Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur ħa sehem f'żewġ proċeduri tal-għażla għar-reklutaġġ tal-persunal tal-UE, li ġew organizzati mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO).[1] Il-proċeduri tal-għażla ġew organizzati għar-reklutaġġ ta' assistenti u amministraturi fil-qasam tal-ICT.

2. L-ilmentatur ħa sehem fl-istadji kollha taż-żewġ proċeduri tal-għażla. Sussegwentement, l-EPSO infurmah li ismu ma kienx inkluż fil-listi ta’ riżerva li minnhom l-istituzzjonijiet tal-Unjoni jistgħu jirreklutaw persunal, peress li huwa ma kisibx il-marki minimi meħtieġa fl-aħħar stadju ta’ kull proċedura ta’ selezzjoni.

3. L-ilmentatur talab lill-EPSO jirrieżamina d-deċiżjoni tiegħu fiż-żewġ proċeduri ta’ selezzjoni (billi jagħmel “talbiet għal rieżami”), u l-EPSO wieġeb fit-12 u fl-24 ta’ Lulju 2024 rispettivament. Fiż-żewġ każijiet, l-EPSO ċaħad it-talbiet għal rieżami, u ddikjara:

“...il-Bord tas-Selezzjoni rreveda mill-qrib il-marki li ksibt matul iċ-ċentru ta’ valutazzjoni, eżamina mill-ġdid bir-reqqa l-evalwazzjoni tal-kompetenzi ġenerali u speċifiċi tiegħek u kkonkluda li l-punteġġi tiegħek jikkorrispondu għall-prestazzjoni tiegħek fiċ-Ċentru ta’ Valutazzjoni.

Il-Bord tas-Selezzjoni jikkonferma li ma kien hemm l-ebda żball fil-proċess ta’ punteġġ, li r-riżultati pprovduti fil-Passaport ta’ Kompetenza tiegħek huma korretti u li r-regoli proċedurali tal-għażla ġew segwiti kif xieraq.”

4. Wara li rċieva t-tweġibiet tal-EPSO, l-ilmentatur ikkuntattja lill-EPSO diversi drabi u talab aktar dettalji dwar il-proċess ta’ rieżami, bħal jekk ir-rieżami kienx ifisser li kienet saret it-tieni evalwazzjoni, kif kienet saret, jekk it-tieni tim ta’ evalwazzjoni kienx differenti mill-ewwel wieħed u jekk it-tieni evalwazzjoni saritx mingħajr referenza għall-ewwel waħda.

5. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġibiet tal-EPSO, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman. B’mod partikolari, l-ilmentatur ikkunsidra li l-EPSO ma weġibx għal għadd ta’ punti li kien staqsa dwarhom.

L-inkjesta

6. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar kif l-EPSO kien ittratta t-talbiet għal rieżami.

7. Peress li l-Ombudsman qieset li l-EPSO ma kienx indirizza b’mod adegwat it-tħassib tal-ilmentatur, l-Ombudsman talbet lill-EPSO jipprovdi aktar tweġibiet lill-ilmentatur, li għamel fis-27 ta’ Jannar 2025.

8. Sussegwentement, f’Lulju 2025, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ mal-EPSO biex jiddiskuti l-każ.

Argumenti mill-ilmentatur

9. L-ilmentatur iddikjara li l-EPSO bagħtu l-istess tweġiba għaż-żewġ talbiet għal rieżami. Huwa qajjem tħassib dwar it-trasparenza u l-ġustizzja tal-proċess ta’ rieżami. Fil-fehma tiegħu, it-tieni evalwazzjoni għandha ssir b’mod indipendenti, u mhux mill-istess bord tal-għażla li kien għamel l-ewwel evalwazzjoni. Huwa argumenta li jew il-prestazzjoni tiegħu ma ġietx evalwata mill-ġdid, jew inkella ġiet evalwata mill-ġdid b'mod inadegwat.

10. L-ilmentatur argumenta li kien hemm kontradizzjoni bejn it-tweġibiet li rċieva għat-talbiet tiegħu għal rieżami u t-tweġibiet ulterjuri li l-EPSO bagħatlu matul l-inkjesta tal-Ombudsman. Fil-fehma tiegħu, l-EPSO qed jipprova jipprevjeni lill-kandidati milli jikkontestaw riżultat.

Argumenti mill-EPSO

11. Fit-tweġibiet addizzjonali pprovduti lill-ilmentatur, l-EPSO essenzjalment qal li, skont ir-regoli ġenerali applikabbli għaż-żewġ proċeduri ta’ selezzjoni, il-kandidati ma setgħux jikkontestaw il-validità tal-valutazzjoni tal-bord tal-għażla tal-prestazzjoni tagħhom. Iż-żewġ bordijiet tal-għażla differenti li qiesu t-talbiet tiegħu għal rieżami fil-proċedura tal-għażla rispettiva kienu tal-fehma li t-talbiet kienu jikkonċernaw il-punteġġ u l-valutazzjoni tal-prestazzjoni tiegħu. Għalhekk, it-talbiet għal rieżami ġew miċħuda t-tnejn li huma.

12. Fit-tweġibiet tiegħu għall-mistoqsijiet tal-Ombudsman, l-EPSO rrikonoxxa li t-tweġibiet tiegħu lill-ilmentatur kienu kemxejn konfużi u kienu jinkludu “formulazzjoni sfortunata”. Fir-realtà, ma kienet saret l-ebda evalwazzjoni oħra tal-prestazzjoni tal-ilmentatur fiż-żewġ proċeduri tal-għażla. Dan kien hekk għaliex, fiż-żewġ talbiet tiegħu għal rieżami, l-ilmentatur ma kien qajjem l-ebda żball konkret fl-evalwazzjonijiet, iżda sempliċement irrefera għall-konvinzjoni personali tiegħu stess. Fin-nuqqas ta’ evidenza li tindika żball manifest, il-bordijiet tal-għażla jillimitaw l-istħarriġ tagħhom u ma jikkunsidrawx mill-ġdid il-validità tal-evalwazzjoni tagħhom. Fit-trattament tat-talbiet tal-ilmentatur, il-bordijiet tal-għażla ħarsu biss lejn jekk kienx hemm irregolaritajiet materjali fil-mod kif il-kandidat kien ingħata l-punteġġ, jiġifieri, jekk kienx hemm żbalji fid-dħul tal-punteġġi fis-sistema tal-IT. L-EPSO żied li, kieku l-ilmentatur ressaq evidenza ċara li tindika żball manifest imwettaq mill-bordijiet tal-għażla, il-bordijiet tal-għażla kienu jirrevedu l-valutazzjonijiet tagħhom fuq dik il-bażi.

13. L-EPSO spjega li t-talbiet kollha għal rieżami huma kkombinati f’fajl Excel wieħed li jinkludi tabella tad-deċiżjonijiet. F’din it-tabella, il-membri tal-bord tal-għażla li janalizzaw kull talba jdaħħlu d-deċiżjoni tagħhom u r-raġunament warajha, u jekk it-talba għandhiex tirċievi tweġiba standard jew tweġiba mfassla apposta. L-EPSO għandu tim iddedikat li jittratta t-talbiet għal rieżami, li jipprovdi appoġġ amministrattiv lill-bordijiet tas-selezzjoni u jopera bħala “interfaċċa” bejn il-bordijiet tas-selezzjoni u t-timijiet operazzjonali tal-EPSO inkarigati minn aspett speċifiku ta’ lment.

14. L-EPSO ddikjara li, fil-kuntest tat-talbiet għal eżami mill-ġdid, il-bordijiet tal-għażla ma jirrieżaminawx l-argumenti legali. Jitwettaq rieżami legali sħiħ wara lment amministrattiv skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal. L-għan ta’ talba għal rieżami huwa li l-bordijiet tal-għażla jkunu jistgħu jikkoreġu l-iżbalji jekk iseħħu.[2]

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

15. L-Ombudsman sab li kien hemm inkonsistenzi bejn l-ewwel sett ta’ tweġibiet li l-ilmentatur irċieva għat-talbiet tiegħu għal rieżami u t-tweġibiet li sussegwentement irċieva mill-EPSO fil-kuntest tal-inkjesta tal-Ombudsman. Filwaqt li l-ewwel sett ta’ tweġibiet iddikjara b’mod ċar li kien sar rieżami, it-tieni sett ta’ tweġibiet qal li dan ma kienx il-każ.

16. Abbażi tal-ispjegazzjonijiet ipprovduti mill-EPSO matul l-inkjesta, jidher li t-tweġibiet inizjalment mibgħuta lill-ilmentatur kien fihom informazzjoni li ma kinitx korretta, u mhux sempliċement toħloq konfużjoni żgħira. Dan wassal lill-ilmentatur biex jemmen li l-prestazzjoni tiegħu kienet ġiet evalwata mill-ġdid, filwaqt li ma kien sar l-ebda rieżami sostantiv.

17. Meta l-ilmentatur sussegwentement ikkuntattja lill-EPSO b’għadd ta’ mistoqsijiet dwar kif ir-rieżamijiet twettqu fil-prattika, l-EPSO ma kkoreġax l-informazzjoni qarrieqa li kien ipprovda inizjalment lill-ilmentatur. Kien biss matul l-inkjesta tal-Ombudsman li deher ċar kif l-EPSO kien ittratta t-talbiet tal-ilmentatur għal rieżami, b’mod partikolari li l-bordijiet tal-għażla kienu rrifjutawhom u fuq liema bażi.

18. Matul l-inkjesta, l-EPSO pprovda spjegazzjonijiet raġonevoli dwar kif il-bordijiet tas-selezzjoni jittrattaw it-talbiet għal rieżami, b’mod partikolari li l-bordijiet tas-selezzjoni jkunu jeħtieġu evidenza li tindika żball manifest sabiex iwettqu rieżami sostantiv tal-prestazzjoni ta’ kandidat. Il-bordijiet tal-għażla segwew dan l-approċċ meta indirizzaw it-talbiet tal-ilmentatur, billi sabu li l-punteġġ f’test wieħed ma jbassarx il-prestazzjoni f’test ieħor u li għalhekk differenza fil-punteġġ bejn it-testijiet, kif argumentat mill-ilmentatur bħala l-bażi għal rieżami, ma tikkostitwixxix evidenza li tindika żball manifest. 

19. Madankollu, fir-rigward ta’ kif ġew ifformulati t-tweġibiet għat-talbiet għal rieżami tal-ilmentatur, l-Ombudsman sabet b’mod konsistenti [3] li l-EPSO għandu d-dmir li jipprovdi lill-kandidati b’informazzjoni ċara, preċiża u kompluta fil-kuntest tal-proċeduri ta’ selezzjoni li jorganizza. Dan japplika wkoll għal talbiet għal rieżami, li huwa l-mekkaniżmu ta’ rimedju disponibbli għall-kandidati biex jikkontestaw deċiżjoni meħuda mill-bord tal-għażla.

20. It-tweġibiet inizjali mibgħuta lill-ilmentatur, li kienu jinkludu informazzjoni skorretta, kienu bbażati fuq mudell ta’ tweġiba standard mibgħut lill-kandidati kollha li t-talbiet tagħhom għal rieżami jiġu miċħuda. Dan ifisser li l-kandidati kollha li t-talbiet tagħhom ma wasslux għal rieżami sostantiv fil-prattika rċevew informazzjoni skorretta, li setgħet wasslithom biex jemmnu li l-prestazzjoni tagħhom kienet ġiet evalwata mill-ġdid.

21. Filwaqt li hemm raġunijiet tajbin ħafna għall-amministrazzjonijiet biex jużaw mudelli u formulazzjonijiet standard meta jwieġbu għal tipi differenti ta’ talbiet, l-informazzjoni f’tali tweġibiet standard trid tkun preċiża u tipprovdi r-raġunijiet korretti għad-deċiżjonijiet tal-amministrazzjoni. L-EPSO għandu jirrieżamina t-tweġibiet standard li juża biex jiżgura li l-kandidati jirċievu tweġibiet ċari, preċiżi u kompluti għat-talbiet tagħhom għal rieżami. Dan huwa essenzjali biex jiġi żgurat li t-talba għal proċess ta’ rieżami sservi bħala mekkaniżmu ta’ rimedju effettiv u kredibbli.

22. Peress li, matul l-inkjesta, l-EPSO issa ċċara kif ittratta t-talbiet tal-ilmentatur għal rieżami, l-Ombudsman iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata. Madankollu, l-Ombudsman se jagħmel suġġeriment għal titjib biex tiġi indirizzata l-kwistjoni tal-komunikazzjoni identifikata hawn fuq.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Matul l-inkjesta tal-Ombudsman, l-EPSO fl-aħħar mill-aħħar iċċara kif ittratta t-talbiet tal-ilmentatur għal rieżami. Għalhekk, l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Suġġeriment għal titjib

L-EPSO għandu jiżgura li, fil-futur, il-kandidati li jkunu ressqu talba għal rieżami jirċievu tweġiba ċara, preċiża u kompluta li tinfurmahom jekk il-bord tas-selezzjoni jkunx irrieżamina l-prestazzjoni tagħhom u, jekk le, ir-raġunijiet għal dan.

Teresa Anjinho Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 07/11/2025

[1] https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/assistants- development-configuration-testing-operation-and-maintenance-it

https://eu-careers.europa.eu/en/job-opportunities/competition/9187/description

[2] Fl-2022, l-EPSO ddeċieda li jiċċara t-talba għal regoli ta’ rieżami biex jagħmilha ċara għall-kandidati li hemm proċeduri differenti għal skopijiet differenti. Għalhekk, il-formulazzjoni rispettiva tal-avviżi tal-kompetizzjonijiet ġiet rieżaminata dak iż-żmien.

[3] Ara, pereżempju, id-deċiżjoni tal-Ombudsman fil-każ OI/1/2023/VS, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/180990