Στρασβούργο, 06/12/2013

Επίσκεψη του Οργανισμού OI/7/2013/EIS – Επίσκεψη στο Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο για την Ισότητα των Φύλων (EIGE)

Αξιότιμη κυρία Langbakk,

Τον Μάιο του 2011, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δρομολόγησε πρόγραμμα επισκέψεων σε οργανισμούς της ΕΕ, με στόχο τον εντοπισμό και τη διάδοση βέλτιστων πρακτικών στις σχέσεις τους με τους πολίτες. Ο προκάτοχός μου, κ. Διαμαντούρος, πραγματοποίησε αρχικά τρεις «πιλοτικές» επισκέψεις στους οργανισμούς της ΕΕ στο Ηνωμένο Βασίλειο, και συγκεκριμένα στην Ευρωπαϊκή Αρχή Τραπεζών, στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων και στην Ευρωπαϊκή Αστυνομική Ακαδημία. Στη συνέχεια, την 1η Ιουνίου 2011, συναντήθηκε με τους επικεφαλής όλων των οργανισμών της ΕΕ στις Βρυξέλλες και είχε την ευκαιρία να τους εξοικειώσει λεπτομερέστερα με την πρωτοβουλία αυτή. Πληροφορίες σχετικά με όλες τις προηγούμενες επισκέψεις του Διαμεσολαβητή στους οργανισμούς της ΕΕ διατίθενται στην ακόλουθη σελίδα του ιστοτόπου μου:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Θα βρίσκομαι στο Βίλνιους στις 13 Δεκεμβρίου 2013 και θα ήθελα με την ευκαιρία αυτή να επισκεφθώ το EIGE και να συναντηθώ με τα σχετικά μέλη της ομάδας διαχείρισης του Ινστιτούτου. Δεδομένης της φύσης μιας τέτοιας επίσκεψης, φαίνεται σκόπιμο να απευθυνθώ σε εσάς ως διευθυντής του EIGE. Για να σας βοηθήσω να προετοιμαστείτε για αυτό που είμαι βέβαιος ότι θα αποδειχθεί χρήσιμη και εποικοδομητική ανταλλαγή απόψεων, επισυνάπτω στην παρούσα επιστολή παράρτημα που περιέχει α) το σχέδιο προγράμματος της συνεδρίασής μας και β) πληροφορίες σχετικά με τις διαδικαστικές πτυχές αυτού του είδους της επίσκεψης.

Σημειώνω ότι, μετά από άτυπες επαφές μεταξύ των γραφείων μας, η Παρασκευή 13 Δεκεμβρίου 2013 (14:30 - 17:00) συμφωνήθηκε ως αμοιβαία βολική ημερομηνία για τη συνάντησή μας, στην οποία, απ' ό,τι αντιλαμβάνομαι, θα εκπροσωπήσετε τη διοίκηση του EIGE.

Κατά την επίσκεψή μου στο EIGE, θα συνοδεύομαι από την κ. Eija Salonen, νομική σύμβουλο, η οποία θα ενεργεί ως υπεύθυνος επικοινωνίας για τις οργανωτικές πτυχές της συνάντησής μας. Τα στοιχεία επικοινωνίας της είναι: eija.salonen@ombudsman.europa.eu, τηλ.: +33 3 88 17 24 29. Από τις άτυπες επαφές μεταξύ των γραφείων μας, αντιλαμβάνομαι επίσης ότι ο κ. Luigi Sandrin από τον Οργανισμό σας θα χρησιμεύσει ως υπεύθυνος επικοινωνίας στο EIGE, ο οποίος θα έρθει σε επαφή με την κ. Salonen για όλες τις απαραίτητες προετοιμασίες.

Σημειωτέον ότι, μετά τη συνεδρίασή μας, θα ήθελα επίσης να συναντηθώ με την επιτροπή προσωπικού του EIGE. Αυτό γίνεται μετά από αίτημα της Συνέλευσης των Επιτροπών Προσωπικού του Οργανισμού (AASC) να συναντώ συστηματικά τις επιτροπές προσωπικού των οργανισμών της ΕΕ που επισκέπτομαι.

Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω και πάλι που συμφωνήσατε να διοργανώσετε αυτήν την επίσκεψη και προσβλέπω στη συνάντησή σας με τους συναδέλφους σας και στη συνεργασία μαζί σας σε αυτό που είμαι βέβαιος ότι θα είναι γόνιμες ανταλλαγές απόψεων σχετικά με τα διάφορα θέματα που περιέχονται στο σχέδιο ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασής μας. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω εκ των προτέρων τη διοίκηση του EIGE για την οργάνωση των πρακτικών πτυχών της συνάντησής μου με την επιτροπή προσωπικού του Οργανισμού.

Με εκτίμηση,

η Έμιλι Ο' Ράιλι

Συνημμένο: 1

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: Διαδικαστικές πτυχές και σχέδιο ημερήσιας διάταξης της επίσκεψης

Επί των διαδικαστικών πτυχών

Οι επισκέψεις της Ευρωπαίας Διαμεσολαβήτριας πραγματοποιούνται επισήμως βάσει της αρμοδιότητάς της να διεξάγει έρευνες ιδίας πρωτοβουλίας. Ως εκ τούτου, η αλληλογραφία που αφορά την εν λόγω επίσκεψη θα φέρει αριθμό αναφοράς καταχώρισης για τις εν λόγω αυτεπάγγελτες έρευνες (OI/7/2013/EIS). Ο Διαμεσολαβητής θα παρακαλούσε το EIGE να αναφέρει αυτόν τον αριθμό αναφοράς στην αλληλογραφία του σχετικά με την επίσκεψη.

Η αυτεπάγγελτη έρευνα συνεπάγεται, μεταξύ άλλων, την εφαρμογή των συνήθων διαδικαστικών εγγυήσεων σχετικά με τις εν λόγω έρευνες. Σε αυτά περιλαμβάνεται το δικαίωμα του οργανισμού να ζητεί από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή να χειρίζεται πληροφορίες και έγγραφα σε εμπιστευτική βάση - βλ. άρθρα 5.1, 5.2 και 14.2 των διατάξεων εφαρμογής του Διαμεσολαβητή:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Εκτός από την ενημέρωση του οργανισμού στον οποίο πρόκειται να πραγματοποιηθεί επίσκεψη σχετικά με τα ζητήματα που προτίθεται να θίξει, ο Διαμεσολαβητής μπορεί επίσης να του ζητήσει να παράσχει εκ των προτέρων ορισμένες σχετικές πληροφορίες και/ή έγγραφα.

Μετά από κάθε επίσκεψη, η Διαμεσολαβήτρια ενημερώνει εγγράφως τον οργανισμό για τα πορίσματά της. Εάν υποβάλει συγκεκριμένες προτάσεις, θα ζητήσει κατά κανόνα από τον οργανισμό να την ενημερώσει για τυχόν επακόλουθες ενέργειες στις οποίες προτίθεται να προβεί. Ανάλογα με την απάντηση του οργανισμού, ο Διαμεσολαβητής είτε θα εξετάσει το ενδεχόμενο περάτωσης της έρευνας είτε θα λάβει περαιτέρω μέτρα, για παράδειγμα, εκδίδοντας επίσημες συστάσεις.

Επισημαίνεται ότι η προπαρασκευαστική επιστολή για την εν λόγω επίσκεψη, καθώς και το παρόν παράρτημα, θα δημοσιευθούν στον ιστότοπο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Εάν ο Διαμεσολαβητής αποφασίσει να υποβάλει προτάσεις στον Οργανισμό μετά την επίσκεψή του, η ανακοίνωση που περιέχει τις προτάσεις αυτές θα δημοσιευθεί επίσης στην εν λόγω σελίδα, καθώς και η απάντηση του Οργανισμού, τυχόν περαιτέρω αλληλογραφία και τα τελικά γραπτά συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή. Οι ανταλλαγές αυτές θα εμφανίζονται στην ακόλουθη σελίδα του δικτυακού τόπου του Διαμεσολαβητή: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Σχετικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης

 Όσον αφορά το περιεχόμενο της επίσκεψης της 13ης Δεκεμβρίου 2013, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα ήθελε να συζητήσει τα ακόλουθα θέματα:

• τις αρχές της δημόσιας υπηρεσίας·
• αρχικές επαφές του EIGE με το κοινό·
• Διαφάνεια, διάλογος και λογοδοσία·
• Πρόσληψη·
• Προσφορές και συμβάσεις·
• Σύγκρουση συμφερόντων· και
• Καταγγελία δυσλειτουργιών.

Τα συγκεκριμένα θέματα που θα ήθελε να εξετάσει ο Διαμεσολαβητής στο πλαίσιο κάθε θέματος είναι τα εξής:

1. Οι αρχές της δημόσιας υπηρεσίας

Στις 10 Ιουλίου 2012, η Διαμεσολαβήτρια ενημέρωσε το EIGE για τη δημοσίευση πέντε αρχών δημόσιας υπηρεσίας που θα πρέπει να διέπουν τη συμπεριφορά των δημοσίων υπαλλήλων της ΕΕ. Θα με ενδιέφερε να μάθω αν ο Οργανισμός έχει λάβει ή σχεδιάζει να λάβει μέτρα για να διασφαλίσει α) ότι όλα τα μέλη του προσωπικού του ενημερώνονται για τις αρχές και β) να καταστήσει τις αρχές διαθέσιμες στον ιστότοπό του, ώστε το κοινό να ενημερώνεται ότι ο Οργανισμός είναι συνδρομητής σε αυτές.

2. Οι πρώτες επαφές με το κοινό

Ένα από τα θεμελιώδη καθήκοντα του Διαμεσολαβητή είναι να διασφαλίζει ότι η διοίκηση της ΕΕ είναι ανοικτή, προσανατολισμένη στις υπηρεσίες και αποτελεσματική στον χειρισμό των επαφών με τους πολίτες. Οι σχετικές βασικές αρχές καθορίζονται στον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς (ECGAB). Το ζήτημα παραμένει σημαντικό στο καθημερινό μας έργο, γεγονός που υποδηλώνει ότι η διοίκηση της ΕΕ εξακολουθεί να αντιμετωπίζει ορισμένες προκλήσεις στον τομέα αυτό. Κατά περίπτωση, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής προσπαθεί να βρει ταχεία λύση σε καταγγελίες που αφορούν καταγγελίες σχετικά με τις αρχικές επαφές ενός πολίτη με τη διοίκηση. Συνήθως αυτό συνεπάγεται τηλεφωνική επικοινωνία των υπηρεσιών μου με το αρμόδιο πρόσωπο.

Αντιλαμβάνομαι ότι όλοι οι οργανισμοί της ΕΕ συμφώνησαν να εγκρίνουν το ECGAB σε συνεδρίαση των επικεφαλής των οργανισμών που πραγματοποιήθηκε στη Λισαβόνα τον Οκτώβριο του 2008. Θα ήθελα επίσης να μάθω περισσότερα σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο το EIGE διασφαλίζει ότι το προσωπικό του EIGE συμμορφώνεται με τις αρχές που ορίζονται στον κώδικα. Δεν μπόρεσα να βρω αναφορές σε αυτό το θέμα στον ιστότοπο του EIGE, ο οποίος είναι διαθέσιμος στα αγγλικά και στα λιθουανικά, και, ως εκ τούτου, θα ήμουν ευγνώμων για μια παρουσίαση σχετικά με το θέμα αυτό. Θα ήθελα επίσης να μάθω αν το EIGE προτίθεται να δημοσιεύσει τα κύρια μέρη του ιστοτόπου του σε άλλες επίσημες γλώσσες της ΕΕ.

3. Διαφάνεια, διάλογος και λογοδοσία

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δίνει επίσης προτεραιότητα στην προώθηση της διαφάνειας και στην αύξηση της λογοδοσίας στη διοίκηση της ΕΕ. Η απαίτηση αυτή αντικατοπτρίζεται, μεταξύ άλλων, στη νομοθεσία της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, η οποία αναφέρει ρητά τον Διαμεσολαβητή ως όργανο προσφυγής. Αποτυπώνεται επίσης στις εκτεταμένες εξουσίες έρευνας του Διαμεσολαβητή, οι οποίες μας επιτρέπουν να αποσαφηνίζουμε διεξοδικά τα γεγονότα και τα ζητήματα που εγείρονται στις έρευνές μας.

Ως εκ τούτου, θα ήθελα να μάθω περισσότερα σχετικά με τα ακόλουθα ζητήματα:

α) Σημειώνω ότι ο ιστότοπος του EIGE περιέχει έγγραφο με τίτλο «Πολιτική για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα στο Ευρωπαϊκό Ινστιτούτο για την Ισότητα των Φύλων». Η πολιτική κάνει ρητή αναφορά στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1049/2001^[1] για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα και καθορίζει τις ρυθμίσεις που εφαρμόζει το ινστιτούτο για την εφαρμογή του εν λόγω κανονισμού. Ωστόσο, θα σας παρακαλούσα να μου γνωρίσετε τον τρόπο με τον οποίο το EIGE χειρίζεται στην πράξη τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα. Ποιοι είναι οι κανόνες, οι κατευθυντήριες γραμμές και/ή οι πρακτικές ρυθμίσεις της για τη διεκπεραίωση των εν λόγω αιτημάτων; Παραθέστε παραδείγματα, όπως η κύρια αλληλογραφία κατά τον χειρισμό από τον Οργανισμό των τριών τελευταίων αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που εξετάζονται βάσει των σχετικών κανόνων του EIGE και/ή του κανονισμού 1049/2001. (Η ουσία των αποφάσεων του EIGE σε αυτά τα παραδείγματα δεν θα εξεταστεί, καθώς αυτός δεν είναι ο σκοπός της παρούσας επίσκεψης.)

β) Το EIGE καταρτίζει ετήσια έκθεση (εσωτερική ή εξωτερική) σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα;

γ) Το EIGE λειτουργεί ή προτίθεται να λειτουργήσει δημόσιο μητρώο κατά την έννοια του άρθρου 11 του κανονισμού 1049/2001;

δ) Το EIGE χειρίζεται τεράστιο όγκο πληροφοριών και δεδομένων. Ο ιστότοπός του είναι φιλικός προς τον χρήστη και περιέχει μεγάλο όγκο δεδομένων, δημοσιεύσεων και πληροφοριών σχετικά με τις κύριες δραστηριότητες του EIGE. Ο κανονισμός 1049/2001 ισχύει αυστηρά μόνο για τα «έγγραφα». Πώς χειρίζεται το EIGE τις αιτήσεις παροχής πληροφοριών; Παρακαλείσθε να μας παράσχετε πληροφορίες σχετικά με τις παρατηρήσεις που λαμβάνουν οι υπηρεσίες του EIGE από τους χρήστες και τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με την πρόσβαση σε πληροφορίες.

4. Επιλογή και πρόσληψη

Όσον αφορά την ουσία των αποφάσεων επιλογής και πρόσληψης, ο Διαμεσολαβητής υιοθετεί προσέγγιση παρόμοια με εκείνη των δικαστηρίων της ΕΕ. Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, ότι αναγνωρίζει την ευρύτατη διακριτική ευχέρεια της διοίκησης κατά την επιλογή του προσωπικού της.

Όσον αφορά τις διαδικαστικές πτυχές της επιλογής και της πρόσληψης, ο Διαμεσολαβητής εργάστηκε πολύ ενεργά για την αύξηση της διαφάνειας των προσλήψεων στην ΕΕ. Αυτό οδήγησε, για παράδειγμα, σε αυξημένη διαφάνεια όσον αφορά τα ονόματα των μελών των εξεταστικών επιτροπών και σε λεπτομερέστερα δελτία αξιολόγησης που παρέχουν στους υποψηφίους καλύτερη εικόνα του τρόπου αξιολόγησής τους.

Σημειώνω ότι το EIGE έχει δημοσιεύσει στον ιστότοπό του ορισμένες πληροφορίες, καθώς και μια ενότητα «Συχνές ερωτήσεις»[2] σχετικά με τις διαδικασίες επιλογής που διοργανώνει. Θα σας παρακαλούσα να μου παράσχετε πρόσθετες διευκρινίσεις σχετικά με τα ακόλουθα ζητήματα:

α) Πώς διασφαλίζει το EIGE την αποτελεσματική επικοινωνία με τους υποψηφίους στις διαδικασίες επιλογής σχετικά με την κατάσταση των υποψηφιοτήτων τους και/ή το αποτέλεσμα της διαδικασίας επιλογής;

β) Είναι γνωστά στους υποψηφίους τα ονόματα των μελών της εξεταστικής επιτροπής; Σε ποιον βαθμό το EIGE παρέχει στους υποψηφίους πρόσβαση στις αξιολογήσεις των αιτήσεών τους;

γ) Σε ποιο βαθμό το EIGE αναζητεί ταχύτερα και λιγότερο επίσημα μέσα για την επίλυση διαφορών σχετικά με αποφάσεις επιλογής και πρόσληψης από εκείνα που προβλέπονται στο άρθρο 90 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης;

δ) Ενημερώνει συστηματικά το EIGE τους υποψηφίους στην αλληλογραφία του ότι μπορούν να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, όπως προβλέπεται στο άρθρο 19 του ECGAB;

5. Προσφορές και συμβάσεις

Στο επίπεδο του ελέγχου, οι διαφορές σε σχέση με τις αποφάσεις υποβολής προσφορών και τις συμβατικές σχέσεις αντιμετωπίζονται συνήθως από τα δικαστήρια. Ωστόσο, σημαντικό ποσοστό των υποθέσεων του Διαμεσολαβητή αφορούσε με την πάροδο των ετών και αυτούς τους τομείς. Όσον αφορά τις προσφορές, ο Διαμεσολαβητής εμπνέεται από την προσέγγιση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η οποία συνίσταται στην αναγνώριση της ευρείας διακριτικής ευχέρειας της διοίκησης κατά την αξιολόγηση των ουσιαστικών πτυχών των προτάσεων προσφορών, ελέγχοντας παράλληλα προσεκτικά κατά πόσον αιτιολόγησε έγκυρα και επαρκώς τις αποφάσεις της και κατά πόσον σεβάστηκε επαρκώς τις εφαρμοστέες διαδικασίες και τα δικαιώματα ενημέρωσης. Όσον αφορά τις συμβατικές διαφορές, ο Διαμεσολαβητής δεν αξιολογεί αυτός καθαυτόν αν υπάρχει παραβίαση της σύμβασης. Εξετάζει, ωστόσο, διεξοδικά κατά πόσον η διοίκηση παρείχε βάσιμους λόγους για τη θέση της και εξετάζει επίσης τον δίκαιο χαρακτήρα των διοικητικών ενεργειών ή παραλείψεων.

Σημειώνω ότι ο ιστότοπος του EIGE περιέχει μια ενότητα σχετικά με τις «Προμήθειες». Είναι επίσης πολύ θετικό το γεγονός ότι τα παραρτήματα των ετήσιων εκθέσεων του EIGE περιέχουν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις συμβάσεις που ανατίθενται από τον Οργανισμό κάθε χρόνο. Από την άποψη αυτή, οι ερωτήσεις μου είναι οι εξής:

α) Πώς χειρίζεται το EIGE διαφορές σε σχέση με διαγωνισμούς και συμβάσεις;

β) Ενημερώνονται οι προσφέροντες και οι ανάδοχοι ότι μπορούν να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή;

6. Σύγκρουση συμφερόντων

Η αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων αποτελεί σημαντική πτυχή της δεύτερης αρχής της δημόσιας υπηρεσίας: ακεραιότητα. Συγκρούσεις συμφερόντων ανακύπτουν όταν πρόσωπα που εργάζονται για τη δημόσια διοίκηση μπορεί να θεωρηθεί ότι έχουν ακατάλληλο προσωπικό συμφέρον σε ένα θέμα με το οποίο ασχολούνται. Οι συγκρούσεις αυτές πρέπει να αντιμετωπίζονται κατάλληλα προκειμένου να διασφαλίζεται η αντικειμενική λήψη αποφάσεων και να ενισχύεται η εμπιστοσύνη του κοινού στη διοίκηση. Πρόσφατα γεγονότα και υποθέσεις δείχνουν ότι η διοίκηση της ΕΕ δεν χαίρει σαφώς της πλήρους εμπιστοσύνης του κοινού σε σχέση με το θέμα αυτό.

Θα με ενδιέφερε να μάθω ποια συγκεκριμένα μέτρα εφαρμόζει το EIGE για την αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων σε σχέση με τους ακόλουθους τομείς:

α) Πρόσληψη προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των ανώτερων υπαλλήλων

β) Σημερινά και πρώην μέλη του προσωπικού, ιδίως όσον αφορά τις εξωτερικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια και μετά την υπηρεσία τους στο EIGE (βλ. για παράδειγμα τα άρθρα 11, 11α, 12β και 16 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης).

7. Καταγγελία δυσλειτουργιών

Τα άρθρα 22α και 22β του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης αναφέρονται συνήθως ως «διατάξεις για τους μάρτυρες δημοσίου συμφέροντος». Οι διατάξεις αυτές έχουν διττή δομή, η οποία συνίσταται α) στην υποχρέωση αναφοράς σοβαρών παραβάσεων στο θεσμικό όργανο του καταγγέλτη ή, υπό ορισμένες προϋποθέσεις, στην OLAF, και β) στο δικαίωμα αναφοράς του θέματος και στους αξιωματούχους ορισμένων άλλων θεσμικών οργάνων της ΕΕ, υπό την προϋπόθεση ότι τηρούνται ειδικές απαιτήσεις[3]. Τα άρθρα 22α και 22β καθορίζουν τις περιστάσεις υπό τις οποίες οι μάρτυρες δημοσίου συμφέροντος προστατεύονται έναντι αντιποίνων από το θεσμικό όργανο για το οποίο εργάζονται. Κατά το άρθρο 22α, το οικείο θεσμικό όργανο δεν μπορεί να ενεργήσει εις βάρος του υπαλλήλου που γνωστοποίησε τις πληροφορίες, εάν ενήργησε κατά τρόπο εύλογο και έντιμο. Το άρθρο 22β επεκτείνει την προστασία αυτή στον υπάλληλο που αποκαλύπτει περαιτέρω πληροφορίες σε έναν ή περισσότερους από τους πέντε αξιωματούχους που αναφέρονται σε αυτό, δηλαδή στους προέδρους του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της Επιτροπής, του Συμβουλίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου ή του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.

Θα σας ήμουν ευγνώμων εάν το EIGE μπορούσε να παράσχει πληροφορίες σχετικά με τυχόν ρυθμίσεις που εφαρμόζει για την εσωτερική καταγγελία δυσλειτουργιών και σχετικά με τυχόν εμπειρίες με μάρτυρες δημοσίου συμφέροντος.