1. Poslední aktualizace tohoto záznamu: 05.12.2023

2. Referenční číslo: 13/2020

Ref. Ares(2023)8688249 – 18. prosince 2023

3. Jméno a kontaktní údaje správce: Evropský veřejný ochránce práv, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex – EO@ombudsman.europa.eu

Odpovědné oddělení:

Ředitelství pro administrativu evropského veřejného ochránce práv – tým pro lidská práva

E-mailová adresa: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Jméno a kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů: paní Francesca PAVESI – zástupkyně pověřence pro ochranu osobních údajů: pan Nicholas HERNANZ

E-mailová adresa: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Jméno a kontaktní údaje zpracovatele: Nevztahuje se na tento návrh.

6. Jméno a kontaktní údaje společného správce (společných správců): Evropská komise

1) „PMO“, která je vlastníkem systému on-line aplikace „MIPS“, kterou stážisté EO používají k představení svých služebních cest a povolených cest a k získání jejich náhrady, a

(2) GŘ „DIGIT“, které spravuje IT nástroj SYSPER, který EO používá k vytvoření profilu přijatých stážistů a ke správě jejich práv (bezpečnostní průkaz, práva v oblasti IKT, řízení času)

E-mailová adresa: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu

7. Účel (účely) zpracování: nábor stážistů v souladu s každoročně zveřejňovaným oznámením o stáži a rozhodnutím evropské veřejné ochránkyně práv o stážích ze dne 13. února 2023.

Právním základem je rozhodnutí evropské veřejné ochránkyně práv o stážích ze dne 13. února 2023 a příslušná oznámení evropské veřejné ochránkyně práv o stážích zveřejňovaná každý rok.

8. Popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů:

Kategorie subjektů údajů: stážisté přijatí do úřadu výkonného ředitele.

Kategorie osobních údajů:

1. údaje obsažené ve formuláři žádosti zpracovaném na Recruiteo [1]: jméno, příjmení, datum narození, město bydliště, telefonní číslo, e-mail, jazyky, studium/diplomy, odborná praxe;

2. občanský průkaz nebo cestovní pas;

3. místo narození, země narození, státní příslušnost při narození, druhá státní příslušnost; rodinný stav a rodinná situace;

4. formuláře pro identifikaci právnické osoby a finanční identifikaci (včetně údajů o bankovním účtu pro obdržení měsíčního grantu);

5. formulář žádosti o úhradu cestovních výdajů ^[2]; místo náboru; místo přidělení (Štrasburk nebo Brusel);

6. případně údaje týkající se třetích stran (např. manžela/manželky nebo dětí přijatých stážistů) pro výpočet příslušných příspěvků a potřeby pojistit manžela/manželku a děti proti riziku nemoci a úrazu ^[3];

7. formulář prohlášení o střetu zájmů;

8. prohlášení o důvěrnosti;

9. osvědčení o stáži vydané úředníkem pro stáže na konci stáže.

9. Lhůta pro uchovávání údajů a pokud možno pro výmaz:

Údaje o přijatých stážistech jsou uchovávány po dobu dvou let po skončení stáže v tištěné a elektronické podobě, s výjimkou údajů týkajících se náhrady cestovních výdajů, které jsou uchovávány po dobu sedmi let.

Úředník pro stáže vede seznam bývalých stážistů úřadu EO, v němž jsou uvedena jména, příjmení, kontaktní údaje a období stáží.

Údaje nezbytné k vydání osvědčení o stáži (jméno, příjmení, kontaktní údaje, data stáže, oddělení a vykonávané úkoly) jsou uchovávány po dobu 15 let. Data jsou následně vymazána.

10. Příjemci údajů:

Pro kategorii osobních údajů (1) výše (údaje v Recruiteo):

Výkonný ředitel, (případně) generální tajemník, ředitel pro administrativu, úředník pro stáže, vedoucí oddělení lidských zdrojů, vedoucí oddělení, v němž je přijatý stážista přidělen, a zaměstnanec (zaměstnanci) v rozpočtovém a finančním týmu, který se zabývá platbami (např. měsíční granty, náhrady výdajů za služební cesty a cestovní výdaje).

Pro výše uvedené kategorie osobních údajů (2) až (6):

Ředitel pro administrativu, úředník pro stáže, vedoucí oddělení lidských zdrojů a zaměstnanec (zaměstnanci) v rozpočtovém a finančním týmu zabývajícím se platbami (např. měsíční granty, náhrady výdajů za služební cesty a cestovní výdaje).

Pro výše uvedené kategorie osobních údajů (7) až (9):

Výkonný ředitel, (případně) generální tajemník, ředitel pro administrativu, úředník pro stáže, vedoucí oddělení lidských zdrojů a vedoucí oddělení, do něhož je přijatý stážista přidělen.

GŘ „DIGIT“ a Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků Evropské komise jako společný správce rovněž získávají osobní údaje přijatých stážistů za účelem úhrady výdajů a práv IT/HR.

Jméno a příjmení přijatých stážistů se zveřejňují na internetových stránkách evropského veřejného ochránce práv spolu se jmény všech zaměstnanců.

V některých případech a s jejich souhlasem jsou jména a kontaktní údaje bývalých stážistů sděleny nově přijatým stážistům v případě, že mají otázky týkající se logistických aspektů (např. stěhování do Bruselu nebo Štrasburku, otevření bankovního účtu atd.).

11. Dochází k předávání osobních údajů do třetích zemí a/nebo mezinárodním organizacím?

Nevztahuje se na tento návrh.

12. Obecný popis bezpečnostních opatření:

Údaje shromážděné a uložené v elektronické verzi v souvislosti s přijímacím řízením stážistů jsou přístupné pouze těm zaměstnancům výkonného ředitele, kteří se podílejí na příslušném náboru, a to na základě zásady „vědět jen to nejnutnější“ na serverech výkonného ředitele. Dokumenty v tištěné podobě jsou uchovávány v uzamčených skříních v kanceláři úředníka pro stáže. Údaje vložené do systému SYSPER jsou uchovávány v souladu s bezpečnostními opatřeními vypracovanými GŘ DIGIT, které je vlastní a spravuje.

13. Informace o tom, jak mohou subjekty údajů uplatňovat svá práva na přístup a opravu a případně na výmaz, omezení a přenositelnost údajů:

Přijatí stážisté mají v systému SYSPER přístup ke svým vlastním údajům a mohou je opravit. Mohou rovněž požádat o přístup ke svým vlastním osobním údajům a k příslušným informacím o tom, jak je hospodářský subjekt používá. Mohou rovněž požadovat opravu jakýchkoli neúplných nebo nepřesných údajů, které se jich týkají. Identifikační údaje mohou kdykoli během řízení opravit.

Mají právo kdykoli vznést námitku proti použití svých údajů ze strany EO z důvodů týkajících se jejich konkrétní situace. Za určitých podmínek mají právo požadovat, aby EO vymazal jejich osobní údaje nebo omezil jejich použití.

Kdykoli mohou požádat ředitelství pro administrativu – personální oddělení – o informace týkající se zpracování jejich osobních údajů e-mailem: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Mohou se také obrátit na pověřence úřadu pro ochranu osobních údajů na adrese dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu .

Pokud si chtějí stěžovat na to, jak EO nakládá s jejich osobními údaji, mohou se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (www.edps.europa.eu) na této adrese: EIOÚ@edps.europa.eu

Prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se přijímacího řízení pro stážisty v rámci úřadu evropského veřejného ochránce práv

Ref. Ares(2023)8688249 – 18. prosince 2023

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vysvětluje důvod zpracování, způsob, jakým evropský veřejný ochránce práv shromažďuje veškeré poskytnuté osobní údaje, nakládá s nimi a zajišťuje jejich ochranu, jak jsou tyto informace používány a jaká práva mohou subjekty údajů ve vztahu ke svým údajům uplatňovat.

Správcem údajů je evropský veřejný ochránce práv. Společným správcem je i) generální ředitelství Evropské komise „DIGIT“ (pro použití systému SYSPER) a ii) Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků (PMO), který je vlastníkem systému pro on-line aplikaci „MIPS“, kterou stážisté EO používají k představení svých služebních cest a schválených cest a získání náhrady.

1. Jaké osobní údaje bude evropský veřejný ochránce práv zpracovávat?

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem náboru stážistů pracujících v úřadu evropského veřejného ochránce práv. Údaje, které od vás shromažďujeme, zahrnují vaše jméno, příjmení, datum narození, kontaktní údaje, životopisy, jakož i totožnost a finanční údaje potřebné z personálních důvodů. Kromě toho můžeme shromažďovat osobní údaje třetích stran, jako je váš manžel nebo manželka nebo děti z pojistných důvodů.

2. Proč evropský veřejný ochránce práv tyto osobní údaje zpracovává?

Účelem je nábor stážistů v souladu s oznámením o stáži, které se vydává každý rok, a s rozhodnutím evropské veřejné ochránkyně práv o stážích ze dne 13. února 2023.

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem ověření vaší totožnosti, stanovení vašich finančních práv a vydání vašich odznaků.

3. Jaké jsou právní základy a nezbytnost zpracování těchto údajů?

Právním základem je rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv o stážích ze dne 13. února 202 3 a příslušné výzvy k podávání přihlášek na stáže, které jsou každoročně zveřejňovány na internetových stránkách „Kariéra“.

Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení 2018/1725).

4. Kdo je odpovědný za zpracování údajů?

Údaje zpracovávají personální a rozpočtové a finanční týmy.

5. Kdo budou příjemci údajů?

V závislosti na jejich potřebách a případně na potřebách výkonného ředitele, generálního tajemníka, ředitele pro administrativu, úředníka pro stáže, vedoucího oddělení lidských zdrojů, vedoucího oddělení, do něhož je přijatý stážista přidělen, a zaměstnance (zaměstnanců) v rozpočtovém a finančním týmu zabývajícím se platbami mohou přijímat a zpracovávat některé (nebo všechny) vaše osobní údaje.

Evropská komise jako společný správce rovněž zpracovává některé vaše údaje za účelem úhrady určitých nákladů nebo správy vašich práv.

Na našich webových stránkách zveřejňujeme vaše křestní jméno a příjmení.

V některých případech a pouze s vaším souhlasem jsou jména a kontaktní údaje bývalých stážistů sděleny nově přijatým stážistům v případě, že mají otázky týkající se logistických aspektů stáže.

6. Jak dlouho budou údaje uchovávány?

Osobní údaje o přijatých stážistech uchováváme po dobu dvou let po skončení stáže v tištěné a elektronické podobě, s výjimkou údajů týkajících se úhrady cestovních výdajů, které jsou uchovávány po dobu sedmi let.

Vaše jméno, příjmení, data stáže, oddělení a vykonávané úkoly uchováváme po dobu 15 let za účelem vydání osvědčení o stáži. Data jsou následně vymazána.

7. Jak chráníme údaje subjektu údajů?

Zajišťujeme, aby vaše osobní údaje shromážděné během náborového řízení byly přístupné pouze těm zaměstnancům výkonného ředitele, kteří se podílejí na příslušném náboru, a to na základě potřeby vědět. Vaše data jsou bezpečně uložena na serverech EO.

Dokumenty v papírové verzi jsou uloženy v uzamčených skříních.

Údaje vložené do systému SYSPER jsou uchovávány v souladu s bezpečnostními opatřeními vypracovanými GŘ DIGIT, které je vlastní a spravuje.

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatňovat?

Máte právo na přístup ke svým osobním údajům a k relevantním informacím o tom, jak je EO používá. K vlastním údajům můžete přistupovat a opravovat je v systému SYSPER.

Máte také právo požadovat opravu neúplných nebo nepřesných údajů, které se vás týkají. Identifikační údaje můžete kdykoli během řízení opravit. Máte právo kdykoli vznést námitku proti používání vašich údajů ze strany EO z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Za určitých podmínek máte právo požádat, aby EO vymazal vaše osobní údaje nebo omezil jejich použití.

Na vaše žádosti odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce.

9. Na koho se obrátit v případě dotazů nebo stížností týkajících se ochrany údajů?

Otázky týkající se ochrany údajů v souvislosti s přijímacím řízením stážistů v úřadu evropského veřejného ochránce práv můžete kdykoli zaslat evropskému veřejnému ochránci práv na tuto adresu:

EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

Evropský veřejný ochránce práv

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Štrasburk Cedex

Můžete se také obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů úřadu EO na této adrese:

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Stížnost můžete kdykoli podat evropskému inspektorovi ochrany údajů na této adrese: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] IT nástroj, který EO používá pro výběrové řízení na stážisty.

[2] Viz článek 11 B. rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv o stážích ze dne 13. února 2023.

[3] Viz článek 13 rozhodnutí evropského veřejného ochránce práv o stážích ze dne 13. února 2023.