Gemaakt overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman[1]

De achtergrond

1. Op 4 juli 2013 heeft het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) een aankondiging van vergelijkend onderzoek[2] gepubliceerd om een reservelijst op te stellen voor de aanwerving van conferentietolken met het Frans als hoofdtaal. De klager, een gekwalificeerde tolk en een personeelslid van de EU, was voornemens aan dit vergelijkend onderzoek deel te nemen en heeft de online sollicitatie ingevuld. De ingevulde aanvragen kunnen worden gevalideerd van 4 juli 2013 tot 6 augustus 2013 om 12.00 uur. Klager werd ziek. Zij heeft van 5 tot en met 6 augustus 2013 in het ziekenhuis gedruppeld, waardoor zij haar aanvraag niet binnen die termijn heeft gevalideerd. Op het moment dat ze ziek werd, volgde ze een cursus Italiaans aan een taalschool in Sicilië, Italië.

2. Zodra klager herstelde, nam zij op 7 augustus 2013 contact op met EPSO om haar over de situatie te informeren. Ze legde uit dat het te wijten was aan "haar perfectionisme" en haar verlangen om haar toepassing te verbeteren dat ze tot het allerlaatste moment had gewacht om het te valideren. Zij vroeg ook of haar te late aanvraag kon worden aanvaard gezien de medische verklaring waaruit haar onvoorzienbare medische toestand bleek. Volgens het attest van 5 augustus 2013 had klager twee dagen "absolute rust in bed en intensieve therapie" nodig om de gevolgen van haar ziekte te verzachten.

3. Op 8 augustus 2013 antwoordde EPSO dat de termijn om welke persoonlijke reden dan ook niet kon worden verlengd. Klager benadrukte het belang van de zaak, aangezien het vergelijkend onderzoek naar verluidt het eerste vergelijkend onderzoek was voor conferentietolken met Frans als hoofdtaal in zeven jaar. Op 12 augustus 2013 heeft de meerdere van klager contact opgenomen met EPSO om haar bewering te staven. In haar antwoord heeft EPSO haar meerdere echter geadviseerd geen contact op te nemen met EPSO namens de kandidaten om gelijke behandeling van de kandidaten te waarborgen. Op 16 augustus 2013 nam klager opnieuw contact op met EPSO en herhaalde zij haar verzoek om tot het vergelijkend onderzoek te worden toegelaten. EPSO heeft haar verzoek op 19 augustus 2013 afgewezen. Zij voerde aan dat, aangezien alle verzoekers op de hoogte waren gebracht van de procedures en werd geadviseerd de relevante termijnen strikt in acht te nemen, de klager voldoende tijd had gehad om haar aanvraag in te vullen en te valideren, hetgeen uitsluitend haar verantwoordelijkheid was. Ontevreden met dit antwoord nam klager contact op met de directeur van EPSO, maar tevergeefs.

4. Op 30 augustus 2013 heeft klager een klacht ingediend overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut. In oktober 2013 heeft EPSO haar meegedeeld dat zij binnen de wettelijke termijn, dat wil zeggen vier maanden na de indiening van de klacht, een antwoord kon verwachten. Vervolgens heeft zij contact opgenomen met de Juridische Dienst van EPSO, met het argument dat het besluit zo snel mogelijk moet worden genomen, aangezien in haar situatie een termijn van vier maanden onredelijk was. In zijn antwoord legde EPSO uit dat het dezelfde procedure toepast op alle klachten, maar dat het passende maatregelen zou nemen in geval van een positief resultaat.

5. Nadat zij op 3 januari 2014 geen antwoord van EPSO had ontvangen, diende klager haar klacht in bij de Europese Ombudsman.

Het onderzoek

6. De Ombudsman stelde aanvankelijk de volgende beschuldigingen en beweringen vast:

1) EPSO heeft niet geantwoord op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2.

2) EPSO heeft niet erkend dat klaagster fysiek niet in staat was haar online sollicitatie tijdig te valideren en haar daarom ten onrechte niet tot het vergelijkend onderzoek toe te laten.

3) EPSO dient te antwoorden op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2.

4) EPSO moet erkennen dat de klager fysiek niet in staat was haar online sollicitatie tijdig te valideren en haar tot het vergelijkend onderzoek toe te laten.

7. Op basis van haar eerste analyse van de klacht stelde de Ombudsman vast dat de eerste bewering en bewering van klager een onderzoek rechtvaardigden, aangezien bleek dat EPSO niet binnen de wettelijke termijn op haar klacht op grond van artikel 90, lid 2, had geantwoord. De diensten van de Ombudsman hebben in dit verband telefonisch contact opgenomen met EPSO. Op 3 februari 2014 ontving de Ombudsman een kopie van het antwoord van EPSO van 9 januari 2014. Diezelfde dag werd dat antwoord voor opmerkingen doorgestuurd naar klager. Klager diende haar opmerkingen in op 21 februari 2014. Op basis van het antwoord van EPSO en de opmerkingen van klager daarop heeft de Ombudsman EPSO vervolgens verzocht een advies in te dienen over de tweede bewering en de daarmee verband houdende claim.

8. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het advies van EPSO over de klacht en stelde hij klager vervolgens in de gelegenheid opmerkingen over het advies van EPSO in te dienen. Klager maakte echter geen gebruik van deze mogelijkheid. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

Vermeende niet-beantwoording van de klacht op grond van artikel 90, lid 2, en daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

9. In zijn besluit van 9 januari 2014 heeft EPSO klager meegedeeld dat haar klacht was afgewezen en dat zij desgewenst beroep kon instellen bij het Gerecht voor ambtenarenzaken. Klager betwistte de rechtsgeldigheid van het besluit van EPSO over haar klacht op grond van artikel 90, lid 2, gezien de vertraging waarmee het was uitgevaardigd en aan haar was meegedeeld.

Beoordeling door de Ombudsman

10. Aangezien EPSO heeft geantwoord op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, is de Ombudsman van oordeel dat de eerste bewering en de daarmee verband houdende claim zijn behandeld. Met betrekking tot het argument van klager dat het vertraagde antwoord van EPSO zijn besluit in wezen ongeldig maakt, wijst de Ombudsman erop dat het uitblijven van een antwoord binnen de wettelijke termijn van vier maanden overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut neerkomt op een stilzwijgend negatief besluit en aanleiding geeft tot de mogelijkheid om zich tot het Gerecht voor ambtenarenzaken of de Ombudsman te wenden. Klager diende haar klacht op grond van artikel 90, lid 2, in op 30 augustus 2013, wat betekent dat de termijn van vier maanden op 30 december 2013 is verstreken. Op die datum had zij kunnen oordelen dat dit neerkwam op een stilzwijgend negatief besluit en zich binnen de volgende drie maanden tot de Ombudsman (zoals zij deed) of het Gerecht voor ambtenarenzaken kunnen wenden. EPSO heeft op 9 januari 2014, dus een aantal dagen na het verstrijken van de termijn, een uitdrukkelijk negatief besluit genomen. Artikel 91, lid 3, van het Statuut bepaalt evenwel dat wanneer een uitdrukkelijk besluit wordt vastgesteld na het verstrijken van de in artikel 90, lid 2, gestelde termijn en vóór het verstrijken van de termijn voor het instellen van beroep tegen het stilzwijgende besluit, de beroepstermijn opnieuw begint te lopen. Het is dus duidelijk dat de vertraging die een instelling heeft opgelopen bij het nemen van een besluit over een klacht op grond van artikel 90, lid 2, het later genomen besluit niet ongeldig maakt.

Bewering dat EPSO ten onrechte klager niet tot het vergelijkend onderzoek en de daarmee verband houdende vordering heeft toegelaten

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Onder verwijzing naar de relevante rechtspraak heeft EPSO verklaard dat het over een ruime discretionaire bevoegdheid beschikt om de details van elke selectieprocedure vast te stellen. Zij heeft erop gewezen dat in de aankondiging van vergelijkend onderzoek, die de rechtsgrondslag vormt voor de toepasselijke regels en die de jury moet toepassen om de gelijke behandeling van alle kandidaten te waarborgen, duidelijk een specifieke termijn voor de validering van sollicitaties is vastgesteld, namelijk 6 augustus 2013 om 12.00 uur. In de gids voor algemene vergelijkende onderzoeken van EPSO, die volgens de relevante rechtspraak een integrerend deel van de aankondiging van vergelijkend onderzoek vormt, werd de kandidaten aanbevolen alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de online-inschrijving binnen de gestelde termijn wordt voltooid en niet te wachten tot het einde van de inschrijvingsperiode voor validering. Voorts heeft EPSO betoogd dat het elke klacht onderzoekt met inachtneming van de zorgvuldigheidsplicht en de beginselen van behoorlijk bestuur en rekening houdt met de door de kandidaten aangevoerde uitzonderlijke omstandigheden.

12. Bovendien heeft EPSO betoogd dat een bepaalde medische omstandigheid tot uitstel van de termijn kan leiden, maar dat het daarvan tijdig in kennis moet worden gesteld om de nodige regelingen te kunnen treffen. Zij verklaarde dat klager voldoende tijd had gehad om haar sollicitatie te valideren (meer dan een maand na de datum van bekendmaking van de aankondiging van vergelijkend onderzoek). Zij wees er echter op dat klager zelf had verklaard dat zij dit tot het einde toe niet had gedaan, en dus het risico aanvaardde dat de aanvraag op het laatste moment zou worden gevalideerd en de termijn mogelijk zou worden overschreden.

13. EPSO verklaarde dat het sympathiseerde met klager en nooit haar verklaringen over haar gezondheidstoestand, ziekenhuisopname of medische verklaring betwistte. Zij wees er echter op dat klager een wettelijke termijn die formeel in de aankondiging van vergelijkend onderzoek was vastgesteld, niet had gehaald. Hierdoor kon zij niet in aanmerking worden genomen voor dit vergelijkend onderzoek.

14. EPSO voerde aan dat het talloze verzoeken ontvangt van kandidaten die "omde een of andere reden"hun sollicitaties niet binnen de gestelde termijn kunnen voltooien. EPSO voerde aan dat, hoewel sommige gevallen meer "verdienendan andere", het uiterst moeilijk is om te bepalen welke reden voor het verlenen van verlengingen onder bijvoorbeeld "ziekte, ongeval, zakenreizen of computerproblemen" meer waard is. De verificatie van alle verzoeken zou de taken van EPSO onbeheersbaar maken. Als een kandidaat voor een langere periode arbeidsongeschikt zou zijn, zou het vergelijkend onderzoek niet volgens schema verlopen, wat een uiterst complexe logistieke oefening bemoeilijkt. Het zou EPSO ook kunnen blootstellen aan betwisting door andere kandidaten wier verzoeken om laattijdige validering worden afgewezen.

15. EPSO voegt daaraan toe dat het zich bewust is van de noodzaak om waar mogelijk flexibel te zijn. Zij is echter vooral gebonden aan de wettelijke verplichting om alle kandidaten gelijk te behandelen en de beginselen van evenredigheid en non-discriminatie te allen tijde in acht te nemen.

16. Aangezien klager i) een volledige maand had om haar online sollicitatie in te vullen en ii) nietvóórhet verstrijken van de termijn voor het indienen van sollicitaties had meegedeeld dat er sprake was van uitzonderlijke omstandigheden “, heeft EPSO zijn besluit gehandhaafd. Zij voegde daaraan toe dat zij inmiddels had besloten de kandidaten nog explicieter te informeren en hen aan te sporen zich zo spoedig mogelijk in te schrijven. Bovendien merkte zij op dat de algemene regels voor algemene vergelijkende onderzoeken dienovereenkomstig zouden worden geactualiseerd.

17. Klager voerde aan dat zij EPSOtijdigop de hoogte had gesteld van haar ziekte " en haar een medisch attest had verstrekt, maar dat zij een antwoord had ontvangen waarin stond dat "geen rekening mag worden gehouden met persoonlijke omstandigheden". EPSO erkende dat een medisch probleem dat door een medisch certificaat wordt aangetoond, uitzonderlijke omstandigheden zijn, maar herhaalde dat het tijdig ter kennis van EPSO moet worden gebracht om passende maatregelen te kunnen nemen.

Beoordeling van de Ombudsman die tot ontwerpaanbevelingen heeft geleid

18. Het is duidelijk dat het verzuim van klager om haar aanvraag te valideren een rechtstreeks gevolg was van een ziekte en ziekenhuisopname waardoor zij tijdelijk niet in staat was haar zaken te regelen. Het is eveneens duidelijk dat de rechtsleer van overmacht als leidraad had moeten dienen voor EPSO bij de behandeling van het verzoek van klager om aanvaarding van haar verzoek. Het feit dat klager haar aanvraag had kunnen valideren in de periode voordat zij ziek werd, is niet relevant. De wettelijke termijn voor een actie betekent dat deze actie op elk moment binnen de voorgeschreven termijn kan worden ondernomen. Dit betekent in het geval van het betrokken vergelijkend onderzoek dat de kandidaten het recht hebben gekregen om hun sollicitaties te allen tijde te valideren vanaf 4 juli 2013 tot het allerlaatste moment van de uiterste datum, met inbegrip van 6 augustus 2013 om 11.59 uur.

19. De Ombudsman begrijpt dat het vaststellen van een strikte termijn het doel van rechtszekerheid dient. De Ombudsman begrijpt ook dat EPSO verplicht is alle kandidaten van hetzelfde vergelijkend onderzoek gelijk te behandelen. Een andere behandeling van een kandidaat betekent echter niet noodzakelijkerwijs dat andere kandidaten niet gelijk worden behandeld. Zoals in de Europese code van goed administratief gedrag is vermeld, is een verschil in behandeling in een specifiek geval gerechtvaardigd wanneer er een objectieve grondslag is om dat verschil in behandeling te ondersteunen. De beginselen van behoorlijk bestuur en in het bijzonder het billijkheidsbeginsel vereisen dat sollicitaties van kandidaten die vóór het verstrijken van de termijn ernstig ziek zijn geworden of het slachtoffer zijn geworden van een ongeval en derhalve objectief gezien niet in staat zijn hun sollicitatie tijdig te valideren, niet worden afgewezen louter omdat zij door hun ziekte of ongeval niet in staat waren de termijn in acht te nemen[3]. Er waren objectieve redenen om klager in deze zaak anders te behandelen, maar EPSO heeft ervoor gekozen dit niet te doen. In feite lijkt het zich te hebben gebaseerd op een inflexibele regel dat "geenrekening mag worden gehouden met persoonlijke omstandigheden".

20. In zijn advies nam EPSO een standpunt in dat onduidelijk, niet overtuigend en dubbelzinnig is. Enerzijds leek zij toe te geven dat zij" in uitzonderlijke gevallen" verlengingen kan toestaan, waarbij zij eraan toevoegde dat dergelijke verzoeken "tijdig " moeten worden ingediend, d.w.z. vóór het verstrijken van de termijn. Anderzijds voerde zij aan dat zij een dermate groot aantal verzoeken om verlenging ontvangt dat zij niet over voldoende middelen beschikt om ze allemaal te onderzoeken en dat het onderzoeken ervan of het verlenen van verlengingen zou leiden tot vertraging bij vergelijkende onderzoeken die een vooraf vastgesteld tijdschema moeten volgen. Tot slot voerde EPSO aan dat kandidaten ook gelijk moeten worden behandeld.

21. De Ombudsman wijst erop dat gevallen van overmacht van nature onvoorspelbaar en plotseling zijn. Verzoeken om verlenging wegens overmacht (zoals ziekte of ongeval) die zich op het allerlaatste moment voor het verstrijken van de termijn voordoen, kunnen per definitie niet binnen de gestelde termijn worden ingediend. Zij is het dus niet eens met het standpunt van EPSO dat dergelijke verzoeken "tijdig"moeten worden ingediend als dit zou betekenen dat ze noodzakelijkerwijs vóór het verstrijken van de termijn moeten worden verzonden.

22. Met betrekking tot het argument van EPSO dat het zo veel verzoeken om verlenging ontvangt dat het niet over de middelen of middelen beschikt om deze te behandelen zonder de vergelijkende onderzoeken uit te stellen, merkt de Ombudsman op dat EPSO zijn argument niet heeft onderbouwd door statistische gegevens over het betrokken vergelijkend onderzoek te verstrekken.

23. De Ombudsman is hoe dan ook niet van mening dat het een buitensporige administratieve last zou vormen voor EPSO om medische verklaringen ter staving van overmacht te onderzoeken om te beslissen of verlengingen na het verstrijken van de termijn worden toegestaan, indien dergelijke verzoeken onverwijld worden ingediend. Het is niet moeilijk om verzoeken om verlenging op basis van zakenreizen of computerproblemen te onderscheiden van verzoeken om verlenging op basis van ziekenhuisopname als gevolg van een plotselinge, ernstige ziekte of een ongeval.

24. Hoewel de Ombudsman de bezorgdheid van EPSO begrijpt dat het een hele vergelijkend onderzoeksprocedure niet kan uitstellen vanwege één kandidaat, is zij van mening dat EPSO het juiste evenwicht moet kunnen vinden tussen het opvangen van personen in uiterst moeilijke situaties en het niet in gevaar brengen van de hele aanwervingsprocedure. Het bestaan zelf van computergestuurde testcentra, assessmentcentra en professionele jury's zou de organisatie van speciale regelingen moeten vergemakkelijken voor kandidaten die hun sollicitaties niet tijdig kunnen valideren als gevolg van overmacht.

25. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman van mening dat er goede redenen zijn voor EPSO om in beginsel te aanvaarden dat afwijkingen van termijnen in geval van overmacht, zoals plotselinge ziekenhuisopname als gevolg van een ernstige ziekte of ongeval, moeten worden toegestaan. Het potentiële risico dat een termijn niet in acht wordt genomen, is niet relevant in dergelijke situaties.

26. In dit specifieke geval betwistte EPSO de verklaring van klager niet dat zij in het ziekenhuis was opgenomen en op een infuus moest worden geplaatst; Ook heeft zij haar medische verklaring niet betwist. De Ombudsman is van mening dat de ziekenhuisopname van klager steun biedt aan het standpunt dat haar toestand uitzonderlijk en onvoorzienbaar was, hetgeen neerkomt op een omstandigheid die zeer waarschijnlijk als overmacht zou kunnen worden aangemerkt. Aangezien klager haar voorwaarde ook onmiddellijk nadat hij daartoe in staat was, aan EPSO heeft meegedeeld, is de Ombudsman van mening dat het billijk zou zijn geweest als EPSO haar verzoek had ingewilligd of op zijn minst serieus had onderzocht. Dat zij dat niet heeft gedaan, is een geval van wanbeheer.

27. Wanneer de Ombudsman een geval van wanbeheer vaststelt, zal zij normaal gesproken een oplossing voorstellen of een aanbeveling doen om de situatie recht te zetten. In dat geval is de selectieprocedure afgerond en is de desbetreffende reservelijst bekendgemaakt in het Publicatieblad[4]. In dit stadium is het niet langer mogelijk om een oplossing te vinden die de zaken voor de klager corrigeert. Het is echter belangrijk dat dergelijke slechte praktijken niet worden herhaald en dat EPSO zijn aanpak voor de toekomst wijzigt. Daarom zal de Ombudsman hieronder drie ontwerpaanbevelingen doen.

De ontwerpaanbevelingen

Op basis van het onderzoek naar deze klacht doet de Ombudsman EPSO de volgende ontwerpaanbevelingen:

1. EPSO moet erkennen dat er gevallen zijn waarin het billijk en gepast is om een nieuwe termijn vast te stellen voor de validering van sollicitaties van kandidaten die een termijn niet hebben gehaald in omstandigheden van overmacht, bijvoorbeeld als gevolg van ziekte of een ongeval.

2. EPSO moet in zijn algemene regels voor algemene vergelijkende onderzoeken verduidelijken onder welke omstandigheden een dergelijke nieuwe termijn kan worden vastgesteld.

3. EPSO moet de kandidaten hiervan in kennis stellen in zijn gids voor algemene vergelijkende onderzoeken.

EPSO en klager zullen van deze ontwerpaanbevelingen in kennis worden gesteld. Overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het statuut van de Europese Ombudsman brengt EPSO uiterlijk op 30 juni 2015 een uitvoerig gemotiveerd advies uit. Het uitvoerig gemotiveerde advies kan bestaan uit de aanvaarding van de ontwerpaanbevelingen en een beschrijving van de wijze waarop deze zijn uitgevoerd.

Straatsburg, 20/03/2015

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

[1] Besluit van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom), PB L 113, blz. 15.

[2] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=PB:C:2013:193A:TOC

[3] De Ombudsman heeft reeds geoordeeld dat kandidaten niet mogen worden bestraft wegens een naar behoren gerechtvaardigde ziekte in gevallen waarin sprake is van uitzonderlijke en objectieve omstandigheden. Zie punt 24 van het besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van het onderzoek op eigen initiatief OI/9/2010/RT betreffende het Europees Bureau voor personeelsselectie, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10428/html.bookmark.

[4] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2014:270A:FULL&from=EN