Plaintes 488/2018/KR et 514/2018/KR

Titre :

• Nomination d’un nouveau secrétaire général par la Commission européenne

Dates :

• 6, 21, 22, 27, 28 et 29 juin 2018
• 2, 3, 4, 5, 10, 12 juillet 2018

Endroits:

• Direction générale des ressources humaines, Bruxelles
• La réunion du 12 juillet a eu lieu au bâtiment Berlaymont, à Bruxelles.

Contrôle effectué par:

• M. Fergal O’Regan, chef de la coordination des enquêtes d’intérêt public
• Mme Tanja Ehnert, Enquêtes stratégiques
• Koen Roovers, enquêtes stratégiques (au 2 juillet)

Objet des réunions d'inspection

L’objectif de l’inspection et des réunions était que la Médiatrice enquête sur la nomination du nouveau secrétaire général de la Commission européenne le 21 février 2018 et sur les questions connexes.

Réunion de contrôle du 6 juin 2018

Les représentants du Médiateur se présentent, remercient les représentants de la Commission pour leur coopération et exposent l’objectif et le but de l’inspection dans le cadre de l’enquête du Médiateur sur la nomination par la Commission d’un nouveau secrétaire général.

En particulier, les représentants du Médiateur ont décrit le cadre juridique qui s’applique au bureau du Médiateur lorsqu’il effectue des inspections et ont informé le personnel de la Commission que, s’ils identifiaient des documents confidentiels, les règles applicables prévoient qu’aucun accès ne peut être accordé sans l’accord préalable des ´ de la Commission, ni aux plaignants ni à toute autre personne en dehors du bureau des ´ du Médiateur. Les informations et documents de ce type seront supprimés des dossiers du Médiateur peu après la fin de l’enquête. Les représentants du Médiateur ont en outre expliqué qu’un rapport sur l’inspection serait préparé, envoyé à la Commission, aux plaignants et publié sur le site web du Médiateur.

Les représentants du Médiateur ont ensuite eu accès à deux dossiers et à un document supplémentaire. Les représentants de la Commission ont expliqué la structure et la nature des documents présentés aux représentants du Médiateur.

1. Dossier

Le premier dossier contenait principalement les procès-verbaux des réunions des chefs de cabinet du 19 février 2018 et les procès-verbaux de la réunion de la Commission du 21 février 2018, ainsi que plusieurs échanges de courriels entre les porte-parole de la Commission et les journalistes.

En détail, ce dossier contenait:

• Demande de publication d’un avis de vacances du 31 janvier 2018, PERS(2018) 6
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2241ème réunion du 31 janvier 2018, 31 janvier 2018
• Note à l’attention des membres de la Commission, Résultats de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet du 19 février 2018, 20 février 2018, RCC(2018) 2244 (confidentiel)
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2244ème réunion du 21 février 2018, 21 février 2018
• Échanges de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, du 10 octobre 2017 au 26 février 2018 (confidentiels)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté du 27 février 2018 (confidentiel)
• Procès-verbal de la réunion de la Commission tenue à Bruxelles le mercredi 21 février 2018, 7 mars 2018, PV(2018) 2244 final
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, du 5 mars 2018 au 7 mars 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté du 14 mars 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté des 14 et 15 mars 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté du 15 mars 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté du 29 mars 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, du 20 mars 2018 au 8 avril 2018 (confidentiel)
• Échanges de courriels entre deux porte-parole de la Commission et un journaliste, du 20 mars 2018 au 13 avril 2018 (confidentiels)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté des 16 et 17 avril 2018 (confidentiel)
• Échange de courriels entre un porte-parole de la Commission et un journaliste, daté du 18 avril 2018 (confidentiel)
• Commission européenne, Note, Nomination du Secrétaire général de la Commission européenne - Questions et réponses, 27 février 2018 (confidentiel)
• Commission européenne, Mémo, la Commission européenne confirme: Nomination de M. Selmayr au poste de secrétaire général décidée dans le plein respect de toutes les règles juridiques – Questions et réponses, 25 mars 2018
• Commission européenne, Note, Réponses de la Commission européenne aux questions de suivi de la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen sur la nomination de son nouveau secrétaire général – Questions et réponses, 4 avril 2018

Les représentants du Médiateur ont obtenu des copies des documents contenus dans le dossier. Les services de la Commission ont indiqué que, aux fins de l'inspection, les documents marqués ci-dessus comme « confidentiels » étaient confidentiels. Les règles applicables prévoient qu’aucun accès à ces documents ne peut être accordé par le Médiateur. Cela est sans préjudice du droit des citoyens de demander à la Commission d’accorder l’accès du public à ces documents conformément au règlement (CE) no 1049/2001.

2. Dossier

Le deuxième dossier était principalement constitué du dossier détenu par la direction générale des ressources humaines et de la sécurité (ci-après la «DG HR») sur la procédure de sélection pour la vacance du poste de secrétaire général adjoint (COM/2018/292).

En détail, ce dossier contenait:

• Le dossier de la procédure de sélection pour le poste de secrétaire général adjoint (COM/2018/292), y compris les candidatures et les retraits, les rapports du centre d’évaluation contenant les conclusions des évaluateurs du centre d’évaluation et l’avis du comité consultatif des nominations
• Documents internes préparatoires à la réunion du Collège 2244 du 21 février 2018
• Note de M. Italianer du 21 février 2018 concernant son départ à la retraite [Ares(2018)1038134]
• Acte notifiant à M. Selmayr la décision de la Commission européenne du 21 février 2018 concernant sa nomination en tant que secrétaire général adjoint
• Acte notifiant à M. Selmayr la décision de la Commission européenne du 21 février 2018 concernant son transfert à la fonction de secrétaire général
• Échanges de courriels entre la DG HR et le greffe du SG du 21 février 2018 au 27 février 2018 concernant la rédaction du résumé et du procès-verbal de la réunion de la Commission du 21 février 2018.
• Procès-verbal de la réunion de la Commission du 11 avril 2018.

Les représentants du Médiateur n'ont pas obtenu de copies des documents contenus dans le dossier. Toutefois, les documents ont été mis à la disposition des services du Médiateur dans une salle de lecture sécurisée à la DG HR tout au long de l’inspection.

La Commission a indiqué que l’intégralité du dossier de sélection était confidentielle.

3. Document complémentaire

Le document complémentaire qui a été présenté au personnel du Médiateur concernait le procès-verbal spécial de la réunion de la Commission du 11 avril 2018.

Les représentants du Médiateur n'ont pas obtenu de copie du document portant la mention «confidentiel», mais ont inspecté le document.

Suivi de la première réunion de contrôle

À la suite de l’inspection des documents fournis par la Commission, le personnel de la Médiatrice a clarifié par écrit la portée de la demande d’inspection qui avait été envoyée à la Commission le 8 mai 2018. Dans ce document, la Médiatrice a déclaré qu’elle avait décidé qu’il était nécessaire d’inspecter «tous les documents, qu’ils soient électroniques ou sur papier, y compris la correspondance, les notes, les notes, les courriels et tous les avis juridiques, du 1er septembre 2017 au 18 avril 2018, relatifs à la nomination du nouveau secrétaire général» (soulignement dans l’original).

Les représentants du Médiateur ont expliqué que cette demande visait à englober tous les documents relatifs à la nomination du nouveau secrétaire général, par opposition aux seuls documents directement liés à la procédure de recrutement. En particulier, il devait inclure de la correspondance, des notes, des notes, des courriels et des conseils au sein des différents services de la Commission et des différents services de la Commission aux commissaires et à leurs cabinets, ainsi qu’entre les commissaires et au sein de leurs cabinets, concernant la nomination du nouveau secrétaire général de la Commission. Les représentants de la Médiatrice ont rappelé à la Commission que le calendrier prévu était jusqu’au 18 avril 2018, jour de la résolution du Parlement européen.

Compte tenu de ces précisions, il a été décidé de poursuivre la réunion de contrôle à une date ultérieure.

L’inspection a ensuite été suspendue jusqu’à ce que la Commission puisse rassembler les documents pertinents.

Réunion de contrôle du 21 juin 2018

Le contrôle s’est poursuivi le 21 juin 2018. Après avoir précisé la portée de la demande d’inspection du Médiateur, les représentants du Médiateur ont eu accès à 17 dossiers de documents supplémentaires.

Les représentants de la Commission ont expliqué la structure et la nature des 17 dossiers présentés aux représentants du Médiateur.

• 15 dossiers ont été compilés par la direction générale des ressources humaines (huit dossiers contenant des courriels et des documents du chef de l’unité «Direction générale et CCN» et sept dossiers contenant des courriels et des documents du directeur «Gestion des talents et diversité – Personnel d’encadrement») ; et
• Deux dossiers ont été compilés par le service juridique de la Commission.

Les représentants de la Commission ont en outre précisé que:

• Toutes les demandes du bureau du Médiateur ont été transmises aux services et cabinets compétents et tous les documents reçus ont été remis. Il s’agit notamment de la correspondance entre et au sein des cabinets, du service du porte-parole et du service juridique, dans la mesure où cette correspondance a également été copiée à la direction générale des ressources humaines et/ou au service juridique.
• Les documents contenus dans les 17 dossiers datent tous du 21 février 2018.
• Il n’y a pas de documents supplémentaires des cabinets du commissaire Oettinger, du président Juncker, du premier vice-président Timmermans ou du service du porte-parole relevant du champ d’application de la demande du Médiateur, autres que les documents déjà contenus dans les 17 dossiers susmentionnés.
• Il n’existe pas de documents supplémentaires relatifs au départ à la retraite de M. Italianer, autres que ceux examinés par le personnel du Médiateur le 6 juin 2018.
• Il n'existe pas d'avis juridique formel sur la nomination du nouveau Secrétaire général. Toutefois, le Service juridique a été consulté (et a formulé ses observations) sur le projet de réponse aux questions posées par le Parlement. Ces consultations figurent dans les deux dossiers susmentionnés.

Les représentants de la Commission ont fourni, à la demande des représentants du Médiateur, des documents spécifiques supplémentaires et ont clarifié divers points:

• Le premier vice-président Timmermans a été consulté sur la proposition de nommer M. Martin Selmayr au poste de nouveau secrétaire général le 20 février 2018, à l’heure du déjeuner.
• La pratique actuelle de la Commission n'est pas de transférer des conseillers principaux à des postes de directeur général/secrétaire général, conformément à l'article 7 du Statut du personnel.

Il a été convenu que les représentants du Médiateur n’obtiendraient pas de copies des documents dans les 17 dossiers, mais qu’ils inspecteraient les documents dans les locaux de la Commission.

Tout au long de l’inspection, les services du Médiateur ont été invités à laisser leurs appareils électroniques (téléphones) dans un conteneur sécurisé. Un agent de sécurité de la Commission était présent à tout moment.

Réunions de contrôle des 22, 27, 28 et 29 juin 2018 et des 2, 3, 4, 5 et 10 juillet 2018

Compte tenu des dossiers très volumineux à examiner, l’inspection s’est poursuivie les 22, 27, 28 et 29 juin 2018 et les 2, 3, 4, 5 et 10 juillet 2018.

Au cours de ces réunions, les représentants du Médiateur ont inspecté les 17 dossiers dans les locaux de la Commission, en présence de l’agent de sécurité de la DG HR.

On estime que le personnel du Médiateur a inspecté entre 8500 et 11000 pages, y compris divers projets de réponses de la Commission aux questionnaires du Parlement. Compte tenu de l’énorme quantité de documents, il n’a pas été possible pour le personnel du Médiateur d’établir une liste complète de tous les documents inspectés.

Réunion de contrôle du 12 juillet 2018

Les représentants de la Médiatrice ont rencontré le personnel de la Commission pour une réunion finale le 12 juillet 2018, afin de clarifier les questions restantes qui avaient été soulevées lors de l’inspection des documents.

Étant donné que les représentants du Médiateur n’ont pas obtenu de copies des documents dans les 17 dossiers, il a été convenu que le personnel du Médiateur pourrait inspecter à nouveau l’un des documents dans les locaux de la Commission, si nécessaire aux fins de l’enquête.

Les représentants du Médiateur remercient la Commission pour leur coopération, et la réunion se termine.

Bruxelles, le 19 juillet 2018

Fergal O’Regan
Chef de la coordination des enquêtes d’intérêt public   

Tanja Ehnert Juriste,
Enquêtes stratégiques

Koen Roovers
Chargé de dossier, Enquêtes stratégiques