1. Seneste opdatering af denne post: 07/11/2023

2. Referencenummer: 3/2019

Ref. Ares(2024)1188383 – 16.2.2024

3. Den dataansvarliges navn og kontaktoplysninger:

Den Europæiske Ombudsmand, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex.

Kontakter

- EOethics-Brussels@ombudsman.europa.eu- eller EOethics-Strasbourg@ombudsman.europa.eu

- Forligsudvalget: Eoconciliationcommittee@ombudsman.europa.eu

4. Navn og kontaktoplysninger på den databeskyttelsesansvarlige:

Funktionel e-mailadresse: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Databehandlerens navn og kontaktoplysninger:

Ikke relevant

6. Navn og kontaktoplysninger på den eller de fælles dataansvarlige:

Europa-Parlamentets Lægetjeneste: to læger (én indehaver/én stedfortræder) er medlemmer af Ombudsmandens forligsudvalg med ansvar for at lede forligsproceduren efter anmodning fra en ansat, der føler sig offer for chikane

E-mails: denis.gillet@europarl.europa.eu og luc.vandenitte@europarl.europa.eu

7. Formål med behandlingen:

At forebygge og effektivt behandle eventuelle faktiske eller potentielle tilfælde af psykisk eller seksuel chikane på arbejdspladsen. Ombudsmandens afgørelse om en politik til forebyggelse af og beskyttelse mod chikane i Ombudsmandens kontor ("afgørelsen") indeholder både en uformel og en formel procedure.

I forbindelse med den uformelle procedure kan en ansat, der føler sig udsat for chikane, rådføre sig med de "etiske korrespondenter" (afgørelsens artikel 6) og/eller anmode "forligsudvalget" om at gribe ind (artikel 7). Den påståede chikanør kan også rådføre sig med de etiske korrespondenter og forligsudvalget.

I den formelle procedure (se artikel 8 og bilaget til afgørelsen) kan vedtægtsomfattet personale anmode Ombudsmanden om bistand i henhold til artikel 24 i personalevedtægten. Vedtægtsomfattede medarbejdere, praktikanter, udstationerede nationale eksperter og eksterne kontrahenter, der arbejder i Ombudsmandens kontor, og som føler, at de er ofre for psykisk eller seksuel chikane, kan også anmode deres nærmeste ledere, generalsekretæren eller Ombudsmanden om at indlede en administrativ undersøgelse eller disciplinærsag.

Retsgrundlaget for proceduren er Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 18. december 2017 om en politik til forebyggelse af og beskyttelse mod chikane i kontoret og Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 23. februar 2023 om almindelige gennemførelsesbestemmelser for administrative undersøgelser og disciplinærsager.

8. Beskrivelse af kategorierne af registrerede og kategorierne af personoplysninger:

I proceduren for forebyggelse og beskyttelse mod chikane behandler vi oplysninger om forskellige kategorier af registrerede: det eller de formodede ofre, den eller de berørte personer og oplysninger om medarbejdere, der er involveret i forskellige funktioner i proceduren (f.eks. vidner, etiske korrespondenter, ledere, medlemmer af det administrative undersøgelsesteam).

I den uformelle procedure behandler de etiske korrespondenter, forligsudvalget og lederne af de relevante involverede personer (hvis det er relevant) følgende oplysninger:

• Åbningsformularen, som indeholder: navnene på de involverede personer (påstået offer og påstået chikanør) deres enhed, kontrakttype, kategori og lønklasse typen af klage som defineret af det påståede offer datoerne for første kontakt, for indledning af den uformelle procedure samt datoerne for eventuelle efterfølgende møder den kanal, der anvendes til den første kontakt (ansigt til ansigt, e-mail, telefon).
• Afslutningsformularen, som indeholder datoen for den første kontakt og datoen for afslutningen af den uformelle procedure. klagens art som defineret af det formodede offer typen af det problem, som det formodede offer har identificeret, de foranstaltninger, der er truffet, og resultatet af proceduren
• Den anonyme statistiske formular indeholder oplysninger om den type klage, som det påståede offer har defineret (type chikane). anmodningens art (hastende, få oplysninger/rådgivning, få støtte til den iværksatte foranstaltning, andet) det påståede offers og den påståede chikanørs køn det påståede offers og den påståede chikanørs beskæftigelsesstatus begrundelsen for klagen antallet af møder, der har fundet sted procedurens varighed resultatet af proceduren (løsningen blev fundet - ja/nej, resultatet af mæglings- eller mæglingsforsøg henstillinger fra Forligsudvalget behov for nødforanstaltninger det påståede offers afgørelse beslutter at afslutte sagen). Det bemærkes, at de etiske korrespondenter og forligsudvalget skal offentliggøre en årlig rapport (se afgørelsens artikel 6 og 7).
• De skriftlige henstillinger til lederne, hvis det er relevant (jf. afgørelsens artikel 7, stk. 9).
• Erklæring om interessekonflikt fra et medlem af forligsudvalget, hvis det er relevant (se artikel 7, stk. 4, i afgørelsen)
• Anmodning fra de personer, der er involveret i en sag om påstået chikane, om udskiftning af et medlem af forligsudvalget på grund af en interessekonflikt (jf. afgørelsens artikel 7, stk. 4)
• Den fortrolighedsaftale, der er underskrevet af de etiske korrespondenter og forligsudvalgets medlemmer, hvoraf det fremgår, at de spørgsmål, der drøftes med både det påståede offer og den påståede chikanør, skal forblive strengt fortrolige.

F ormal procedure:

• Identifikationsoplysninger om de involverede personer (navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer) og administrative oplysninger (lønklasse, enhed, opgaver og ansvar osv.)
• Anmodningen om bistand (se artikel 24 i personalevedtægten og artikel 8 i Ombudsmandens afgørelse og bilaget hertil) eller anmodningen om at indlede en administrativ undersøgelse eller disciplinærsag (se bilaget til Ombudsmandens afgørelse), som indeholder følgende oplysninger: formålet med anmodningen, identiteten af den eller de påståede chikanører, en detaljeret beskrivelse af de faktiske omstændigheder og eventuelle yderligere oplysninger til støtte for påstanden eller påstandene fra offeret for chikane
• påstande og erklæringer baseret på den subjektive opfattelse af det eller de påståede ofre/chikanere/vidner erklæringer og meddelelser fra påståede chikanører eller vidner.
• sundhedsrelaterede data til støtte for den eller de påstande, som offeret for chikane har fremsat, eller i tilfælde af hasteforanstaltninger truffet på grundlag af sundhedsrisici ;
• Ombudsmandens afgørelse om en anmodning om bistand og/eller hendes afgørelse om at indlede/ikke indlede disciplinærsager eller en administrativ undersøgelse
• Hvis det er relevant, den klage, som den ansatte har indgivet i henhold til personalevedtægtens artikel 90, stk. 2, over Ombudsmandens afgørelse om anmodningen om bistand
• rapporten fra den tjenestemand, der er ansvarlig for den administrative undersøgelse, til ansættelsesmyndigheden, herunder kopier af alle attester og rapporter fra høringerne
• Ombudsmandens afgørelse om afslutning af disciplinærsagen eller den administrative undersøgelse eller afvisning af anmodningen om bistand
• rapporten til disciplinærrådet (se artikel 12 i bilag IX til personalevedtægten og artikel II-5 i bilaget til Ombudsmandens afgørelse). 

9. Frist for opbevaring af oplysningerne og, hvor det er muligt, for sletning

I den uformelle procedure:

Oplysningerne i punkt 8 vil blive opbevaret, så længe proceduren er i gang (højst en måned, når de etiske korrespondenter er involveret, og højst to måneder, når forligsudvalget er involveret) og i højst tre måneder efter procedurens afslutning, bortset fra åbnings- og afslutningsformularerne. Det eller de medlemmer af forligsudvalget, der repræsenterer administrationen, opbevarer åbnings- og lukningsformularerne i fem år i et aflåst skab (i papirudgave), som de kun har adgang til. Denne periode på højst tre måneder gør det muligt at tilrettelægge opfølgningsmødet, efter at der er fundet en gensidigt acceptabel løsning, efter at forligsudvalget har grebet ind. Data slettes efterfølgende.

I den formelle procedure:

Forudgående undersøgelse:

a) Hvis der ikke iværksættes en undersøgelse, opbevares de relevante oplysninger, der er anført i punkt 8, i højst to år efter vedtagelsen af denne afgørelse i tilfælde af klager over denne afgørelse.

b) Hvis der indledes en undersøgelse, højst fem år efter afslutningen af undersøgelsen i tilfælde af klager over denne afgørelse.

Undersøgelsesrapporter og disciplinærsager opbevares ikke længere end den tid, der er nødvendig for, at proceduren kan afsluttes.

Endelig afgørelse:

a) Hvis afgørelsen frikender den ansatte, opbevares den i den personlige aktmappe i 10 år efter den sidste pensionsudbetaling.

b) Hvis afgørelsen pålægger sanktioner, kan den pågældende anmode om sletning i henhold til artikel 27 i bilag IX til vedtægten, ellers opbevares den i den personlige aktmappe i ti år efter den sidste pensionsudbetaling.

10. Modtagere af data

Uformel procedure: de etiske korrespondenter, forligsudvalget, hvoriblandt to medlemmer (en indehaver/en stedfortræder) er fra Europa-Parlamentets lægetjeneste.  De etiske korrespondenter og forligsudvalget kan underrette Direktoratet for Administration/HR og/eller generalsekretæren, hvis de mener, at der er en sundhedsrisiko for den pågældende ansatte, eller at situationen kræver hasteforanstaltninger. Forligsudvalget kan også fremsætte henstillinger til lederne af de involverede personer eller foreslå målrettet uddannelse uden at videregive oplysninger.

Formel procedure: Den Europæiske Ombudsmand, den umiddelbare leder af det påståede offer, generalsekretæren, den eller de personer, der er ansvarlige for undersøgelsen ^[1], den påståede chikanør, lederen af den påståede chikanør, vidner, hvis det er relevant, disciplinærrådet, hvis det er relevant (se artikel 5 i bilag IX til personalevedtægten).

11. Overføres personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer?:

Ikke relevant

12. Generel beskrivelse af sikkerhedsforanstaltningerne:

Med hensyn til den uformelle procedure gives alle andre oplysninger ud over oplysningerne i åbnings- og afslutningsformularerne mundtligt til de etiske korrespondenter og/eller medlemmerne af forligsudvalget. De etiske korrespondenter og medlemmerne af forligsudvalget accepterer eller opbevarer ikke beviser (f.eks. e-mails, personlige notater, lægeerklæringer), som det formodede offer eller den formodede chikanør har forelagt dem. Hvis anmodningen om indgriben fra forligsudvalget eller de etiske korrespondenter sendes pr. e-mail, slettes e-mailen ved procedurens afslutning. Det eller de medlemmer af forligsudvalget, der repræsenterer administrationen, opbevarer kun åbnings- og afslutningsformularerne i papirudgave i et aflåst skab, som de kun har adgang til.

For så vidt angår den formelle procedure scannes og lagres de sagsakter, der indeholder den administrative undersøgelse og disciplinærsagen, i netværksdrevet på en filserver, der kun er tilgængelig for Den Europæiske Ombudsmand, generalsekretæren, direktøren for administration og den eller de personer, der er ansvarlige for undersøgelsen. Andre medarbejdere har ikke adgang til disse elektroniske filer. Papirfilerne opbevares i aflåste skabe af den eller de udpegede assistenter i HR-tjenesterne og er kun tilgængelige for vedkommende.

13. Oplysninger om, hvordan registrerede kan udøve deres ret til indsigt og berigtigelse og, hvor det er relevant, sletning, begrænsning og dataportabilitet:

Registrerede har ret til at få adgang til deres personoplysninger og til at berigtige dem, hvis deres personoplysninger er unøjagtige eller ufuldstændige. Hvor det er relevant, har de ret til at slette deres personoplysninger og begrænse behandlingen af deres personoplysninger.  Registrerede har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af deres personoplysninger af grunde, der vedrører deres særlige situation.

De registreredes rettigheder kan begrænses ved anvendelse af Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om interne regler for begrænsning af visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med Den Europæiske Ombudsmands behandling af personoplysninger.

Den økonomiske aktør vil besvare disse anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

Erklæring om databeskyttelse vedrørende proceduren for forebyggelse af og beskyttelse mod chikane i Den Europæiske Ombudsmands kontor

Ref. Ares(2024)1188383 – 16.2.2024

Denne databeskyttelseserklæring forklarer årsagen til behandlingen, den måde, hvorpå Den Europæiske Ombudsmand indsamler, håndterer og sikrer beskyttelse af alle personoplysninger, der gives, hvordan disse oplysninger anvendes, og hvilke rettigheder ansøgerne kan udøve i forbindelse med deres oplysninger.

Den dataansvarlige er Den Europæiske Ombudsmand (EO). Den fælles dataansvarlige er Europa-Parlamentets Lægetjeneste ^[2], hvoraf to læger (én indehaver/én stedfortræder) er medlemmer af Ombudsmandens Forligsudvalg. Dette udvalg er ansvarligt for at lede forligsproceduren efter anmodning fra en ansat, der føler sig udsat for chikane.

1. Hvilke personoplysninger vil Den Europæiske Ombudsmand behandle?

Ombudsmandens kontor har indført en omfattende politik, der omfatter både en uformel og en formel procedure ^[3], for at beskytte dig og sikre, at du får passende støtte.

I proceduren for forebyggelse og beskyttelse mod chikane behandler vi oplysninger om forskellige kategorier af registrerede: det eller de formodede ofre, den eller de berørte personer og oplysninger om medarbejdere, der er involveret i forskellige funktioner i proceduren (f.eks. vidner, etiske korrespondenter, ledere, medlemmer af det administrative undersøgelsesteam).

I den uformelle procedure behandles følgende oplysninger:

• den indledende formular, der indeholder navnene på de involverede personer, typen af klage som defineret af det formodede offer og datoerne for indledning af den uformelle procedure samt datoerne for eventuelle efterfølgende møder
• den afsluttende formular, der indeholder datoen for den første kontakt og datoen for afslutningen af den uformelle procedure klagens art som defineret af det formodede offer typen af det problem, som det formodede offer har identificeret, de foranstaltninger, der er truffet, og resultatet af proceduren
• den anonyme statistiske formular til offentliggørelse af den årlige rapport
• de skriftlige henstillinger til lederne, hvis det er relevant
• erklæringen om interessekonflikt fra et medlem af forligsudvalget, hvis det er relevant
• Anmodning fra de personer, der er involveret i en sag om påstået chikane, om udskiftning af et medlem af forligsudvalget på grund af en interessekonflikt
• Den fortrolighedsaftale, der er underskrevet af de etiske korrespondenter og forligsudvalgets medlemmer, hvoraf det fremgår, at de spørgsmål, der drøftes med både det påståede offer og den påståede chikanør, skal forblive strengt fortrolige.

I den formelle procedure behandles følgende oplysninger:

• Identifikationsoplysninger om de involverede personer (navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer) og administrative oplysninger (lønklasse, enhed, opgaver og ansvar osv.)
• Anmodningen om bistand eller anmodningen om indledning af en administrativ undersøgelse eller disciplinærsag, der indeholder følgende oplysninger: formålet med anmodningen, identiteten af den eller de påståede chikanører, en detaljeret beskrivelse af de faktiske omstændigheder og eventuelle yderligere oplysninger til støtte for påstanden eller påstandene fra offeret for chikane
• påstande og erklæringer baseret på den subjektive opfattelse af det eller de påståede ofre/chikanere/vidner erklæringer og meddelelser fra påståede chikanører eller vidner.
• sundhedsrelaterede data til støtte for den eller de påstande, som offeret for chikane har fremsat, eller i tilfælde af hasteforanstaltninger truffet på grundlag af sundhedsrisici ;
• Ombudsmandens afgørelse om en anmodning om bistand og/eller hendes afgørelse om at indlede/ikke indlede disciplinærsager eller en administrativ undersøgelse
• i givet fald den klage, som den ansatte har indgivet i henhold til vedtægtens artikel 90, stk. 2, over Ombudsmandens afgørelse vedrørende anmodningen om bistand
• rapporten fra den tjenestemand, der er ansvarlig for den administrative undersøgelse, til ansættelsesmyndigheden, herunder kopier af alle attester og rapporter fra høringerne
• Ombudsmandens afgørelse om afslutning af disciplinærsagen eller den administrative undersøgelse eller afvisning af anmodningen om bistand
• rapport til disciplinærrådet.

2. Hvorfor behandler Den Europæiske Ombudsmand disse personoplysninger?

Formålet er at forebygge og effektivt behandle eventuelle faktiske eller potentielle tilfælde af psykisk eller seksuel chikane på arbejdspladsen.

3. Hvad er retsgrundlaget og nødvendigheden af at behandle disse oplysninger?

Retsgrundlaget er artikel 12a og 24 i personalevedtægten. Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 18. december 2017 om en politik til forebyggelse af og beskyttelse mod chikane i Ombudsmandens kontor og Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 23. februar 2023 om almindelige gennemførelsesbestemmelser for administrative undersøgelser og disciplinærsager.

Behandlingen er lovlig på grundlag af artikel 5, stk. 1, litra a) og b), i forordning 2018/1725.

4. Hvem er ansvarlig for behandlingen af oplysningerne?

Data behandles af Direktoratet for Administration - Menneskelige Ressourcer (HR).

5. Hvem vil være modtagere af oplysningerne?

I den uformelle procedure er modtagerne de etiske korrespondenter, forligsudvalget, hvoriblandt to medlemmer (en indehaver/en stedfortræder) er læger fra Europa-Parlamentets lægetjeneste. De etiske korrespondenter og forligsudvalget kan underrette direktøren for administration og/eller generalsekretæren, hvis de mener, at der er en sundhedsrisiko for den pågældende ansatte, eller at situationen kræver hasteforanstaltninger.

I den formelle procedure er modtagerne Den Europæiske Ombudsmand, den umiddelbare leder af det påståede offer, generalsekretæren, den eller de personer, der er ansvarlige for undersøgelsen ^[4], den påståede chikanør, lederen af den påståede chikanør, vidner, hvis det er relevant, disciplinærrådet, hvis det er relevant.

6. Hvor længe opbevares oplysningerne?

I forbindelse med den uformelle procedure opbevares de oplysninger, der er anført i punkt 1 nedenfor, så længe proceduren er i gang (højst en måned, når de etiske korrespondenter er involveret, og højst to måneder, når forligsudvalget er involveret) og i højst tre måneder efter procedurens afslutning, bortset fra åbnings- og afslutningsformularerne.

Det eller de medlemmer af forligsudvalget, der repræsenterer administrationen, opbevarer åbnings- og afslutningsformularerne i fem år efter procedurens afslutning. Data slettes efterfølgende.

I forbindelse med den formelle procedure opbevares de oplysninger, der er anført i punkt 1 nedenfor, for så vidt angår forundersøgelsen, hvis der ikke indledes en undersøgelse, højst to år efter vedtagelsen af denne afgørelse. Hvis der iværksættes en undersøgelse, opbevares de relevante data i højst fem år fra afslutningen af undersøgelsen. Undersøgelsesrapporter og disciplinærsager opbevares ikke længere end den tid, der er nødvendig for, at proceduren kan afsluttes.

Med hensyn til den endelige afgørelse opbevares den i den personlige aktmappe i ti år efter den sidste pensionsudbetaling, hvis afgørelsen frikender den ansatte. Hvis afgørelsen pålægger sanktioner, kan den pågældende anmode om sletning i henhold til artikel 27 i bilag IX til vedtægten. Ellers opbevares den i den personlige fil i 10 år efter den sidste pensionsudbetaling.

7. Hvordan beskytter vi den registreredes oplysninger?

Med hensyn til den uformelle procedure gives alle andre oplysninger ud over oplysningerne i de indledende og afsluttende formularer mundtligt til de etiske korrespondenter og/eller medlemmerne af forligsudvalget.

De etiske korrespondenter og medlemmerne af forligsudvalget accepterer eller opbevarer ikke beviser (f.eks. e-mails, personlige notater, lægeerklæringer), som det formodede offer eller den formodede chikanør har forelagt dem. Hvis anmodningen om indgriben fra forligsudvalget eller de etiske korrespondenter sendes pr. e-mail, slettes e-mailen ved procedurens afslutning.

Det eller de medlemmer af forligsudvalget, der repræsenterer administrationen, opbevarer papirudgaven af åbnings- og afslutningsformularerne i fem år efter afslutningen af den uformelle procedure i et aflåst skab, som de kun har adgang til.

Med hensyn til den formelle procedure scannes og lagres de sagsakter, der indeholder den administrative undersøgelse og disciplinærsagen, i netværksdrevet på en filserver, der kun er tilgængelig for Den Europæiske Ombudsmand, generalsekretæren, direktøren for administration og den eller de personer, der er ansvarlige for undersøgelsen. Andre medarbejdere har ikke adgang til disse elektroniske filer. Papirfilerne opbevares i aflåste skabe af den eller de udpegede assistenter i HR-tjenesterne og er kun tilgængelige for dem.

8. Hvad er dine rettigheder, og hvordan kan du udøve dem?

Du har ret til at få adgang til dine personoplysninger og til at rette dem, hvis de er unøjagtige eller ufuldstændige. Hvor det er relevant, har du ret til at slette dine personoplysninger og begrænse behandlingen heraf. Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger af grunde, der vedrører din særlige situation.

De registreredes rettigheder kan begrænses ved anvendelse af Den Europæiske Ombudsmands afgørelse om interne regler for begrænsning af visse af de registreredes rettigheder i forbindelse med Den Europæiske Ombudsmands behandling af personoplysninger.

Den økonomiske aktør vil besvare dine anmodninger så hurtigt som muligt og senest inden for en måned.

9. Hvem skal man kontakte i tilfælde af forespørgsler eller klager vedrørende databeskyttelsesspørgsmål?

Du kan til enhver tid sende databeskyttelsesrelaterede spørgsmål vedrørende proceduren for forebyggelse og beskyttelse mod chikane i kontoret til Den Europæiske Ombudsmand på følgende adresse:

Den Europæiske Ombudsmand

Hoteller i nærheden af avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

I forbindelse med den uformelle procedure EOethics-Brussels@ombudsman.europa.eu eller EOethics-Strasbourg@ombudsman.europa.eu eller i forbindelse med den formelle procedure til direktøren for administration.

Du kan også kontakte Den Europæiske Ombudsmands databeskyttelsesansvarlige på følgende adresse: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan til enhver tid indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på følgende adresse: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] se artikel 12 i Ombudsmandens afgørelse om almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende disciplinærsager og administrative undersøgelser- https://www.sisteo.ep.parl.union.eu/Administration/Shared%20Dokumenter/Administrative%20decisions/GIPs_disciplinary_administrative_Final.pdf

[2] I overensstemmelse med en aftale om interinstitutionelt samarbejde anvender Den Europæiske Ombudsmand Europa-Parlamentets lægetjeneste.

[3] Se Den Europæiske Ombudsmands afgørelse af 18.12.2017 om en politik til forebyggelse af og beskyttelse mod chikane i Ombudsmandens kontor.

[4] Se Ombudsmandens afgørelse om almindelige gennemførelsesbestemmelser vedrørende disciplinærsager og administrative undersøgelser fra 2004.