Úvod

1. Tieto usmernenia vydáva európska ombudsmanka na základe vyšetrovania z vlastného podnetu týkajúceho sa rôznych postupov, ktoré prijali agentúry EÚ v súvislosti s otázkou zverejňovania mien členov výberovej komisie [1].

2. Cieľom usmernení je pomôcť agentúram EÚ zabezpečiť správnu rovnováhu medzi i) potrebami transparentnosti, ii) legitímnymi požiadavkami dôvernosti práce výberových komisií a iii) základným právom na ochranu osobných údajov.

3. Pri formulovaní usmernení ombudsmanka zohľadnila tieto body:

i) Primeraná transparentnosť práce výberových komisií zohráva dôležitú úlohu pri podpore dôvery občanov v integritu a objektívnosť výberových konaní a absenciu akéhokoľvek konfliktu záujmov.

ii) Tajnosť rokovaní a rokovaní výberových komisií bola zavedená s cieľom zaručiť nezávislosť týchto komisií a objektivitu ich práce tým, že sa chránia pred akýmikoľvek vonkajšími zásahmi a tlakmi.  Dodržiavanie tejto požiadavky utajenia preto bráni zverejneniu názorov vyjadrených jednotlivými členmi výberových komisií.

iii) Utajenie názorov jednotlivých členov výberovej komisie však nie je to isté ako utajenie ich totožnosti. Zatiaľ čo prvý z nich chráni členov výberových komisií pred vonkajším tlakom, druhý hrozí vytvorením atmosféry nedôvery, napríklad podnecovaním podozrení z možných konfliktov záujmov alebo dokonca pochybností o spôsobilosti a zásluhách členov. Vo verejnom záujme je preto potrebné zverejniť mená členov výberovej komisie.

iv) Zverejnenie mien členov výberových komisií zahŕňa spracovanie osobných údajov príslušnou agentúrou EÚ, ktoré musí byť v súlade s nariadením 45/2001 [2].

Usmernenia

Usmernenie č. 1 – Vytvorenie proaktívnej politiky

4. Dobrá správa vecí verejných si vyžaduje, aby agentúry EÚ nielen správne vybavovali žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom a informáciám, ale aj proaktívne rozhodovali o tom, ktoré informácie a dokumenty sa majú sprístupniť verejnosti [3].

5. Otázka prístupu k menám členov výberovej komisie sa objavuje pomerne často. V záujme efektívnosti a konzistentnosti by preto každá agentúra mala zaviesť proaktívny postup, pokiaľ ide o zverejňovanie názvov, a nemala by sa obmedzovať na odpovedanie na žiadosti o prístup na individuálnom základe.

Usmernenie 2 – Schémy proaktívneho zverejňovania

6. Zatiaľ čo každá agentúra EÚ by mala rozhodnúť o systéme, ktorý najlepšie zodpovedá jej špecifickým organizačným okolnostiam, vo všetkých takýchto systémoch by sa mali zohľadniť tieto body.  

7. Postup menovania členov výberovej komisie na začiatku pohovoru s uchádzačmi je skôr vecou zdvorilosti než transparentnosti. Takáto prax totiž nezabezpečuje primerané šírenie informácií na účely transparentnosti, keďže v skutočnosti vylučuje uchádzačov, ktorí neboli pozvaní na pohovor, aby poznali totožnosť členov výberovej komisie. 

8. Osvedčeným administratívnym postupom je informovať všetkých uchádzačov o zložení výberovej komisie listom alebo inými vhodnými prostriedkami, ako sú informačné hárky, e-maily, správy o elektronickom nábore. Uchádzačom by sa mali včas poskytnúť informácie o zložení výberovej komisie, napríklad v liste potvrdzujúcom prijatie ich prihlášky, a najneskôr spolu s informáciami o výsledku ich prihlášky.

9. Primerané zverejnenie zloženia výberovej komisie na osobitnej webovej stránke na webovom sídle agentúry v dostatočnom predstihu pred pohovormi s uchádzačmi takisto predstavuje osvedčený administratívny postup, v dôsledku ktorého by nemalo byť potrebné informovať uchádzačov individuálne. 

Usmernenie 3 – Zabezpečenie nezávislosti výberovej komisie a integrity a objektivity výberových konaní

10. Agentúry EÚ by mali zaviesť vhodné postupy a záruky s cieľom zabezpečiť nezávislosť členov výberovej komisie a integritu a objektívnosť výberových konaní. Takéto opatrenia by mohli zahŕňať:

stanovenie jasnej politiky predchádzania konfliktom záujmov a informovanie o nej všetkých členov výberovej komisie,

informovanie uchádzačov o tom, že nemôžu osobne kontaktovať členov výberových komisií a že to predstavuje dôvod na vylúčenie z výberového konania, a

požiadavka, aby členovia výberovej komisie bezodkladne informovali o každom pokuse uchádzačov alebo tretích strán skontaktovať sa s nimi alebo ich ovplyvniť v súvislosti s výberovým konaním.

Usmernenie 4 – Dodržiavanie pravidiel EÚ o ochrane osobných údajov

11. Pri vykonávaní proaktívnej politiky týkajúcej sa zverejňovania by agentúry EÚ mali dodržiavať ustanovenia nariadenia 45/2001, aby sa zaručilo základné právo na ochranu údajov. V proaktívnej politike by sa mala vysvetliť potreba spracúvania príslušných osobných údajov, ako sa opisuje v týchto usmerneniach, a rovnováha, ktorú táto politika predstavuje medzi verejným záujmom na transparentnosti a základným právom na ochranu údajov.

12. Členovia výberových komisií by preto mali byť pred vymenovaním informovaní o tom, že ich mená budú oznámené uchádzačom a že súhlas s takýmto zverejnením je podmienkou vymenovania. V prípadoch, keď potenciálny člen výberovej komisie namieta proti takémuto zverejneniu, pozvánka na zasadanie vo výberovej komisii by sa mala zrušiť.

13. V prípade uverejnenia zloženia výberovej komisie na webovom sídle agentúry by členovia výberovej komisie mali byť informovaní o tom, že ich mená budú uverejnené na webovom sídle agentúry. Mali by byť tiež informovaní o svojom práve namietať z presvedčivých legitímnych dôvodov proti takémuto uverejneniu. Títo členovia výberovej komisie by však mali byť upozornení na skutočnosť, že ich mená budú napriek tomu oznámené uchádzačom [4].

Emily O'Reilly