De achtergrond

1. Op 4 juli 2013 heeft het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) een aankondiging van vergelijkend onderzoek [1] gepubliceerd om een reservelijst op te stellen voor de aanwerving van conferentietolken met het Frans als hoofdtaal. Klager wenste aan dit vergelijkend onderzoek deel te nemen en voltooide de online sollicitatie. De ingevulde aanvragen konden tussen 4 juli 2013 en 6 augustus 2013 om 12.00 uur worden gevalideerd. Klager werd op 5 augustus ziek. Zij verklaart dat zij van 5 tot en met 6 augustus 2013 in het ziekenhuis is opgenomen en dat zij haar aanvraag dus niet binnen de gestelde termijn heeft gevalideerd.

2. Op 7 augustus 2013 heeft klager contact opgenomen met EPSO en haar meegedeeld dat zij tot het allerlaatste moment had gewacht om haar sollicitatie in te vullen. Zij heeft EPSO ook verzocht haar te late aanvraag in te willigen met het oog op een medisch attest waaruit volgens klager bleek dat zij op het relevante tijdstip aan een onvoorzienbare medische aandoening had geleden. Volgens het certificaat van 5 augustus 2013 had klager twee dagen "absolute rust in bed en intensieve therapie" nodig.

3. Op 8 augustus 2013 antwoordde EPSO dat de termijn niet kon worden verlengd.

4. Op 30 augustus 2013 diende klager overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in bij EPSO.

5. In januari 2014 diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman [2].

Bewering dat EPSO ten onrechte klager niet tot het vergelijkend onderzoek en de daarmee verband houdende vordering heeft toegelaten

Aanbevelingen van de Ombudsman 

6. De Ombudsman onderzocht de zaak en stelde vast dat EPSO niet had onderzocht of de omstandigheden van klager een geval van overmacht vormden [3]. EPSO stelde zich op het standpunt dat er, afgezien van gevallen waarin het niet tijdig indienen van een aanvraag kan worden toegeschreven aan een fout of een tekortkoming van EPSO, geen omstandigheden zijn waarin het zal overwegen de uiterste termijn voor het indienen van een aanvraag te verlengen of een te late aanvraag te aanvaarden. EPSO erkent namelijk niet dat het beginsel van overmacht in acht moet worden genomen.

7. Als gevolg daarvan deed de Ombudsman in maart 2015 de volgende aanbevelingen:

"1) EPSO moet erkennen dat er gevallen zijn waarin het billijk en gepast is een nieuwe termijn vast te stellen voor de validering van sollicitaties van kandidaten die een termijn niet hebben gehaald in geval van overmacht, bijvoorbeeld wegens ziekte of een ongeval.

2) EPSO moet in zijn algemene regels voor algemene vergelijkende onderzoeken verduidelijken onder welke omstandigheden een dergelijke nieuwe termijn kan worden vastgesteld.

3) EPSO moet de kandidaten hiervan in kennis stellen in zijn Gids voor algemene vergelijkende onderzoeken."

8. Op 30 juni 2015 verwierp EPSO de aanbevelingen van de Ombudsman. EPSO handhaafde zijn standpunt dat klager in het specifieke geval in kwestie een in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vastgestelde wettelijke termijn had gemist. Voorts verklaarde zij dat er elk jaar in totaal ongeveer 70.000 aanvragers zijn die hun EPSO-aanvragen met succes valideren. EPSO ontvangt honderden verzoeken van kandidaten die hun sollicitatie niet tijdig afronden. Zij voegde daaraan toe dat ongeveer 50 % van de aanvragen tijdens de laatste 36 uur van de registratieperiode wordt gevalideerd [4]. Tegen deze achtergrond, en in reactie op de aanbevelingen van de Ombudsman, verklaarde EPSO dat het zich ertoe verbindt de algemene regels voor algemene vergelijkende onderzoeken alleen aan te passen " voor zover het kandidaten nog explicieter informatie verstrekt over de verplichting om tijdig te valideren en er bij hen op aandringt hun inschrijving zo snel mogelijk te voltooien".

9. EPSO voegde daaraan toe dat het, zelfs indien het bepaalde situaties als overmacht zou aanvaarden, geen redelijke afsluitingsdatum voor laattijdige valideringen kan vaststellen, omdat EPSO op grond van het evenredigheids- en het non-discriminatiebeginsel een volledige selectieprocedure niet in gevaar kan brengen door kandidaten die een termijn hebben gemist, toe te staan opnieuw deel te nemen aan een vergelijkend onderzoek. In dit verband heeft zij verklaard dat wanneer personen die voor een langere periode arbeidsongeschikt zijn, opnieuw aan een wedstrijd zouden deelnemen, dit zou betekenen dat wedstrijden, die uiterst complexe logistieke oefeningen zijn, niet volgens schema zouden verlopen. Dit zou ook het risico met zich meebrengen dat kandidaten die hun sollicitatie tijdig hebben ingediend, worden benadeeld.

10. Tot slot zei EPSO dat het moeite zou hebben om de verschillende rechtvaardigingen van late sollicitaties over de hele wereld op een eerlijke en consistente manier te beoordelen, aangezien kandidaten zich op verschillende situaties zouden kunnen beroepen, zoals ziekenhuisopname, ziekte van een ten laste komende persoon of rouw. Dit zou ook verdere vragen doen rijzen over de aard en het tijdschema van het bewijsmateriaal dat nodig is om dit als bewezen te beschouwen. Uiteindelijk was EPSO van mening dat het hierdoor nog meer klachten van laattijdige aanvragers zou krijgen.

Aanvullende antwoorden van EPSO na vergaderingen tussen de Ombudsman en het EPSO-personeel

Bijeenkomst in januari 2016

11. In januari 2016 hadden medewerkers van de Ombudsman hun eerste ontmoeting met EPSO om de standpunten van EPSO toe te lichten. Tijdens de vergadering verklaarde EPSO dat kandidaten een hele maand de tijd hebben om hun sollicitatie in te vullen en te valideren (in dit geval had klager van 4 juli tot en met 6 augustus de tijd om haar sollicitatie in te vullen en te valideren). EPSO zei dat het kandidaten sterk en herhaaldelijk aanmoedigt om hun sollicitaties ruim voor de deadline in te dienen. Het voegde eraan toe dat wanneer zich problemen voordoen, het bijna altijd is waar kandidaten de voltooiing en indiening van hun sollicitaties tot het allerlaatste moment verlaten. Om dit punt kracht bij te zetten, merkte het op dat publicatiedata ruim vóór de maandlange periode waarin sollicitaties kunnen worden ingevuld en gevalideerd, op grote schaal worden meegedeeld (zo kunnen kandidaten hun sollicitaties ruim vóór de maandlange periode voorbereiden). Bovendien is het EPSO-account van een kandidaat te allen tijde toegankelijk vanaf elke locatie waar internet beschikbaar is. Zij merkte ook op dat zij sinds 2010 werkt met een programma van jaarlijkse cycli. De generalistische wedstrijden worden daarom elk jaar herhaald. Dus als kandidaten de kans missen om het ene jaar te solliciteren, kunnen ze het volgende jaar solliciteren.

12. EPSO verklaarde vervolgens dat een geval van overmacht in deze juridische en feitelijke context moet worden onderzocht: overeenkomstig het beginsel van de zorgplicht mag een kandidaat niet wachten tot het laatste moment om zijn of haar sollicitatie te valideren.

13. Naast de ongeveer 70.000 kandidaten die elk jaar met succes EPSO-sollicitaties valideren, ontvangt EPSO enkele honderden verzoeken van kandidaten die hun sollicitatie niet tijdig afronden – soms als gevolg van factoren waarover zij controle hadden, soms niet. EPSO heeft verklaard dat het deze verzoeken altijd snel en professioneel heeft behandeld.

14. Bij alle vergelijkende onderzoeken in de loop der jaren ziet EPSO consequent dat ongeveer 50 % van de sollicitaties in de laatste 36 uur van de inschrijvingsperiode is gevalideerd.

15. Als EPSO of zijn IT-systemen er om welke reden dan ook toe bijdragen dat een kandidaat niet vóór het verstrijken van de termijn kan valideren en de kandidaat EPSO daarvan tijdig in kennis stelt, verlengt EPSO de termijn voor alle kandidaten of geeft het individuele kandidaten extra tijd om hun sollicitaties te valideren.

16. Zelfs als men zou aanvaarden dat gevallen van ziekte of ongeval een verlenging of heropening van een termijn verdienen, was EPSO van mening dat het moeilijk zou zijn om een redelijke sluitingsdatum voor late valideringen vast te stellen, aangezien potentiële kandidaten gedurende aanzienlijke perioden onbekwaam zouden kunnen zijn.

17. Bovendien heeft EPSO uitgelegd dat het ook gebonden is aan de beginselen van evenredigheid en non-discriminatie. Het zou dus uiterst moeilijk zijn om het juiste evenwicht te vinden tussen kandidaten die zich op verschillende gevallen van overmacht willen beroepen en de noodzaak om de gehele selectieprocedure niet in gevaar te brengen. Mocht een kandidaat na de valideringsdatum voor een langere periode arbeidsongeschikt zijn, dan zou het vergelijkend onderzoek niet volgens schema verlopen, wat problemen zou opleveren voor een uiterst complexe logistieke exercitie. Dit zou de kandidaten die wel tijdig hebben gevalideerd, benadelen en de instellingen ongemak bezorgen.

18. Daarnaast zei EPSO dat het moeilijk in te zien is hoe het de verschillende rechtvaardigingen van laattijdige aanvragers op een eerlijke en consistente manier kan vergelijken en evalueren. Het stelde de vraag wat een toereikende rechtvaardiging is. Vormt bijvoorbeeld de ziekenhuisopname van de verzoeker, een ziekte van een ten laste komende persoon of het overlijden van een naast familielid een rechtvaardiging? Zij had ook vragen over de documentatie die als bewijs moest worden verstrekt en over de termijn voor de indiening van die documentatie. EPSO was van mening dat het moeilijk zou zijn om de grens tussen kandidaten te trekken. Als gevolg daarvan zou zij verdere klachten ontvangen en zouden meer zaken kunnen worden voorgelegd aan het Gerecht voor ambtenarenzaken en de Ombudsman.

Bijeenkomst in september 2016

19. De tweede bijeenkomst tussen de Ombudsman en het EPSO-personeel vond plaats in september 2016. EPSO neemt de bevindingen van de Ombudsman zeer serieus en is het er in beginsel mee eens dat zich een zeer beperkt aantal gevallen kan voordoen waarin kandidaten (of potentiële kandidaten) in ernstige gevallen van overmacht niet aan hun verplichtingen kunnen voldoen of niet kunnen deelnemen aan een toets in verband met een selectieprocedure. EPSO benadrukte echter ook dat het van het grootste belang is om, met inachtneming van de beginselen van evenredigheid en behoorlijk bestuur, het juiste evenwicht te vinden tussen de bescherming van de belangen van de door overmacht getroffen kandidaten enerzijds en het belang van de dienst op tijdige en kosteneffectieve wijze, alsook het gewettigd vertrouwen van de andere kandidaten om eerlijk, snel en zonder onnodige vertraging te worden geselecteerd, anderzijds.

20. In het licht van het bovenstaande zei EPSO dat het alle individuele verzoeken op basis van overmacht per geval zou beoordelen, rekening houdend met de omstandigheden van elk specifiek geval en de volgende factoren:

a) of de kandidaten daadwerkelijk onbekwaam waren of anderszins niet in staat waren om binnen de gestelde termijn aan hun verplichtingen te voldoen als gevolg van ernstige en onvoorzienbare omstandigheden waarover zij geen controle hadden en waarvoor zij geen oplossing konden vinden;

b) of de bovengenoemde omstandigheden gedurende een aanzienlijke periode onmiddellijk voorafgaand aan de gemiste termijn voortduurden, en of zij voortduurden op de dag of gedurende de periode waarin aan een specifieke verplichting moest worden voldaan;

c) of de kandidaten officieel bewijs van dergelijke omstandigheden hebben verstrekt (zoals een medische verklaring of een verklaring van de bevoegde autoriteiten van de staat);

d) of de kandidaten zorgvuldig en zonder onnodige vertraging hebben gehandeld toen zij EPSO in kennis stelden van hun onvermogen om binnen de termijn aan hun verplichtingen te voldoen, en

e) of het verzoek kan worden ingewilligd zonder de procedure van het vergelijkend onderzoek en de andere kandidaten daarin te vertragen.

21. EPSO zei dat onder omstandigheden die in beginsel als overmacht kunnen worden beschouwd, ook ernstige of levensbedreigende ziekten of bevallingen vallen. Zij verklaarde dat zij verzoeken niet zal aanvaarden in gevallen waarin het door gebrek aan zorgvuldigheid of onzorgvuldig gedrag duidelijk is dat de kandidaat heeft bijgedragen aan zijn of haar onvermogen om de sollicitatie binnen de gestelde termijn in te vullen. Wat betreft het niet binnen de gestelde termijn afronden van een sollicitatie, merkte EPSO ook op dat kandidaten minimaal een maand de tijd krijgen om te solliciteren en herhaaldelijk worden gewaarschuwd voor het risico dat hun sollicitatie aan het einde van de periode wordt gevalideerd, om welke reden dan ook.

22. Het merkte op dat als het probleem onder de verantwoordelijkheid van EPSO valt (zoals een storing van zijn IT-systemen), het uiteraard flexibiliteit zal blijven tonen, op voorwaarde dat een kandidaat EPSO tijdig op de hoogte brengt.

23. In het licht van al deze overwegingen verklaarde EPSO dat het bereid is de algemene regels voor algemene vergelijkende onderzoeken aan te passen aan het hierboven beschreven beleid.

Beoordeling van de Ombudsman na de aanbevelingen

24. De Ombudsman merkt op dat het vergelijkend onderzoek in kwestie is beëindigd en dat klager ervoor heeft gekozen geen commentaar te geven op het antwoord van EPSO op haar aanbevelingen. In het licht hiervan is de Ombudsman van oordeel dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek naar deze specifieke klacht.

25. De Ombudsman merkt echter op dat haar aanbevelingen in deze zaak bedoeld waren om algemeen van toepassing te zijn; zij beogen een belangrijk beginselpunt te verduidelijken, namelijk of het beginsel van overmacht van toepassing kan zijn in het kader van vergelijkende onderzoeken van EPSO. De Ombudsman merkt op dat de kwestie van overmacht, in de context van het niet binnen de gestelde termijn afronden van een EPSO-aanvraag, reeds in november 2006 door de Ombudsman is behandeld, precies tien jaar geleden. In die zaak [5] bleek EPSO vervolgens te hebben aanvaard dat het beginsel van overmacht wel van toepassing was op vergelijkende onderzoeken van EPSO, maar dat het van mening was dat overmacht in het specifieke geval niet van toepassing was. De toenmalige Ombudsman oordeelde dat de behandeling van die zaak door EPSO noch evenredig noch billijk was en derhalve neerkwam op wanbeheer.

26. Het Unierecht erkent duidelijk dat het beginsel van overmacht van toepassing is op procedurele termijnen. Het is ook juist dat dit beginsel aan zeer strenge eisen is onderworpen, onder meer dat de betrokkene de nodige zorgvuldigheid en zorgvuldigheid aan de dag legt. In zijn besluit van november 2006 merkte de toenmalige Ombudsman echter op: “... de Ombudsman is niet op de hoogte van bepalingen die EPSO zouden kunnen verbieden de termijn voor de bevestiging van de registratie (van een aanvraag) te verlengen indien wordt aangetoond dat deze termijn wegens overmacht niet in acht kon worden genomen. Integendeel, de Ombudsman wijst er naar analogie op dat volgens artikel 45 van het Statuut van het Hof van Justitie (versie november 2005) „[i]n geen enkel recht [...] afbreuk [mag] worden gedaan door het verstrijken van een termijn indien de betrokkene het bestaan van onvoorziene omstandigheden of overmacht aantoont”.

27. De Ombudsman is dankbaar dat EPSO in de loop van dit onderzoek zijn eerdere standpunt heeft gewijzigd en nu al haar aanbevelingen heeft aanvaard. Hoewel gevallen van overmacht zeldzaam zijn, zijn er situaties waarin het billijk en gepast is om een te late aanvraag te accepteren. Het verheugt de Ombudsman dat EPSO dit principepunt nu aanvaardt.

Conclusie

Op basis van het onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman de klacht af met de volgende conclusie:

De Ombudsman is verheugd dat EPSO nu al haar aanbevelingen betreffende de toepassing van het beginsel van overmacht in het kader van vergelijkende onderzoeken van EPSO heeft aanvaard.

Klager en EPSO zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 17/11/2016

[1] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=PB:C:2013:193A:TOC

[2] Voor meer informatie over de achtergrond van de klacht, de argumenten van de partijen en het onderzoek van de Ombudsman wordt verwezen naar de volledige tekst van de aanbeveling van de Ombudsman, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/59332/html.bookmark.

[3] Onder overmacht wordt in de regel verstaan een situatie waarin een ernstige en onweerstaanbare kracht of onvoorzienbare gebeurtenis buiten de wil van een persoon de nakoming van een verplichting materieel onmogelijk maakt.

[4] Wat de selectiecyclus voor administrateurs in 2014 betreft, was het aantal sollicitaties dat in de afgelopen 36 uur helemaal opnieuw werd ingediend, gelijk aan een derde van het uiteindelijke aantal kandidaten. Bovendien zijn meer dan 7.000 kandidaten tussen middernacht en 12 uur 's middags op de laatste dag van registratie met hun sollicitaties begonnen.

[5] Zaak 1085/2006/MHZ. Zie het besluit op: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3139/html.bookmark.