Estrasburgo, 16.5.2012

Visita de la Agencia OI/9/2012/OV - Visita a Europol

Muy señor mío:

En mayo de 2011, puse en marcha un programa de visitas a las agencias de la UE, con el objetivo de identificar y difundir las mejores prácticas entre las agencias.  Inicialmente realicé tres visitas «piloto» a las agencias de la UE en el Reino Unido, a saber, la Autoridad Bancaria Europea, la Agencia Europea de Medicamentos y la Escuela Europea de Policía. Posteriormente, el 1 de junio de 2011, me reuní con los jefes de todas las agencias de la UE en Bruselas y tuve ocasión de familiarizarlos con esta iniciativa con más detalle. En octubre y noviembre de 2011, visité, respectivamente, la Agencia Europea de Medio Ambiente en Copenhague y el Observatorio Europeo de las Drogas y las Toxicomanías y la Agencia Europea de Seguridad Marítima en Lisboa. En febrero de 2012, visité el Centro Europeo para el Desarrollo de la Formación Profesional (Europol) y en mayo visité la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo en Dublín. La información sobre mis visitas anteriores a las agencias de la UE está disponible en la siguiente página de mi sitio web:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Estaré en La Haya y Utrecht del 4 al 9 de junio de 2012 para una reunión con el Defensor del Pueblo neerlandés y para dar una conferencia en la Segunda Conferencia Transatlántica sobre Transparencia. Estaré encantado de conocerlo a usted y a los miembros relevantes de su equipo. Tras los contactos informales entre nuestras oficinas, se ha acordado la fecha del lunes 4 de junio de 2012 (10:30 - 13:30 h).  En el anexo de la presente carta figura un proyecto de programa de nuestra reunión, así como información adicional sobre los aspectos de procedimiento de este tipo de visitas. Para su información, visitaré también Eurojust durante la misma semana.

Durante mi visita a Europol, estaré acompañado por el Sr. Olivier Verheecke, asesor jurídico principal de mi Oficina, que actuará como persona de contacto para los aspectos organizativos de nuestra reunión. Sus datos de contacto son: Olivier Verheecke, tel.: + 32 2 284 20 03. A partir de los contactos informales entre nuestras oficinas, comprendí que la señora Fabiana Scarazatto de la Unidad de Comunicación Corporativa será la persona de contacto en Europol que se pondrá en contacto con él para todos los preparativos necesarios.

Téngase en cuenta que, tras la visita y nuestra reunión sobre los puntos sustantivos esbozados en la nota que figura en el anexo, también me gustaría reunirme con el Comité de Personal de Europol. Mi deseo de reunirme con el Comité de Personal responde a una petición de la Asamblea de Comités de Personal de Agencias (AASC) de que me reúna sistemáticamente con los comités de personal de las agencias que son objeto de mis visitas de iniciativa.

Me gustaría darle las gracias una vez más por haber aceptado organizar esta visita, y espero con interés lo que estoy seguro resultará ser intercambios fructíferos sobre los diversos temas identificados en la nota que figura en el anexo de la presente carta. Además, me gustaría agradecer de antemano a la dirección de Europol por organizar los aspectos prácticos de mi reunión con el Comité de Personal de Europol, que debería tener lugar el mismo día, lunes 4 de junio, también por la mañana, después de la conclusión de nuestra reunión con la dirección.

Le saluda con sinceridad,

P. Nikiforos Diamandouros

Anexo: 1

ANEXO: Aspectos de procedimiento y proyecto de orden del día de la visita.

Sobre los aspectos procedimentales

Las visitas del Defensor del Pueblo Europeo se realizan formalmente sobre la base de su competencia para llevar a cabo investigaciones por iniciativa propia. Por lo tanto, la correspondencia relativa a esta visita llevará un número de referencia de registro para dichas investigaciones por iniciativa propia (OI/9/2012/OV). El Defensor del Pueblo agradecería que Europol citara este número de referencia en su correspondencia relativa a la visita.

Una investigación por iniciativa propia implica, entre otras cosas, que se aplican las garantías procesales habituales relativas a dichas investigaciones. Estos incluyen el derecho de la agencia a solicitar al Defensor del Pueblo Europeo que trate la información y los documentos con carácter confidencial (véanse los artículos 5.1, 5.2 y 14.2 de las disposiciones de aplicación del Defensor del Pueblo Europeo):  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Además de informar a la agencia que se va a visitar de las cuestiones que se propone plantear, el Defensor del Pueblo también puede solicitarle que facilite con antelación determinada información o documentos pertinentes.

Tras cada visita, el Defensor del Pueblo informará por escrito a la agencia de sus conclusiones. Si hace alguna sugerencia específica, normalmente pedirá a la agencia que le informe de cualquier acción de seguimiento que se proponga emprender. Dependiendo de la respuesta de la agencia, el Defensor del Pueblo considerará cerrar la investigación o tomar medidas adicionales, por ejemplo, emitiendo recomendaciones formales.

Tenga en cuenta que la carta preparatoria de esta visita, así como el presente anexo, se publicarán en el sitio web del Defensor del Pueblo Europeo. Si el Defensor del Pueblo decide hacer sugerencias a la Agencia después de su visita, la comunicación que contenga dichas sugerencias también se publicará en esa página, al igual que la respuesta de la Agencia, cualquier correspondencia adicional y las conclusiones finales por escrito del Defensor del Pueblo. Estos intercambios aparecerán en la siguiente página del sitio web del Defensor del Pueblo: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Sobre las cuestiones que figuran en el orden del día

Por lo que se refiere al contenido de la visita del 4 de junio de 2012, el Defensor del Pueblo Europeo desea debatir los siguientes temas:

• Contactos iniciales de Europol con el público
• Transparencia, diálogo y rendición de cuentas
• Reclutamiento
• Licitaciones y contratos
• Conflictos de intereses

Las cuestiones específicas que el Defensor del Pueblo desea examinar en relación con cada tema son las siguientes:

1. Contactos iniciales con el público

Una de las tareas fundamentales del Defensor del Pueblo es garantizar que la administración de la UE sea abierta, con mentalidad de servicio y eficiente a la hora de gestionar los contactos con los ciudadanos. Los principios básicos pertinentes se establecen en el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa (CGAB). La cuestión sigue siendo importante en nuestro trabajo diario, lo que sugiere que la administración de la UE sigue enfrentándose a algunos retos en este ámbito. Cuando procede, el Defensor del Pueblo Europeo trata de encontrar una solución rápida a las reclamaciones que se refieren a quejas sobre los contactos iniciales de un ciudadano con la administración. Por lo general, esto implica que mis servicios se comuniquen con la persona relevante por teléfono.

Entiendo que todas las agencias de la UE acordaron adoptar el Código Europeo de Buena Conducta Administrativa en una reunión de los jefes de las agencias celebrada en Lisboa en octubre de 2008. Sin embargo, no he encontrado en el sitio web de Europol un enlace al Código Europeo de Buena Conducta Administrativa. Tampoco sé cómo Europol ha aplicado el Código y cómo garantiza que su personal cumpla los principios establecidos en el Código. No he podido encontrar referencias a este asunto en el sitio web de Europol y, por lo tanto, agradecería una presentación sobre este tema.

Además, parece que el sitio web de Europol, incluida su página de inicio, solo está disponible en inglés, aunque hay una opción de búsqueda de idiomas en la parte superior de la página. ¿Tiene previsto Europol publicar su sitio web en las 23 lenguas oficiales?

2. Transparencia, diálogo y rendición de cuentas

El Defensor del Pueblo Europeo también valora positivamente la promoción de la transparencia y el aumento de la rendición de cuentas en la administración de la UE. Este requisito se refleja, entre otras cosas, en la legislación de la UE sobre el acceso del público a los documentos, que menciona expresamente al Defensor del Pueblo como órgano de revisión. También se refleja en las amplias facultades de investigación del Defensor del Pueblo, que nos permiten aclarar a fondo los hechos y las cuestiones planteadas en nuestras investigaciones.

Por lo tanto, le agradecería que tuviera más información sobre las siguientes cuestiones:

a) ¿Cómo trata Europol en la práctica las solicitudes de acceso público a los documentos? ¿Cuáles son sus directrices y/o disposiciones prácticas para tramitar dichas solicitudes? Facilite ejemplos, como la correspondencia principal en la tramitación por Europol de las tres últimas solicitudes de acceso público a documentos tramitadas en virtud de la Decisión Europol de 8 de julio de 2009 (que hace referencia al Reglamento 1049/2001). (No se examinará el fondo de la decisión de Europol en estos ejemplos, ya que este no es el propósito de esta visita).

b) ¿Elabora Europol un informe anual (interno o externo) sobre su gestión del acceso público a los documentos?

c) ¿Explota Europol, o tiene intención de hacerlo, un registro público en el sentido del artículo 11 del Reglamento (CE) no 1049/2001?[1]

d) Europol maneja una gran cantidad de información y datos. Su sitio web es fácil de usar y contiene un gran volumen de datos, publicaciones e información relacionados con las principales actividades de Europol, en particular en "Publicaciones". En sentido estricto, el Reglamento 1049/2001 solo se aplica a los «documentos». ¿Cómo gestiona Europol las solicitudes de información? Sírvase facilitarnos información sobre los comentarios que los servicios de Europol reciben de los usuarios y las partes interesadas en relación con el acceso a la información.

3. Selección y reclutamiento

Por lo que se refiere al fondo de las decisiones de selección y contratación, el Defensor del Pueblo adopta un enfoque similar al de los tribunales de la UE. Esto significa, entre otras cosas, que reconoce las amplias facultades discrecionales de la Administración en la selección de su personal.

Por lo que se refiere a los aspectos procedimentales de la selección y la contratación, el Defensor del Pueblo ha trabajado muy activamente para aumentar la transparencia de la contratación en la UE. Esto ha dado lugar, por ejemplo, a una mayor transparencia en relación con los nombres de los miembros de los comités de selección y a hojas de evaluación más detalladas que proporcionan a los candidatos una mejor visión de cómo fueron evaluados.

El sitio web de Europol contiene, en la sección "Empleo, vacantes", un enlace a las directrices de contratación de Europol adoptadas el 24 de mayo de 2011. Agradecería recibir aclaraciones adicionales sobre las siguientes cuestiones:

a) ¿Cómo garantiza Europol una comunicación eficaz con los candidatos a los procedimientos de selección en relación con el estado de sus solicitudes o el resultado del procedimiento de selección?

b) ¿Conocen los candidatos los nombres de los miembros del comité de selección?  ¿En qué medida ofrece Europol a los candidatos a puestos de trabajo acceso a las evaluaciones de sus solicitudes?

c) ¿En qué medida Europol busca medios más rápidos y menos formales para resolver los litigios sobre las decisiones de selección y contratación que los previstos en el artículo 90 del Estatuto de los funcionarios?

d) ¿Informa Europol sistemáticamente a los candidatos de que pueden presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo, conforme a lo dispuesto en el artículo 19 del Código de Buena Conducta Administrativa antes mencionado?

4. Licitaciones y contratos

A nivel de revisión, los litigios en relación con las decisiones de licitación y las relaciones contractuales suelen ser tratados por los tribunales. Sin embargo, a lo largo de los años, una proporción significativa de los casos del Defensor del Pueblo se ha referido también a estos ámbitos. En relación con las ofertas, el Defensor del Pueblo se inspira en el enfoque del Tribunal, que consiste en reconocer las amplias facultades discrecionales de la administración para evaluar los aspectos sustantivos de las propuestas de licitación, al tiempo que comprueba cuidadosamente si motivó sus decisiones de manera válida y adecuada y si respetó adecuadamente los procedimientos aplicables y los derechos de información. En relación con los litigios contractuales, el Defensor del Pueblo no evalúa, como tal, si existe un incumplimiento contractual. Sin embargo, examina a fondo si la administración proporcionó buenas razones para su posición, y también analiza la imparcialidad de las acciones u omisiones administrativas.

Observo que el sitio web de Europol contiene una sección de "Contratación pública " que contiene un enlace a las condiciones generales aplicables a los contratos celebrados con Europol (aplicables a los contratos de compra de servicios de bajo valor y suministro de bienes).

Preguntas:

a) ¿Cómo gestiona Europol los litigios en relación con estos ámbitos?

b) ¿Se informa a los licitadores y contratistas de que pueden presentar una reclamación ante el Defensor del Pueblo?

5. Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses surgen cuando se puede percibir que las personas que trabajan para la administración pública tienen un interés personal inapropiado en un asunto que están tratando. Estos conflictos deben tratarse adecuadamente para garantizar una toma de decisiones objetiva y aumentar la confianza del público en la administración. Los recientes acontecimientos y casos demuestran que la administración de la UE no goza claramente de la plena confianza de los ciudadanos en relación con esta cuestión.

A la luz de estas consideraciones, me interesaría saber qué medidas concretas aplica Europol para evitar conflictos de intereses en los siguientes ámbitos:

a) Contratación de personal, incluido el personal de categoría superior

b) Personal actual y antiguo, en particular en lo que respecta a las actividades externas durante y después de su servicio en Europol (véanse, por ejemplo, los artículos 11, 11 bis, 12 ter y 16 del Estatuto de los funcionarios).