La consultation publique

Le 12 janvier 2010, le Médiateur a lancé une consultation publique.

Les réponses reçues

À la date limite prévue (31 mars 2010), 8 contributions avaient été soumises. Une autre contribution a été présentée les 13 et 14 avril 2010.

Les arguments soulevés dans les mémoires en réponse

Les arguments avancés dans ces contributions peuvent être résumés comme suit:

(1) Une fois que la documentation pertinente est soumise à la Commission, celle-ci transmet généralement une liste d’observations et indique les erreurs et les défauts liés aux documents qui doivent être corrigés. Le délai de paiement est suspendu jusqu'à ce que le demandeur ait apporté les modifications nécessaires. Une fois ces corrections effectuées, la Commission transmet à nouveau des observations qui ne sont pas liées aux corrections susmentionnées et qui concernent des questions qui auraient déjà pu être soulevées dans ses premières observations. Cela entraîne à nouveau une suspension du délai de paiement.

(2) Les retards sont notamment dus au fait qu'il existe deux services distincts traitant respectivement des rapports sur le fond et des aspects administratifs. Il ne semble pas y avoir suffisamment de communication entre ces ministères. Les demandes des candidats sont souvent transmises de l'un de ces départements à l'autre, ce qui complique encore les choses.

(3) Pendant la pause estivale de quatre semaines, pratiquement personne n'est disponible à la Commission pour traiter les problèmes de paiement.

(4) Le problème des retards de paiement est endémique, c'est-à-dire qu'il est intégré dans le système. Des retards se produisent lorsque la Commission a des questions à poser à un ou plusieurs partenaires du projet qui conduisent à un processus interactif entre la Commission, le coordinateur du projet et les partenaires qui peut être assez long. Lorsqu'un avenant au contrat est proposé, les paiements sont suspendus jusqu'à ce que l'avenant soit finalisé. Enfin, des retards surviennent parce que l'agent financier de la Commission est malade ou parce qu'il est nouveau et qu'il prend le temps de traiter les questions.

(5) La Commission retient 20 % du budget lorsqu'elle effectue des paiements intermédiaires. Cela signifie que beaucoup d'argent est dû pendant une longue période après la fin du projet.

(6) Le problème s'est aggravé depuis que la Commission est passée des paiements semestriels aux paiements annuels. Le système doit être modifié afin que les paiements soient reçus plus fréquemment - disons trimestriellement - avec des intérêts à payer si les paiements sont retardés de plus d'un mois pour une raison quelconque.

(7) Lorsque les paiements sont retardés, le bénéficiaire doit souvent trouver les moyens nécessaires pour couvrir les dépenses concernées entre-temps. Le droit de demander des intérêts de retard ne résout pas les problèmes liés à la recherche de tels fonds.

(8) Il semble que le problème ne soit plus dû au système de paiement central de la Commission, mais plutôt à des retards de la part de la délégation de la Commission dans le pays concerné. Cela met en évidence des problèmes de gestion/personnel dans certaines délégations, qu'il convient d'examiner de plus près.

(9) Les retards de paiement pourraient être dus à un manque de compétence ou de diligence de la part des fonctionnaires responsables. Un code de bonne conduite devrait donc être élaboré afin de définir les droits et obligations des créanciers et de prévoir des mesures appropriées, notamment une indemnisation systématique en cas de retard évitable. Ce code devrait être obligatoire.

(10) Il convient d'ouvrir systématiquement une enquête lorsque ce code n'est pas respecté ou lorsque des retards évitables se produisent, afin de comprendre l'origine de ces difficultés, d'établir les raisons et les responsabilités et de définir des mesures correctives (notamment des sanctions dissuasives à l'encontre des personnes responsables).

(11) Les considérants 18 et 19, ainsi que l'article 4, paragraphe 6, et l'article 12 de la directive 2000/26/CE du Parlement européen et du Conseil, du 16 mai 2000, concernant le rapprochement des législations des États membres relatives à l'assurance de la responsabilité civile résultant de la circulation de véhicules automoteurs et modifiant les directives 73/239/CEE et 88/357/CEE du Conseil (JO 2000, L 181, p. 65), pourraient servir de modèle pour les mesures à adopter.

(12) Lorsque des questions ou des problèmes se posent à l'égard d'un partenaire du projet, les paiements sont retenus à l'égard de l'ensemble du consortium. Il serait utile d'envisager la possibilité de veiller à ce qu'au moins les autres partenaires du projet soient déjà rémunérés.

(13) Il existe un manque d'uniformité en ce qui concerne le délai de 30 jours pour les paiements aux fournisseurs. La DG AIDCO, par exemple, applique un délai de 45 jours.

(14) Le délai de paiement ne commence à courir qu'à la date à laquelle la Commission introduit une facture dans le système. En fait, la période pertinente ne commence à courir que lorsque la Commission confirme que la facture est complète (acceptation provisoire - PAC). La date à laquelle le produit ou le service est fourni serait une date plus appropriée.

(15) Les demandes d'informations complémentaires permettent à la Commission de donner l'impression qu'aucun retard ne s'est produit.

(16) Les parties intéressées ne contactent pas le Médiateur européen parce qu'elles craignent de perdre la Commission en tant que client. Les entreprises renoncent également à toute réclamation pour dommages en raison d'un retard de paiement.

(17) Les experts travaillant pour la Commission ne sont régulièrement rémunérés qu'après 55 à 65 jours, parfois même plus tard. Le problème semble être dû à un manque d'engagement et de motivation de la part du personnel de la Commission chargé des questions financières. La Commission devrait veiller à ce que ce personnel soit mieux qualifié, à ce qu'une atmosphère de travail propice à l'engagement et à la motivation soit créée et à ce qu'un système de responsabilité personnelle, combiné à une rémunération liée aux performances, soit introduit.

GG
21/4/2010