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Umgang des Europäischen Bürgerbeauftragten mit personenbezogenen Daten von Besuchern seiner Räumlichkeiten in Straßburg und Brüssel

Eintrag des Datenschutzbeauftragten - Datum Dienstag | 19 März 2024

Öffentliches Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Erhebung personenbezogener Daten von Personen, die die Räumlichkeiten des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten betreten

1. Letzte Aktualisierung dieses Datensatzes: 10/10/2024

2. Bezugsnummer: 4/2022

Ares-Reg.-Nummer: Ares(2024)7522290

3. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen: Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Kontakt: Referat Kommunikation, E-Mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Francesca Pavesi – Stellvertretende DSB: Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen:

Europäisches Parlament

GD SAFE

Generaldirektion Sicherheit und Gefahrenabwehr

Betroffene Personen können ihre Rechte ausüben, indem sie sich an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden und weitere Informationen unter SAFE.AccesSecuriteBxl@europarl.europa.eu oder das Referat Datenschutz des Europäischen Parlaments unter data-protection@europarl.europa.eu erhalten.

Europäischer Bürgerbeauftragter (EO)

Referat Kommunikation

7. Zweck(e) der Verarbeitung: Umgang mit personenbezogenen Daten von Besuchern, um ihnen Zugang zu den Räumlichkeiten des Europäischen Bürgerbeauftragten in Straßburg oder Brüssel zu gewähren.

Die EO befindet sich in Räumlichkeiten des Europäischen Parlaments (EP). Das EP verwaltet unter anderem die Kontrolle des Zugangs zu ihren Gebäuden. Auf der Grundlage einer Kooperationsvereinbarung führt das EP die Zugangskontrolle auch im Namen des Bürgerbeauftragten durch, um sowohl das Personal als auch die Vermögenswerte des EP und der Bürgerbeauftragten zu schützen. Der Zweck des Zugangskontrollsystems besteht darin, die Räumlichkeiten vor unbefugtem Zugriff und vor externen und internen Bedrohungen zu schützen.

Besucher, die die Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten betreten möchten, müssen sich von den Dienststellen des Europäischen Parlaments (GD SAFE) akkreditieren lassen, die einige personenbezogene Daten verarbeiten, die für Sicherheitszwecke erforderlich sind.

Das Referat Kommunikation des Europäischen Bürgerbeauftragten wird vor dem Besuch begrenzte personenbezogene Daten (Namen und E-Mail-Adressen) von Besuchern erheben. Anschließend werden sie eine Anwendung des Europäischen Parlaments namens „V-Pass“ verwenden, um Besucher auf das Online-Formular des Parlaments zu leiten, mit dem sie den Akkreditierungsantrag abschließen können, indem sie zusätzliche personenbezogene Daten (in der Regel Personalausweis, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum usw.) registrieren. Das Parlament wird dann solche zusätzlichen personenbezogenen Daten verarbeiten, die das Referat Kommunikation des Bürgerbeauftragten nicht sehen wird.

In Ausnahmefällen, z. B. wenn besondere Unterstützung erforderlich ist oder wenn Besucher keine E-Mail-Adresse haben, kann der Bürgerbeauftragte zusätzliche personenbezogene Daten (Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Art des Ausweises, Nummer des Ausweises, Ablaufdatum des Ausweises usw.) ausschließlich zum Zwecke der Unterstützung der Besucher bei der Erlangung einer Akkreditierung durch das Parlament erheben.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

Betroffene Personen

  • Personen (Einzelpersonen oder Gruppen), die einen Antrag auf Betreten der Räumlichkeiten in Straßburg oder Brüssel gestellt haben, hauptsächlich zum Zweck der Teilnahme an einer Präsentation vor Ort über die Arbeit des Europäischen Bürgerbeauftragten, einschließlich Journalisten, die sich mit einem Bediensteten treffen möchten.

Datenfelder

  • Vorname;
  • Nachname;
  • E-Mail-Adresse;
  • Zusätzliche Informationen (z. B. wenn besondere Unterstützung erforderlich ist);
  • Name und geografische Herkunft der Gruppe (z. B. Universität Freiburg, Master of European Law-Studierende), nur im Falle einer Gastgruppe;
  • E-Mail-Adressen und Telefonnummern des Gruppenkoordinators/der Gruppenkoordinatoren, nur im Falle einer Besuchergruppe.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung: Die oben genannten personenbezogenen Daten werden ein Jahr lang auf dem Laufwerk des Referats Kommunikation gespeichert und danach gelöscht.

Aus statistischen und historischen Gründen speichert der für die Verarbeitung Verantwortliche anonyme Daten, die für die Tätigkeiten des Amtes als relevant erachtet werden, nämlich den Namen und die geografische Herkunft der Gruppe, die Anzahl der Teilnehmer und das Datum ihres Besuchs. Name und Kontaktdaten des/der Gruppenkoordinators/-e können bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.

Die für die Zugangskontrolle zuständigen Dienststellen des Europäischen Parlaments bewahren die personenbezogenen Daten im Einklang mit den vom Parlament festgelegten Aufbewahrungsfristen auf (Link zur Datenschutzerklärung: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818).

10. Empfänger der Daten:

  • das Referat Kommunikation, das die Besuche in seinen Räumlichkeiten im Einklang mit der Strategie des Bürgerbeauftragten koordiniert, organisiert und verwaltet,
  • GD SAFE des Europäischen Parlaments, die die Daten im letzten Schritt des Zugangskontrollverfahrens verarbeiten wird.
  • Die Namen (z. B. Universität Freiburg, Master of European Law-Studierende) der Besuchergruppen können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Bilder der Gruppe während ihres Besuchs in den Räumlichkeiten des Bürgerbeauftragten können zusammen mit dem Namen der Gruppe auf den Social-Media-Konten des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden, wenn die Gruppe dem mündlich zustimmt.

11. Werden personenbezogene Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen übermittelt? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen: Personenbezogene Daten der betroffenen Personen, die im Rahmen der Organisation der Besuche erhoben werden, werden durch Sicherheitsmaßnahmen geschützt, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien eingeführt wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren. Das Europäische Parlament hat auch Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um die in dieser Hinsicht erhobenen personenbezogenen Daten zu schützen.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Recht auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Datenschutzerklärung

über die Erhebung personenbezogener Daten durch das Referat Kommunikation des Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Begrüßung der Besucher seiner Räumlichkeiten.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, welche personenbezogenen Daten das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten erhebt, warum und wie es sie erhebt, verarbeitet, nutzt und speichert. In der Erklärung wird auch beschrieben, wie betroffene Personen ihre Rechte ausüben können.

Die gemeinsamen Verantwortlichen für die Datenverarbeitung sind der Europäische Bürgerbeauftragte und das Europäische Parlament (GD SAFE).

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wenn Sie das Amt des Europäischen Bürgerbeauftragten besuchen, erheben wir die folgenden Daten über Sie:

Name und Herkunft der Besuchergruppe;

· Vollständige Namen;

· E-Mail-Adressen;

· Zusätzliche Informationen (z.B. wenn besondere Unterstützung erforderlich ist);

· E-Mail-Adresse(n) und Telefonnummer(n) des/der Gruppenkoordinator(s).

Da die Büros des Europäischen Bürgerbeauftragten in Gebäuden des Europäischen Parlaments untergebracht sind, müssen Besucher eine Akkreditierung des Parlaments einholen, bevor sie die Räumlichkeiten des Bürgerbeauftragten betreten können. Das Referat Kommunikation der Europäischen Bürgerbeauftragten wird die Akkreditierungsanwendung „V-Pass“ des Parlaments nutzen, um Besucher per E-Mail zu kontaktieren und sie auf das Online-Formular des Parlaments zu leiten, um den Akkreditierungsantrag abzuschließen.

In Ausnahmefällen, z. B. wenn besondere Unterstützung erforderlich ist oder wenn Besucher keine E-Mail-Adresse haben, kann der Bürgerbeauftragte zusätzliche personenbezogene Daten (Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Art des Ausweises, Nummer des Ausweises, Ablaufdatum des Ausweises usw.) ausschließlich zum Zwecke der Unterstützung der Besucher bei der Erlangung einer Akkreditierung durch das Parlament erheben.

Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

ausschließlich zum Zweck der Koordinierung, Organisation und Verwaltung der Besuche im Büro des Bürgerbeauftragten.

Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Wir verarbeiten Daten bei der Wahrnehmung der Aufgaben des Europäischen Bürgerbeauftragten im öffentlichen Interesse gemäß dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten und Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725.

Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Das Referat Kommunikation des Europäischen Bürgerbeauftragten ist für die Verarbeitung der Namen und E-Mail-Adressen der Besucher zuständig. Die Dienststellen des Europäischen Parlaments (GD SAFE) sind für die Verarbeitung zusätzlicher personenbezogener Daten (wie Ausweis, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) zuständig, die von Besuchern über das für diese Zwecke vorgesehene Online-Formular des Parlaments übermittelt werden.

Wer erhält die Daten?

Der Europäische Bürgerbeauftragte und das Europäische Parlament.

Teammitglieder des Referats Kommunikation des Bürgerbeauftragten, deren Arbeit es erfordert, dass sie mit den personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Organisation von Besuchen in den Räumlichkeiten des Bürgerbeauftragten umgehen. Das Referat Kommunikation wird die personenbezogenen Daten verwenden, um Besucher per E-Mail einzuladen, den Akkreditierungsantrag über die vom Parlament (GD SAFE) verwendeten Online-Formulare abzuschließen.

Die Namen der Besuchergruppen (z. B. Universität Freiburg, Master of European Law-Studierende) können im internen Newsletter des Büros des Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden. Bilder der Gruppe während ihres Besuchs in den Räumlichkeiten des Bürgerbeauftragten können zusammen mit dem Namen der Gruppe auf den Social-Media-Konten des Europäischen Bürgerbeauftragten veröffentlicht werden, wenn die Gruppe dem mündlich zustimmt.

Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten (Namen und E-Mail-Adressen) ein Jahr lang auf.

Aus statistischen und historischen Gründen speichern wir anonyme Daten, die für die Tätigkeiten des Büros als relevant erachtet werden, nämlich den Namen und die geografische Herkunft der Gruppe, die Anzahl der Teilnehmer und das Datum ihres Besuchs. Name und Kontaktdaten des/der Gruppenkoordinators/-e können bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten.

Das Europäische Parlament bewahrt Ihre Daten (zu Akkreditierungszwecken) für höchstens ein Jahr auf. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen und der Datenschutzerklärung des Europäischen Parlaments.

Datenschutzerklärung Nr. 818 - Besucherakkreditierung, abrufbar unter: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPreview.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?output=pdf&lang=EN&prefix=V3&nr=818

Datenschutzerklärung abrufbar unter: https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818

Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir verfügen über Sicherheitsmaßnahmen, die vom Sektor Informations- und Kommunikationstechnologien im Büro des Bürgerbeauftragten eingerichtet wurden, um die Integrität und Vertraulichkeit des elektronischen Eigentums des Organs zu wahren.

Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie können Ihre Rechte als betroffene Person ausüben, indem Sie beispielsweise Zugang zu personenbezogenen Daten, deren Ratifizierung oder Löschung beantragen, indem Sie eine E-Mail an eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu senden. Der Antrag wird unverzüglich und in jedem Fall innerhalb eines Monats bearbeitet. Sie können Ihre Rechte im Zusammenhang mit den vom Europäischen Parlament verarbeiteten personenbezogenen Daten auch ausüben, indem Sie sich direkt an den für die Verarbeitung Verantwortlichen des Parlaments unter SAFE.AccesSecuriteBxl@europarl.europa.eu oder an das Referat Datenschutz des Europäischen Parlaments unter data-protection@europarl.europa.eu wenden.

An wen kann man sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Sie können jederzeit datenschutzrelevante Fragen an folgende Stellen richten: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Referat Kommunikation
Europäischer Bürgerbeauftragter
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten wenden: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu oder das Referat Datenschutz des Europäischen Parlaments: data-protection@europarl.europa.eu oder

Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten einreichen: edps@edps.europa.eu

Straßburg, 10.10.2024

 

[1] https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPrivacyStatement.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?prefix=V3&nr=818 (zuletzt überprüft am 13.9.2024)

[2] https://www.europarl.europa.eu/data-protect/reportPdf/printPreview.do;jsessionid=B0AFEF9267C6C8FB7F42C29B1E27BAD3?output=pdf&lang=EN&prefix=V3&nr=818 (zuletzt überprüft am 13.9.2024)

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