А. Случаи със звезди

Дело 2097/2011/RA: Диалог с църкви, религиозни сдружения или общности, философски и неконфесионални организации

В член 17, параграф 3 от Договора за функционирането на Европейския съюз се изисква Съюзът да „поддържа открит, прозрачен и редовен диалог“ с църквите, религиозните сдружения или общности, философските и неконфесионалните организации.

Европейската федерация на хуманистите се обърна към омбудсмана с твърдението, че Европейската комисия неправилно е отхвърлила нейното предложение за „диалогов семинар“ съгласно член 17 от ДФЕС. Тъй като не вижда как започването на дискусия с жалбоподателя би могло да наруши Договора по начина, описан от Комисията в нейното становище, омбудсманът критикува част от мотивите, изложени за отказа на семинара за диалог. В решението за приключване на случая омбудсманът също така прикани Комисията i) да изясни своите практики и правила в тази област и, ако е необходимо, ii) да изготви насоки по отношение на това как точно планира да приложи член 17 от ДФЕС.

В отговор на това Комисията изготви насоки и ги публикува на своя уебсайт, посветен на диалога, както следва:

1. Отворено

1.1. Събеседници

Партньори в диалога могат да бъдат църкви, религиозни сдружения или общности, както и философски и неконфесионални организации, които са признати или регистрирани като такива на национално равнище и се придържат към европейските ценности. Няма официално признаване или регистрация на събеседниците на европейско равнище.

Независимо от диалога всички партньори от ЕС се насърчават да регистрират своите организации в съответния раздел на Европейския регистър за прозрачност (http://europa.eu/transparencyregister).

1.2. Теми за обсъждане

Всички съответни теми, свързани с програмата на ЕС, могат да бъдат разгледани в рамките на този диалог. Такива теми могат да бъдат повдигани както от Комисията, така и от нейните събеседници, при условие че и двете страни са съгласни. В светлината на своите политически приоритети Комисията може да избере да предложи приоритетни теми за обсъждане за определен период от време с различни събеседници. Това обаче не следва да възпрепятства двете страни да разглеждат актуални въпроси във всеки един момент. Темата и форматът на конкретна инициатива се избират съвместно от Комисията и съответния събеседник в дух на конструктивно взаимно разбирателство. Фактът, че Комисията избира да не спонсорира конкретна инициатива или че събеседникът предпочита да не участва в конкретна инициатива на Комисията, не следва да означава, че те или са в нарушение на задълженията си, или не желаят да започнат диалог.

2. Прозрачни

Комисията предоставя на обществеността цялата необходима информация относно дейностите в рамките на диалога на следния уебсайт: http://ec.europa.eu/bepa/activities/outreachteam/dialogue/index_en.htm

Съобщенията за медиите и пресконференциите, както и други инструменти за комуникация могат да допълнят тези усилия, когато е целесъобразно.

Достъпът до други документи на Комисията е предмет на Регламент (ЕО) No 1049/2001 https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/access-documents/how-access-commission-documents_en .

3. Редовни

Комисията поддържа редовен диалог със събеседници на различни равнища под формата на писмен обмен, срещи или конкретни събития. Събеседниците се приканват да допринесат за процеса на изготвяне на политиките на Съюза чрез различните процеси на писмени консултации, започнати от Комисията.

Този диалог може да се провежда, наред с другото, чрез неофициални срещи, организирани от председателя на Комисията, двустранни срещи с представители на Комисията на всички равнища, и по-специално срещи с отговорния съветник за диалога.

Други инструменти в този неизчерпателен списък могат да включват семинари за диалог и ad hoc процедури за консултации по конкретни и навременни въпроси на политиката.

Омбудсманът приветства изключително конструктивния отговор на Комисията.

Дело 1339/2012/FOR: Подобряване на прозрачността и комуникацията в Европейската централна банка

Жалбоподателят, неправителствена организация, твърди, че членството на председателя на ЕЦБ в Групата на тридесетте е несъвместимо с независимостта, репутацията и почтеността на ЕЦБ. Тя заяви, че ЕЦБ следва да поиска от своя председател да се оттегли от групата.

След проверка омбудсманът отбеляза, че предвид първоначално неадекватните отговори на ЕЦБ към жалбоподателя, последният правилно е изразил загриженост по въпроса. Въпреки това, с оглед на аргументите и обясненията, представени по време на проверката, омбудсманът не установи лошо управление от страна на ЕЦБ.

При приключването на случая омбудсманът предложи на ЕЦБ два съвета под формата на допълнителни забележки. Първата е, че за да се гарантира прозрачност, ЕЦБ следва да включи на своя уебсайт информацията, че нейният председател е член на Групата на тридесетте. Втората е, че с оглед на повишената си видимост и отговорности ЕЦБ следва да предприеме стъпки за по-нататъшно повишаване на качеството на комуникацията си с обществеността.

В отговор ЕЦБ информира Омбудсмана, че в началото на март 2013 г. е публикувала на уебсайта си актуализирана версия на автобиографията на председателя, която включва членството му в Групата на тридесетте.  Освен това Изпълнителният съвет и Управителният съвет на ЕЦБ решиха да превърнат подобряването на комуникацията в един от основните приоритети на средносрочното стратегическо планиране на ЕЦБ за периода 2013-2015 г. ЕЦБ започна преглед на комуникационната си политика, който включваше и въпроси, свързани с комуникацията, произтичащи от предстоящото създаване на единния надзорен механизъм (ЕНМ). ЕЦБ също така подчерта, че вече предприема голямо разнообразие от инициативи, насочени към широката общественост. Специално внимание се обръща и на запитванията, получавани пряко от гражданите по различни канали. С оглед на ЕНМ тази функция ще бъде разширена. Всички тези инициативи са обяснени и описани по-подробно в полза на гражданите в глава 6 от Годишния доклад на ЕЦБ за 2012 г.

Омбудсманът приветства положителните последващи действия на ЕЦБ във връзка с допълнителните забележки.

Дело 2575/2009/RA: Правила на ЕС, насочени към защита на здравето на децата

Този случай се отнася до процедурите на Европейската агенция по лекарствата за вземане на решение дали фармацевтичните дружества следва да бъдат задължени да провеждат проучвания, за да проучат дали и как техният продукт може да се използва за лечение на деца. Тези процедури, които произтичат от Регламента на ЕС относно лекарствените продукти за педиатрична употреба, имат за цел да подобрят наличността на лекарствени продукти за деца. Въпреки че регламентът установява общо правило, че фармацевтичните дружества трябва да извършват проучвания, за да определят дали и как техният продукт може да се използва за лечение на деца, той позволява на Агенцията да отмени това задължение в определени случаи.

Омбудсманът заключи, че в разглеждания случай Агенцията има право да откаже освобождаване. Тя обаче не е осигурила достатъчна прозрачност на процеса, чрез който е взела съответните решения по настоящото дело, и в резултат на това не е мотивирала в достатъчна степен тези решения.

За да се избегнат подобни проблеми в бъдеще, Омбудсманът изготви проектопрепоръка, в която призова Агенцията да приеме мерки, за да направи работата си в тази област по-прозрачна. Агенцията се съгласи, като посочи инициативите, които вече е предприела, и тези, които са в процес на подготовка.

По-конкретно Агенцията обясни, че ще публикува на своя уебсайт резюме на процедурата на неспецифичен език съгласно педиатричния регламент и резултатите от нея, както е прието от педиатричния комитет. Според Агенцията това резюме ще помогне на заинтересованите страни да разберат цялостната обосновка на педиатричния комитет. По-подробните научни основания, на които се основава становището на педиатричния комитет, ще продължат да бъдат част от обобщения доклад, който, според Агенцията, се оповестява публично, след като Комисията вземе решение относно разрешението за употреба на продукта.

Агенцията също така информира омбудсмана, че работи за подобряване на своите насоки за педиатричния комитет, за да се гарантира, че съгласието или отказът на планове за педиатрично изследване, освобождаванията и отсрочките са по-добре обосновани.

И накрая, Агенцията очерта усилията си за включване на по-подробни обяснения в становищата на педиатричния комитет, в които се очертават основанията за предоставяне или отказ на освобождаване.

Омбудсманът горещо приветства положителния отговор на Агенцията по този случай. Широкият набор от мерки, приети от Агенцията, следва да спомогне за предотвратяване на проблеми като тези, които възникнаха в настоящия случай, и в по-общ план за изграждане на още по-голямо доверие в нейната работа за гражданите.

Дело 962/2011/AN: По-добра информация за дипломите и квалификациите

Жалбоподателката не е включена в списъка с резерви от конкурс, организиран от Европейската служба за подбор на персонал, тъй като удостоверението за професионална квалификация, издадено от нейния работодател, не представлява „диплома“. След задълбочена проверка омбудсманът стигна до заключението, че решението на конкурсната комисия да не включи името на жалбоподателя в списъка с резерви не е явно погрешно. Омбудсманът обаче направи допълнителна забележка в смисъл, че EPSO следва да запази легитимността на процеса на подбор, като напомни на конкурсните комисии съдебната практика на Съда на ЕС, която изисква от тях надлежно и адекватно да мотивират всички решения за изключване на кандидати въз основа на техните квалификации и дипломи.

В отговор EPSO заяви, че напълно споделя мнението на омбудсмана относно значението на адекватното обосноваване на решенията и предоставянето на подходяща правна подкрепа на конкурсните комисии. EPSO наскоро преструктурира своите служби, за да създаде нов сектор — Службата за прием на кандидати, с цел по-добро подпомагане на членовете на конкурсната комисия при оценяването на квалификациите и дипломите на кандидатите. Тя прави това, като се свързва със съответните национални органи, а именно NARIC, за да потърси съвет по въпроси, свързани с признаването на степени и образователни системи в ЕС. В резултат на това EPSO успя да подобри значително своята база данни за дипломите, която се публикува като приложение към Ръководството за конкурсите на общо основание: „Примери за квалификации, които по принцип съответстват на изискваните в обявленията за конкурси“.

В отговора на EPSO също така се посочва, че ГД „Образование и култура“ на Комисията е създала Речника на Евридика в сътрудничество с министерствата на образованието във всички държави членки, за да предоставя надеждна и съпоставима информация за националните образователни системи и политики. EPSO предоставя речника на Евридика на разположение на кандидатите, когато попълват онлайн формуляра за кандидатстване на EPSO, както и на конкурсните комисии по време на етапа на допускане до конкурсите. Всеки термин в оригиналния език е придружен от структурирано обобщено описание, осигуряващо бързо разбиране и сравнение на информацията.

EPSO приключи отговора си, като заяви, че в резултат на различните направени подобрения нито едно от оплакванията по член 90, подадени от кандидатите през 2013 г., не се отнася до въпроси, свързани с дипломи.

Омбудсманът приветства действията, предприети от EPSO, които доведоха до по-ясна информация за кандидатите и следователно до по-малко жалби.

Дело 434/2012/VL: Задължение за отговор на кореспонденцията

Европейската агенция за авиационна безопасност (ЕААБ) отхвърли искането на производител на въздухоплавателни средства за разрешение за полет по отношение на едно от неговите въздухоплавателни средства, тъй като съответното сертифициране е в ход. Жалбоподателят твърди, че ЕААБ i) е работила неефективно и не е сертифицирала съответното въздухоплавателно средство в разумен срок; ii) не е осъществил правилна комуникация с дружеството майка на жалбоподателя, по-специално като не е отговорил на изпратено от него електронно писмо и не му е предоставил график за сертифициране на съответното въздухоплавателно средство; и iii) пренебрегва положителния практически опит във връзка с хидравличната система, използвана във въздухоплавателното средство.

Омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на подточки i) и iii), но разкритикува факта, че ЕААБ не е отговорила на електронното писмо.

В отговор ЕААБ заяви, че за да се избегнат подобни ситуации в бъдеще, тя i) ще продължи да предоставя обучение на своите служители относно прилагането на Кодекса за поведение на персонала на ЕААБ, ii) ще извършва непрекъснат преглед на практическото прилагане на принципа на добрата административна практика и iii) ще обмисли критичен преглед на член 16 от Кодекса за поведение на персонала на ЕААБ и посочените в него изключения.

Омбудсманът приветства предвидените последващи мерки, обявени от ЕААБ като средство да се гарантира, че установеният в този случай случай случай на лошо администриране няма да се повтори.

Б. Приети приятелски решения

1. Европейски парламент

Дело 2178/2011/KM: Отказ за възстановяване на пълния размер на пътните разноски, направени за явяване на събеседване

Жалбоподателят, германски гражданин, е участвал в конкурс за позиция в Европейския парламент. На 15 април 2011 г., след писмения изпит, му е съобщено, че поканите за събеседванията вероятно ще бъдат изпратени в средата на юни. По този начин той отива на почивка, както е планирано, през май. На 13 май 2011 г. обаче той получава електронно писмо (което прочита едва на 26 май 2011 г.), с което го кани да се яви на интервю в Брюксел на 30 май 2011 г. Поради това той трябваше да резервира полет от Рим в кратък срок.

Той иска да му бъдат възстановени разходите за този полет, а именно 559,60 EUR. Парламентът отхвърли искането му. Тя твърди, че тъй като жалбоподателят не е подал заявление за промяна на адреса му в регистрите на Парламента, тя може да му възстанови разходите само въз основа на разстоянието между мястото му на пребиваване в Германия и Брюксел, т.е. 221,08 EUR. Жалбоподателят се обърна към Европейския омбудсман, който започна проверка.

В становището си Парламентът твърди, че е приложил правилно съответните правила. Като взе предвид конкретните факти по случая, омбудсманът поиска от него да разгледа въпроса за справедливостта. В отговор Парламентът заяви, че се е отнесъл справедливо към жалбоподателя и подчерта, че не може да плати по-висока сума, тъй като не е получил писмено уведомление от жалбоподателя.

Омбудсманът се съгласи, че правилата налагат три условия, за да бъде приемлива промяната на адреса: i) обстоятелствата трябва да са изключителни; ii) промяната трябва да настъпи най-малко 15 дни преди изпитването; и iii) трябва да бъде отправено писмено искане. Той изрази задоволство, че Парламентът е приел, че първото условие е изпълнено и е проявил известна гъвкавост, като е избрал да не прилага второто условие. Парламентът обаче настоя за третото условие. Омбудсманът счита, че тази позиция е неоправдано формалистична и не отчита в достатъчна степен специфичното положение на жалбоподателя. Поради това той предложи Парламентът да преразгледа искането на жалбоподателя за пълно възстановяване на разходите.

Парламентът прие предложението на омбудсмана и изплати на жалбоподателя остатъка от пътните му разходи. Жалбоподателят изрази задоволството си от този резултат.

2. Съвет на Европейския съюз

Дело 1519/2011/AN: Уведомление за уволнение, връчено по време на отпуск по болест

Жалбоподателят е работил за военната мисия на ЕС в Босна и Херцеговина „EUFOR Althea“. Посочената мисия му е връчила предизвестие за прекратяване на трудовия му договор и е позволила срокът на предизвестието да изтече, докато той е бил в отпуск по болест.

Проверката на омбудсмана показа, че като е действала по този начин, EUFOR Althea е нарушила правото на защита на жалбоподателя. Освен това, тъй като към началото на срока на предизвестието е бил в неплатен отпуск по болест, той е бил лишен от част от доходите, на които е имал право преди уволнението си в съответствие с правилника за персонала на EUFOR. Омбудсманът отправи до Съвета предложение за приятелско решение, като предложи EUFOR Althea да обмисли изплащането на съответната сума на жалбоподателя.

В отговора си на предложението на омбудсмана за приятелско решение Съветът заяви, че не е компетентен да разгледа настоящия случай и че предложението следва да бъде адресирано пряко до командващия операцията. От учтивост и с цел да подпомогне омбудсмана в неговата проверка, Съветът препрати предложението на омбудсмана за приятелско решение на командващия операцията за отговор.

Командващият операцията се съгласи с омбудсмана, че EUFOR е нарушила правото на защита на жалбоподателя при разглеждането на неговия случай. Тя прие предложението на омбудсмана за приятелско решение.

Омбудсманът приветства приемането от страна на командващия операцията на неговото предложение за приятелско решение. Той благодари на Съвета за това, че е действал като мост между омбудсмана и командващия операцията, и взе под внимание предложението му да се обърне пряко към командващия операцията, което омбудсманът ще следи в бъдещи случаи, свързани с военни мисии. И накрая, омбудсманът припомни, че общият въпрос за това кой е отговорен за случаи на лошо администриране в дейностите на мисии, създадени в трети държави под егидата на общата политика за сигурност и отбрана на ЕС, е предмет на проверка по собствена инициатива [1].

3. Европейска комисия

Дело 828/2010/JF: Непредоставяне на своевременен отговор на искане

Жалбоподателят, НПО със седалище във Франция, е изпълнил финансиран от ЕС проект в Ангола под общия надзор на (тогавашната) делегация на Комисията в Луанда. Когато е разбрал, че планираните резултати от проекта не могат да бъдат постигнати в предвидените срокове, жалбоподателят е поискал от делегацията да се съгласи с удължаване в съответствие с договора, подписан от двете страни. Делегацията обаче не беше в състояние да вземе решение по това искане преди изтичането на срока на договора за проекта поради предполагаемото непредставяне от страна на жалбоподателя на своевременно искане, което е съвместимо с изискванията на договора. Жалбоподателят изрази несъгласие и се оплака на омбудсмана.

Проверката на омбудсмана разкри, че жалбоподателят правилно е подал искането си и че делегацията го е разгледала по начин, който би могъл да се възприеме като небрежност. В резултат на това делегацията би могла евентуално да извърши случай на лошо администриране, което да доведе до обезщетение от ЕС за извъндоговорна отговорност. Поради това Омбудсманът предложи на Комисията приятелско решение, с което да се обмисли възможността за обезщетяване на жалбоподателя. Комисията прие да възстанови на жалбоподателя сумата от почти 48 000 EUR — ход, който омбудсманът приветства. Тя обаче отказва да плати разходите, направени от жалбоподателя и неговия местен партньор след края на договора по проекта. Омбудсманът направи допълнително предложение за приятелско решение в това отношение.

В крайна сметка Комисията прие да възстанови разходите, направени след края на проекта, но само по отношение на партньора на жалбоподателя. Що се отнася до жалбоподателя, Комисията направи контрапредложение, в което се посочва степента, в която тя е готова да възстанови относителните разходи. Омбудсманът прикани Комисията да продължи да демонстрира ангажимента си за добра администрация и незабавно да пристъпи към възстановяване на останалата част от разходите на жалбоподателя в съответствие с контрапредложението си. Той направи допълнителна забележка в този смисъл и приключи случая.

В своите последващи действия във връзка с допълнителната забележка Комисията информира омбудсмана, че е договорила с жалбоподателя сума, която е задоволителна и за двете страни.

Дело 1682/2010/BEH: Функциониране на експертните групи

Жалбоподателят е организация на гражданското общество. Според уебсайта ѝ тя е коалиция от почти 200 групи по обществени интереси, профсъюзи, представители на академичните среди и фирми за обществени дела. Жалбата му до омбудсмана се отнася до работата на експертните групи, създадени от Комисията. Основното твърдение е, че Комисията не е осигурила балансиран състав на тези групи. Жалбоподателят твърди, че в по-голямата част от групите, които е идентифицирал, представителите на промишлеността съставляват по-голямата част, докато всички други заинтересовани страни, като например потребителските групи, академичните среди и гражданското общество, са недостатъчно представени. Жалбоподателят също така твърди, че липсва прозрачност в работата на експертните групи.

Омбудсманът предложи приятелско решение. Тя поиска от Комисията, наред с другото, да предприеме допълнителни мерки за осигуряване на балансирано представителство на съответните области на експертен опит и интереси в експертните групи. Тя също така предложи Комисията да попълни своя онлайн регистър на експертните групи, като гарантира, че той включва всички експерти и всички експертни групи и предоставя достатъчно подробности по отношение на протоколите и/или докладите от заседанията.

Комисията прие предложението. Тя обясни, че е завършила онлайн регистъра на експертните групи в началото на 2012 г. и оттогава е направила допълнителни подобрения. Що се отнася до състава на експертните групи, Комисията подробно описа редица конкретни действия, които е предприела за осигуряване на балансирано представителство, коригиране на погрешни класификации и предотвратяване на конфликти на интереси. Тези мерки включваха например цялостен преглед на експертните групи. В резултат на това съставът на редица групи беше променен или е в процес на промяна. Жалбоподателят признава направените подобрения, но твърди, че корпоративните интереси продължават да доминират експертните групи, създадени от септември 2012 г. нататък.

Омбудсманът счита, че е наложително да се следи внимателно ситуацията. Поради това тя обяви намерението си да започне разследване по собствена инициатива, което направи през май 2014 г. Това ще ѝ позволи да разгледа отблизо всяко по-нататъшно развитие на практиката на Комисията по отношение на състава на експертните групи и ще даде възможност на всички заинтересовани страни да изложат становищата си.

Дело 1817/2010/RA: Отказ за предоставяне на публичен достъп до документи, свързани с покана за представяне на предложения

Жалбата се отнася до отказ на Комисията да предостави достъп до документи. Жалбоподателят е публичен орган със седалище в Обединеното кралство, чиято дейност е съсредоточена върху разработването на средства за осигуряване на по-безопасно използване на интернет от децата. След като предложението му за финансиране е било отхвърлено, жалбоподателят е поискал от Комисията публичен достъп до обобщения доклад за оценка, свързан с конкурентно предложение. Комисията отхвърля искането, като твърди, че оповестяването на доклада би засегнало сериозно процеса ѝ на вземане на решения и би засегнало защитата на търговските интереси на консорциума, чието предложение е било финансирано.

След като извърши проверка, омбудсманът направи предложение за приятелско решение, като призова Комисията да преразгледа отказа си. Комисията отговори, като предостави достъп до документа. Поради това омбудсманът приключи случая с констатацията, че приятелското му решение е било прието. Той се възползва от възможността да направи редица допълнителни забележки с оглед подобряване на процедурите на Комисията за в бъдеще.

Дело 513/2011/EIS: Твърдение за неуведомяване на жалбоподателя за характеристиките и относителните предимства на спечелилата оферта

Жалбоподателят, италианско дружество, специализирано в мониторинга и управлението на околната среда, е участвал в тръжна процедура, публикувана от делегацията на ЕС в Албания. Офертата на жалбоподателя е изключена от тръжната процедура, тъй като не отговаря на конкретен аспект от техническите спецификации. След това жалбоподателят е поискал от Комисията копие от спечелилата оферта. Тъй като жалбоподателят не е удовлетворен от получените отговори, той се обръща към омбудсмана, който започва проверка. В своето встъпително писмо омбудсманът ясно посочи, че според него жалбоподателят също е критикувал факта, че Комисията не му е предоставила информация относно характеристиките и относителните предимства на спечелилата оферта.

В становището си Комисията заяви, че искането на жалбоподателя не включва изрично позоваване на характеристиките и относителните предимства на спечелилата оферта. Тя обаче добави, че ще бъде готова да предостави такава информация, ако в съответствие с Финансовия регламент жалбоподателят я поиска.

Омбудсманът счита, че отказът да се предостави на жалбоподателя копие от съответната оферта е обоснован.  Той обаче счита също, че Комисията е трябвало да разбере, че жалбоподателят също е заинтересован да получи информацията, която възлагащият орган е длъжен да предостави при поискване на неуспелите оференти. Поради това той направи предложение за приятелско решение, като предложи Комисията да обмисли предоставянето на жалбоподателя на обща информация относно характеристиките и относителните предимства на спечелилата оферта.

Комисията прие предложението на омбудсмана, като предостави подробна информация относно характеристиките и относителните предимства на спечелилата оферта.

Дело 940/2011/JF: Възстановяване на допустими разходи на бенефициери на безвъзмездни средства от Комисията

Жалбоподателят е координирал консорциум, на който са отпуснати безвъзмездни средства от Комисията за предприемане на действие в областта на екологосъобразното строителство. В хода на изпълнението на дейността консорциумът поиска възстановяване на допустимите разходи, направени през различните отчетни периоди, в съответствие с договора, подписан с Комисията. Комисията обаче се съгласява да заплати само 45,75 % от тези разходи. Жалбоподателят е счел, че Комисията неправилно е ограничила възстановяванията до горепосочената ставка, и е подал жалба до омбудсмана.

Омбудсманът установи, че съгласно договора ставката за възстановяване на разходи от 45,75 % се прилага към общото участие на Съюза в дейността. В договора не се посочва ставка за междинните плащания. Освен това, преди консорциумът да поиска плащане на разходите, направени през първия отчетен период, служител на Комисията го информира, че междинните плащания могат да се извършват при различни ставки на възстановяване. Поради това Омбудсманът предложи приятелско решение на Комисията, като я прикани i) надлежно да обясни защо е приложила горепосочената ставка към междинните плащания за консорциума; и ii) да гарантира, че след приключване на дейността ще изплати остатъка на консорциума в съответствие с договора.

Комисията твърди, че систематично е прилагала ставката от 45,75 % към междинните плащания, за да се гарантира добро финансово управление на бюджета на ЕС и да се избегнат бъдещи сложни процедури за възстановяване. Омбудсманът не е удовлетворен от този отговор, като посочва по-специално, че Комисията е можела да изготви насоки, които биха позволили на консорциума да тълкува правилно договора в това отношение. Въпреки това, тъй като всички споразумения за отпускане на безвъзмездни средства вече включват много ясна разпоредба, в която се посочва, че междинните възстановявания ще се извършват при ставката, приложима за общия принос на Съюза към дейността, омбудсманът стигна до заключението, че не са оправдани допълнителни проверки в това отношение. Накрая, в допълнителна забележка Омбудсманът прикани Комисията да го информира как е спазила своите гаранции, че ще изплати на консорциума всички непогасени суми в края на дейността (вж. раздел Д.3 по-долу).

4. Съд на Европейския съюз

Дело 2252/2011/BEH: Твърдение за липса на пълен отговор на искането за информация

През септември 2011 г. жалбоподателят изпрати писмо до председателя на Съда. В писмото си той задава различни въпроси относно правното положение на страните в производството пред съдилищата (Съдът, Общият съд и Съдът на публичната служба) във връзка със състава на съдебните състави по дадено дело, по-специално когато тези страни подозират възможна пристрастност на съдиите. Съдът ограничи отговора си до предоставяне на жалбоподателя на определена информация относно състава на съставите и мотивите, изложени в Статута на Съда, за които съдиите не могат да участват в разглеждането и решаването на делото.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че Съдът не е отговорил напълно на въпросите, повдигнати в писмото му, и твърди, че Съдът следва да предостави пълен и изчерпателен отговор на неговите въпроси. Първоначалните контакти между службите на Палатата и тези на омбудсмана доведоха до започването на проверка, по време на която омбудсманът предложи, като приятелско решение, Палатата да предостави допълнителни подробности относно, например, източниците на някои процедурни правила.

Съдът прие предложението на омбудсмана и предостави допълнителна информация, удовлетворяваща твърдението на жалбоподателя. Поради това омбудсманът приключи случая.

5. Европейска агенция по лекарствата (EMA)

Дело 693/2011/RA: Отказ за предоставяне на публичен достъп до клинични проучвания, проведени с лекарство за множествена склероза

Настоящата жалба се отнася до искане за публичен достъп до документи, съхранявани от Европейската агенция по лекарствата (EMA) и свързани с клинични проучвания, проведени върху Avonex, фармацевтичен продукт, използван за лечение на множествена склероза. Жалбоподателят твърди, че EMA не му е предоставила нито един от документите, които е поискал, по-специално разрешението за търговия.

Агенцията представи редица причини за отказа си да предостави публичен достъп до исканите документи, включително че в някои случаи не е била в състояние да ги намери в своите архиви извън обекта.

Омбудсманът направи предложение за приятелско решение, съгласно което EMA следва i) надлежно да търси в своите архиви документите, поискани от жалбоподателя; ii) ако документите бъдат намерени, да предостави на жалбоподателя пълен достъп до тях или да обясни защо се прилага едно от изключенията, предвидени в член 4 от Регламент 1049/2001; iii) предоставя на Омбудсмана подробна информация относно своя план за електронно архивиране.

EMA прие изцяло предложението на омбудсмана за приятелско решение. Тя обаче поясни, че някои от исканите документи не са били в нейно владение. Въпреки че жалбоподателят изрази загриженост относно аргумента на EMA, че не разполага с всички поискани от него документи, омбудсманът отбеляза, че настоящата проверка се отнася само до отказ за предоставяне на достъп до документи, а не до несъбиране на документи.

В. Приети са проектопрепоръки

1. Европейска комисия

Дело 2398/2009/EIS: Задължение към бивш служител

Жалбоподателят, длъжностно лице на Комисията, което вече се е пенсионирало, плаща издръжка на три лица.

До януари 2006 г. Комисията предоставяше на жалбоподателя подробна информация за сумите, изплатени на всяко от трите лица, както е посочено във фиша му за пенсия. След това обаче, поради промяна в своята информационна система, Комисията посочи само общата изплатена сума. Впоследствие жалбоподателят се обърна към омбудсмана и заяви, че Комисията i) не е отговорила адекватно на исканията му относно изплатените суми и ii) неправилно е приела, че няма задължение да проверява точността на изчисленията, представени ѝ от трите засегнати лица.

След като прегледа досието на Комисията, омбудсманът счете, че Комисията не е предоставила на жалбоподателя пълна и подробна информация за сумите, изплатени на трите лица, считано от февруари 2006 г. Поради това той отправи проектопрепоръка към Комисията, като поиска от нея да предостави същия вид подробна информация, както до януари 2006 г., когато беше въведена старата информационна система. Що се отнася до становището на жалбоподателя, че Комисията не е проверила правилно представените ѝ изчисления, омбудсманът не е установил лошо управление.

Комисията прие проектопрепоръката на омбудсмана и предостави на жалбоподателя исканата информация.

Дело 2558/2009/DK: Предполагаеми нередности при създаването и функционирането на научен комитет

През 2008 г. Комисията поиска от своя Научен комитет по рисковете за здравето и околната среда (НКРЗОС) да изготви становище относно използването на нечовекоподобни примати в научните изследвания. Предвид високоспециализираната област, в която участва, НКРЗОС реши да създаде работна група, състояща се от експерти, които да го подпомагат при изготвянето на становището. Окончателното становище беше прието и представено през януари 2009 г.

През октомври 2009 г. жалбоподателят, Европейската коалиция за прекратяване на опитите с животни, се обърна към омбудсмана, за да се оплаче, че според него НКРЗОС, чрез своята работна група, i) не е разполагал с необходимия експертен опит, за да даде становище по въпроса, и ii) в окончателното си становище не е взел предвид всички предоставени доказателства.

Въз основа на своята проверка омбудсманът установи, че Комисията е трябвало да отправи публична покана, специално насочена към определяне на съответните експерти, които да подпомагат НКРЗОС. Той отправи проектопрепоръка, според която Комисията следва да обмисли изменение на своите правила относно създаването на научни комитети, за да се изиска публикуването на покана, с която да се поканят експерти да заявят своя интерес, с цел да се определят възможно най-добрите кандидати.

В писмената си реплика Комисията обяснява, че е приела ново решение, в което се предвижда, че при подбора на експерти за работните групи тя ще извърши търсене в създадения с това решение "Резерв от научни съветници по оценка на риска", както и в своята база данни с външни експерти. Тя също така ще публикува уеб-базирана покана за експерти. Поради това Омбудсманът заключи, че Комисията е приела неговия проект на препоръка.

Що се отнася до твърдението, че НКРЗОС не е взел предвид всички предоставени доказателства, омбудсманът не установи лошо управление.

Дело 846/2010/PB: Твърдение за неправилно разглеждане от страна на Комисията на жалба за нарушение

Това дело се отнася до разглеждането от страна на Комисията на жалба за нарушение, подадена до нея от член на датското гражданско общество. Тази жалба се отнася до съвместимостта с европейското законодателство в областта на околната среда на схема за увеличаване на железопътния капацитет в Дания. Основният въпрос в случая беше качеството на обясненията на Комисията защо е установила, че Директивата на ЕС за стратегическа екологична оценка („Директивата за СЕО“) не е приложима към въпросната схема за разширяване на железопътния капацитет.

В проектопрепоръка омбудсманът призова Комисията да обясни по-добре защо е стигнала до заключението, че Директивата за СЕО не се прилага към фактите по случая. Комисията направи това. В решението за приключване на този случай омбудсманът също така поздрави Комисията за надлежното отчитане на повдигнатите системни въпроси, по-специално неточната формулировка на Директивата за СЕО. Комисията се позова на конкретни подобрения, които възнамерява да въведе с оглед постигане на целта за по-голяма сигурност и прозрачност при прилагането на законодателството.

Дело 1013/2012/MHZ: Отказ за предоставяне на достъп до документи, съдържащи лични данни

Жалбоподателят е бил освободен от длъжността си на ключов експерт и ръководител на екип по финансиран от ЕС проект в Босна и Херцеговина. Той е поискал достъп до документи, свързани с неговото уволнение, съгласно Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи, но Комисията е отказала. Освен това Комисията не отговори на искането му за достъп до електронния регистър на документите, съхранявани от делегацията на ЕС в Босна и Херцеговина. В хода на проверката на омбудсмана жалбоподателят уточни, че заявлението му за достъп обхваща, наред с другото, всички документи, съдържащи критични забележки относно неговото изпълнение, и всички документи/информация, съдържащи неговите лични данни по смисъла на Регламента на ЕС относно защитата на данните (Регламент 45/2001).

След проверка на съответните документи на Комисията омбудсманът установи, че Комисията не е обработила адекватно и своевременно искането на жалбоподателя за достъп. Той направи проектопрепоръка, според която Комисията следва първо да идентифицира и след това да оповести съответните документи/информация. Комисията прие проектопрепоръката и въз основа на член 13, буква в) от Регламент 45/2001 изпрати на жалбоподателя извадки от всички документи, съдържащи неговите лични данни. Омбудсманът приветства действията, предприети от Комисията, както и обяснението на Комисията, че системата, използвана за регистриране на входящите и изходящите писма в делегацията, не е система, която съдържа електронни файлове.

2. Европейска служба за външна дейност (ЕСВД)

Дело 706/2010/RT: По твърдяната липса на убедителни мотиви за отхвърлянето на искане за работа на непълно работно време

През 2001 г. ръководителят на делегация на ЕС упълномощи трима местни служители да работят на непълно работно време. През 2009 г. тримата служители поискаха от ръководителя на делегацията удължаване на срока на това разрешение. Искането им е отхвърлено. По изключение беше предоставено удължаване на срока до края на 2010 г. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателите твърдят главно, че Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) не е представила убедителни причини за решението си да им откаже разрешение да работят на непълно работно време.

Първоначално Омбудсманът започна разследване срещу Комисията. От 1 януари 2011 г., след прехвърляне на компетенции, ЕСВД стана компетентният орган, който се занимава с всички решения относно персонала в делегациите на ЕС. По този начин ЕСВД заменя Комисията за целите на настоящото разследване.

В становището си ЕСВД обясни, че не може да разшири обхвата на разрешението, което е предоставила на тримата местни служители за работа на непълно работно време, на следните основания: и) местното законодателство не предвижда обща практика за предоставяне на работа на непълно работно време и в това отношение не съществуват „задължителни разпоредби“; ii) специфичните правила на ЕС относно местните служители не включват разпоредби относно предоставянето на работа на непълно работно време; и iii) няма „интерес на службата“, който да позволява работа на непълно работно време.

Омбудсманът счете за необоснован отказа на ЕСВД да разшири обхвата на разрешението за работа на непълно работно време за тримата местни служители. Според него работата на непълно работно време е най-малкото обичайна възможност, разрешена от местното законодателство. Дори и да няма общи „задължителни разпоредби“в местното законодателство, които да предвиждат, че работата на непълно работно време следва задължително да се предоставя при поискване, страните по трудови споразумения са свободни да преговарят и допускат такава възможност. Освен това, дори ако специалните правила на ЕС относно местните служители не съдържат разпоредби относно работата на непълно работно време, те не забраняват договарянето на такава договореност. И накрая, омбудсманът припомни съответните правила на Международната организация на труда, които признават работата на непълно работно време като подходяща форма на заетост за работниците със семейни отговорности.

Омбудсманът първоначално отправи предложение за приятелско решение до ЕСВД, а впоследствие и проект на препоръка. Вследствие на неговия проект на препоръка ЕСВД обясни защо е в интерес на службата да отхвърли исканията. Освен това ЕСВД информира Омбудсмана, че е възобновила обсъжданията с Комисията относно възможността за предоставяне на разрешения за работа на непълно работно време на местни служители. Омбудсманът прие това обяснение и счете, че ЕСВД е предприела подходящи мерки за изпълнение на неговия проект на препоръка.

3. Европейски орган за безопасност на храните (ЕОБХ)

Дело 775/2010/ANA: Разглеждане на потенциален конфликт на интереси, произтичащ от преместването на член на персонала в частния сектор

Жалбата е подадена от неправителствена организация и се отнася до разглеждането от страна на ЕОБХ на потенциален конфликт на интереси, произтичащ от ситуация, която се нарича „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“.

Омбудсманът започна проверка във връзка с твърдението, че ЕОБХ не е разгледал по подходящ начин въпроса за потенциален конфликт на интереси при преместването на бивш член на своя персонал в частния сектор и свързаните с това твърдения.

След проверката на жалбата омбудсманът отправи три проектопрепоръки към ЕОБХ. В подробното си становище ЕОБХ настоя, че е спазил проектопрепоръките на омбудсмана.

В решението си за приключване на случая омбудсманът констатира, че:

и) ЕОБХ е предприел действия за укрепване на своите правила и процедури по отношение на преговорите от страна на обслужващите членове на персонала относно бъдещи работни места от типа „кадрова въртележка между държавния и частния сектор“ и за изискване от обслужващите членове на персонала да ги оповестяват своевременно. Въпреки това, тъй като ЕОБХ неправомерно е ограничил обхвата на това, което би могло да представлява евентуален конфликт на интереси при такива обстоятелства, омбудсманът е заключил, че ЕОБХ е приел само частично първата си проектопрепоръка.

ii) ЕОБХ не е признал надлежно, че не е спазил съответните процедурни правила и не е извършил достатъчно задълбочена оценка на потенциалния конфликт на интереси, възникнал в настоящия случай, и следователно не е изпълнил втората проектопрепоръка на омбудсмана.

iii) ЕОБХ е предприел действия, за да гарантира, че ако в бъдеще възникне подобен случай, той: а) получава достатъчно информация, включително най-малко надлежно описание на задачите, изпълнявани от ЕОБХ, точно описание на предложената нова работа и информация относно възможните връзки между новата и предишната работа, б) извършва възможно най-задълбочена оценка и в) надлежно документира резултатите от своята оценка. Поради това ЕОБХ прие и изпълни третата проектопрепоръка на омбудсмана.

За да подобри изпълнението на първия проект на препоръка, Омбудсманът направи четири допълнителни забележки, като поиска от ЕОБХ да обмисли извършването на допълнителни промени в своите процедури и формуляри.

4. Европейска агенция по лекарствата (EMA)

Вж. дело 2575/2009/RA по-горе в раздел „Случаи Star“.

Г. Проектопрепоръки, частично приети от институцията

1. Европейски орган за безопасност на храните (ЕОБХ)

Вж. дело 775/2010/ANA по-горе в раздел В.3.

2. Европейска агенция за управление на оперативното сътрудничество по външните граници (Frontex)

Дело OI/5/2012/BEH-MHZ: Спазване на задълженията, свързани с основните права

През 2011 г. влезе в сила Регламент (ЕС) No 1168/2011, с който от Frontex се изисква да въведе административни механизми и инструменти за насърчаване и наблюдение на спазването на нейните задължения по отношение на зачитането на основните права. Същевременно гражданското общество изрази загриженост относно последиците за правата на човека от дейностите на Frontex. При тези обстоятелства омбудсманът реши да започне проверка по собствена инициатива, за да провери как Frontex прилага Регламента от 2011 г. Омбудсманът поиска от Frontex разяснения по отношение на стратегията за основните права, кодексите за поведение, служителя по въпросите на основните права, европейските екипи за гранична охрана и координиращия служител, както и прекратяването на съвместни операции и пилотни проекти.

Омбудсманът изпрати отговора на Frontex за коментари до Агенцията за основните права и започна обществена консултация, в която участваха международни организации, НПО, национален омбудсман и заинтересовани лица.

След като анализира всички становища и становището на Frontex, Омбудсманът изготви подробен проект на препоръка за това как Frontex би могла да подобри и направи по-ефективен своя механизъм за наблюдение на зачитането на основните права във всички свои дейности.

Въпреки че Frontex реагира положително на препоръките на Омбудсмана относно а) стратегията за основните права, плана за действие, кодексите за поведение, прекратяването/спирането на операциите и консултативния форум, тя не взе предвид препоръката на Омбудсмана, че б) служителят по въпросите на основните права следва да обмисли разглеждането на жалби относно нарушения на основните права във всички дейности на Frontex, подадени от лица, които са лично засегнати от нарушения, както и в обществен интерес.

Поради това омбудсманът реши да приключи проверката и да разгледа аспектите по буква а), както са уредени от Frontex, и да изготви специален доклад до Европейския парламент по отношение на аспект б).

Д. Последващи действия във връзка с критични и допълнителни забележки по институции

1. Европейски парламент

Дело 2393/2011/RA: Прозрачност на международните търговски преговори

През декември 2011 г. 28 асоциации за цифрови граждански права от 18 европейски държави се оплакаха от отказа на Парламента да разкрие няколко документа относно преговорите по Търговското споразумение за борба с фалшифицирането (ACTA). Парламентът обясни, че е обвързан със споразумение за поверителност, договорено от Комисията. Омбудсманът прие това обяснение, но в допълнителна забележка посъветва Парламента да гарантира, че Комисията и Съветът няма да подписват споразумения за поверителност в бъдеще, които биха могли да подкопаят способността на Парламента да обсъжда открито такива въпроси.

В отговора си Парламентът посочи последвалите положителни развития. По-специално, Договорът от Лисабон предостави на Парламента пълни правомощия за съвместно законодателство за приемане на търговско законодателство, Комисията трябва редовно да информира Парламента за текущите преговори и сега се изисква одобрението на Парламента за ратифицирането на всички търговски споразумения. В този контекст Парламентът многократно е призовавал за по-голяма прозрачност, информация и участие на съответните заинтересовани страни по време на търговските преговори. Въз основа на опита от ACTA и вследствие на исканията на Парламента Комисията възприема различен подход към подготовката на бъдещите преговори, по-специално преговорите относно Трансатлантическото партньорство за търговия и инвестиции (ТПТИ).

В контекста на ТПТИ не беше подписано споразумение за поверителност и публичното изявление на главния преговарящ от страна на ЕС относно защитата на преговорните документи отчита изцяло факта, че институциите на ЕС трябва да спазват Регламент 1049/2001 при разглеждането на всички искания за публичен достъп.

Редица документи за първоначална позиция на ЕС и информация за важни срещи за преговори, както и за постигнатия напредък в преговорите, са на разположение на специалните уебсайтове на Комисията [2]. Освен това, в интерес на прозрачността, Комисията пое ангажимент да оповести публично някои документи, които отразяват изключително позицията на ЕС относно преговорите по ТПТИ, след консултация с преговарящите партньори на САЩ.

Мненията на гражданското общество се вземат предвид чрез обществени консултации и диалог в подготвителната фаза на преговорния процес и чрез срещи в заключителния му етап, когато резултатът от преговорите подлежи на контрол, преди да бъде одобрен от Съвета и Парламента.

Парламентът допринесе за подготовката на преговорите и изпрати политическо послание чрез резолюция [3]. Парламентът ще продължи да напомня на Комисията за необходимостта да заеме проактивна позиция по отношение на достигането до обществеността и прозрачното участие в международните търговски преговори.

В съобщение за медиите, публикувано на 28 януари 2014 г., Омбудсманът приветства съобщението, че бъдещите търговски преговори, по-специално текущите преговори за ТПТИ, ще бъдат по-прозрачни и отворени за участие на заинтересованите страни. След като взе под внимание опасенията, изразени от гражданското общество, и независимо от горепосочените подобрения, омбудсманът впоследствие започна проверка по собствена инициатива във връзка с прозрачността и участието на обществеността в преговорите за ТПТИ (OI/10/2014/RA). Това разследване е било в ход към момента на финализиране на настоящия доклад.

Дело 2407/2011/CK: Предполагаеми нередности при обработването на редица искания, отправени от член на ЕП

Случаят се отнасяше до реакцията на Парламента на редица искания, отправени от жалбоподателя към него след публикуването на статия във вестник, озаглавена „Евродепутати, изложени на риск от скандала с парите в брой“. Жалбата до омбудсмана се отнася до i) невъзможността на Парламента да предотврати и да реагира на влизането на журналисти в неговите помещения и на техните неразрешени записи, ii) непредоставянето от страна на Парламента на помощ на жалбоподателя, за да го защити срещу обвиненията, за които се твърди, че са клеветнически, и iii) решението на Парламента да запечата офисите на жалбоподателя в Парламента скоро след публикуването на статията.

След като проведе проверка, омбудсманът заключи, че не е налице лошо управление. Що се отнася до i) не е имало нарушение на правилата за сигурност на Парламента, за което да може да се търси отговорност от неговите служби, ii) Парламентът не е бил задължен да защитава членовете на ЕП срещу клеветнически обвинения или да създаде специализиран орган в това отношение и iii) решението на Парламента да запечата офисите на жалбоподателя е законосъобразно. Омбудсманът също така направи две допълнителни забележки с цел да помогне на Парламента да избегне проблеми в бъдеще. По-специално омбудсманът прикани Парламента да преразгледа своите правила относно скритите камери и записващите устройства и да реши дали използването им следва да бъде забранено по отношение на всички негови посетители. Омбудсманът предложи също така Парламентът да обмисли приемането на специални правила относно запечатването на офисите в своите помещения.

В отговора си Парламентът информира омбудсмана, че по отношение на първата забележка Парламентът е решил да забрани използването на скрити камери и записващо оборудване. Що се отнася до втората забележка, Парламентът счете за най-добре да не приема правила, а да продължи да разглежда всеки случай на ad hoc основа. Според Парламента исканията за запечатване на служба произхождат от съдебни органи или OLAF и би било трудно да се изготви общо правило за уреждане на отговора на такива искания.

Омбудсманът приветства реакцията на Парламента на първата допълнителна забележка. Що се отнася до отговора на втората забележка, омбудсманът приема, че въпреки че би било в интерес на правната яснота и добрата администрация да се приеме общо правило, може да има практически пречки за това.

Дело 1040/2012/VL: Добрата администрация изисква надлежно документиране на процедурите за набиране на персонал

Служител на Парламента се оплака от начина, по който Парламентът е провел процедура за подбор, насочена към наемане на сътрудник в информационно бюро в столицата на държава членка.  След като извърши разследване, омбудсманът не установи лошо администриране, но препоръча на Парламента да подобри вътрешните си процедури за набиране на персонал, като гарантира, че всички процедурни стъпки и етапи са надлежно документирани.

В отговор на това Парламентът изрази становището, че не са необходими никакви действия, тъй като неговите вътрешни процедури за набиране на персонал вече са надлежно документирани. Според отговора комисиите, провеждащи събеседванията, изготвят доклади, които са в основата на проекта на докладна записка, която трябва да бъде подписана от генералния директор на ГД „Персонал“, с която се предлага назначаването на успешния кандидат.

Омбудсманът провери досието на Парламента по време на проверката и установи, че то не съдържа никакви документи, на които се основава докладната записка на генералния директор. Това е причината за допълнителната забележка, както е обяснено в решението за приключване на случая. Жалко е, че Парламентът не реагира конструктивно на допълнителната забележка.

Дело 1283/2012/AN: По-добро разглеждане на случаите на сексуален тормоз

Жалбата се отнася до непредприемане на действия от страна на комисията на Парламента по въпросите на тормоза вследствие на жалба относно сексуален тормоз, подадена от бивш стажант. След като омбудсманът започна разследване, комисията по тормоза възобнови разследването си. Решавайки да се основава на доверие, а не на вина, омбудсманът счете, че не са необходими допълнителни проверки, и приключи случая. По този начин омбудсманът подчерта жизненоважното значение за предполагаемите жертви на сексуален тормоз на наличието на надеждно лице за контакт, което да отговаря ефективно на техните оплаквания. При отсъствието на такъв човек жертвите могат само да се чувстват по-безпомощни. Заключителното решение съдържаше и две допълнителни забележки, насърчаващи Комитета да действа старателно и чувствително в отношенията си с жалбоподателя, да вземе решение възможно най-скоро и в бъдеще да приложи поуките, извлечени от този случай.

В отговор Парламентът информира омбудсмана, че разследването вече е приключено и че новият председател на комисията по въпросите на тормоза е поел твърд ангажимент за ускоряване на процедурата по разследване в съответствие с приложимите правила.

Омбудсманът приветства конструктивните последващи действия на Парламента.

2. Съвет на ЕС

Дело 1649/2012/RA: Участие на ЕС в Партньорството за открито управление

Тази жалба се отнася до отказа на Съвета да предостави публичен достъп до документ, съдържащ общи стъпки за безвизово краткосрочно пътуване на руски граждани и граждани на ЕС. След като руските власти се съгласиха с предложението на ЕС за предоставяне на публичен достъп до документа, Съветът го публикува в своя Публичен регистър на документите. В допълнителна забележка омбудсманът прикани Съвета да обмисли предприемането на стъпки за участие на ЕС в Партньорството за открито управление [1]^— многостранна инициатива, която има за цел да повиши прозрачността, отчетността и способността на правителствата да реагират на гражданите. Това би могло да повиши доверието в Съюза в тази област и да предостави форум за насърчаване на по-голяма откритост от страна на Русия, която, след като заяви намерението си да се присъедини към ОПГ, впоследствие оттегли писмото си за намерения.

В отговора на Съвета се посочва, че външната дейност на Съюза може да бъде завършена чрез инициативи, предприети от държавите — членки на ЕС, в рамките на международни форуми, на които ЕС не е член или не участва. Такъв е случаят с организации като OGP, която е международна платформа, към която се присъединяват някои държави — членки на ЕС, и организации на гражданското общество. Съветът обаче не отговори на въпроса за евентуалното участие на ЕС в ОПГ.

Омбудсманът изразява съжаление, че Съветът не се възползва от тази възможност, за да се ангажира с въпроса за евентуалното участие на ЕС в партньорството за открито управление. През май 2014 г. омбудсманът се изказа на европейската среща на ОПГ. Тя обяви намерението си да направи всичко възможно, за да помогне на администрацията на ЕС да отговори на очакванията за откритост, отчетност и гражданско участие в съответствие с разпоредбите на Договорите на Съюза.

3. Европейска комисия

Дело 217/2008/FOR: Публичен достъп до политически бележки на ГД „Търговия“

Жалбата се отнася до отказа на Комисията да предостави публичен достъп до политически бележки, използвани от нейната генерална дирекция „Търговия“ за насочване на персонала, провеждащ разследвания в областта на търговското право.

Омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на предполагаемия отказ, но препоръча на Комисията да посочи в публичен регистър документите, съдържащи нейните вътрешни насоки за служителите относно използването на инструменти за търговска защита. Във втора допълнителна забележка Комисията беше приканена да определи по подходящ начин исканите документи, когато получи искания за публичен достъп.

В отговор Комисията увери омбудсмана, че винаги помага на лицата да идентифицират документите, за които се иска публичен достъп, и че е положила усилия да идентифицира най-важните документи, с които разполага, в публичен регистър. Тя посочи, че в това отношение могат да бъдат направени допълнителни подобрения.

Омбудсманът приветства усилията на Комисията да помогне на обществеността да идентифицира документите, с които разполага, и насърчава Комисията да поднови усилията си в това отношение.

Дело 2335/2008/CK: Достъп до документи относно предложени инвестиции в ядрената енергетика

Жалбоподателят, световна организация, която провежда кампании за защита и опазване на околната среда, се обърна към омбудсмана, за да оспори отказа на Комисията да оповести документи, свързани с предложен инвестиционен проект за изграждане на нова атомна електроцентрала в България. Според Комисията член 44 от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия („Договора за Евратом“) означава, че достъпът до документи, отнасящи се до инвестиционен проект, трябва да бъде отказан, при условие че както инвеститорът, така и съответната държава членка не са дали изричното си съгласие за оповестяване. Омбудсманът направи предварителната констатация, че позицията на Комисията не е убедителна, и прикани институцията да преразгледа своето тълкуване на член 44 от Договора за Евратом и да обмисли възприемането на по-проактивен подход за оповестяване на документите, посочени в членове 43 и 44 от Договора за Евратом. В отговора си Комисията повтори вече изразените си становища и омбудсманът приключи случая с критична и две допълнителни забележки.

В критичната забележка омбудсманът посочи, че Комисията не е взела предвид последните развития в правото на ЕС по отношение на принципа на прозрачност и основното право на достъп до документи при тълкуването и прилагането на член 44 от Договора за Евратом и член 15 от ДФЕС. В двете допълнителни забележки Омбудсманът прикани Комисията i) да приеме насоки, в които се определят процедурните правила, които да се прилагат при разглеждането на заявления за достъп до документи на Евратом, и ii) да разработи проактивен подход за оповестяване на документи на Евратом.

В отговор Комисията поддържа становището си, че член 44 има предимство пред член 15 от ДФЕС и че изискването за съгласие в член 44 е абсолютно изискване за оповестяване. Тя обаче се ангажира да разработи и приеме набор от процедурни правила за достъп до документи на Евратом под формата на публично достъпни насоки. Тя също така информира омбудсмана за проактивния си подход по отношение на: i) изготвянето на своите становища и ii) публикуването на своя уебсайт на информация за ядрените инсталации.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията поддържа тясното си тълкуване на член 44 от Договора за Евратом, което повдига въпроси относно спазването от страна на Съюза на задълженията му по Конвенцията от Орхус.

Приветстват се положителните и конструктивни последващи действия на Комисията във връзка с допълнителните забележки.

Дело 2781/2008/FOR: Достъп до експертни доклади по заявления за финансиране

Жалбоподателят безуспешно е потърсил финансиране от ЕС за проект в областта на информационните технологии. Той поиска достъп до докладите на отделните експерти, които са оценили предложението му. Комисията отказва достъп, като твърди, че оповестяването би засегнало сериозно процеса на вземане на решения. По-специално той се опасяваше, че ще бъде накърнен колективният характер на решението и че неправомерен външен натиск може да попречи на експертите да изразят пълното си и откровено мнение.

Омбудсманът не беше убеден в тази обосновка и разкритикува факта, че Комисията не е предоставила валидни и адекватни основания за своето решение. Беше направена допълнителна забележка, с която Комисията се насърчава да преразгледа цялостния си подход по отношение на публикуването на индивидуални експертни доклади и да обмисли предоставянето на публичен достъп до анонимизирани индивидуални експертни доклади.

В отговор Комисията се позова на своя Кодекс за поведение на независимите експерти, който беше приложен към Правилата за представяне на предложения. Това изрично гласи, че "t ask of a e xp ert is to p arti cip eat in a con fid enti al […] ev alu ation".

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията просто се е позовала на съществуващите си практики, вместо да се възползва от възможността да преразгледа тези практики.

Дело 563/2009/VL: Недостатъчно обяснение за решението за прекратяване на производство за установяване на нарушение

Член на германско орнитологично дружество се оплака от решението на Commission´s да прекрати производството за установяване на нарушение срещу Германия във връзка със задълженията ѝ да създаде специална защитена зона (СЗЗ) за някои диви птици, изброени в Директива 79/409/ЕИО на Съвета относно опазването на дивите птици.

Омбудсманът разкритикува факта, че Commission´s не са предоставили убедително и разумно обяснение на своята позиция по отношение на методологията за очертаване на СЗЗ.

В отговор Комисията само повтори становището си, че е оценила всички аргументи на жалбоподателя´s и е предоставила пълни обяснения на решението си.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не е извлякла никакви поуки от този случай.

Дело OI/10/2010/JF: Доказателство за отработено време по проекти на ЕС

Жалбата се отнася до споразумение за отпускане на безвъзмездни средства между ГД „Околна среда“ и университет в Ливан за изпълнението на проект за укрепване на ливанското законодателство в областта на околната среда. Комисията обяви завършения проект за успешен, но отказа да плати за работното време на заместник-председателя на университета, който действаше като координатор на проекта, тъй като не бяха представени подходящи доказателства за отработеното време. След това заместник-председателят предостави личната си програма в опит да представи доказателства за времето, което е прекарал по проекта.

ГД „Околна среда“ отказа да разглежда дневния ред като подходящо доказателство. След това жалбоподателят се обърна към омбудсмана с аргумента, че Комисията преди това е приела същия вид доказателства от други бенефициери на проекти на Комисията в Ливан. След проверка Омбудсманът направи предложение за приятелско решение, а когато Комисията отхвърли това предложение — проектопрепоръка, в която се предлага да се направи повторна оценка на доказателствената стойност на дневния ред спрямо резултатите от проекта и да се преразгледат разходите на жалбоподателя. Омбудсманът прикани Комисията да вземе предвид при вземането на решение по въпроса дългогодишните си отношения на доверие с жалбоподателя и риска Съюзът да бъде възприет като действал несправедливо. Комисията отхвърли препоръката и омбудсманът приключи случая с критична забележка.

В отговор на това Комисията информира Омбудсмана, че за да се избегнат подобни ситуации в бъдеще, тя е предприела няколко мерки, за да подчертае необходимостта и да подобри използването на справки за изработените часове, за да оправдае разходите за персонал като допустими разходи за проекти по LIFE. Тя разясни на финансовите инициатори, последващите одитори и всички бенефициери какво може да се приеме като отчети за отработените часове. Тя също така публикува набор от насоки на уебсайта на LIFE+, съдържащи инструкции относно графиците за отработените часове. Освен това по време на първоначалните срещи с бенефициерите Комисията поставя допълнителен акцент върху въпроса за графиците. Външните екипи за мониторинг извършват специфични и систематични проверки на отчетите за отработените часове по време на посещенията си на проекти по LIFE. Комисията също така проверява извадки от отчети за отработените часове по време на посещенията си на проекти по LIFE.

Омбудсманът счита, че описаните от Комисията мерки следва да намалят до приемливо равнище риска от подобно лошо администриране в бъдеще.

Дело 202/2010/VL: Оповестяване на самоличността на оценителите на проекти, финансирани от ЕС

Дружеството жалбоподател кандидатства за финансиране на научни изследвания по Шестата рамкова програма на Комисията (6РП) и Седмата рамкова програма (7РП). Предложенията на жалбоподателя по 7РП са получили нисък резултат, докато същото предложение по 6РП е получило много добър резултат. Обръщайки се към омбудсмана, жалбоподателят повдигна и редица въпроси във връзка с оценката на предложенията за научни изследвания от страна на Комисията, по-специално, че Комисията не ѝ е предоставила имената на оценителите и че последните може да са били в конфликт на интереси.

След като провери досието на Комисията, включително автобиографиите на оценителите, омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на оценката на предложенията на жалбоподателя. Решението за приключване включваше предложение, с цел подобряване на прозрачността, Комисията да обмисли промяна на правилата си, за да позволи разкриване на самоличността на оценителите пред кандидатите, след като оценките са били извършени и резултатите са били съобщени на кандидатите.

В отговор Комисията се съгласи, че предложението на Омбудсмана ще позволи на кандидата да прецени дали експертите са обект на конфликт на интереси и че това може да увеличи отчетността на експертите. Тя обаче счита, че подобно предложение би било в противоречие със съображенията за защита на личните данни и ефикасността на процедурите. В този контекст той изтъква, че i) лични данни могат да бъдат предадени на трета страна само ако получателят установи необходимостта от предаване на данните и ако няма причина да се предполага, че законният интерес на субекта на данните може да бъде накърнен, ii) разкриването може потенциално да има сериозни последици за личния и професионалния живот на съответните експерти поради размера на научноизследователските/промишлените общности, iii) въпреки че е имало ротация на експерти, е останала определена част от експертите, които биха могли да бъдат подложени на натиск през следващата година, и iv) той може да прикани стотици кандидати да направят всякакви субективни и фалшиви твърдения, които биха били почти невъзможни за оценка и разрешаване в разумен срок.

Омбудсманът не е убеден в аргументите, изложени от Комисията. Правото на защита на личните данни може да бъде гарантирано чрез предварително предоставяне на подходяща информация на експертите и предоставяне на правото им да възразят срещу разкриването на тяхната самоличност по наложителни причини. Опитите за упражняване на натиск върху експерти могат да бъдат открити и възпрени чрез подходящи мерки. И накрая, субективни и фалшиви твърдения могат лесно да бъдат идентифицирани и да получат бърз отговор.

Дело 768/2010/VL: Признаване на образователни квалификации за целите на вътрешен конкурс

Жалбоподателят, който е работил като срочно нает служител, е бил изключен от вътрешен конкурс с мотива, че неговата образователна квалификация не отговаря на изискванията на обявлението за конкурса. Жалбата до омбудсмана се основава на факта, че той е представил декларация и удостоверение от Националния информационен център за признаване на квалификациите (NARIC) на Обединеното кралство, удостоверяващи, че квалификацията му съответства на бакалавърска степен (Honors) от Обединеното кралство.

Тъй като омбудсманът счита, че процесът на набиране на персонал не е взел предвид в достатъчна степен удостоверението, издадено от компетентния национален орган, той предлага приятелско решение, като приканва Комисията да преразгледа позицията си. Тъй като Комисията отказа да направи това, омбудсманът приключи случая с критична забележка.

В отговор Комисията само потвърждава становището си, че е приложила правилно релевантните правила и разпоредби.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не е положила усилия да се поучи от този случай и не е направила нищо за намаляване на риска от подобно лошо администриране в бъдеще. Подходът на Комисията в този случай контрастира неблагоприятно със звездното дело 962/2011/AN на EPSO.

Вж. дело 828/2010/JF в раздел Б.3 по-горе.

Дело 1533/2010/MMN: Задължение на бившите членове на Комисията да действат почтено и дискретно

Член 245, параграф 2 от ДФЕС налага на членовете на Комисията „задължението да действат почтено и дискретно по отношение на приемането, след като са престанали да заемат длъжността, на определени назначения или облаги“.

Настоящото дело се отнася до разрешението, дадено от Комисията на бивш член на Комисията да заеме определена длъжност в частния сектор след напускане на Комисията.

Неправителствената организация жалбоподател е на мнение, че Комисията не е разгледала правилно въпроса и се е обърнала към омбудсмана. След проверка, която включваше две проверки на досието на Комисията, омбудсманът не установи лошо управление. Комисията е спазила процедурата, която е установила за такива случаи, като е поискала от своя ad hoc комитет по етика да разгледа въпроса, преди да вземе решение по него. Тази комисия поиска и получи някои разяснения. Освен това Комисията преразгледа въпроса, след като жалбоподателят, наред с другото, изрази опасения.

Омбудсманът обаче отбеляза вътрешно електронно писмо, в което длъжностно лице на Комисията е поискало от друго длъжностно лице, което е било запознато с дейностите на бившия член на Комисията, да предостави допълнителна информация относно предполагаемото участие на бившия член на Комисията в конкретен проект, в който е участвал предвиденият работодател. Това искане остава без отговор. Омбудсманът направи допълнителна забележка, както следва:

„При извършването на необходимата задълбочена оценка на възможни конфликти на интереси, засягащи бивши членове на Комисията, би било препоръчително Комисията да гарантира, че всички необходими разследвания или други мерки за разследване, предприети в контекста на тази оценка, са надлежно приключени и че се води подходяща документация по отношение на всички тези стъпки.“

В отговора си Комисията посочва, че въпросното електронно писмо е изпратено в края на февруари 2010 г., докато Комисията приема решението си относно съвместимостта на дейностите на бившия член на Комисията в края на януари 2010 г. Електронното писмо беше изпратено с цел да се предостави информация на говорителя на Комисията, за да се отговори на евентуални въпроси от журналисти в залата за пресконференции.

Омбудсманът отбелязва, че отговорът на Комисията изглежда се основава на неправилното предположение, че тъй като Комисията вече е приела решението, с което счита предвидената професия за съвместима с Договора, всичко, което може да се появи впоследствие, би било от значение само за представянето и не би могло да постави под въпрос самото решение. Въпросното електронно писмо се отнася до предполагаемото участие на бившия член на Комисията в конкретен проект, в който е участвал предвиденият работодател. Следователно, ако бъде потвърдено, това би могло да постави под въпрос решението на Комисията, че (предвидената) професия е съвместима с Договора. Следователно е ясно, че Комисията е трябвало да предприеме последващи действия във връзка с това електронно писмо, което повдигна потенциално много важен въпрос.

Омбудсманът продължава да проявява активен интерес към работата на Комисията по етични въпроси, като например възможни конфликти на интереси.

Дело 1817/2010/RA: Срокове за отговор на искания за публичен достъп до документи

Проверката на омбудсмана по този случай беше приключена, след като Комисията се съгласи да предостави достъп до въпросния документ (вж. раздел Б.3 по-горе). Бяха направени още три забележки с оглед подобряване на процедурите на Комисията за в бъдеще. Те се отнасяха до консултации с автори трети страни съгласно член 4 от Регламент 1049/2001, срокове за отговор на първоначални и потвърдителни заявления и информация относно средствата за правна защита.

В отговор на първата забележка Комисията обеща да положи всички усилия, за да се консултира с авторите трети страни възможно най-бързо, но посочи, че необходимостта от консултиране може да бъде установена само чрез предварителен анализ на документите. Времето, необходимо за това, варира в зависимост от факторите, специфични за исканите документи (като например техния брой и дължина), и общото работно натоварване.

Що се отнася до втората забележка, Комисията припомни, че систематично следва препоръката на омбудсмана, направена в контекста на случай 87/2012/KM, като посочва в потвърждението за получаване датата, на която искането е регистрирано, и датата, на която трябва да се отговори.

В отговор на третата забележка Комисията обясни, че невинаги е в състояние да даде точна оценка на датата, на която заявителят може да очаква решение, но обеща да положи всички усилия, в съответствие с духа на забележката, за да информира кандидатите възможно най-добре за обработката на техните заявления, включително за забавянията и причините за тях. Що се отнася до информацията относно средствата за правна защита, становището на Комисията е, че би било преждевременно тя да се предоставя, когато ѝ е известно, че няма да спази сроковете, като се има предвид, че в такива случаи решенията обикновено се вземат непосредствено след първоначалния или удължения срок. Подобна информация би била подвеждаща и в случаите, когато Комисията в крайна сметка успее да вземе решение в определения срок. В потвърдителните решения систематично се посочват наличните процедури за подаване на жалби и за правна защита, като по този начин се дава възможност на заявителите да получат преразглеждане не само на степента, в която Комисията е спазила приложимите процедури, но и на същността на своето решение. Комисията също така обърна внимание на решението по дело T-494/08, което потвърждава, че когато дадена институция вземе изрично потвърдително решение след удължения срок, това се превръща в обжалваем акт и жалбоподателите губят интереса си от отмяната на мълчаливия отказ.

Омбудсманът приветства обещанията на Комисията да положи максимални усилия за постигане на целите на първата и третата забележка. Отговорът на Комисията на втората допълнителна забележка също е полезен и разумен. Що се отнася до предоставянето на информация относно средствата за правна защита, Омбудсманът приема, че необходимостта от вътрешни и външни консултации означава, че невинаги е възможно службата, която отговаря за изпращането на решението, да знае достатъчно рано, за да бъде от полза, дали просто ще спази даден срок или просто ще го пропусне.

Важно е съдебната практика, на която се позовава Комисията, да не се разбира в смисъл, че сроковете съгласно Регламент 1049/2001 нямат значение, докато съответната институция отговори в крайна сметка. На 11 декември 2013 г. омбудсманът отправи проверка по собствена инициатива до Европейския парламент, Съвета и Комисията относно спазването на сроковете за разглеждане на първоначални и потвърдителни заявления за достъп (OI/6/2013/KM).

Дело 10/2011/AN: Кандидатите трябва да бъдат информирани кои институции имат право да ги наемат

Жалбоподателят е спечелил конкурс, насочен към създаването на база данни с кандидати, които отговарят на условията за наемане на работа от (тогавашните) делегации на Комисията в трети държави и международни организации. В писмото, с което жалбоподателят се уведомява, че името му е в базата данни, се посочва, че той отговаря на условията за назначаване от всички институции, служби и агенции на ЕС. Въз основа на тази информация и знаейки, че няколко кандидати от базата данни действително са били наети от органи, различни от делегациите, жалбоподателят успешно е участвал в процедури за набиране на персонал, организирани от агенциите на ЕС. Комисията обаче информира всички агенции на ЕС, че не могат да наемат кандидати от въпросната база данни.

По време на проверката на омбудсмана Комисията отвори базата данни за всички институции, органи, служби и агенции на ЕС, като по този начин разреши въпроса. Тъй като обаче Комисията нито е информирала омбудсмана за този резултат, нито е публикувала ясна информация на вниманието на кандидатите, омбудсманът направи две допълнителни забележки. Първата забележка беше, че в бъдеще Комисията следва да предоставя на омбудсмана информация, която е от значение за резултата от текущо разследване. Втората забележка беше, че за да се гарантира справедливо и равно третиране, Комисията следва да информира всички кандидати в базата данни, че тя е отворена за всички институции, органи, служби и агенции на ЕС.

В своите последващи действия Комисията информира омбудсмана, че е публикувала необходимата информация на уебсайта на Европейската служба за подбор на персонал (EPSO).

Омбудсманът счита, че не са необходими конкретни последващи действия във връзка с първата допълнителна забележка и че последващите действия във връзка с втората допълнителна забележка са задоволителни.

Дело 851/2011/KM: Забавяне на отговора на жалба за нарушение във връзка с многократни визи

На 9 април 2010 г. жалбоподателят, германски гражданин, подаде жалба до Комисията относно начина, по който Германия обработва заявленията за многократни визи. На 25 ноември 2010 г. той напомня на Комисията за жалбата си. В крайна сметка Комисията отговори на 4 април 2011 г., като заяви, че съответните правила позволяват на държавите членки да проверяват дали кандидатите за виза разполагат с достатъчно средства. От предоставената от жалбоподателя информация той не можа да установи дали е налице нарушение на правилата на ЕС. 

В становището си до омбудсмана Комисията обясни по-подробно позицията си и добави, че германските органи са признали, че са допуснали грешка. Омбудсманът счита, че тъй като националните органи са приели грешката си, няма основания за по-нататъшни действия. Въпреки това беше направена критична забележка относно факта, че Комисията е отговорила едва почти година след първото електронно писмо на жалбоподателя и повече от четири месеца след второто му електронно писмо, без да обясни това забавяне.

В отговор Комисията обеща да подобри процедурите си за отговор на гражданите с цел да отговори възможно най-скоро.

Омбудсманът приветства ангажимента на Комисията да преразгледа своите процедури, за да гарантира, че отговаря на писма от граждани в разумен срок.

Дело 875/2011/JF: Работа на Комисията в областта на двуколесните моторни превозни средства

Жалбоподателят, мотоциклетист, е разговарял с Комисията относно нова политика в областта на пътната безопасност. Той изрази мнение, че Комисията не е провела правилно проучване, за да потърси мнението на заинтересованите страни. Когато Комисията отказа да продължи комуникацията с жалбоподателя, той се обърна към омбудсмана. След проверка Омбудсманът i) прикани Комисията да обмисли предоставянето на насоки на своите служители по отношение на обстоятелствата, при които Кодексът за добро поведение на администрацията може законно да бъде използван за прекратяване на кореспонденцията; ii) насърчава Комисията да признае в настоящия случай, че би било по-добре проучването да не се ограничава само до английския език, и да прецени дали има поуки, които да бъдат извлечени за в бъдеще; и iii) прикани Комисията да потвърди, че е препратила за разглеждане от експертните групи, работещи по съответното законодателство, коментарите и становищата на жалбоподателя по неговите регулаторни предложения.

В отговор Комисията обясни, че предоставя насоки по отношение на прилагането на Кодекса както в задължителните обучения за своите служители, така и на своя уебсайт MyIntracom. Нейните кореспонденти по етика и генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ предоставят допълнителни насоки, когато е необходимо. Комисията също така призна, че би било по-добре проучването да се проведе и на езици, различни от английския. На последно място, тя заяви, че е представила забележките на жалбоподателя, които са широко известни, на своите експерти, работещи по съответното законодателство.

Омбудсманът приветства полезните последващи действия на Комисията във връзка с допълнителните забележки.

Дело 940/2011/JF: Забавено плащане за действия, финансирани от ЕС

Жалбоподателят е координатор на консорциум, който предприема финансирано от ЕС действие в областта на екологосъобразното строителство. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана със спор относно процента на допустимите разходи, които Комисията следва да плати временно.

След проверка, която включваше предложение за приятелско решение, омбудсманът стигна до заключението, че не са оправдани допълнителни проверки. В допълнителна забележка Омбудсманът прикани Комисията да обясни как е спазила гаранциите, които е дала по време на проверката, че ще изплати остатъка на консорциума в края на дейността, без това да води до ненужни забавяния.

В отговора си Комисията обясни, че е получила последния набор от финансови доказателства от жалбоподателя на 4 юли 2013 г. Тези доказателства обаче се оказали непълни, а в някои случаи и неправилни. Поради това Комисията поиска от консорциума да предостави липсваща финансова документация и да изясни неточна или непоследователна информация. Консорциумът представи последната оставаща документация и разяснения на 13 декември 2013 г. След това Комисията беше готова незабавно да изплати остатъка на консорциума. За съжаление на този етап не бяха налични достатъчно бюджетни кредити за извършване на плащането преди края на годината. Поради това плащането трябваше да бъде отложено за 2014 г. Въпреки това Комисията му е дала приоритет и след последното незначително пояснение от консорциума и представянето от консорциума на окончателната консолидирана декларация за разходи на 24 януари 2014 г., на 3 февруари 2014 г. е изплатила на консорциума остатъка от 643 037,11 EUR. Освен това на 14 февруари 2014 г. Комисията плаща на консорциума лихви за забава в размер на 402,88 EUR.

Омбудсманът отбелязва реалните усилия на Комисията да предприеме конструктивни последващи действия в този случай.

Случай 1235/2011/MMN: Спазване на Конвенцията на ООН за правата на хората с увреждания

Жалбоподателят е спечелил конкурс на EPSO и е получил длъжност на договорно нает служител в Службата за публикации в Люксембург.  Няколко години по-късно жалбоподателят е получил временен договор чрез белгийско дружество в Службата за инфраструктура на Комисията в Брюксел. По-късно същата година жалбоподателят участва в събеседвания, проведени с цел заемане на постоянна длъжност в Комисията. Жалбоподателят обаче не е избран и е включен в резервен списък.

Жалбоподателят и неговият адвокат изпратиха редица писма до Комисията. В тези писма жалбоподателят твърди, че i) Комисията е трябвало да му предложи безсрочен договор, когато е започнал работа за Службата за инфраструктура в Брюксел, и че ii) Комисията е трябвало да му предложи постоянна длъжност поради увреждането му. Комисията отхвърли тези твърдения, но увери жалбоподателя, че ще го държи в течение за всички възможности за назначаване в Комисията, които биха могли да възникнат. Впоследствие жалбоподателят се обърна към омбудсмана, който не установи лошо управление.

В допълнителна забележка омбудсманът препоръча на Комисията да проучи дали нейният Кодекс на добрите практики за наемане на работа на хора с увреждания е в пълно съответствие с Конвенцията на ООН за правата на хората с увреждания (КПХУ).

В отговор Комисията заяви, че е извършила анализа, поискан от омбудсмана, и стигна до заключението, че Кодексът е в пълно съответствие с КПХУ.

Отговорът на Комисията е задоволителен.

Дело 1325/2011/VL: Решението за използване на процедура на договаряне след отмяна на оферта следва да бъде прозрачно

Словенско дружество е участвало безуспешно в тръжна процедура, проведена от делегацията на ЕС в Черна гора. Впоследствие делегацията отмени тръжната процедура. Словенското дружество желае да участва в новата тръжна процедура. Вместо обаче да обяви нова покана за представяне на оферти, делегацията е възложила поръчката чрез процедура на договаряне. Словенското дружество се обърна към омбудсмана с твърдението, че делегацията е действала пристрастно, несправедливо и в противоречие с правилата за възлагане на обществени поръчки.

Проверката на омбудсмана не установи лошо управление. При приключването на случая омбудсманът направи допълнителна забележка, в която се посочва, че когато делегация на ЕС отмени тръжна процедура и след това започне процедура на договаряне с някои от първоначалните оференти, би било препоръчително неуспелите оференти да бъдат информирани открито и проактивно за това развитие. Това би засилило още повече усещането за законност и прозрачност на тръжните процедури, прилагани от делегациите на ЕС.

В отговор Комисията призна, че кореспонденцията с неуспелите оференти следва да се води по прозрачен и предстоящ начин. Той посочи обаче, че не е в интерес на добрата администрация тръжните процедури и процедурите за предоставяне на безвъзмездни средства да станат безкрайни и да отнемат ресурси. Освен това приложимите разпоредби не налагат никакво задължение за информиране на неуспелите оференти за последваща процедура на договаряне. 

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не е разгледала предложението в допълнителната забележка, което би било лесно за изпълнение. Въпреки че Комисията се позовава на принципа на добра администрация, нейният отговор предполага, че тя ще направи само това, което действащите правила изрично я задължават да направи. Според Омбудсмана това не е отношението, което една институция, която се грижи за добрата администрация, следва да възприеме.

Дело 1640/2011/MMN: Изясняване на значението на патронажа на Комисията за прояви и дейности

Жалбата се отнася до фотографска изложба под патронажа на заместник-председателя на Комисията Рединг и се помещава в сграда на Комисията. Изложбата е посветена на еднополовите двойки. Омбудсманът не подкрепи твърденията на жалбоподателя, че Комисията е превишила правомощията си и че е обидила и дискриминирала онези граждани на ЕС, които не споделят възгледите, популяризирани от изложбата. След като заключи, че няма основания за допълнителни проверки, омбудсманът направи две допълнителни забележки.

Първият препоръча на Комисията да включи подходяща декларация за отказ от отговорност, когато реши да бъде домакин, да финансира или да постави събития или дейности под своя патронаж, за да се избегне рискът от създаване на подвеждащо впечатление у обществеността, че е одобрила конкретното съдържание или послание на въпросното събитие или дейност. Това би било особено подходящо, ако може да се твърди, че съдържанието на проявата или изложбата надхвърля поне частично обхвата на нейната компетентност, или ако съдържанието или посланието могат да бъдат противоречиви.

Втората допълнителна забележка беше, че когато Комисията получи искане за информация относно използването на средства на ЕС, тя може да обмисли предоставянето на възможно най-пълна информация от самото начало относно съответните факти и правното основание за такова финансиране.

В отговор на това Комисията се ангажира да актуализира своите насоки относно патронажа, за да включи препоръка относно използването на подходящи откази от отговорност. Комисията също изрази съгласието си с втората допълнителна забележка. Той реши да публикува и двете забележки във вътрешен план, по-специално в рамките на кабинетите на членовете на Комисията и други служби, занимаващи се с патронаж на прояви или дейности.

Омбудсманът приветства конструктивните последващи действия на Комисията.

Дело 1786/2011/MHZ: Предполагаема измама при усвояването на средства от ЕС

Жалбоподателят е подал жалба за нарушение до Комисията срещу Полша във връзка със строителен проект, съфинансиран със средства на ЕС. Той твърди, че зад избора на местоположение за проекта стоят скрити причини (измама и политически натиск). Комисията приключи разглеждането на жалбата с мотива, че не е налице нарушение на правото на ЕС. След това жалбоподателят се обърна към омбудсмана, като оспори както начина, по който Комисията е разгледала неговата жалба, така и решението ѝ да съфинансира проекта.

Проверката на омбудсмана изясни причините, поради които Комисията не е установила нарушение. По време на разследването обаче стана ясно също, че Комисията не е приключила случая, когато е направила тази констатация през юли 2011 г. Вместо това тя е спряла разследванията за нарушение до 20 декември 2012 г. — датата, на която е изпратила на жалбоподателя писмото за предварително приключване.

Омбудсманът критикува факта, че Комисията не е била в състояние да обясни убедително защо не е приключила случая на нарушение по-рано, когато е направила констатацията, че не е налице нарушение.

Що се отнася до одобрението от страна на Комисията на заявлението на Полша за съфинансиране, омбудсманът не установи лошо управление. Беше направена допълнителна забележка, с която на Комисията се препоръчва, когато разглежда заявление за съфинансиране, да разгледа всички възможни твърдения за измама или корупция веднага след подаването им и преди да приеме окончателното решение по заявлението за съфинансиране.

В отговора си на критичната забележка Комисията обясни, че е спряла разследванията до 20 декември 2012 г., тъй като решението относно екологичните условия за проекта е било висящо пред компетентния национален орган.

В отговор на допълнителната забележка Комисията обясни по същество, че Регламент 1083/2006 предвижда Комисията да приеме решение не по-късно от три месеца след представянето на проекта. Само подозрение за измама или дори текущо разследване не е достатъчно, за да се отхвърли даден проект. Ако впоследствие твърденията за измама или корупция бъдат потвърдени, Комисията може да спре плащанията или да поиска от държавата членка да извърши финансови корекции. Ако държавата членка не направи това, Комисията може да намали приноса на ЕС към оперативната програма. Комисията също така обяснява, че в настоящия случай OLAF е отхвърлила твърденията за измама.

Омбудсманът е удовлетворен от последващите действия на Комисията във връзка с двете забележки.

Дело 2086/2011/ER: Посочване на възможностите за обжалване на решение, засягащо възстановяването на медицински разноски.

Служител на ЕС подаде заявление за признаване на здравословното му състояние като тежко заболяване.  Това признаване означава, че съответните медицински разходи се възстановяват изцяло по здравноосигурителната схема. Комисията отхвърли заявлението на жалбоподателя с мотива, че неговото състояние не отговаря на съответните критерии. След като е изчерпал вътрешните административни средства за правна защита, жалбоподателят се е обърнал към омбудсмана, който не е установил лошо администриране по отношение на повечето от повдигнатите въпроси. Омбудсманът обаче разкритикува факта, че Комисията не е предоставила на жалбоподателя информация относно наличните възможности за обжалване на решението.

В отговор Комисията се ангажира да посочи възможностите за обжалване в такива решения в бъдеще и започна процеса на извършване на необходимите ИТ корекции.

Омбудсманът приветства положителния отговор на Комисията.

Вж. дело 2097/2011/RA по-горе в раздел „Случаи Star“.

Дело 47/2012/AN: Разследването на нарушенията е отнело твърде дълго време

През 2006 г. испански гражданин подаде жалба за нарушение срещу испанските органи във връзка с предполагаеми нередности в процедурата за възлагане на обществена поръчка, свързана с изграждането на пристанище в Ла Коруня. В края на 2011 г. Комисията все още не е взела решение по жалбата. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана, който започна проверка.

В хода на разследването Комисията взе решение да прекрати производството за установяване на нарушение. Омбудсманът счита, че изложението на мотивите на Комисията за нейното решение е разумно. Продължителността на разследването на Комисията от шест години и половина обаче не е разумна по смисъла на член 41 от Хартата на основните права. Освен това до намесата на омбудсмана Комисията не е информирала своевременно жалбоподателя за стъпките, предприети по време на нейното разследване.

В отговор на критичната забележка Комисията призна, че продължителността на нейното разследване е неподходяща, дори като се вземат предвид трудностите по случая и необходимостта от задълбочено разглеждане на фактите. Тя също така призна, че е можела да поддържа по-редовен контакт с жалбоподателя.

Отговорът на Комисията на критичната забележка показва готовност за извличане на поуки от грешките.

Дело 452/2012/CK: По-ясни насоки относно тръжните процедури

Дружеството жалбоподател е ръководило консорциум, който е участвал в тръжна процедура. Той оспорва начина, по който Комисията тълкува критериите за подбор, свързани с техническите възможности на кандидатите. След проверка омбудсманът стигна до заключението, че въпреки че решението жалбоподателят да не бъде включен сред подбраните оференти е правилно, Комисията не е предоставила на жалбоподателя ясна, последователна и недвусмислена обосновка за решението.

В отговор Комисията информира омбудсмана, че Практическото ръководство за договорните процедури за външните дейности на ЕС (PRAG) е изменено през януари 2012 г. и януари 2013 г. Новата версия на PRAG съдържа по-ясни насоки относно подбора и начина на прилагане на критериите за подбор. Изменените разпоредби следва да спомогнат за избягване на подобни ситуации в бъдеще и да подпомогнат комисиите за оценка при вземането на решения и Комисията при предоставянето на ясни отговори на оферентите.

Омбудсманът отбелязва, че раздел 2.4.11.1.3 от PRAG („Проверка на техническия и професионалния капацитет на кандидатите или оферентите“) е изменен и сега обяснява ясно кога и как даден кандидат може да използва завършени части от непълни проекти като валидни референтни документи.

Дело 277/2012/RA: Функциониране на Регистъра за прозрачност

Жалбоподателят, НПО, твърди, че Комисията не е разгледала правилно жалбите му относно точността на декларациите, направени от две многонационални дружества в регистъра на представителите на интереси на Комисията. НПО също така твърди, че Комисията не е обработила правилно нейното искане за публичен достъп до документи.

Омбудсманът провери досието и установи, че Комисията има основателни причини да отхвърли жалбите. Омбудсманът обаче отправи критики към Комисията за това, че не е обяснила адекватно тези причини на жалбоподателя. Омбудсманът също така разкритикува факта, че Комисията е редактирала информация от исканите документи като „ирелевантна“. По този начин тя не е приложила правилно Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи.

Тъй като Комисията и Парламентът бяха в процес на преразглеждане на сегашния си съвместен регистър за прозрачност, омбудсманът направи три предложения:

i) при прегледа следва изцяло да се вземат предвид принципите на ОИСР за прозрачност и почтеност в лобирането;

ii) тя би могла да проучи дали биха могли да се предоставят насоки относно методологията, за да се гарантира не само по-голяма точност, но и постижима степен на съпоставимост на декларациите в регистъра;

iii) жалбите имат ценен принос за ефективното прилагане на регистъра и следва да бъдат приветствани като възможност за повишаване на точността на съдържащата се в него информация. Тези жалби следва да бъдат щателно разследвани и отговорите на тях следва да разглеждат достатъчно подробно аргументите, представени от жалбоподателя.

Омбудсманът прикани Комисията да вземе предвид становищата на Европейския парламент при последващите действия във връзка с тези предложения.

И накрая, омбудсманът предложи Комисията да може систематично да информира представителите на интереси преди срещите със служители на Комисията, че Комисията възнамерява да оповести имената на представителите на интереси, ако това бъде поискано в контекста на заявленията за достъп до документи съгласно Регламент 1049/2001.

В отговора си на първата критична забележка Комисията заяви, че предоставянето на по-подробни мотиви на жалбоподателя би довело до публично разкриване на информация, която въпросните дружества не са задължени да разкриват като част от декларациите си в Регистъра на представителите на интереси.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не е разбрала критичната забележка. Омбудсманът не очакваше Комисията да разкрие на жалбоподателя информация, която от въпросните дружества не би се очаквало да разкрият като част от своите декларации в регистъра. Решението на омбудсмана по този случай привлече вниманието към елементи от мотивите на Комисията, които биха могли да бъдат предоставени на жалбоподателя. Например във вътрешната си оценка Комисията многократно се позовава на своите често задавани въпроси — публично достъпен документ, като оставя тази информация извън своя отговор до жалбоподателя.

По отношение на втората критична забележка Комисията настоя, че е приложила правилно правилата за достъп до документи, като е редактирала части от документите и ясно е маркирала заличените части като „извън обхвата“.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията е пропуснала възможността да научи как процедурите, предвидени в Регламент 1049/2001, ѝ позволяват да постигне ефективност, като същевременно зачита правата на заявителите. Член 6, параграф 3 от Регламента позволява на дадена институция да се консултира със заявителя, за да поиска съгласието му да предостави достъп само до определени части от много дълъг документ. По този начин институцията може да редактира части от документа(ите), които не са от значение за искането на заявителя, без да се налага да извършва задълбочен (и евентуално отнемащ време) анализ на това дали се прилагат изключения. За правилното прилагане на този член обаче институцията трябва да спазва редица важни процедурни изисквания. По-специално тя следва ясно да обясни на заявителя, че според нея части от въпросния(те) документ(и) не са релевантни за него. Освен това тя следва да обясни по принцип за какво се отнасят тези части от документите, за да се даде възможност на заявителя да направи информиран избор дали желае да поиска достъп до тези части ^[1].

По отношение на предложенията на Омбудсмана за съвместния регистър Комисията информира Омбудсмана, че вече е подобрила системата. По-конкретно Съвместният секретариат на Регистъра предостави на регистрантите конкретни насоки, включително ясна методология относно декларациите. Във връзка с принципите на ОИСР за прозрачност и почтеност в лобирането Комисията информира омбудсмана, че нейните служби са допринесли за работата, водеща до тези принципи, и че споделя идеите, произтичащи от тези принципи. Комисията обаче се въздържа от предприемането на конкретни действия във връзка с предложението за разкриване на имената на лобистите в бъдеще.

Приветства се положителният отговор на Комисията на първите три предложения. Омбудсманът ще продължи да проявява силен интерес към функционирането на съвместния регистър и разглеждането на жалби и искания за достъп до информация и документи, както и към предложенията, които могат да произтекат от обществения дебат относно евентуален задължителен регистър.

Дело 295/2012/MMN: Комисията следва да обясни забавянията в производствата за установяване на неизпълнение на задължения

През 2002 г. Комисията започна производство за установяване на неизпълнение на задължения срещу Испания по своя собствена инициатива. През май 2008 г. Комисията изпрати мотивирано становище на Испания. През декември 2010 г. жалбоподателят отправи запитване до Комисията относно състоянието на разследването. Комисията отговори, че все още не е решила дали да отнесе случая до Съда.

Омбудсманът отправи запитване относно твърдението, че Комисията не е предприела действия в разумен срок, като е отнесла въпроса до Съда на Европейския съюз или като е приключила случая, както и относно свързано с него твърдение. По същество омбудсманът счете обясненията на Комисията за разумни и приключи случая. Би било обаче по-добре Комисията да беше дала тези обяснения на жалбоподателя по-рано, отколкото да го направи само в хода на проверката на омбудсмана. Поради това омбудсманът направи допълнителна забележка, като прикани Комисията в бъдеще да обмисли предоставянето на подходяща информация на гражданите относно причините, поради които спира разследването на производство за установяване на нарушение.

В отговор на това, въпреки че Комисията призна ползите от повишената прозрачност и подобрената комуникация, тя отхвърли предложението на омбудсмана.

Омбудсманът изразява съжаление във връзка с неконструктивните последващи действия на Комисията по този случай.

Дело 412/2012/MHZ: Избягване на забавяния и гарантиране на прозрачност в производствата за установяване на нарушение

Жалбоподателят е подал жалба за нарушение до Комисията срещу Полша. В жалбата до омбудсмана се твърди, че Комисията не е разгледала надлежно своята жалба за нарушение и не е предоставила подходящо изложение на причините за приключването на случая.

По време на проверката на омбудсмана, която включваше проверка на досието на Комисията по въпроса, Комисията доказа, че е информирала надлежно жалбоподателя. Освен това междувременно полски съд е сезирал Съда с преюдициално запитване относно предмета на иска за установяване на неизпълнение на задължения. Поради тези причини омбудсманът установи, че не са оправдани допълнителни проверки по жалбата. С цел да помогне на Комисията да подобри работата си по бъдещи случаи на нарушение, омбудсманът направи две допълнителни забележки въз основа на фактите по случая, разкрити при проверката.

Първата забележка се отнасяше до индикативния срок от една година за вземане на решение дали да се започне производство за установяване на нарушение (посочен в точка 8 от съобщението на Комисията от 2012 г.). Омбудсманът предложи Комисията да изясни на своите служби, че необходимостта от междуведомствени консултации сама по себе си не оправдава превишаването на едногодишния срок.

Втората забележка беше, че при мотивирането на решенията си по дела за нарушение Комисията би могла да вземе предвид, че проактивното оповестяване, поне накратко, на различните мнения, изразени от нейните служби, би могло да помогне да се убедят жалбоподателите и гражданите като цяло, че изложените причини, на които се основава прекратяването на случая, са истински.

Отговорът на Комисията на първата забележка се отнася главно до фактите по конкретния случай.

В отговор на втората забележка Комисията посочва, че решението за откриване или закриване на производство за установяване на неизпълнение на задължения се взема от Комисията в качеството ѝ на колегиален орган. Различните гледни точки на отговорните звена, участващи в процеса на консултации, предшестващ приемането на решения по дела за нарушения, са изключително вътрешен въпрос.

Комисията също така заяви, че е наясно, че повишената прозрачност и подобрената комуникация са от ключово значение за отношенията между европейските институции и европейските граждани. Това важи и по отношение на задачата на „пазител на Договорите“, възложена на Комисията с член 17, параграф 1 от Договора за Европейския съюз. Това беше публично признато от Комисията в нейното съобщение „Европа на резултатите — прилагане на правото на Общността“. Публикуваните от Комисията годишни доклади относно годишното прилагане на правото на ЕС, обобщената информация, предоставена на жалбоподателите относно всички основни стъпки, предприети в техните жалби, или съобщенията за медиите относно мотивираните становища, изпратени до държавите членки, са добро доказателство за това.

Комисията също така отбеляза, че производството за установяване на нарушение няма за цел преди всичко да предостави на физическите лица средства за правна защита, а да гарантира, че държавата членка прилага правилно правото на ЕС. Както Комисията публично призна, това понякога може да накара жалбоподателите да се чувстват разочаровани. Това обаче не променя факта, че те не са страна в производството и че задоволяването на индивидуалните им интереси не е преследваната цел.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не се е ангажирала със същността на първата допълнителна забележка.

Що се отнася до втората допълнителна забележка, омбудсманът отбелязва, че в конкретния случай жалбоподателите първо са били информирани за намерението, макар и временно, да изпратят официално уведомително писмо на полските органи. Впоследствие те бяха уведомени, че такова писмо няма да бъде изпратено. При тези обстоятелства омбудсманът е изненадан, че Комисията следва да реагира отрицателно на предложението, че проактивното оповестяване, поне накратко, на различни мнения, изразени от нейните служби, би могло да помогне да се убедят жалбоподателите и гражданите като цяло, че изложените причини за приключването на случая са истински.

Дела 519/2012/AN и 547/2012/AN: Комисията следва да информира жалбоподателите за нарушения относно отлагането на приключването

Омбудсманът започна съвместна проверка по две жалби във връзка с решението на Комисията да приключи разглеждането на жалба за нарушение. В становището си Комисията информира омбудсмана, че след като е обявила на жалбоподателите намерението си да приключи случая, всъщност е отложила решението за приключване. В допълнителна забележка омбудсманът посочи, че в такива случаи би било полезно, благоприятно за гражданите и в съответствие с административната култура на обслужване на гражданите Комисията i) да информира своевременно жалбоподателите за отлагането и ii) да посочи причините за отлагането.

В отговор Комисията посочи поверителността на преговорите с държавата членка като причина да не информира жалбоподателите, че техният случай остава висящ.

Отговорът на Комисията е неубедителен. Фактът, че тя е отложила приключването, сам по себе си не представлява поверителна информация. Освен това Комисията би могла да посочи причините за отлагането, без да разкрива поверителна информация.

Дело 984/2012/EIS: Възстановяване на семейни надбавки

Жалбоподателят е бил член на персонала на Комисията. Когато е кандидатствала за детски надбавки, предвидени в Правилника за длъжностните лица, тя е декларирала семейни обезщетения, получавани от националните органи. Службите на Комисията са на мнение, че детските надбавки не следва да бъдат намалявани, за да се вземе предвид това обезщетение. Две години по-късно те заявиха, че това решение е грешка и пристъпиха към възстановяване на съответните суми от месечната заплата на жалбоподателя. Жалбоподателката се обърна към омбудсмана, за да оспори както преразгледаното решение относно естеството на обезщетението, така и графика за възстановяване на съответните суми, което доведе до месечно приспадане, което я постави в затруднено финансово положение.

При започването на проверката омбудсманът прикани Комисията да обмисли спирането или намаляването на размера на месечните удръжки. Комисията не е направила това, нито е разгледала въпроса в становището си.

След проверката омбудсманът счете, че решението за възстановяване на съответните суми е разумно и в съответствие със съответната съдебна практика. Омбудсманът обаче разкритикува факта, че Комисията не е обмислила определянето на месечната сума, удържана от заплатата на жалбоподателя, на сума, която е справедлива и разумна при конкретните обстоятелства.

В отговор Комисията се позова на вътрешните си правила. Тя счита, че исканията на жалбоподателката, основани на нейното финансово състояние, не са приемлива обосновка за намаляване на месечната сума. Тя обаче не обясни защо нейните вътрешни правила не ѝ позволяват да вземе предвид положението на жалбоподателя.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията не е предприела действия за намаляване на риска от повторно възникване на подобна ситуация. Напротив, отговорът на Комисията показва, че тя не е научила нищо от случая.

Дело 1108/2012/RT: Разглеждане на искания за публичен достъп, когато заявителят също има право на достъп като субект на данни

Жалбоподателят е подал заявление до Комисията за достъп до документ съгласно Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи. Въпросният документ се отнася до наемането ѝ на работа по проект, финансиран от Комисията. В хода на проверката на омбудсмана Комисията предостави документа на жалбоподателя. Тя обясни, че правното ѝ основание за това е Регламент 45/2001 относно защитата на личните данни. (Член 13 от Регламент 45/2001 предвижда субектите на данни да имат право на достъп до данни за себе си). Комисията обясни, че поради административна грешка документът не е приложен към решението ѝ по предишно искане, отправено от жалбоподателя съгласно Регламент 45/2001. Омбудсманът счита, че не са необходими допълнителни проверки по случая.

В допълнителна забележка Омбудсманът предложи общи насоки за това как да се обработват искания, до които може да бъде поискан достъп съгласно Регламент 45/2001 или Регламент 1049/2001.

В отговор Комисията потвърди, че ако заявител, който вече е получил достъп до документ съгласно Регламент 45/2001, подаде последващо искане съгласно Регламент 1049/2001 за достъп до същия документ, Комисията ще извърши оценка съгласно последния регламент, ако, но само ако заявителят изрично поиска това.

Комисията също така потвърди, че когато е отправено искане съгласно Регламент 1049/2001, но на заявителя може да бъде предоставен по-широк или пълен достъп съгласно Регламент 45/2001, тя ще използва последния регламент като основа за своето решение.

И накрая, в редки случаи, когато заявителят иска достъп до определен документ, като използва процедурите както съгласно Регламент 45/2001, така и съгласно Регламент 1049/2001, Комисията ще прилага процедурата, която води до възможно най-широк достъп за заявителя.

Омбудсманът приветства конструктивния отговор на Комисията, който гарантира, че съответните основни права могат да бъдат упражнявани ефективно и по начин, който е ефикасен както за заявителя, така и за институцията.

Дело 1111/2012/AN: Забавяне при обработването на искания за достъп до документи

Омбудсманът установи, че Комисията е нарушила процесуалните права на жалбоподателя като заявител за достъп до документи съгласно Регламент 1049/2001. В критичната забележка на омбудсмана се посочва, че Комисията i) два пъти е удължила срока за отговор на потвърдителното заявление на жалбоподателя и ii) не е предоставила приблизителна дата за вземане на решение, когато е изпратила втория изчаквателен отговор.

Омбудсманът направи и две допълнителни забележки, предназначени да помогнат на Комисията при разглеждането на бъдещи искания. В първата забележка се посочва, че приложението към документ, до който се иска достъп, не е отделен документ, а е неразделна част от документа, към който е приложено. Следователно преценката дали той трябва да бъде оповестен или не следва да се извършва едновременно с оценката относно основния документ. Втората забележка беше, че консултациите относно личните данни следва да се проведат възможно най-скоро, за да се спазят сроковете в Регламент 1049/2001.

В отговор на критичната забележка Комисията призна, че не е разгледала потвърдителното заявление на жалбоподателя в определения срок. Тя посочва, че като цяло факторите, които водят до превишаване на сроковете (като брой, размер, обхват и сложност на поисканите документи и, както в настоящия случай, необходимостта от консултиране с трети лица), също не ѝ позволяват да прецени точно времето, необходимо за изпращане на отговор по същество на заявителя. Комисията обаче заяви, че се стреми да информира кандидатите за напредъка по техните заявления по възможно най-пълния начин.

В отговор на първата допълнителна забележка Комисията посочи, че е разгледала разглеждания случай в съответствие със забележката на омбудсмана.

В отговор на втората допълнителна забележка Комисията посочи, че необходимостта от справка става ясна едва след като поисканите документи бъдат оценени. Комисията обаче напълно споделя мнението на омбудсмана, че консултациите трябва да се проведат възможно най-скоро и се стреми да го направи възможно най-бързо.

Омбудсманът е удовлетворен от отговора на Комисията по този случай. Общият въпрос за спазването на сроковете за разглеждане на заявленията за достъп съгласно Регламент 1049/2001 е предмет на разследване по собствена инициатива до Европейския парламент, Съвета и Комисията (OI/6/2013/KM). Проучването е било в ход към момента на приключване на настоящото проучване.

Дело 1146/2012/AN: Производства за установяване на нарушение срещу Испания

През декември 2009 г. жалбоподателят подаде жалба за нарушение до Комисията срещу испанските органи. Комисията откри процедурата EU Pilot. През юни 2012 г. жалбоподателят се обърна към омбудсмана, като се оплака от забавянето от страна на Комисията при разглеждането на въпроса. По време на разследването Комисията заяви, че е запазила процедурата EU Pilot отворена, тъй като е искала да разреши проблемите, повдигнати от жалбоподателя, чрез сътрудничество с държавата членка. Продължителността на процедурата се дължи на забавянето от страна на испанските органи на отговорите на техните искания за информация и на непълнотата на предоставените отговори.

Омбудсманът отбеляза, че обичайните срокове в рамките на процедурата EU Pilot са били значително превишени и че повече от три години след като жалбоподателят е подал жалбата си за нарушение, ситуацията е останала абсолютно същата. Омбудсманът отправи критики към Комисията за неспазване на обичайния срок от една година за вземане на решение дали да започне производство за установяване на нарушение и за забавяне при информирането на жалбоподателя.

В отговора си Комисията информира омбудсмана, че е започнала производство за установяване на нарушение, като е изпратила официално уведомително писмо на испанските органи, тъй като не е постигнат осезаем напредък в рамките на EU Pilot. Освен това в него се признава, че жалбоподателите имат право да получават информация относно жалбата си, дори ако не е постигнат напредък в резултат на фактори извън контрола на Комисията.

Омбудсманът приветства конструктивния отговор на Комисията на критичната забележка.

Дело 1832/2012/EIS: Подпомагане на кандидатите за безвъзмездни средства да разберат изискванията на Комисията

Комисията отхвърли заявлението на жалбоподателя за отпускане на безвъзмездни средства на основание непредставяне на технически/разказен доклад. След проверка омбудсманът заключи, че тълкуването на Комисията на това какво представлява технически/разказен доклад изглежда разумно с оглед на приложимите разпоредби на Финансовия регламент и правилата за прилагане. Въпреки това, като се има предвид, че настоящият случай разкри, че терминът може да подлежи на погрешно тълкуване, омбудсманът прикани Комисията да обмисли възможността в бъдещите си покани за представяне на предложения и/или ръководства за кандидатите да включи обяснение или описание на това, което трябва да се разбира под термина „технически/наративен доклад“.

В отговор Комисията обясни, че съответната генерална дирекция (ГД „Правосъдие“) е включила обяснение на термина „технически/наративен доклад“ в своето ръководство за заявителите от 2013 г.

Омбудсманът отбелязва, че текстът в съответното ръководство за кандидатите описва и обяснява подробно разбирането на Комисията за това понятие. Този бърз отговор на допълнителната забележка е добре дошъл.

Дело 2347/2012/PMC: Валидността на офертите, чийто срок на валидност вече е изтекъл, не може да бъде удължавана

Дружеството жалбоподател неуспешно е участвало в търг за обществена поръчка за техническа помощ за развитие на капацитета на държавни и недържавни участници във всички държави от Източното партньорство.

Жалбоподателят твърди, че Комисията е поискала от оферентите да удължат валидността на своите оферти, която вече е изтекла, и че това противоречи на Практическото ръководство за договорните процедури за външни дейности на ЕС и указанията за оферентите (PRAG). Тя твърди, че Комисията е трябвало да отмени тръжната процедура и да открие нова.

Омбудсманът счита, че твърдението е основателно. PRAG ясно посочва, че такова искане може да бъде направено само преди изтичането на срока на валидност.

Що се отнася до твърдението на жалбоподателя, Комисията подчерта, че всички оференти са били третирани по един и същ начин. Омбудсманът не е убеден, че това е достатъчно основание Комисията да продължи с тръжната процедура. Отмяната на търга обаче би означавала, че предвидените за 2012 г. 5,5 милиона евро биха останали неизразходвани, тъй като не е имало достатъчно време за започване на нова тръжна процедура. При тези обстоятелства омбудсманът счете, че не е неразумно Комисията да заеме позицията, че приемането на твърдението на жалбоподателя би било непропорционално. Поради това случаят беше приключен с критична забележка по отношение на неспазването на PRAG.

В отговор Комисията заяви, че съществуващите процедури и процедурни насоки са ясни по отношение на констатацията на омбудсмана за лошо управление и изрази съжаление във връзка с допуснатата грешка. Поради яснотата на правилата Комисията не счете за необходимо да ги изменя. Комисията обаче заяви, че съответните ѝ служби ще информират своите служители за настоящия случай и ще им напомнят да обърнат специално внимание на крайните срокове в такива ситуации.

Омбудсманът приветства признаването от страна на Комисията на нейната грешка и положителните и конструктивни последващи действия във връзка с критичната забележка.

Случай 297/2013/FOR: Конфликти на интереси и специалната комисия по етика на Комисията

Жалбоподателят, корпоративна лобистка група, подаде жалба относно специалната комисия по етика на Комисията. По-конкретно жалбоподателят повдигна въпроса за членството в Комитета на бившия ръководител на правната служба на Комисията.

Жалбоподателят твърди, че i) решението на Комисията да назначи отново един от членовете на своя ad hoc комитет по етика е в нарушение на член 4 от решението на Комисията от 2003 г. за създаване на комитета; и ii) дейностите на специалната комисия по етика не са били достатъчно прозрачни.

Жалбоподателят твърди, че: и) Комисията следва да отмени посоченото преназначаване и да назначи заместник, който отговаря на изискването за независимост; ii) Комисията следва да въведе проактивна политика на прозрачност чрез а) публикуване онлайн на автобиографиите и декларациите за интереси на членовете на специалната комисия по етика; б) подобряване на прозрачността онлайн както по отношение на членовете на специалната комисия по етика, така и по отношение на нейните решения; и iii) в дългосрочен план Комисията следва да създаде независим комитет по етика с по-широк и по-добре определен мандат от съществуващия комитет, който следва да бъде напълно независим и съставен от експерти по етика на публичната администрация.

След проверка омбудсманът установи, че като е заменила съответния член на ЕП, Комисията е предприела необходимите стъпки за уреждане на първото твърдение. Не бяха счетени за необходими допълнителни проверки по отношение на второто твърдение и второто и третото твърдение.

При приключването на случая омбудсманът направи допълнителна забележка, че Комисията следва да изпълни ангажимента си да създаде специална страница на уебсайта EUROPA, свързана с специалната комисия по етика и нейната работа.

В отговор Комисията информира омбудсмана, че възнамерява да създаде такава уебстраница, съдържаща съответните решения на Комисията за създаване на Комитета и за назначаване на неговите членове, както и техните автобиографии и „клетвени декларации“, удостоверяващи липсата на конфликт на интереси между тяхната функция като членове на Комитета и другите им дейности или интереси.

Омбудсманът приветства факта, че въпросната уебстраница вече е достъпна на адрес: https://commission.europa.eu/about-european-commission/service-standards-and-principles/ethics-and-good-administration/commissioners-and-ethics/code-conduct-members-european-commission_en (на английски)

Дело 349/2013/EIS: Насоченост към обслужването на жалбоподателите в производствата за установяване на нарушение

Италиански гражданин подаде жалба до Комисията, че Италия не е предприела мерки за правилното прилагане на директива на ЕС относно колективните уволнения (Директива 98/59/ЕО). На 24 октомври 2012 г. Комисията реши да отнесе въпроса до Съда на Европейския съюз и същия ден публикува съобщение за медиите в този смисъл.

В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят твърди, че Комисията не го е информирала за отнасянето на делото за нарушение до Съда.

Омбудсманът заключи, че в хода на проверката Комисията е предприела стъпки за уреждане на въпроса и по този начин е приключила случая. В допълнителна забележка обаче Омбудсманът предложи, че ако в бъдеще възникнат подобни ситуации, би било в съответствие с културата на обслужване Комисията да се извини за забавянето на отговора на съответния гражданин.

В отговора си на допълнителната забележка Комисията обясни, че i) информира жалбоподателите за всяка процедурна стъпка във връзка с техния случай; и ii) обичайна практика на службите на Комисията е да се извиняват, когато възникнат забавяния в това отношение.

Омбудсманът приветства ангажимента на Комисията за ориентиран към обслужването подход към жалбоподателите в производствата за установяване на неизпълнение на задължения.

Дело 583/2013/MHZ: Роля на националните омбудсмани за получаване на правна защита при производства за установяване на неизпълнение на задължения

Жалбоподателят, полски екоземеделец, е подал две жалби за нарушение до Комисията срещу Полша. Той посочи, че са необходими бързи действия, тъй като защитените видове са в опасност. След като не чу нищо от Комисията, той се обърна към омбудсмана, който започна разследване. В резултат на разследването Комисията се свърза с жалбоподателя и започна процедурата „EU-Pilot“. Към този момент обаче са изминали 11 месеца без действия. Омбудсманът критикува забавянето, което Комисията не е била в състояние да обоснове. Заключителното решение съдържаше и допълнителна забележка, насочена към подобряване на стандартните писма, използвани от Комисията за информиране на жалбоподателя относно процедурата EU-Pilot:

Омбудсманът насърчава Комисията да добави към стандартните си писма, с които информира жалбоподателите относно пилотната процедура, че могат да подадат жалба до националните омбудсмани или подобни органи, чиито процедури по принцип не водят до никакви разходи, във връзка с предполагаеми нарушения на правото на ЕС от страна на националните администрации.

Отговорът на Комисията на критичната забележка потвърди ангажимента в нейното съобщение по този въпрос да се стигне до решение за издаване на официално уведомително писмо или за приключване на случая в срок от една година от датата на регистриране на жалбата, включително процедурата EU Pilot, и да се информира жалбоподателят, когато този срок бъде надхвърлен.

Приветства се потвърждението от страна на Комисията на нейния ангажимент за своевременно разглеждане на жалбите за нарушения. Омбудсманът ще продължи да проявява активен интерес към въпроса.

Що се отнася до допълнителната забележка, Комисията обясни, че е посъветвала жалбоподателите да потърсят средства за правна защита пред националните съдилища,„тъй като само националните съдилища могат да вземат решение относно правото на жалбоподателя на обезщетение. В това отношение националните омбудсмани не са правилният адресат за получаване на правна защита. Освен това член 47 от Хартата задължава държавите членки, наред с другото, да предоставят правна помощ на лицата, които не разполагат с достатъчно средства, доколкото тази помощ е необходима, за да се гарантира ефективен достъп до правосъдие, тъй като съгласно член 51 от Хартата разпоредбите на Хартата се прилагат за държавите членки при прилагането на правото на ЕС.“ Комисията стигна до заключението, че взема под внимание предложението да се посочи възможността за обръщане и към националните омбудсмани, когато това е целесъобразно.

Омбудсманът изразява съжаление, че Комисията изглежда не разбира, че националните омбудсмани често успяват да получат правна защита за физическите лица. Омбудсманът намира това за изненадващо, тъй като самата Комисия активно насърчава извънсъдебните методи за разрешаване на спорове на равнището на държавите членки в различни контексти, включително Solvit и самия EU Pilot. Омбудсманът ще положи допълнителни усилия, за да помогне на Комисията да разбере ролята на извънсъдебното разрешаване на спорове и да формулира последователна политика в това отношение.

Дело 1745/2013/TN: Информация относно възстановяването на медицински разноски

Жалбоподателят, пенсиониран служител на Сметната палата, е поискал възстановяване на някои медицински разходи в рамките на общата здравноосигурителна схема за длъжностните лица на институциите на ЕС. Искането му е отхвърлено и той подава жалба до Комисията на основание член 90, параграф 2 от Правилника. Той не получи отговор.

След контакт между службите на Омбудсмана и службите на Комисията разходите на жалбоподателя бяха възстановени. По този начин Комисията разреши въпроса и случаят беше приключен. Жалбоподателят обаче, който се пенсионира през 1987 г., е загрижен, че Комисията не му е предоставила актуална информация относно приложимите правила и формулярите за възстановяване на разходи. Поради това омбудсманът направи допълнителна забележка, като прикани Комисията да предостави на жалбоподателя изчерпателна информация на собствения му език относно приложимите правила, процедури и формуляри за искания за възстановяване на разходи в рамките на общата здравноосигурителна схема.

Комисията изпрати съответната информация на жалбоподателя.

Омбудсманът приветства положителния отговор на Комисията.

Забавено проследяване на случай, приключен през 2012 г.

Дело 914/2009/ER: Задължение за лоялно сътрудничество при проверките на омбудсмана

Жалбоподателят поиска от Комисията достъп до всички документи, свързани с установяването и прилагането на режима за премии за качество, с който се предоставя парична подкрепа на земеделските стопани, произвеждащи определени сортове твърда пшеница. След като не получи отговор, жалбоподателят се обърна към омбудсмана. Комисията прие предложението на омбудсмана за приятелско решение и информира омбудсмана, че е предоставила на жалбоподателя достъп до всички налични документи. Впоследствие жалбоподателят подаде нова жалба до омбудсмана, в която твърди, че Комисията е предоставила неточна информация в отговор на предложението на омбудсмана за приятелско решение и не е отговорила адекватно на искането му за достъп.

След проверка омбудсманът подчерта, че задължението за лоялно сътрудничество изисква институциите на ЕС да предоставят точна информация, когато отговарят на предложение за приятелско решение. В настоящия случай Комисията не е направила това, като е посочила, че е оповестила всички налични документи, което се е оказало, че не е така. Липсата на пълно оповестяване също представлява неспазване на Регламент 1049/2001.

В отговор Комисията изрази съжаление, че омбудсманът е счел, че поведението му е в нарушение на задължението за междуинституционално лоялно сътрудничество, и подчерта, че е поел ангажимент да спазва това задължение. Комисията също така заяви ангажимента си за положителен резултат по случая, и по-специално готовността си да предостави на жалбоподателя всеки друг наличен документ.

Омбудсманът счита отговора на Комисията за задоволителен.

4. Европейска централна банка (ЕЦБ)

Вж. дело 1339/2012/FOR по-горе в раздел „Случаи Star“.

5. Европейска служба за външна дейност (ЕСВД)

Дело 532/2011/CK: Дискриминация, основана на възраст, от страна на мисия на ЕС

Жалбата се отнася до отказа на мисията EULEX-Косово да позволи на жалбоподателя да продължи да работи след 65-годишна възраст. След като разгледа становището на ЕСВД, Омбудсманът предложи приятелско решение, което ЕСВД отхвърли. Омбудсманът приключи случая с две критични забележки.

Първата критична забележка се отнася до непредставянето от страна на ЕСВД на достатъчно основания за решението ѝ да не поднови договора на жалбоподателя след навършване на 65-годишна възраст. Във втората забележка омбудсманът критикува неуспеха на ЕСВД i) да признае грешките, допуснати при разглеждането на случая на жалбоподателя, и ii) да поднесе пълно и ефективно извинение на жалбоподателя.

В отговор ЕСВД настоя, че не може да бъде държана отговорна за лошото управление, установено от омбудсмана. Той заяви, че ръководителят на мисията отговаря за администрацията и логистиката на мисията. Тя също така отбеляза, че служителите на мисията не са служители на ЕСВД.

Омбудсманът отбелязва отказа на ЕСВД да поеме отговорност за възникналото лошо управление. В контекста на OI/12/2010/MMN върховният представител и ЕСВД се споразумяха да поемат процедурна отговорност за жалби, свързани с мисии на ЕС.

Настоящият случай показва, че никой не желае да поеме отговорност, когато омбудсманът установи лошо управление във връзка с мисия на ЕС. Това показва системен проблем в защитата на основните права по отношение на мисиите на ЕС. Омбудсманът ще насочи вниманието на Европейския парламент към този проблем.

6. Европейска инвестиционна банка (ЕИБ)

Дело 48/2012/MHZ: ЕИБ подобрява информацията за жалбоподателите относно забавянията

Механизмът на ЕИБ за подаване на жалби (CM) разследва жалба относно строителен проект в Полша. Впоследствие жалбоподателят се обръща към омбудсмана, тъй като не е съгласен с констатациите на CM. Той също така се оплаква, че CM е забавил решението си по жалбата му.

След като извърши проверка, омбудсманът не откри причина да поставя под въпрос констатациите на CM. Що се отнася до забавянето, в становището на ЕИБ по жалбата надлежно са обяснени причините за него. Омбудсманът заключи, че не е налице лошо управление. Друга забележка насърчи ЕИБ да обясни причините за всяко такова забавяне в бъдеще на по-ранен етап; т.е. когато уведоми жалбоподателя, че ще има забавяне при разглеждането на жалбата.

В отговор на това ЕИБ актуализира своите оперативни процедури по механизма за подаване на жалби, като добави следния текст към точка 4.11:

„Когато EIB-CM не е в състояние да предостави отговор на жалбоподателите в рамките на предписаните срокове, EIB-CM информира жалбоподателя(ите) за това преди изтичането на срока и посочва причините за забавянето.“

Омбудсманът приветства действията на ЕИБ. Промяната в оперативните процедури е в пълно съответствие с принципите на добрата администрация.

Дело 526/2012/ER: Информация за надбавките за образование

Жалбоподателят е пенсиониран служител на ЕИБ, който пребивава в Люксембург. И двете ѝ деца получават помощи за образование от ЕИБ. През 2012 г. ЕИБ започна да приспада от надбавките за образование сума, съответстваща на люксембургската надбавка CEDIES.

Жалбоподателят се обърна към омбудсмана, като заяви, че няма основание за приспадане, тъй като надбавката CEDIES и надбавката на ЕИБ за образование не са от подобно естество.

Омбудсманът счита, че позицията на ЕИБ, че двете надбавки са от сходно естество, е разумна. В решението за приключване на случая омбудсманът направи допълнителна забележка, в която приветства готовността на EIB´s да продължат усилията си за насърчаване на междуинституционалния обмен на информация с оглед намаляване на административната тежест за бенефициерите на финансова помощ от CEDIES, които имат право на надбавки от ЕИБ. Омбудсманът насърчи ЕИБ да преследва тази цел и да информира съответно своя настоящ и бивш персонал.

В отговор на това ЕИБ предприе редица мерки, за да информира своя настоящ и бивш персонал за промените, направени в схемата CEDIES, считано от септември 2013 г.

Омбудсманът приветства конструктивния отговор на ЕИБ.

7. Европейска служба за подбор на персонал (EPSO)

Вж. дело 962/2011/AN по-горе в раздел „Случаи Star“.

Дело 1906/2011/TN: Обработване от страна на EPSO на искания за информация и преглед

Жалбата се отнася до обработването от EPSO на искания за информация и искания за преразглеждане, отправени в контекста на конкурс на общо основание. Омбудсманът разкритикува факта, че EPSO не е информирала жалбоподателя за датата на нейното оценяване най-малко две седмици предварително. Беше направена и допълнителна забележка, че би било целесъобразно EPSO да изготви общи насоки, които да съветват конкурсните комисии да вземат решенията си по исканията за преразглеждане по такъв начин, че да се даде възможност на EPSO да информира кандидатите за датата на тяхното оценяване най-малко две седмици предварително.

В отговор EPSO се извини на жалбоподателя за причиненото неудобство. Тя се ангажира да направи всичко възможно, за да гарантира, че кандидатите получават възможно най-много предизвестие и че се спазва минималният срок от две седмици.

Омбудсманът приветства конструктивния отговор на EPSO на забележките.

Дело 2006/2011/ER: Информация относно оценяването на писмените изпити

Жалбоподателят е участвал в открит конкурс за подбор на асистенти в областта на секретарските услуги. Той се оплаква, че EPSO не му е предоставила достатъчно информация относно оценяването на неговите практически изпити в) и г).

Проверката на омбудсмана установи, че EPSO не е записала и посочила в съответните формуляри за оценка или в паспорта на компетенциите а) критериите/компетентностите за оценка, оценени по отношение на практическите тестове, и б) частичните оценки за тези критерии/компетентности. Омбудсманът заключи, че EPSO не е спазила ангажимента, който е поела в рамките на предишна проверка по собствена инициатива относно степента на подробност на информацията, предоставяна на кандидатите.

В отговор на критичната забележка EPSO призна недостатъка и се извини за него. EPSO също така заяви, че междувременно е предприела мерки, за да гарантира, че паспортите на компетентностите съдържат подходящи описателни отзиви както за общите, така и за специфичните за длъжността компетентности.

Омбудсманът приветства положителния отговор на EPSO.

Дела 2022/2011/RT и 2430/2011/RT: Обратна връзка относно резултатите от практическите тестове

Жалбоподателите са участвали в конкурс, организиран от EPSO за асистенти в областта на секретарските услуги. Те се оплакаха, че EPSO не им е предоставила адекватна обратна информация относно резултатите им от практическите тестове.

EPSO обясни, че конкурсната комисия е решила, че поради „техническия характер“ на тестовете няма да включва никакви конкретни коментари относно тях в паспорта на компетенциите. Омбудсманът счита, че ангажиментът, поет от EPSO в рамките на проверка по собствена инициатива OI/05/2005/PB, означава, че EPSO следва да записва и посочва в съответните формуляри за оценка или в паспорта на компетенциите а) критериите/компетентностите за оценка, оценени по отношение на практическите тестове, и б) частичните оценки за тези критерии/компетентности. Тъй като EPSO не е направила това, омбудсманът е направил критична забележка.

В отговор EPSO подчерта значението, което отдава на прозрачността на своите процеси, и обясни, че паспортът на компетенциите има за цел да предостави съдържателна (количествена и качествена) обратна информация на кандидатите. Това представлява важна стъпка напред в сравнение с предишната практика, която направи много трудно за кандидатите да разберат как са се представили. В настоящия случай обаче конкурсната комисия не е включила коментари в паспорта на компетенциите за практически тестове в) и г) от конкурс на общо основание EPSO/AST/111/10. EPSO се ангажира да вземе предвид критичната забележка на омбудсмана в бъдещите процедури и подчерта решимостта си да продължи да подобрява качеството на обратната информация, предоставяна на кандидатите.

Омбудсманът приветства признанието на EPSO, че е добра администрация да предоставя на кандидатите подходяща информация за резултатите им от практическите тестове, и вярва, че EPSO ще информира конкурсните комисии за това.

Дело 2163/2011/ER: Твърдение за объркване на писмения изпит на кандидата с този на друг кандидат

Жалбоподателят, румънски гражданин, участва в конкурс на общо основание за юрист-лингвисти, организиран от EPSO. Тя се е оплакала на омбудсмана, че EPSO е смесила писмения ѝ тест с теста на друг кандидат и е отказала да ѝ предостави информация относно анонимизирането на тестовете.

След проверка, включително проверка, омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на предполагаемото смесване на документи. Освен това не е имало основания за допълнителни проверки по отношение на предоставянето на информация на жалбоподателя, тъй като EPSO е предоставила такава информация по време на проверката. В допълнителна забележка обаче Омбудсманът предложи в бъдеще EPSO да предостави на кандидатите, които изразяват мнение, че техните изпитни работи може да са били смесени с тези на други кандидати, подходящо описание на мерките, които е предприела, за да избегне такъв риск.

В отговора си EPSO изрази готовността си да предостави информация на кандидатите, при поискване, относно мерките, които предприема, за да гарантира, че писмените тестове и резултатите от тях са правилно свързани с кандидатите. EPSO също така уточни, че с оглед на своя опит кандидатите, които изразяват съмнения относно евентуална комбинация от писмени тестове, обикновено получават уверение, след като получат немаркираното копие на своя тестов документ.

Омбудсманът приветства обяснението на EPSO´s за неговия подход в такива случаи.

Дело 2383/2011/ER: Проверка на оправдателните документи

Жалбата се отнася до процедурата за предварителен подбор в рамките на конкурс на общо основание, организиран от EPSO за администратори в областта на управлението на структурните фондове. Омбудсманът не установи лошо администриране, но отправи допълнителна забележка, приканваща EPSO да разгледа възможността за проверка на удостоверителните документи на кандидатите на по-ранен етап от конкурса.

В отговора на EPSO се прави разграничение между конкурси, основани единствено на тестове, и конкурси, основани както на квалификации, така и на тестове. Що се отнася до първите, в Ръководството за конкурсите на общо основание се предвижда възможността за извършване на проверка пряко въз основа на подкрепящи документи. EPSO обаче извършва ранна проверка само ако институцията, която иска организирането на конкурса, желае това. Ако случаят е такъв, обявлението за конкурса се изготвя по съответния начин. Що се отнася до конкурсите както по квалификации, така и по изпити, в ръководството и в обявлението за конкурса ясно се посочва, че първата проверка се извършва единствено въз основа на информацията, предоставена от кандидатите в електронния формуляр за кандидатстване. Конкурсната комисия обаче има задължението да провери на по-късен етап дали тази информация е подкрепена с документи. Според EPSO тази процедура е потвърдена от Съда на публичната служба в решението му от 24 април 2013 г. по дело F-73/11. EPSO заключи, че в случай на конкурси, основани само на тестове, тя ще следва желанията на отправилата искането институция, докато в случай на конкурси, основани както на квалификации, така и на тестове, тя ще запази настоящата процедура.

Омбудсманът отбелязва, че съответната разпоредба на Ръководството за конкурсите на общо основание, член 5.1, е формулирана широко и не би попречила на EPSO да последва предложението на Омбудсмана.

Съгласно точка 83 от посоченото решение процедура, състояща се в проверка, едва след тестовете за предварителен подбор, дали кандидатите отговарят на специфичните условия за допускане до конкурса, е в съответствие, от една страна, с членове 4 и 5 от приложение III към Правилника, от друга страна, с интереса на Комисията да гарантира, че само кандидатите, които отговарят на тези условия, участват в тестовете, и от друга страна, с принципа на добра администрация.  Следва да се отбележи, че тази констатация е направена в рамките на искането на жалбоподателя за отмяна на процедурата за подбор с мотива, че тя поставя в по-благоприятно положение кандидатите, които са надценили опита си в електронната кандидатура.

Становището на омбудсмана е, че EPSO е изопачила въпросното решение на Съда, като го е представила като основание за отказ да се въведе процедура, която би намалила във възможно най-голяма степен риска кандидатите да бъдат изключени на първия етап от конкурса, тъй като са получили по-ниски оценки от кандидатите, които впоследствие са изключени от конкурса поради липса на подходяща документация.

Дело 2518/2011/MHZ: Процедура на EPSO за „искане за преразглеждане“

Жалбоподателят е издържал успешно тестовете от конкурс на общо основание, организиран от EPSO. Конкурсната комисия решава да не я включи в списъка на издържалите конкурса, тъй като не е представила документи, доказващи изисквания професионален опит. Тя иска преразглеждане на това решение и не е удовлетворена от обяснението за неговото запазване. След това тя се обърна към омбудсмана, като заяви, че мотивите за решението на конкурсната комисия са погрешни. Тя заяви, че EPSO следва да се намеси в работата на управителния съвет. По време на проверката на омбудсмана EPSO получи допълнителна информация от конкурсната комисия и предостави подробно обяснение за своето решение. Омбудсманът заключи, че не е налице съществена грешка и че не са оправдани допълнителни проверки. При приключването на случая омбудсманът направи още две забележки.

Първата забележка насърчи EPSO да направи всичко възможно, за да гарантира, че кандидатите, които са недоволни от решенията на конкурсните комисии, имат достъп до ефективна вътрешна процедура за преразглеждане, която предоставя подходящи и ясни причини за своите заключения. Втората забележка насърчи EPSO да предприеме подходящи действия на етапа на процедурата за вътрешно преразглеждане, ако решението на конкурсната комисия е опорочено от правна гледна точка. Омбудсманът също така подчерта, че един ефективен механизъм за вътрешно преразглеждане би дал възможност на омбудсмана да прецени дали са налице основания за започване на разследване, ако кандидатът все още е недоволен, и би спомогнал да се избегне тромавата процедура по обжалване съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

В отговор EPSO обясни промените, които е направила в своята процедура за „искане за преразглеждане“, чрез която кандидатите могат да поискат от конкурсната комисия да направи повторна оценка на решенията и да коригира грешките.

Според EPSO процедурата преди промените е имала две основни слабости. Първо, не е налице хармонизация на подхода за контрол между различните конкурси. Второ, конкурсните комисии не са имали достъп до правен експертен опит, което е довело до лаконични отговори, които често са пренебрегвали правните аргументи на кандидатите и са оставяли неоткрити и некоригирани правни недостатъци в решенията. Поради тези слабости кандидатите често са били недоволни от отговорите на управителните съвети на исканията за преразглеждане и са ескалирали въпроса до Съда или до омбудсмана или са подали жалба съгласно член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица.

През ноември 2012 г. бяха направени промени с цел да се гарантира, че i) всички изходящи отговори се основават на правно обосновани решения; ii) исканията за преразглеждане получават адекватни, ясни и убедителни отговори; и iii) се прилагат единни стандарти при отговарянето на искания във всички процедури в областта на конкуренцията.

За да се постигнат тези резултати, беше въведен нов процес на работа, администриран от специализиран екип в сектора на правните въпроси на EPSO. След изтичането на крайния срок за подаване на заявления, свързани с конкретен конкурс, служител от екипа, работещ по случая, определя валидните аргументи на всички кандидати и отделя тези, които се нуждаят от конкретна информация от конкурсната комисия и/или от адвокат от EPSO, от тези, на които може да се отговори чрез каталог със стандартни отговори въз основа на съдебната практика. Служителят по делото изготвя отговори за конкурсната комисия и ги представя на заседание на комисията. Съветът обикновено приема предложенията на отговорника по случая, понякога с допълнителни мотиви. Той записва решението си по всеки отделен случай в формуляр за преразглеждане, който се включва в досието на кандидата. След това експертът актуализира всеки проект за отговор, за да отрази решението на съвета, взето по време на заседанието. След това проектът за отговор се изпраща на адвокат от EPSO за окончателна проверка на качеството и приподписване. На този етап адвокатът все пак може да подсили и/или коригира изложението на мотивите, дадено в репликата, без обаче да променя същността на решението на съвета.

Ако решението на управителния съвет изглежда погрешно или ако мотивите му са непълни или пораждат опасения от правен характер, адвокатът или връща делото на управителния съвет с писмени коментари, или иска среща с управителния съвет с цел решаване на проблема чрез обсъждане. Съветите обикновено следват правните съвети на EPSO. Ако конкурсната комисия не направи това, директорът на EPSO (в качеството си на орган по назначаването) може да вземе решение относно подходящите последващи действия с оглед на съдебната практика, съгласно която органът по назначаването не може да бъде обвързан от незаконосъобразни решения, взети от конкурсната комисия.

Ключов фактор, който трябва да бъде взет предвид, когато се обмисля какво може да направи EPSO, за да осигури ефективен механизъм за вътрешно преразглеждане за кандидатите, е независимостта на конкурсните комисии. Органът по назначаването (в случая EPSO) не може да замени преценката на конкурсната комисия със своята преценка при оценяването на допустимостта или представянето на кандидатите. (Същите ограничения се прилагат, когато кандидатите подават жалби по член 90, параграф 2 от Правилника за длъжностните лица). Както обаче правилно подчертава EPSO, съдебната практика признава правомощието и отговорността на органа по назначаването да предприеме подходящи действия в случай на незаконосъобразно решение на конкурсната комисия.

В този контекст новата процедура на EPSO за „искане за преразглеждане“ изглежда добре разработена, за да i) подпомага конкурсните комисии при идентифицирането и коригирането на евентуални грешки в техните решения; ii) да гарантира, че кандидатите, които отправят искане за преразглеждане, получават своевременен и добре обоснован отговор; и iii) да се даде възможност на EPSO да открива и коригира всички случаи, в които конкурсната комисия действа незаконно.

Новата процедура беше въведена към края на 2012 г. Силна индикация, че тя изглежда функционира добре, е намаляването с 65 % на броя на жалбите до омбудсмана, което даде основания за отправяне на проверка до EPSO през 2013 г.

Омбудсманът взема предвид искането за процедура за преразглеждане при прилагането на член 2, параграф 4 от своя статут, който изисква жалбите да бъдат предшествани от „подходящи административни подходи“ към съответната институция. На практика това означава, че преди да подаде жалба до омбудсмана срещу EPSO във връзка с решението на конкурсната комисия, от жалбоподателя обикновено се очаква да е използвал процедурата за искане за преразглеждане. Освен това жалбата следва да дава основания да се счита, че искането за преразглеждане не е било разгледано правилно.

Омбудсманът приветства положителните и конструктивни последващи действия на EPSO във връзка с допълнителните забележки.

Дело 688/2012/MHZ: Шум в център за изпитване

Кандидат в конкурс на EPSO е бил обезпокоен от шума от строителните работи, които се извършват в близост до центъра за провеждане на тестове в Барселона. След проверка омбудсманът стигна до заключението, че EPSO не е отговорила адекватно и своевременно на жалбоподателя, в резултат на което е била загубена възможността да предприеме подходящи действия и да се справи ефективно с въпроса. В допълнителна забележка омбудсманът предложи EPSO да възприеме проактивен подход за справяне с подобни ситуации, които биха могли да възникнат в бъдеще. По-конкретно EPSO би могла да установи общи правила, приложими в ситуации, в които тестовете не могат да бъдат проведени по оптимален начин поради обстоятелства извън контрола на EPSO. Тези правила не само биха представлявали полезни насоки за изпълнителя на EPSO, отговарящ в центровете за провеждане на тестове, но и биха повишили прозрачността на процедурите за подбор, като позволяват на кандидатите да знаят какви мерки да очакват в случай на смущения по време на тестовете.

В отговор EPSO заяви, че се е извинила на жалбоподателя и че ще продължи да предприема всички необходими действия, за да гарантира пълно съответствие и справедливи условия на тестовете в центровете за провеждане на тестове, за да се избегне неблагоприятно въздействие върху представянето на кандидатите. EPSO се съгласи, че общите правила, предложени от омбудсмана, ще бъдат полезни, и се ангажира да направи задълбочена оценка на съответната практическа и оперативна рамка.

Омбудсманът приветства положителния и конструктивен отговор на EPSO.

Дело 717/2012/CK: Посрещане на специални нужди

Жалбоподателката е била бременна в осмия месец, когато EPSO я е поканила да участва в изпит по модела „Център за оценяване“ в Брюксел. Жалбоподателката, която не е могла да пътува, е поискала от EPSO да отговори на нейните специални нужди. След отказа на EPSO да пренасрочи устния изпит или да ѝ позволи да участва в него чрез видеоконферентна връзка, жалбоподателката се обърна към омбудсмана. След проверка омбудсманът установи, че въпреки че EPSO правилно е отхвърлила заявлението за участие чрез видеоконферентна връзка, тя не е обяснила убедително защо не може да уважи искането на жалбоподателя за кратко удължаване на срока за провеждане на тестовете.

В отговор EPSO се ангажира, че в бъдеще ще разгледа възможността за удължаване на срока за провеждане на тестовете за разумен период от време, за да се отговори на нуждите на бременните кандидати и да се даде възможност за по-голяма гъвкавост при първоначалното планиране.

Омбудсманът приветства положителния и конструктивен отговор на EPSO.

Дело 2302/2012/RT: EPSO предприема действия за предотвратяване на спорове

Кандидат в конкурс, организиран от EPSO, се оплаква, че EPSO е загубила една от страниците на своя практически изпит, който включва текстообработка на документ. Омбудсманът провери досието, установи, че нищо не липсва, и приключи случая.

Омбудсманът обаче предложи при бъдещи тестове EPSO да може да поиска от всеки кандидат да включи на ръка във всяка страница от писмената изпитна работа, освен своето име, подпис и номер на кандидата, номера на страницата и общия брой страници (например „1/7“ на първата страница от писмената работа, съставена от 7 страници).

В отговор EPSO приветства допълнителната забележка и заяви, че тя ще бъде взета предвид при организирането на подобни тестове в рамките на конкурси на общо основание в бъдеще.

Отговорът на EPSO е задоволителен.

8. Служба за публикации

Дело 2741/2008/CK: Недостатъчните обяснения доведоха до възприемане на несправедливо отношение

Службата за публикации на Европейския съюз е сключила рамков договор, съгласно който жалбоподателят ще ѝ предоставя услуги, свързани с ИТ приложение („приложението“). Жалбоподателят е представил пред Службата за публикации редица оплаквания, свързани по-специално с i) решението на Службата за публикации да разпореди преминаването на заявлението към нова технология от предишния изпълнител, преди да прехвърли заявлението на жалбоподателя; ii) закъснения при стартирането и iii) липса на информация относно процеса на приемане. Тъй като не е удовлетворен от отговора на Службата, жалбоподателят се обръща към омбудсмана.

След като проведе разследване, омбудсманът установи, че Службата за публикации не е предоставила изчерпателни и подходящи обяснения в отговор на оплакванията на жалбоподателя и че това е накарало жалбоподателя да счита, че Службата е действала неправомерно, несправедливо или частично.

В отговор на критиките на Омбудсмана Службата за публикации се ангажира да обърне по-голямо внимание на правилната комуникация с изпълнителите, за да се гарантира, че те са адекватно информирани и разбират функционирането на Службата и предприетите от нея мерки. Тя също така обеща да продължи усилията си за гарантиране на справедливо третиране на своите изпълнители.

Омбудсманът приветства положителните и конструктивни последващи действия на Службата за публикации във връзка с критичната забележка.

Дело 1859/2010/ER: Използване на процедура на договаряне

През 2009 г. Службата за публикации възложи договор за предоставяне на услуги, свързани със софтуера, използван за нейния интернет портал EU Bookshop. Вместо да обяви покана за представяне на оферти, тя е възложила поръчката чрез процедура на договаряне. Жалбоподателят, гръцко дружество, работещо в областта на информационните технологии и комуникациите, възрази срещу използването на тази процедура.

След проверка омбудсманът установи, че съответните правила предвиждат, че институциите могат да използват процедурата на договаряне само ако е абсолютно необходимо, по технически или художествени причини или по причини, свързани със защитата на изключителни права, да се възложи поръчка на конкретен изпълнител. В случая Службата за публикации не е представила достатъчно доказателства, за да докаже, че е било абсолютно необходимо поръчката за услуги да се възложи на разработчика на софтуера, на когото е възложила поръчката.

В отговора на Службата за публикации на критичната забележка се посочват събития и обстоятелства, свързани със сключването на различен договор, във връзка с който в края на 2012 г. беше обявена първа покана за представяне на оферти.

Омбудсманът изразява съжаление, че в отговора на Службата за публикации не са разгледани въпросите, повдигнати в критичната забележка.

Дело 1922/2010/ER: Неподновяване на договор

Дружеството жалбоподател е спечелило покана за участие в търг за разработване, поддръжка и поддръжка на информационни системи. Договорът предвижда, че срокът му на действие ще бъде две години с възможност, освен ако Службата за публикации не реши друго, за две автоматични подновявания, всяко за една година. Договорът е подновен веднъж. След среща със служителя в Службата за публикации, отговарящ за управлението на договора, бизнес ръководителят на жалбоподателя му е изпратил последващо електронно писмо. Той благодари на длъжностното лице за срещата и заяви, че е казал на колегите си, че Службата за публикации планира да поднови договора отново. На следващия месец Службата за публикации информира жалбоподателя, че не желае да поднови договора.

Жалбоподателят се обърна към омбудсмана, който започна проверка. Службата за публикации зае позицията, че по време на заседанието не са дадени никакви гаранции по отношение на удължаването на срока на договора. Проверката на досието разкри вътрешни бележки, които показват, че вътрешните обсъждания по време на срещата са предвиждали неподновяване на договора. Поради това омбудсманът счита, че е малко вероятно съответното длъжностно лице да даде предполагаемите уверения по време на срещата. Освен това при обстоятелствата по случая липсата на реакция от страна на Службата за публикации на последващото електронно писмо на жалбоподателя не може да се счита за мълчаливо съгласие.

Същевременно омбудсманът посочи, че нищо не би попречило на Службата за публикации да отговори на електронното писмо на жалбоподателя. В този отговор тя е можела да информира жалбоподателя за срока за вземане на решение дали да поднови договора или не. Това би могло да се направи, без да се разкрива текущият по това време вътрешен процес на вземане на решения. Омбудсманът направи допълнителна забележка в този смисъл, за да предостави насоки, ако подобни случаи възникнат в бъдеще.

В отговор Службата за публикации обърна внимание на ръководството на Омбудсмана върху допълнителната забележка на Омбудсмана и върху необходимостта да се осигури адекватна и навременна комуникация с изпълнителите.

Омбудсманът приветства тези положителни последващи действия.

9. Европейска агенция за управление на оперативното сътрудничество по външните граници (Frontex)

Дело 2053/2012/AN: Необходимост от процесуална справедливост при разглеждането на въпроси, свързани с персонала

Жалбоподателят е работил като устен преводач в съвместни операции на Frontex съгласно споразумение между Frontex и неговата държава членка. Frontex поиска от държавата членка да не го разгръща отново. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана с твърдението, че е бил жертва на несправедливо отношение. След проверка омбудсманът установи, че твърдението на жалбоподателя за несправедливо отношение е основателно.

В отговор на критиките на Омбудсмана Frontex предостави допълнителни обяснения за своите действия по конкретния случай и изрази готовността си да си сътрудничи с Омбудсмана за намиране на системни решения за справедливо и ефективно разглеждане на такива случаи.

Омбудсманът приветства конструктивния отговор на Frontex.

10. Европейска агенция за авиационна безопасност (ЕААБ)

Дело 51/2011/AN: Политики на ЕААБ относно подаването на сигнали за нередности и конфликтите на интереси

Жалбоподателят изрази пред ЕААБ опасения относно безопасността и конфликтите на интереси във връзка с конкретен тип въздухоплавателно средство. Омбудсманът критикува неуспеха на ЕААБ да отговори адекватно на опасенията на жалбоподателя относно конфликт на интереси в процедурата за сертифициране. Освен това омбудсманът насърчи ЕААБ да измени или тълкува вътрешните си правила, за да гарантира, че лицата, сигнализиращи за нередности, получават съдържателна обратна информация относно резултатите от разследванията на ЕААБ въз основа на своите опасения. Втората допълнителна забележка насърчи ЕААБ да въведе нова политика за управление на конфликтите на интереси.

В отговор ЕААБ обясни, че целта на нейната процедура за подаване на сигнали за нередности е да се получи информация от външни източници относно опасения във връзка с безопасността. Според ЕААБ тя се различава съществено от процедурите, основани на член 22б от Правилника за длъжностните лица. Понастоящем процедурата е в процес на преразглеждане и ще бъде преименувана на „поверително докладване за безопасност“, за да се избегнат недоразумения и объркване. По отношение на конфликтите на интереси ЕААБ се позова на прилагането на приетата от нея през август 2012 г. политика за предотвратяване и намаляване на конфликтите на интереси. По-специално неговият Кодекс за поведение на персонала вече съдържа специален раздел „Политика относно безпристрастността и независимостта: предотвратяване и ограничаване на конфликтите на интереси“.

Омбудсманът разбира, че процедурата на ЕААБ за поверително докладване на опасения във връзка с безопасността има конкретна цел. Омбудсманът обаче остава на мнение, че ЕААБ следва да предоставя адекватна обратна информация на лицата, които съобщават за сериозни опасения. Тази обратна информация дава увереност, че ЕААБ се е справила правилно с въпроса и е стигнала до обосновано заключение. По този начин се гарантира отчетност и също така се насърчава докладването, което е в обществен интерес.

Омбудсманът приветства новите разпоредби относно конфликтите на интереси, съдържащи се в Кодекса за поведение на персонала на ЕААБ.

Вж. дело 434/2012/VL по-горе в раздел „Дела Star“.

11. Европейски банков орган (ЕБО)

Дела 1321/2011/LP, 1875/2011/LP, 1876/2011/LP и 1966/2011/LP: Състав на група на заинтересованите страни

Жалбите се отнасяха до решението, взето през 2011 г. от Европейския банков орган (ЕБО) относно състава на неговата 30-членна Група на участниците от банковия сектор (ГУБС). Това решение е взето в съответствие с учредителния регламент на ЕБО.

След като разгледа жалбите, омбудсманът отправи критики към ЕБО за това, че е приложил изискването, предвидено в член 37, параграф 3 от Регламента, за да се гарантира, доколкото е възможно, „подходящ географски баланс и баланс между половете и представителство на заинтересованите страни в целия Съюз“ само по отношение на състава на ГБС като цяло, а не и в рамките на всяка категория членове. Омбудсманът установи също така, че като е назначил само един представител на служителите в ГБС, ЕБО не е спазил изискването на член 37, параграф 2 от Регламента да гарантира, доколкото е възможно, балансирано представителство на заинтересованите страни в целия Съюз. И накрая, омбудсманът установи, че като е включил в категорията „потребители“ заявления от представители на субекти, които очевидно не са потребители на дребно на услугите, предоставяни от финансовия/банковия сектор, а по-скоро доставчици на платени услуги на последния, ЕБО е извършил друг случай на лошо администриране.

Омбудсманът също така препоръча на ЕБО: i) да се избегне в бъдеще рискът една или повече държави членки да изглеждат свръхпредставени; ii) публикува бъдещи покани за изразяване на интерес за членство в ГБС не само на своя уебсайт, но и в специализираната финансова преса, и като цяло използва всеки друг канал за комуникация, който би могъл да повиши осведомеността и интереса на жените кандидати; iii) да изискват от бъдещите кандидати да посочат само една от шестте категории, за които биха искали да бъдат разгледани; и iv) да публикува в бъдеще, след назначаването на членовете на ГБС, съдържателна информация, която би могла да покаже как с оглед на различните получени заявления ЕБО е спазил изискването за осигуряване на балансирано представителство на всички различни категории заинтересовани страни и как по този начин е осигурил „доколкото е възможно (...) подходящ географски баланс и баланс между половете, както и представителство на заинтересованите страни в целия Съюз“.

В отговора си ЕБО изрази готовността си да изпълни всички предложения на омбудсмана при съставянето на нова ръководна група.

Омбудсманът приветства положителния и конструктивен отговор на ЕБО.

12. Европейска агенция по химикали (ECHA)

Дело 1826/2010/VL: Публично разпространение на информация съгласно Регламента REACH

Регламентът REACH (Регламент 1907/2006 относно регистрацията, оценката, разрешаването и ограничаването на химикали) изисква от производителите и вносителите на химични вещества да регистрират веществата в Европейската агенция по химикали (ECHA). Жалбата в този случай, подадена от дружество, действащо в интерес на своите дъщерни дружества в химическата промишленост, се отнася до обработването от ECHA на заявление, подадено от трета страна съгласно Регламент 1049/2001, за публичен достъп до неговото регистрационно досие.

След проверка омбудсманът не установи лошо управление. При приключването на случая омбудсманът направи още две забележки. Първият прикани ECHA, ако все още не го е направила, да предупреди регистрантите да не въвеждат информация, която считат за поверителна, в полета, които трябва да бъдат публикувани съгласно Регламента REACH. Втората забележка се отнася до факта, че когато ECHA се консултира с трети страни, автори на документи, във връзка с които е получила заявление за публичен достъп, тя трябва да предостави на тези трети страни най-малко пет работни дни, за да изразят становищата си. Забележката е в смисъл, че в бъдещи случаи ECHA трябва да гарантира, че съответният срок действително включва пет работни дни.

В отговора на ECHA се обясняват съществуващите мерки, които предупреждават регистрантите да не въвеждат информация, считана за поверителна, в полета, публикувани съгласно Регламента REACH. Тя също така обяви няколко нови действия, насочени към гарантиране на правилното прилагане на изискването за пет работни дни.

Омбудсманът приветства положителния отговор на ECHA на допълнителните забележки.

13. Европейски орган за безопасност на храните (ЕОБХ)

Дело 775/2010/ANA: Разглеждане на потенциален конфликт на интереси, произтичащ от преместването на член на персонала в частния сектор

Бивш служител на ЕОБХ се премества в частния сектор два месеца след изтичането на договора му с ЕОБХ. След проверка омбудсманът изготви три проектопрепоръки, две от които ЕОБХ прие (вж. раздел В.3 по-горе).

Проектопрепоръката, която не беше приета, прикани ЕОБХ да признае неспазването на съответните процедурни правила и да извърши оценка на конфликта на интереси. Решението на омбудсмана за приключване на проверката критикува неуспеха на ЕОБХ да приеме проектопрепоръката. Освен това омбудсманът направи още четири забележки. Тези забележки предоставиха подробни насоки на ЕОБХ по отношение на изпълнението на първата проектопрепоръка, приета от ЕОБХ.

В отговор ЕОБХ се ангажира да включи първите три допълнителни забележки в прегледа на своите процедури, който е в ход. Що се отнася до четвъртата допълнителна забележка, ЕОБХ обясни защо счита, че действащите правила са достатъчни.

Омбудсманът счита отговора на ЕОБХ на допълнителните забележки за разумен и отбелязва, че ЕОБХ е подобрил значително своите правила и процедури по въпросите на конфликтите на интереси и кадровата въртележка между държавния и частния сектор. Омбудсманът обаче изразява съжаление, че ЕОБХ не е отговорил на критичната забележка в този случай.

Дело 1228/2011/MMN: Възстановяване на надбавка за настаняване

ЕОБХ наема жалбоподателката като договорно нает служител и ѝ изплаща надбавка за настаняване. След изтичането на изпитателния срок ЕОБХ реши да не потвърждава договора на жалбоподателя и да възстанови изцяло надбавката за настаняване. Жалбоподателят се е обърнал към омбудсмана във връзка с възстановяването.

По време на проверката омбудсманът отправи мотивирано предложение ЕОБХ да обмисли извършването на плащане ex gratia, съответстващо на подходящ процент от надбавката за настаняване. ЕОБХ отхвърли предложението за приятелско решение. Тъй като неговото обяснение за това не беше убедително и не разгледа някои от съображенията, изложени в предложението, омбудсманът приключи случая с критична забележка.

В отговора си ЕОБХ потвърждава, че е изменил практиката си и понастоящем изплаща надбавката за настаняване едва в края на изпитателния срок, освен ако съответният служител не отправи изрично искане за получаване на аванс.

Омбудсманът продължава да съжалява за упоритостта на ЕОБХ в конкретния случай на жалбоподателя. Изменението на неговата практика обаче следва да гарантира, че подобни проблеми няма да възникнат отново в бъдеще.

Дело 622/2012/ANA: Разглеждане на предполагаем конфликт на интереси

Жалбата се отнася до разглеждането от страна на ЕОБХ на предполагаем конфликт на интереси по отношение на председателя на група от научни експерти на ЕОБХ (наричан по-нататък „председателят“). Жалбоподателят, неправителствена организация, твърди, че председателят има постоянен интерес към институт („Института“), който ЕОБХ не е разгледал.

Според жалбоподателя предполагаемият конфликт на интереси обхваща периода от 2003 г. до 2012 г. Правилата, уреждащи конфликтите на интереси в ЕОБХ, обаче са се променили през 2009 г. и ЕОБХ е обърнал внимание на този въпрос едва през 2010 г. С оглед на тези факти проверката на омбудсмана беше съсредоточена върху периода 2009—2012 г.

След проверка, която включва проверка на досието на ЕОБХ, омбудсманът стига до заключението, че от материалноправна гледна точка ЕОБХ основателно е счел, че през периода, обхванат от проверката, не е имало конфликт на интереси.

Що се отнася до процедурата, омбудсманът заключи, че въпреки че участието на председателя в Института изглежда е приключило през 2005 г., годишните декларации за интереси на председателя не отразяват това до актуализацията, направена през ноември 2010 г. Също така беше ясно, че ЕОБХ не е забелязал тази грешка. Омбудсманът счита, въз основа на проверката, че това е еднократна грешка, която впоследствие ЕОБХ е коригирал.

При приключването на проверката с констатацията, че не са необходими допълнителни проверки, омбудсманът все пак направи допълнителна забележка:

В съответствие с културата на отчетност, която Омбудсманът има за цел да внедри в институциите на ЕС в техните отношения с гражданите и гражданското общество, ЕОБХ би могъл да обмисли възможността да информира своите служби, че когато е допусната грешка, в допълнение към предприемането на коригиращи действия за коригирането ѝ, би било целесъобразно тази грешка да бъде призната и да се извини за нея.

В отговор ЕОБХ изпрати на жалбоподателя извинително писмо. ЕОБХ също така се ангажира да продължи усилията си за повишаване на осведомеността на персонала относно добрите административни принципи и етичните стандарти.

Омбудсманът приветства положителните последващи действия на ЕОБХ.

14. Европейска агенция по лекарствата (EMA)

Дело 1701/2011/ANA: Публичен достъп до дългосрочно епидемиологично проучване

Настоящото дело се отнася до искане за публичен достъп до дългосрочно епидемиологично проучване (наричано по-нататък „проучването SAGhE“). Френската агенция по лекарствата (AFSSAPS) препрати проучването на EMA, като задейства процедура по сезиране относно лекарство, наречено Genotropin. Жалбоподателят, фармацевтично дружество, което притежава разрешение на ЕС за търговия с Genotropin, подаде заявление за публичен достъп до проучването, като се позова на Регламент 1049/2001 относно публичния достъп до документи. EMA отказва достъп с мотива, че изследването ѝ е изпратено поверително и че оповестяването му би засегнало търговските интереси на участващите в него научни изследователи. Жалбоподателят се обърна към омбудсмана.

В хода на разследването стана ясно, че действителната цел на жалбоподателя е да получи достъп до проучването на SAGhE на основание, различно от това на Регламент 1049/2001. Поради това омбудсманът приключи случая. Преди да направи това, омбудсманът счита, че EMA не е предоставила достатъчно подробни обяснения относно начина, по който оповестяването на проучването на SAGhE би засегнало търговските интереси на участващите научни изследователи. Омбудсманът посочи това в допълнителна забележка и прикани EMA да извлече подходящи поуки за бъдещето.

В отговор EMA заявява, че разбира защо заявителите, чиито заявления за достъп до документи са отхвърлени, следва да получат подробни мотиви, и се ангажира да представи по-добри мотиви в бъдеще.

Омбудсманът приветства положителния отговор и ангажимента на EMA.

Дело 1877/2010/FOR: Публичен достъп до документи и публичен регистър

EMA е отхвърлила заявления за публичен достъп до различни документи ,, а именно достъп до i) макетни опаковки; ii) периодични актуализирани доклади за безопасност iii) доклади за комбинацията от декстропропоксифен и парацетамол и за локален кетопрофен и iv) доклад за оценка на референтната държава членка относно плана за управление на риска за римонабант.

Омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на подточка i) и счете, че не са оправдани допълнителни проверки по отношение на подточка ii). Тя направи критични забележки по отношение на подточки iii) и iv). Тя също така направи допълнителната забележка, че EMA следва да създаде изчерпателен публично достъпен регистър на документите.

Впоследствие EMA публикува документите, които бяха предмет на критичните забележки.

Що се отнася до допълнителната забележка, EMA се позова на различни интернет услуги, насочени към подобряване на нейната прозрачност. Тя обаче отхвърли предложението да разполага с изчерпателен регистър на документите.

Омбудсманът изразява съжаление, че EMA не е признала правните и административните причини, поради които е разработила изчерпателен регистър на документите.

15. Европейски орган за ценни книжа и пазари (ЕОЦКП)

Дело 1967/2011/LP: Състав на група на заинтересованите страни

Жалбата се отнася до решението, взето през 2011 г. от Европейския орган за ценни книжа и пазари (ЕОЦКП) относно състава на неговата 30-членна Група на участниците от сектора на ценните книжа и пазарите (ГУСЦКП). Решението се основава на учредителния регламент на ЕОЦКП.

След като разгледа жалбата, омбудсманът отправи критики към ЕОЦКП за това, че е приложил изискването, предвидено в член 37, параграф 3 от Регламента, за да се гарантира, доколкото е възможно, „подходящ географски баланс и баланс между половете и представителство на заинтересованите страни в целия Съюз“ само по отношение на състава на СУБГ като цяло, а не и в рамките на всяка категория членове. Тя също така критикува ЕОЦКП за това, че е назначил само един представител на МСП в SMSG, като по този начин е пренебрегнал изискването на член 37, параграф 2 от Регламента да се гарантира, доколкото е възможно, балансирано представителство на заинтересованите страни в целия Съюз. И накрая, омбудсманът установи, че като не е обяснил правилно своя избор по отношение на представителя на служителите, ЕОЦКП не е спазил член 37, параграф 2 от Регламента и по този начин е извършил случай на лошо администриране.

Омбудсманът също така препоръча на ЕОЦКП i) да публикува бъдещи покани за изразяване на интерес за членство в Групата за подкрепа на единния пазар не само на своя уебсайт, но и в специализираната финансова преса, и да използва като цяло всеки друг канал за комуникация, който би могъл да повиши осведомеността и интереса на жените кандидати; ii) да изискват от бъдещите кандидати да посочат само една от шестте категории, за които биха искали да бъдат разгледани; iii) гарантира, доколкото е възможно, че на категорията "потребители" не се дава неоправдано цифрово предимство в ущърб на местата, които ще бъдат разпределени към останалите четири категории на SMSG; и iv) за да се поддържа необходимото равнище на прозрачност при създаването и функционирането на Групата за подкрепа на единния пазар в сектора на услугите, в бъдеще да се избягва съставянето на списък на заместник-членовете.

В отговор ЕОЦКП заяви, че се стреми да изпълни всички предложения на омбудсмана за създаване на нова SMSG.

Омбудсманът приветства положителния и конструктивен отговор на ЕОЦКП.

16. Изпълнителна агенция за научни изследвания (REA)

Дело 2111/2011/RA: Прозрачност на оценката на предложенията за научни изследвания

Жалбата се отнася до преглед, извършен от комитета за правна защита на Агенцията, и до отказ на Агенцията да оповести публично определена информация относно процеса на преглед. Омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на прегледа. Освен това в резултат на жалбата жалбоподателят е получил въпросната информация. При приключването на случая омбудсманът направи още две забележки.

Първата забележка насърчи Агенцията да повиши осведомеността сред своите служители относно информацията, която може да бъде разкрита на обществеността в рамките на съответните процедури.

Втората забележка предполага, че Агенцията би могла в бъдеще да обмисли публичното оповестяване на имената на оценителите. Омбудсманът отбеляза, че въпреки че понастоящем на оценителите се казва, че имената им няма да бъдат оповестени, Агенцията може да промени това за в бъдеще. Омбудсманът насочи вниманието на Агенцията към документа за изразяване на позиция на Европейския надзорен орган по защита на данните от 24 март 2011 г. относно „Обществен достъп до документи, съдържащи лични данни, след решението по делото Bavarian Lager“. Разделът от този документ, озаглавен „Проактивният подход“, предоставя насоки за институциите на ЕС, които желаят да работят прозрачно, като същевременно зачитат правата на неприкосновеност на личния живот и на защита на личните данни.

Като последващо действие във връзка с първата забележка Агенцията напомни на своите координатори по поканите за представяне на предложения, че при поискване те могат да предоставят информация относно резултата, който трябва да бъде включен в окончателния списък с класирани кандидати или в списъка с резерви.

Що се отнася до втората забележка, Агенцията обясни, че въпросът дали да се разкрият имената на отделните експерти оценители надхвърля нейните правомощия. Агенцията е сигнализирала за забележката на ГД „Научни изследвания и иновации“ на Комисията, която е водещата служба за такива хоризонтални въпроси. ГД „Научни изследвания и иновации“ ще обсъди въпроса с всички съответни генерални дирекции и агенции при подготовката на новата рамкова програма „Хоризонт 2020“.

Омбудсманът приветства положителния отговор на Агенцията на забележките и предоставената от нея информация относно подготовката за рамковата програма „Хоризонт 2020“.

17. Европейска служба за борба с измамите (OLAF)

Дело 637/2009/FOR: Равно третиране в рамките на системата за ранно предупреждение

Жалбата се отнася до функционирането на системата за ранно предупреждение (СРП) — компютризирана информационна система, предназначена за идентифициране на заплахи за финансовите интереси и репутацията на ЕС. Системата за ранно предупреждение съдържа различни нива на предупреждение. Жалбоподателят е бил обект на „предупреждение W3b“, което се издава във връзка с лица, които са обект на съдебно производство за сериозни административни грешки или измама. Той се оплака, че искането на OLAF за регистриране на предупреждение срещу него е нередовно, както и отказът на OLAF да отмени това предупреждение, тъй като той не е бил обект на „съдебно производство“, както се изисква от решението за създаване на СРП.

Омбудсманът установи, че тълкуването от страна на OLAF на условията за отправяне на предупреждения може да доведе до това лица в сходно положение да бъдат категоризирани по различен начин в съответствие с националната правна система, която се прилага за тях. Омбудсманът предложи, като приятелско решение, OLAF да отмени предупреждението W3b срещу жалбоподателя и да обмисли дали друг вид предупреждение би бил подходящ. OLAF не се съобрази с предложението и омбудсманът направи критична забележка.

В отговора си OLAF разбира омбудсмана в смисъл, че предупреждение W3b е оправдано само ако физическото или юридическото лице, участващо в разследване на OLAF, е било привлечено като обвиняемо пред компетентния национален съдебен орган въз основа на констатациите на OLAF. OLAF е на мнение, че терминът „съдебно производство“, използван в член 12 от решението за СРП, обхваща и съдебните разследвания.

OLAF също така информира омбудсмана, че жалбоподателят по конкретния случай вече е бил обвинен в Белгия.

Омбудсманът изразява съжаление, че OLAF не е разгледала въпроса как да се гарантира, че различията между националните правни системи не водят до неравно третиране за целите на СРП.

Дело 1560/2010/FOR: Нови насоки относно процедурите на разследване за служителите на OLAF

Неправителствена организация със седалище в Обединеното кралство се оплака от разследване, проведено от OLAF. След проверка Омбудсманът установи, че OLAF i) не е спазила процедурните насоки за събеседванията, определени в Наръчника на OLAF; ii) не е гарантирала, че нейните разследващи лица са представили писмени разрешения, и iii) погрешно е препратила констатациите си на донорите на жалбоподателя.

В отговор OLAF обясни, че след влизането в сила на новия регламент относно разследванията на OLAF е приела нови насоки относно процедурите на разследване за служителите на OLAF. Насоките имат същата обосновка като критичните забележки: т.е. да се гарантира, че разследванията на OLAF се провеждат при пълно зачитане на правата на човека и основните свободи, по-специално на принципа на справедливост, на правото на засегнатите лица да изразят мнението си относно фактите, които ги засягат, и на принципа, че заключенията от разследването могат да се основават единствено на елементи, които имат доказателствена стойност.

Омбудсманът приветства приемането на новите насоки относно процедурите на разследване за служителите на OLAF.

Дело 1697/2010/JN: Подаване на сигнали за нередности

При изпълнение на служебните си задължения като длъжностно лице на Европейската сметна палата (ЕСП) жалбоподателят е открил информация, свързана с приключило разследване на OLAF. Той счита, че информацията попада в обхвата на задължението за докладване, предвидено в член 22а от Правилника. Той е докладвал информацията на OLAF, но не е получил отговор. В жалбата си до омбудсмана жалбоподателят се позовава на член 22б от Правилника за длъжностните лица. Той счита, че въз основа на неговото разкриване OLAF е можела да продължи разследването си. В становището си OLAF твърди, че не е необходимо да прилага посочената процедура, тъй като разкриването на информация от жалбоподателя е свързано с одита, по който той работи. Омбудсманът установи, че работата на OLAF по въпроса представлява лошо администриране и направи четири критични забележки.

В отговора си OLAF първо обяснява, че обстоятелствата по случая са необичайни и е малко вероятно да се повторят: одитор се е възползвал от разпоредбите на Правилника за длъжностните лица относно подаването на сигнали за нередности, въпреки че вече е обсъдил същите въпроси с OLAF в рамките на одита. OLAF също така подчерта, че лицата, сигнализиращи за нередности, представляват ценен източник на информация за OLAF. От няколко години OLAF участва в разработването на всеобхватна политика относно подаването на сигнали за нередности. Тя допринесе за изготвянето на Насоките относно подаването на сигнали за нередности, приети от Комисията през 2012 г.

В отговора на OLAF бяха обяснени и подобренията, направени във вътрешните ѝ процедури. Правилата за обработване на информацията, предоставена от лицата, сигнализиращи за нередности, са включени в Указанията на OLAF за персонала относно процедурите по разследване (ISIP). Генералният директор издаде вътрешна бележка, забраняваща включването на личните данни на лицата, сигнализиращи за нередности, в окончателните доклади, изпращани на институциите и органите на ЕС и на националните съдебни органи. Това води до значително ограничаване на риска от разкриване на самоличността на лицето, сигнализиращо за нередности. Освен това OLAF вече разполага с единна точка за оценка на постъпващата информация, която осигурява последователен подход към лицата, сигнализиращи за нередности. Специални разпоредби относно лицата, сигнализиращи за нередности, са част от работните договорености, които се сключват между OLAF и други институции и органи на Съюза.

Омбудсманът е съгласен с OLAF, че обстоятелствата по случая са необичайни и е малко вероятно да се повторят. Доколкото могат да се извлекат поуки от случая, омбудсманът е удовлетворен, че отговорът на OLAF показва като цяло конструктивен подход.

Случай 2515/2011/CK: OLAF следва да предоставя бърза информация за резултатите от разследванията

Случаят се отнася до предполагаеми нередности и дискриминация в начина, по който OLAF е провела административни разследвания срещу жалбоподателя и трима други членове на ЕП, чиито имена са посочени в статия във вестник, озаглавена „Евродепутати, изложени на риск от скандала с парите в брой“.

След проверка на начина, по който OLAF е провела своите разследвания, омбудсманът счете, че въпреки че четирите разследвания се основават на подобни твърдения, фактите не са идентични и OLAF трябва да оцени всеки случай поотделно. Следователно самият факт, че продължителността на отделните разследвания е различна, не доказва наличието на дискриминация. Освен това нищо не сочи, че OLAF е третирала жалбоподателя по-неблагоприятно от останалите трима засегнати членове на ЕП. Омбудсманът също така счита, че общата продължителност на процедурата остава в разумни срокове. Въпреки това е имало закъснение от два месеца, преди OLAF да уведоми жалбоподателя за приключването на разследването. За да помогне на OLAF да подобри своята администрация, омбудсманът направи допълнителна забележка, че в бъдеще OLAF следва да информира засегнатото лице за резултата възможно най-бързо след приключване на разследването.

В отговор OLAF обясни, че новият регламент, уреждащ нейните дейности, който влезе в сила на 1 октомври 2013 г., предвижда засегнатото лице да бъде информирано в срок от 10 работни дни от приключването на разследването, когато не са открити доказателства. OLAF добавя, че нейните служби обикновено информират засегнатото лице в същия срок дори в случаите, когато разследването разкрива наличието на доказателства срещу това лице, освен ако не съществува риск да се накърнят последващите действия, предприети от компетентен орган.

Омбудсманът приветства положителния и конструктивен отговор на OLAF.

Случай 598/2013/OV: Публичен достъп до доклад от разследване на OLAF

Жалбата се отнася до отказа на OLAF да предостави публичен достъп на НПО до доклада от разследването на OLAF във връзка с твърдения срещу бившия член на Комисията Джон Дали. Омбудсманът не установи лошо администриране по отношение на предполагаемия отказ, но препоръча на OLAF, когато отказва достъп до документи поради текущи национални производства, да представи мотиви, които позволяват на заявителя да разбере защо оповестяването на документите би засегнало конкретно и ефективно текущите национални производства. Омбудсманът също така препоръча на OLAF да потърси информация и становища от националните органи, преди да откаже достъп до документи, тъй като тяхното оповестяване би засегнало текущите национални производства.

В отговор OLAF заяви, че ще вземе предвид допълнителните забележки на омбудсмана при обработването на подобни искания за публичен достъп в бъдеще. Тя посочи, че изисква от националните органи редовно да актуализират последващите си действия и се стреми да бъде възможно най-конкретна, когато въпросът е от значение за отговора на искания за публичен достъп до документи.

Омбудсманът приветства изявлението на OLAF, че ще вземе предвид допълнителните забележки при разглеждането на бъдещи искания за публичен достъп.