Magħmul skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew ^[1]

F’Marzu 2016, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tagħmel il-minuti pubbliċi ta’ laqgħa tal-Kummissjoni li fiha l-Kummissarji ddiskutew id-“dikjarazzjonijiet” tal-Kummissjoni marbuta mal-ftehim ta’ Frar 2016 li sar bejn l-UE u r-Renju Unit fit-tħejjija għar-“referendum dwar il-Brexit” ta’ Ġunju 2016. Il-Kummissjoni rrifjutat li tirrilaxxa l-minuti. F’Mejju 2016, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina d-deċiżjoni tagħha. Il-Kummissjoni mbagħad estendiet l-iskadenza ta’ 15-il jum ta’ xogħol biex twieġeb bi 15-il jum ta’ xogħol. F’Ġunju 2016, hija infurmat lill-ilmentatur li, minħabba konsultazzjonijiet interni, ma setgħetx twieġeb sal-iskadenza l-ġdida. Hija skużat ruħha għad-dewmien addizzjonali. Wara li kien għadu ma rċieva l-ebda tweġiba, fl-10 ta' Awwissu 2016 l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman dwar in-nuqqas ta' tweġiba.

L-Ombudsman fetħet inkjesta. Fit-28 ta’ Ottubru 2016, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li ma kinitx se tagħtih aċċess għall-minuti peress li jekk jagħmel dan ikun qed jimmina serjament il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tagħha.

Peress li l-għan ta' din l-inkjesta speċifika tal-Ombudsman kien li tinkiseb tweġiba mill-Kummissjoni għat-talba għal aċċess pubbliku, l-Ombudsman ikkonkluda li l-Kummissjoni issa kienet iddeċidiet il-kwistjoni tan-nuqqas ta' tweġiba. Madankollu, l-Ombudsman qieset li n-nuqqas ta’ tweġiba fl-iskadenzi preskritti kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Għalhekk hija tagħmel ir-rakkomandazzjonijiet xierqa lill-Kummissjoni.

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Fit-18-19 ta' Frar 2016, il-Kunsill Ewropew qabel dwar sett ta' "arranġamenti", li jsiru effettivi ladarba r-Renju Unit ikun informa lill-Kunsill li r-Renju Unit kien iddeċieda li jibqa' membru tal-Unjoni Ewropea. Dak is-sett ta’ “arranġamenti” kien jinkludi erba’ “dikjarazzjonijiet” tal-Kummissjoni Ewropea:

· Dikjarazzjoni tal-Kummissjoni dwar mekkaniżmu ta’ implimentazzjoni tas-sussidjarjetà u mekkaniżmu ta’ implimentazzjoni għat-tnaqqis tal-piżijiet;

· Dikjarazzjoni tal-Kummissjoni Ewropea dwar l-indiċjar tal-benefiċċji tat-tfal esportati lejn Stat Membru għajr dak fejn jirrisjedi l-ħaddiem;

· Dikjarazzjoni tal-Kummissjoni dwar mekkaniżmu ta’ salvagwardja;

· Dikjarazzjoni tal-Kummissjoni dwar kwistjonijiet relatati mal-abbuż tad-dritt tal-moviment liberu tal-persuni.

Id-dikjarazzjonijiet saru pubbliċi mill-Kunsill fid-19 ta' Frar 2016 [2].

2. Fit-3 ta’ Marzu 2016, l-ilmentatur, ċittadin tar-Renju Unit li jispeċjalizza fl-affarijiet Ewropej, talab lill-Kummissjoni tippubblika “l-minuti tal-laqgħa tal-kulleġġ tal-Kummissjoni li fiha ġew adottati l-erba’ dikjarazzjonijiet mehmuża mal-konklużjoni tal-Kunsill Ewropew tat-18-19 ta’ Frar (l-Anness 4-7), jew rekord dokumentarju ekwivalenti”.

3. Fl-20 ta’ April 2016, il-Kummissjoni rrifjutat l-aċċess minħabba li, fil-fehma tagħha, id-dokumenti kienu relatati ma’ proċess ta’ teħid ta’ deċiżjonijiet li kien għaddej u li kien se jiġi mminat serjament kieku l-minuti kellhom isiru pubbliċi.

4. Fis-17 ta’ Mejju 2016, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina r-rifjut tagħha li tiddivulga d-dokumenti. Fit-8 ta’ Ġunju 2016, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li kellha testendi l-iskadenza ta’ 15-il jum ta’ xogħol biex twieġeb għalih bi 15-il jum ta’ xogħol ieħor, jiġifieri sad-29 ta’ Ġunju 2016. Fit-28 ta’ Ġunju 2016, il-Kummissjoni għal darb’oħra infurmat lill-ilmentatur li ma setgħetx tieħu deċiżjoni dwar it-talba għal rieżami minħabba li l-konsultazzjonijiet interni tagħha kienu għadhom għaddejjin. Hija skużat ruħha għad-dewmien addizzjonali. L-ilmentatur bagħat tfakkira u rċieva apoloġija oħra fil-5 ta’ Awwissu 2016.

5. Sadanittant, fit-23 ta’ Ġunju 2016, l-elettorat tar-Renju Unit ivvota permezz ta’ referendum li r-Renju Unit għandu joħroġ mill-UE. Fis-16 ta' Ottubru 2016, il-Gvern tar-Renju Unit ħabbar li, f'konformità mal-proċedura stabbilita fl-Artikolu 50 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, ir-Renju Unit, sal-aħħar ta' Marzu 2017, ser jinnotifika lill-Kunsill Ewropew bl-intenzjoni tiegħu li joħroġ mill-Unjoni Ewropea. Dik in-notifika tiskatta proċess ta’ negozjati ta’ sentejn. Il-Kummissjoni Ewropea tirrappreżenta lill-Unjoni Ewropea f'dak il-proċess ta' negozjar.

L-inkjesta

6. Fl-10 ta' Awwissu 2016, l-ilmentatur ilmenta mal-Ombudsman, u għamel l-allegazzjoni u d-dikjarazzjoni li ġejjin:

Allegazzjoni:

Il-Kummissjoni naqset milli twieġeb għat-talba tal-ilmentatur għal rieżami tas-17 ta’ Mejju 2016 fil-limitu ta’ żmien preskritt mill-Artikolu 8 tar-Regolament 1049/2001.

Pretensjoni:

Il-Kummissjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokumenti mitluba, jew, tagħti r-raġunijiet tagħha għar-rifjut totali jew parzjali tagħha.

7. Fit-30 ta' Settembru 2016, l-Ombudsman fetħet inkjesta, fejn enfasizzat li l-Kummissjoni kienet diġà estendiet darbtejn, fit-8 u t-28 ta' Ġunju 2016, l-iskadenza għat-tweġiba għat-talba għal rieżami tal-ilmentatur. Fil-31 ta' Ottubru 2016, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li, fl-istess jum, kienet bagħtet id-deċiżjoni tagħha dwar it-talba għal rieżami (adottata fit-28 ta' Ottubru 2016) lill-ilmentatur. F’din id-deċiżjoni, l-aċċess tal-pubbliku għall-minuti inkwistjoni ġie rrifjutat minħabba li dan jippreġudika serjament il-proċess deċiżjonali tal-Kummissjoni u l-prinċipju ta’ kolleġġjalità.

Allegat nuqqas ta’ tweġiba għat-talba għal rieżami

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

8. L-ilmentatur argumenta li, fiż-żmien meta lmenta mal-Ombudsman, kien qed jistenna 12-il ġimgħa għal tweġiba, aktar mid-doppju tal-limitu ta’ żmien massimu. Fit-28 ta’ Ġunju 2016, il-Kummissjoni skużat ruħha għad-dewmien. Hija skużat ruħha mill-ġdid fil-5 ta’ Awwissu 2016.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman li twassal għal rakkomandazzjoni

9. Fil-31 ta’ Ottubru 2016, il-Kummissjoni bagħtet id-deċiżjoni tagħha dwar it-talba għal rieżami lill-ilmentatur. Għalhekk, il-Kummissjoni ddeċidiet il-parti tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li tirrigwarda n-nuqqas ta’ tweġiba.

10. Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni għandha tagħti aċċess għad-dokumenti mitluba jew tipprovdi raġunijiet għaliex ma għamlitx dan, il-Kummissjoni issa wieġbet lill-ilmentatur u pprovdiet raġuni għaliex ma tatx aċċess għad-dokumenti. Għalhekk, it-talba tal-ilmentatur ġiet ittrattata wkoll [3].

11. Madankollu, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni wieġbet għat-talba tal-ilmentatur għal rieżami erba’ xhur wara l-perjodu massimu għat-tweġiba għal talba għal rieżami [4].

12. Il-perjodu ta’ żmien meħtieġ biex tiġi ttrattata talba partikolari għal aċċess pubbliku għad-dokumenti jiddependi fuq għadd ta’ fatturi, inkluż l-għadd ta’ dokumenti mitluba, it-tul u l-kumplessità tagħhom u, fuq kollox, il-kumplessità u s-sensittività tal-kwistjonijiet li jistgħu jinqalgħu fir-rigward tal-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001. L-Ombudsman iddikjara li, jekk istituzzjoni tiġi ffaċċjata bi ħtieġa oġġettiva għal perjodu ta' żmien estiż biex tipproċessa applikazzjoni, ikun konformi mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba li kieku l-istituzzjoni kellha tispjega lill-applikant ir-raġunijiet għaliex ikun hemm din il-ħtieġa, u wkoll li tipprovdi lill-applikant b'xi indikazzjoni ta' kemm se tieħu żmien biex tipproċessa l-applikazzjoni [5]. Applikant jeħtieġ tali informazzjoni sabiex jieħu deċiżjoni infurmata dwar jekk huwiex fl-interess tiegħu li jeżerċita d-diversi għażliet tiegħu inkluż jekk jagħmilx ilment lill-Ombudsman jew rikors quddiem il-Qrati tal-UE.

13. F’dan il-każ, il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda spjegazzjoni valida għad-dewmien twil ħafna fit-trattament ta’ din l-applikazzjoni. Il-Kummissjoni sempliċement iddikjarat li kellha bżonn twettaq konsultazzjonijiet interni. Din id-dikjarazzjoni, waħedha, ma tispjegax għaliex seħħ id-dewmien twil u ċertament ma tiġġustifikahx. Il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda informazzjoni dwar x’kienu dawn il-konsultazzjonijiet u għaliex ma setgħux jitwettqu fit-termini preskritti. Id-dewmien huwa saħansitra aktar sorprendenti peress li, fir-raġunament tar-rifjut li l-minuti jsiru pubbliċi, il-Kummissjoni sempliċement tibbaża ruħha fuq il-protezzjoni (b’mod ġenerali) tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-Kummissjoni (meta jikkonċerna “minuti speċjali”) u l-prinċipju ta’ kolleġġjalità. Mhuwiex ċar għaliex ħa daqshekk żmien biex jasal għal din il-fehma.

14.  Barra minn hekk, il-Kummissjoni ma tat l-ebda indikazzjoni ċara lill-ilmentatur, fit-tieni ittra tagħha tat-28 ta’ Ġunju 2016 li tinforma lill-ilmentatur bid-dewmien, dwar meta setgħet tkun mistennija tweġiba. Hija sempliċement skużat ruħha mal-ilmentatur għad-dewmien li kien seħħ mingħajr ma tat ebda indikazzjoni dwar meta kellha tkun mistennija tweġiba.

15. Dan jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Fuq il-bażi ta' din is-sejba l-Ombudsman se jagħmel ir-rakkomandazzjoni xierqa lill-Kummissjoni.

16. Il-Kummissjoni issa għandha l-opportunità li tippreżenta opinjoni fir-rigward tas-sejba tal-Ombudsman u r-rakkomandazzjoni relatata.

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman wasal għall-konklużjonijiet li ġejjin:

Il-Kummissjoni ddeċidiet dwar l-allegazzjoni ta’ nuqqas ta’ tweġiba.

Il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda raġuni valida għaliex hija ttardjat l-għoti ta’ tweġiba lill-ilmentatur u ma indikatx lill-ilmentatur meta kienet se tintbagħatlu tweġiba.

Rakkomandazzjoni

Jenħtieġ li l-Kummissjoni dejjem tfittex li tiżgura li tissodisfa l-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 biex twieġeb għal talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Jekk il-Kummissjoni tkun iffaċċjata bi ħtieġa oġġettiva għal perjodu estiż ta’ żmien biex tipproċessa applikazzjoni, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, jenħtieġ li tispjega lill-applikant ir-raġunijiet għaliex din il-ħtieġa tqum, tipprovdi lill-applikant b’indikazzjoni ta’ kemm se tieħu żmien biex tipproċessa l-applikazzjoni u tinforma lill-applikant dwar il-limitu ta’ żmien għall-preżentazzjoni ta’ appell quddiem il-qrati tal-UE.

Il-Kummissjoni u l-ilmentatur se jiġu infurmati b’din ir-rakkomandazzjoni.  F'konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sat-3 ta' Marzu 2017. L-opinjoni dettaljata tista’ tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tar-rakkomandazzjoni u deskrizzjoni ta’ kif ġiet implimentata.

Strasburgu, 02/12/2016

Emily O'Reilly

[1] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[2] Ara http://www.consilium.europa.eu/en/meetings/european-council/2016/02/18-19/

[3] L-Ombudsman jenfasizza li din l-inkjesta ma tindirizzax il-kwistjoni dwar jekk ir-raġunijiet imressqa mill-Kummissjoni għar-rifjut tal-aċċess humiex ġustifikati.

[4] L-iskadenza inizjali ta’ 15-il jum ta’ xogħol għat-tweġiba għat-talba għal rieżami tas-17 ta’ Mejju 2016 skadiet fit-8 ta’ Ġunju 2016. Il-Kummissjoni estendiet l-iskadenza bi 15-il jum ta' xogħol ieħor sad-29 ta' Ġunju 2015. Għaddew erba’ xhur oħra qabel ma l-Kummissjoni ddeċidiet dwar it-talba għal rieżami.

[5] Ara l-paragrafi 30 u 31 tad-Deċiżjoni tal-Ombudsman fil-każ 1302/2009/TS http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/5539/html.bookmark.