1. Letzte Aktualisierung dieses Eintrags: 20/11/2023

2. Aktenzeichen: 9/2020

Ref. Ares(2024)4290717- 13/06/2024

3. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

Europäischer Bürgerbeauftragter, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Kontakt: Direktion Verwaltung – Personalteam

E-mail: eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu

4. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters: Entfällt

6. Name und Kontaktdaten des/der gemeinsam Verantwortlichen:

Die Europäische Kommission, die SYSPER verwaltet, das IT-Tool, mit dem der Wirtschaftsprüfer die Bewertung der Bediensteten auf Probe im Amt für Wirtschaftsprüfer abwickelt.

E-mail: sg-edomec@ec.europa.eu 

7. Zweck(e) der Verarbeitung:

Zweck der Verarbeitung ist es, die Beurteilung von Beamten auf Probe, Bediensteten auf Zeit und Vertragsbediensteten während ihrer Probezeit im Hinblick auf ihre mögliche Ernennung/Entlassung oder Bestätigung/Beendigung ihres Vertrags zu organisieren.

Kurze Beschreibung des Verfahrens:

Um die Beurteilung des Personals am Ende seiner Probezeit durchzuführen, verwendet das EO Office das SYSPER-Modul „Probationary reports“.

Gemäß den Artikeln 34.1 ^[1], 44.2 ^[2] des Statuts und 14 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten ^[3] (BBSB) müssen Beamte, in Führungspositionen ernannte Bedienstete und Bedienstete auf Zeit eine neunmonatige Probezeit absolvieren. Die Probezeit für Vertragsbedienstete hängt von der Dauer ihres Vertrags ab (Artikel 84 Absatz 1 der BBSB ^[4])[5].

Der Bewährungsbericht wird vom Bewährungshelfer und seinem Beurteilenden (hierarchischer Vorgesetzter des Bewährungshelfers) erstellt und vom gegenzeichnenden Beamten (hierarchischer Vorgesetzter des Beurteilenden) validiert. Dieser Prozess wird vollständig mit der SYSPER-Anwendung durchgeführt, in der alle Informationen und Daten aufbewahrt werden.

Im Falle eines Berichts über den Abschluss der Entlassung von Beamten und Vertragsbediensteten 3a konsultiert die Anstellungsbehörde den Gemischten Berichtsausschuss. Der Ausschuss gibt eine Stellungnahme ab, die der betreffenden Person und der Anstellungsbehörde übermittelt wird.

Die Probezeit kann gemäß Artikel 34 des Statuts oder Artikel 14 oder 84 der BBSB verlängert werden, wenn der Stelleninhaber aufgrund von Krankheit, Mutterschafts- oder Elternurlaub an der Ausübung seines Amtes gehindert ist. Die Anstellungsbehörde wird über den Grund für die Verlängerung der Probezeit unterrichtet und kann damit zusammenhängende Daten verarbeiten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind Artikel 34 und Artikel 44 Absatz 2 des Statuts, Artikel 14 und Artikel 84 Absatz 1 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten sowie die Allgemeinen Bestimmungen über die Beschäftigungsbedingungen für die vom Europäischen Bürgerbeauftragten beschäftigten Vertragsbediensteten.

8. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten:

- Kategorien betroffener Personen:

Beamte, Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete des Amts der Europäischen Bürgerbeauftragten.

Kategorien personenbezogener Daten:

- Name, Personalnummer, Personalausweisnummer, Einsatz, Büroanschrift, Wohnanschrift, wenn die Person aus irgendeinem Grund nicht im Amt ist (Krankenurlaub, Elternurlaub usw.), Funktionsgruppe, Besoldungsgruppe, Geburtsjahr, Datum der Dienstantritt im Europäischen Amt für Veröffentlichungen, Datum der letzten Beförderung, aktuelle Daten zur Mobilität; Stellenbeschreibung, Ziele, Probezeitbericht, jährliche Beurteilungen, Arbeitsmuster, Arbeitszeittabellen, Vertrag und jede Verlängerung der Probezeit.

Daten über mögliche Abwesenheiten des Bewährungshelfers, deren Verarbeitung zur Verlängerung der Probezeit gemäß dem Statut und den BBSB erforderlich ist: Abwesenheit aus medizinischen Gründen, Mutterschaft, Elternzeit, Urlaub aus familiären Gründen, Krankheit oder Unfall.

9. Frist für die Aufbewahrung der Daten und, soweit möglich, für die Löschung:

Der Probezeitbericht, die Entscheidung über die Ernennung/Entlassung oder die Bestätigung/Beendigung werden in SYSPER und im Personalakte-Tool NDP aufbewahrt.

Im Einklang mit der gemeinsamen Aufbewahrungsliste auf Kommissionsebene Ares(2019)437452 beträgt die Aufbewahrungsfrist für die Beurteilung der im betreffenden NDP gehaltenen Bediensteten auf Probe im Amt für Europäisches Amt für Veröffentlichungen mindestens 100 Jahre nach der Einstellung der betreffenden Person und acht Jahre nach der Beendigung der Rechte der betreffenden Begünstigten.

10. Empfänger der Daten:

die Vorgesetzten des betreffenden Bediensteten (Referatsleiter; Direktor; dem Generalsekretär, und gegebenenfalls der Bürgerbeauftragte), die Mitarbeiter des Personalteams, die für die Bearbeitung von Ernennungen oder Verträgen zuständig sind, der Personalberichtsausschuss, falls erforderlich [6], der Direktor für Verwaltung und der Leiter des Personalteams.

Gehaltsabrechnungsdienste (PMO) erhalten die Entscheidung der Anstellungsbehörde.

11. Gibt es Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer und/oder an internationale Organisationen? Entfällt

12. Allgemeine Beschreibung der Sicherheitsmaßnahmen:

Die Formulare in Papierform (für Mitarbeiter, die vor dem Einsatz des SYSPER-Anwendungsmoduls eingestellt wurden) werden in den Personalakten der Mitarbeiter in einem verschlossenen Safe aufbewahrt, der nur für Mitarbeiter des Personalteams zugänglich ist, die für die Bearbeitung von Terminen oder Verträgen zuständig sind.

Die Formulare in elektronischer Form werden auf SYSPER gespeichert.

Der Zugang ist auf die Mitarbeiter des HR-Teams nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ (Leiter des HR-Teams und die zuständigen Mitarbeiter des HR-Teams) beschränkt.

13. Informationen darüber, wie betroffene Personen ihr Auskunfts- und Berichtigungsrecht sowie gegebenenfalls ihr Recht auf Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit ausüben können:

Betroffene Personen haben das Recht auf Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie die EO sie verwendet. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten zu verlangen, die sie betreffen. Jeder Antrag auf Zugang oder Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten kann per E-Mail an den Direktor der Verwaltung gerichtet werden. Ein Antrag auf Änderung personenbezogener Daten kann jederzeit bearbeitet werden. Die Daten, die als Grundlage für die Entscheidung der Anstellungsbehörde dienen (z. B. die Bewertung der verschiedenen Bewertungskriterien), können jedoch nach Unterzeichnung der Entscheidung nicht mehr geändert werden.

Betroffene Personen haben das Recht, der Verwendung ihrer Daten durch die EO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Bedingungen haben sie das Recht zu verlangen, dass die EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Verwendung einschränkt.

Die betroffenen Personen können die EO jederzeit per E-Mail (eo@ombudsman.europa.eu) um Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten ersuchen. Anträge betroffener Personen werden innerhalb eines Monats bearbeitet. Betroffene Personen können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Amtes wenden: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu Wenn sie sich über den Umgang des Bürgerbeauftragten mit ihren personenbezogenen Daten beschweren möchten, können sie sich unter folgender Adresse an den Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) wenden: EDPS@edps.europa.eu

Datenschutzerklärung zur Beurteilung von Bediensteten auf Probe im Büro des Europäischen Bürgerbeauftragten

Ref. Ares(2024)4290717- 13/06/2024

Diese Datenschutzerklärung erläutert den Grund für die Verarbeitung, die Art und Weise, wie der Europäische Bürgerbeauftragte (EO) alle bereitgestellten personenbezogenen Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte die Bewerber in Bezug auf ihre Daten ausüben können.

Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist der Europäische Bürgerbeauftragte (EO). Der gemeinsam Verantwortliche ist die Europäische Kommission, die SYSPER verwaltet, das IT-Tool, mit dem die EO die Formulare verwaltet.

1. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte?

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten der Mitarbeiter zu Probezeiten im EO Office:

• Name, Personalnummer, Personalausweisnummer, Einsatz, Büroanschrift, Wohnanschrift, an der die Person aus irgendeinem Grund nicht im Amt ist (Krankenurlaub, Elternurlaub usw.), Funktionsgruppe, Besoldungsgruppe, Geburtsjahr, Datum der Dienstantritt im Europäischen Berufsverband, Datum der letzten Beförderung, aktuelle Daten zur Mobilität; Stellenbeschreibung, Ziele, Probezeitbericht, jährliche Beurteilungen, Arbeitsmuster, Arbeitszeittabellen, Vertrag und jede Verlängerung der Probezeit.
• Daten über mögliche Abwesenheiten des Bewährungshelfers, deren Bearbeitung zur Verlängerung der Probezeit gemäß dem Statut und den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten erforderlich ist: Abwesenheit aus medizinischen Gründen, Mutterschaft, Elternzeit, Urlaub aus familiären Gründen, Krankheit oder Unfall.

2. Warum verarbeitet der Europäische Bürgerbeauftragte diese personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung ist es, die Leistung der Bediensteten am Ende ihrer Probezeit zu bewerten und ihre Ernennung (als Beamte) oder ihren Status (als Bedienstete auf Zeit) zu bestätigen oder nicht.

3. Was sind die Rechtsgrundlagen und die Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten?

Die Verarbeitung ist auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung erforderlich (erforderlich für die Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen Interesse liegen und durch Rechtsvorschriften der EU oder der Mitgliedstaaten zugewiesen wurden). Sie ist auch auf der Grundlage von Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (erforderlich für die Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen) erforderlich.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die Artikel 34 und 44 Absatz 2 des Statuts, Artikel 14 und Artikel 84 Absatz 1 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten.

4. Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich?

Der EO ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich. Die Datenverarbeitung erfolgt konkret durch das Team der Direktion Verwaltung-Personal.

5. Wer wird Empfänger der Daten sein?

die Vorgesetzten des betreffenden Bediensteten (Referatsleiter; Direktor; dem Generalsekretär, und gegebenenfalls der EO), die Mitarbeiter des Personalteams, die für die Abwicklung von Ernennungen oder Verträgen zuständig sind, gegebenenfalls die Personalberichtskommission, der Direktor für Verwaltung und der Leiter des Personalteams.

6. Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Der Probezeitbericht, die Entscheidung über die Ernennung/Entlassung oder die Bestätigung/Beendigung werden in SYSPER und im Personalakte-Tool NDP aufbewahrt.

Gemäß der gemeinsamen Aufbewahrungsliste auf Kommissionsebene Ares(2019)437452 gilt die Aufbewahrungsfrist für die Beurteilung der Bediensteten auf Probe im Amt für Wirtschaftsprüfung, die mindestens 100 Jahre nach Einstellung der betreffenden Person und acht Jahre nach Beendigung der Rechte der betreffenden Begünstigten in der Personalakte NDP des betreffenden Bediensteten aufbewahrt werden.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Die Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Beurteilung der Bediensteten erhoben, die eine Probezeit absolvieren.

Die Formulare in Papierform werden in den Personalakten der Bediensteten in einem verschlossenen Safe aufbewahrt, der nur für Personalbedienstete zugänglich ist, die für die Bearbeitung von Terminen oder Verträgen zuständig sind. Die Formulare in elektronischer Form werden auf SYSPER gespeichert.

Der Zugang ist auf die Bediensteten der Direktion Verwaltung und des Personalteams nach dem Grundsatz „Kenntnis nur, wenn nötig“ (Leiter des Personalteams und die zuständigen Personalmitarbeiter) beschränkt.

8. Welche Rechte haben Sie und wie können Sie diese ausüben?

Sie haben das Recht auf Zugang zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten und zu relevanten Informationen darüber, wie der EO diese verwendet. Sie haben auch das Recht, die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten, die Sie betreffen, zu verlangen. Anträge auf Auskunft oder Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten können per E-Mail an das Personalteam der Direktion Verwaltung gerichtet werden.

Ein Antrag auf Änderung personenbezogener Daten kann jederzeit bearbeitet werden. Die Daten, die als Grundlage für die Entscheidung der Anstellungsbehörde dienen, können jedoch nach Unterzeichnung der Entscheidung nicht mehr geändert werden.

Sie haben das Recht, der Nutzung der Daten durch die EO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen. Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht zu verlangen, dass die EO ihre personenbezogenen Daten löscht oder deren Nutzung einschränkt.

Der Europäische Bürgerbeauftragte wird die Anfragen so bald wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats beantworten.

9. An wen können Sie sich bei Fragen oder Beschwerden zu Datenschutzfragen wenden?

Die betroffene Person kann jederzeit datenschutzrelevante Fragen zu dem betreffenden Verfahren an folgende Adresse richten:

Direktion Verwaltung-HR Team

Europäischer Bürgerbeauftragter

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straßburg Cedex

eo@ombudsman.europa.eu

Sie können sich auch an den Datenschutzbeauftragten des Europäischen Bürgerbeauftragten unter folgender Adresse wenden: DSB-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sie können jederzeit unter folgender Anschrift Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten einlegen: EDSB@edps.europa.eu

 

 

[1] Artikel 34 Absatz 1 des Statuts: „Die Beamten verbüßen eine neunmonatige Probezeit, bevor sie festgestellt werden können. Die Entscheidung über die Ernennung eines Beamten wird auf der Grundlage des in Absatz 3 genannten Berichts sowie auf der Grundlage der der Anstellungsbehörde vorliegenden Informationen über das Verhalten des Bewährungshelfers in Bezug auf Titel II getroffen.“

[2] Artikel 44 Absatz 2 des Statuts:„Wird ein Beamter zum Referatsleiter, Direktor oder Generaldirektor derselben Besoldungsgruppe ernannt, sofern seine Leistungen in den ersten neun Monaten nach seiner Ernennung zufriedenstellend im Sinne des Artikels 43 waren (...)“.

[3] Artikel 14 der BBSB: „Ein Bediensteter auf Zeit verbüßt eine neunmonatige Probezeit.“

[4] siehe Artikel 84 Absatz 1 BBSB: „Ein Vertragsbediensteter, dessen Vertrag für eine Dauer von mindestens einem Jahr geschlossen wird, verbüßt für die ersten sechs Monate seiner Beschäftigungszeit eine Probezeit, wenn er der Funktionsgruppe I angehört, und für die ersten neun Monate, wenn er einer anderen Funktionsgruppe angehört.“

[5] Ebenso hat ein Bediensteter auf Zeit gemäß den Artikeln 14 und 84 der BBSB eine Probezeit von neun Monaten zu absolvieren, und ein Vertragsbediensteter, dessen Vertrag für einen Zeitraum von mindestens einem Jahr geschlossen wird, verbüßt eine Probezeit für die ersten sechs Monate seines Dienstes, wenn er der Funktionsgruppe I angehört, und für die ersten neun Monate, wenn er einer anderen Funktionsgruppe angehört. Bedienstete auf Zeit und Vertragsbedienstete sind ferner Gegenstand eines Berichts über ihre Fähigkeit, die ihnen durch ihre Tätigkeit übertragenen Aufgaben zu erfüllen, sowie über ihre Rückkehr und ihr dienstliches Verhalten.

[6] siehe Artikel 34 Absatz 3 Absatz 2 des Statuts.