Страсбург, 21 февруари 2005 г.

Уважаеми г-н Х.,

На 12 и 23 февруари 2004 г. сте подали жалба от името на дружество срещу Европейската комисия до Европейския омбудсман във връзка с предложението, внесено онлайн на 13 януари 2004 г. в рамките на поканата за представяне на предложения за непряка научноизследователска и развойна дейност.

На 9 март 2004 г. препратих жалбата до председателя на Комисията. Комисията изпрати становището си на 7 май 2004 г. Препратих ви го с покана да направите забележки, ако желаете. Изглежда, че не са получени коментари от Вас.

Пиша Ви сега, за да Ви уведомя за резултатите от направените проучвания.

Жалбата

Според жалбоподателя фактите могат да бъдат обобщени, както следва:

Дружеството, в което жалбоподателят работи като технически ръководител, е участвало в покана за представяне на предложения за непреки действия в областта на научните изследвания, технологичното развитие и демонстрационните дейности по специфичната програма за научни изследвания, технологично развитие и демонстрационни дейности. Предложението е направено в сътрудничество с 11 европейски института или органа и разглежда приноса на новите технологии към Общата селскостопанска политика.

Жалбоподателят пожела да представи предложението си онлайн, както беше насърчено от Комисията. Връзката е установена на 13 януари 2004 г. в 16,50 ч. след няколко опита. Системата обаче се натъкна на сривове. Следователно изтеглянето на предложението не можа да приключи навреме и предложението очевидно не можеше да бъде предадено изцяло. Крайният срок е 13 януари 2004 г., 17,00 ч.

Жалбоподателят се е обадил на бюрото за помощ; той е бил посъветван да изпрати предложението незабавно по електронна поща. След предаването на имейла той се обажда отново и му е съобщено, че имейлът е получен, но след 17:00 часа.

Впоследствие жалбоподателят се е свързал със служителя, отговарящ за бюрото за помощ, за да обясни възникналите проблеми. Длъжностното лице поиска пояснение къде е създадено предложението, тъй като времевият печат на предложението е 17,01 ч. Жалбоподателят посочи, че предложението е създадено във Франция от неговия компютър и че неговият компютърен часовник е 6 минути предварително.

На същата дата беше установен контакт и с длъжностно лице от Генерална дирекция „Научни изследвания“. На 14 януари 2004 г. последният отговори, че не могат да бъдат приети смекчаващи обстоятелства и че няма възможност дадено предложение да се счита за допустимо, ако е било получено след крайния срок. Във втори отговор от 4 февруари 2004 г. той посочи, че трудностите, с които се е сблъскал жалбоподателят, не се дължат на техническа неизправност на системата на Комисията, а на проблеми с преноса, за които Комисията не може да бъде държана отговорна. Той добави, че единственият документ, който може да бъде приет от жалбоподателя, е този, изпратен на 12 януари 2004 г. Според жалбоподателя тази версия е симулирана версия, която е сглобена с грешни цифри и е изпратена за изпитване на системата.

Жалбоподателят твърди, че на 13 януари 2004 г. подаването на предложението му онлайн е започнало преди крайния срок за подаване и е било взето предвид от системата на Комисията. Следователно по същество жалбоподателят твърди, че Комисията неправилно е отхвърлила предложението, което той е изпратил по електронна поща на 13 януари 2004 г. Той твърди, че предложението, което е било взето предвид от Комисията и което е било представено онлайн на 12 януари 2004 г., следва да бъде заменено с предложението, изпратено по електронна поща на 13 януари 2004 г.

Задачата

Становище на Комисията

В становището си Комисията излага накратко следните съображения:

Дружеството е възнамерявало да представи предложение в рамките на покана за представяне на предложения. Системата на Комисията беше изпитана на 12 януари 2004 г. от дружеството и изпратеното от него предложение беше регистрирано. Предложението, изпратено по електронен път от дружеството на 13 януари 2004 г., беше отхвърлено, тъй като беше изпратено след крайния срок.

Проверките показаха, че техническите проблеми, с които се е сблъскало дружеството, не произтичат от системата за електронно подаване на заявления (EPSS): пет минути преди приключването на разговора системата е била заета само със 77 %. Освен това 21 предложения, подадени чрез EPSS, бяха получени успешно през последното тримесечие на един час.

Проблемите, с които се сблъсква дружеството, вероятно се дължат на претоварване на преносната мрежа, върху което Комисията няма контрол. Този случай може да се сравни с хипотетичното представяне на предложение чрез дружество за експресна куриерска доставка, което е пристигнало в Комисията след изтичането на крайния срок поради задръствания. Предложението щеше да бъде обявено за недопустимо.

В Ръководството за вносителите на предложения от 29 септември 2003 г. ясно се посочва, че „На вносителите се напомня, че е тяхна отговорност да гарантират безопасното представяне на своето предложение. (...) Предложенията, които пристигат в Комисията след крайния срок, не отговарят на условията за оценка. Никакви смекчаващи обстоятелства няма да бъдат взети под внимание. (...) Неуспехът на Вашето предложение да пристигне навреме по каквато и да е причина, включително забавяне на комуникациите, не е приемливо като смекчаващо обстоятелство.“

Що се отнася до предложението, изпратено по електронна поща на 13 януари 2004 г., Комисията не може да го приеме, тъй като съгласно Насоките относно процедурите за оценка и подбор на предложения и поканата за представяне на предложения предложенията предложенията, подадени по факс или електронна поща, ще бъдат изключени.

Проблемите с допустимостта, с които се е сблъскало дружеството, бяха разгледани от комисията за преглед на допустимостта в края на януари. Тя стигна до заключението, че предложението, изпратено чрез EPSS на 13 януари 2004 г., и предложението, изпратено по електронна поща на същата дата, не отговарят на условията за допустимост поради горепосочените причини и че само предложението, представено на 12 януари 2004 г., отговаря на условията за допустимост.

Комисията счита, че с оглед на подготвителната работа, свързана с представянето на такава покана за представяне на предложения, изглежда рисковано да се възнамерява да се изпрати по електронен път предложение 10 минути преди края на поканата, още повече ако компютърният часовник на жалбоподателя не е бил проверен предварително.

Забележки на жалбоподателя

Не бяха получени коментари от жалбоподателя.

РЕШЕНИЕТО

1 Твърдяно неправомерно неотчитане на предложение

1.1 Жалбата е подадена от името на дружество, което е участвало в покана за представяне на предложения за непреки действия в областта на научните изследвания, технологичното развитие и демонстрационните дейности по специфичната програма за научни изследвания, технологично развитие и демонстрационни дейности. Дружеството желае да представи предложението онлайн и на 12 януари 2004 г. изпраща фиктивна версия, за да тества системата. За да се изпрати окончателната версия, на 13 януари 2004 г. в 16,50 ч. беше установена връзка. Системата обаче се сблъска с повреди и изтеглянето на предложението не можа да приключи навреме. След това жалбоподателят се е обадил на бюрото за помощ и е бил посъветван да изпрати предложението незабавно по електронна поща. Той направи това, но заявлението му беше отхвърлено като получено след крайния срок. Жалбоподателят твърди, че подаването на предложението му онлайн е започнало преди крайния срок за подаване и е било взето предвид от системата на Комисията. Жалбоподателят твърди, че Комисията неправилно е отхвърлила предложението, изпратено по електронна поща на 13 януари 2004 г. Той твърди, че предложението, което е било взето предвид от Комисията и което е било представено онлайн на 12 януари 2004 г., следва да бъде заменено с предложението, изпратено по електронна поща на 13 януари 2004 г.

1.2 Комисията твърди, че проблемите, с които се е сблъскал жалбоподателят при подаването на предложение онлайн на 13 януари 2004 г., не са дошли от системата за електронно подаване (EPSS), а вероятно се дължат на претоварване на преносната мрежа, върху което Комисията няма контрол. Комисията също така твърди, че не може да приеме предложението, изпратено от жалбоподателя по електронна поща на 13 януари 2004 г., тъй като предложенията, представени по електронна поща, са недопустими. Комисията за преглед на допустимостта разгледа проблемите, с които се е сблъскал жалбоподателят, и стигна до заключението, че само предложението, представено на 12 януари 2004 г., е допустимо.

1.3 Омбудсманът разбира от жалбата и становището на Комисията, че жалбоподателят е представил три предложения: един на 12 януари 2004 г. чрез EPSS и два на 13 януари 2004 г., единият от които е изпратен чрез EPSS, а другият по електронна поща. Омбудсманът отбелязва, че съгласно Ръководството за кандидатите за специфични действия за подкрепа, което се прилага за настоящата покана за представяне на предложения:

„За да бъдат допустими, предложенията трябва да бъдат получени от Комисията преди или в рамките на крайния срок на адреса, посочен в поканата. На вносителите се напомня, че е тяхна отговорност да гарантират безопасното и навременно представяне на тяхното предложение“.

Той отбелязва също така, че съгласно поканата за представяне на предложения крайният срок за получаване на предложенията е бил 13 януари 2004 г. в 17,00 ч.

1.4 От разглеждането на досието става ясно, че предложението на жалбоподателя, представено чрез EPSS на 13 януари 2004 г., е получено след крайния срок, както и предложението, изпратено по електронна поща. Що се отнася до първото предложение, омбудсманът не счита, че предложение, подадено по електронен път, може да се счита за получено, докато не приключи процесът на електронно предаване на получателя. Омбудсманът отбелязва също така, че жалбоподателят не е оспорил аргумента на Комисията, че EPSS не е бил източникът на закъсненията, с които се е сблъскал жалбоподателят при подаването на предложението онлайн.

Що се отнася до предложението, представено по електронна поща, омбудсманът отбелязва, че Комисията не е оспорила аргумента на жалбоподателя, че бюрото за помощ е посъветвало жалбоподателя да изпрати предложението по електронна поща. При тези обстоятелства омбудсманът не е убеден, че би било добра администрация Комисията да се позовава на разпоредбите на Насоките относно процедурите за оценка и подбор на предложения и на поканата за представяне на предложения, в които се посочва, че: „Предложенията за непреки действия в областта на научните изследвания и технологичното развитие, подадени по електронна поща или факс, ще бъдат изключени“ като обосновка за изключване на предложението на жалбоподателя. Омбудсманът отбелязва обаче, че електронното писмо е пристигнало след крайния срок, и счита, че Комисията е имала право да го изключи поради тази причина, като се има предвид, че EPSS не е източникът на закъсненията, с които се е сблъскал жалбоподателят при подаването на предложението онлайн.

1.5 Поради това омбудсманът счита, че отхвърлянето от страна на Комисията на предложението на жалбоподателя не представлява случай на лошо администриране.

2 Заключение

Въз основа на проверките на омбудсмана по тази жалба изглежда, че не е имало лошо администриране от страна на Комисията. Омбудсманът приключва случая.

Председателят на Комисията също ще бъде информиран за това решение.

Искрено ваш,

 

П. Никифорос Диамандурос