Kan du selv løse problemet og hjælpe med at undgå en ombudsmandsundersøgelse?

Inden Den Europæiske Ombudsmand indleder en undersøgelse, skal klageren først have kontaktet den pågældende institution for at forsøge at løse problemet. Det er bedre, at problemet løses på nuværende tidspunkt. Ofte er den enkelte blot på udkig efter en forklaring, en grund, en undskyldning eller rådgivning, og administrationen selv er bedst placeret til at give dette. En løsning foreslået af institutionen er hurtigere og i sidste ende mere tilfredsstillende hele vejen rundt og bidrager til at fremme EU's og dets institutioners image som borgervenlige.

Hvad hvis klageren henvender sig til Ombudsmanden?

Hvis der indgives en klage til Ombudsmanden, anlægger han en konstruktiv tilgang til behandlingen heraf. Hans mål er ikke at bebrejde eller sanktionere. Han ønsker heller ikke at fremme en defensiv reaktion, endsige en defensiv kultur. Klageren kan trods alt specifikt have valgt at klage til Ombudsmanden i stedet for at gå til Domstolen. Et sådant valg signalerer, at han er parat til at opnå en form for løsning på problemet, som ikke er begrænset til at opnå annullation af administrationens afgørelse. Dette er et vindue af muligheder, der ikke bør gå til spilde.

Hvordan bør De reagere, hvis Ombudsmanden indleder en undersøgelse?

En ombudsmandsundersøgelse giver institutionen mulighed for at overveje, om den kunne have handlet anderledes i henhold til den gældende retlige ramme og dermed have afgjort klagen. For at opnå dette skal begge parter udvise fleksibilitet og være klar til at søge en løsning på problemet. For at sikre en ny vurdering af spørgsmålet kunne sagsakterne f.eks. undersøges af »et nyt par øjne«. Det er vigtigt at understrege, at en tidlig revurdering og holdningsændring ikke nødvendigvis indebærer en indrømmelse af, at der er begået en fejl.

Fejl og forsømmelser er et bredere begreb end ulovlighed. Den omstændighed, at en afgørelse er blevet vedtaget uden at tilsidesætte loven, betyder ikke nødvendigvis, at den er blevet vedtaget i overensstemmelse med princippet om god forvaltningsskik. God forvaltning indebærer, at man proaktivt søger alternative løsninger, som, selv om de også er lovlige, er mere borgercentrerede.

Hvad hvis han opdager et problem?

Hvis der er begået en fejl, bør den rettes hurtigst muligt. Man skal undskylde, hvis det er nødvendigt, og komme videre. Dette er formålet med Ombudsmandens forslag til mindelige løsninger: at gribe muligheden for at løse tvister ved at få de to parter til at acceptere en retfærdig løsning. I stedet for at forsøge at begrunde og forsvare institutionens oprindelige afgørelse bør tjenestegrenene udnytte mulighederne for en vellykket løsning af sagen ved at acceptere Ombudsmandens forslag til mindelige løsninger. Ombudsmanden krediterer institutionen, når der opnås en mindelig løsning. Selv om løsningen af et problem kan indebære en betydelig gestus — en betaling af kompensation, en aftale om at genoptage en procedure — er det næsten altid det værd. Når alt kommer til alt, kan afvisning af at løse problemer på det rette tidspunkt meget vel vise sig at være både dyrt og tidskrævende i sidste ende.

Kan vi lære noget af fremtiden?

Nogle gange er klager symptomer på underliggende systemiske problemer eller problemer. En af Ombudsmandens opgaver er at identificere disse og fremme metoder til at tackle dem, således at de problemer, som en person oplever, ikke gentages i fremtiden. Ved at samarbejde med institutionerne arbejder Ombudsmanden på at sikre, at der drages en bredere lære af klagebehandlingen i hele administrationen. Ud over at fungere som en ekstern kontrolmekanisme udgør Ombudsmanden også en værdifuld ressource, som institutionerne kan bruge til at forbedre deres resultater og mindske sandsynligheden for, at lignende problemer vil opstå igen.

De ansatte har et ansvar for ikke blot at opføre sig ordentligt, men også at indberette andre ansattes forseelser.

Ombudsmanden er en af de personer, som en tjenestemand eller anden ansat kan henvende sig til, hvis han under udøvelsen af eller i forbindelse med udøvelsen af sit hverv får kendskab til:

• faktiske omstændigheder, der giver anledning til at formode, at der findes en mulig ulovlig aktivitet, herunder svig eller korruption, der er til skade for Unionens interesser
• adfærd i forbindelse med udførelsen af arbejdsopgaver, som kan udgøre en alvorlig tilsidesættelse af EU-tjenestemænds forpligtelser.

Inden en tjenestemand eller anden ansat henvender sig til ombudsmanden, skal vedkommende have fulgt den procedure, der er fastsat i artikel 22a i personalevedtægten . Dette kan han/hun gøre ved at underrette enten sin umiddelbart overordnede eller generaldirektøren eller, hvis han/hun finder det hensigtsmæssigt, generalsekretæren eller personer i tilsvarende stillinger eller Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) direkte.

Hvis en person henvender sig til Ombudsmanden i et sådant tilfælde, fastsættes det i personalevedtægten (artikel 22b), at han/hun ikke må udsættes for skadelige virkninger for den institution, han/hun tilhører, forudsat at:

• han/hun ærligt og med rimelighed mener, at de offentliggjorte oplysninger og enhver påstand heri i det væsentlige er sande
• den pågældende har tidligere videregivet de samme oplysninger til OLAF eller til sin egen institution og har givet dem den frist, der er fastsat, afhængigt af sagens kompleksitet, til at træffe passende foranstaltninger. Den relevante frist finder ikke anvendelse, hvis tjenestemanden kan godtgøre, at den under hensyn til alle sagens omstændigheder er urimelig.

Ombudsmanden behandler klager fra whistleblowere fortroligt.