EU-forvaltningen ansætter hundredvis af medarbejdere hvert år gennem forskellige ansættelsesprocedurer. Procedurerne skal følge visse regler og principperne for god forvaltning.

Ansættelsesprocedurerne involverer normalt en udvælgelseskomité, som har ansvar for at vurdere ansøgerne og udarbejde den endelige liste over ansøgere, der er egnede til ansættelse. Udvælgelseskomitéerne er i deres arbejde bundet af udvælgelseskriterierne, men har vide skønsbeføjelser ved vurderingen af ansøgernes kvalifikationer og erhvervserfaring i forhold til disse kriterier. Reglerne for disse procedurer er normalt fastsat i stillingsopslaget eller meddelelsen om procedure.

Ombudsmandens rolle i ansættelsessager er hovedsagelig at undersøge, om der foreligger et åbenbart fejlskøn fra udvælgelseskomitéens side eller proceduremæssige mangler. Dette indebærer, at Ombudsmanden ikke revurderer en ansøgning eller en ansøgers præstation i forbindelse med en prøve eller samtale. Ombudsmanden kan imidlertid indhente en redegørelse for, hvordan udvælgelseskomitéen har vurderet en ansøgning eller en ansøgers præstation, for at sikre, at proceduren er blevet gennemført korrekt.

Inden ansøgeren kontakter Ombudsmanden, skal vedkommende først gøre brug af de retsmidler, der skal være angivet i stillingsopslaget eller meddelelsen om procedure, og give forvaltningen tilstrækkelig tid til at svare.