teavitatud. Komisjoni väidet, et kaebuse esitajat teavitati sellest hoolimata telefoni teel, ei toeta ükski sisuline tõend. Seega ei olnud kaebuse esitajal võimalik esitada oma seisukohti selle teabe asjakohasuse ja täpsuse kohta.

3.5 Ombudsmani järeldus on seega, et komisjon rikkus kaebuse esitaja õigust olla ära kuulatud ja et see kujutab endast järjekordset haldusomavoli juhtumit. Seetõttu tehakse selle kohta kriitiline märkus.

4 Kokkuvõte

Euroopa Ombudsmani poolt selle kaebuse kohta tehtud uurimiste põhjal on vaja teha järgmised kriitilised märkused:

Hea haldustava kohaselt peaks administratsioon oma toimikus olevate dokumentide loetelu esitamisel tagama, et see loetelu sisaldab kõiki asjaomases toimikus olevaid dokumente. Käesolevas asjas oli komisjoni esitatud loetelu puudulik. Tegemist on haldusomavoli juhtumiga.

Hea haldustava on anda taotluse esitanud isikule võimalus esitada oma seisukoht nende tõendite asjakohasuse ja täpsuse kohta, mille alusel administratsioon kavatseb tema taotluse tagasi lükata. Käesoleval juhul tugines komisjon oma taotluste tagasilükkamise otsustes teabele, mis ei tundu olevat kaebuse esitajale eelnevalt teatavaks tehtud. Kaebuse esitaja õiguse olla ära kuulatud rikkumine kujutab endast seega uut haldusomavoli juhtumit.

Arvestades, et need juhtumi aspektid puudutavad menetlusi, mis on seotud minevikus toimunud konkreetsete sündmustega, ei ole asjakohane püüda leida selles küsimuses sõbralikku lahendust. Seetõttu lõpetab ombudsman juhtumi menetlemise.

Sellest otsusest teavitatakse ka Euroopa Komisjoni presidenti.

Lugupidamisega,

 

Jacob SÖDERMAN