Kære
G. Den 18. juli 1999 indgav De en klage til Den Europæiske Ombudsmand over Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber vedrørende den måde, hvorpå Kommissionen havde behandlet en ansøgning om fællesskabsstøtte. De klagede navnlig over, at Kommissionen ikke havde besvaret Deres skrivelser af 31. maj og 28. juni 1999.
Den 9. september 1999 videresendte jeg klagen til Kommissionen med henblik på dens bemærkninger.
Den 6. december 1999 sendte De mig en kopi af et brev fra Kommissionen af 26. november 1999 og af Deres svar på dette brev.
Kommissionen fremsendte sin udtalelse om Deres klage den 9. december 1999, og jeg fremsendte den til Dem den 13. december 1999 med en opfordring til at fremsætte bemærkninger, hvis De ønsker det. Den 18. december 1999 sendte De mig Deres bemærkninger til Kommissionens udtalelse.
Jeg skriver nu til Dem for at informere Dem om resultaterne af de undersøgelser, der er foretaget.

Komplekset

Den 18. juli 1999 klagede klageren over den måde, hvorpå Kommissionen havde behandlet en ansøgning om fællesskabsstøtte. Klageren hævdede navnlig, at Kommissionen ikke havde besvaret hendes skrivelser af 31. maj og 28. juni 1999 i denne sag.
Den tyske by, hvor klageren bor, Stendal, er venskabsby med Svitavy i Tjekkiet. Klageren fungerer som kasserer i den forening, der beskæftiger sig med dette samarbejde i Stendal. Den 22. februar 1999 sendte klageren en ansøgning om tilskud til Kommissionen, som vedrørte en begivenhed, der skulle finde sted fra den 27. til den 30. maj 1999 i Svitavy. I forbindelse med en telefonsamtale mellem hende og den ansvarlige i Kommissionen blev klageren underrettet om, at ansøgningen ville blive afvist. Klageren hævder, at hun fik at vide, at hun må have misforstået den europæiske idé. Ved skrivelse af 5.-7. maj 1999 til Svitavy-sagen meddelte Kommissionen adressaten, at ansøgningen var blevet afvist, da den ikke opfyldte de relevante kriterier. Dette brev var vedlagt et informationsskema på engelsk og tysk. Ifølge klageren ankom dette brev til Svitavy den 25. maj 1999. Klageren gav udtryk for sin utilfredshed i et brev til Kommissionen af 31. maj 1999. I dette brev påpegede hun, at oplysningsskemaet ikke var ledsaget af nogen forklarende bemærkninger. Den 14. juni 1999 sendte klageren to avisartikler til Kommissionen. Da klageren ikke modtog noget svar på brevet af 31. maj 1999, sendte han en rykkerskrivelse af 28. juni 1999.
Klageren hævder, at Kommissionen ikke har behandlet ansøgningen korrekt og ikke har besvaret hendes skrivelser af 31. maj og 28. juni 1999.

Forespørgslen

Kommissionens udtalelse
I sin udtalelse fremsatte Kommissionen følgende bemærkninger til klagen:
Kommissionen modtog klagerens anmodning den 2. marts 1999. En anden ansøgningsformular underskrevet den 4. marts 1999 blev modtaget den 9. marts 1999 fra værtsbyen (Svitavy). Denne anden ansøgning var gyldig, da retningslinjerne for Kommissionens program for økonomisk støtte til venskabsbyer fastsætter, at kun den by, der organiserer arrangementet, kan ansøge om tilskud.
Der var vedlagt flere bilag til stævningen. Det vedlagte program for det planlagte arrangement havde imidlertid ikke været særlig detaljeret og havde ikke indeholdt noget "klart defineret europæisk tema" som krævet i de kriterier for støtteberettigelse, der var blevet vedtaget i 1998 af repræsentanter for Kommissionen, Europa-Parlamentet og de nationale sammenslutninger af lokale myndigheder, der var samlet i De Europæiske Kommuners og Regioners Råd.
Sagsøgeren, byen Svitavy, var derfor ved skrivelse af 5. maj 1999 blevet underrettet om, at Kommissionen ikke kunne yde tilskud til arrangementet. Det var blevet anført, at den foreslåede begivenhed ikke opfyldte kriterierne for finansiel støtte, og der var blevet gjort opmærksom på bilagene, dvs. Kommissionens "Information Sheet", hvor de relevante punkter var blevet understreget. Dette var den sædvanlige procedure i sådanne tilfælde. Klageren var blevet underrettet telefonisk samme dag.
Forsinkelsen i den officielle meddelelse af beslutningen skyldtes den arbejdsbyrde, som Kommissionens tjenestegrene stod over for i månederne marts-maj, en periode, hvor der var særligt mange ansøgninger.
Kommissionen beklagede, at der ikke tidligere var blevet sendt et formelt svar til klageren. Klagerens brev af 31. maj 1999 indeholdt imidlertid ingen nye oplysninger, og eventuelle svar fra Kommissionen kunne kun bekræfte den begrundelse, der allerede var anført, da beslutningen blev meddelt.
Kommissionen vedlagde en kopi af sin skrivelse af 26. november 1999, hvori den havde svaret klageren. I dette brev beklagede Kommissionen, at der var opstået misforståelser i forbindelse med behandlingen af denne ansøgning. Kommissionen påpegede, at dens personale var meget lille, og at den skulle behandle tusindvis af ansøgninger hvert år. Dette var grunden til, at dens meddelelser om ansøgningers succes eller fiasko skulle sendes på en standardiseret måde, og at nogle ansøgninger ikke kunne behandles tidligere. Da individuelle svar på efterfølgende anmodninger om yderligere forklaringer var meget tidskrævende, prioriterede Kommissionen ikke sådanne svar, navnlig i tilfælde, hvor den kun kunne gentage den forklaring, der allerede var givet, da der ikke var fremlagt nye elementer.
Klagerens bemærkninger
I sine bemærkninger i sit brev til Kommissionen af 6. december 1999 (som klageren sendte en kopi af til Ombudsmanden) og i sit brev til Ombudsmanden af 18. december 1999 fastholdt klageren sin klage. Hun hævdede, at der på Kommissionens "oplysningsskema", der var vedlagt Kommissionens brev fra maj 1999, ikke var angivet nogen punkter, og at hun ikke var blevet underrettet telefonisk af Kommissionen om resultatet af ansøgningen. Tværtimod havde hun ringet til sig selv for at finde ud af, hvad stillingen var.

Afgørelsen

1 Ukorrekt behandling af ansøgninger om fællesskabsstøtte
1.1 Klageren hævder, at Kommissionen ikke behandlede en ansøgning om støtte vedrørende en udveksling mellem venskabsbyer, der skulle have fundet sted fra den 27. til den 30. maj 1999, korrekt. Hun hævder, at ansøgningen blev indgivet den 22. februar 1999 og afvist i en skrivelse, der var ankommet den 25. maj 1999, og som ikke redegjorde for grundene til afvisningen.
1.2 Kommissionen har heroverfor anført, at i henhold til dens regler skal ansøgninger om sådanne tilskud indgives af værtsbyen. Sidstnævnte havde nemlig fremsendt endnu et ansøgningsskema, som blev underskrevet den 4. marts 1999 og modtaget af Kommissionen den 9. marts 1999. Programmet for det planlagte arrangement, der var vedlagt ansøgningen, havde imidlertid ikke været særlig detaljeret og havde ikke omfattet noget "klart defineret europæisk tema" som krævet i henhold til de kriterier for støtteberettigelse, der var blevet vedtaget i 1998 af repræsentanter for Kommissionen, Europa-Parlamentet og de nationale sammenslutninger af lokale myndigheder, der var samlet i De Europæiske Kommuners og Regioners Råd. Sagsøgeren (værtsbyen) var derfor ved skrivelse af 5. maj 1999 blevet underrettet om, at Kommissionen ikke kunne yde tilskud til arrangementet. Det var blevet påpeget, at det foreslåede arrangement ikke opfyldte kriterierne for finansiel støtte, og der var blevet gjort opmærksom på bilagene, dvs. Kommissionens "Information Sheet" på tysk og engelsk, hvor de relevante punkter var blevet understreget. Dette var den sædvanlige procedure i sådanne tilfælde. Klageren var blevet underrettet telefonisk samme dag. Forsinkelsen i den officielle meddelelse af beslutningen skyldtes den arbejdsbyrde, som Kommissionens tjenestegrene stod over for i månederne marts-maj, en periode, hvor ansøgningerne var særligt talrige.
1.3 Ifølge Kommissionens informationsskema for 1999 om finansiel støtte fra Europa-Kommissionen til udveksling mellem venskabsbyer er et projekt kun støtteberettiget, hvis det opfylder flere krav. Et af disse kriterier, der er anført i punkt I A 1 i dette dokument under overskriften "Grundlæggende krav", fastsætter, at det planlagte arrangement skal "behandle et klart defineret europæisk tema på en passende måde". Klageren anfægter ikke Kommissionens synspunkt om, at den foreslåede begivenhed ikke opfyldte denne betingelse. Ombudsmanden mener under alle omstændigheder ikke, at de beviser, han er i besiddelse af, tyder på, at Kommissionens synspunkt var urimeligt.
1.4 I Kommissionens "Informationsark" hedder det, at tilskud til udveksling mellem borgere fra venskabsbyer kun kan søges af den by, der organiserer udvekslingen. Kommissionens opfattelse, hvorefter det var ansøgningen af 4. marts 1999 fra værtsbyen (Svitavy), der var den gyldige, synes derfor at være korrekt. Det tog Kommissionen næsten to måneder at behandle denne ansøgning. Kommissionen hævder, at denne forsinkelse skyldtes den arbejdsbyrde, som dens tjenestegrene stod over for i månederne marts-maj, en periode, hvor der var særligt mange ansøgninger. Den påpeger også, at dens personale er meget lille og skal behandle tusindvis af ansøgninger hvert år. Ombudsmanden finder denne forklaring acceptabel. Kommissionen er forpligtet til at undersøge ansøgninger om tilskud nøje. En sådan undersøgelse vil uundgåeligt tage tid. Under disse omstændigheder finder Ombudsmanden, at en periode på mindre end to måneder ikke i sig selv synes at være for lang til en sådan undersøgelse. Det skal tilføjes, at den forsinkelse, der synes at være indtruffet mellem afsendelsen af Kommissionens skrivelse (som synes at have fundet sted den 7. maj 1999) og modtagelsen heraf (den 25. maj 1999 ifølge klageren), ikke kan tilskrives Kommissionens ansvar, da der ikke er tegn på det modsatte.
1.5 Det er god administrativ praksis at sende individuelle, begrundede svar på ansøgninger. I betragtning af det store antal ansøgninger, der skal behandles hvert år, mener Ombudsmanden imidlertid, at Kommissionens praksis med at meddele sine negative afgørelser i form af standardiserede skrivelser, hvori der henvises til specifikke dele af et dokument, der er vedlagt disse skrivelser, forekommer acceptabel, forudsat at adressaten for en sådan skrivelse let kan forstå Kommissionens begrundelse for at afvise ansøgningen. I Kommissionens brev af 5.-7. maj 1999 blev det anført, at ansøgningen ikke opfyldte de relevante kriterier, og der blev henvist til et dokument, der var vedlagt brevet, nemlig Kommissionens "Information Sheet". Ombudsmanden bemærker, at overskriften og teksten i punkt I A 1 (som indeholder den "grundlæggende betingelse") var markeret i dette dokument. Ombudsmanden mener, at klageren selv i mangel af mere specifikke forklaringer derfor var i stand til at fastslå, hvorfor Kommissionen havde afvist ansøgningen.
1.6 På grundlag af ovenstående synes der ikke at have været tale om fejl eller forsømmelser fra Kommissionens side for så vidt angår klagerens første påstand.
2 Manglende svar på klagerens brev
2.1 Klageren hævder, at Kommissionen besvarede hendes brev af 31. maj 1999 og den påmindelse, hun sendte den 28. juni 1999, for sent.
2.2 Kommissionen beklager, at den ikke besvarede dette brev før den 26. november 1999. Sagsøgeren har gjort gældende, at eftersom individuelle svar på anmodninger om yderligere forklaringer i forbindelse med en afgørelse truffet på dette område var meget tidskrævende, har Kommissionen ikke prioriteret sådanne svar, navnlig i sager som den foreliggende, hvor den kun kunne gentage den forklaring, der allerede var givet, da der ikke var blevet fremlagt nye elementer. Kommissionen henviser også til de begrænsede ressourcer, den har til rådighed.
2.3 Kommissionen besvarede først klagerens brev af 31. maj 1999 den 26. november 1999, dvs. næsten et halvt år senere. Ombudsmanden mener, at selv i lyset af Kommissionens forklaringer er denne forsinkelse for stor. Denne konklusion støttes af den betragtning, at Kommissionen selv har anført, at det eneste, der var nødvendigt, var en mere detaljeret gentagelse af de grunde, den allerede havde anført i sin beslutning. Det skal dog bemærkes, at Kommissionen har udtrykt sin beklagelse over den forsinkelse, der har fundet sted. Under disse omstændigheder er Ombudsmanden af den opfattelse, at det ikke er nødvendigt at fremsætte en kritisk bemærkning i den foreliggende sag.
3 Konklusion På
grundlag af Den Europæiske Ombudsmands undersøgelser af denne klage ser det ikke ud til, at Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser. Ombudsmanden afslutter derfor sagen.
Formanden for Europa-Kommissionen vil også blive underrettet om denne afgørelse.
Din oprigtige
Jacob SÖDERMAN