El Defensor del Pueblo Europeo puede analizar las reclamaciones de los miembros del personal de la administración de la UE. No obstante, no tiene competencia para revocar una decisión tomada por la administración.

Antes de dirigirse a la oficina del Defensor del Pueblo Europeo, el miembro del personal en cuestión debe haber hecho pleno uso del procedimiento interno aplicable de reclamaciones administrativas. Para la mayoría de los casos, el procedimiento es el establecido en el artículo 90 del Estatuto de los funcionarios de la Unión Europea y régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea.

Sin embargo, si una institución, órgano u organismo de la UE simplemente no ha respondido a una solicitud de información de un miembro del personal, la Defensora del Pueblo puede sugerir a la administración que responda, aunque no se haya utilizado el procedimiento interno de reclamaciones.

La administración de la UE tiene amplia facultad de discreción a la hora de organizar sus recursos humanos y evaluar el rendimiento del personal. Así, la Defensora del Pueblo Europeo normalmente iniciará una investigación sobre la reclamación del personal solo si existen indicios de posibles errores manifiestos de evaluación o fallos sistémicos o procedimentales graves.

La Defensora del Pueblo Europeo desempeña un papel formal a la hora de garantizar que la administración de la UE cumpla las disposiciones de la Convención sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad (CDPD). La Defensora del Pueblo Europeo también tiene la función de garantizar que la administración de la UE cumple sus obligaciones en materia de procedimientos de lucha contra el acoso.