Souvislosti šetření

1. S cílem určit a šířit osvědčené postupy, které agentury EU používají ve svých vztazích s občany, zahájila veřejná ochránkyně práv v květnu 2011 program návštěv těchto agentur. Návštěva v rámci tohoto šetření z vlastního podnětu se uskutečnila dne 19. července 2012. Na své schůzce s výkonným ředitelem agentury ENISA a příslušnými zaměstnanci agentury ENISA veřejný ochránce práv objasnil, že tyto návštěvy jsou formálně prováděny na základě jeho pravomoci provádět šetření z vlastního podnětu. Šetření z vlastního podnětu mimo jiné znamená, že se uplatní obvyklé procesní záruky týkající se těchto šetření. Patří mezi ně právo agentury podle čl. 5 odst. 1, čl. 5 odst. 2 a čl. 14 odst. 2 prováděcích ustanovení veřejného ochránce práv [1] požádat evropského veřejného ochránce práv, aby s informacemi a dokumenty nakládal jako s důvěrnými.

2. Agentura ENISA byla zřízena nařízením č. 460/2004 (dále jen „zakládající nařízení agentury ENISA“)[2], které bylo naposledy změněno nařízením č. 580/2011 [3]. Na základě svého zakládajícího nařízení si agentura ENISA klade za cíl zajistit vysokou a účinnou úroveň bezpečnosti sítí a informací a rozvíjet kulturu bezpečnosti sítí a informací v Evropské unii ve prospěch občanů EU, spotřebitelů, podniků a organizací veřejného sektoru, a přispět tak k hladkému fungování vnitřního trhu. Agentura ENISA plní tyto cíle: i) posilovat schopnost Unie, členských států a v důsledku toho i podnikatelské sféry předcházet problémům v oblasti bezpečnosti sítí a informací, řešit je a reagovat na ně; ii) poskytovat pomoc a poradenství Komisi a členským státům v otázkách souvisejících s bezpečností sítí a informací spadajících do jejích pravomocí; iii) rozvíjet vysokou úroveň odborných znalostí a využívat tyto odborné znalosti k podněcování široké spolupráce mezi subjekty z veřejného a soukromého sektoru; a iv) napomáhat Komisi, je-li o to požádána, při technických přípravných pracích na aktualizaci a rozvoji právních předpisů Unie v oblasti bezpečnosti sítí a informací. ENISA sídlí v řeckém Heraklionu.

3. Veřejná ochránkyně práv vyjádřila zvláštní zájem seznámit se s příklady osvědčených postupů agentury ENISA, které by mohly být případně sdíleny mezi různými agenturami EU. Během návštěvy veřejného ochránce práv mu výkonný ředitel agentury ENISA a příslušní zaměstnanci agentury ENISA poskytli podrobné informace o agentuře ENISA, jejím poslání a organizaci a přednesli prezentace s cílem zodpovědět otázky, které veřejný ochránce práv položil ve svém dopise o zahájení šetření z vlastního podnětu. Po každé prezentaci následovala diskuse a diskuse o otázkách a odpovědích. Kopie prezentace a podpůrných dokumentů byla rovněž poskytnuta veřejnému ochránci práv.

Předmět šetření

4. Setkání s výkonným ředitelem agentury ENISA a příslušnými zaměstnanci agentury ENISA se zaměřilo na tato témata:

1. počáteční kontakty agentury ENISA s veřejností;
2. transparentnost, dialog a odpovědnost;
3. výběr a nábor zaměstnanců;
4. nabídková řízení a smlouvy;
5. Etické otázky.

Šetření

5. Na základě informací obdržených při jeho návštěvě dne 19. července 2012 vypracoval veřejný ochránce práv zprávu, v níž učinil řadu zjištění. Tato zpráva je k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv [4].

6. Ve své zprávě veřejný ochránce práv shrnul své návrhy takto:

a) Agentura ENISA by mohla zviditelnit svůj závazek k dodržování zásad stanovených v Evropském kodexu řádné správní praxe (dále jen "ECGAB") pro občany Unie tím, že na svých internetových stránkách uvede odkaz na ECGAB.

b) Do přijetí ustanovení určených k provedení nařízení č. 1049/2001 by agentura ENISA mohla zvážit a) vytvoření zvláštní stránky na svých internetových stránkách, která by určovala pravidla vztahující se na žádosti o přístup k dokumentům a odpovědnou kontaktní osobu, b) vypracování výroční zprávy o vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a c) zřízení veřejného rejstříku svých dokumentů.

c) Agentura ENISA by mohla zvážit zpřístupnění alespoň domovské stránky svých internetových stránek a informací o svých funkcích a jazykové politice ve všech 23 jazycích Smlouvy.

d) S cílem dále zlepšit informace poskytované uchazečům v rámci výběrových a náborových řízení by agentura ENISA mohla informovat uchazeče o jejich právu napadnout nepříznivé rozhodnutí.

e) Agentura ENISA by mohla přehodnotit svůj postoj ke zveřejnění jmen členů výběrové komise [5]. 

f) Agentura ENISA by mohla zajistit, aby všichni její zaměstnanci byli informováni o zásadách veřejné služby pro úředníky EU. Mohla by zvážit zpřístupnění zásad veřejné služby na svých internetových stránkách. Občané by tak byli informováni o tom, že se k těmto zásadám hlásí.

g) Agentura ENISA by mohla přijmout konkrétní opatření v otázkách střetu zájmů stanovená v jejím zřizovacím nařízení, aby splnila své právní povinnosti. V tomto ohledu by agentura ENISA mohla vypracovat vzory prohlášení o zájmech výkonného ředitele a vyslaných národních odborníků a mohla by zajistit, aby tato prohlášení o zájmech byla k dispozici na jejích internetových stránkách.

h) Agentura ENISA by mohla zvážit informování zaměstnanců o možnosti stanovené služebním řádem nejprve interně oznámit možnou existenci protiprávní činnosti.

Opatření přijatá agenturou ENISA v návaznosti na návrhy veřejného ochránce práv

7. Výkonný ředitel agentury ENISA odpověděl na návrhy veřejného ochránce práv dne 31. ledna 2013. Tento dopis je rovněž k dispozici na internetových stránkách veřejného ochránce práv [6].

8. Výkonný ředitel agentury ENISA nejprve ocenil užitečnost návštěvy a uskutečněných diskusí, které sloužily jako vodítko ke zlepšení pracovních postupů agentury ENISA. Výkonný ředitel agentury ENISA zdůraznil, že oceňuje ducha návštěvy veřejného ochránce práv, který agentura ENISA nevnímala jako způsob, jak instituce třetí strany jednoduše vykonávat své pravomoci vůči agentuře nebo ji pokárat, ale jako první krok k plodnému partnerství s cílem zavést zásady veřejných služeb do každodenního života stále mladé agentury. Výkonný ředitel agentury ENISA dále uznal, že návštěva veřejného ochránce práv zvýšila povědomí zaměstnanců o povinnostech úředníků Evropské unie a různých důsledcích vyplývajících z jejich postavení, a vyjádřil svůj závazek zaručit nezávislost agentury a její dodržování zásad veřejné služby.  

9. Výkonný ředitel agentury ENISA poznamenal, že tato prohlášení by však zůstala neplatná, pokud by nebyla účinně a viditelně vymáhána. V tomto ohledu se dále vyjádřil ke konkrétním opatřením přijatým za účelem provedení návrhů veřejné ochránkyně práv v následující analýze.

Analýza a závěry veřejného ochránce práv

Úvodní poznámka

10. V následující analýze veřejný ochránce práv posoudí odpovědi agentury ENISA na jeho návrhy jeden po druhém.

A. Návrh, aby agentura ENISA lépe zviditelnila svůj závazek vůči zásadám stanoveným v ECGAB pro občany Unie tím, že na svých internetových stránkách uvede odkaz na ECGAB

Odpověď agentury ENISA

11. Agentura ENISA vysvětlila, že Evropský kodex řádné správní praxe je nyní k dispozici na jejích internetových stránkách [7].

Posouzení veřejného ochránce práv

12. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že oddíl „Postupy a politiky“ na internetových stránkách agentury ENISA začíná tímto prohlášením: „Agentura ENISA je odhodlána fungovat jako otevřená a transparentní organizace. S cílem pomoci občanům a dalším zúčastněným stranám pochopit, jak je agentura řízena a pohnána k odpovědnosti, zveřejňuje agentura ENISA na svých internetových stránkách řadu dokumentů a dalších relevantních informací.„Na internetových stránkách agentury ENISA je rovněž uvedeno krátké prohlášení o úloze ECGAB, které obsahuje „základní zásady, podle nichž zaměstnanci agentury řídí své vztahy s veřejností“, shrnutí těchto zásad a odkaz na ECGAB z internetových stránek evropského veřejného ochránce práv [8]. V této souvislosti se veřejná ochránkyně práv domnívá, že agentura ENISA jasně zviditelnila svůj závazek vůči zásadám stanoveným v ECGAB pro občany EU, a plně tak vyhověla jeho návrhu.

B. Návrh, aby agentura ENISA zvážila a) vytvoření zvláštní stránky na svých internetových stránkách, která by určovala pravidla vztahující se na žádosti o přístup k dokumentům a odpovědnou kontaktní osobu, b) vypracování výroční zprávy o vyřizování žádostí o přístup veřejnosti k dokumentům a c) zřízení veřejného rejstříku svých dokumentů.

Odpověď agentury ENISA

13. Agentura ENISA předběžně informovala veřejného ochránce práv, že dne 9. října 2012 přijala správní rada agentury ENISA prováděcí pravidla k nařízení č. 1049/2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům (dále jen "prováděcí pravidla pro přístup k dokumentům")[9]. Pokud jde o část a) návrhu veřejného ochránce práv, agentura ENISA poukázala na zvláštní stránku na svých internetových stránkách [10] a informovala veřejného ochránce práv, že článek 7 jejích prováděcích pravidel pro přístup k dokumentům stanoví e-mailovou adresu, na kterou by měly být zasílány žádosti o přístup k dokumentům. Pokud jde o část b) tohoto návrhu, agentura ENISA informovala veřejnou ochránkyni práv, že se zaváže vypracovat takovou výroční zprávu poprvé v roce 2013. Pokud jde o část c) tohoto návrhu, agentura ENISA upozornila veřejnou ochránkyni práv na článek 7 prováděcích pravidel agentury ENISA pro přístup k dokumentům a vysvětlila, že veřejný rejstřík má být ještě zaveden a měl by být přístupný na internetových stránkách agentury do konce dubna 2013.

Posouzení veřejného ochránce práv

14. Veřejná ochránkyně práv vítá skutečnost, že správní rada agentury ENISA přijala prováděcí pravidla pro přístup k dokumentům a že agentura ENISA věnuje část svých internetových stránek záležitostem týkajícím se přístupu k dokumentům. Pokud jde o část a) jeho návrhu, veřejný ochránce práv s potěšením konstatuje, že byla vytvořena zvláštní stránka s odkazy jak na nařízení č. 1049/2001, tak na prováděcí pravidla agentury ENISA pro přístup k dokumentům a že se agentura ENISA zavázala poskytnout občanům funkční e-mailovou adresu pro žádosti o přístup k dokumentům. Pokud jde o část b) jeho návrhu, veřejný ochránce práv vítá závazek agentury ENISA vypracovat v roce 2013 výroční zprávu o přístupu k dokumentům. Pokud jde o část c) jeho návrhu, veřejný ochránce práv s potěšením konstatuje, že se agentura ENISA zavázala zřídit veřejný rejstřík. Přestože agentura ENISA nebyla schopna tento rejstřík zpřístupnit do dubna 2013, jak předpokládala, veřejný ochránce práv nemá důvod pochybovat o tom, že veřejný rejstřík bude v blízké budoucnosti k dispozici. Veřejná ochránkyně práv očekává, že ji agentura ENISA bude informovat, jakmile bude rejstřík zřízen.

C. Návrh, aby agentura ENISA zvážila zpřístupnění alespoň domovské stránky svých internetových stránek a informací o svých funkcích a jazykové politice ve všech 23 jazycích Smlouvy

Odpověď agentury ENISA

15. Agentura ENISA ve své odpovědi informovala veřejnou ochránkyni práv, že po úplném přepracování svých internetových stránek v roce 2012 plánuje přeložit vstupní domovskou stránku do všech úředních jazyků. Agentura ENISA informovala veřejnou ochránkyni práv, že tento úkol by měl být dokončen v roce 2013.

Posouzení veřejného ochránce práv

16. Jak je uvedeno v bodě 25 jeho zprávy [11], veřejný ochránce práv se domnívá, že ENISA by tím, že by pozdravila občany, kteří navštíví internetovou stránku v jejich vlastním jazyce, a vysvětlila jim její funkce, jasně prokázala, že uznává, že všichni občané Evropské unie mají na její práci oprávněný zájem. Veřejná ochránkyně práv proto vítá závazek agentury ENISA zpřístupnit domovskou stránku svých internetových stránek ve všech jazycích Smlouvy.

D. Návrh, aby agentura ENISA informovala uchazeče ve výběrových a náborových řízeních o jejich právu napadnout nepříznivé rozhodnutí

Odpověď agentury ENISA

17. Agentura ENISA ve své odpovědi uvedla, že vzor oznámení o volných pracovních místech byl změněn tak, jak navrhoval veřejný ochránce práv, a nyní odkazuje na všechny možné opravné prostředky, včetně evropského veřejného ochránce práv. Agentura ENISA přiložila vzor, který byl použit v posledním oznámení o volném pracovním místě.

Posouzení veřejného ochránce práv

18. Veřejná ochránkyně práv oceňuje skutečnost, že agentura ENISA změnou vzoru oznámení o volném pracovním místě plně realizovala jeho návrh.

E. Návrh, aby agentura ENISA přehodnotila svůj postoj ke zveřejnění jmen členů výběrové komise

Odpověď agentury ENISA

19. Agentura ENISA ve své odpovědi zdůraznila, že v návaznosti na diskusi, která proběhla s evropským veřejným ochráncem práv, má v úmyslu zveřejnit jména členů výběrové komise v dopise vyzývajícím uchazeče k pohovoru. Tento dopis by obsahoval větu, v níž by bylo jasně uvedeno, že jakýkoli pokus kontaktovat členy výběrové komise by vedl k vyloučení uchazeče z řízení.

20. Kromě toho agentura ENISA požádala veřejnou ochránkyni práv o pokyny, pokud jde o praktické způsoby provádění této praxe. Obecněji agentura ENISA navrhla, aby veřejná ochránkyně práv zahájila diskusi mezi institucemi na vhodném fóru s cílem řešit tuto citlivou otázku. Agentura ENISA vyjádřila názor, že by měl být přijat společný přístup k této otázce a měl by být jednotně uplatňován na orgány EU.

Posouzení veřejného ochránce práv

21. Veřejný ochránce práv považuje za vhodné zopakovat, že jak je uvedeno v bodě 33 jeho zprávy [12], zpřístupnění jmen členů výběrové komise uchazečům v přijímacích řízeních je v souladu s judikaturou Soudního dvora v této věci. V tomto ohledu oceňuje připravenost agentury ENISA pozitivně a konstruktivně reagovat na jeho návrh a její záměr upravit způsoby provádění jeho návrhu tak, aby uchazeči mohli být informováni o jménech členů výběrové komise a o důsledcích, které bude mít jakýkoli pokus o kontakt s nimi.

22. Veřejná ochránkyně práv rovněž oceňuje jak žádost agentury ENISA o pokyny, pokud jde o nejlepší přístup, který má být přijat, tak její návrh na širší diskusi o otázce zveřejňování jmen členů výběrové komise. Veřejný ochránce práv konstatuje, že tato otázka vyvolala řadu otázek v souvislosti s jeho návštěvami v různých agenturách a že některé agentury si od něj vyžádaly pokyny. V souladu se svým cílem určit a šířit osvědčené postupy proto veřejný ochránce práv zahájí šetření z vlastního podnětu týkající se otázky zveřejňování jmen členů výběrové komise agenturami EU. Veřejná ochránkyně práv očekává, že toto šetření z vlastního podnětu poslouží jako nejvhodnější fórum pro určení osvědčených postupů a jejich sdílení mezi agenturami EU.

F. Návrh, aby agentura ENISA zajistila, že všichni její zaměstnanci budou informováni o zásadách veřejné služby pro úředníky EU a že by mohla zvážit zpřístupnění zásad veřejné služby na svých internetových stránkách

Odpověď agentury ENISA

23. Agentura ENISA informovala veřejného ochránce práv, že zásady veřejné služby jsou k dispozici ve zvláštním oddíle zřízeném za tímto účelem na jejích internetových stránkách [13].

Posouzení veřejného ochránce práv

24. Veřejná ochránkyně práv vítá skutečnost, že agentura ENISA v příslušné části svých internetových stránek stručně popisuje zásady veřejné služby a poskytuje odkaz na internetové stránky veřejné ochránkyně práv. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že tím, že agentura ENISA reaguje tímto způsobem na jeho návrh, umožňuje občanům, aby byli informováni o tom, že souhlasí se zásadami veřejné služby. Veřejná ochránkyně práv se proto domnívá, že agentura ENISA tento návrh provedla.

G. Návrh, aby agentura ENISA mohla přijmout konkrétní opatření týkající se otázek střetu zájmů stanovená v jejím zřizovacím nařízení, aby splnila své právní povinnosti

Odpověď agentury ENISA

25. V rámci návštěvy již agentura ENISA vyjádřila ochotu vypracovat vzory prohlášení o zájmech výkonného ředitele a vyslaných národních odborníků a zajistit, aby tato prohlášení o zájmech byla k dispozici na jejích internetových stránkách. Agentura ENISA se touto otázkou ve své odpovědi výslovně dále nezabývala. Když se útvary veřejné ochránkyně práv v této záležitosti obrátily na agenturu ENISA, byly informovány, že vynechání konkrétní připomínky k tomuto návrhu v odpovědi agentury ENISA bylo způsobeno přehlédnutím. V každém případě agentura ENISA poukázala na své internetové stránky, které byly po návštěvě veřejného ochránce práv přepracovány a obsahují oddíl nazvaný "Prohlášení o zájmech"[14]. K dispozici je prohlášení o zájmech výkonného ředitele agentury ENISA.

Posouzení veřejného ochránce práv

26. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že příslušný oddíl internetových stránek agentury ENISA obsahuje úvodní prohlášení, které zdůrazňuje význam, který agentura ENISA přikládá nezávislosti jako základní hodnotě agentury. Dále obsahuje nástin politiky agentury ENISA v oblasti střetu zájmů a odkaz na prohlášení o zájmech jejího výkonného ředitele. Veřejná ochránkyně práv zastává názor, že informace, které agentura ENISA poskytuje na svých internetových stránkách, jdou správným směrem ke splnění jejích povinností podle zřizovacího nařízení [15]. Veřejná ochránkyně práv konstatuje, že prohlášení o zájmech vyslaných národních odborníků dosud nejsou v této části internetových stránek k dispozici. Věří však, že agentura ENISA bude v blízké budoucnosti schopna poskytnout tyto informace občanům. Veřejná ochránkyně práv očekává, že agentura ENISA jej bude informovat, jakmile bude tento další krok učiněn. Za těchto okolností se veřejná ochránkyně práv domnívá, že agentura ENISA podnikla kroky k provedení tohoto návrhu.

H. Návrh, aby agentura ENISA zvážila možnost informovat zaměstnance o možnosti stanovené služebním řádem nejprve interně oznámit možnou existenci protiprávní činnosti

Odpověď agentury ENISA

27. Agentura ENISA ve své odpovědi informovala veřejnou ochránkyni práv, že vede interní konzultace s příslušnými aktéry ohledně provádění pokynů Komise pro whistleblowing. Agentura ENISA rovněž uvedla, že v této záležitosti plánuje konzultaci s výborem zaměstnanců. Vzhledem k tomu, že útvary veřejné ochránkyně práv očekávaly, že toto opatření bude dokončeno do konce dubna 2013, kontaktovaly agenturu ENISA s žádostí o aktualizaci. Agentura ENISA informovala útvary veřejné ochránkyně práv, že konzultační proces byl dokončen a že probíhá provádění vnitřní politiky v oblasti whistleblowingu na základě pokynů Komise pro whistleblowing [16]. Tato politika, která má být schválena do konce července 2013, stanoví, že zaměstnanci by měli nejprve interně oznámit případnou existenci protiprávní činnosti.

Posouzení veřejného ochránce práv

28. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že opatření, která agentura ENISA přijala, slouží k informování zaměstnanců o dostupných interních způsobech oznamování protiprávní činnosti. Kromě toho se zdá, že agentura ENISA vedla rozsáhlé konzultace s cílem provést pokyny Komise týkající se whistleblowingu. Veřejná ochránkyně práv se domnívá, že agentura ENISA na jeho návrh reagovala kladně.

I. Závěr

Na základě svého šetření uzavírá veřejný ochránce práv toto šetření následujícím závěrem:

Veřejný ochránce práv vítá konstruktivní přístup agentury ENISA a její ochotu realizovat návrhy, které učinil po své návštěvě agentury. S ohledem na kladnou reakci agentury ENISA na jeho návrhy veřejný ochránce práv své šetření uzavírá.

Agentura ENISA bude o tomto rozhodnutí informována.

P. Nikiforos Diamandouros

Ve Štrasburku dne 20. června 2013.