Forord

Det glæder mig at kunne præsentere dette års "Putting it Right"-rapport, som ser på institutionernes overholdelse af mine beslutninger, der blev truffet i 2016. Der var en overholdelsesgrad på 85 % i 2016, hvilket er en lille stigning i forhold til det resultat på 83 %, vi opnåede i 2015.

Institutionerne reagerede positivt på 77 ud af de 91 forslag, jeg fremsatte for at rette op på eller forbedre deres adfærd i sager, der blev afsluttet i 2016. Der var yderligere 132 tilfælde, hvor jeg mente, at institutionerne havde taget skridt til at forbedre den måde, de arbejder på. 12 af de 14 undersøgte institutioner scorede 100 %, mens Kommissionen - som tegner sig for de fleste sager ved mit kontor - scorede 77 %.

I år er der ændringer i den måde, vi forsøger at fange effekten af vores arbejde og i den måde, vi præsenterer det på.

Dette er den første rapport, der omfatter sager, der er afsluttet under de nye gennemførelsesbestemmelser. De nye IP'er blev revideret for at gøre det muligt for os at behandle sager på en mere effektiv måde og sigte mod at fremskynde tingene. Det primære fokus er at sikre, at de anvendte undersøgelsesforanstaltninger afspejler de specifikke behov i hver undersøgelse. Desuden giver de Ombudsmanden større fleksibilitet med hensyn til at indhente oplysninger eller dokumenter. De nye integrerede projekter gør det lettere og hurtigere at finde løsninger, der afhjælper fejl eller forsømmelser, og søger at sikre, at henstillinger normalt anvendes til at behandle alle konstateringer af fejl eller forsømmelser, inden en undersøgelse afsluttes. I forbindelse med måling af overholdelse har de nye IP'er medført ændringer i den terminologi, vi bruger.

Desuden er dette den første rapport, der ikke ledsages af et bilag. Tidligere indeholdt bilaget resuméer af alle sager, der var afsluttet i det pågældende år. Vi har nu besluttet kun at medtage resuméer af udvalgte "stjernesager" i teksten til denne rapport. 

Vi har også indført afsnit, der illustrerer effekten af vores arbejde på områder, der ikke afspejles i overholdelsesgraden, f.eks. de strategiske initiativer.

Selv om jeg er glad for at kunne konstatere, at efterlevelsesgraden fortsat er høj, vil jeg gerne gentage, at enhver afvisning fra en institutions side af at efterkomme et forslag fra Ombudsmanden bør ses som en forspildt mulighed for at afhjælpe administrative mangler.

Emily O'Reilly

30. december 2017

 

Indberetning

1. Indledning

Denne rapport beskriver, i hvilket omfang EU-institutionerne [1] reagerede på forslag fra Ombudsmanden i 2016. Disse forslag har form af løsninger, anbefalinger, forslag/yderligere bemærkninger og kritiske bemærkninger.

Afsnit 3 (nedenfor) om virkningen af Ombudsmandens arbejde forklarer, hvad Ombudsmandens løsninger, henstillinger, forslag/yderligere bemærkninger og kritiske bemærkninger/konstateringer af fejl eller forsømmelser indebærer. De nye gennemførelsesbestemmelser [2], som trådte i kraft den 1. september 2016, påvirker i et vist omfang vores brug af disse vilkår. Eksempelvis vil udtrykkene "yderligere bemærkninger" og "kritiske bemærkninger" ikke længere blive anvendt. Vi forklarer alle ændringerne nedenfor i de relevante dele af afsnittet. En række undersøgelser i denne rapport blev afsluttet efter de nye undersøgelsesplaners ikrafttræden. Den nye terminologi blev derfor anvendt i disse sager.

Afsnit 3 beskriver også virkningen af Ombudsmandens arbejde i andre sager. hvis sagen afgøres af institutionen, eller hvis Ombudsmanden beslutter at iværksætte et strategisk initiativ.

Tidligere blev denne rapport offentliggjort sammen med et bilag, der opsummerede de tilfælde, hvor løsningsforslag, anbefalinger, kritiske bemærkninger og yderligere bemærkninger blev accepteret. Fra i år vil vi ikke længere offentliggøre et bilag. I denne rapport finder De imidlertid resuméer af de sager, der fortjener særlig omtale som "stjernesager" for hver opfølgningskategori.

2. Ombudsmandens beføjelser og procedurer

Ombudsmanden hjælper enkeltpersoner, virksomheder og sammenslutninger, der har et problem med en EU-institution [3]. Samtidig tjener hun offentlighedens interesse ved at hjælpe institutionerne med at forbedre kvaliteten af den service, de yder. Ud over at undersøge klager kan Ombudsmanden også indlede undersøgelser på eget initiativ.

Ombudsmanden kan kræve, at den pågældende institution giver oplysninger, inspicerer sine sagsakter og indhenter vidneudsagn fra tjenestemænd. Disse beføjelser er fastsat i Ombudsmandens statut [4] (»statutten«). Når Ombudsmanden finder det hensigtsmæssigt at gøre dette i en specifik sag, opfordrer hun institutionen til at revidere sin holdning, yde erstatning eller foretage generelle ændringer for fremtiden. Hvis institutionen nægter at samarbejde, kan hun henlede den politiske opmærksomhed på en sag ved at udarbejde en særlig rapport til Europa-Parlamentet.

3. Virkningen af Ombudsmandens arbejde

a. Løsninger

Hvis Ombudsmanden mener, at en klage kan løses hurtigt, kan hun fremsætte et løsningsforslag til den pågældende institution på grundlag af statuttens artikel 3, stk. 5 [5]. Ombudsmandens nye integrerede projekter gør det lettere og hurtigere at finde løsninger, der afhjælper fejl eller forsømmelser.

b. Anbefalinger

De nye integrerede projekters henstillinger kan fremsættes, når Ombudsmanden konstaterer fejl eller forsømmelser. Henstillinger rettet til institutionerne offentliggøres samtidig på Ombudsmandens websted.

Hvis henstillingen afvises af institutionen, afslutter Ombudsmanden sagen ved at bekræfte en konstatering af fejl eller forsømmelser. Hvis henstillingen accepteres, afslutter Ombudsmanden sagen som afgjort af den pågældende institution.

c. Forslag og yderligere bemærkninger

De nye integrerede projekter erstatter begrebet "yderligere bemærkninger" med det klarere og mere nyttige begreb "forslag til forbedringer", som har til formål at sikre systemiske forbedringer i EU-forvaltningen. Ligesom andre bemærkninger er forslagene til forbedringer ikke baseret på en konstatering af fejl eller forsømmelser og indebærer ikke et mistillidsvotum til den institution, som de er rettet til.

d. Kritiske bemærkninger og konstateringer af fejl eller forsømmelser

Tidligere anvendte Ombudsmanden udtrykket "kritisk bemærkning", når hun afsluttede en sag med en konstatering af fejl eller forsømmelser. En kritisk bemærkning informerede institutionen om, hvad den havde gjort forkert i den konkrete sag. Bemærkningen identificerede den regel eller det princip, der blev overtrådt, og forklarede (medmindre det var indlysende), hvordan institutionen skulle have handlet i forbindelse med sagen. Institutionen aflagde rapport inden for seks måneder, hvis Ombudsmanden anmodede herom.

De nye gennemførelsesbestemmelser erstatter begrebet "kritiske bemærkninger" med det enkle og klare begreb "konstatering af fejl eller forsømmelser".  Hvis en henstilling afvises af institutionen, afsluttes sagen med konstatering af fejl eller forsømmelser.

e. Sager afgjort af institutionerne

Ombudsmanden kan afslutte en undersøgelse på et tidligt tidspunkt uden at foreslå en løsning, hvis institutionen spontant bilægger klagerens sag i løbet af undersøgelsen.

Sag 253/2016/MDC: Europa-Kommissionens afvisning af at godkende visse udgiftsposter som støtteberettigede omkostninger i henhold til en tilskudsaftale

Klageren var koordinator for et projekt, der var medfinansieret af Kommissionen i forbindelse med en tilskudsaftale. Efter en vellykket afslutning af projektet meddelte Kommissionen imidlertid klageren, at mange af de omkostninger, der var afholdt under projektet i forbindelse med personale-, rejse- og konsulentudgifter, ikke var støtteberettigede.

Klageren hævdede, at Kommissionens afgørelse var urimelig. Ombudsmanden indledte en undersøgelse og anmodede Kommissionen om at besvare klagerens påstande. Med hensyn til personaleomkostningerne bemærkede Kommissionen, at klageren burde have underrettet den om den betydelige stigning i arbejdsbyrden for nogle af sine ansatte, og at han havde rigelig tid til at gøre det. Med hensyn til rejse- og dagpengeomkostningerne fandt Kommissionen, at den praksis, som klageren hævdede var i overensstemmelse med sin sædvanlige praksis, ikke var dokumenteret eller tilstrækkeligt dokumenteret.

Med hensyn til de afviste konsulentomkostninger anførte Kommissionen imidlertid, at den var rede til at genoverveje sin holdning på grund af klagerens forklaringer, hvoraf det fremgik, at den forkerte klassificering af disse omkostninger skyldtes en reel fejl. Ombudsmanden glæder sig over, at Kommissionen har taget sin holdning op til fornyet overvejelse.

f. Strategiske initiativer

Ombudsmanden kan også vælge at forfølge strategisk vigtige emner uden at iværksætte en undersøgelse ved at indlede et såkaldt "strategisk initiativ". Formålet med disse strategiske initiativer er at udveksle forslag med institutionerne om vigtige emner, at henlede opmærksomheden på spørgsmål af offentlig interesse og at finde ud af mere om et bestemt spørgsmål, inden det besluttes, om det er nødvendigt at indlede en undersøgelse. I 2016 iværksatte Ombudsmanden 10 strategiske initiativer.

SI/5/2016/EA: Eurogruppens gennemsigtighed

I marts 2016 skrev Ombudsmanden til Eurogruppens formand for at hilse hans initiativ om at fremlægge en række proaktive gennemsigtighedsforanstaltninger velkommen, hvoraf nogle medlemmer af Eurogruppen allerede var nået til enighed om. Dette brev blev efterfulgt af en yderligere brevveksling mellem Ombudsmanden og Eurogruppens formand i 2016.

I denne korrespondance rejste Ombudsmanden spørgsmål såsom behandlingen af anmodninger om aktindsigt i Eurogruppens dokumenter, herunder dokumenter, som EU-institutionerne ikke er i besiddelse af, og gennemsigtigheden i de grupper, der er involveret i forberedelsen af Eurogruppens møder, navnlig Eurogruppens Arbejdsgruppe (EWG). Ombudsmanden bemærkede, at hendes kontor ikke var i stand til at identificere nogen tjenestemand.

dokument vedrørende EWG's forretningsorden, og at selv om "Eurogruppens arbejdsmetoder" formentlig henviser til EWG, syntes dette dokument heller ikke at være offentligt.

Eurogruppens formand præciserede, at anmodninger om aktindsigt i Eurogruppens dokumenter vil blive behandlet af den EU-institution, der ligger inde med de relevante dokumenter, eller vil blive omdirigeret til den relevante nationale institution og behandlet i overensstemmelse med den nationale lovgivning om gennemsigtighed. I 2017 blev "Eurogruppens arbejdsmetoder" offentliggjort på Eurogruppens websted.

4. Hvordan institutionerne reagerede over for Ombudsmanden i 2016

a. Løsningsforslag og anbefalinger accepteret i 2016

I 2016 accepterede EU-institutionerne i alt 9 løsningsforslag. Et forslag til løsning blev afvist af Kommissionen [6].

I 2016 accepterede eller accepterede EU-institutionerne også delvist i alt 14 anbefalinger [7] To anbefalinger blev afvist af Kommissionen, og to blev afvist af Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)[8], selv om institutionerne i tre tilfælde fulgte positivt op på de efterfølgende kritiske bemærkninger. Den anden sag vedrørende Kommissionen førte til en konstatering af fejl eller forsømmelser.

Institution	Løsninger Godkendt	Godkendte anbefalinger
Europa-Parlamentet	1
Rådet for Den Europæiske Union	1
Europa-Kommissionen	6	6
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)		4
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)		3
Agenturet for Grundlæggende Rettigheder (FRA)	1
Forvaltningsorganet for Forskning (REA)		1
I alt	9	14

Sag 946/2014/PL: Sprogpolitikken for Agenturet for Grundlæggende Rettigheder (FRA) for så vidt angår dets websted og publikationer

Klageren, der er spansk statsborger, anmodede FRA om oplysninger om sin sprogpolitik vedrørende brugen af officielle sprog på sit websted, navnlig med hensyn til publikationer. Han bemærkede, at de fleste publikationer kun var tilgængelige på engelsk og fransk og undertiden på tysk og italiensk. FRA forklarede, at den forskellige behandling af officielle sprog skyldtes budgetmæssige og menneskelige ressourcer samt den tid, der var nødvendig for at afslutte oversættelsesprocessen.

Ombudsmanden mente, at begrænsede menneskelige og finansielle ressourcer var en utilstrækkelig begrundelse for FRA's praksis med hensyn til oversættelse af dets publikationer. Ombudsmanden glædede sig over, at FRA havde forpligtet sig til at stille en statisk portalside med grundlæggende oplysninger om FRA til rådighed på alle sprog. Selv om det under visse omstændigheder ville være uforholdsmæssigt at oversætte alle dokumenter til alle officielle EU-sprog, bemærkede Ombudsmanden, at der var mindre byrdefulde midler til så vidt muligt at sikre, at borgerne har adgang til publikationer på deres eget sprog. Hun foreslog derfor, at FRA fastlægger og offentliggør en klar politik med hensyn til de EU-sprog, som dets publikationer skal gøres tilgængelige på.

Ombudsmanden glædede sig over, at FRA accepterede hendes løsning. FRA har i øjeblikket en onlinesprogpolitik og en publikationspolitik, der er tilgængelig på dets websted. Derudover har FRA også truffet foranstaltninger til at sikre, at publikationer oversættes til så mange sprog som muligt.

Sag 1398/2013/ANA: Europa-Kommissionens afslag på aktindsigt i dokumenter vedrørende den amerikanske Foreign Account Tax Compliance Act ("FATCA")

Et medlem af Europa-Parlamentet (MEP) anmodede om aktindsigt i de dokumenter, som Kommissionen ligger inde med, om forhandlinger mellem visse EU-medlemsstater og USA om konsekvenserne af FATCA, amerikansk lovgivning, der kræver, at finansielle institutioner uden for USA rapporterer til Internal Revenue Service om deres kunder.

Kommissionen gav fuld eller delvis aktindsigt i flere dokumenter, men afslog at give aktindsigt i andre. Kommissionen anså en del af MEP'ens anmodning for at være meget bred og anmodede hende om at indsnævre anmodningens anvendelsesområde. MEP'en var utilfreds med Kommissionens holdning og henvendte sig til Ombudsmanden.

Ombudsmanden anbefalede, at Kommissionen gjorde et nyt forsøg på at definere omfanget af de ønskede dokumenter og i sidste ende at beslutte, om disse dokumenter skulle udleveres uden unødig forsinkelse. Til gengæld identificerede Kommissionen antallet af dokumenter, der var omfattet af anmodningen, foretog en vurdering og fremlagde mange af disse dokumenter. Ombudsmanden anerkender, at Kommissionen fulgte hendes forslag og gjorde en betydelig indsats for at gennemføre denne henstilling.

Ombudsmanden anbefalede også, at Kommissionen behandlede begæringen om aktindsigt i de ikke-frigivne dokumenter på ny med henblik på at imødekomme

bredere offentlig adgang. Kommissionen gav enten aktindsigt i yderligere dokumenter eller gav mere detaljerede og overbevisende forklaringer på sit afslag. Ombudsmanden undersøgte Kommissionens afgørelse og mener, at den er korrekt.

Sag 852/2014/LP: Europa-Kommissionens overholdelse af konventionen om bekæmpelse af tobaksrygning

Denne sag vedrørte Kommissionens manglende opfyldelse af sin forpligtelse i henhold til artikel 5, stk. 3, i Verdenssundhedsorganisationens (WHO's) rammekonvention om tobakskontrol (herefter »konventionen«), som Unionen er part i. Klageren, NGO'en Corporate Europe Observatory, hævdede specifikt, at Kommissionen med undtagelse af Generaldirektoratet for Sundhed (GD for Sundhed) ikke proaktivt offentliggjorde alle oplysninger om møder med tobaksindustrien.

Ombudsmanden indledte en undersøgelse og fandt, at Kommissionens nuværende praksis (med undtagelse af GD for Sundhed) var utilfredsstillende og utilstrækkelig. Ombudsmanden var af den opfattelse, at konventionens artikel 5, stk. 3, og de retningslinjer, der gennemfører den, kræver, at offentlige organer anlægger en proaktiv tilgang snarere end en reaktiv eller passiv tilgang for at sikre gennemsigtighed, når de interagerer med tobaksindustrien. Hun mente også, at gennemsigtighedsforpligtelsen omfatter alle møder mellem Kommissionens Juridiske Tjeneste og tobaksindustrien. Hun kunne heller ikke se, hvorfor gennemsigtighedskravene kun skulle gælde for Kommissionens mest højtstående tjenestemænd. Ombudsmanden anbefalede derfor Kommissionen proaktivt at offentliggøre alle møder med tobakslobbyister eller deres retlige repræsentanter samt protokollerne fra disse møder online, og at denne politik gælder for alle tjenestemænd i Kommissionen, uanset deres anciennitet.

I sit svar fastholdt Kommissionen sin oprindelige holdning om, at den ikke behøver at udvide GD for Sundhed's proaktive praksis til resten af Kommissionen. Efter dens opfattelse var de nuværende generelle etiske regler og gennemsigtighedsregler tilstrækkelige til at forhindre utilbørlig påvirkning fra tobaksindustrien og sikre overholdelse af konventionen.

Ombudsmanden beklager dybt, at Kommissionen ikke benyttede lejligheden til at fastsætte standarder, der opfylder kravene i artikel 5, stk. 3, og sikre, at der gælder en proaktiv gennemsigtighedspolitik for møder med tobakslobbyister i alle Kommissionens tjenestegrene og ansatte. Hun afsluttede derfor sagen med en konstatering af fejl eller forsømmelser og understregede, at Kommissionen ikke havde givet nogen god grund til at nægte at træffe de foranstaltninger, som hendes kontor havde foreslået.

b. Opfølgning på kritiske bemærkninger og forslag/yderligere bemærkninger fremsat i 2016

I 2016 blev der fremsat 16 kritiske bemærkninger i 11 afgørelser, mens der blev fremsat 47 forslag/yderligere bemærkninger i 26 afgørelser.[9] En enkelt afgørelse kan indeholde mere end én bemærkning, og både kritiske bemærkninger og forslag/yderligere bemærkninger kan medtages i samme afgørelse.

Forslagene til forbedringer er hovedsagelig blevet anvendt af Ombudsmanden i hendes afgørelser om afslutning af undersøgelser på eget initiativ.

Institutionerne blev opfordret til at besvare bemærkningerne/forslagene inden for en frist på seks måneder. Der blev modtaget svar på alle de bemærkninger/forslag, der blev fremsat i 2016, om end i nogle tilfælde med forsinkelse.

i) Opfølgning på kritiske bemærkninger fremsat i 2016

Opfølgningen på kritiske bemærkninger var 63 %. Dette er meget højere end sidste års sats på 41%, hvilket var et rekordlavt niveau. Det højeste tal, der er registreret til dato med hensyn til positiv opfølgning på kritiske bemærkninger, har været 88 % i 2014. En gennemgang af institutionernes svar på kritiske bemærkninger tyder på, at nogle, selv efter at en undersøgelse er afsluttet, fortsat anfægter Ombudsmandens konklusioner og gentager de argumenter, de har fremført under undersøgelsen. Selv om det på en eller anden måde er muligt at forstå, at en institution, der har været udsat for offentlig kritik fra Ombudsmandens side, har svært ved at følge konstruktivt op, er det vigtigt, at institutionerne er villige til at tage ved lære af Ombudsmandens undersøgelser og forsøge at mindske risikoen for, at lignende problemer opstår i fremtiden.

Institution	Kritisk anmærkninger	Tilfredsstillende svar	% af tilfredsstillende svar
Europa-Kommissionen	10	5	50%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)	3	2	67%
Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
I alt	16	10	63%

Sag 2063/2014/PMC: Europa-Kommissionens overførsel af klagerens personoplysninger til tredjemand uden dennes samtykke

Sagen drejede sig om Kommissionens påståede ulovlige videregivelse af klagerens navn til hans arbejdsgiver uden hans samtykke. Kommissionen gjorde dette for at kontrollere, at klageren faktisk eksisterede, med henblik på behandlingen af hans begæring om aktindsigt i dokumenter. I betragtning af den særligt invasive karakter af den foranstaltning, som Kommissionen har truffet, og som kunne have forårsaget skade på klagerens omdømme i forhold til den organisation, som han arbejdede for, konstaterede Ombudsmanden alvorlige fejl eller forsømmelser og afsluttede sagen med en kritisk bemærkning.

Efter Ombudsmandens kritiske bemærkning erkendte Kommissionen, at det måske ikke var hensigtsmæssigt at kontakte klagerens arbejdsgiver uden at underrette ham på forhånd. Det undskyldte. Kommissionen tilføjede, at bekræftelse af en persons identitet ikke er en praksis, der anvendes regelmæssigt.

Ombudsmanden noterer sig Kommissionens anerkendelse af, at dens indsats i denne sag ikke var hensigtsmæssig.

Sag 1409/2014/MHZ: Europa-Kommissionen indvilliger i at foretage en tilbundsgående konsekvensanalyse vedrørende menneskerettighederne i igangværende eller kommende handelsforhandlinger med landene i Sammenslutningen af Sydøstasiatiske Nationer (ASEAN)

Sagen vedrørte spørgsmålet om, hvorvidt Kommissionen burde have foretaget en konsekvensanalyse vedrørende menneskerettighederne i forbindelse med sine forhandlinger om indgåelse af en frihandelsaftale med Vietnam. Kommissionen fandt, at en sådan vurdering ikke var nødvendig, og bemærkede, at der allerede i 2009 var blevet foretaget en bæredygtighedsvurdering af en foreslået frihandelsaftale mellem EU og ASEAN, som omfattede Vietnam. Ombudsmanden fandt, at Kommissionens undladelse af at foretage en specifik konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder udgjorde fejl eller forsømmelser. Hun anbefalede, at Kommissionen foretager en sådan vurdering uden yderligere forsinkelse. Kommissionen afviste, og Ombudsmanden afsluttede sagen med en kritisk bemærkning.

I sit opfølgende svar fastholdt Kommissionen, at det var berettiget ikke at foretage en forudgående konsekvensanalyse vedrørende menneskerettighederne på grund af den specifikke tidsplan for forhandlingerne. Samtidig var Kommissionen enig i, at systematisk forudgående analyse af alle sandsynlige indvirkninger på menneskerettighederne "er et centralt element i en bedre handelspolitik". Kommissionen meddelte Ombudsmanden, at GD for Handel i april 2016 havde offentliggjort en revideret udgave af SIA-håndbogen, som nu indeholder et særligt fokus på at sikre, at der foretages en tilbundsgående analyse af indvirkningerne på menneskerettighederne. Kommissionen forpligtede sig også i meddelelsen "Handel for alle" til yderligere at forbedre analysen af handelspolitikkens indvirkning på menneskerettighederne i både konsekvensanalyser og efterfølgende evalueringer på grundlag af GD for Handels nyligt udarbejdede retningslinjer.

Kommissionen forklarede endvidere, at analysen til vurdering af indvirkningen på menneskerettighederne var blevet udvidet og styrket. Til støtte herfor pegede Kommissionen på udkastet til endelig rapport fra SID til støtte for forhandlingerne om investeringsbeskyttelsesaftalen mellem EU og Myanmar, som blev offentliggjort med henblik på bemærkninger den 18. marts 2016. Der var også ved at blive udarbejdet en bæredygtighedsvurdering med en konsekvensanalyse vedrørende menneskerettigheder med henblik på forhandlinger med Filippinerne og

Indonesien. Kommissionen forsikrede Ombudsmanden om, at det samme ville gælde, hvis forhandlingerne blev genoptaget med Malaysia og Thailand og på samme måde med Indien. Endelig erklærede Kommissionen, at den var overbevist om, at fremme af menneskerettighederne først og fremmest skulle ske gennem engagement og dialog for at sikre den størst mulige virkning.

Ombudsmanden er enig med Kommissionen i, at forudgående konsekvensanalyser vedrørende menneskerettigheder er et centralt element i en bedre handelspolitik. Hun glæder sig over den række foranstaltninger, der er bebudet i Kommissionens svar, og som bør bidrage til at sikre, at risikoen for, at de fejl eller forsømmelser, der er konstateret i dette tilfælde, gentager sig, minimeres.

ii) Opfølgning på forslag/yderligere bemærkninger fremsat i 2016

Opfølgningen på forslag/yderligere bemærkninger var tilfredsstillende i 94 % af tilfældene. Dette er højere end sidste års sats på 92 %. Det højeste tal, der er registreret til dato med hensyn til positiv opfølgning på yderligere bemærkninger, har været satsen på 100 % i 2008.

Institution	Forslag/yderligere bemærkninger	Tilfredsstillende svar	% af tilfredsstillende svar
Europa-Kommissionen	22	19	86%
Den Europæiske Unions Domstol	3	3	100%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)	2	2	100%
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (EØSU)	1	1	100%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)	9	9	100%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)	2	2	100%
Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme (ECDC)	1	1	100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA)	5	5	100%
Det europæiske net for informationssikkerhed (ENISA)	2	2	100%
I alt	47	44	94%

Sag OI/8/2015/JAS: Gennemsigtighed i triloger

Denne strategiske undersøgelse vedrørte gennemsigtigheden af triloger, uformelle forhandlinger mellem repræsentanter for Europa-Parlamentet (Parlamentet) og Rådet for Den Europæiske Union (Rådet) og bistået af Kommissionen med henblik på at nå til enighed om forslag til lovgivning.

Ombudsmanden undersøgte, hvilke oplysninger der proaktivt kunne stilles til rådighed, og på hvilket tidspunkt, for at øge ansvarligheden og offentlighedens deltagelse i EU's lovgivningsproces. I sin afsluttende afgørelse fremsatte Ombudsmanden otte forslag til, hvordan gennemsigtigheden i trilogforhandlingerne kan øges.

Parlamentet, Rådet og Kommissionen svarede, at de havde indledt drøftelser om at gøre flere oplysninger offentligt tilgængelige, herunder en trilogkalender, trilogdagsordener, de involverede politiske beslutningstagere og institutionernes forhandlingsmandater. En særlig fælles lovgivningsdatabase, der skal oprettes på grundlag af den interinstitutionelle aftale om bedre lovgivning fra 2016, kan give sådanne oplysninger på en let tilgængelig måde.

Med hensyn til Ombudsmandens forslag om offentliggørelse af centrale dokumenter, der er udarbejdet under triloger, anførte institutionerne, at de ville skulle afvente Domstolens afgørelse i den relaterede igangværende sag De Capitani mod Parlamentet (T-540/15).

Ombudsmanden glæder sig over Parlamentets, Rådets og Kommissionens tilsagn om at indlede drøftelser om gennemførelsen af hendes forslag. Hun opfordrer specifikt til, at de tager initiativ til at oprette en fælles lovgivningsdatabase, og vil følge op på dens udvikling.

Sag OI/10/2015/NF: EPSO's procedure for behandling af anmodninger om fornyet gennemgang fra ansøgere til almindelige udvælgelsesprøver

Denne undersøgelse på eget initiativ vedrørte EPSO's behandling af anmodninger om fornyet gennemgang fra forbigåede ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprøver. Undersøgelsen fokuserede navnlig på forsinkelser i EPSO's svar på ansøgernes anmodninger om fornyet gennemgang. Formålet med undersøgelsen var at fastslå, om der var systemiske problemer, der gav anledning til forsinkelserne, og i bekræftende fald at hjælpe EPSO med at forbedre proceduren. Ombudsmanden afsluttede sin undersøgelse med seks forslag til forbedringer.

Med hensyn til forslaget om, at EPSO skal yde bedre støtte til udvælgelseskomitéerne, så de kan give en mere detaljeret begrundelse for deres afgørelser om anmodninger om fornyet gennemgang, indførte EPSO en ny skabelon til registrering af udvælgelseskomitéernes afgørelser i optagelsesfasen og har forbedret sit uddannelsesprogram for medlemmer af udvælgelseskomitéer. EPSO overvejer yderligere, hvordan det kan forbedre sin vejledning om registrering af udvælgelseskomitéens afgørelser.

EPSO har indført et nyt IT-system, som har haft en positiv indvirkning på effektiviteten af dets behandling af anmodninger om gennemgang, og det anvender nu telekonferenceteknologi til at afholde gennemgangsmøder i udvælgelseskomitéen.

Som foreslået af Ombudsmanden anslår EPSO nu systematisk antallet af anmodninger om fornyet gennemgang, som det forventer at modtage i igangværende udvælgelsesprøver, med henblik på at kunne afsætte tilstrækkelige ressourcer til deres behandling.

Det fjerde og femte forslag gik ud på at sikre, at ansøgerne fik klare og nøjagtige oplysninger om proceduren for anmodning om fornyet gennemgang. EPSO informerer nu ansøgerne om forventede forsinkelser og om, at det prioriterer at sende svar på godkendte ansøgninger. EPSO har også opdateret

og udvidede sit websted med ofte stillede spørgsmål med flere oplysninger om klageprocedurer.

Ombudsmanden glæder sig over den række foranstaltninger, som EPSO har iværksat med henblik på at indføre hendes forslag til forbedringer.

Sag OI/11/2015/EIS: Rettidigheden af Kommissionens betalinger

Denne undersøgelse vedrørte rettidigheden af Kommissionens betalinger under direkte og indirekte forvaltning med vægt på betalinger til private kontrahenter og støttemodtagere. Den fulgte fire undersøgelser om samme emne.

Formålet var at indsamle statistiske data om Kommissionens forsinkede betalinger og vurdere både årsagerne til disse forsinkelser og de afhjælpende foranstaltninger, som Kommissionen havde truffet. Ombudsmanden afsluttede sin undersøgelse med to forslag og tilskyndede Kommissionen til at fortsætte sine bestræbelser på specifikke områder og til at offentliggøre yderligere oplysninger i sine årlige aktivitetsrapporter.

I sit svar understregede Kommissionen, at der var sket en generel forbedring i dens forvaltning af betalingsprocessen i 2016. Den anførte, at dette navnlig skyldtes en strengere overvågning af fakturaer og betalingsanmodninger gennem udvikling af onlinerapporteringsværktøjer og en parallel analyse af rapporter fra operationelle og finansielle aktører med fælles frister. Kommissionen påpegede også, at den havde fremsat et forslag til revision af finansforordningen i 2016 og indført bestemmelser, der tilskynder til en mere omfattende anvendelse af forenklede tilskudsformularer.

For så vidt angår forslaget om at medtage oplysninger om Kommissionens bruttobetalingstid, som er den tid, støttemodtagerne skal vente, før de modtager en betaling, indvilligede Kommissionen i at offentliggøre disse oplysninger fra 2017.

Ombudsmanden glæder sig over de skridt, som Kommissionen har taget i forbindelse med sin betalingsproces. Hun roser Kommissionen for dens indsats, som førte til en forbedring af dens statistikker over forvaltningen af forsinkede betalinger og betalingssuspensioner i 2016.

iii) Opfølgning på bemærkninger/forslag fremsat i 2016

Sammen med kritiske bemærkninger og forslag/yderligere bemærkninger var opfølgningen på tilfredsstillende vis på 86 %. Dette er højere end sidste års andel på 81 % og et fald fra 2014's rekordhøje andel på 94 %.

Institution	Kritiske bemærkninger og forslag/yderligere bemærkninger	Tilfredsstillende svar	% af tilfredsstillende svar
Europa-Kommissionen	32	24	75%
Den Europæiske Unions Domstol	3	3	100%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)	2	2	100%
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (EØSU)	1	1	100%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)	12	11	92%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)	2	2	100%
Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme (ECDC)	3	3	100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA)	5	5	100%
Det europæiske net for informationssikkerhed (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
I alt	63	54	86%

c. Overensstemmelsesgrad pr. institut i 2016

Det samlede tal for overholdelse af Ombudsmandens forslag i 2016 er 85 %. Institutionerne reagerede positivt på 77 ud af de 91 forslag, som Ombudsmanden fremsatte for at korrigere eller forbedre deres adfærd [11] Overholdelsesgraden er baseret på antallet af positive svar på løsningsforslag, henstillinger, kritiske bemærkninger, forslag/yderligere bemærkninger i sager, der blev afsluttet i 2016. Der var yderligere 132 sager, hvor Ombudsmanden mente, at institutionerne havde taget skridt til at forbedre deres måde at arbejde på.

Som det fremgår af tabel 5 nedenfor, varierer overholdelsesgraden fra den ene institution til den anden — fra 100 % i mange tilfælde til 77 % i værste fald. Selv om disse statistikker ofte er baseret på meget få sager, betyder ethvert resultat, der er lavere end 100 %, at institutionen ikke har efterkommet et forslag fra Ombudsmanden.

Institution	Løsninger anbefalinger, bemærkninger og forslag		Tilfredsstillende svar		% af Tilfredsstillende svar
Europa-Parlamentet		1		1 100%
Rådet for Den Europæiske Union		1		1 100%
Europa-Kommissionen		47		36 77%
Den Europæiske Unions Domstol		3		3 100%
Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten)		2		2 100%
Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (EØSU)		1		1 100%
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor (EPSO)		18		15 83%
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF)		5		5 100%
Det Europæiske Center for Forebyggelse af og Kontrol med Sygdomme (ECDC)		3		3 100%
Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA)		5		5 100%
Det europæiske net for informationssikkerhed (ENISA)		2		2 100%
Agenturet for Grundlæggende Rettigheder (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Forvaltningsorganet for Forskning (REA)		1		1 100%
I alt		91		77 85%

5. Konklusion

Denne rapport udgør en årlig indsats for at måle overholdelsen af Ombudsmandens forslag ud fra et statistisk synspunkt. I forbindelse med en del af Ombudsmandens arbejde kan virkningen imidlertid ikke måles på konventionelle måder. Dette er f.eks. tilfældet med Ombudsmandens strategiske initiativer, hvorigennem hun indgår i en konstruktiv dialog med institutionerne om vigtige emner. Dette kan også omfatte en række sager, der afgøres af institutionerne hvert år efter et indlæg fra Ombudsmanden, som ikke tager form af en løsning, henstilling, bemærkning eller forslag. I år tilføjede vi sådanne eksempler i beretningen for bedre at illustrere Ombudsmandens indvirkning. Der er desuden tilfælde, hvor efterlevelsen af Ombudsmandens forslag kan ske noget senere end det år, hvor undersøgelsen blev afsluttet.  

Vi bør huske på, at den væsentlige ændring er en ændring af den institutionelle kultur. Det er svært at identificere, hvornår en væsentlig ændring i kulturen bliver indlejret. Ombudsmanden sigter mod at opnå denne kulturelle ændring. Hendes fortsatte indvirkning på god forvaltning afspejles ikke nødvendigvis i overholdelsesgraden.

 

[1] For at gøre det kort bruger denne rapport udtrykket "institution" til at henvise til alle EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/da/ressources/provisions.faces

[3] Artikel 228 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde giver Ombudsmanden beføjelse til at undersøge tilfælde af fejl eller forsømmelser i forbindelse med handlinger foretaget af EU-institutionerne med undtagelse af Den Europæiske Unions Domstol under udøvelsen af dens domstolsfunktioner.

[4] Europa-Parlamentets afgørelse 2008/587 af 18.6.2008 om ændring af afgørelse 94/262 vedrørende ombudsmandens statut og de almindelige betingelser for udøvelsen af hans hverv (EUT 2008, L 189, s. 25).

[5] I statuttens artikel 3, stk. 5, hedder det: "Ombudsmanden søger så vidt muligt sammen med den pågældende institution eller det pågældende organ at finde en løsning, der kan bringe den pågældende fejl eller forsømmelse til ophør og imødekomme klagen."

[6] I ét tilfælde afviste institutionen et løsningsforslag, men accepterede den efterfølgende henstilling. For at undgå dobbelttælling omfatter statistikkerne kun henstillingen i dette tilfælde og ikke løsningsforslaget.

[7] Vi har delvis accept af anbefalingen, når institutionen reelt har reageret konstruktivt på centrale punkter i anbefalingen.

[8] I ét tilfælde afviste institutionen en henstilling og fulgte efterfølgende ikke tilfredsstillende op på den kritiske bemærkning. For at undgå dobbelttælling er det igen kun den negative opfølgning på den kritiske bemærkning, der indgår i statistikken.

[9] Statistikkerne i denne rapport omfatter ikke:

i) de fire forslag i afgørelsen om afslutning af den fælles undersøgelse af sag 1853/2013/TN &amp, 2077/2012/TN, da de vil blive behandlet i forbindelse med Ombudsmandens igangværende undersøgelse på eget initiativ af Kommissionens håndtering af "svingdørssituationer" vedrørende EU-ansatte (OI/3/2017/AB),

ii) To af forslagene vedrørende gennemsigtigheden af triloger (OI/8/2015/JAS), da de relevante institutioner afventer en afgørelse fra Domstolen for at kunne foretage en opfølgning.

[10] Med henblik på statistikkerne i denne rapport synes forslagene vedrørende gennemsigtighed i triloger (OI/8/2015/JAS) kun at være rettet til Kommissionen. Undersøgelsen vedrørte imidlertid tre institutioner: Rådet for Den Europæiske Union, Europa-Parlamentet og Kommissionen. 

[11] Se fodnote 6-8 og 9-10 ovenfor.