L-isfond

1. F'Marzu 2016, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni, abbażi tar-Regolament 1049/2001 [1], biex tippubblika l-minuti ta' laqgħa tal-Kummissjoni li fiha l-Kummissarji ddiskutew id-"dikjarazzjonijiet" tal-Kummissjoni marbuta mal-ftehim ta' Frar 2016 li sar bejn l-UE u r-Renju Unit fit-tħejjija għar-"referendum dwar il-Brexit" ta' Ġunju 2016. Il-Kummissjoni rrifjutat li tirrilaxxa l-minuti. Fis-17 ta’ Mejju 2016, l-ilmentatur talab rieżami [2] tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni. Fit-8 ta’ Ġunju 2016, il-Kummissjoni estendiet l-iskadenza ta’ 15-il jum ta’ xogħol biex twieġeb bi 15-il jum ta’ xogħol ieħor. Imbagħad, fit-28 ta’ Ġunju 2016, hija infurmat lill-ilmentatur li, minħabba konsultazzjonijiet interni, ma setgħetx twieġeb sal-iskadenza estiża. Hija skużat ruħha għad-dewmien addizzjonali.

2. Wara li kien għadu ma rċieva l-ebda tweġiba, fl-10 ta' Awwissu 2016 l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

3. L-Ombudsman fetħet inkjesta. Fit-28 ta' Ottubru 2016, il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur li ma kinitx se tagħtih aċċess għall-minuti inkwistjoni peress li jekk jagħmel dan ikun qed idgħajjef serjament il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tiegħu ^[3].

Allegat nuqqas ta’ tweġiba għat-talba għal rieżami

Ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman

4. L-inkjesti tal-Ombudsman sabu li t-tweġiba tal-Kummissjoni ta’ Ottubru kienet solviet l-allegazzjoni ta’ nuqqas ta’ dan. Madankollu, l-Ombudsman sabet ukoll li l-Kummissjoni wettqet amministrazzjoni ħażina billi naqset milli tispjega d-dewmien u billi ma infurmatx lill-ilmentatur meta kienet se tintbagħat tweġiba.

5. Fit-2 ta' Diċembru 2016, l-Ombudsman ħarġet ir-rakkomandazzjoni li ġejja: Jekk il-Kummissjoni tkun iffaċċjata bi ħtieġa oġġettiva għal perjodu estiż ta’ żmien biex tipproċessa applikazzjoni, f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, jenħtieġ li tispjega lill-applikant ir-raġunijiet għaliex din il-ħtieġa tqum, tipprovdi lill-applikant b’indikazzjoni ta’ kemm se tieħu żmien biex tipproċessa l-applikazzjoni u tinforma lill-applikant dwar il-limitu ta’ żmien għall-preżentazzjoni ta’ appell quddiem il-qrati tal-UE.

Jenħtieġ li l-Kummissjoni dejjem tfittex li tiżgura li tissodisfa l-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 biex twieġeb għal talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

6. Fid-9 ta' Marzu 2017, il-Kummissjoni tat lill-Ombudsman l-opinjoni tagħha dwar ir-rakkomandazzjoni.

7. Il-Kummissjoni qalet lill-Ombudsman li kienet qed tagħmel l-almu tagħha biex tirrispetta l-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001, u biex tipprovdi lill-applikanti bi tweġiba finali mill-aktar fis possibbli. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet ukoll li, f’dan il-każ, ħadet id-deċiżjoni finali dwar it-talba tal-ilmentatur għal rieżami erba’ xhur wara l-iskadenza tal-limitu ta’ żmien estiż, kif kienet għamlet f’talbiet simili għal aċċess għal dokumenti relatati mar-referendum tar-Renju Unit [4]. Madankollu, il-Kummissjoni qalet li kienet regolarment infurmat lill-ilmentatur dwar l-ipproċessar kontinwu tat-talba tiegħu għal rieżami u skużat ruħha għall-inkonvenjenza kkawżata.

8. Fir-rigward tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li jiġu spjegati r-raġunijiet għal perjodu estiż ta’ żmien biex tiġi pproċessata applikazzjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li, jekk ikun meħtieġ aktar żmien biex tingħata tweġiba, il-Kummissjoni tispjega r-raġunijiet lill-applikanti. F’dan il-każ, il-Kummissjoni kkonfermat li, bħal fil-każ ta’ applikazzjonijiet pendenti simili, id-dewmien twil kien dovut għal dak li ddeskriviet bħala ċ-ċirkostanzi speċifiċi u straordinarji ta’ dan it-tip ta’ talbiet.

9. Waħda minn dawn iċ-ċirkostanzi kienet, skont il-Kummissjoni, bla preċedent, peress li kienet tikkonċerna l-proċess tal-ftehim dwar soluzzjoni ġdida għar-Renju Unit, segwit mir-referendum ta' Ġunju 2016 u d-deċiżjoni mistennija tar-Renju Unit li joħroġ mill-UE. Minbarra dawk is-sensittivitajiet, it-talbiet kienu għal dokumenti li kien fihom deliberazzjonijiet jew informazzjoni rilevanti u kunfidenzjali.

10. Il-Kummissjoni spjegat ukoll li l-ipproċessar tat-talbiet għal rieżami tad-deċiżjonijiet tagħha li jirrifjutaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti relatati mar-referendum tar-Renju Unit ħabat ma’ perjodu ta’ bidla organizzattiva li tikkonċerna s-servizz responsabbli biex jassisti lill-Kummissjoni dwar il-kwistjonijiet ta’ politika koperti mit-talbiet, jiġifieri r-referendum tar-Renju Unit u s-segwitu tiegħu. Matul it-trattament tat-talbiet għal rieżami, it-Task Force tal-Kummissjoni għal Kwistjonijiet Strateġiċi relatati mar-Referendum tar-Renju Unit ġiet xolta [5] u xi wħud mill-funzjonijiet tagħhom ġew ittrasferiti, għal perjodu tranżitorju, lis-Segretarjat Ġenerali. Mill-1 ta' Ottubru 2016, it-Task Force għat-tħejjija u t-tmexxija tan-negozjati mar-Renju Unit skont l-Artikolu 50 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea ("it-Task Force tal-Artikolu 50")[6] ħadet f'idejha r-responsabbiltà għal kwistjonijiet relatati mal-konsegwenzi tar-referendum tar-Renju Unit.

11. B'riżultat ta' dawn il-fatturi, il-Kummissjoni qalet li kellha bżonn aktar żmien mis-soltu biex tidentifika u tivvaluta d-dokumenti.

12. Fir-rigward tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li l-applikant jingħata indikazzjoni ta’ kemm se jieħu żmien biex jipproċessa l-applikazzjoni, il-Kummissjoni indikat li, f’każijiet fejn ma jkunx jista’ jikkonforma mal-limitu ta’ żmien, il-Kummissjoni ma tkunx f’pożizzjoni li tgħid lill-applikanti meta tittieħed deċiżjoni finali, minħabba s-sensittività u l-kumplessità partikolari tal-każ.

13. Fir-rigward tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li l-applikant jiġi infurmat dwar il-limitu ta' żmien għat-tressiq ta' appell quddiem il-qrati tal-UE, il-Kummissjoni nnotat li r-Regolament 1049/2001 jiddikjara b'mod ċar [7] il-konsegwenzi ta' nuqqas minn istituzzjoni li twieġeb fil-limitu ta' żmien preskritt, u d-dritt ta' applikant li jibda proċedimenti tal-qorti kontra l-istituzzjoni u/jew jagħmel ilment lill-Ombudsman. Il-Kummissjoni qalet ukoll li l-interess tal-applikant li jirċievi l-akbar aċċess possibbli għad-dokument(i) mitlub(a) kien moqdi l-aħjar bit-trattament, mill-aktar fis possibbli, tat-talba tiegħu/tagħha għal rieżami tat-tweġiba inizjali. Il-prattika tal-Kummissjoni hija għalhekk li tinforma lill-applikant dwar il-mezzi disponibbli ta’ rimedju fid-deċiżjoni finali tagħha dwar it-talba għal rieżami. 

14. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li l-Qorti Ewropea tal-Ġustizzja ġeneralment tikkonkludi li ma hemmx bżonn li tingħata deċiżjoni dwar talba għall-annullament ta' deċiżjoni impliċita ta' istituzzjoni li tirrifjuta l-aċċess, ladarba l-istituzzjoni tkun adottat deċiżjoni espliċita [8]. Barra minn hekk, l-annullament ta’ rifjut impliċitu (fin-nuqqas ta’ deċiżjoni espliċita mdewma) ma jwassalx awtomatikament għar-rilaxx tad-dokumenti mitluba. It-tfittxija ta’ rimedju kontra rifjut impliċitu tista’ għalhekk twassal għal aktar dewmien permezz tal-ħtieġa li tiġi abbozzata difiża b’mod parallel mad-deċiżjoni dwar it-talba għal rieżami. Għalhekk, il-Kummissjoni ma qisitx li kien utli li tinforma lill-ilmentatur speċifikament dwar il-mezzi disponibbli ta’ rimedju meta tonqos milli twieġeb fil-limitu ta’ żmien preskritt. Il-Kummissjoni qalet li l-interess tal-applikant jinqeda l-aħjar billi jipproċessa t-talba tiegħu/tagħha malajr kemm jista’ jkun, u billi jindika l-mezzi ta’ rimedju legali fid-deċiżjoni dwar it-talba għal rieżami.

15. L-ilmentatur ma ssottometta l-ebda kumment dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara r-rakkomandazzjoni

16. L-Ombudsman tilqa' l-impenn tal-Kummissjoni li tipprova tilħaq l-iskadenzi u tispjega r-raġunijiet għad-dewmien. Hija tinnota wkoll li, f'dan il-każ, il-Kummissjoni pprovdiet argumenti raġonevoli u konvinċenti - li l-ilmentatur ma kkontestax - biex tispjega r-raġunijiet għat-tweġiba tardiva tagħha għat-talba tiegħu għal rieżami. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni aċċettat bis-sħiħ l-ewwel parti, u aċċettat parzjalment it-tieni parti tar-rakkomandazzjoni tagħha.

17. Madankollu, l-Ombudsman jiddispjaċiha li l-Kummissjoni ma aċċettatx ir-rakkomandazzjoni tagħha li tipprovdi lill-applikant b’indikazzjoni ta’ kemm se jieħu żmien biex jipproċessa l-applikazzjoni, meta jkun hemm ħtieġa oġġettiva li jiġu estiżi l-limiti ta’ żmien. It-titwil tal-inċertezza mhuwiex prattika amministrattiva tajba. Għalhekk, jenħtieġ li l-Kummissjoni timpenja ruħha li tipprovdi lill-applikanti bi skadenza realistika għall-ipproċessar tat-talba tagħhom għal rieżami.

18. Il-Kummissjoni rrifjutat ukoll ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li tinforma lill-applikant dwar il-limitu ta’ żmien għall-preżentazzjoni ta’ appell quddiem il-qrati tal-UE. L-Ombudsman jinnota l-fehma tal-Kummissjoni li r-Regolament 1049/2001 jiddikjara b’mod ċar il-konsegwenzi ta’ nuqqas minn istituzzjoni li twieġeb fil-limiti ta’ żmien preskritti u l-mezzi ta’ rimedju legali f’każ bħal dan. Dan jimplika li r-Regolament jagħti lill-applikanti l-informazzjoni meħtieġa, interpretazzjoni ddikjarata li la hija faċli għaċ-ċittadini u lanqas kompletament preċiża. Il-Kummissjoni ma għandhiex tippreżumi li l-applikanti huma jew għandhom ikunu konxji tal-mezzi possibbli ta' rimedju jew tal-iskadenzi biex jagħmlu użu minnhom. L-Artikolu 8(3) tar-Regolament 1049/2001 fil-fatt ma jiddikjarax b’mod espliċitu l-iskadenzi, iżda jsemmi biss li l-mezzi rilevanti ta’ rimedju jistgħu jintużaw “skont id-dispożizzjonijiet rilevanti tat-Trattat tal-KE”. L-applikanti jistgħu mbagħad jiġu mġiegħla jagħmlu r-riċerka tagħhom stess dwar din il-kwistjoni legali jew ifittxu parir legali. Minflok, jenħtieġ li l-Kummissjoni tipprovdi din l-informazzjoni b’mod proattiv lill-applikanti.

19. L-Ombudsman ma jaqbilx mal-fehma tal-Kummissjoni li l-interess tal-applikanti huwa “l-aħjar” moqdi billi jiġu infurmati dwar il-mezzi ta’ rimedju legali biss fl-istadju tad-deċiżjoni tagħha dwar talba għal rieżami. Għall-kuntrarju, peress li l-applikanti għandhom id-dritt li jibdew proċedimenti fil-qorti u/jew li jressqu lment lill-Ombudsman meta l-istituzzjoni tonqos milli twieġeb għal talba għal rieżami fil-limitu ta' żmien preskritt ^[9], l-interess tagħhom jinqeda l-aħjar billi jkunu jafu fi stadju bikri ħafna li għandhom dawn l-għażliet u l-limiti ta' żmien biex jagħmlu użu minnhom [10]. Wieħed jista’ jifhem li l-Kummissjoni tippreferi li l-applikanti jistennew li tittieħed deċiżjoni qabel ma jirrikorru għall-Qrati tal-UE, iżda huwa f’idejn l-applikanti nfushom, mhux il-Kummissjoni, li jiżnu l-vantaġġi u l-iżvantaġġi li jirrikorru għall-Qrati tal-UE jekk il-Kummissjoni tonqos milli tieħu deċiżjoni dwar it-talba tagħhom għal rieżami fl-iskadenzi legali.

20. Il-Kummissjoni tista’, pereżempju, tipprovdi l-informazzjoni rilevanti jew meta tirrikonoxxi li rċeviet it-talba għal rieżami, jew, l-aktar tard, meta tiddeċiedi (għall-ewwel darba) li testendi l-limitu ta’ żmien għat-teħid ta’ deċiżjoni dwarha. Jekk il-Kummissjoni ma tagħmilx dan, xi rikorrenti jistgħu jitilfu d-dritt li jressqu rikors għall-annullament tad-deċiżjoni impliċita negattiva tal-Kummissjoni, minħabba li l-iskadenza ta’ xahrejn prevista mill-Artikolu 263 tat-Trattat tal-UE biex jagħmlu dan tista’ ma tintlaħaqx.

21. Fir-rigward tal-biża’ tal-Kummissjoni li dan joħloq ammont ta’ xogħol addizzjonali u litigazzjoni mhux meħtieġa [11], l-Ombudsman iqis li ma hemm xejn li jissuġġerixxi li l-applikanti kollha jagħmlu użu sistematiku minn tali rimedju. Fi kwalunkwe każ, jenħtieġ li l-Kummissjoni tkun lesta taċċetta u tittratta l-konsegwenzi potenzjali tan-nuqqas tagħha li twieġeb fil-limiti ta’ żmien preskritti, aktar milli tuża dan bħala skuża biex tonqos milli tinforma lill-applikanti dwar id-drittijiet legali tagħhom fi żmien xieraq.

22. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni ma pprovdietx raġunijiet konvinċenti għar-rifjut tagħha li timplimenta bis-sħiħ it-tieni parti tar-rakkomandazzjoni tagħha, u naqset milli tagħmel aktar titjib fit-trattament tagħha tal-applikazzjonijiet għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Għalhekk, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li l-Kummissjoni aċċettat ir-rakkomandazzjoni tagħha parzjalment biss u li għad hemm amministrazzjoni ħażina identifikata. 

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman għalaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Il-Kummissjoni aċċettat parzjalment ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman, dwar ir-rekwiżit li tikkonforma mal-limiti ta’ żmien stabbiliti fir-Regolament 1049/2001 u li tispjega lill-applikant ir-raġunijiet għaliex jeħtieġ li testendihom, jekk qed tiffaċċja ħtieġa oġġettiva li tagħmel dan.

Il-Kummissjoni ma aċċettatx il-parti li jifdal tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u naqset milli tipprovdi raġunijiet konvinċenti għal dan.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 16/06/2017

[1] Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, ĠU L 145, 31.5.2001, p. 43–48.

^[2] Magħrufa bħala "applikazzjoni konfermatorja".

[3] Għal aktar informazzjoni dwar l-isfond tal-ilment, l-argumenti tal-partijiet u l-inkjesta tal-Ombudsman, jekk jogħġbok irreferi għat-test sħiħ tar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/recommendation.faces/en/73707/html.bookmark

[4] L-applikant f'waħda minn dawn it-talbiet ressaq ilment simili lill-Ombudsman - ara l-każ 1429/2016/DR.

[5] Il-Kummissjoni rreferiet għall-aħbarijiet tagħha ta’ kuljum tas-27 ta’ Ġunju 2016: http://europa.eu/rapid/press-release_MEX-16-2342_en.htm

[6] Il-Kummissjoni rreferiet għall-istqarrija għall-istampa tagħha li ħabbret il-ħolqien ta’ din it-Task Force: http://europa.eu/rapid/press-release_IP-16-3016_mt.htm

[7] Fl-Artikolu 8(3).

[8] Il-Kummissjoni kkwotat is-sentenza tal-Qorti tal-Ġustizzja tat-2 ta’ Ottubru 2014, Strack vs Il-Kummissjoni (C‐127/13 P, punti 88 sa 91).

[9] L-Artikolu 8(3) tar-Regolament 1049/2001.

[10] L-Ombudsman diġà spjegat, fir-rakkomandazzjoni tagħha f'dan il-każ, li applikant jeħtieġ tali informazzjoni sabiex jieħu deċiżjoni infurmata dwar jekk huwiex fl-interess tiegħu li jeżerċita d-diversi għażliet tiegħu inkluż jekk jagħmilx ilment lill-Ombudsman jew applikazzjoni quddiem il-Qrati tal-UE (ara l-paragrafu 12 tar-rakkomandazzjoni - link disponibbli fin-nota 3 f'qiegħ il-paġna).

[11] Ara l-punt 14 hawn fuq, b’referenza għall-fehma tal-Kummissjoni li t-tiftix ta’ rimedju kontra rifjut impliċitu ta’ aċċess għal dokumenti jista’ jwassal għal aktar dewmien ikkawżat mill-ħtieġa li tiġi abbozzata difiża b’mod parallel mad-deċiżjoni dwar it-talba għal rieżami.