Στρασβούργο, 11/03/2013

Απόφαση του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή με την οποία περατώνεται η αυτεπάγγελτη έρευνά του OI/11/2011/PB σχετικά με τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος

Αξιότιμη κυρία McGlade,

Επισυνάπτεται αντίγραφο της απόφασής μου στην παρούσα έρευνα.

Αποφάσισα να περατώσω την έρευνα με τις ακόλουθες περαιτέρω παρατηρήσεις:

Η δημιουργία δημόσιου μητρώου

Ο Διαμεσολαβητής είναι της άποψης ότι η έλλειψη επιγραμμικού δημόσιου μητρώου εγγράφων του ΕΟΧ εξακολουθεί να μην συνάδει με τη σχετική νομική υποχρέωση. Ο Διαμεσολαβητής γνωρίζει επίσης ότι η δημιουργία ενός τέτοιου μητρώου μπορεί να είναι πραγματικά δύσκολη. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό στο πλαίσιο των οργανισμών της ΕΕ, οι περισσότεροι από τους οποίους είναι μικροί οργανισμοί που θα έχουν μόνο περιορισμένους πόρους για να αφιερώσουν σε ένα τέτοιο έργο. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια των επισκέψεων του σε οργανισμούς, ο Διαμεσολαβητής έλαβε γνώση της εξαιρετικής συνεργασίας που έχουν καθιερώσει μεταξύ τους οι οργανισμοί, μεταξύ άλλων στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί σκόπιμο να ενθαρρύνει τον ΕΟΠ να επικοινωνήσει με άλλους οργανισμούς της ΕΕ με σκοπό την εξεύρεση των καλύτερων δυνατών τρόπων για τη δημιουργία δημόσιων μητρώων.

Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η οργάνωσή του εργάζεται επί του παρόντος για την καθιέρωση δημόσιου μητρώου εγγράφων σύμφωνα με τις σχετικές υποχρεώσεις που απορρέουν από τον κανονισμό 1049/2001. Δεδομένου ότι το Γραφείο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή έχει περίπου το ίδιο μέγεθος με πολλούς οργανισμούς της ΕΕ, οι προκλήσεις και οι λύσεις που προσδιορίζονται σε αυτή τη διαδικασία θα μπορούσαν ενδεχομένως να χρησιμεύσουν ως χρήσιμα σημεία αναφοράς για τις προσπάθειες των ίδιων των οργανισμών να συμμορφωθούν με την εν λόγω υποχρέωση. Ο Διαμεσολαβητής παραμένει εξ ολοκλήρου στη διάθεση των οργανισμών για περαιτέρω συζήτηση και ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με το θέμα αυτό.

Τα πρόσθετα μέτρα για την αποφυγή πραγματικών ή προφανών συγκρούσεων συμφερόντων

Ο Διαμεσολαβητής καλεί τον ΕΟΠ να τον ενημερώσει για τα μέτρα που προτίθεται να λάβει ή έχει ήδη εγκρίνει, υπό το πρίσμα της έκθεσης του ΕΕΣ που αναφέρεται στην απόφασή του και των επακόλουθων σχετικών εξελίξεων.

Η συνήθης πρακτική του Διαμεσολαβητή είναι να ζητεί από ένα θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμό να απαντήσει σε περαιτέρω παρατηρήσεις εντός περιόδου έξι μηνών. Εν προκειμένω, επισημαίνω ότι τον Ιούνιο του 2013 θα αναλάβει καθήκοντα στον ΕΟΧ νέος διευθυντής. Υπό το πρίσμα αυτής της εξέλιξης, θεωρώ σκόπιμο να οριστεί προθεσμία έως τις 31 Οκτωβρίου 2013 για τη συνέχεια που θα δώσει ο Οργανισμός στις περαιτέρω παρατηρήσεις. Θα λάβω υπόψη τις απαντήσεις του Οργανισμού στις επικριτικές παρατηρήσεις μου και τις περαιτέρω παρατηρήσεις κατά τη διενέργεια της ετήσιας αξιολόγησής μου σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο τα θεσμικά όργανα και οι οργανισμοί αντέδρασαν στα συμπεράσματά μου[1].

Με εκτίμηση,

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Συνημμένο:

• Απόφαση σχετικά με την αυτεπάγγελτη έρευνα (επίσκεψη οργανισμού) OI/11/2011/PB