A. Star-Fälle

Sache 364/2013/PMC: Weigerung der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA), eine Zulassung für ein nicht verschreibungspflichtiges Arzneimittel zu erteilen

Der Beschwerdeführer ist ein in Großbritannien ansässiges Pharmaunternehmen. Sie beantragte bei der EMA die Genehmigung für das Inverkehrbringen eines nicht verschreibungspflichtigen Arzneimittels zur Linderung von Migräneanfällen. Die EMA lehnte die Genehmigung für das Inverkehrbringen aus einer Reihe von Gründen ab, darunter Bedenken hinsichtlich eines hohen Risikos für zerebrovaskuläre (Gehirn-) und kardiovaskuläre (Herz-) Nebenwirkungen sowie eines möglichen Missbrauchs und Übergebrauchs. In der Beschwerde an den Bürgerbeauftragten wurde behauptet, dass die EMA Verfahrensfehler und offensichtliche Beurteilungsfehler begangen habe.

Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest. Insbesondere hatte die EMA hinreichend erläutert, warum sie die Schlussfolgerungen einer Bioäquivalenzstudie, die der Beschwerdeführer zur Stützung seines Antrags vorgelegt hatte und auf deren Grundlage einige Mitgliedstaaten Genehmigungen für das Inverkehrbringen erteilt hatten, nicht akzeptierte. In der Abschlussentscheidung wurde vorgeschlagen, dass die EMA sowohl die Kommission als auch die Mitgliedstaaten, in denen Arzneimitteln, die mit den im vorliegenden Fall in Rede stehenden identisch oder ähnlich sind, Genehmigungen für das Inverkehrbringen erteilt wurden, über ihre Feststellungen in Bezug auf die Bioäquivalenzstudie unterrichtet. Die EMA antwortete, dass sie die Kommission über die Entscheidung des Bürgerbeauftragten in diesem Fall unterrichtet habe. Im Oktober 2014 unterrichtete die Kommission die Mitgliedstaaten, und alle einschlägigen Genehmigungen für das Inverkehrbringen wurden widerrufen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Folgemaßnahmen der EMA zur Gewährleistung einer einheitlichen Behandlung der Bioäquivalenzstudie in der EU, die letztlich zu wichtigen Maßnahmen zum Schutz der öffentlichen Gesundheit geführt haben.

Fall 443/2011/ER: Missbräuchliche Ablehnung der Annahme eines Antrags auf Abschlusszahlung nach Beendigung eines Vertrags

Der Beschwerdeführer ist ein italienisches Unternehmen. Im Jahr 2008 schloss sie eine Finanzhilfevereinbarung mit der Exekutivagentur für Wettbewerbsfähigkeit und Innovation (jetzt Exekutivagentur für kleine und mittlere Unternehmen) im Rahmen des EU-Programms Marco Polo II ab, mit dem Maßnahmen zur Beförderung von Gütern vom Straßengüterverkehr auf andere, umweltfreundlichere Verkehrsmittel unterstützt werden.

Die vom Antragsteller vorgeschlagene Maßnahme betraf Ausfuhren der italienischen Keramikindustrie nach Spanien und erhielt einen Zuschuss von bis zu 4 Mio. EUR. Aufgrund der globalen Wirtschaftskrise und des plötzlichen Rückgangs des spanischen Wohnungsmarktes ging die Nachfrage nach Keramiktransporten von Italien nach Spanien jedoch nach der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarung drastisch zurück. Folglich akzeptierte die EACI den Antrag des Beschwerdeführers, die Durchführung der Maßnahme auszusetzen. Da der Beschwerdeführer das Projekt nicht wieder aufnehmen konnte, kündigte er im Juni 2010 die Finanzhilfevereinbarung und teilte dem Beschwerdeführer mit, dass er 60 Tage Zeit habe, um einen Abschlussbericht vorzulegen und eine Abschlusszahlung zu beantragen. Der Beschwerdeführer stellte erst im Januar 2011 einen Antrag auf eine Restzahlung in Höhe von 2 Mio. EUR. Nach Ansicht der EACI war dies zu spät.

In seiner Beschwerde machte der Beschwerdeführer geltend, dass die EACI ungerecht gehandelt habe. Der Beschwerdeführer argumentierte, dass die Verzögerung bei der Einreichung des Antrags auf Abschlusszahlung durch seine in gutem Glauben unternommenen Versuche gerechtfertigt sei, die Maßnahme wieder aufzunehmen, und dass sich die EACI in Ermangelung eines Abschlussberichts zumindest auf die Zahlen hätte stützen müssen, die sich aus einem ihr im Oktober 2009 vorgelegten Zwischenbericht ergeben hätten. In ihrer Stellungnahme vertrat die EACI die Auffassung, dass sie die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung in vollem Umfang eingehalten habe.

Der Bürgerbeauftragte erinnerte daran, dass der Begriff der guten Verwaltung weiter gefasst ist als der der Rechtmäßigkeit. Der Bürgerbeauftragte betonte, dass die EACI zwar rechtlich nicht dazu verpflichtet sei, die Finanzhilfevereinbarung sie jedoch nicht daran hindere, verspätete Anträge auf Abschlusszahlung anzunehmen. Angesichts i) der besonders schwerwiegenden Auswirkungen der Wirtschaftskrise auf das Projekt des Beschwerdeführers und ii) der Tatsache, dass die EACI den im Oktober 2009 vorgelegten Zwischenbericht bereits gebilligt hatte, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die Entscheidung der Agentur, den Antrag des Beschwerdeführers auf Abschlusszahlung abzulehnen, nicht ganz fair war. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher einen Lösungsvorschlag und forderte die EACI auf, den Antrag des Beschwerdeführers auf eine Abschlusszahlung in Höhe von 2 Mio. EUR auf der Grundlage des Zwischenberichts des Beschwerdeführers vom Oktober 2009 zu prüfen. Die EACI nahm den Vorschlag an, und der Bürgerbeauftragte schloss den Fall ab.

Sache 299/2014/TN: Verbesserte Verfahren für Menschen mit Behinderungen, die freiberufliche Dolmetscher werden möchten

Der Beschwerdeführer behauptete, dass er von der Europäischen Kommission aufgrund seiner Behinderung diskriminiert worden sei, als er den Test ablegte, um als freiberuflicher Dolmetscher für die EU-Organe zu arbeiten. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission dem Beschwerdeführer gegenüber angemessen gehandelt hatte, indem sie ihm zwei Möglichkeiten bot, die Tests unter Bedingungen abzulegen, die seine Behinderungen berücksichtigten. Der Fall wurde daher mit der Feststellung abgeschlossen, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorliegt.

Mit dem Ziel, die Behandlung von Bewerbern mit Behinderungen weiter zu verbessern, machte der Bürgerbeauftragte jedoch zwei weitere Bemerkungen. Erstens sollte die Kommission, wenn sie einen Antragsteller mit besonderen Bedürfnissen zu einem Test einlädt, den Antragsteller so bald wie möglich kontaktieren, um ein vollständiges Verständnis seiner Bedürfnisse zu erhalten und mögliche technische Lösungen im Zusammenhang damit zu erörtern. In der zweiten Frage wurde gefragt, ob eine Frage zu den besonderen Bedürfnissen der Antragsteller in das Online-Anmeldeformular aufgenommen wurde, wie es der Bürgerbeauftragte in einer Entscheidung über einen früheren Fall vorgeschlagen hatte.

Die Kommission antwortete, dass das Online-Formular für die Registrierung für den Test für freiberufliche Dolmetscher nun einen Raum für die Unterrichtung des Testbüros über besondere Bedürfnisse bietet. Darüber hinaus wurde ein Protokoll implementiert, nach dem das Test Office immer Bewerber mit besonderen Bedürfnissen kontaktiert, um zu einem gegenseitigen Verständnis über die Verfahren für den Test zu gelangen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die von der Kommission ergriffenen Maßnahmen, um Tests für freiberufliche Dolmetscher für Menschen mit Behinderungen zugänglicher zu machen.

B. Lösungen akzeptiert

1. Europäische Kommission

Sache 2232/2011/FOR: Zugang zu Dokumenten der Gemeinsamen Fischereipolitik

Der Fall betraf die Bearbeitung von Anträgen der Europäischen Kommission auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem Vorschlag der Kommission für eine neue Verordnung über die Gemeinsame Fischereipolitik.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die Kommission nicht berechtigt war, dem Beschwerdeführer, einem deutschen Wissenschaftler, der im Bereich der Transparenz öffentlicher Einrichtungen in der EU tätig ist, den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten zu verweigern. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete daher einen Lösungsvorschlag, in dem er die Kommission aufforderte, die Dokumente offenzulegen. Die Kommission stimmte dem Vorschlag des Bürgerbeauftragten zu und veröffentlichte die Dokumente. Anschließend schloss der Bürgerbeauftragte die Untersuchung ab.

Sache 2099/2012/JN: Rückforderung eines ohne Begründung gezahlten EU-Beitrags

Die Beschwerde in diesem Fall lautete, dass sich die Europäische Kommission ungerecht verhalten habe, als sie versucht habe, einen Teil der finanziellen Unterstützung für ein von der EU finanziertes Projekt zurückzufordern. Der Beschwerdeführer sei eine gemeinnützige Organisation und könne die von der Kommission festgelegten Rückforderungsbedingungen nicht einhalten. Nach Prüfung der im Oktober 2012 eingereichten Beschwerde unterbreitete der Bürgerbeauftragte der Kommission einen Vorschlag für eine einvernehmliche Lösung des Problems. Der Bürgerbeauftragte schlug vor, dass die Kommission den Zeitraum verlängern sollte, in dem das Geld vom Beschwerdeführer zurückgezahlt werden sollte, und dass die Kommission auch erwägen sollte, auf die Anforderung zu verzichten, dass der Beschwerdeführer eine Garantie zur Deckung des zurückzuzahlenden Betrags einrichtet. Die Kommission hat diesen Vorschlag angenommen.

Sache 2465/2012/PMC: Nichtbeantwortung – Zugang zu Dokumenten

Der Beschwerdeführer war der führende Partner und Auftragnehmer eines von der EU verwalteten Projekts zur Unterstützung der Demokratisierung und des Übergangs zu einer Marktwirtschaft in Armenien. Sie ersuchte die Europäische Kommission um Zugang zu bestimmten Dokumenten zu diesem Projekt. Nachdem die Kommission Zugang zu einer Reihe von Dokumenten gewährt hatte, schrieb der Beschwerdeführer an die Kommission und wies darauf hin, dass sich die meisten von ihnen bereits in ihrem Besitz befänden und dass er erwartete, "andere Arten von Dokumenten zu erhalten, die Teil des Projektdossiers sind". Die Beschwerde an den Bürgerbeauftragten betraf das Versäumnis der Kommission, diesen zweiten Antrag als offiziellen Antrag auf Überprüfung oder als sogenannten Zweitantrag zu behandeln. Nach Auffassung der Kommission hatte der Beschwerdeführer keinen Zweitantrag gestellt, sondern einen neuen Antrag auf Zugang gestellt.

Der Bürgerbeauftragte akzeptierte diese Auffassung nicht und stimmte dem Beschwerdeführer zu, dass die Kommission ihr Folgeschreiben als Zweitantrag auf Zugang hätte betrachten müssen. Sie unterbreitete daher einen Lösungsvorschlag und forderte die Kommission auf, sich mit diesem Zweitantrag zu befassen.

Die Kommission nahm ihren Vorschlag an und beantwortete den Zweitantrag der Beschwerdeführerin auf Zugang zu Dokumenten. Die Bürgerbeauftragte beschloss daher, ihre Untersuchung abzuschließen.

Sache 2478/2012/RT: Versäumnis, die Gültigkeit einer Reserveliste zu verlängern

Im Jahr 2002 absolvierte der Beschwerdeführer erfolgreich die Prüfungen für ein internes Auswahlverfahren bei der Europäischen Kommission und sein Name wurde in die Reserveliste des Auswahlverfahrens aufgenommen. Für die Reserveliste wurde zunächst keine Gültigkeitsdauer angegeben. Daraufhin beschloss die Kommission, die Gültigkeitsdauer zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beenden, und informierte per E-Mail alle erfolgreichen Bewerber des Auswahlverfahrens mit Ausnahme des Beschwerdeführers. Da der Beschwerdeführer zwischenzeitlich auf der Grundlage der Liste für eine Stelle ausgewählt worden war, ersuchte er die Kommission, ausnahmsweise eine Verlängerung der Gültigkeit der Reserveliste in seinem Fall zuzulassen. Als die Kommission dies ablehnte, wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

In ihrer Stellungnahme räumte die Kommission den technischen Fehler ein, der verhinderte, dass der Beschwerdeführer gleichzeitig mit den anderen betroffenen Personen direkt über seine Entscheidung informiert wurde, die Gültigkeit der Reserveliste für das Auswahlverfahren zu beenden.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der Fehler der Kommission nicht dadurch ausgeglichen werden konnte, dass die Entscheidung der Kommission über andere Kommunikationsmittel verbreitet wurde und einen Lösungsvorschlag unterbreitete, in dem vorgeschlagen wurde, dass die Kommission die Gültigkeit der Reserveliste des Auswahlverfahrens in Bezug auf den Beschwerdeführer ausnahmsweise verlängern und ihm genügend Zeit einräumen könnte, um seine Laufbahn planen zu können.

Die Kommission nahm den Vorschlag des Bürgerbeauftragten an. Der Bürgerbeauftragte beschloss daher, den Fall abzuschließen.

Rechtssache 1215/2013/JF: Interessenkonflikte bei der Auswahl von Beobachtern für EU-Wahlbeobachtungsmissionen

Der Fall betraf mutmaßliche Interessenkonflikte bei der Auswahl von Beobachtern für EU-Wahlbeobachtungsmissionen. Der Beschwerdeführer hatte erfahren, dass die Europäische Kommission zugelassen habe, dass die Mitglieder der nationalen Focal Points, d. h. die für die Vorauswahl von Beobachtern zuständigen Stellen, selbst als Beobachter vorgewählt würden.

Der Bürgerbeauftragte unterbreitete der Kommission einen Lösungsvorschlag, in dem er vorschlug, ein Verfahren für die Ernennung von Mitgliedern der Focal Points als Beobachter für EU-Wahlbeobachtungsmissionen zu entwickeln, das von dem für externe Kandidaten geltenden Verfahren getrennt ist. Die Kommission stimmte dem zu, und der Beschwerdeführer war mit dem Ergebnis zufrieden.

Rechtssachen 1510/2011/EIS und 1562/2012/JF

Zwei weitere Fälle der Kommission wurden beigelegt, als die Kommission den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten akzeptierte, nämlich den Fall 1510/2011/EIS, in dem es um eine Position als Forscher ging, die dem Beschwerdeführer angeblich telefonisch angeboten, aber schließlich jemand anderem übergeben wurde, und den Fall 1562/2012/JF, in dem die Kommission einen Antrag auf Genesung zunächst ablehnte.

2. Europäische Investitionsbank (EIB)

Sache 863/2012/FOR: Zugang der Öffentlichkeit zu einem Dokument über den Schutz der Umwelt

Die Beschwerde betraf die Weigerung der EIB, einer NRO, CEE Bankwatch, öffentlichen Zugang zu einem Dokument zu gewähren, das die Methodik der EIB zur Bewertung des globalen Treibhausgasfußabdrucks enthält. Diese Methode sei von der EIB in Bezug auf ein Kohlekraftwerk in Polen angewandt worden, das derzeit eine Finanzierung durch die EIB erhalte. Der Antrag des Beschwerdeführers erging im Rahmen seiner Bemühungen, festzustellen, inwieweit dieses Projekt die Evaluierungskriterien der EIB für neue Kohlekraftwerke erfüllte.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Organe und Einrichtungen der EU gemäß Artikel 6 Absatz 1 der Århus-Verordnung verpflichtet sind, eine Abwägung vorzunehmen, um festzustellen, ob das öffentliche Interesse am Zugang zu Umweltinformationen, das immer besteht, Vorrang vor etwaigen Interessen an der Nichtoffenlegung hat. In Bezug auf das Argument der EIB, dass es sich bei der fraglichen Methode um "work in progress" handele, stellte der Bürgerbeauftragte ferner fest, dass die EIB die Methode bei der Bewertung des Projekts in Polen angewandt habe. Nach vorläufiger Auffassung des Bürgerbeauftragten hat sich die EIB zu Unrecht auf die in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 enthaltene Ausnahme zum Schutz des Entscheidungsprozesses des Organs berufen. Der Bürgerbeauftragte schlug daher vor, dass die EIB erwägen sollte, uneingeschränkten Zugang zu dem angeforderten Dokument zu gewähren. Auf Vorschlag des Bürgerbeauftragten erklärte sich die EIB bereit, das Dokument offenzulegen. Der Bürgerbeauftragte schloss den Fall somit ab.

3. Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Sache 1010/2012/JF: Bearbeitung eines Antrags auf Änderung des Wortlauts einer Entscheidung

In der vorliegenden Rechtssache ging es um einen ehemaligen Bediensteten eines Amtes der Europäischen Union, der Präsident des Prüfungsausschusses eines von diesem Amt organisierten internen Auswahlverfahrens war. Er wandte sich an den Bürgerbeauftragten und machte geltend, dass der EDSB seinen Antrag auf Berichtigung eines Beschlusses des EDSB nicht ordnungsgemäß weiterverfolgt habe. Der EDSB akzeptierte den Lösungsvorschlag des Bürgerbeauftragten. Indem der EDSB zustimmte, die erforderliche Berichtigung auszustellen und an alle betroffenen Parteien zu verteilen, und indem er die Initiative ergriff, sich bei dem Beschwerdeführer zu entschuldigen, bewies er die Achtung der Grundsätze der Fairness und der guten Verwaltung.

4. Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)

Sache 1140/2011/DK: Angeblich fehlerhafte Fragen bei einem Auswahlverfahren

Der Fall betraf angeblich fehlerhafte Fragen, die dem Beschwerdeführer im Rahmen eines Auswahlverfahrens für Personal gestellt worden waren. EPSO machte geltend, dass es nicht verpflichtet sei, seine Entscheidung zu überprüfen, da der Überprüfungsantrag des Beschwerdeführers „allgemein“ formuliert sei (der Beschwerdeführer habe angeblich fehlerhafte Fragen ermittelt, ohne anzugeben, warum sie fehlerhaft seien).

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass EPSO es den Bewerbern nicht mehr gestattet, die Prüfungsunterlagen von der Prüfung zu entfernen oder sich während der Prüfungen Notizen zu machen. Unter diesen Umständen hielt es der Bürgerbeauftragte für angemessen, dass der Beschwerdeführer nicht näher erläutern konnte, warum er bestimmte Fragen für falsch hielt. Der Bürgerbeauftragte hielt es daher für angemessen, EPSO in einem Lösungsvorschlag aufzufordern, den Prüfungsausschuss aufzufordern, die vom Beschwerdeführer festgestellten angeblich fehlerhaften Prüfungsfragen zu überprüfen.

Das EPSO akzeptierte den Vorschlag des Bürgerbeauftragten und bat ein Gremium aus drei erfahrenen ständigen Mitgliedern des Prüfungsausschusses, die strittigen Fragen zu prüfen. Das Gremium prüfte diese Fragen sorgfältig und kam einstimmig zu dem Schluss, dass keine der Fragen mangelhaft war.

Rechtssachen 514/2012/DK und 2045/2012/DK: Ausschluss von einem allgemeinen Auswahlverfahren

Beide Fälle betrafen den Ausschluss von Bewerbern von einem Personalauswahlverfahren auf der Grundlage eines „Talent Screeners“.

In zwei getrennten Lösungsvorschlägen forderte der Bürgerbeauftragte EPSO auf, den Prüfungsausschuss aufzufordern, die Antworten der Beschwerdeführer zu prüfen und sie in die nächste Phase des Auswahlverfahrens aufzunehmen, sollte der Prüfungsausschuss zu dem Schluss kommen, dass sie die Mindestpunktzahl erreicht haben.

Das EPSO akzeptierte die Vorschläge des Bürgerbeauftragten und verpflichtete sich, den Prüfungsausschuss aufzufordern, die Antworten der Beschwerdeführer zu bewerten.

5. Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA)

Sache 108/2013/JN: Rechtswidrige Rückforderung von Mitteln für ein EU-finanziertes Projekt

Die Beschwerdeführerin ist eine britische Wohltätigkeitsorganisation. Der Fall betraf die Rechtmäßigkeit und Fairness der Einziehung der an den Beschwerdeführer im Rahmen eines von der EU finanzierten Projekts gezahlten Mittel durch die Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und vertrat die Auffassung, dass die Rückforderung rechtswidrig sei, da die Agentur die entsprechende Frist für die Ablehnung des Projekts versäumt habe. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete zwei Lösungsvorschläge. Die Agentur akzeptierte schließlich die Vorschläge des Bürgerbeauftragten und verpflichtete sich, dem Beschwerdeführer 49 467,21 EUR sowie Verzugszinsen zu zahlen. Dieser Fall ist von rechtlichem Interesse für die Darlegung des Standpunkts des Bürgerbeauftragten zu den Folgen des Verwaltungsstillschweigens in einem Vertragsverhältnis.

6. Exekutivagentur für kleine und mittlere Unternehmen (EASME)

Siehe Fall 443/2011/ER unter „Sternfälle“.

7. Exekutivagentur für die Forschung (REA)

Rechtssache 1851/2012/OV: Zahlungsstreit zwischen einem Sachverständigen und der Exekutivagentur für die Forschung

Der Fall betraf eine Meinungsverschiedenheit zwischen einem Sachverständigen und der Exekutivagentur für die Forschung (REA) über die Anzahl der Arbeitstage, für die er eine Zahlung beantragen konnte. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag und forderte die REA auf, i) dem Beschwerdeführer die von ihm geforderten Arbeitstage zu zahlen und ii) die den Sachverständigenverträgen beigefügten Besonderen Bedingungen hinsichtlich künftiger Zahlungen klarzustellen. Die REA tat dies.

C. Angenommene Empfehlungen

1. Europäisches Parlament

Rechtssache 262/2012/OV: Zugang der Öffentlichkeit zu den Protokollen der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren

Der Beschwerdeführer beantragte den Zugang der Öffentlichkeit zu den Protokollen der Sitzungen der Koordinatoren mehrerer Ausschüsse des Europäischen Parlaments im Zusammenhang mit den Verhandlungen über das Übereinkommen zur Bekämpfung von Produkt- und Markenpiraterie (ACTA). Das Parlament antwortet, dass es bis auf einige Ausnahmen keine gesonderten Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren gebe und dass diese Protokolle in die Protokolle der Ausschusssitzungen selbst aufgenommen würden.

Der Beschwerdeführer wandte sich dann an den Bürgerbeauftragten und machte geltend, dass das Parlament das Protokoll der Ausschusskoordinatoren nicht in sein Dokumentenregister aufgenommen habe. Der Bürgerbeauftragte hat dem Parlament empfohlen, dass das Parlament sie bei der Erstellung eines solchen Protokolls in sein öffentliches Dokumentenregister aufnehmen sollte. Das Parlament antwortet, dass zur Förderung einer größeren Transparenz die von den Koordinatoren angenommenen Empfehlungen oder Beschlüsse nach ihrer Billigung durch den Ausschuss in das im öffentlichen Register zugängliche Ausschussprotokoll aufgenommen würden. Das Parlament erklärte, dass dieser neue Ansatz ab Juli 2014 gelten werde.

Die Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass das Parlament geeignete Maßnahmen ergriffen hat, um ihre Empfehlung umzusetzen. In Bezug auf die bestehenden Protokolle der Ausschusskoordinatoren, die während der Wahlperiode 2009-2014 angenommen wurden, erklärte die Bürgerbeauftragte, dass sie darauf vertraue, dass das Parlament sie aus Gründen der Kohärenz in das öffentliche Register aufnehmen werde.

Rechtssache 861/2012/RA: Verwendung von Irisch auf der Website des Parlaments

Das Parlament akzeptierte auch eine Empfehlung in der Sache 861/2012/FOR, die die Verwendung von Irisch auf der Website des Parlaments betraf. Die Beschwerde wurde von einem irischen Staatsbürger im Namen von Stádas eingereicht, einer Organisation, die den Status der irischen Sprache in der Europäischen Union fördern will. Dem Beschwerdeführer zufolge hatte es das Parlament seit dem 1. Januar 2007, als Irisch der Status einer Amts- und Arbeitssprache der EU zuerkannt wurde, versäumt, seine Homepage und andere relevante Seiten auf seiner Website auf Irisch verfügbar zu machen.

In seiner Antwort auf die Empfehlung des Bürgerbeauftragten betonte der Präsident des Parlaments, dass er selbst das Problem der Verwendung von Irisch auf der Website des Parlaments in der Präsidiumssitzung des Parlaments vom 10. Juni 2013 angesprochen habe. In diesem Zusammenhang hatte er die Einführung irischer Inhalte auf der Website des Parlaments gefordert. Seitdem hat die Verwaltung des Parlaments daran gearbeitet, den Arbeits- und Ressourcenbedarf abzuschätzen und einen Zeitplan für die Umsetzung aufzustellen, der auf den Erfahrungen mit der Einführung der kroatischen Version der Website aufbaut. Der Präsident erklärte, dass das Thema für das Parlament von großer Bedeutung sei, und versicherte, dass das Parlament bereit und entschlossen sei, den Status der irischen Sprache zu respektieren.

Das Parlament hat sich auch zur schrittweisen Einführung von Irisch auf seinen verschiedenen Online-Plattformen verpflichtet. Sie legte einen Zeitplan für die Umsetzung vor, der jedoch von technischen Zwängen und der Verfügbarkeit von Ressourcen abhängen würde.

2. Europäische Kommission

Sache 2521/2011/JF: Angebliche rechtswidrige staatliche Beihilfe für vier spanische Fußballvereine

Der Fall betraf die Bearbeitung einer Beschwerde wegen rechtswidriger staatlicher Beihilfen für vier spanische Fußballvereine durch die Generaldirektion Wettbewerb (GD COMP) der Europäischen Kommission. Die Beschwerde wurde 2009 von einem Vertreter mehrerer Investoren und Anteilseigner europäischer Fußballvereine bei der Kommission eingereicht. Die Untersuchung der Bürgerbeauftragten ergab, dass die GD COMP die Bestimmungen ihres eigenen Verhaltenskodex nicht eingehalten hatte, indem sie nicht innerhalb der entsprechenden Frist über die Beschwerde entschieden hatte. Sie begründete auch nicht richtig, warum sie keine Entscheidung getroffen hatte. Der Beschwerdeführer hatte geltend gemacht, dass das für Wettbewerb zuständige Kommissionsmitglied einen der fraglichen Vereine unterstütze und dass dies erkläre, warum keine Entscheidung getroffen worden sei. Der Bürgerbeauftragte forderte die Kommission im Mai 2013 auf, über die Beschwerde zu entscheiden oder zu erläutern, warum sie dazu nicht in der Lage war. Der Vorschlag des Bürgerbeauftragten verwies insbesondere auf die Notwendigkeit, den Eindruck eines Interessenkonflikts zu vermeiden.

Die GD COMP nahm den Vorschlag des Bürgerbeauftragten an. Aber nach weiteren zwei Monaten gab es keine Beweise dafür, dass der Vorschlag umgesetzt wurde. Unter diesen Umständen kam der Bürgerbeauftragte zu dem Schluss, dass die Kommission den Vorschlag nicht umgesetzt hatte. Am 16. Dezember 2013 empfahl sie der Kommission, so bald wie möglich, spätestens jedoch bis zum 30. Juni 2014, über die Einleitung eines Verstoßes zu entscheiden.

Am 18. Dezember 2013, mehr als vier Jahre nach dem ersten Eingang der Beschwerde, beschloss die Kommission, eine Untersuchung gegen Spanien einzuleiten. In der anschließenden Korrespondenz äußerte sich der Kommissar kritisch zur Untersuchung des Bürgerbeauftragten. Der Bürgerbeauftragte antwortete auf diese Bemerkungen. Dieser Schriftwechsel wird im Zusammenhang mit diesem Beschluss auf der Website des Bürgerbeauftragten veröffentlicht.

3. Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD)

Sache 1576/2011/ANA: Überprüfung des Bewertungsberichts des Beschwerdeführers

Der EAD akzeptierte eine Empfehlung in der Sache 1576/2011/ANA, die seine Überprüfung des Bewertungsberichts des Beschwerdeführers nach einer erfolgreichen Beschwerde gemäß Artikel 90 Absatz 2 des Statuts betraf.

4. Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)

Sache 814/2012/TN: Zugang zur Bewertung von Qualifikationen in allgemeinen Auswahlverfahren

Der Beschwerdeführer bewarb sich um ein EU-Einstellungswettbewerb, wurde aber nicht zur Teilnahme eingeladen, da seine Qualifikationen nicht als ausreichend erachtet wurden. Der Beschwerdeführer bat um eine Kopie des Bewertungsbogens zu seinen Qualifikationen. Das EPSO lehnte es ab, ihm eine Kopie des Bewertungsbogens zu übermitteln. Anschließend wandte sich der Beschwerdeführer an den Bürgerbeauftragten.

EPSO machte zunächst geltend, dass der Bewertungsbogen unter die Geheimhaltung der Arbeiten des Prüfungsausschusses falle. Die Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass EPSO den Bewerbern zehn Tage lang Zugang zu ihren Bewertungsbögen gewährte, nachdem sie über ihre Ergebnisse informiert worden waren. Der Bürgerbeauftragte konnte nicht erkennen, wie der Bewertungsbogen, der zuvor nicht als geheim galt, nach diesem Zeitraum unter die Geheimhaltung der Arbeiten des Prüfungsausschusses fallen konnte. Der Bürgerbeauftragte richtete daher eine Empfehlung an das EPSO und forderte es auf, dem Beschwerdeführer eine Kopie des Bewertungsbogens zur Verfügung zu stellen.

Das EPSO akzeptierte die Empfehlung des Bürgerbeauftragten und übermittelte dem Beschwerdeführer das angeforderte Bewertungsbogen. Das EPSO teilte dem Bürgerbeauftragten ferner mit, dass es den Bewerbern nun automatisch Informationen über die Bewertung ihrer Qualifikationen zur Verfügung stellt.

Die Bürgerbeauftragte dankte EPSO für seinen konstruktiven und transparenten Ansatz in dieser Angelegenheit.

Sache 901/2012/JF: Erstattung von Kosten, die aufgrund eines Fehlers eines Auftragnehmers entstanden sind

Der Fall betraf einen Bewerber in einem allgemeinen Auswahlverfahren des EPSO. Aufgrund eines Fehlers des Auftragnehmers, der EPSO-Auswahlverfahren in Portugal organisierte, unternahm der Bewerber eine unnötige Reise von Porto nach Lissabon, um an computergestützten Tests teilzunehmen, die tatsächlich nicht am vorgesehenen Termin stattfanden. Als der Auftragnehmer es versäumte, der Beschwerdeführerin die entstandenen Kosten zu zahlen, wandte sie sich an den Bürgerbeauftragten.

Nach Kontaktaufnahme durch den Bürgerbeauftragten erklärte sich das EPSO bereit, die Reisekosten des Beschwerdeführers zu erstatten. EPSO weigerte sich jedoch, sie dafür zu entschädigen, dass sie einen Arbeitstag unnötig verpasst hatte. Anschließend erklärte sich EPSO auf Empfehlung des Bürgerbeauftragten bereit, den Beschwerdeführer für den verlorenen Arbeitstag zu entschädigen. Der Beschwerdeführer war zufrieden, und der Bürgerbeauftragte schloss den Fall ab.

5. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)

Sache 1183/2012/MMN: Pflicht zur Angabe der Gründe für den Abschluss einer Untersuchung

Der Fall betraf eine Beschwerde, die ein ehemaliger Mitarbeiter der Agentur für Grundrechte (FRA) beim Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) gegen diese eingereicht hatte. Der Beschwerdeführer machte das OLAF auf bestimmte Unregelmäßigkeiten aufmerksam, die angeblich innerhalb der FRA begangen wurden. Das OLAF teilte dem Beschwerdeführer mit, dass es im Anschluss an seine Untersuchung zu dem Schluss gekommen sei, dass keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden sollten, sondern eine Reihe von Fragen an die Verwaltung der FRA gerichtet habe. Der Beschwerdeführer wandte sich an den Bürgerbeauftragten, da das OLAF gegen seine Pflicht zur Begründung seiner Entscheidung, die Untersuchung einzustellen, verstoßen habe. Das OLAF hatte nämlich erklärt, dass es nicht seine Politik sei, seine Entscheidung, eine Untersuchung einzustellen, zu erläutern oder zu begründen.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach der Angelegenheit und empfahl dem OLAF, den Beschwerdeführer über die Gründe für seine Entscheidung, seine Untersuchung in dem Fall einzustellen, zu informieren. Das OLAF akzeptierte die Empfehlung sowie den ihr zugrunde liegenden allgemeinen Grundsatz und die ihr zugrunde liegende Politik.

6. Europäische Agentur für Flugsicherheit (EASA)

Sache 1174/2011/OV: Zugang zu Dokumenten zu vier Flugzeugwartungsdienstleistern

Der Fall betraf die Weigerung der EASA, Zugang zu Dokumenten (nämlich i) Überwachungspläne der EASA und ii) Genehmigungsempfehlungsberichte der EASA) in Bezug auf vier in Asien niedergelassene Anbieter von Luftfahrzeugwartungsdiensten zu gewähren. Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass das Vertrauen der EASA in den Schutz der geschäftlichen Interessen und den Schutz des Zwecks von Inspektionen, Untersuchungen und Audits nicht überzeugend war. Auf Empfehlung der Bürgerbeauftragten beschloss die EASA, die angeforderten Dokumente freizugeben.

Sache 726/2012/FOR: Zugang zum Sitzungsprotokoll der Europäischen Agentur für Flugsicherheit

Der Fall betraf das Versäumnis der EASA, den Interessenträgern Kopien der Protokolle einer Sitzung der EASA-Beratergruppe nationaler Behörden zu übermitteln, in der Änderungen der Flug- und Dienstzeitbeschränkungen sowie Ruhezeiten für den gewerblichen Luftverkehr erörtert wurden.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die EASA zu Unrecht den Zugang zu den Protokollen verweigert hatte. Sie empfahl daher, das Protokoll zu veröffentlichen. Die EASA stimmte der Veröffentlichung des Protokolls zu und verpflichtete sich, dafür zu sorgen, dass ähnliche Protokolle in Zukunft veröffentlicht werden.

Die Bürgerbeauftragte stellte daher fest, dass die EASA ihre Empfehlung akzeptiert hatte, und schloss die Untersuchung ab.

7. Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)

Sache 2241/2012/JF: Verweigerung der Erstellung eines Beurteilungsberichts für einen ehemaligen Bediensteten

Der Fall betraf die Weigerung des Europäischen Zentrums für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC), einen jährlichen Beurteilungsbericht über einen ehemaligen Mitarbeiter des Europäischen Zentrums für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC) zu erstellen.

Während der Untersuchung wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass das Statut der Beamten der Europäischen Union die Organe verpflichtet, Beurteilungsberichte an alle Bediensteten auszustellen, sowohl an gegenwärtige als auch an vergangene Bedienstete und unter allen Umständen. Daher empfahl sie dem ECDC, dies im Fall des Beschwerdeführers zu tun. Das ECDC nahm die Empfehlung an. Darüber hinaus empfahl sie dem ECDC, seine Beurteilungsvorschriften zu überprüfen. Da die Kommission gerade dabei ist, diese Vorschriften zu überprüfen, forderte der Bürgerbeauftragte das ECDC in einer weiteren Bemerkung auf, sie über die Entwicklungen bei dieser Überprüfung zu informieren.

8. Europäische Agentur für Netz- und Informationssicherheit (ENISA)

Rechtssache 1125/2011/ANA: Neuzuweisung von Aufgaben und Veränderungen im Arbeitsumfeld eines ENISA-Mitarbeiters

Der Fall betraf die Art und Weise, in der die ENISA die Aufgaben neu zugewiesen und Änderungen im Arbeitsumfeld des Beschwerdeführers, eines ENISA-Mitarbeiters, vorgenommen hat. Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und unterbreitete einen Lösungsvorschlag, den die ENISA nicht akzeptierte. Die Bürgerbeauftragte gab daraufhin Empfehlungen ab, in denen sie die ENISA fragte: 1) anzuerkennen, dass er es versäumt hat, (a) den Beschwerdeführer vor Erlass der Neuzuweisungsbeschlüsse zu konsultieren, (b) seine Handlungen zu begründen, (c) seine Neuzuweisungsbeschlüsse ordnungsgemäß mitzuteilen, (d) auf die entsprechenden Anträge des Beschwerdeführers zu antworten und (e) das Wohlergehen des Beschwerdeführers gebührend zu berücksichtigen; 2) den Beschwerdeführer zu entschuldigen; 3) eine unentgeltliche Zahlung in Höhe von 1 000 EUR an den Beschwerdeführer zu leisten; und 4) dem Bürgerbeauftragten eine förmliche Zusage zu geben, dass er in Zukunft keine Missstände in der Verwaltungstätigkeit begehen wird. Die ENISA nahm die Empfehlungen des Bürgerbeauftragten an und unternahm Schritte zu ihrer Umsetzung. Daher schloss der Bürgerbeauftragte den Fall ab.

D. Vom Organ teilweise akzeptierte Empfehlungen

1. Europäische Kommission

Rechtssache 1184/2012/PMC: Aktualität der Bearbeitung einer Beschwerde über staatliche Beihilfen durch die Kommission

Bei dem Beschwerdeführer handelt es sich um eine italienische Fluggesellschaft, die im Dezember 2003 bei der Kommission eine Beschwerde wegen mutmaßlich rechtswidriger staatlicher Beihilfen einreichte, die einer ihrer Wettbewerber für die von und zu einem Regionalflughafen in Italien durchgeführten Flüge erhalten hatte. Im September 2007 leitete die Kommission das Verfahren nach Artikel 108 Absatz 2 AEUV gegen Italien ein. Unzufrieden mit der Verzögerung, mit der die Kommission eine Entscheidung über ihre Beschwerde über staatliche Beihilfen getroffen hat, wandte sich der Beschwerdeführer im Juni 2012 an den Bürgerbeauftragten.

In ihrer Stellungnahme brachte die Kommission vor, dass die Dauer der Untersuchung im vorliegenden Fall gerechtfertigt sei. Es seien verschiedene Faktoren zu berücksichtigen, wie die Komplexität der Angelegenheit, der sich immer wieder ändernde Umfang der Untersuchung, der bevorstehende Erlass neuer Luftverkehrsleitlinien sowie die Notwendigkeit, verschiedene Studien in Auftrag zu geben und mehrere in englischer Sprache eingereichte Dokumente ins Italienische zu übersetzen.

Bei ihrer Beurteilung des Falles war die Bürgerbeauftragte von den Argumenten der Kommission nicht überzeugt und stellte fest, dass es etwa zehn Jahre her war, seit der Beschwerdeführer seine Beschwerde über staatliche Beihilfen eingereicht hatte. Sie kam daher zu dem Schluss, dass die Kommission es versäumt habe, eine rechtzeitige Entscheidung über die Beschwerde des Beschwerdeführers über staatliche Beihilfen zu treffen, und gab daher eine Empfehlung ab. Sie ersuchte die Kommission, so rasch wie möglich, spätestens jedoch bis zum 30. Juni 2014 über die Beschwerde des Beschwerdeführers über staatliche Beihilfen zu entscheiden.

Die Kommission stimmte anschließend den „Hauptpunkten“der Empfehlungen des Bürgerbeauftragten zu, forderte den Bürgerbeauftragten jedoch auf, die Frist für den Abschluss seiner Bewertung bis zum 31. Oktober 2014 zu verlängern, da dies es ihm ermöglichen würde, seine Bewertung auf der Grundlage der neuen Luftverkehrsleitlinien, die am 20. Februar 2014 angenommen wurden, abzuschließen. Der Bürgerbeauftragte war jedoch nicht von dem von der Kommission angeführten Grund überzeugt, da die Kommission i) sich seit etwa zehn Jahren mit der Beschwerde des Beschwerdeführers über staatliche Beihilfen befasse und ii) auch über gründliche Kenntnisse der Leitlinien verfüge, da sie diese selbst ausgearbeitet und angenommen habe. Der Bürgerbeauftragte bedauerte daher, dass die Kommission diese Gelegenheit nicht genutzt hat, um ihren Missstand in der Verwaltungstätigkeit zu beheben. Ungeachtet dessen räumte die Bürgerbeauftragte ein, dass die Aussicht auf ein endgültiges Ergebnis bis Ende Oktober 2014 einige Fortschritte darstellte. Unter diesen Umständen und in Anbetracht der Tatsache, dass der Beschwerdeführer in seinen Bemerkungen nicht die Einhaltung der vom Bürgerbeauftragten empfohlenen Frist bis zum 30. Juni 2014 beantragte, sah der Bürgerbeauftragte keine Notwendigkeit für weitere Untersuchungen. Da sich die Kommission bei der Beschwerdeführerin für die Verzögerung entschuldigt hatte, schloss sie den Fall ab.

E. Folgemaßnahmen zu kritischen und weiteren Bemerkungen der Organe

1. Europäisches Parlament

Rechtssache 262/2012/OV: Eintragung der Sitzungsprotokolle der Ausschusskoordinatoren in das öffentliche Register des Parlaments

Wie im Abschnitt „Angenommene Empfehlungen“ dargelegt, beantragte der Beschwerdeführer Zugang der Öffentlichkeit zu den Protokollen der Sitzungen der Koordinatoren mehrerer Ausschüsse des Europäischen Parlaments im Zusammenhang mit den Verhandlungen über das Handelsabkommen zur Bekämpfung von Produkt- und Markenpiraterie (ACTA). Das Parlament antwortet, dass es bis auf einige Ausnahmen keine gesonderten Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren gebe und dass diese Protokolle in die Protokolle der Ausschusssitzungen selbst aufgenommen würden. Der Beschwerdeführer wandte sich an den Bürgerbeauftragten und machte geltend, dass das Parlament die Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren nicht in sein Dokumentenregister aufgenommen habe. Der Bürgerbeauftragte hat dem Parlament empfohlen, dass das Parlament sie bei der Erstellung eines solchen Protokolls in sein öffentliches Dokumentenregister aufnehmen sollte. Das Parlament antwortet, dass zur Förderung einer größeren Transparenz die von den Koordinatoren angenommenen Empfehlungen oder Beschlüsse nach ihrer Billigung durch den Ausschuss in das im öffentlichen Register zugängliche Ausschussprotokoll aufgenommen würden. Das Parlament erklärte, dass dieser neue Ansatz ab Juli 2014 gelten werde. Die Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass das Parlament geeignete Maßnahmen ergriffen hatte, um ihre Empfehlung umzusetzen. In Bezug auf die bestehenden Protokolle der Sitzungen der Ausschusskoordinatoren, die in der Wahlperiode 2009-2014 angenommen wurden, machte die Bürgerbeauftragte eine weitere Bemerkung, in der sie darauf vertraute, dass das Parlament sie aus Gründen der Kohärenz in sein öffentliches Register aufnehmen werde.

Das Parlament akzeptierte den Vorschlag des Bürgerbeauftragten und erstellte eine neue Rubrik in seinem öffentlichen Register, die die Registrierung von Protokollen der Sitzungen der Koordinatoren während der Wahlperiode 2009-2014 ermöglicht, sofern vorhanden.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktiven Folgemaßnahmen des Parlaments zu der weiteren Bemerkung in diesem Fall.

Sache 1092/2012/OV: Antrag eines zweisprachigen Beamten des Parlaments auf Änderung seiner Hauptsprache für ein internes Auswahlverfahren

Der Beschwerdeführer, ein zweisprachiger französisch-italienischer Beamter des Parlaments, forderte das Parlament auf, ihm die Teilnahme an schriftlichen Prüfungen in einem internen Auswahlverfahren in italienischer Sprache zu ermöglichen, obwohl er laut Bekanntmachung des Auswahlverfahrens die Prüfungen in französischer Sprache ablegen sollte, d. h. in seiner Hauptsprache, die als solche in der Personaldatenbank des Parlaments registriert ist. Das Parlament lehnte dies mit der Begründung ab, dass dieser Antrag ausschließlich auf persönlichen Gründen der Zweckmäßigkeit beruhe. Der Bürgerbeauftragte stellte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des Parlaments fest, machte jedoch zwei weitere Bemerkungen, dass das Parlament (i) es den zweisprachigen Bediensteten ermöglichen könnte, beide Sprachen in den jährlichen Beurteilungen als Hauptsprachen anzugeben, und (ii) den Abschnitt "Sprachenkenntnisse"des jährlichen Beurteilungsberichts ergänzen könnte, wobei zu beachten ist, dass die Daten in diesem Abschnitt für alle Personalzwecke im folgenden Jahr dienen werden.

In seiner Antwort erklärte das Parlament, dass es als Transparenzmaßnahme von nun an Beamte und sonstige Bedienstete auffordern werde, eine ihrem Stellenangebot beigefügte Erklärung auszufüllen, in der ihre Hauptsprache und – falls sie zweisprachig sind – die zweite Sprache, deren sie gründliche Kenntnisse besitzen, angegeben werden. Die Erklärung, die in die Personalakte des betreffenden Bediensteten aufgenommen wird, enthält einen Vermerk, in dem der Beamte oder sonstige Bedienstete darüber informiert wird, dass die angegebene Hauptsprache in der Personaldatenbank des Parlaments kodiert und bei allen Interaktionen mit der Verwaltung, insbesondere bei internen Auswahlverfahren, berücksichtigt wird.

Die Bürgerbeauftragte ist der Ansicht, dass die Folgemaßnahmen des Parlaments zu ihren weiteren Bemerkungen teilweise zufriedenstellend sind. Neue zweisprachige Bedienstete des Parlaments werden von nun an bei der Erklärung ihrer Hauptsprache bei der Einstellung darüber informiert, dass ihre Hauptsprache künftig für Personalzwecke, auch für interne Auswahlverfahren, berücksichtigt wird. In der einschlägigen Erklärung ist jedoch nicht vorgesehen, dass zweisprachiges Personal zwei Hauptsprachen angeben kann. Sie können nur eine Hauptsprache und eine zweite Sprache angeben, über die sie gründliche Kenntnisse verfügen. Dies bedeutet, dass ein zweisprachiger Beamter nur dann an einem internen Auswahlverfahren teilnehmen kann, wenn er seine zweite angegebene Sprache verwendet, nachdem er das Parlament aufgefordert hat, seine zweite Sprache als Hauptsprache zu registrieren. Obwohl das Parlament nicht der Ansicht zu sein scheint, dass zweisprachige Beamte zwei Sprachen als ihre Hauptsprachen angeben können, geht die Tatsache, dass diese Beamten auf Anfrage und mit den erforderlichen Belegen die Reihenfolge der beiden relevanten Sprachen ändern können, dennoch auf das Problem ein, das der Bemerkung des Bürgerbeauftragten zugrunde liegt.

Sache 219/2013/PMC: Behauptete unfaire Versetzung eines EU-Beamten an einen neuen Dienstort

Ein Beamter des Parlaments, der mehrere Jahre im Informationsbüro des Parlaments in einer europäischen Hauptstadt gedient hatte, wurde gegen seinen Willen versetzt. Nach Prüfung des Falls stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass das Parlament bei der Entscheidung, dass die Überstellung des Beschwerdeführers wirksam werden sollte, bevor die förmliche Überstellungsentscheidung getroffen wurde, falsch gehandelt hatte. Der Bürgerbeauftragte stellte ferner fest, dass das Parlament es versäumt habe, die Aufgaben des Beschwerdeführers nach seiner Überstellung rechtzeitig festzulegen. Daher schloss sie ihre Untersuchung mit zwei kritischen Bemerkungen ab.

Als Reaktion auf die kritischen Bemerkungen teilte das Parlament dem Bürgerbeauftragten mit, dass es in Zukunft versuchen werde, rückwirkend Überstellungsentscheidungen zu vermeiden, insbesondere bei der Überstellung eines Beamten an einen neuen Dienstort. Das Parlament erklärte ferner, dass es neue Vorschriften erlassen habe, mit denen sichergestellt werde, dass Beamte, die auf neue Stellen innerhalb des Parlaments versetzt würden, bei der Aufnahme ihrer neuen Stelle schriftlich über ihre Aufgaben informiert würden.

Das Parlament hat sich allgemein verpflichtet, rückwirkende Übertragungsbeschlüsse zu vermeiden. In ihrer Entscheidung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Grundsätze der guten Verwaltung die Möglichkeit einer rückwirkenden Wirkung von Entscheidungen nicht ausschließen, solange das Organ stichhaltige Gründe dafür vorlegt. Darüber hinaus hat das Parlament Vorschriften erlassen, nach denen es die Aufgaben der versetzten Beamten festlegen muss. Der Bürgerbeauftragte begrüßt die vom Parlament ergriffenen Maßnahmen.

2. Rat der Europäischen Union

Rechtssache 167/2013/AN: Begründung der teilweisen Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit

Der Rat lehnte einen Antrag auf Zugang zu einem Gutachten seines Juristischen Dienstes teilweise mit der Begründung ab, dass die Verbreitung einige der in der Verordnung 1049/2001 aufgeführten geschützten Interessen beeinträchtigen würde. Nach Prüfung des Dokuments kritisierte der Bürgerbeauftragte, dass der Rat nicht nachgewiesen habe, dass ein konkretes Risiko bestehe, dass die Verbreitung die durch die vom Rat geltend gemachten Ausnahmen geschützten Interessen untergraben würde.

In seinen Folgemaßnahmen hielt der Rat an seiner Auffassung fest, dass er im vorliegenden Fall keine ausführlicheren Erläuterungen hätte geben können, ohne die geschützten Interessen zu untergraben. Der Rat hat sich ferner verpflichtet, in Fällen, in denen er sich weigert, ein Dokument offenzulegen, vollständige und angemessene Erläuterungen vorzulegen.

Der Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die unterschiedliche Auffassung über die Angemessenheit der Begründung in diesem konkreten Fall keine allgemeinen Auswirkungen hat.

3. Europäische Kommission

Sache 216/2009/TN: Unzureichende Gründe für die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten

Die Kommission weigerte sich, einer NRO Zugang zu Hintergrunddokumenten zu der Mitteilung der Kommission über die Anwendung des Gemeinschaftsrechts zu gewähren. Der Bürgerbeauftragte war von den Erläuterungen der Kommission, warum die Ausnahmen vom Zugang der Öffentlichkeit für die Dokumente gelten sollten, nicht überzeugt. Der Bürgerbeauftragte empfahl der Kommission daher, Zugang zu den Dokumenten zu gewähren, und gab der Kommission ausführliche und konstruktive Ratschläge dazu, wie die Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten am besten angewandt werden können (Verordnung 1049/2001). Die Kommission antwortete lediglich, dass sie der Ansicht sei, dass sie bereits triftige Gründe für die Verweigerung des Zugangs angegeben habe. Die Bürgerbeauftragte hielt diese Antwort für unbefriedigend und schloss den Fall mit kritischen Bemerkungen ab, wonach die Kommission offenkundig nicht bereit gewesen sei, einen konstruktiven Dialog über die Frage des Zugangs der Öffentlichkeit zu diesen wichtigen Dokumenten aufzunehmen.

In ihrer Antwort räumte die Kommission ein, dass sie eine detailliertere und spezifischere Antwort auf die Empfehlung des Bürgerbeauftragten hätte geben können. Die Kommission akzeptierte die kritischen Bemerkungen des Bürgerbeauftragten und verpflichtete sich, sie für die Behandlung künftiger Fälle zur Kenntnis zu nehmen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Bereitschaft der Kommission, in Zukunft einen konstruktiveren Dialog über die Anwendung der Vorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten aufzunehmen.

OI/2/2011/OV: Die Rolle der Kommission als Hüterin der Verträge

Im April 2011 leitete die Bürgerbeauftragte eine Initiativuntersuchung ein, um die Auswirkungen des EU-Pilotprojekts (eingeführt durch eine Mitteilung der Kommission vom 5. September 2007 ^[1]) und des dazugehörigen neuen Beschwerderegistrierungssystems (CHAP, eingeführt 2009) auf die Verfahrensgarantien für Beschwerdeführer zu klären, die in der Mitteilung der Kommission an das Europäische Parlament und den Europäischen Bürgerbeauftragten von 2002 über die Beziehungen zum Beschwerdeführer bei Verstößen gegen das Gemeinschaftsrecht ^[2](„Mitteilung von 2002“) dargelegt sind.

Die Kommission forderte eine Verlängerung der Frist für ihre Stellungnahme und übermittelte ihre Stellungnahme schließlich fast drei Monate nach Ablauf der ursprünglichen Frist. Sie erklärte, dass sie beabsichtige, die Mitteilung von 2002 zu überarbeiten, gab jedoch weder Einzelheiten noch einen Zeitplan an.

Nachdem informelle Kontakte ergeben hatten, dass das Verfahren innerhalb der Kommission offenbar blockiert war, gab der Bürgerbeauftragte am 28. März 2012 eine Empfehlung ab. Die Empfehlung enthielt konkrete Vorschläge zur Überarbeitung der Mitteilung von 2002.

Am 2. April 2012 nahm die Kommission ohne vorherige Unterrichtung des Bürgerbeauftragten oder der Öffentlichkeit die Mitteilung der Kommission an den Rat und das Europäische Parlament zur Aktualisierung der Behandlung der Beziehungen zum Beschwerdeführer in Bezug auf die Anwendung des Unionsrechts ^[3] (im Folgenden „Mitteilung von 2012“) an. In ihrer verspäteten Stellungnahme zu der Empfehlung, die dem Bürgerbeauftragten schließlich am 25. Juli 2012 übermittelt wurde, vertrat die Kommission die Auffassung, dass die in der Empfehlung geäußerten Bedenken des Bürgerbeauftragten in der Mitteilung von 2012 berücksichtigt wurden.

Am 10. April 2014 schloss der Bürgerbeauftragte die Untersuchung ab, nachdem er wiederholt erfolglos versucht hatte, die Kommission davon zu überzeugen, sich erneut mit verschiedenen Aspekten der Angelegenheit zu befassen. In der abschließenden Entscheidung wurde kritisiert, dass die Kommission es versäumt habe, konstruktiv mit dem Bürgerbeauftragten eine inhaltliche Diskussion darüber zu führen, wie ihre Beziehungen zu Bürgern, die sich über Verstöße beschweren, verbessert werden könnten. Die Bürgerbeauftragte übermittelte dem Präsidenten des Parlaments eine Kopie ihrer Entscheidung, damit sie sowohl bei der Behandlung des Jahresberichts der Kommission über die Überwachung der Anwendung des EU-Rechts als auch bei den künftigen Beratungen des Parlaments über ein EU-Recht über Verwaltungsverfahren berücksichtigt werden konnte.

In ihrer Antwort hielt die Kommission an ihrem früheren Standpunkt fest.

Die Rolle der Kommission als Hüterin der Verträge ist für die Union und ihre Bürgerinnen und Bürger von großer Bedeutung. Es ist bedauerlich, dass die Kommission den Bürgerbeauftragten nicht zur Überarbeitung der Mitteilung von 2002 konsultiert und sich geweigert hat, die diesbezüglichen Vorschläge des Bürgerbeauftragten zu berücksichtigen. Der Bürgerbeauftragte wird weiterhin sorgfältig überwachen, wie die Kommission ihrer administrativen Verantwortung als Hüterin der Verträge nachkommt.

Rechtssachen OI/6/2011/VL und 415/2011/VL: Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit einem Einstellungsverfahren für einen Vertragsbediensteten

Die Untersuchung betraf die Einstellung eines Vertragsbediensteten, der auf Drängen des Beschwerdeführers vom Untersuchungs- und Disziplinaramt der Kommission (IDOC) untersucht wurde. Der Bürgerbeauftragte stellte bestimmte Mängel im betreffenden Auswahlverfahren sowie in der anschließenden internen Untersuchung der Kommissionsdienststellen fest. Sie schloss den Fall daher mit zwei kritischen Bemerkungen ab.

In ihrer Antwort teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie die geltenden Vorschriften weiter präzisiert und die zuständigen Dienststellen regelmäßig daran erinnert habe. Außerdem sei die Untersuchung des IDOC durchgeführt worden, um festzustellen, ob Einzelpersonen im Rahmen dieses besonderen Auswahlverfahrens einen Verstoß gegen das Statut begangen hätten, und nicht, um mögliche Verwaltungsmängel festzustellen.

Indem die Kommission die geltenden Vorschriften weiter präzisierte und die zuständigen Dienststellen an diese Vorschriften erinnerte, ergriff sie angemessene Maßnahmen, um die erste kritische Bemerkung weiterzuverfolgen. Was die zweite kritische Bemerkung betrifft, so ist die Anerkennung der Kommission, dass das IDOC zwar die vom Bürgerbeauftragten festgestellten Verwaltungsmängel nicht ermittelt hat, seine Aufgabe jedoch darin bestand, zu untersuchen, ob Einzelpersonen gegen das Statut verstoßen haben, und nicht darin, die Solidität der Einstellungsverfahren zu bewerten, eine zufriedenstellende Erklärung.

Sache 1005/2011/MMN: Vermeidung von Interessenkonflikten bei Ausschreibungsverfahren

Die Beschwerde betraf ein Ausschreibungsverfahren für technische Hilfe für Albanien. Der Beschwerdeführer, ein Bieter, teilte der Kommission in einem Schreiben mit, dass einer der Sachverständigen des erfolgreichen Bieters offenbar die Leistungsbeschreibung für das Angebot ausgearbeitet habe. Dies führte zu einem Interessenkonflikt.

Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Zulassung eines Sachverständigen des erfolgreichen Bieters zur Teilnahme an der Ausarbeitung der Leistungsbeschreibung zumindest zu einem offensichtlichen Interessenkonflikt geführt hat. Der Bürgerbeauftragte empfahl der Kommission, eine angemessene Ex-gratia-Zahlung an den Beschwerdeführer zu leisten. Die Kommission lehnte diesen Vorschlag ab, und der Bürgerbeauftragte schloss den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab.

In ihrer Antwort erklärte die Kommission, dass sie sowohl allgemeine als auch spezifische Maßnahmen in Bezug auf die betreffende EU-Delegation ergriffen habe, um ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden. Er legte der Generaldirektion Erweiterung und den EU-Delegationen einen Vermerk vor, in dem er betonte, dass die Ausarbeitung der Leistungsbeschreibung in die ausschließliche Zuständigkeit der Kommission fällt und dass die EU-Delegationen keine Beiträge potenzieller Bieter einladen sollten.

Was die spezifische Delegation betrifft, so hat ihre Leitung das an Ausschreibungsverfahren beteiligte Personal angewiesen, Fragen im Zusammenhang mit Interessenkonflikten besonders aufmerksam zu behandeln. Darüber hinaus unterzog sich die Delegation im Februar 2013 und März 2014 Prüfbesuchen. Bei beiden Gelegenheiten wurden die aus der vorliegenden Rechtssache gezogenen Lehren in Erinnerung gerufen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Folgemaßnahmen der Kommission, die das Risiko ähnlicher Probleme in Zukunft auf ein akzeptables Maß reduzieren.

Rechtssache 1223/2011/ANA: Verfahren der Kommission für die Auswahl abgeordneter nationaler Sachverständiger

Die Beschwerde betraf die Bearbeitung der Anträge des Beschwerdeführers auf Ernennung zum abgeordneten nationalen Sachverständigen (ANS) in der Generaldirektion Handel durch die Kommission.

In ihrer Untersuchung ermittelte die Bürgerbeauftragte einen systemischen und einen spezifischen Aspekt dieses Falles.

a) In Bezug auf den systemischen Aspekt stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission noch keine detaillierten Vorschriften für das Auswahlverfahren für ANS erlassen hatte.

b) In Bezug auf den spezifischen Aspekt prüfte der Bürgerbeauftragte die Bearbeitung der Anträge des Beschwerdeführers durch die Kommission und stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest, nämlich dass die Kommission es versäumte, dem Beschwerdeführer die erforderlichen Klarstellungen zu den Stellen zu geben, für die er befragt wurde.

Der Bürgerbeauftragte schlug der Kommission vor, a) unverzüglich detaillierte Vorschriften für die Auswahl der abgeordneten nationalen Sachverständigen zu erlassen und b) sich bei dem Beschwerdeführer dafür zu entschuldigen, dass er vor der Anhörung nicht die erforderlichen Klarstellungen vorgelegt hat.

Die Kommission erklärte, sie sei im Begriff, solche Vorschriften auszuarbeiten, weigerte sich jedoch, sich beim Beschwerdeführer zu entschuldigen.

In der abschließenden Entscheidung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass keine weiteren Untersuchungen in Bezug auf den systemischen Aspekt erforderlich waren, und vertraute darauf, dass die Kommission die Ausarbeitung der Leitlinien unverzüglich abschließen wird. Der Bürgerbeauftragte bedauerte jedoch den unkonstruktiven Ansatz der Kommission in Bezug auf den spezifischen Aspekt und äußerte eine kritische Bemerkung.

In ihrer Antwort auf die Folgemaßnahmen weigerte sich die Kommission weiterhin, den Fehler anzuerkennen, verpflichtete sich jedoch, die Ausarbeitung der detaillierten Vorschriften abzuschließen und den Bürgerbeauftragten entsprechend zu unterrichten. In einer weiteren Folgeantwort vom 25. April 2015 übermittelte die Kommission ihr neues Vademekum für die Auswahl der abgeordneten nationalen Sachverständigen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Annahme detaillierter Regeln für die Auswahl abgeordneter nationaler Sachverständiger durch die Kommission. Auf den ersten Blick scheinen ihr Umfang und Inhalt den Vorschlägen des Bürgerbeauftragten zu entsprechen. Gleichzeitig bedauert der Bürgerbeauftragte jedoch, dass sich die Kommission weigert, den Fehler in Bezug auf den spezifischen Aspekt der Untersuchung anzuerkennen und sich beim Beschwerdeführer zu entschuldigen.

Fall 1983/2011/AN: Die Kommission verpflichtet sich, ihr Überwachungssystem zu verbessern und die Einhaltung der Anforderungen in Bezug auf den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen.

Der Fall betraf die Vergabe einer EU-Ausschreibung in Algerien im Jahr 2011. Der Beschwerdeführer, ein privates Unternehmen, nahm an einer von der EU-Delegation in Algerien organisierten Ausschreibung teil. Der Beschwerdeführer hatte den Verdacht, dass der erfolgreiche Bieter die Ausschreibungsanforderung, dass die betreffende Sicherheitsausrüstung in der EU oder in einem förderfähigen Land hergestellt werden muss, nicht erfüllte. Es wurde angenommen, dass die Waren aus Malaysia stammten.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass der EU-Ursprung der Waren vor der Auftragsvergabe nicht nachgewiesen worden war. Außerdem habe die Delegation in Algerien lange gedauert, bevor sie sich nach ihrer angeblichen Nichtförderfähigkeit erkundigt habe. Die Bürgerbeauftragte akzeptierte zwar den Standpunkt der Kommission, dass der EU-Ursprung der Waren schließlich nachgewiesen wurde, vertrat jedoch die Auffassung, dass die Kommission im Vergabeverfahren einen offensichtlichen Fehler begangen habe. Sie kritisierte auch, dass sie nicht die notwendigen und rechtzeitigen Maßnahmen ergriffen habe, um sicherzustellen, dass ein robustes Kontrollsystem vorhanden sei.

In ihrer Antwort erklärte die Kommission, dass sie an einer Lösung arbeite, um ihr Überwachungssystem zu verbessern und die Einhaltung der Anforderungen in Bezug auf den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen. Er versprach, den Bürgerbeauftragten über die Entwicklungen in diesem Bereich auf dem Laufenden zu halten.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage der Kommission, ein angemessenes Überwachungssystem und Überprüfungsmechanismen einzurichten, um die Einhaltung der Vorschriften über den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen.

Sache 2171/2011/EIS: Fehlende Übersetzung eines Berichts über seltene Krankheiten

Der Beschwerdeführer wünschte eine italienische Übersetzung des Berichts 2011 über den Stand der Tätigkeiten im Bereich der seltenen Krankheiten in Europa. Der Bericht wurde vom Expertenausschuss der Europäischen Union für seltene Krankheiten (EUCERD) erstellt. Die Kommission weigerte sich, den Bericht übersetzen zu lassen.

In ihrer Stellungnahme an den Bürgerbeauftragten argumentierte die Kommission, dass sie nicht in der Lage sei, alle ihre Dokumente in alle EU-Amtssprachen zu übersetzen, und wies darauf hin, dass der betreffende Bericht nicht von der Kommission selbst erstellt worden sei. Sie machte ferner geltend, dass sie rechtlich nicht verpflichtet sei, Dokumente wie den fraglichen Bericht in allen Amtssprachen der EU vorzulegen.

Der Bürgerbeauftragte schlug eine Lösung vor, in der die Kommission aufgefordert wird, dem Beschwerdeführer im Einklang mit der guten Verwaltungspraxis i) den gesamten Bericht zu übersetzen; oder ii) die Passagen, die sich auf die spezifische Krankheit beziehen, an der er interessiert war; oder iii) eine Zusammenfassung des Berichts. Bei der Vorlage des Vorschlags ging der Bürgerbeauftragte auf der Grundlage der vom Beschwerdeführer vorgebrachten Argumente davon aus, dass die bestimmte Krankheit, an der der Beschwerdeführer interessiert war, in dem Bericht behandelt wurde. In ihrer Antwort wies die Kommission jedoch darauf hin, dass dies nicht der Fall sei. Vor diesem Hintergrund hielt es die Bürgerbeauftragte für angemessen, dass die Kommission ihren oben genannten Vorschlag (ii) nicht umsetzen konnte. Gleichzeitig hielt sie an ihrer Auffassung fest, dass es für die Kommission vernünftig gewesen wäre, dem Bürger in einer kritischen Frage der Gesundheit zu dienen, indem sie eine Übersetzung zumindest einer Zusammenfassung des Berichts vorgelegt hätte. Da der Beschwerdeführer später klarstellte, dass eine Übersetzung aufgrund der seit der Veröffentlichung des Berichts verstrichenen Zeit nicht mehr nützlich sei, schloss der Bürgerbeauftragte den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab.

Als Reaktion darauf äußerte die Kommission ihre Bereitschaft, pragmatische Lösungen von Fall zu Fall zu prüfen, und erklärte, dass sie die Möglichkeit künftiger Berichte mit einer Zusammenfassung prüft, die möglicherweise in alle EU-Sprachen übersetzt werden könnte.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Bereitschaft der Kommission, die Übersetzung einer Zusammenfassung künftiger Berichte in alle Sprachen in Erwägung zu ziehen.

Fall 203/2012/MMN: Kommission verspricht Bemühungen zur Erweiterung des Meinungsspektrums in Bezug auf eine beratende Gruppe

Der Fall betraf eine der Beratungsgruppen der Kommission: Europäische Gruppe für Ethik der Wissenschaft und der neuen Technologien (EGE). Im Jahr 2011 beschloss die Kommission im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung die Ernennung ihrer 15 Mitglieder. Eine zivilgesellschaftliche Organisation beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten, dass die Zusammensetzung nicht pluralistisch sei, da zu viele ihrer Mitglieder religiöse Überzeugungen hätten, während weltliche Ansichten nicht vertreten seien.

Nach einer Untersuchung war der Bürgerbeauftragte von den Argumenten des Beschwerdeführers nicht überzeugt. Kandidaten, um Mitglieder zu werden, könnten einen Hintergrund in Theologie, Ethik, Philosophie, Wissenschaften und Recht haben. So waren Personen ohne religiösen Glauben vollkommen in der Lage, sich zu bewerben.

Zum Abschluss des Falles schlug der Bürgerbeauftragte vor, dass bei der nächsten Aufforderung zur Interessenbekundung für den Beitritt zur EGE klargestellt werden könnte, dass religiöse oder persönliche Überzeugungen bei der Auswahl nicht berücksichtigt werden und dass "säkulare" Kandidaten aufgefordert werden, sich zu bewerben.

Als Reaktion darauf erklärte sich die Kommission bereit, diesen Punkt in der künftigen Aufforderung zur Interessenbekundung für die EGE (2016-2021) klarzustellen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die positive Reaktion der Kommission auf die weitere Bemerkung.

Rechtssachen 636/2012/DK und 1076/2012/DK: Verzögerung bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit

Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten ergab, dass die Kommission mehr als zwanzig Monate gebraucht hatte, um einen der Anträge des Beschwerdeführers auf Zugang der Öffentlichkeit zu bearbeiten, und sieben Monate, um seinen zweiten Antrag zu bearbeiten. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass die Verzögerung nicht gerechtfertigt werden könne, und machte dementsprechend eine kritische Bemerkung.

In ihrer Antwort räumte die Kommission ein, dass sie die einschlägigen Zweitbeschlüsse in den beiden betroffenen Fällen nicht innerhalb der in der Verordnung 1049/2001 festgelegten Fristen erlassen habe. Er verpflichtete sich, sich künftig darum zu bemühen, Anträge auf Zugang zu Dokumenten innerhalb kürzester Zeit zu bewerten und zu beantworten.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage der Kommission, es in Zukunft besser zu machen.

Rechtssache 776/2012/KM: Dauer der Auswahlverfahren

Die Beschwerde betraf ein Auswahlverfahren für wissenschaftliche Assistenten. Unter anderem war der Beschwerdeführer unzufrieden mit der Tatsache, dass die Kommission fast 18 Monate benötigte, um die Bewerber darüber zu informieren, ob sie zum nächsten Schritt des Auswahlverfahrens eingeladen würden. Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass dieser Aspekt der Beschwerde gerechtfertigt war. Es ist eine gute Verwaltungspraxis, dafür zu sorgen, dass Einstellungsverfahren so schnell wie möglich durchgeführt werden. In diesem Fall war der Zeitaufwand übertrieben und stellte einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit dar.

Als Reaktion auf die kritische Bemerkung erklärte die Kommission, dass eine neue Art des Wettbewerbs eingeführt worden sei. Infolgedessen wurde die durchschnittliche Zeitspanne vom Tag der Veröffentlichung eines Auswahlverfahrens bis zur Veröffentlichung der Reserveliste von 18 Monaten auf 9 Monate halbiert.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die deutliche Verkürzung der durchschnittlichen Dauer der Auswahlverfahren.

Rechtssache 886/2012/JF: Programm für lebenslanges Lernen

Der Beschwerdeführer, eine NRO mit Sitz in Bratislava, beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten, dass die zulässigen Tageshöchstsätze für die Kosten des Personals, das am Programm der Kommission für lebenslanges Lernen (LLP) teilnehme, so hoch seien, dass slowakische NRO in der Praxis daran gehindert würden, an dem Programm teilzunehmen.

Die Kommission erläuterte die Methode zur Berechnung der betreffenden Sätze und teilte der Bürgerbeauftragten mit, dass sie nach Möglichkeiten suche, einen Stabilisierungsmechanismus einzuführen, der es ermöglichen würde, drastische Senkungen der förderfähigen Höchstsätze für Personalkosten in allen LLP-Teilnehmerländern zu vermeiden. Die Bürgerbeauftragte schloss den Fall anschließend ab und bat die Kommission zu erläutern, ob sie den geplanten Stabilisierungsmechanismus eingeführt habe oder, falls sie dies noch nicht getan habe, wann sie dies beabsichtige.

Die Kommission antwortete, dass sie die täglichen Personalkosten des LLP aktualisiert und den Stabilisierungsmechanismus eingeführt habe. Dieser von den Mitgliedstaaten genehmigte Mechanismus ermöglichte es, negative Schwankungen der täglichen Personalkosten auf 20 % zu begrenzen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Einführung des Stabilisierungsmechanismus, der dazu beitragen sollte, ähnliche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Sache 1091/2012/AN: Die Kommission verpflichtet sich, ihr Überwachungssystem zu verbessern und die Einhaltung der Anforderungen in Bezug auf den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen.

In einem Fall, der dem oben beschriebenen Fall 1983/2011/AN ähnelte, betraf dieser Fall eine 2011 durchgeführte EU-Ausschreibung, bei der die Erzeugnisse des erfolgreichen Bieters den Angaben des Beschwerdeführers zufolge nicht den Ursprungsregeln für die Förderfähigkeit entsprachen. Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass die zuständige EU-Delegation zum Zeitpunkt der Billigung der Zuschlagserteilung den Ursprung der Waren trotz der Warnungen des Beschwerdeführers nicht überprüft hatte. Die Kommission hat es auch versäumt, die Bedenken des Beschwerdeführers hinsichtlich des Beweiswerts der nach den geltenden Vorschriften erforderlichen Nachweise auszuräumen und nachzuweisen, dass sie den Ursprung der Waren des erfolgreichen Bieters ordnungsgemäß überprüft hatte.

Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Delegation im Vergabeverfahren einen offensichtlichen Beurteilungsfehler begangen und keinen Versuch unternommen hatte, zu überprüfen, ob die vorgeschlagenen Geräte den geltenden Ursprungsregeln entsprachen. Sie schloss die Beschwerde mit zwei kritischen Bemerkungen ab.

In ihrer Antwort erklärte die Kommission, dass ihre Dienststellen derzeit eine Lösung ausarbeiten, um ihr Überwachungssystem zu verbessern und die Einhaltung der Anforderungen in Bezug auf den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen. Er versprach, den Bürgerbeauftragten über die Entwicklungen in diesem Bereich auf dem Laufenden zu halten.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage der Kommission, ein angemessenes Überwachungssystem und Überprüfungsmechanismen einzurichten, um die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften in Bezug auf den Ursprung der ausgeschriebenen Waren sicherzustellen.

Sache 1180/2012/VL: Schutz vertraulicher Informationen und Notwendigkeit der Erstellung eines Untersuchungsberichts

Der Beschwerdeführer, ein Beamter der Kommission, verbreitete unbestätigte Feststellungen über einen Kollegen. Die Kommission richtete eine Verwarnung an den Beschwerdeführer. Außerdem informierte sie den Kollegen über die einschlägigen Informationen und den Namen des Beschwerdeführers. Der Beschwerdeführer wandte sich an den Bürgerbeauftragten, um die Behandlung der Angelegenheit durch die Kommission anzufechten.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass es eine gute Verwaltungspraxis für ein Organ ist, die Mitglieder seines Personals über alle Informationen zu informieren, die ihren Ruf beeinträchtigen könnten, damit sie ihre Ansichten darlegen können. Im vorliegenden Fall übermittelte die Kommission jedoch nicht nur die relevanten Informationen, sondern identifizierte auch den Beschwerdeführer als Quelle, obwohl dies zu diesem Zeitpunkt nicht erforderlich war und der Beschwerdeführer um Vertraulichkeit gebeten hatte. Mit ihrem Vorgehen ging die Kommission über das notwendige und verhältnismäßige Maß hinaus. Der Bürgerbeauftragte machte dementsprechend eine kritische Bemerkung. In Bezug auf den Rest der Beschwerde wurde kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt.

Eines der in der Beschwerde aufgeworfenen Probleme war das Fehlen eines Untersuchungsberichts. Obwohl der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf die spezifischen Argumente des Beschwerdeführers feststellte, wies er darauf hin, dass in Artikel 2 Absatz 2 und Artikel 3 des Anhangs IX des Statuts eindeutig festgelegt sei, dass die Anstellungsbehörde „[der betroffenen Person] die Schlussfolgerungen des Untersuchungsberichts [mitteilt]“ und dass sie „auf der Grundlage des Untersuchungsberichts“ eine Entscheidung erlasse. Weder in diesen Artikeln noch in einer anderen Bestimmung des Anhangs IX des Statuts gibt es einen Hinweis darauf, dass auf einen Untersuchungsbericht verzichtet werden könnte. Der Bürgerbeauftragte machte daher eine weitere Bemerkung, in der er die Kommission aufforderte, nach jeder Verwaltungsuntersuchung im Rahmen des Statuts in Zukunft einen Untersuchungsbericht auszuarbeiten.

Als Reaktion auf die kritische Bemerkung räumte die Kommission ein, dass die in der kritischen Bemerkung genannten widersprüchlichen Rechte und Interessen gegeneinander abgewogen werden müssen. Es hat sich auch verpflichtet, bei der Suche nach dem richtigen Gleichgewicht in der Zukunft die Feststellung des Bürgerbeauftragten zu berücksichtigen, dass er im vorliegenden Fall nicht ordnungsgemäß gehandelt habe.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die positive Reaktion der Kommission auf ihre kritische Bemerkung und ihre Anerkennung der Notwendigkeit, die widersprüchlichen Rechte und Interessen miteinander in Einklang zu bringen.

In Erwiderung auf die weitere Bemerkung wies die Kommission darauf hin, dass ihrer Ansicht nach ein Untersuchungsbericht im vorliegenden Fall nicht erforderlich sei, um entweder die Rechte der betroffenen Personen zu gewährleisten oder die Anstellungsbehörde über die zugrunde liegenden Tatsachen zu informieren.

Der Bürgerbeauftragte bedauert, dass die Kommission nicht anerkannt hat, dass nach jeder Verwaltungsuntersuchung ein Untersuchungsbericht erstellt werden muss.

Sache 1392/2012/DK: Behauptete Nichtbehandlung eines Antrags auf Zugang zu Dokumenten innerhalb der vorgeschriebenen Fristen

Der Beschwerdeführer beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten, dass die Kommission seinen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht fristgerecht bearbeitet habe.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach der Angelegenheit und stellte fest, dass die Kommission die Bestimmungen der Verordnung 1049/2001 über die Fristen für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten tatsächlich nicht eingehalten habe, da die Kommission mehr als vier Monate gebraucht habe, um den Antrag des Beschwerdeführers zu bearbeiten. Sie machte diesbezüglich eine kritische Bemerkung.

In ihrer Antwort räumte die Kommission die Verzögerung ein. Er verpflichtete sich, sich weiterhin darum zu bemühen, die Bearbeitungszeit für Anträge auf Zugang zu Dokumenten zu verkürzen.

Wie in den Fällen 636/2012/DK und 1076/2012/DK, die dasselbe Thema betrafen, ist die Antwort der Kommission zufriedenstellend.

Sache 1746/2012/ANA: Ausgleich für außergewöhnliche Wechselkursschwankungen im Zusammenhang mit dem Wissenschafts- und Technologieprogramm der Kommission in China

Dieser Fall betraf die Entscheidung der Kommission, den Stipendiaten des Stipendienprogramms der Kommission für Wissenschaft und Technologie in China keine Zahlung für den Verlust zu leisten, den sie infolge von Wechselkursschwankungen zwischen dem Euro und dem chinesischen Yuan erlitten hatten.

Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission die Rückstellung für unvorhergesehene Ausgaben des Stipendienvertrags korrekt ausgelegt hatte.

In Anbetracht dieser Feststellung machte die Bürgerbeauftragte eine weitere Bemerkung, in der sie die Kommission aufforderte, eine Änderung der Bestimmung über unvorhergesehene Ausgaben in Stipendienverträgen zu erwägen, um es ihr zu ermöglichen, Erleichterungen zu gewähren, wo immer dies gerechtfertigt ist, und nicht nur unter außergewöhnlichen Umständen.

Als Reaktion auf die weitere Bemerkung stellte die Kommission fest, dass das betreffende Programm beendet war und zu diesem Zeitpunkt keine ähnlichen Programme im Bereich des auswärtigen Handelns durchgeführt wurden. Sollten jedoch in Zukunft entsprechende Programme aufgelegt werden, wird sich die Kommission bemühen, innerhalb der Grenzen des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung faire und angemessene Bedingungen für die Empfänger von Mitteln zu gewährleisten.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Zusage der Kommission, für faire und angemessene Bedingungen für die Empfänger von Mitteln zu sorgen.

Sache 2099/2012/JN: Verzicht auf eine finanzielle Garantieanforderung

Wie im Abschnitt „Angenommene Lösungen“ dargelegt, wurde der Beschwerdeführer nach der Teilnahme an einem von der EU finanzierten Projekt Gegenstand einer Einziehungsanordnung. Sie beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten. Nach einer Untersuchung schlug der Bürgerbeauftragte eine Lösung vor, die von beiden Parteien akzeptiert wurde. Die Kommission hielt jedoch an der Anforderung fest, dass der Beschwerdeführer eine finanzielle Garantie leistet, was der Beschwerdeführer nicht leisten konnte. Die Bürgerbeauftragte forderte die Parteien auf, direkte Kontakte aufzunehmen, um zu einer Einigung in dieser Frage zu gelangen, und sie über das Ergebnis zu informieren.

Die Kommission teilte dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie sich mehrmals mit dem Beschwerdeführer in Verbindung gesetzt und ihm Gelegenheit gegeben habe, nachzuweisen, dass die rechtlichen Voraussetzungen für einen Verzicht auf die Garantie erfüllt seien: D.h., dass es sich in einer notleidenden Situation befindet. Der Beschwerdeführer hat dies jedoch versäumt.

Die Kommission hat die Angelegenheit in angemessener Weise weiterverfolgt. Tatsächlich obliegt es dem Beschwerdeführer, nachzuweisen, dass er sich in einer „notleidenden Situation“ befindet, und es scheint, dass er eine angemessene Gelegenheit dazu erhalten hat. Außerdem ist nicht ersichtlich, warum der Beschwerdeführer keine von der Kommission vorgeschlagene finanzielle Garantie für Dritte leisten konnte.

Rechtssache 257/2013/OV: Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des ehemaligen Kommissionsmitglieds John Dalli aus der Kommission

Die Beobachtungsstelle „Corporate Europe“ (CEO) beantragte Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem Ausscheiden von Kommissionsmitglied Dalli aus der Kommission im Oktober 2012, darunter zwei Schreiben von Kommissionsmitglied Dalli an Präsident Barroso und Aufzeichnungen von Treffen zwischen ihnen. Die Kommission verweigerte den Zugang mit der Begründung, dass die Freigabe der Dokumente eine laufende Untersuchung der nationalen Behörden untergraben würde. Nach Prüfung der Dokumente stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass sie keine wesentlichen Informationen enthielten, die nicht bereits öffentlich zugänglich waren. Sie empfahl der Kommission daher, die Dokumente offenzulegen. Die Kommission wies diese Empfehlung mit der Begründung zurück, dass die Dokumente in der Rechtssache T-562/12 vor dem Gericht der Europäischen Union als Beweismittel vorgelegt worden seien und dass ihre Verbreitung diesen Gerichtsverfahren schaden würde. Der Bürgerbeauftragte akzeptierte diesen neuen Standpunkt und kam zu dem Schluss, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt seien, da dem Antrag des Beschwerdeführers während des laufenden Gerichtsverfahrens nicht stattgegeben werden könne. In einer weiteren Bemerkung schlug sie jedoch vor, die Dokumente nach Abschluss des Gerichtsverfahrens offenzulegen. Der Bürgerbeauftragte machte auch eine kritische Bemerkung, dass die Kommission es versäumt habe, ein an die Kommission gerichtetes Schreiben und die Antwort der Kommission als vom Zugangsantrag des Beschwerdeführers abgedeckt anzusehen.

Obwohl die Kommission in ihrer Erwiderung nicht zu der Frage Stellung nahm, ob sie die beiden fraglichen Schreiben als vom ursprünglichen Antrag auf Zugang erfasst hätte betrachten müssen, erklärte sie, dass sie bereits im Rahmen anderer Anträge auf Zugang zu Dokumenten Zugang zu einem der beiden Schreiben gewährt habe. In Bezug auf das andere Schreiben erklärte die Kommission, dass sie den letzten Antrag des Beschwerdeführers auf Zugang zu diesem Schreiben an OLAF weitergeleitet habe. In Bezug auf die weitere Bemerkung des Bürgerbeauftragten zu den anderen Dokumenten erklärte die Kommission, dass sie den neuen Antrag nach Abschluss des Gerichtsverfahrens und auf Antrag auf Zugang im Lichte der neuen Umstände und der geltenden Rechtsvorschriften prüfen werde ^[4].

Während die Erläuterungen der Kommission zu der Art und Weise, wie sie mit den Anträgen auf Zugang zu den beiden genannten Schreiben umgegangen ist, nicht unbedingt auf den Inhalt der kritischen Bemerkung des Bürgerbeauftragten eingehen, kann ihre anschließende Maßnahme als angemessen angesehen werden.

Was die weitere Bemerkung betrifft, so kann die Erklärung der Kommission, dass sie einen künftigen Antrag auf Zugang unter Berücksichtigung der zu diesem Zeitpunkt gegebenen Umstände prüfen wird, im vorliegenden Fall akzeptiert werden.

Sache 332/2013/AN: Ordnungsgemäße Bearbeitung von Vertragsverletzungsbeschwerden

Der Fall betraf die vierjährige Verzögerung der Kommission bei der förmlichen Entscheidung über ein Vertragsverletzungsverfahren und ihr Versäumnis, den Beschwerdeführer über die in diesem Fall unternommenen Schritte auf dem Laufenden zu halten. Während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten erläuterte die Kommission die Gründe für die Verzögerung, nahm die Kontakte mit dem Beschwerdeführer wieder auf und traf eine endgültige Entscheidung über den Fall. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass keine weiteren Untersuchungen gerechtfertigt seien, erinnerte die Kommission jedoch in einer weiteren Bemerkung daran, dass eine reibungslose und regelmäßige Kommunikation mit Beschwerdeführern eine wichtige Verfahrensgarantie für Beschwerdeführer sei und die Rolle der Kommission als Hüterin der Verträge und des Organs legitimiere, mit dem sich die europäischen Bürger am ehesten in Bezug auf die Anwendung des EU-Rechts befassen würden.

In ihren Folgemaßnahmen räumte die Kommission die übermäßige Verzögerung und andere Mängel bei der Bearbeitung des Falls ein, für die sie sich beim Beschwerdeführer entschuldigt hatte. Er betonte, dass der Fall außergewöhnlich sei, und bekräftigte seine Verpflichtung, Beschwerden im Einklang mit seinem Kodex für eine gute Verwaltung und der Mitteilung von 2012 zu behandeln.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Entschuldigung der Kommission an den Beschwerdeführer und die erneute Erklärung ihrer Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Bearbeitung von Vertragsverletzungsbeschwerden.

Rechtssachen 366/2013/EIS und 509/2013/EIS: Informationen über Rechtsbehelfe

Eine private Universität mit Sitz in der Schweiz beschwerte sich über die Ablehnung ihres Antrags, der als Reaktion auf die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für die Erasmus-Hochschulcharta 2013 eingereicht wurde. Die Beschwerdeführer brachten vor, die Kommission und/oder die Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) hätten es versäumt, i) die Universität rechtzeitig über die Entscheidung zu unterrichten und ii) die verfügbaren Rechtsbehelfe anzugeben. Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten ergab keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit in Bezug auf i). In Bezug auf (ii) stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Universität tatsächlich nicht ordnungsgemäß über die Rechtsbehelfe informiert worden war. Auf Vorschlag des Bürgerbeauftragten entschuldigte sich die Kommission sowohl im eigenen Namen als auch im Namen der EACEA bei dem Beschwerdeführer für diese Unterlassung. Der Fall wurde somit gelöst.

In der Entscheidung des Bürgerbeauftragten, mit der der Fall abgeschlossen wurde, wurde festgestellt, dass die EACEA und die Kommission die Einführung bestimmter Verbesserungen in Bezug auf die Informationen für Antragsteller, deren Antrag abgelehnt wurde, in Erwägung ziehen könnten. Um Unklarheiten zu vermeiden und es den betroffenen Parteien zu erleichtern, gegen eine ablehnende Entscheidung Rechtsmittel einzulegen, könnten die EACEA und die Kommission insbesondere erwägen, dem Ablehnungsschreiben die entsprechende Entscheidung der Kommission beizufügen. Als Antwort auf diese weitere Bemerkung verpflichtete sich die Kommission, dafür zu sorgen, dass in den Schreiben an alle abgelehnten Antragsteller künftig i) die Behörde, die die Entscheidung trifft, ii) das einschlägige Beschwerdeverfahren und iii) ein Link zur Website der Erasmus-Charta für die Hochschulbildung, auf der die endgültigen Ergebnisse veröffentlicht werden, angegeben werden.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Schritte, die die Kommission und die EACEA unternommen haben, um die Informationen für erfolglose Antragsteller zu verbessern.

Rechtssache 675/2013/JF: Ein EU-Organ, das während der Untersuchung derselben Angelegenheit durch den Bürgerbeauftragten vor Gericht geht

Die Kommission beschloss, einen Betrag zurückzufordern, der im Rahmen eines Projekts in Burkina Faso an eine belgische NRO gezahlt wurde. Die NRO focht die Entscheidung der Kommission mit einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten an.

Während der Untersuchung teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie vor einem belgischen Gericht ein Verfahren gegen die NRO eingeleitet habe. Die Bürgerbeauftragte war daher verpflichtet, ihre Untersuchung der Angelegenheit einzustellen. Dabei wies sie darauf hin, dass die Kommission in der Regel kein Verfahren vor einem Gericht wegen desselben Gegenstands einleiten sollte, den der Bürgerbeauftragte überprüft, es sei denn, es gebe triftige Gründe, das Ergebnis der Untersuchung des Bürgerbeauftragten nicht abzuwarten. Sie schlägt vor, dass die Kommission zu diesem Zweck Leitlinien herausgibt.

Die Kommission antwortete, dass sie im vorliegenden Fall nicht abwarten könne, bis die Bürgerbeauftragte ihre Untersuchung wegen der Verjährungsfrist, die für ihr Vertragsverhältnis mit der NRO gelte, eingestellt habe. Ohne rasches Handeln riskierte die Kommission, die finanziellen Interessen der Union nicht schützen zu können. Die Kommission erklärte jedoch, dass sie sorgfältig prüft, ob ihre Rechte von Fall zu Fall vor Gericht verteidigt werden müssen, und dass sie das Grundrecht der Bürger, sich an den Europäischen Bürgerbeauftragten zu wenden, achtet.

Der Bürgerbeauftragte hält den Standpunkt der Kommission für angemessen. Sie ist der Ansicht, dass die Kommission in Fällen, in denen sie beschließt, die vom Bürgerbeauftragten untersuchte Angelegenheit vor Gericht zu bringen, dem Bürgerbeauftragten unverzüglich die Gründe erläutern sollte.

Sache 1688/2013/JN: EU-Wahlbeobachtungsmissionen

Der Fall betraf die wiederholte Ablehnung der Anträge des Beschwerdeführers auf die Stellung eines Beobachters im Rahmen von EU-Wahlbeobachtungsmissionen. Nach einer Untersuchung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass die Kommission das Recht der Beschwerdeführerin auf Unterrichtung über die Gründe für die Ablehnung ihrer Anträge verletzt hatte.

Der Bürgerbeauftragte machte ferner weitere Bemerkungen, um Verbesserung des Prozesses, der zur Auswahl von Beobachtern für Wahlbeobachtungsmissionen führt; den Prozess transparenter zu gestalten; und die Schutzvorkehrungen gegen willkürliche Entscheidungen zu stärken. Daraufhin teilte die Kommission dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie eine Checkliste mit Auswahlkriterien einführen werde, damit die Bewertung durch den Auswahlausschuss schriftlich festgehalten werde. Die Kommission wird die Möglichkeit prüfen, dass die nationalen Kontaktstellen abgelehnte Bewerber auf der Grundlage der Checklisten auf deren Antrag über die Gründe für die Ablehnung informieren. Darüber hinaus wird die Kommission eine Regel festlegen, nach der eine Bewertung als „nicht empfohlen“ für künftige Missionen bedeutet, dass der betreffende Beobachter in den nächsten fünf Jahren nicht für künftige Wahlbeobachtungsmissionen ausgewählt werden kann. Nach Ablauf des Fünfjahreszeitraums können sich die Beobachter erneut für EU-Wahlbeobachtungsmissionen bewerben und wie andere Kandidaten bewertet werden. Diese Regel wird veröffentlicht und die nationalen Kontaktstellen werden darüber informiert.

Die von der Kommission ergriffenen Maßnahmen sollten das Risiko ähnlicher Missstände in der Verwaltungstätigkeit in Zukunft angemessen verringern.

Sache 1743/2013/TN: Kommission stimmt zu, ihre Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten, die von Dritten bereitgestellt werden, zu verbessern

Die Kommission habe nicht fristgerecht auf einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten reagiert, von denen einige von einem Dritten stammten. Im Laufe der Untersuchung gewährte die Kommission Zugang zu den angeforderten Dokumenten.

Der Bürgerbeauftragte machte eine Reihe weiterer Bemerkungen, in denen er Verbesserungen der Verfahren der Kommission vorschlug. Sie schlägt vor, dass das Organ, wenn ein EU-Organ einen Dritten konsultieren muss, um zu beurteilen, ob der Zugang der Öffentlichkeit zu einem Dokument gewährt werden kann, dem Dritten eine Frist für seine Antwort einräumen sollte. Erwidert der Dritte nicht innerhalb der gesetzten Frist, sollte das Organ über den Antrag auf Zugang entscheiden, wobei zu berücksichtigen ist, dass grundsätzlich alle Dokumente der Öffentlichkeit zugänglich sein sollten. Eine Entscheidung über die Verweigerung des Zugangs zu Dokumenten Dritter kann nicht allein auf die unbestimmten Vorbehalte des Dritten in Bezug auf die Offenlegung gestützt werden. Beantragt der Dritte den Träger, der Zugang zu dem betreffenden Dokument beantragt hat, so sollte das Auskunftsersuchen des Dritten die Bearbeitung des Antrags auf Zugang zu dem Dokument durch den Träger nicht verzögern dürfen.

In ihren Folgemaßnahmen zu den weiteren Bemerkungen des Bürgerbeauftragten akzeptierte die Kommission die oben genannten Vorschläge.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Bereitschaft der Kommission, ihre Verfahren zu verbessern.

Sache 1869/2013/AN: Erleichterung des Zugangs der Öffentlichkeit zu legislativen Dokumenten

Der Beschwerdeführer stellte bei der Kommission 18 Anträge auf Zugang zu Dokumenten gemäß den Bestimmungen der Verordnung 1049/2001. Die Anträge betrafen fast 300 Dokumente im Zusammenhang mit dem Verfahren zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 540/2011 über Pflanzenschutzmittel. Die Kommission war der Auffassung, dass die Bearbeitung der Anträge einen erheblichen Verwaltungsaufwand verursachte und sie daran hindern würde, ihre anderen Aufgaben wahrzunehmen. Sie schlug daher vor, die Dokumente über einen bestimmten Zeitraum offenzulegen. Der Beschwerdeführer hielt dies für unangemessen.

Nach Prüfung des Problems stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass der Beschwerdeführer in Ermangelung einer Vereinbarung über die schrittweise Offenlegung zu Recht davon ausgehen konnte, dass die Kommission den Zugang verweigert hatte. Während die Kommission die Anträge nicht fristgerecht bearbeitete, rechtfertigten die Umstände des Falles die von der Kommission benötigte Zeit. Der Bürgerbeauftragte kam daher zu dem Schluss, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit vorlag. In ihrer weiteren Bemerkung weist sie darauf hin, dass einige der angeforderten Dokumente offenbar im Laufe eines Gesetzgebungsverfahrens erstellt worden seien und daher unmittelbar zugänglich gemacht werden müssten. Sie forderte die Kommission auf, bessere Möglichkeiten zu prüfen, um eine angemessene und kohärente Einhaltung ihrer Verpflichtungen zur Gewährung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten sicherzustellen.

In ihrer Antwort erklärte die Kommission, dass ihr öffentliches Dokumentenregister ^[5] die wichtigsten prälegislativen Dokumente umfasst, insbesondere Dokumente mit einem Verweis wie "COM", "SEC", "C", "OJ", "PV". Die Kommission erklärte ferner, dass sie derzeit die Möglichkeit prüft, den Anwendungsbereich ihres Registers auszuweiten, wobei sie die Initiative des Parlaments für ein Pilotprojekt „Public access.eu“ berücksichtigt, mit dem eine Online-Plattform für die proaktive Veröffentlichung nicht als Verschlusssache eingestufter Dokumente der EU-Organe eingerichtet werden soll.

Nach Ansicht der Bürgerbeauftragten scheint es aus Sicht der europäischen Bürgerinnen und Bürger schwer zu verstehen, warum es kein einziges Online-Portal gibt, um Informationen über das EU-Rechtsetzungsverfahren zu erhalten und Zugang zu Gesetzgebungsdokumenten zu erhalten. Sie nimmt daher mit Genugtuung zur Kenntnis, dass die Kommission im Mai 2015 im Rahmen ihres Pakets „Bessere Rechtsetzung“ angekündigt hat, ein Webportal einzurichten, auf dem jede (legislative) Initiative verfolgt werden kann [6].

Sache 2275/2013/ANA: Präzisierung der anwendbaren Ausnahme(en) nach der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 bei Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten

Der Fall betraf die Weigerung der Kommission, Zugang zu Dokumenten über die Erdgaspolitik der EU und insbesondere zu Dokumenten über die Kontrolle von Investitionen von Drittländern in die Netzinfrastruktur der EU-Mitgliedstaaten zu gewähren. Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten ergab keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission in Bezug auf das angebliche Versäumnis, die Verweigerung des Zugangs zu den angeforderten Dokumenten hinreichend zu begründen.

Ein Aspekt der Rüge war, dass die Kommission, als sie sich auf mehr als eine Ausnahme zur Verweigerung des Zugangs zu bestimmten Dokumenten berief, nicht angegeben habe, welche Ausnahme für welchen Abschnitt dieser Dokumente gelte. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass keine weiteren Untersuchungen zu diesem Aspekt des Falles gerechtfertigt waren.

Der Bürgerbeauftragte machte jedoch eine weitere Bemerkung, dass die Kommission, wenn sie einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten ablehnt, indem sie sich auf mehr als eine der in der Verordnung (EG) Nr. 104912001 vorgesehenen Ausnahmen stützt, dem Antragsteller ausreichende Informationen zur Verfügung stellen sollte, damit er verstehen kann, welche Ausnahme in Bezug auf bestimmte Abschnitte des betreffenden Dokuments geltend gemacht wird.

In ihrer Antwort auf die Folgemaßnahmen erklärte die Kommission, dass sie die weitere Bemerkung des Bürgerbeauftragten teilweise akzeptiert und sie in Fällen weiterverfolgen wird, in denen dies nicht unverhältnismäßig wäre und die Kommission nicht daran hindern würde, die Verfahrensfristen gemäß der Verordnung 1049/2001 einzuhalten.

Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass die Einhaltung der Anforderungen der Verhältnismäßigkeit und die Einhaltung der in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 festgelegten Verfahrensfristen unveräußerliche Elemente eines guten Verwaltungsverhaltens der EU-Organe im Bereich des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten sind. Da dies die einzigen von der Kommission vorgeschlagenen Bedingungen sind, begrüßt die Bürgerbeauftragte die Erklärung der Kommission, dass sie die Ausnahme, auf die sie sich bei der Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu einem Dokument stützt, im Einklang mit Erwägungen der Verhältnismäßigkeit und der Einhaltung der in der Verordnung 1049/2001 festgelegten Fristen weiterhin genauer erläutern wird.

Sache 273/2014/KM: Informationen zu den Bedingungen für die Erstattung von Krankheitskosten

Die Beschwerde betraf die Erstattung eines Krankenhausaufenthalts durch das Gemeinsame Krankheitsfürsorgesystem der EU (GKFS), die nach Ansicht des Beschwerdeführers im Zusammenhang mit einer Krankheit stand, die vom GKFS als „schwer“ anerkannt wurde und daher Anspruch auf eine Erstattung in Höhe von 100 % hatte. Er vertrat die Auffassung, dass er mit einer Erstattung in voller Höhe rechnen könne, da er dies bei der Beantragung einer vorherigen Genehmigung beantragt habe und in der vorherigen Genehmigung, die er erhalten habe, nichts zu diesem Thema angegeben worden sei. Nach einer Untersuchung akzeptierte der Bürgerbeauftragte das Argument des Beschwerdeführers nicht, da die Erstattung zu 100 % ausnahmsweise erfolgte und aus dem Schweigen zu diesem Thema vernünftigerweise keine Zustimmung abgeleitet werden konnte. Im Interesse einer guten Kommunikation forderte sie die Kommission jedoch auf, die Aufnahme des genauen Erstattungssatzes und etwaiger Erstattungsgrenzen für die betreffende Behandlung in Dokumente, die eine vorherige Genehmigung erteilen, in Erwägung zu ziehen.

In ihrer Antwort wies die Kommission darauf hin, dass diese Informationen nicht in die Vorabgenehmigung selbst aufgenommen werden könnten, da dieses Dokument lediglich dazu diente, zu bescheinigen, dass die anfallenden medizinischen Kosten erstattungsfähig seien. Der Erstattungssatz und etwaige Obergrenzen hingen von vielen Faktoren ab, die zu diesem Zeitpunkt nicht alle beurteilt werden konnten. Die Kommission hatte jedoch beschlossen, in ihre Entscheidungen über die Vorabgenehmigung einen Link zum „Praxisleitfaden“ für die Erstattung von Krankheitskosten aufzunehmen, der einen leicht verständlichen Überblick über die geltenden Vorschriften bietet. Vor kurzem wurde den Rentnern ein Papierexemplar dieses Leitfadens zugesandt.

Der Bürgerbeauftragte akzeptiert die Erklärung der Kommission, warum der Erstattungssatz zum Zeitpunkt der vorherigen Genehmigung nicht festgelegt werden kann. Sie begrüßt die konstruktiven Maßnahmen der Kommission, die es den Begünstigten des GKFS erleichtern sollen, vor Beginn der Behandlung zu erfahren, wie viel sie zu den Kosten beitragen müssen.

Siehe Fall 299/2014/TN unter „Sternfälle“.

Sache 1500/2014/FOR: Angebliche Verfahrensfehler bei einer Kartelluntersuchung

Die Beschwerde betraf eine angebliche Verzögerung durch die Kommission, als sie dem Beschwerdeführer, einem deutschen IT-Unternehmen, von dem die Kommission vermutete, dass es Mitglied des Smart Card Chips-Kartells sei, Zugang zu wichtigen Beweismitteln verschaffte, die die Kommission gegen dieses Unternehmen verwenden wollte.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Kommission ohne triftigen Grund den Zugang zu diesen Beweismitteln verzögert habe, obwohl sie sich der Bedeutung und Relevanz dieser Beweismittel voll bewusst gewesen sei. Durch diese Verzögerung lief die Kommission Gefahr, ihre Untersuchung zu gefährden. Der Bürgerbeauftragte kritisierte daher die Kommission für die Verzögerung beim Zugang des Beschwerdeführers zu diesen Beweismitteln.

In ihrer Antwort auf die kritische Bemerkung des Bürgerbeauftragten hat die Kommission keine überzeugenden Argumente vorgebracht, aus denen hervorgeht, warum sie nach Erhalt der fraglichen Informationen im Januar 2014 kein Sachverhaltsschreiben erstellt hat.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Kommission nach Erhalt weiterer Informationen im April 2014 im Juli 2014 ein Sachverhaltsschreiben übermittelte. Dies deutet darauf hin, dass die Kommission tatsächlich innerhalb von drei Monaten ein Sachverhaltsschreiben erstellen kann. Es ist daher unklar, warum die Kommission ein solches Schreiben nicht innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Informationen im Januar 2014 erstellen konnte. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass die Kommission nicht erläutert hat, ob sie nach Erhalt der Informationen im Januar 2014 wusste, dass sie in naher Zukunft zusätzliche Informationen erhalten würde, die es erforderlich machen würden, im Einklang mit ihrer Praxis, Dokumente zu gruppieren, auf diese Informationen zu warten, bevor sie ein Sachverhaltsschreiben ausstellt.

Die Antwort der Kommission ist nicht überzeugend. Angesichts des laufenden Gerichtsverfahrens ^[7] sind jedoch zum jetzigen Zeitpunkt keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Sache 1577/2014/PL: Gewährleistung des Versicherungsschutzes für Familienangehörige von Studierenden im Rahmen des Erasmus-Mundus-Programms

Der Beschwerdeführer promovierte in den Vereinigten Staaten mit einem Erasmus-Mundus-Stipendium. Das Erasmus-Mundus-Programm bietet seinen Stipendiaten eine Versicherungspolice, die direkt von der Kommission bezahlt wird. Studenten Partner und Kinder sind nicht von der Versicherung abgedeckt, aber sie können von Sonderkonditionen profitieren, wenn sie bei der gleichen Versicherungsgesellschaft registrieren.

In diesem Fall versuchte der Beschwerdeführer, seinen neugeborenen Sohn zu versichern, aber die Versicherungsgesellschaft weigerte sich, das Kind zu versichern, weil er weniger als 5 Jahre alt war. Diese Bedingung wurde jedoch in den politischen Bedingungen nicht erwähnt.

Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach dem Problem und stellte fest, dass kein Missstand in der Verwaltungstätigkeit der Kommission vorlag. Die Kommission erklärte, dass sie nicht die Versicherungsgesellschaft auswähle, die im Rahmen des Erasmus-Mundus-Programms genutzt werde. Im Gegenteil, die Projektkoordinatoren werden aufgefordert, Verträge direkt mit Versicherungsunternehmen ihrer Wahl zu unterzeichnen, wobei die Mindestversicherungsanforderungen in der Finanzhilfevereinbarung einzuhalten sind. Die Kommission erklärte ferner, dass die Notwendigkeit, Familienangehörige abzudecken, in den Mindestanforderungen nicht erwähnt wird. Daher kann es nach den geltenden Vorschriften nicht erforderlich sein, den Versicherungsschutz zu verlängern.

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die Kommission angemessene Schritte unternommen habe, um die Angelegenheit beizulegen, und beschloss, den Fall abzuschließen. Sie fügte jedoch eine weitere Bemerkung in ihren Abschlussbeschluss ein, in der sie darauf hinwies, dass die Kommission dafür sorgen sollte, dass Erasmus-Mundus-Studierende die Möglichkeit haben, sich an die Versicherungsgesellschaft zu wenden, um ihre Familienangehörigen unabhängig von ihrem Alter zu versichern.

In ihrer Antwort teilte die Kommission der Bürgerbeauftragten mit, dass die kürzlich veröffentlichten Finanzhilfevereinbarungen und Projekthandbücher für alle Erasmus-Mundus-Maßnahmen unter Berücksichtigung ihrer Empfehlung eine Aufforderung an die Koordinatoren enthielten, sicherzustellen, dass Familienangehörige auf eigene Kosten und unabhängig von ihrem Alter denselben Versicherungsschutz wie der Stipendiat erhalten können.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die positiven Folgemaßnahmen der Kommission zu ihrer weiteren Bemerkung.

4. Europäischer Auswärtiger Dienst (EAD)

Sache 714/2012/JF: Jährliche Überprüfung der Dienstbezüge des Personals der EU-Delegationen

Der Beschwerdeführer, ein Vertreter des Personals der EU-Delegation in Guyana, beschwerte sich über die jährliche Gehaltsüberprüfung der in dieser Delegation tätigen örtlichen Bediensteten. Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest.

Der Bürgerbeauftragte stellte jedoch fest, dass die örtlichen Bediensteten auch einen Antrag auf Zulagen für unterhaltsberechtigte Kinder gestellt hatten und dass der EAD diesen Antrag prüfte. Sie ersucht den EAD, die örtlichen Bediensteten der Delegation darüber zu informieren, ob sie einen Beschluss über die Gewährung dieser Zulagen gefasst und umgesetzt hat und, falls nicht, wann sie einen Beschluss über diese Zulagen zu fassen und/oder umzusetzen gedenkt.

In seiner Antwort erklärte der EAD, dass er angesichts der von der Delegation Guyanas vorgelegten Informationen und der für die EU-Delegationen weltweit geltenden Vorschriften den örtlichen Bediensteten die beantragten Zulagen nicht gewähren könne. Sollte das örtliche Personal jedoch neue Informationen vorlegen, die mit den Vorschriften für Zulagen für unterhaltsberechtigte Kinder vereinbar sind (die es seiner Antwort beigefügt hat), könnte der EAD seine Entscheidung überdenken.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die klare Antwort des EAD auf ihre weitere Bemerkung.

Sache 2410/2012/MHZ: Vermeidung von Verzögerungen und Sicherstellung, dass die Dienststellen des EAD das Verhalten ihrer Auftragnehmer überwachen und darauf bestehen, dass deren Verpflichtungen gegenüber ihren Unterauftragnehmern erfüllt werden

Der Beschwerdeführer war Unterauftragnehmer eines lokalen Unternehmens, das einen Vertrag mit der EU-Delegation in Tunesien hatte. Im Jahr 2004 lieferte der Beschwerdeführer Waren an die Delegation, wurde aber für diese Waren nicht bezahlt. Die Delegation versuchte damals, die Angelegenheit mit dem örtlichen Unternehmen zu klären, aber ohne Erfolg. Der Beschwerdeführer lieferte in den folgenden Jahren weiterhin Waren an die Delegation, forderte jedoch weiterhin Zahlungen für im Jahr 2004 gelieferte Waren.

Die Bürgerbeauftragte leitete eine Untersuchung ein und ersuchte den EAD dringend, dieses seit langem bestehende Problem zu lösen. Die Antwort des EAD an den Bürgerbeauftragten verzögerte sich, und der EAD ergriff keine Maßnahmen, um dem Beschwerdeführer zu helfen. Die Bürgerbeauftragte kritisierte den EAD für seine Verzögerung und die Delegation dafür, dass sie keinen Einfluss auf das lokale Unternehmen ausübte, so dass es dem Beschwerdeführer zahlte. Nach Ansicht des Bürgerbeauftragten befreit das Fehlen eines direkten Vertragsverhältnisses zwischen einem Organ und einem Unterauftragnehmer das Organ, das in seiner Eigenschaft als Behörde handelt, nicht von seiner Verpflichtung, das Grundrecht des Unterauftragnehmers auf eine gute Verwaltung zu achten. Diese Verpflichtung umfasst die Notwendigkeit, das Verhalten der Auftragnehmer zu überwachen und natürlich zu überprüfen, ob der Auftragnehmer seinen Verpflichtungen gegenüber Unterauftragnehmern nachkommt, und darauf zu bestehen.

Als Reaktion darauf entschuldigte sich der EAD für die Verzögerungen bei der Übermittlung seiner Stellungnahmen an den Bürgerbeauftragten und verpflichtete sich, dafür zu sorgen, dass künftige Fälle unabhängig von der Komplexität des Falles oder dem Zeitablauf zügig und unter Einhaltung der festgelegten Fristen behandelt werden. Der EAD übermittelte seine Folgeantwort jedoch acht Monate nach Ablauf der vom Bürgerbeauftragten gesetzten Frist.

Obwohl sie akzeptiert hat, dass die EU-Delegationen das Verhalten der Auftragnehmer überwachen und darauf bestehen müssen, dass deren Verpflichtungen gegenüber ihren Unterauftragnehmern erfüllt werden, widersprach der EAD der Feststellung des Bürgerbeauftragten, dass in diesem Fall ein Missstand in der Verwaltungstätigkeit festgestellt wurde.

Die Erklärung des EAD, dass die Delegation nicht für mögliche Missstände in der Verwaltungstätigkeit zur Verantwortung gezogen werden sollte, weil sie versucht hatte, ihren Einfluss auf den Auftragnehmer auszuüben, um die Zahlungsrückstände zu begleichen, ist bedauerlich. In ihrer Entscheidung in diesem Fall argumentierte die Bürgerbeauftragte, dass dieser Einfluss nicht angemessen ausgeübt worden sei, da die Delegation ihre Bemühungen eingestellt habe, obwohl der Beschwerdeführer die Zahlung nicht vom Auftragnehmer erhalten habe. Der Bürgerbeauftragte unterstützt jedoch das Engagement des EAD für einen stärker bürgerorientierten Ansatz, mit dem sichergestellt wird, dass seine Dienststellen trotz des Fehlens direkter vertraglicher Verpflichtungen das Verhalten ihrer Auftragnehmer überwachen und darauf bestehen, dass deren Verpflichtungen gegenüber ihren Unterauftragnehmern erfüllt werden.

Die Zusage des EAD, die vom Bürgerbeauftragten festgelegten Fristen unabhängig von der Komplexität des Falles einzuhalten, ist zu begrüßen. Die Glaubwürdigkeit dieser Verpflichtung wurde jedoch dadurch beeinträchtigt, dass sie acht Monate nach Ablauf der vom Bürgerbeauftragten gesetzten Frist eingereicht wurde. Um die Situation zu klären, wurden weitere Kontakte aufgenommen, so dass der EAD bestätigte, dass der Hohe Vertreter künftig die Verantwortung für die Antworten an den Bürgerbeauftragten übernehmen wird. Das ist eine willkommene Entwicklung.

5. Europäische Investitionsbank (EIB)

Sache OI/3/2013: Die EIB kam überein, ihre Transparenzpolitik zu überarbeiten und sicherzustellen, dass Umweltdokumente und -informationen der Öffentlichkeit zugänglich sind.

Im Mai 2013 beschwerte sich eine ukrainische NRO darüber, dass die EIB der Verpflichtung aus dem Übereinkommen von Aarhus zur proaktiven Verbreitung von Umweltinformationen nicht nachgekommen sei. Die Beschwerde bezog sich auf ein von der EIB finanziertes Projekt in der Ukraine.

Wie in der Vereinbarung zwischen der EIB und dem Bürgerbeauftragten vorgesehen, nutzte dieser die Initiativbefugnis, um die Beschwerde zu untersuchen.

Während der Untersuchung des Bürgerbeauftragten richtete die EIB ein öffentliches Dokumentenregister ein und erläuterte in ihren Antworten an den Bürgerbeauftragten, welche Umweltinformationen über das ukrainische und andere Projekte über das Register zugänglich sein werden. Die Beschwerdeführerin war mit diesem Ergebnis zufrieden, und die Bürgerbeauftragte schloss ihre Untersuchung mit der Feststellung ab, dass die EIB die erforderlichen Maßnahmen ergriffen hatte, um die Angelegenheit beizulegen. Sie schlägt in einer weiteren Bemerkung vor, dass die EIB die Annahme und Veröffentlichung einer Veröffentlichungsregelung erwägen könnte, in der die Art der Umweltinformationen dargelegt wird, die sie in das öffentliche Register aufnehmen will.

Die EIB reagierte positiv auf diesen Vorschlag. Sie überarbeitete und veröffentlichte ihre Transparenzpolitik. Sie kam ferner überein, ihren „Leitfaden über den Zugang zu Umweltinformationen“ zu überarbeiten und ihre Website zusammen mit dem Abschnitt „FAQ“ und dem öffentlichen Register zu aktualisieren. Diese Maßnahmen sollen es den Bürgern ermöglichen, die Umweltdaten der EIB leicht zu identifizieren und darauf zuzugreifen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die positiven und konstruktiven Maßnahmen der EIB zur Umsetzung des Engagements der Union für eine proaktive Verbreitung von Informationen im Einklang mit dem Übereinkommen von Aarhus.

Sache 178/2014/AN: Die Europäische Investitionsbank unternimmt Schritte, um ihre Vergabeverfahren sowie die Vorschriften für ihren Beschwerdemechanismus zu überprüfen.

Der Bürgerbeauftragte kritisierte die EIB dafür, dass sie den Ausschluss eines italienischen Unternehmens von einer öffentlichen Ausschreibung für ein Bauprojekt in Bosnien und Herzegowina befürwortete. Trotz des niedrigsten Angebots schloss der örtliche Projektträger das Unternehmen mit der Begründung aus, dass sein Angebot nicht den Spezifikationen der Ausschreibung entspreche. Das Unternehmen focht diese Entscheidung vor dem Beschwerdemechanismus der EIB an, der den Argumenten des Unternehmens zustimmte, und empfahl der EIB, ihre Unterstützung für das Projekt zurückzuziehen. Die Geschäftsleitung der Bank habe jedoch die Feststellungen ihres Beschwerdemechanismus außer Acht gelassen.

Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die EIB ihre Entscheidung auf einen Rechtsfehler gestützt hatte - eine falsche Auslegung der Ausschreibungsunterlagen. Sie kritisierte die Bank für diesen Missstand in der Verwaltungstätigkeit und warnte davor, dass der Fall das Engagement der EU für die Stärkung der Rechtsstaatlichkeit in Bosnien und Herzegowina in Frage stellen könnte. Die Bürgerbeauftragte kündigte ferner an, dass sie erwägen werde, eine Initiativuntersuchung zu systemischen Fragen einzuleiten, die der Behandlung der Angelegenheit durch die EIB zugrunde liegen.

In seiner Antwort erklärte der Präsident der EIB, dass er sich für eine gute Verwaltung als wesentliches Merkmal seiner Führungsrolle bei der EIB einsetze. Er weist erneut darauf hin, wie wichtig es für die EIB sei, über starke, wirksame und transparente Beschaffungsmechanismen im Zusammenhang mit von der EIB finanzierten Projekten sowie über einen unabhängigen und wirksamen Beschwerdemechanismus zu verfügen. Als Nachweis für diese Zusage legte der Präsident eine Liste der laufenden Maßnahmen im Zusammenhang mit den Beschaffungspolitiken und -verfahren der EIB bei, darunter folgende:

i) eine interne Prüfung, die im Juni 2015 abgeschlossen werden soll, um das Vergabeverfahren der EIB außerhalb der EU zu analysieren und zu überprüfen. Vertreter der Abteilung Interne Prüfung der EIB hatten sich im Februar 2015 mit Mitarbeitern des Bürgerbeauftragten getroffen, um die Feststellungen des Bürgerbeauftragten besser zu verstehen.

ii) Stärkung der Vergabetätigkeiten der EIB-Projektdirektion. Beispielsweise hatte die Projektdirektion einen externen Berater ernannt, der ihr Verfahren zur Überwachung der Auftragsvergabe für Projekte außerhalb der EU überprüfen sollte. Im Einklang mit seinem Bericht erwägt die EIB die Einsetzung eines Überprüfungsausschusses für die Auftragsvergabe, um die Vergabeverfahren mit hohem Risiko zu überprüfen;

iii) eine externe Qualitätsüberprüfung des Beschwerdemechanismus der EIB, um unter anderem Vorschläge zu unterbreiten, die in die formelle Überprüfung der Politik des für 2015 geplanten Mechanismus einfließen sollen.

Die EIB erklärte ferner, dass sie bestrebt sei, die Unwirksamkeit der nationalen Rechtsbehelfsmechanismen – ein weiteres Thema, das in dieser Untersuchung behandelt werde – durch interinstitutionelle Koordinierung sowie durch den vertraglichen Rahmen anzugehen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktive Reaktion der EIB auf ihre kritische Bemerkung, die verhindern sollte, dass sie eine gesonderte Initiativuntersuchung zu den systemischen Fragen einleiten muss, die der Behandlung der Angelegenheit durch die EIB zugrunde liegen. Sie vertraut darauf, dass die EIB sie zu gegebener Zeit über die Ergebnisse der verschiedenen von ihr ergriffenen Maßnahmen informieren wird, unter anderem durch die Bereitstellung des Berichts über die interne Prüfung, der im Juni 2015 fertiggestellt werden sollte. Die Bürgerbeauftragte hält es für sinnvoll zu betonen, dass ihrer Ansicht nach der interne Beschwerdemechanismus der EIB in diesem Bereich eine wesentliche Rolle spielt, und freut sich darauf, zur Überprüfung des Mechanismus beizutragen.

6. Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)

Sache 755/2014/BEH: Bearbeitung eines Antrags des EDSB auf Zugang der Öffentlichkeit zur Akte über eine Beschwerde der Person, die Zugang der Öffentlichkeit beantragt

Der Beschwerdeführer vertrat die Auffassung, dass der EDSB unzureichende Gründe dafür angegeben habe, der Öffentlichkeit keinen Zugang zu den Dokumenten im Zusammenhang mit der vom Beschwerdeführer beim EDSB eingereichten Beschwerde zu gewähren. Im Zusammenhang mit der Untersuchung des Bürgerbeauftragten stellte der EDSB fest, dass in laufenden Fällen kein Zugang der Öffentlichkeit gewährt wird. Sie betonte jedoch, dass sie im Einklang mit der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 privaten Zugang gewähren könne. Die Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass der Standpunkt des EDSB nicht unplausibel sei, und schloss den Fall daher ab. Sie wies jedoch auch darauf hin, dass sich aus der Geschäftsordnung des EDSB nicht eindeutig ergebe, dass er der Öffentlichkeit keinen Zugang zu laufenden Fällen gewähre. Sie machte daher eine weitere Bemerkung an den EDSB und forderte ihn auf, in seiner Geschäftsordnung zu erwägen, seine Regeln für den Zugang der Öffentlichkeit in Bezug auf laufende Fälle zu präzisieren.

In seiner Antwort an den Bürgerbeauftragten erklärte der EDSB, dass er im Begriff sei, seine Strategie für den Zugang der Öffentlichkeit zu geschlossenen Beschwerdedossiers durch eine Überarbeitung des Verfahrenshandbuchs über den Zugang zu Dokumenten weiterzuentwickeln. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, wird der EDSB sorgfältig prüfen, ob seine Geschäftsordnung geändert werden muss, und den Bürgerbeauftragten über das Ergebnis informieren.

Die Bürgerbeauftragte ist der Auffassung, dass der EDSB auf ihre weitere Bemerkung in zufriedenstellender Weise reagiert hat. Sie betont jedoch erneut, dass der derzeitige Wortlaut der Geschäftsordnung auch so verstanden werden kann, dass der Zugang der Öffentlichkeit auch während laufender Verfahren gewährt werden kann. Daher sei es ratsam, die Geschäftsordnung entsprechend zu überarbeiten.

7. Europäisches Amt für Personalauswahl (EPSO)

Sache 2201/2011/TN: EPSO verpflichtet sich, angemessenes beschreibendes Feedback in Kompetenzpässen zu geben

Die Beschwerde betraf die Weigerung des EPSO, Zugang zu einem Bewertungsbogen für eine Prüfung in einem allgemeinen Auswahlverfahren zu gewähren. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass EPSO einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit ablehnte, und schloss den Fall mit einer kritischen Bemerkung ab.

In seinem Follow-up verpflichtete sich das EPSO, in den Kompetenzpässen "angemessene beschreibende Rückmeldungen" zu geben, und entschuldigte sich dafür, dass es dies im vorliegenden Fall nicht getan hatte. EPSO erklärte, dass es Maßnahmen ergriffen habe, um sicherzustellen, dass solche Rückmeldungen nun in allen Kompetenzpässen bereitgestellt werden.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die positive Reaktion des EPSO, die dazu beitragen dürfte, die Zahl der Beschwerden von Bewerbern zu verringern.

Sache 29/2012/DK: Neutralisierung von Wettbewerbsfragen

Die Beschwerde betraf die angebliche Ungleichbehandlung von Bewerbern bei Personalauswahlverfahren durch die sogenannte „Neutralisierungspraxis“. Nach einer Untersuchung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass EPSO berechtigt war, Fragen als Mittel zur Bearbeitung fehlerhafter Fragen zu neutralisieren. Sie vertrat jedoch die Auffassung, dass die Neutralisierung nicht die einzige Möglichkeit zur Lösung des Problems fehlerhafter Fragen sei, da es auch rechtmäßig und im Einklang mit den Grundsätzen einer guten Verwaltung wäre, wenn ein Prüfungsausschuss die wahrscheinlich begrenzte Anzahl von Bewerbern, die von fehlerhaften Fragen betroffen seien, auffordere, die computergestützten Tests erneut durchzuführen. Sie ist ferner der Ansicht, dass ein Prüfungsausschuss zusätzliche Fragen in die ursprünglichen Prüfungen aufnehmen könnte, um etwaige mangelhafte Fragen durch solche zusätzlichen Fragen zu ersetzen. Sie weist in weiteren Bemerkungen auf diese Möglichkeiten hin.

In seiner Antwort erklärte das EPSO, dass es im Rahmen seiner regelmäßigen operativen Überprüfung die Verbesserung seiner Auswahlverfahren erörtert habe, einschließlich alternativer Möglichkeiten zur Behandlung zweideutiger oder fehlerhafter Fragen bei computergestützten Tests, und dass die weiteren Bemerkungen des Bürgerbeauftragten zu einigen der Verfahren gehörten, die das EPSO bereits geprüft habe.

In Bezug auf die Bewerber, die die Prüfungen erneut ablegen, kam das EPSO zu dem Schluss, dass sich dies negativ auf die Bewerber auswirken würde, die doppelt so viel Zeit damit verbringen würden, zu Teststandorten zu reisen und computergestützte Tests abzuhalten, was auch zusätzliche Kosten verursachen könnte. Darüber hinaus hätte dies auch negative Auswirkungen auf die Ressourcen der Organe, da die Durchführung dieser Maßnahme einen Kostenanstieg bedeuten würde, selbst wenn eine begrenzte Anzahl von Bewerbern beteiligt wäre.

In Bezug auf Ersatzfragen kam das EPSO zu dem Schluss, dass dies sowohl mehr Zeit von den Bewerbern als auch zusätzliches Personal, technische Unterstützung und Logistik erfordern würde. Wenn nämlich zu Beginn der computergestützten Tests Ersatzfragen eingeführt würden, müsste auch die Gesamtdauer dieser Tests erhöht werden. Die Dauer computergestützter Prüfungen bei einigen allgemeinen Auswahlverfahren kann 180 Minuten erreichen, und die Einführung von Ersatzfragen mit dem relativen Anteil des Zeitplans für solche Prüfungen könnte die Anwesenheit von Bewerbern im Testzentrum auf bis zu 240 Minuten erhöhen, was als unangemessene Belastung für die Bewerber angesehen werden könnte und wahrscheinlich weitere Kosten für die Organe verursachen würde. Darüber hinaus wird die Zusammenstellung computergestützter Tests für Auswahlverfahren so durchgeführt, dass eine Gruppe von Fragen unterschiedlicher Schwierigkeitsgrade ermittelt wird, die zusammen einer bestimmten Schwierigkeitsmatrix entsprechen. Nach der Rechtsprechung wird eine solche Schwierigkeitsmatrix vom Prüfungsausschuss aufgestellt. Da es nicht möglich wäre, im Voraus zu wissen, welche Fragen später neutralisiert werden könnten, kann sich die Einführung von Ersatzfragen auch auf eine solche Schwierigkeitsmatrix auswirken. Gleichzeitig werden bei situativen Beurteilungstests Fragen auf fünf Kompetenzen verteilt, sodass für jeden dieser Bereiche mehrere zusätzliche Fragen gestellt werden müssten.

In jedem Fall ist darauf hinzuweisen, dass die Fragen, die für die erneute Prüfung oder als Ersatzfragen verwendet werden, aus derselben Datenbank stammen würden und folglich die Fehlerwahrscheinlichkeit in Bezug auf diese Fragen mit der des ursprünglichen Tests identisch wäre. Daher würde die Umsetzung einer dieser Maßnahmen nach Ansicht des EPSO den Bewerbern und/oder den Organen keinen wirklichen Vorteil bringen.

Darüber hinaus wurde die Neutralisierung in der Rechtsprechung ständig akzeptiert, da sie die Gleichbehandlung der Bewerber gewährleistet und die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und der guten Verwaltung achtet und gleichzeitig sicherstellt, dass kein Bewerber beeinträchtigt wird. Das EPSO ist daher der Auffassung, dass bei der Neutralisierung weiterhin ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Interessen der Bewerber und der Organe in Bezug auf die Fairness der Auswahlverfahren besteht.

Abschließend erklärte das EPSO, dass es der Aufrechterhaltung der Qualität seiner Auswahlverfahren große Bedeutung und Anstrengungen beimisst und weiterhin nach neuen Wegen suchen wird, um seine Auswahlverfahren zu verbessern und die Auswirkungen zweideutiger oder fehlerhafter Fragen in den Auswahlverfahren für das Personal zu beseitigen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktive und überzeugende Reaktion des EPSO auf die weiteren Bemerkungen.

Fall 1330/2012/ER: Angabe der Berufserfahrung bei allgemeinen Auswahlverfahren

Nach Ansicht des Beschwerdeführers berücksichtigte EPSO im allgemeinen Auswahlverfahren EPSO/AD/206/11 die von den Bewerbern vorgelegten Informationen über ihre Berufserfahrung, obwohl das Bewerbungsformular eine eindeutige Anweisung enthielt, in der die Bewerber aufgefordert wurden, keine Informationen über ihre Berufserfahrung vorzulegen.

Während der Untersuchung räumte EPSO i) ein, dass der Wortlaut unklar sei; ii) sich beim Beschwerdeführer entschuldigt hat; und iii) sich verpflichtet haben, den Wortlaut künftiger Auswahlverfahren zu ändern, um klarzustellen, dass die Angabe der Berufserfahrung freiwillig ist. Zum Abschluss des Verfahrens forderte die Bürgerbeauftragte das EPSO auf, die Streichung des Abschnitts über die Berufserfahrung der Bewerber aus seinem Online-Bewerbungsformular für diese Art von Auswahlverfahren in Erwägung zu ziehen.

In seiner Antwort erklärte das EPSO, dass die Informationen über die Berufserfahrung für die Organe nach Abschluss des Auswahlverfahrens in der Phase der Einstellung erfolgreicher Bewerber nützlich seien.

Der Bürgerbeauftragte hält die Erklärung des EPSO für angemessen und fordert das EPSO auf, den Bewerbern deutlich zu machen, dass dies der Zweck ist, sie aufzufordern, bei der Bewerbung für allgemeine Auswahlverfahren, bei denen keine Erfahrung erforderlich ist, Berufserfahrung anzugeben.

Sache 1571/2012/DK: Neutralisierung von Wettbewerbsfragen in EPSO-Auswahlverfahren

Dieser Fall betraf auch die Neutralisierung von Wettbewerbsfragen in EPSO-Auswahlverfahren und beinhaltete eine weitere Bemerkung, die EPSO positiv weiterverfolgte.

Rechtssachen 1633/2012/OV und 1674/2012/OV: Informationen für Bewerberinnen und Bewerber über ihre Leistungen in praktischen Prüfungen

Bei der Behandlung von zwei Beschwerden wies der Bürgerbeauftragte darauf hin, dass auf der Grundlage der jüngsten Rechtsprechung des Gerichts für den öffentlichen Dienst der Kompetenzpass nun das einzige Dokument sei, das es den Bewerbern ermögliche, zu verstehen, warum sie bei einer bestimmten Prüfung versagt hätten. In einer weiteren Bemerkung forderte der Bürgerbeauftragte EPSO auf, besonders darauf zu achten, dass der Kompetenzpass alle erforderlichen Informationen enthält, einschließlich Einzelheiten zur Leistung der Bewerber bei praktischen Prüfungen.

In seiner Antwort erklärte das EPSO, dass es die Auffassung des Bürgerbeauftragten uneingeschränkt teile und Maßnahmen ergriffen habe, um sicherzustellen, dass Kompetenzpässe angemessene beschreibende Rückmeldungen sowohl zu den allgemeinen als auch zu den berufsspezifischen Kompetenzen enthalten, einschließlich Einzelheiten zur Leistung der Bewerber bei den praktischen berufsspezifischen Tests.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die positiven Folgemaßnahmen des EPSO und wird seine Umsetzung bei künftigen Beschwerden überwachen.

Sache 1760/2012/OV: Pflicht zur begründeten Beantwortung einer Beschwerde nach Artikel 90 Absatz 2

Ein erfolgloser Bewerber eines Auswahlverfahrens hat auf der Grundlage von Art. 90 Abs. 2 des Statuts von seinem Beschwerderecht beim EPSO Gebrauch gemacht. Nachdem er fast zwei Jahre auf eine Antwort gewartet hatte, beschwerte er sich beim Bürgerbeauftragten.

Das Statut sieht vor, dass i) das betreffende Organ dem Beschwerdeführer innerhalb von vier Monaten seine begründete Entscheidung über eine Beschwerde nach Artikel 90 Absatz 2 mitteilt und ii) das Versäumnis, innerhalb der Frist von vier Monaten zu antworten, als negative Antwort gilt, gegen die der Beschwerdeführer beim Gerichtshof Rechtsmittel einlegen kann.

Nach dem Eingreifen des Bürgerbeauftragten übermittelte das EPSO eine begründete Antwort, und der Bürgerbeauftragte schloss den Fall ab.

Dabei machte der Bürgerbeauftragte eine weitere Bemerkung, in der er zusammenfassend betonte, dass Ziffer ii die Verwaltung nicht berechtigt, Ziffer i außer Acht zu lassen: d. h. die Pflicht, eine begründete Antwort zu geben.

In seiner Antwort erklärte das EPSO, dass es der weiteren Bemerkung voll und ganz zustimme und sich bewusst sei, dass es nach den Grundsätzen einer guten Verwaltung verpflichtet sei, innerhalb von vier Monaten eine ausdrücklich begründete Antwort auf jede Beschwerde nach Artikel 90 Absatz 2 zu übermitteln.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt, dass das EPSO seine Verpflichtung zur Übermittlung einer begründeten Antwort auf Beschwerden nach Artikel 90 Absatz 2 anerkannt hat.

Fall 1999/2012/JF: Transparenz bei Auswahlverfahren für Übersetzer

Nach einer Beschwerde eines Bewerbers, der an einem Auswahlverfahren für Übersetzer teilgenommen hatte, empfahl der Bürgerbeauftragte EPSO, die Originaltexte der Übersetzungsprüfungen offenzulegen. EPSO lehnte dies mit der Begründung ab, dass die Texte für andere Tests wiederverwendet werden könnten. Der Bürgerbeauftragte war von den Erklärungen des EPSO nicht überzeugt. Sie vertrat die Auffassung, dass die Offenlegung von Texten nach einem Auswahlverfahren und die Verwendung neuer Texte für nachfolgende Auswahlverfahren die Transparenz der EU-Auswahlverfahren insgesamt erhöhen und die wichtige Arbeit der Prüfungsausschüsse respektieren würden.

Als Reaktion darauf änderte EPSO seine Politik. Sie veröffentlicht nun die Ausgangstexte in Übersetzungstests auf ihrer Website, sobald die Bewerber über ihre Ergebnisse informiert wurden. Die Einzelheiten der neuen Politik sind in den neuen allgemeinen Regeln für allgemeine Auswahlverfahren vom Februar 2015 festgelegt.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die überarbeitete Politik des EPSO, mit der die Transparenz der Auswahlverfahren für Übersetzer erhöht wird.

Sache 2321/2013/DK: Unvollständige Angaben in einem EPSO-Merkblatt für ein allgemeines Auswahlverfahren

Die Beschwerde betraf angeblich irreführende Informationen, die das EPSO in einem Merkblatt und auf seiner eigenen Website über die Frist für die Einreichung von Bewerbungen für ein allgemeines Auswahlverfahren veröffentlicht hatte. Bei ihrer Untersuchung stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass das Merkblatt des EPSO und die auf der entsprechenden Seite seiner Website zur Verfügung gestellten Informationen unvollständig waren, da darin nicht ausdrücklich die genaue Uhrzeit der Frist angegeben war. Das EPSO hat jedoch vollständige Informationen über die Bewerbungsfrist für das betreffende allgemeine Auswahlverfahren im Amtsblatt veröffentlicht. Sie stellte daher keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit des EPSO fest. Dennoch machte der Bürgerbeauftragte eine weitere Bemerkung, dass EPSO sicherstellen sollte, dass alle seine Veröffentlichungen und Anzeigen genaue Informationen enthalten und mit dem Wortlaut der im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachungen übereinstimmen.

In seiner Folgeantwort stimmte das EPSO nicht nur der weiteren Bemerkung des Bürgerbeauftragten zu, sondern erklärte auch, dass es bereits Maßnahmen ergriffen habe, um sicherzustellen, dass seine Veröffentlichungen korrekte und vollständige Informationen über die Bedingungen der allgemeinen Auswahlverfahren enthalten.

Die Antwort des EPSO auf die weitere Bemerkung des Bürgerbeauftragten ist zufriedenstellend.

Fall 1955/2014/VL: EPSO-Talentscreener

Nach Prüfung einer Beschwerde in Bezug auf ein Auswahlverfahren für Vertragsbedienstete machte der Bürgerbeauftragte zwei weitere Bemerkungen, in denen er EPSO aufforderte, dafür Sorge zu tragen, dass dies nicht bereits geschehen sei: i) dass den Bewerbern ausreichende Informationen über die Bewertung ihrer Bewerbungen vor Ablauf der Frist für die Einreichung eines Überprüfungsantrags zur Verfügung gestellt werden und ii) dass Abschlüsse, die nach den nationalen Rechtsvorschriften als gleichwertig gelten, gebührend berücksichtigt werden.

Als Reaktion darauf erläuterte das EPSO (i) die Schritte, die es unternommen hat, um den Bewerbern die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen, und (ii) verpflichtete sich, die Prüfungsausschüsse für die Folgen eines übermäßig strengen Ansatzes bei der Bewertung der Gleichwertigkeit nationaler Diplome zu sensibilisieren.

Das EPSO scheint die entsprechenden Schlussfolgerungen aus den weiteren Bemerkungen des Bürgerbeauftragten gezogen zu haben.

8. Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF)

OI/8/2010/CK: Angebliche Unregelmäßigkeiten bei einer externen Untersuchung des OLAF

Die Initiativuntersuchung betraf eine externe Untersuchung des OLAF zu mutmaßlichem Betrug durch die Beschwerdeführer, eine in einem Drittland (Land X) ansässige NRO und ihren Exekutivdirektor. Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten konzentrierte sich auf drei Hauptfragen.

Die erste Frage betraf Vorwürfe der unbefugten Weitergabe von Informationen an die Presse, die Informanten und die Behörden des Landes X. Der Bürgerbeauftragte stellte in dieser Hinsicht keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest. Sie machte jedoch eine weitere Bemerkung und teilte dem OLAF mit, dass es i) geeignete Maßnahmen ergreifen sollte, um den Vorfall zu untersuchen, und ii) alle betroffenen Personen so schnell wie möglich über seine Feststellungen informieren sollte, wenn es über angebliche Lecks in der Presse informiert wurde.

Die zweite Frage betraf die Weigerung des OLAF, der Öffentlichkeit Zugang zu seinem Abschlussbericht zu gewähren. Der Bürgerbeauftragte gab eine Empfehlung ab, in der er das OLAF aufforderte, Zugang zum abschließenden Fallbericht zu gewähren oder überzeugende Gründe dafür anzugeben, warum es dies ablehnte. Die Antwort des OLAF, in der es seine Verweigerung des Zugangs wiederholte, war nicht zufriedenstellend. Der Bürgerbeauftragte bedauerte den Standpunkt des OLAF und machte eine entsprechende kritische Bemerkung.

Bei der dritten Frage ging es um angebliche Verletzungen des Verteidigungsrechts der Beschwerdeführer. Der Bürgerbeauftragte stellte fest, dass das OLAF es versäumt hat, i) den Beschwerdeführern rechtzeitig ausreichende Informationen über den Umfang der Untersuchung zur Verfügung zu stellen und ii) sie aufzufordern, ihren Standpunkt vor Abschluss des Verfahrens darzulegen. Angesichts des Inkrafttretens neuer Vorschriften für die vom OLAF durchgeführten Verfahren am 1. Oktober 2013 vertrat die Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass sie keine weiteren Maßnahmen ergreifen müsse, und machte eine entsprechende kritische Bemerkung.

In seiner Antwort informierte das OLAF den Bürgerbeauftragten über i) seine jüngste Entscheidung, den Beschwerdeführern teilweisen Zugang zu dem angeforderten Dokument zu gewähren; ii) seine neuen Vorschriften zur Umsetzung des „Rechts auf Stellungnahme“ gegenüber allen von OLAF-Untersuchungen betroffenen Personen; und iii) ihr Verfahren für den Umgang mit der unbefugten Weitergabe von Informationen an die Presse.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktive Reaktion des OLAF auf ihre Bemerkungen. Insbesondere in Bezug auf die Frage des Zugangs zum abschließenden Fallbericht lobt der Bürgerbeauftragte das OLAF dafür, dass es den Antrag vor dem Hintergrund der aktuellen Umstände neu bewertet und seine Bereitschaft zu einem konstruktiven Dialog unter Beweis gestellt hat.

Sache 1505/2012/MMN: Verweigerung des Zugangs zum abschließenden Fallbericht des OLAF in Erwartung einer Untersuchung auf nationaler Ebene

Der Fall betraf die Weigerung des OLAF, dem Beschwerdeführer, einem MdEP, gegen den von den zuständigen nationalen Behörden eine Untersuchung durchgeführt wurde, Zugang zu seinem Abschlussbericht zu gewähren. Zum Zeitpunkt der Beschwerde hatte das OLAF den nationalen Behörden seinen abschließenden Fallbericht zur Untersuchung von Korruptionsvorwürfen übermittelt. Der Beschwerdeführer machte geltend, dass 1) das OLAF ihm Zugang zum Abschlussbericht gewähren sollte und 2) das OLAF gegen das Gesetz verstoßen habe, indem es den Abschlussbericht an die Behörden des betreffenden Mitgliedstaats übermittelt habe. Der Bürgerbeauftragte erkundigte sich nach diesen Behauptungen und stellte fest, dass das OLAF zwar nicht erläuterte, warum es keinen Zugang zu dem Bericht gewährte, der Beschwerdeführer jedoch bereits während der Untersuchung eine Kopie davon erhalten hatte. Zweitens stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass das OLAF bei der Weiterleitung seines Berichts an die zuständigen nationalen Behörden keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen hatte.

Die Bürgerbeauftragte machte jedoch eine weitere Bemerkung, in der sie darauf hinwies, dass es eine gute Verwaltungspraxis wäre, wenn das OLAF seine Auffassung, dass der Zugang zu einem abschließenden Fallbericht laufende Verfahren auf nationaler Ebene beeinträchtigen würde, genau erläutern würde. Darüber hinaus schlug die Bürgerbeauftragte vor, dass es eine gute Verwaltungspraxis für OLAF wäre, die Ansichten des betreffenden Mitgliedstaats einzuholen, bevor über einen Antrag auf Zugang zu einem abschließenden Fallbericht entschieden wird.

Das OLAF antwortete, dass es in Zukunft die Bemerkungen des Bürgerbeauftragten bei der Bearbeitung ähnlicher Anträge betroffener Personen auf Zugang zu einem abschließenden Fallbericht berücksichtigen werde. Sie wies jedoch darauf hin, dass es selbst nach Konsultation der zuständigen nationalen Behörden nicht immer möglich wäre, die Gründe offenzulegen, aus denen die Freigabe von Dokumenten laufende nationale Verfahren konkret und wirksam beeinträchtigen würde, da die Übermittlung solcher Informationen an den Antragsteller in einigen Fällen für sich genommen negative Auswirkungen auf dieses Verfahren haben könnte.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die hilfreiche Antwort des OLAF auf die weitere Bemerkung.

9. Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC)

Rechtssache 238/2012/JF: Zugang der Öffentlichkeit zu ECDC-Dokumenten

Im Rahmen einer Untersuchung einer Beschwerde teilte das Europäische Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC) dem Bürgerbeauftragten mit, dass es beabsichtigt, seine internen Vorschriften für die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu seinen Dokumenten zu überprüfen. Als der Fall abgeschlossen wurde, bat die Bürgerbeauftragte das ECDC, sie über die sich daraus ergebenden Maßnahmen zu informieren.

Das ECDC antwortete, dass es Konsultationen durchführe und erwarte, die Überarbeitung seiner internen Verfahren spätestens im ersten Quartal 2015 abzuschließen. Obwohl es kein öffentliches Register hat, veröffentlicht das ECDC seine Dokumente auf seinen Webseiten "Transparenz", "Schlüsseldokumente", "Verwaltungsrat ","Beirat "und "Veröffentlichungen". Sobald das neue ECDC-Portal fertig ist, würde es den Anforderungen der Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu EU-Dokumenten in Bezug auf öffentliche Register Rechnung tragen.

Das ECDC räumte ferner ein, dass es noch nicht mit der Veröffentlichung von Jahresberichten über die Bearbeitung von Anträgen auf Zugang der Öffentlichkeit zu seinen Dokumenten begonnen habe. Sie würde dies jedoch berichtigen, indem sie den ersten Bericht für das Jahr 2014 in ihrem bevorstehenden Jahresbericht für 2015 veröffentlicht.

Schließlich erklärte das ECDC, dass 93 % seiner Mitarbeiter an einem Schulungsprogramm zur Berufsethik teilnehmen, das Fallstudien zur Anwendung der Rechtsvorschriften über den Zugang der Öffentlichkeit zu EU-Dokumenten und den Schutz personenbezogener Daten umfasst.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Bemühungen des ECDC, seine Verwaltungspraxis in Bezug auf den Zugang der Öffentlichkeit zu seinen Dokumenten zu verbessern.

Sache 2241/2012/JF: Erstellung von Beurteilungsberichten für das Personal des ECDC´s

Wie im Abschnitt „Angenommene Empfehlungen“ erläutert, empfahl der Bürgerbeauftragte dieser Agentur auf eine Beschwerde eines ehemaligen Bediensteten des ECDC hin, den jährlichen Beurteilungsbericht für diesen ehemaligen Bediensteten zu erstellen. Nachdem die Agentur dies getan hatte, schloss die Bürgerbeauftragte den Fall mit einer weiteren Bemerkung an das ECDC ab, dass sie die Europäische Kommission, die die von den EU-Agenturen angewandten Vorschriften für die jährliche Bewertung überprüfte, über ihre Analyse der Vorschriften des ECDC informierte, damit die Kommission diese Analyse während des Überprüfungsprozesses berücksichtigen konnte. Insbesondere stellte der Bürgerbeauftragte fest, dass die Regel, nach der die aus der Agentur ausscheidenden Bediensteten nur dann einen jährlichen Beurteilungsbericht erhalten, wenn sie dies verlangen, mit dem Statut unvereinbar ist.

In seiner Antwort teilte das ECDC dem Bürgerbeauftragten mit, dass es die Kommission über die Ansichten des Bürgerbeauftragten informiert habe und dass die Kommission ihre Überprüfung abgeschlossen habe. Obwohl die Bürgerbeauftragte mit dem Ergebnis der Überprüfung durch die Kommission, die ihre Bedenken nicht berücksichtigte, nicht zufrieden war, sind zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Der Bürgerbeauftragte kann es jedoch für erforderlich halten, bei der Behandlung etwaiger künftiger Beschwerden auf die Frage der möglichen Unvereinbarkeit der neuen Beurteilungsvorschriften mit Artikel 43 des Statuts zurückzukommen.

Wie vom Bürgerbeauftragten gefordert, unterrichtete das ECDC die Kommission über die Analyse seiner Vorschriften durch den Bürgerbeauftragten.

10. Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit (EFSA)

Sache 2522/2011/CK: Mutmaßlicher Interessenkonflikt in Bezug auf eine EFSA-Arbeitsgruppe

Die Beschwerde betraf die Art und Weise, wie die EFSA mit einem mutmaßlichen Interessenkonflikt in Bezug auf eine ihrer Arbeitsgruppen umgegangen ist. Der Beschwerdeführer machte die EFSA auf Informationen aufmerksam, die die Unabhängigkeit einiger Mitglieder der Arbeitsgruppe ernsthaft in Frage stellen könnten. Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass die EFSA diese Fragen gründlich hätte untersuchen müssen, und informierte den Beschwerdeführer dann rechtzeitig über seine Feststellungen. Der Bürgerbeauftragte schloss die Untersuchung mit der kritischen Bemerkung ab, dass die EFSA dadurch, dass sie nicht angemessen auf die Behauptungen des Beschwerdeführers reagiert habe, dass (i) einige Mitglieder der Arbeitsgruppe sich aufgrund ihrer Verbindungen zur Industrie in einem Interessenkonflikt befänden und (ii) eine ausgewogene Vertretung der Interessenträger in externen Sitzungen nicht gewährleistet sei, den Eindruck der Bürger, dass ein potenzieller Interessenkonflikt bestehe, nicht zerstreut habe.

In ihrer Antwort teilte die EFSA dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie ihre interne Auditstelle gebeten habe, eine Überprüfung ihrer Überprüfung der Interessen der Mitglieder der betreffenden Arbeitsgruppe durchzuführen. Obwohl die Überprüfung einige Verfahrensmängel aufgedeckt hat, hat sie keinen unangemessenen Einfluss auf die Arbeit der Arbeitsgruppe festgestellt. Die EFSA wies darauf hin, dass sie den Beschwerdeführer über die Überprüfung und die jüngsten Initiativen zur Stärkung der Governance der EFSA informiert habe. In Bezug auf die Vertretung von Interessenträgern in externen Sitzungen räumte die EFSA ein, dass die Zweifel des Beschwerdeführers nicht rückwirkend ausgeräumt werden konnten. Die EFSA verwies auch auf ihre laufenden Bemühungen um einen offenen und partizipativen Ansatz gegenüber externen Parteien und Interessenträgern, wie einige der wichtigsten Themen verdeutlichen, mit denen sie sich in letzter Zeit befasst hat und die zu einer intensiven Debatte über ihre wissenschaftliche Risikobewertung geführt haben. Schließlich verwies die EFSA auf ihre laufenden Bemühungen, in Angelegenheiten, die in ihren Zuständigkeitsbereich der Lebensmittelsicherheit fallen, mit der Gesellschaft insgesamt zusammenzuarbeiten, insbesondere auf ihre öffentliche Konsultation zum Diskussionspapier „Transformation to an Open EFSA“.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktive Reaktion der EFSA auf die kritische Bemerkung und ihre klare Anerkennung der Notwendigkeit des Vertrauens der Öffentlichkeit in ihre Arbeit.

11. Europäische Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die betriebliche Altersversorgung (EIOPA)

Rechtssachen 1874/2011/LP und 1877/2011/LP: Einsetzung einer Interessengruppe

Der Fall betraf die 2011 von der Europäischen Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die betriebliche Altersversorgung (EIOPA) getroffene Entscheidung über die Zusammensetzung der Interessengruppe Versicherung und Rückversicherung (IRSG) und der Interessengruppe betriebliche Altersversorgung (OPSG). Dieser Beschluss wurde gemäß der Verordnung (EU) Nr. 1094/2010 zur Errichtung einer Europäischen Aufsichtsbehörde (im Folgenden „Verordnung“) gefasst. Der Beschwerdeführer in der Sache 1874/2011/LP, EuroFinuse, ein europäischer Verband von Nutzern von Finanzdienstleistungen, und der Beschwerdeführer in der Sache 1877/2011/LP, BEUC, eine europäische Verbraucherorganisation, machten geltend, dass die EIOPA es versäumt habe, i) ein geografisches Gleichgewicht und ii) ein ausgewogenes Geschlechterverhältnis innerhalb und zwischen den Interessengruppen der IRSG und der OPSG sicherzustellen, iii) bei der Auswahl der Mitglieder der IRSG und der OPSG ein angemessenes Gleichgewicht zwischen den Vertretern der Industrie einerseits und denen der Nutzer und Verbraucher andererseits zu gewährleisten, und iv) die EIOPA eine falsche Definition der verschiedenen in der Verordnung vorgesehenen Interessengruppen angenommen habe.

Die Bürgerbeauftragte kritisierte die EIOPA dafür, dass sie die in Artikel 37 Absatz 4 der Verordnung festgelegte Anforderung, so weit wie möglich „ein angemessenes geografisches und geschlechterspezifisches Gleichgewicht und eine angemessene Vertretung der Interessenträger in der gesamten Union“ sicherzustellen, nur in Bezug auf die Zusammensetzung der IRSG als Ganzes und nicht auch innerhalb jeder Kategorie von Mitgliedern angewandt habe. Sie vertrat ferner die Auffassung, dass die EIOPA durch die Ernennung von Arbeitgebervertretern in der OPSG nicht der erschöpfenden Liste der Kategorien gemäß Artikel 37 Absatz 3 der Verordnung entsprochen und somit Missstände in der Verwaltungstätigkeit begangen habe. Schließlich hat die EIOPA auch Missstände in der Verwaltungstätigkeit begangen, indem sie in die Kategorie „Nutzer“ der Interessengruppen Anträge von Vertretern von Einrichtungen aufgenommen hat, die eindeutig keine Privatanwender der vom Finanzsektor erbrachten Dienstleistungen, sondern Anbieter vergüteter Dienstleistungen für den Finanzsektor waren.

Die Bürgerbeauftragte wies ferner darauf hin, dass es ratsam wäre, dass die EIOPA i) geeignete Maßnahmen ergreift, um Bewerber aus „neuen“ Mitgliedstaaten, die sich für die Kategorie „Industrie“ der OPSG bewerben möchten, stärker zu sensibilisieren, ii) das Risiko einer Überrepräsentierung eines oder mehrerer Mitgliedstaaten vermeidet, iii) künftige Aufforderungen zur Interessenbekundung veröffentlicht, um nicht nur auf ihrer eigenen Website, sondern auch in der Fachpresse der Finanzbranche Mitglied der Interessengruppen zu werden, und im Allgemeinen alle anderen Kommunikationskanäle nutzt, die das Bewusstsein und das Interesse von Bewerberinnen erhöhen könnten, iv) von künftigen Bewerbern verlangt, nur eine der fünf Kategorien anzugeben, für die sie in Betracht gezogen werden möchten, und v) nach der Ernennung der Mitglieder der Interessengruppen aussagekräftige Informationen veröffentlicht, die zeigen könnten, wie die EIOPA angesichts der verschiedenen eingegangenen Bewerbungen die Anforderung, eine ausgewogene Vertretung aller verschiedenen Kategorien betroffener Interessenträger sicherzustellen, erfüllte und dabei auch „ein angemessenes geografisches und ausgewogenes Verhältnis zwischen den Interessenträgern“ gewährleistete.

In ihrer Antwort erklärte die EIOPA, dass sie alle Bemerkungen des Bürgerbeauftragten akzeptiert habe und sich bereits bemüht habe, sie im Rahmen des Erneuerungsprozesses von 2013 umzusetzen. Er brachte ferner seine Bereitschaft zum Ausdruck, die Vorschläge des Bürgerbeauftragten bei der Verlängerung der Mitgliedschaft in der IRSG und der OPSG weiter umzusetzen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die positive Reaktion der EIOPA.

12. Europäische Arzneimittel-Agentur (EMA)

Fall 1020/2012/MMN: Vermeidung von Interessenkonflikten im Umgang mit Personalfragen

Die Beschwerde betraf einen Bericht über die Leistungsbewertung („PER“) eines Bediensteten, der bei der Europäischen Arzneimittel-Agentur („EMA“) eine Beschwerde wegen Belästigung eingereicht hatte.

Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten ergab, dass die Beschwerdeführerin eine Beschwerde wegen Mobbings gegen ihren Vorgesetzten eingereicht hatte. Der Vorgesetzte war auch für die Vorbereitung des PER verantwortlich. Der Bewerter für die Zwecke der PER war auch an der Untersuchung wegen Belästigung beteiligt. Schließlich beteiligte sich auch der Ermittler, der letztlich die Ablehnung der Belästigungsbeschwerde vorschlug, an der Vorbereitung des PER.

Der Bürgerbeauftragte vertrat die Auffassung, dass es eine gute Verwaltungspraxis ist, dafür zu sorgen, dass Berichte über die Leistungsbewertung von Bediensteten erstellt werden, die nicht von tatsächlichen, potenziellen oder offensichtlichen Interessenkonflikten betroffen sind. Im vorliegenden Fall habe die EMA einen offensichtlichen Interessenkonflikt nicht verhindert. Der Bürgerbeauftragte machte dementsprechend eine kritische Bemerkung.

In ihrer Antwort räumte die EMA ein, dass es im Falle ähnlicher Umstände in der Zukunft sinnvoll wäre, die Ernennung einer unabhängigen Partei in Erwägung zu ziehen, die die Rolle des Beurteilenden und des Beurteilenden übernimmt, trotz der praktischen Schwierigkeiten, die er bei der Vorbereitung des PER verursachen könnte.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktiven Folgemaßnahmen der EMA.

Siehe Rechtssache 364/2013/PMC unter „Sternfälle“.

Sache 1276/2013/OV: Berichtigung von Fehlern in medizinischen Daten, die die Mitgliedstaaten der EMA übermitteln

Der Beschwerdeführer, ein Apotheker, beschwerte sich darüber, dass die Überprüfung der Sicherheit und Wirksamkeit einer bestimmten Kategorie von Zäpfchen durch die EMA auf von den Mitgliedstaaten vorgelegten fehlerhaften Informationen beruhte. Die Bürgerbeauftragte stellte fest, dass die Antwort der EMA auf die Beschwerde zufriedenstellend war, da ihre Überprüfung verstärkte Sicherheitsmaßnahmen empfohlen hatte und die angeblichen Fehler, wenn sie überhaupt existierten, keine Auswirkungen auf die Überprüfung gehabt haben konnten. In einer weiteren Bemerkung forderte der Bürgerbeauftragte die EMA auf, darüber nachzudenken, welche (proaktiven) Maßnahmen sie ergreifen sollte, wenn sie glaubwürdige Informationen darüber erhält, dass wissenschaftliche Daten, die ihr von einem oder mehreren Mitgliedstaaten übermittelt und anschließend in EMA-Dokumente aufgenommen wurden, falsch sind.

In ihrer Antwort wies die EMA darauf hin, dass die nationalen Behörden für die Qualität, Genauigkeit und Aktualisierung der an die EMA übermittelten medizinischen Daten verantwortlich seien. Sie erklärte, dass sie, wenn sie einen echten Fehler entdecken würde, der Bedenken hinsichtlich der öffentlichen Gesundheit aufwerfen könnte, ein bestehendes Verfahren anwenden würde, mit dem sie die Kommission auffordern kann, eine Berichtigung zu erlassen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Informationen der EMA über das Berichtigungsverfahren.

Sache 1556/2013/MHZ: Die EMA erklärt sich damit einverstanden, auf ihrer Website weitere Informationen über technische Unterstützung in ihren Bewerbungsprozess aufzunehmen.

Ein polnischer Staatsangehöriger wollte sich um eine freie Stelle bei der EMA bewerben. Sie hatte technische Probleme mit dem Antragsformular auf der Website der EMA und konnte daher ihren Antrag nicht rechtzeitig einreichen. Nach einem diesbezüglichen Schriftwechsel mit der Agentur beschwerte sie sich beim Bürgerbeauftragten.

Die Untersuchung des Bürgerbeauftragten ergab keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit. In einer weiteren Bemerkung schlug der Bürgerbeauftragte jedoch vor, dass die EMA auf ihrer Website zusätzliche Informationen über die verfügbare Software und den technischen Support für künftige Bewerber bereitstellen könnte.

Die EMA reagierte positiv auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten und stimmte zu, sehr detaillierte Informationen und Erläuterungen zur Verwendung des Antragsformulars, der verfügbaren Software, des technischen Supports sowie der Unterstützung bei der Fehlerbehebung aufzunehmen.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die konstruktive Reaktion der EMA auf die weitere Bemerkung.

13. Agentur für Grundrechte (FRA)

Rechtssache 178/2013/LP: Fehler bei der Einleitung von Ermittlungen

Der Fall betraf die Bearbeitung einer Beschwerde über Mobbing durch die Agentur für Grundrechte (FRA) und die angebliche Weigerung der FRA, diesbezüglich geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Der Bürgerbeauftragte unterbreitete einen Lösungsvorschlag und schlug vor, dass die FRA erwägen sollte, eine Untersuchung der Vorwürfe des Beschwerdeführers wegen Mobbing einzuleiten. Das Organ weigerte sich, die Vorwürfe des Beschwerdeführers mit der Begründung zu untersuchen, dass es eine Abwägung zwischen den Interessen des Beschwerdeführers, der nicht mehr Mitglied seines Personals ist, und dem dienstlichen Interesse vornehmen müsse, und der Tatsache, dass jede neue Entscheidung die FRA einem Rechtsstreit vor den EU-Gerichten und möglicherweise einer Schadensersatzklage aussetzen könnte.

Als der Bürgerbeauftragte feststellte, dass die von der FRA vorgebrachten Argumente nicht überzeugend waren, machte er eine kritische Bemerkung, in der er zu dem Schluss kam, dass die Weigerung der FRA, eine ordnungsgemäße und gründliche Untersuchung der Vorwürfe des Beschwerdeführers wegen Mobbings durchzuführen, einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellte. In seiner Folgebeantwortung widersprach das Organ den kritischen Bemerkungen des Bürgerbeauftragten und behauptete, der Bürgerbeauftragte habe nicht auf die Argumente der FRA reagiert.

Die FRA erklärte schließlich, sie habe ein zweites Mal geprüft, ob sie eine Untersuchung auf der Grundlage der Behauptungen des Beschwerdeführers durchführen sollte, kam jedoch zu dem Schluss, dass es immer noch keine ausreichenden Gründe dafür gebe.

Der Behauptung, der Bürgerbeauftragte habe nicht vollständig auf die von der FRA vorgebrachten Argumente reagiert, kann nicht gefolgt werden. Der Bürgerbeauftragte hat bei der Behandlung der vom Beschwerdeführer vorgebrachten Vorwürfe, dem Abwägungstest der FRA für die Nichteinleitung einer Untersuchung der Vorwürfe des Beschwerdeführers und dem Risiko, dass die FRA eine finanzielle Entschädigung zahlen muss, wenn sich die Vorwürfe als begründet erwiesen haben, besondere Sorgfalt walten lassen. Somit hat der Bürgerbeauftragte angemessen auf alle von der FRA vorgebrachten Argumente reagiert.

Die Bürgerbeauftragte kommt zu dem Schluss, dass die FRA nicht die geeigneten Schritte zur Verbesserung ihrer Verwaltungspraxis unternommen hat. Trotz ihrer kritischen Bemerkung, dass die FRA einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit begangen hat, indem sie sich geweigert hat, eine Untersuchung des mutmaßlichen Mobbings gegen den Beschwerdeführer einzuleiten, lehnte das Organ den Vorschlag des Bürgerbeauftragten, eine solche Untersuchung durchzuführen, bedauerlicherweise ab.

14. Eurojust

Sache 2057/2011/TN: Eurojust verbessert die Informationen für Antragsteller bei der Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten

Der Bürgerbeauftragte kam zu dem Schluss, dass die Vorschriften von Eurojust über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten den nationalen Mitgliedern (den Vertretern der Mitgliedstaaten, die mit Eurojust zusammenarbeiten) ein Vetorecht in Bezug auf die Offenlegung fallbezogener Dokumente einräumen. Die Verpflichtung von Eurojust, die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu begründen, setzt jedoch voraus, dass die nationalen Mitglieder hinreichend erläutern, warum eine Ausnahme vom Zugang gilt.

Im vorliegenden Fall hat Eurojust es versäumt, den Beschwerdeführer über die Gründe für die Verweigerung des Zugangs durch die nationalen Mitglieder zu informieren, was im Laufe der Untersuchung des Bürgerbeauftragten behoben wurde.

Der Bürgerbeauftragte machte eine weitere Bemerkung an Eurojust, in der er erklärte, dass er die von den nationalen Mitgliedern vorgebrachten Gründe für die Verweigerung des Zugangs der Öffentlichkeit mitteilen müsse.

In seinen Folgemaßnahmen reagierte Eurojust sehr konstruktiv und erklärte, dass es auf der Grundlage der Feststellungen des Bürgerbeauftragten sein internes Muster für nationale Mitglieder geändert habe, um auf die Frage zu antworten, ob eine Ausnahme vom Zugang für ein fallbezogenes Dokument gelten würde. Der Bürgerbeauftragte schlug weitere Verbesserungen an der Vorlage vor, die Eurojust übernommen hat.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Schritte, die Eurojust unternommen hat, um die den Antragstellern zur Verfügung gestellten Informationen zu verbessern, wenn es der Öffentlichkeit aufgrund der Verweigerung eines nationalen Mitglieds keinen Zugang zu fallbezogenen Dokumenten gewähren kann.

Sache 681/2012/DK: Entlassung eines Bediensteten

Die Beschwerdeführerin, eine Bedienstete auf Zeit bei Eurojust, wurde nach einer längeren Probezeit entlassen, weil ihre Arbeit als unbefriedigend angesehen wurde. Sie beschwerte sich beim Bürgerbeauftragten, dass ihre Entlassung nicht rechtmäßig sei und mit Verfahrensfehlern behaftet sei.

Nach einer Untersuchung stellte der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit fest. In ihrem Beschluss stellte die Bürgerbeauftragte fest, dass Eurojust rechtlich nicht verpflichtet sei, den Gemeinsamen Berichtsausschuss über die Entlassung eines Bediensteten auf Zeit zu konsultieren. Sie weist jedoch darauf hin, dass es eine gute Verwaltungspraxis für Eurojust wäre, den Gemeinsamen Berichtsausschuss einzuberufen, wenn seine Personalvertretung darum ersucht. Als Reaktion darauf verpflichtete sich Eurojust, einen solchen Antrag der Personalvertretung von Fall zu Fall sorgfältig zu prüfen.

Der Bürgerbeauftragte hält die Antwort von Eurojust für zufriedenstellend.

15. Sonstige Fälle

Europäische Kommission und EU-Agenturen

OI/4/2013/CK: Offenlegung der Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses

Am 12. August 2013 leitete die Bürgerbeauftragte eine Untersuchung aus eigener Initiative ein, um die Politik der EU-Agenturen in Bezug auf die Offenlegung der Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses und die Vereinbarkeit dieser Politik mit den Datenschutzanforderungen zu klären. Nach eingehender Prüfung ihrer Antworten gab die Bürgerbeauftragte Leitlinien für bewährte Verfahren heraus. Ziel dieser Leitlinien ist es, die EU-Agenturen dabei zu unterstützen, bei der Arbeit der Prüfungsausschüsse ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Transparenz und den legitimen Vertraulichkeitsanforderungen zu gewährleisten und gleichzeitig die Datenschutzgrundsätze der EU zu achten. Sie forderte die EU-Agenturen auf, diese Leitlinien zu billigen und sie innerhalb von sechs Monaten über die Maßnahmen zu unterrichten, die sie ergriffen haben, um ihnen nachzukommen. Der Bürgerbeauftragte unterrichtete die Kommission auch über die Leitlinien.

Zwischen August und November 2014 informierten die meisten Agenturen den Bürgerbeauftragten über die Maßnahmen, die sie als Reaktion auf die Leitlinien ergriffen haben. Diese bestanden hauptsächlich darin, entweder die Namen der Mitglieder des Prüfungsausschusses auf einer speziellen Website ihrer Websites (EWR, ETF, EFSA, ESMA, EMCDDA und EIOPA) zu veröffentlichen oder alle Bewerber rechtzeitig über die Zusammensetzung des Prüfungsausschusses zu informieren (EASA, FRA, OSHA, EMA, GSA, EACEA, INEA, ERCEA, EAHC, GEREK, FRONTEX, EASME, Europol).

Im November 2014 teilte die Kommission der Bürgerbeauftragten mit, dass sie derzeit den Entwurf eines Musterbeschlusses zur Annahme durch alle EU-Agenturen über die Einstellung und Einstellung von Bediensteten auf Zeit gemäß Artikel 2 Buchstabe f der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten (BBSB) fertigstellt. Dieser Beschluss enthält die Verpflichtung, die Namen der Mitglieder des Auswahlausschusses im Einklang mit den Leitlinien des Bürgerbeauftragten offenzulegen.

Die Bürgerbeauftragte begrüßt die Maßnahmen der Kommission, mit denen sichergestellt werden soll, dass alle EU-Agenturen einen Beschluss erlassen, mit dem die in den Leitlinien der Bürgerbeauftragten enthaltene Schlüsselempfehlung umgesetzt wird. Sie begrüßt auch die Bereitschaft der Mehrheit der Agenturen, ihre Leitlinien umzusetzen.

Fall 1923/2013/BEH: Folgemaßnahmen zur Beschwerde über die Überwachung der Kontrollstelle, die ökologische/biologische Erzeugnisse zertifiziert

Die Beschwerde betraf das angebliche Versäumnis der Kommission, ihre Aufsichtsfunktion über Stellen wahrzunehmen, die ökologische/biologische Erzeugnisse zertifizieren, insbesondere über eine solche Stelle, die in Äthiopien tätig ist.

Im Laufe der Untersuchung des Bürgerbeauftragten teilte die Kommission ihr mit, dass sie eine Prüfung der vom Beschwerdeführer benannten bescheinigenden Stelle durchführe. Die Kommission erklärte, sie werde den Bürgerbeauftragten über alle auf der Grundlage des Prüfberichts ergriffenen Maßnahmen informieren. Auf der Grundlage dieser Informationen wurde der Fall so abgeschlossen, wie er abgeschlossen wurde, und die Kommission wurde gebeten, den Bürgerbeauftragten und den Beschwerdeführer so bald wie möglich über das Ergebnis der Prüfung zu informieren.

Die Kommission übermittelte dem Bürgerbeauftragten und dem Beschwerdeführer einen Link zu dem einschlägigen, anonymisierten Prüfbericht, der eine Reihe von Verbesserungsempfehlungen enthält. Die betreffende Überwachungsstelle muss die Kommission über die Einzelheiten der aufgrund ihrer Empfehlungen ergriffenen und geplanten Maßnahmen unterrichten.

Der Bürgerbeauftragte dankt der Kommission für die Informationen. Auf den ersten Blick scheint es nicht erforderlich zu sein, dass der Bürgerbeauftragte weitere Maßnahmen ergreift.

Europäische Zentralbank (EZB)

Sache 1703/2012/CK: Zugang der Öffentlichkeit zu einem Schreiben der EZB an den irischen Finanzminister

Im Jahr 2010, in einer Zeit der Finanzkrise, richtete die EZB ein Schreiben an den irischen Finanzminister. Der Beschwerdeführer, ein irischer Journalist, beantragte im November 2011 den Zugang der Öffentlichkeit zu dem Schreiben. Die EZB verweigerte den Zugang und der Journalist wandte sich 2012 an den Bürgerbeauftragten. Nach einer Untersuchung, die eine Prüfung des Schreibens umfasste, vertrat der Bürgerbeauftragte die Auffassung, dass die EZB zum Zeitpunkt des Antrags berechtigt gewesen sei, den Zugang zu verweigern. Aus diesem Grund stellte der Bürgerbeauftragte keinen Missstand in der Verwaltungstätigkeit der EZB fest. Im Jahr 2013 forderte sie die EZB jedoch auf, die Offenlegung des Schreibens vor dem Hintergrund späterer Änderungen der monetären und wirtschaftlichen Bedingungen der Eurozone zu erwägen.

Als Reaktion auf den Vorschlag des Bürgerbeauftragten vertrat der EZB-Rat die Auffassung, dass der Schutz des öffentlichen Interesses in Bezug auf die Geldpolitik in der Europäischen Union und die Finanzstabilität in Irland weiterhin die Vertraulichkeit rechtfertige. Der Bürgerbeauftragte war von dieser Erklärung nicht überzeugt. In ihrem Beschluss, den Fall im April 2014 abzuschließen, bedauerte sie, dass die EZB die Gelegenheit vertan habe, den Grundsatz anzuwenden, dass Transparenz die Regel und Geheimhaltung die Ausnahme sein sollte. Sie nimmt jedoch die Zusage der EZB zur Kenntnis, die Offenlegung des Schreibens in einem fortgeschritteneren Stadium der Überwachung nach Abschluss des Programms nach dem Ausscheiden Irlands aus dem wirtschaftlichen Anpassungsprogramm neu zu bewerten.

Im November 2014 teilte die EZB dem Bürgerbeauftragten mit, dass sie angesichts der jüngsten Entwicklungen in der irischen Wirtschaft und auf den Refinanzierungsmärkten beschlossen habe, das Schreiben zusammen mit drei weiteren Schreiben, die Teil des Schriftwechsels zwischen der EZB und den irischen Behörden seien, zu veröffentlichen.

Die Offenlegung des Schreibens ist ein wichtiger Beitrag zur Information der öffentlichen Debatte. Das Versäumnis, es früher zu veröffentlichen, hatte zu intensiven Spekulationen über seinen Inhalt geführt, was sich wiederum auf die öffentliche und politische Debatte nicht nur über die Finanzkrise, sondern auch über die Rolle der EZB und anderer EU-Institutionen bei der Bestimmung des wirtschaftlichen Wohlergehens Irlands auswirkte. Es ist kaum wünschenswert, dass eine so wichtige Debatte um den imaginären Inhalt eines Briefes herum gestaltet wird. Die Bürger haben das Recht, die Wahrheit zu sagen, egal wie ungenießbar sie auch sein mögen.

Europäische Behörde für Lebensmittelsicherheit (EFSA)

Sache 775/2010/ANA: Umgang mit potenziellen Interessenkonflikten, die sich aus dem Umzug eines Mitarbeiters in den privaten Sektor ergeben

Der Fall betraf den Umgang der EFSA mit einer „Drehtür“-Situation, in der ein ehemaliger Mitarbeiter in den privaten Sektor wechselte. Nach einer Untersuchung gab der Bürgerbeauftragte drei Empfehlungen ab, von denen zwei von der EFSA akzeptiert wurden. Die EFSA war jedoch nicht damit einverstanden, die Nichteinhaltung der einschlägigen Verfahrensvorschriften anzuerkennen und eine Bewertung des Interessenkonflikts in dem betreffenden Fall vorzunehmen.

Mit dem Abschluss der Untersuchung im Jahr 2013 kritisierte der Bürgerbeauftragte, dass die EFSA diese Empfehlung nicht akzeptiert habe.

Der Abschlussbeschluss enthielt auch vier weitere Anmerkungen, die der EFSA Leitlinien für die Zukunft im Umgang mit Interessenkonflikten an die Hand gaben.

Wie in Putting it Right - 2013 erwähnt, hat die EFSA die weiteren Bemerkungen zufriedenstellend weiterverfolgt, indem sie ihre Vorschriften und Verfahren zu Fragen von Interessenkonflikten und Drehtüreffekten erheblich verbessert hat.

Der Bürgerbeauftragte wies jedoch auch darauf hin, dass die EFSA auf die kritische Bemerkung nicht reagiert habe.

In ihrem Schreiben an den Bürgerbeauftragten nach der Veröffentlichung von Putting it Right - 2013 informierte die EFSA den Bürgerbeauftragten über ein Schreiben, das sie an den Beschwerdeführer gerichtet hatte, in dem sie sich dafür entschuldigte, dass er in dem vorliegenden Fall nicht das angemessene Maß an Kontrolle ausgeübt hatte. Die EFSA bekräftigte auch ihre Zusage, das Auftreten solcher Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Entschuldigung der EFSA beim Beschwerdeführer und ihre erneute Zusage, solche Fehler in Zukunft zu vermeiden.

Europäisches Zentrum für die Förderung der Berufsbildung

Sache 2228/2013/TN: Bessere Zugänglichkeit des Europass-Lebenslaufs für sehbehinderte Menschen

Die Beschwerde betraf die mangelnde Zugänglichkeit des Europass-Lebenslaufs für Personen mit Sehbehinderungen. Die Idee hinter dem Europass-Lebenslauf besteht darin, eine Vorlage zu schaffen, die es den europäischen Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, ihre Fähigkeiten und Qualifikationen in ganz Europa effektiv und klar darzustellen. Das Cedefop ist für das Europass-Webportal zuständig. Als Reaktion auf die Beschwerde legte das Cedefop einen Aktionsplan zur Verbesserung der Zugänglichkeit des Europass-Lebenslaufs für Personen mit Sehbehinderungen vor. Der Bürgerbeauftragte begrüßte die Reaktion des Cedefop auf die Beschwerde und schloss den Fall ab. Sie bittet das Cedefop, sie über die Fortschritte bei der Verbesserung der Zugänglichkeit zu informieren.

Anschließend teilte das Cedefop dem Bürgerbeauftragten mit, dass das Europass-Portal (mit Ausnahme des Online-Redakteurs) mit dem Level-AAA-Standard der Richtlinien zur Barrierefreiheit von Webinhalten (WCAG 2.0) kompatibel gemacht worden sei und dass in Zusammenarbeit mit der Schule für Blinde in Thessaloniki eine spezielle herunterladbare Offline-Lebenslaufvorlage entwickelt worden sei. Das Cedefop verpflichtete sich, weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Zugänglichkeit des Europass-Webportals und des Online-CV-Editors zu prüfen, um den Zugang für blinde und sehbehinderte Bürger zu verbessern.

Der Bürgerbeauftragte begrüßt die Reaktion des Cedefop auf die ihm zur Kenntnis gebrachten Bedenken sowie die ergriffenen Maßnahmen.

 

[1] Mitteilung KOM(2007) 502 endg. vom 5. September 2007 "Ein Europa der Ergebnisse - Anwendung des Gemeinschaftsrechts".

[2] KOM(2002) 141 endgültig, ABl. 2002, C 244, S. 5.

[3] COM(2012) 154 final vom 2. April 2012. Die Mitteilung wurde nicht im Amtsblatt veröffentlicht, ist aber auf der EUR-Lex-Website in allen Amtssprachen (außer Kroatisch) verfügbar.

[4] Es ist darauf hinzuweisen, dass das Gericht sein Urteil am 5. Mai 2015 erlassen hat und Herr Dalli daraufhin ein Rechtsmittel eingelegt hat (Rechtssache C-394/15 P).

[5] Abrufbar unter: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/

[6] Siehe Mitteilung der Kommission an das Europäische Parlament, den Rat, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen: Bessere Rechtsetzung für bessere Ergebnisse – Eine EU-Agenda; COM(2015) 215 final.

[7] Rechtssache T-758/14.