Straßburg, den 7.5.2013

OI/13/2012/MHZ

Sehr geehrter Herr Laitinen,

Am 24. Februar 2013 erhielt ich die Antwort von Frontex auf meinen Bericht vom 7. Februar 2013, in dem ich Ihnen die Ergebnisse meines Besuchs bei Frontex mitteilte und einige Vorschläge für eine weitere Verbesserung der Qualität der Verwaltung durch Frontex machte.

Ich bin dankbar für Ihre prompte und weitgehend positive Antwort. Insbesondere schätze ich es sehr, dass Frontex die meisten Vorschläge des Berichts übernommen und konstruktive Maßnahmen in Bezug auf sie ergriffen hat. Dies zeigt deutlich die feste Entschlossenheit von Frontex, eine Verwaltungskultur des Dienstes an den Bürgern zu fördern und zu fördern.

Ich glaube jedoch, dass noch einige Klarstellungen zu zwei meiner Vorschläge erforderlich sind, zu denen ich Frontex Gelegenheit geben möchte, weitere Gedanken und Kommentare abzugeben.

Verfügbarkeit der Homepage der Frontex-Website in allen EU-Amtssprachen/Erläuterung der Frontex-Sprachenpolitik

Vorschlag e): "Frontex könnte erwägen, Informationen in allen 23 EU-Amtssprachen, zumindest auf der Homepage seiner Website, sowie Informationen über seine Sprachenpolitik zur Verfügung zu stellen". In seiner Antwort erklärte Frontex, dass es bereits auf seiner Website unter dem Abschnitt „Governance Documents“ Dokumente veröffentlicht, die für seine Arbeitsplanung und seine jährliche Berichterstattung in allen EU-Amtssprachen von grundlegender Bedeutung sind. Frontex arbeitet derzeit an einer neuen Broschüre, in der erklärt wird, was es ist und wie es funktioniert. Wenn der Haushalt dies zulässt, wird die Veröffentlichung anschließend in weitere Sprachen übersetzt. Frontex wird auch daran arbeiten, Untertitel für den Basisfilm über die Agentur in einer Reihe von Sprachen bereitzustellen, beginnend mit Italienisch, Griechisch, Spanisch, Französisch, Deutsch und Polnisch. Als nächster (mittelfristiger) Schritt werden nach der Übersetzung neue Sprachunterseiten auf der Website erstellt.

Ich möchte Ihnen dafür danken, dass Sie die oben genannten nützlichen Informationen zu einer Reihe lobenswerter Initiativen zur Verfügung gestellt haben.  In ihrer Antwort gab Frontex jedoch nicht an, ob sie ihre Homepage in anderen Sprachen als Englisch zur Verfügung stellen könne und ob sie beabsichtige, auf ihrer Homepage Informationen über ihre Sprachenpolitik aufzunehmen.

Ich vertraue darauf, dass dies in der Tat möglich sein wird, und wenn Frontex bestätigen würde, dass sie diesen Vorschlägen gefolgt ist, würde sie sich allen Agenturen anschließen, die dies bereits beschlossen haben (ENISA, EMA, Cedefop, CEPOL, EBA).

Eine Agentur wie Frontex, deren Arbeit einen so starken menschlichen Einfluss hat, sollte auf ihrer Website sicherlich alle EU-Bürger in ihrer eigenen Sprache begrüßen und ihnen mitteilen, welche Abschnitte oder Dokumente in allen EU-Sprachen verfügbar sind und welche im Gegenteil nur in ausgewählten Sprachen konsultiert werden dürfen. Die Auswahl der Sprachen könnte darüber hinaus im Rahmen der Sprachenpolitik von Frontex erläutert werden, sodass die Bürger gegebenenfalls die Gründe verstehen können, warum bestimmte Dokumente nur in bestimmten Sprachen verfügbar sind.

Information der Bieter über die Möglichkeit, sich beim Bürgerbeauftragten zu beschweren

Vorschlag j) war, dass „die Schreiben von Frontex an abgelehnte Bieter Informationen über die Rolle des Europäischen Bürgerbeauftragten bei der Entgegennahme von Beschwerden enthalten [könnten]“. In seiner Antwort stimmte Frontex diesem Vorschlag zu. Er stellte jedoch fest, dass alle Dokumente, die für die Zwecke von Vergabeverfahren verwendet werden, auf dem entsprechenden Muster der Kommission beruhen. Sobald die Kommission ihr Muster ändert, wird Frontex das geänderte Muster gerne verwenden.

Ich würde es begrüßen, wenn Frontex seine Bereitschaft bestätigen könnte, meinem Vorschlag auch ohne eine Überarbeitung des Musters der Kommission zu folgen. Ich möchte darauf hinweisen, dass andere Agenturen, die ebenfalls die gleichen Vorlagen verwenden (Cedefop, EWR), zugestimmt haben, die fraglichen Informationen in ihre Schreiben aufzunehmen, in denen sie Angebote ablehnen, und zwar auf meinen entsprechenden Vorschlag hin.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie bis zum 30. Juni 2013 eine weitere Antwort von Frontex zu den beiden oben genannten Vorschlägen erhalten würden. Bitte wenden Sie sich an die zuständige Person in meinen Dienststellen, um die Vorschläge zu besprechen, wenn Sie der Meinung sind, dass dies nützlich wäre: Marta Hirsch-Ziembinska, Tel. 33 388 17 27 46, marta.hirsch-ziembinska@ombudsman.europa.eu

Schließlich möchte ich Frontex auch mitteilen, dass ich beschlossen habe, meinen Vorschlag f) weiterzuverfolgen, dass Frontex "in Erwägung ziehen könnte, im Rahmen einer gesonderten Initiativuntersuchung, die zu einem späteren Zeitpunkt an alle EU-Agenturen, einschließlich Frontex, gerichtet wird, einen Beschluss zu erlassen, mit dem die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses ... für jedes Auswahlverfahren offengelegt werden". Das Thema ist somit nicht mehr Teil der Besuchsagenda.

Mit freundlichen Grüßen,

P. Nikiforos Diamandouros