Στρασβούργο, 16.05.2012

Επίσκεψη του Οργανισμού OI/9/2012/OV - Επίσκεψη στην Ευρωπόλ

Αξιότιμε κ. Wainwright,

Τον Μάιο του 2011, δρομολόγησα πρόγραμμα επισκέψεων σε οργανισμούς της ΕΕ, με στόχο τον εντοπισμό και τη διάδοση βέλτιστων πρακτικών μεταξύ των οργανισμών.  Πραγματοποίησα αρχικά τρεις «πιλοτικές» επισκέψεις στους οργανισμούς της ΕΕ στο Ηνωμένο Βασίλειο, και συγκεκριμένα στην Ευρωπαϊκή Αρχή Τραπεζών, στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων και στην Ευρωπαϊκή Αστυνομική Ακαδημία. Στη συνέχεια, την 1η Ιουνίου 2011, συναντήθηκα με τους επικεφαλής όλων των οργανισμών της ΕΕ στις Βρυξέλλες και είχα την ευκαιρία να τους εξοικειώσω λεπτομερέστερα με την πρωτοβουλία αυτή. Τον Οκτώβριο και τον Νοέμβριο του 2011, επισκέφθηκα, αντίστοιχα, τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος στην Κοπεγχάγη και το Ευρωπαϊκό Κέντρο Παρακολούθησης Ναρκωτικών και Τοξικομανίας και τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό για την Ασφάλεια στη Θάλασσα στη Λισαβόνα. Τον Φεβρουάριο του 2012, επισκέφθηκα το Ευρωπαϊκό Κέντρο για την Ανάπτυξη της Επαγγελματικής Κατάρτισης (Ευρωπόλ) και τον Μάιο επισκέφθηκα το Ευρωπαϊκό Ίδρυμα για τη Βελτίωση των Συνθηκών Διαβίωσης και Εργασίας στο Δουβλίνο. Πληροφορίες σχετικά με τις προηγούμενες επισκέψεις μου στους οργανισμούς της ΕΕ διατίθενται στην ακόλουθη σελίδα του ιστοτόπου μου:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Θα βρίσκομαι στη Χάγη και την Ουτρέχτη από τις 4 έως τις 9 Ιουνίου 2012 για μια συνάντηση με τον Ολλανδό Εθνικό Διαμεσολαβητή και για να δώσω μια διάλεξη στη Δεύτερη Διάσκεψη για τη Διατλαντική Διαφάνεια. Θα χαρώ να γνωρίσω εσάς και τα σχετικά μέλη της ομάδας σας. Μετά από άτυπες επαφές μεταξύ των γραφείων μας, συμφωνήθηκε η ημερομηνία της Δευτέρας 4 Ιουνίου 2012 (10:30 - 13:30).  Επισυνάπτεται στο παράρτημα της παρούσας επιστολής σχέδιο προγράμματος της συνεδρίασής μας, καθώς και ορισμένες πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις διαδικαστικές πτυχές αυτού του είδους των επισκέψεων. Προς ενημέρωσή σας, θα επισκεφθώ επίσης την Eurojust κατά τη διάρκεια της ίδιας εβδομάδας.

Κατά την επίσκεψή μου στην Ευρωπόλ, θα συνοδεύομαι από τον κ. Olivier Verheecke, κύριο νομικό σύμβουλο στο γραφείο μου, ο οποίος θα ενεργεί ως υπεύθυνος επικοινωνίας για τις οργανωτικές πτυχές της συνάντησής μας. Τα στοιχεία επικοινωνίας του είναι: Olivier Verheecke, τηλ.: + 32 2 284 20 03. Από τις άτυπες επαφές μεταξύ των γραφείων μας, κατάλαβα ότι η κα Fabiana Scarazatto από τη Μονάδα Εταιρικής Επικοινωνίας θα είναι ο αρμόδιος επικοινωνίας στην Ευρωπόλ, ο οποίος θα έρθει σε επαφή μαζί του για όλες τις απαραίτητες προετοιμασίες.

Σημειωτέον ότι, μετά την επίσκεψη και τη συνεδρίασή μας που καλύπτει τα ουσιαστικά σημεία που περιγράφονται στο σημείωμα του παραρτήματος, θα ήθελα επίσης να συναντηθώ με την επιτροπή προσωπικού της Ευρωπόλ. Η επιθυμία μου να συναντηθώ με την Επιτροπή Προσωπικού ακολουθεί το αίτημα της Συνέλευσης των Επιτροπών Προσωπικού του Οργανισμού (AASC) να συναντώ συστηματικά τις επιτροπές προσωπικού των οργανισμών που αποτελούν αντικείμενο των επισκέψεών μου με δική μου πρωτοβουλία.

Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω και πάλι που συμφωνήσατε να διοργανώσετε αυτή την επίσκεψη και προσβλέπω σε αυτό που είμαι βέβαιος ότι θα αποβεί γόνιμη ανταλλαγή απόψεων σχετικά με τα διάφορα θέματα που προσδιορίζονται στο σημείωμα που επισυνάπτεται στην παρούσα επιστολή. Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω εκ των προτέρων τη διοίκηση της Ευρωπόλ για την οργάνωση των πρακτικών πτυχών της συνάντησής μου με την Επιτροπή Προσωπικού της Ευρωπόλ, η οποία θα πρέπει να πραγματοποιηθεί την ίδια ημέρα, Δευτέρα 4 Ιουνίου, επίσης το πρωί, μετά την ολοκλήρωση της συνάντησής μας με τη διοίκηση.

Με εκτίμηση,

Π. Νικηφόρος Διαμαντούρος

Συνημμένο: 1

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ: Διαδικαστικές πτυχές και σχέδιο ημερήσιας διάταξης της επίσκεψης.

Επί των διαδικαστικών πτυχών

Οι επισκέψεις του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή πραγματοποιούνται επισήμως βάσει της αρμοδιότητάς του να διεξάγει έρευνες ιδίας πρωτοβουλίας. Ως εκ τούτου, η αλληλογραφία που αφορά την εν λόγω επίσκεψη θα φέρει αριθμό αναφοράς καταχώρισης για τις εν λόγω αυτεπάγγελτες έρευνες (OI/9/2012/OV). Ο Διαμεσολαβητής θα παρακαλούσε την Ευρωπόλ να αναφέρει αυτόν τον αριθμό αναφοράς στην αλληλογραφία της σχετικά με την επίσκεψη.

Η αυτεπάγγελτη έρευνα συνεπάγεται, μεταξύ άλλων, την εφαρμογή των συνήθων διαδικαστικών εγγυήσεων σχετικά με τις εν λόγω έρευνες. Σε αυτά περιλαμβάνεται το δικαίωμα του οργανισμού να ζητεί από τον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή να χειρίζεται πληροφορίες και έγγραφα σε εμπιστευτική βάση - βλ. άρθρα 5.1, 5.2 και 14.2 των διατάξεων εφαρμογής του Διαμεσολαβητή:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Εκτός από την ενημέρωση του οργανισμού στον οποίο πρόκειται να πραγματοποιηθεί επίσκεψη σχετικά με τα ζητήματα που προτίθεται να θίξει, ο Διαμεσολαβητής μπορεί επίσης να του ζητήσει να παράσχει εκ των προτέρων ορισμένες σχετικές πληροφορίες και/ή έγγραφα.

Μετά από κάθε επίσκεψη, ο Διαμεσολαβητής ενημερώνει εγγράφως τον οργανισμό για τα πορίσματά του. Εάν υποβάλει συγκεκριμένες προτάσεις, θα ζητήσει κατά κανόνα από τον οργανισμό να τον ενημερώσει για τυχόν επακόλουθες ενέργειες στις οποίες προτίθεται να προβεί. Ανάλογα με την απάντηση του οργανισμού, ο Διαμεσολαβητής είτε θα εξετάσει το ενδεχόμενο περάτωσης της έρευνας είτε θα λάβει περαιτέρω μέτρα, για παράδειγμα, εκδίδοντας επίσημες συστάσεις.

Επισημαίνεται ότι η προπαρασκευαστική επιστολή για την εν λόγω επίσκεψη, καθώς και το παρόν παράρτημα, θα δημοσιευθούν στον ιστότοπο του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Εάν ο Διαμεσολαβητής αποφασίσει να υποβάλει προτάσεις στον Οργανισμό μετά την επίσκεψή του, η ανακοίνωση που περιέχει τις προτάσεις αυτές θα δημοσιευθεί επίσης στην εν λόγω σελίδα, καθώς και η απάντηση του Οργανισμού, τυχόν περαιτέρω αλληλογραφία και τα τελικά γραπτά συμπεράσματα του Διαμεσολαβητή. Οι ανταλλαγές αυτές θα εμφανίζονται στην ακόλουθη σελίδα του δικτυακού τόπου του Διαμεσολαβητή: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Σχετικά με τα θέματα της ημερήσιας διάταξης

Όσον αφορά το περιεχόμενο της επίσκεψης της 4ης Ιουνίου 2012, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής θα ήθελε να συζητήσει τα ακόλουθα θέματα:

• Αρχικές επαφές της Ευρωπόλ με το κοινό
• Διαφάνεια, διάλογος και λογοδοσία
• Πρόσληψη
• Προσφορές και συμβάσεις
• Σύγκρουση συμφερόντων

Τα συγκεκριμένα θέματα που θα ήθελε να εξετάσει ο Διαμεσολαβητής στο πλαίσιο κάθε θέματος είναι τα εξής:

1. Οι πρώτες επαφές με το κοινό

Ένα από τα θεμελιώδη καθήκοντα του Διαμεσολαβητή είναι να διασφαλίζει ότι η διοίκηση της ΕΕ είναι ανοικτή, προσανατολισμένη στις υπηρεσίες και αποτελεσματική στον χειρισμό των επαφών με τους πολίτες. Οι σχετικές βασικές αρχές καθορίζονται στον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς (CGAB). Το ζήτημα παραμένει σημαντικό στο καθημερινό μας έργο, γεγονός που υποδηλώνει ότι η διοίκηση της ΕΕ εξακολουθεί να αντιμετωπίζει ορισμένες προκλήσεις στον τομέα αυτό. Κατά περίπτωση, ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής προσπαθεί να βρει ταχεία λύση σε καταγγελίες που αφορούν καταγγελίες σχετικά με τις αρχικές επαφές ενός πολίτη με τη διοίκηση. Συνήθως αυτό συνεπάγεται τηλεφωνική επικοινωνία των υπηρεσιών μου με το αρμόδιο πρόσωπο.

Αντιλαμβάνομαι ότι όλοι οι οργανισμοί της ΕΕ συμφώνησαν να εγκρίνουν τον ευρωπαϊκό κώδικα ορθής διοικητικής συμπεριφοράς σε συνεδρίαση των επικεφαλής των οργανισμών που πραγματοποιήθηκε στη Λισαβόνα τον Οκτώβριο του 2008. Ωστόσο, δεν βρήκα στον ιστότοπο της Ευρωπόλ σύνδεσμο προς τον Ευρωπαϊκό Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς. Επίσης, δεν γνωρίζω τον τρόπο με τον οποίο η Ευρωπόλ εφάρμοσε τον κώδικα και τον τρόπο με τον οποίο διασφαλίζει ότι το προσωπικό της συμμορφώνεται με τις αρχές που ορίζονται στον κώδικα. Δεν μπόρεσα να βρω αναφορές σε αυτό το θέμα στον ιστότοπο της Ευρωπόλ και, ως εκ τούτου, θα ήμουν ευγνώμων για μια παρουσίαση σχετικά με το θέμα αυτό.

Επίσης, φαίνεται ότι ο ιστότοπος της Ευρωπόλ, συμπεριλαμβανομένης της αρχικής σελίδας του, είναι διαθέσιμος μόνο στα αγγλικά, αν και υπάρχει επιλογή αναζήτησης γλώσσας στο επάνω μέρος της σελίδας. Σκοπεύει η Ευρωπόλ να καταστήσει τον ιστότοπό της διαθέσιμο και στις 23 επίσημες γλώσσες;

2. Διαφάνεια, διάλογος και λογοδοσία

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής δίνει επίσης προτεραιότητα στην προώθηση της διαφάνειας και στην αύξηση της λογοδοσίας στη διοίκηση της ΕΕ. Η απαίτηση αυτή αντικατοπτρίζεται, μεταξύ άλλων, στη νομοθεσία της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, η οποία αναφέρει ρητά τον Διαμεσολαβητή ως όργανο προσφυγής. Αποτυπώνεται επίσης στις εκτεταμένες εξουσίες έρευνας του Διαμεσολαβητή, οι οποίες μας επιτρέπουν να αποσαφηνίζουμε διεξοδικά τα γεγονότα και τα ζητήματα που εγείρονται στις έρευνές μας.

Ως εκ τούτου, θα ήθελα να μάθω περισσότερα σχετικά με τα ακόλουθα ζητήματα:

α) Πώς αντιμετωπίζει στην πράξη η Ευρωπόλ τις αιτήσεις πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα; Ποιες είναι οι κατευθυντήριες γραμμές και/ή οι πρακτικές ρυθμίσεις για τη διεκπεραίωση των εν λόγω αιτημάτων; Παραθέστε παραδείγματα, όπως η κύρια αλληλογραφία κατά τον χειρισμό από την Ευρωπόλ των τριών τελευταίων αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα που εξετάζονται στο πλαίσιο της απόφασης Ευρωπόλ της 8ης Ιουλίου 2009 (η οποία παραπέμπει στον κανονισμό 1049/2001). (Η ουσία της απόφασης της Ευρωπόλ στα παραδείγματα αυτά δεν θα εξεταστεί, καθώς αυτός δεν είναι ο σκοπός της παρούσας επίσκεψης.)

β) Συντάσσει η Ευρωπόλ ετήσια έκθεση (εσωτερική ή εξωτερική) σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεται την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα;

γ) Λειτουργεί ή προτίθεται να λειτουργήσει η Ευρωπόλ δημόσιο μητρώο κατά την έννοια του άρθρου 11 του κανονισμού 1049/2001;[1]

δ) Η Ευρωπόλ χειρίζεται τεράστιο όγκο πληροφοριών και δεδομένων. Ο δικτυακός της τόπος είναι φιλικός προς τον χρήστη και περιέχει μεγάλο όγκο δεδομένων, δημοσιεύσεων και πληροφοριών σχετικά με τις κύριες δραστηριότητες της Ευρωπόλ, ειδικότερα στο τμήμα «Δημοσιεύσεις». Ο κανονισμός 1049/2001 ισχύει αυστηρά μόνο για τα «έγγραφα». Πώς χειρίζεται η Ευρωπόλ τις αιτήσεις παροχής πληροφοριών; Παρακαλείσθε να μας παράσχετε πληροφορίες σχετικά με την ανατροφοδότηση που λαμβάνουν οι υπηρεσίες της Ευρωπόλ από τους χρήστες και τα ενδιαφερόμενα μέρη όσον αφορά την πρόσβαση σε πληροφορίες.

3. Επιλογή και πρόσληψη

Όσον αφορά την ουσία των αποφάσεων επιλογής και πρόσληψης, ο Διαμεσολαβητής υιοθετεί προσέγγιση παρόμοια με εκείνη των δικαστηρίων της ΕΕ. Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, ότι αναγνωρίζει την ευρύτατη διακριτική ευχέρεια της διοίκησης κατά την επιλογή του προσωπικού της.

Όσον αφορά τις διαδικαστικές πτυχές της επιλογής και της πρόσληψης, ο Διαμεσολαβητής εργάστηκε πολύ ενεργά για την αύξηση της διαφάνειας των προσλήψεων στην ΕΕ. Αυτό οδήγησε, για παράδειγμα, σε αυξημένη διαφάνεια όσον αφορά τα ονόματα των μελών των εξεταστικών επιτροπών και σε λεπτομερέστερα δελτία αξιολόγησης που παρέχουν στους υποψηφίους καλύτερη εικόνα του τρόπου αξιολόγησής τους.

Ο δικτυακός τόπος της Ευρωπόλ περιέχει, στο τμήμα «Απασχόληση, κενές θέσεις», σύνδεσμο προς τις κατευθυντήριες γραμμές της Ευρωπόλ για τις προσλήψεις που εγκρίθηκαν στις 24 Μαΐου 2011. Θα σας παρακαλούσα να μου παράσχετε πρόσθετες διευκρινίσεις σχετικά με τα ακόλουθα ζητήματα:

α) Πώς διασφαλίζει η Ευρωπόλ την αποτελεσματική επικοινωνία με τους υποψηφίους στις διαδικασίες επιλογής σχετικά με την κατάσταση των υποψηφιοτήτων τους και/ή το αποτέλεσμα της διαδικασίας επιλογής;

β) Είναι γνωστά στους υποψηφίους τα ονόματα των μελών της εξεταστικής επιτροπής;  Σε ποιον βαθμό παρέχει η Ευρωπόλ στους υποψηφίους πρόσβαση στις αξιολογήσεις των αιτήσεών τους;

γ) Σε ποιο βαθμό η Ευρωπόλ αναζητεί ταχύτερα και λιγότερο επίσημα μέσα για την επίλυση διαφορών σχετικά με αποφάσεις επιλογής και πρόσληψης από εκείνα που προβλέπονται στο άρθρο 90 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης;

δ) Ενημερώνει συστηματικά η Ευρωπόλ τους υποψηφίους ότι μπορούν να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή, όπως προβλέπεται στο άρθρο 19 του προαναφερθέντος Κώδικα Ορθής Διοικητικής Συμπεριφοράς;

4. Προσφορές και συμβάσεις

Στο επίπεδο του ελέγχου, οι διαφορές σε σχέση με τις αποφάσεις υποβολής προσφορών και τις συμβατικές σχέσεις αντιμετωπίζονται συνήθως από τα δικαστήρια. Ωστόσο, σημαντικό ποσοστό των υποθέσεων του Διαμεσολαβητή αφορούσε με την πάροδο των ετών και αυτούς τους τομείς. Όσον αφορά τις προσφορές, ο Διαμεσολαβητής εμπνέεται από την προσέγγιση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, η οποία συνίσταται στην αναγνώριση της ευρείας διακριτικής ευχέρειας της διοίκησης κατά την αξιολόγηση των ουσιαστικών πτυχών των προτάσεων προσφορών, ελέγχοντας παράλληλα προσεκτικά κατά πόσον αιτιολόγησε έγκυρα και επαρκώς τις αποφάσεις της και κατά πόσον σεβάστηκε επαρκώς τις εφαρμοστέες διαδικασίες και τα δικαιώματα ενημέρωσης. Όσον αφορά τις συμβατικές διαφορές, ο Διαμεσολαβητής δεν αξιολογεί αυτός καθαυτόν αν υπάρχει παραβίαση της σύμβασης. Εξετάζει, ωστόσο, διεξοδικά κατά πόσον η διοίκηση παρείχε βάσιμους λόγους για τη θέση της και εξετάζει επίσης τον δίκαιο χαρακτήρα των διοικητικών ενεργειών ή παραλείψεων.

Σημειώνω ότι ο δικτυακός τόπος της Ευρωπόλ περιέχει μια ενότητα «Προμήθειες» που περιέχει σύνδεσμο προς τους γενικούς όρους και προϋποθέσεις που ισχύουν για τις συμβάσεις που συνάπτονται με την Ευρωπόλ (οι οποίοι ισχύουν για τις συμβάσεις για την αγορά υπηρεσιών χαμηλής αξίας και την προμήθεια αγαθών).

Ερωτήσεις:

α) Πώς χειρίζεται η Ευρωπόλ τις διαφορές σε σχέση με αυτούς τους τομείς;

β) Ενημερώνονται οι προσφέροντες και οι ανάδοχοι ότι μπορούν να υποβάλουν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή;

5. Σύγκρουση συμφερόντων

Συγκρούσεις συμφερόντων ανακύπτουν όταν πρόσωπα που εργάζονται για τη δημόσια διοίκηση μπορεί να θεωρηθεί ότι έχουν ακατάλληλο προσωπικό συμφέρον σε ένα θέμα με το οποίο ασχολούνται. Οι συγκρούσεις αυτές πρέπει να αντιμετωπίζονται κατάλληλα προκειμένου να διασφαλίζεται η αντικειμενική λήψη αποφάσεων και να ενισχύεται η εμπιστοσύνη του κοινού στη διοίκηση. Πρόσφατα γεγονότα και υποθέσεις δείχνουν ότι η διοίκηση της ΕΕ δεν χαίρει σαφώς της πλήρους εμπιστοσύνης του κοινού σε σχέση με το θέμα αυτό.

Υπό το πρίσμα των ανωτέρω, θα με ενδιέφερε να μάθω ποια συγκεκριμένα μέτρα εφαρμόζει η Ευρωπόλ για την αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων σε σχέση με τους ακόλουθους τομείς:

α) Πρόσληψη προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των ανώτερων υπαλλήλων

β) Σημερινά και πρώην μέλη του προσωπικού, ιδίως όσον αφορά τις εξωτερικές δραστηριότητες κατά τη διάρκεια και μετά την υπηρεσία τους στην Ευρωπόλ (βλ. για παράδειγμα τα άρθρα 11, 11α, 12β και 16 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης).