Muy señor mío:

El 31 de julio de 2001, usted presentó, en nombre de una empresa de consultoría alemana, una denuncia relativa a la gestión por parte de la Comisión de la oferta de esta empresa presentada en respuesta a la oferta no ENTR/00/055 publicada por la DG Empresa de la Comisión Europea.

El 22 de agosto de 2001, transmití la denuncia a la Comisión para que ésta formulara sus observaciones.

El 27 de agosto de 2001, la Comisión me remitió una copia de una carta que le había dirigido el 22 de agosto de 2001. Mis servicios se pusieron en contacto con usted para comprobar si esta carta le había satisfecho. Mediante carta de 27 de agosto de 2001, usted me comunicó que no había recibido el fax de 30 de enero de 2001 al que se había referido la Comisión y que deseaba obtener una copia del informe de transmisión correspondiente. El 30 de agosto de 2001, transmití su carta a la Comisión.

La Comisión envió su dictamen sobre su denuncia el 17 de diciembre de 2001. Le transmití el dictamen de la Comisión el 18 de diciembre de 2001 con una invitación a formular observaciones, si así lo deseaba. El 20 de diciembre de 2001, usted me envió sus observaciones sobre el dictamen de la Comisión.

Le escribo ahora para informarle de los resultados de las investigaciones que se han realizado.

LA DENUNCIA

El denunciante, una empresa de consultoría alemana, presentó una oferta en respuesta a la licitación n.o ENTR/00/055 publicada por la Dirección General (DG) Empresa de la Comisión Europea. El 15 de enero de 2001, se informó al demandante de que el contrato se adjudicaría a otro licitador.

El 23 de noviembre de 2000, el demandante envió a la Comisión un fax en el que solicitaba urgentemente información sobre los criterios cualitativos de adjudicación utilizados para la licitación. Según el denunciante, la Comisión no envió ninguna respuesta.

El 25 de enero de 2001, el demandante escribió al Director encargado del asunto en la DG Empresa para preguntarle por qué había fracasado su oferta y por qué su carta anterior no había recibido respuesta. Según el denunciante, no se dio respuesta a esta carta ni a otra enviada al Director el 9 de febrero de 2001. El 27 de febrero de 2001, el demandante escribió al Director General de la DG Empresa. Según el denunciante, esta carta tampoco recibió respuesta.

A continuación, el demandante recurrió al Defensor del Pueblo para quejarse de la falta de respuesta de la Comisión a sus cartas.

El 27 de agosto de 2001, la Comisión remitió al Defensor del Pueblo una copia de una carta que había dirigido al demandante el 22 de agosto de 2001. En dicha carta, la Comisión indicaba que la información solicitada el 23 de noviembre de 2000 había sido comunicada por teléfono y que la carta de 25 de enero de 2001 había sido contestada por fax el 30 de enero de 2001. Se presentó una copia de este fax al Defensor del Pueblo.

Los servicios del Defensor del Pueblo se pusieron en contacto con el demandante. En un fax enviado el 27 de agosto de 2001, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que no había recibido previamente el fax al que se había referido la Comisión y que deseaba obtener una copia del informe de transmisión en relación con dicho fax. El 30 de agosto de 2001, el Defensor del Pueblo remitió la carta del demandante a la Comisión y le pidió que la tuviera en cuenta al elaborar su dictamen sobre la reclamación.

LA INVESTIGACIÓN

En su dictamen, la Comisión formuló las siguientes observaciones:

El denunciante había participado en la licitación n.o ENTR/00/055 publicada por la DG Empresa de la Comisión Europea. La fecha de expiración de la licitación era el 27 de noviembre de 2000. Se habían presentado otras seis ofertas.

La solicitud de información adicional del denunciante de 23 de noviembre de 2000 se hizo después del plazo del 20 de noviembre de 2000 previsto en las condiciones de la licitación para la presentación de una solicitud formal de documentación e información conexa sobre la licitación. Además, los "criterios cualitativos de adjudicación" utilizados en la evaluación de las ofertas se habían especificado claramente en el "Pliego de condiciones" de la "Convocatoria general de ofertas".

No obstante, la Comisión había facilitado información adicional por teléfono a un empleado del denunciante. Esta información se había limitado a aclaraciones fácticas y no había perjudicado en modo alguno a otros competidores. La Comisión había explicado a dicho empleado el riesgo de perjuicio para los competidores si se facilitaba información adicional por escrito cuatro días antes de la expiración del plazo para la presentación de ofertas.

La carta del demandante de 25 de enero de 2001 había sido contestada por fax de 30 de enero de 2001. Sin embargo, no se pudo recuperar el informe de transmisión del fax.

Debido a la salida del funcionario encargado de la licitación a finales de febrero de 2001, las dos cartas del demandante de 9 y 27 de febrero de 2001 se habían extraviado y, en consecuencia, no se había procedido al seguimiento dentro del plazo permitido, a pesar de los controles incorporados para el correo entrante y saliente de la DG Empresa.

La Comisión lamentó que las dos cartas mencionadas hubieran sido contestadas con un retraso significativo. Sin embargo, consideró que esto se había debido a un simple control administrativo de forma pura que no tenía consecuencias materiales para el denunciante. Según la Comisión, el carácter excepcional de esta supervisión se vio subrayado por la existencia de los sistemas y procedimientos necesarios dentro de la DG Empresa para garantizar un seguimiento fiable y eficaz del correo entrante y saliente en los tres niveles de la jerarquía (Dirección General, Dirección y Unidad). Además, la DG Empresa había instituido desde entonces «alertas de plazo» diarias sobre las respuestas pendientes al correo entrante para minimizar el riesgo de incidentes similares.

En sus observaciones, el demandante consideró que no se había aclarado el fondo del asunto. Sin embargo, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que podía dar por concluida su investigación. Sólo deseaba subrayar que su empleado no había recibido ninguna información por teléfono el 23 de noviembre de 2000, sino que se le había pedido que enviara las preguntas por fax.

LA DECISIÓN

1.1 El demandante, una consultora alemana, presentó una oferta en respuesta a una licitación publicada por la Dirección General (DG) Empresa de la Comisión Europea. Alegó que la Comisión no había respondido a una solicitud de información enviada el 23 de noviembre de 2000, a dos cartas dirigidas al Director responsable de la DG Empresa los días 9 y 27 de febrero de 2001 y a una carta dirigida al Director General de la DG Empresa el 27 de febrero de 2001.

1.2 La Comisión alegó que la solicitud de información de 23 de noviembre de 2000 había sido contestada por teléfono, en la medida en que ello había sido posible sin perjudicar a otros licitadores. Además, alegó que el escrito de 25 de enero de 2001 había sido contestado mediante un fax enviado el 30 de enero de 2001. Sin embargo, la Comisión reconoció que no había podido recuperar el informe de transmisión de este fax. La Comisión lamentó que, debido a la salida del funcionario encargado de la oferta a finales de febrero de 2001, las dos cartas del demandante de 9 y 27 de febrero de 2001 se hubieran extraviado y, en consecuencia, no se hubiera procedido al seguimiento dentro del plazo permitido. Sin embargo, en opinión de la Comisión, esto se había debido a una simple supervisión administrativa de forma pura que no tenía consecuencias materiales para el denunciante. Según la Comisión, el carácter excepcional de esta supervisión se vio subrayado por la existencia de los sistemas y procedimientos necesarios dentro de la DG Empresa para garantizar un seguimiento fiable y eficaz del correo entrante y saliente en los tres niveles de la jerarquía (Dirección General, Dirección y Unidad). Además, la Comisión señaló que la DG Empresa había instituido desde entonces «alertas de plazo» diarias sobre las respuestas pendientes al correo entrante con el fin de minimizar el riesgo de incidentes similares.

1.3 En sus observaciones, el autor consideró que no se había aclarado el fondo del asunto. Sin embargo, el demandante informó al Defensor del Pueblo de que podía dar por concluida su investigación.

De la información facilitada al Defensor del Pueblo por el demandante se desprende que desea retirar la reclamación. Por consiguiente, el Defensor del Pueblo archiva el asunto.

También se informará de esta decisión al Presidente de la Comisión Europea.

Le saluda con sinceridad,

Jacob SÖDERMAN