1. Последна актуализация на този запис: 30/04/2026

2. Референтен номер: 01/2026

Рег. номер на Ares: Арес(2026)4456468

3. Име и данни за контакт на администратора(ите): Европейски омбудсман, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex. Лице за контакти: Служител(и) по прозрачността:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/contacts

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните: г-жа Francesca Pavesi — заместник-длъжностно лице по защита на данните: г-н Nicholas Hernanz

5. Име и данни за контакт на обработващия(ите) лични данни: Не е приложимо

6. Име и данни за контакт на съвместния администратор (съвместните администратори): Не е приложимо

7. Цел(и) на обработването:

Европейският омбудсман събира и обработва лични данни, за да даде възможност на екипа, отговарящ за обработването на искания за публичен достъп до документи (подадени съгласно Регламент 1049/2001), да отговаря на искания за публичен достъп до документи на омбудсмана, да осигурява подходящи последващи действия във връзка с такива искания, да осигурява последователност при обработването на такива искания и да подпомага евентуални съдебни производства, свързани с исканията. Личните данни се използват и за обработване на искания за информация.

Описание на процеса:

Обработката на лични данни, описана в настоящия регистър, е обработката на искания за публичен достъп до документи, съхранявани от Европейския омбудсман, подадени съгласно Регламент 1049/2001, както и искания за информация.

Лицата, които се свързват с омбудсмана, въвеждат личните си данни по няколко начина в зависимост от използваните средства за комуникация (електронна поща, поща, формуляр за контакт на уебсайта и т.н.).

Законосъобразност на обработването:

• Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.
• Решение на Европейския омбудсман относно вътрешните процедури за разглеждане на заявления за публичен достъп до документи и искания за информация, 18 март 2020 г., достъпно на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70670.
• Член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725: „обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на институцията или органа на Съюза“, достъпно на адрес: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни:

Категории субекти на данни:

• Всяко физическо лице или всяко физическо лице, действащо от името на юридическо лице, което иска достъп до документи на омбудсмана или информация.
• Всяко физическо лице, посочено или посочено в искания за публичен достъп до документи или искания за информация.
• Всички други лични данни на трети страни, обработвани с цел обработване на искания, като например лични данни, намерени в исканите документи.

Категориите обработвани лични данни са:

• Задължителна информация: собствено име, фамилно име, данни за контакт;
• Незадължителна информация: наименование, пол, възраст, професия, организация, от името на която се подава искането, телефонен номер и всякаква друга информация, предоставена от заявителите в искането им.

Омбудсманът може в редки случаи да поиска доказателство, че заявителите отговарят на изискванията на член 2, параграф 1 от Регламент (ЕО) No 1049/2001 (например чрез предоставяне на копие от заличената лична карта или друг официален документ с тяхната националност или пощенски адрес, които се виждат на него).

9. Срок за съхраняване на данните и, когато е възможно, за заличаване:

Личните данни се съхраняват за срок от пет години след приключването на преписката по делото или в случай на административно или съдебно производство до постановяването на окончателно решение.

10. Получатели на данните:

Ограничен и определен брой служители на Омбудсмана участват въз основа на принципа „необходимост да се знае“ при обработването на заявление за публичен достъп до документи. Те включват:

• екипа за прозрачност (обикновено двама служители по въпросите на прозрачността, които обработват исканията, и един сътрудник);
• други служители на Омбудсмана, с които са проведени консултации във връзка с искането и които са в състояние да идентифицират документите и/или да дадат информация дали даден документ може да бъде оповестен или не;
• в някои случаи съответните преки ръководители и/или омбудсмана.

В случай че искането е изпратено до омбудсмана, но е адресирано до друга институция, агенция или орган на ЕС, то може да бъде прехвърлено. Кандидатите винаги са информирани, когато това е направено.

В случай че трябва да се направи консултация с друга институция или орган във връзка с искане за публичен достъп, личните данни на заявителите се анонимизират до необходимата степен и следователно не се споделят допълнително.

Исканията за информация се обработват и на тях се отговаря от екипа за прозрачност и съответните служители въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или на международни организации? Не, с изключение на отговорите на искания за публичен достъп до документи, подадени от заявители в трета държава.

12. Общо описание на мерките за сигурност:

Всички искания, изпратени по електронен път, се съхраняват в защитена с парола база данни или функционална пощенска кутия, като потребителското име/паролата са известни само на съответните служители, обработващи искането. Достъп имат само служителите на омбудсмана. Исканията, получени по пощата, се съхраняват в сейф, до който имат достъп само ограничен персонал.

По принцип личните данни на служителите на Омбудсмана и на външните субекти на данни са защитени чрез мерки за сигурност, въведени от сектора на информационните и комуникационните технологии с цел запазване на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражняват правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на заличаване, ограничаване и преносимост на данните:

Субектите на данни имат право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който омбудсманът ги използва. Те също така имат право да поискат коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до тях. Те могат да коригират идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. Те имат право по всяко време да възразят срещу използването на техните данни от омбудсмана на основания, свързани с тяхното конкретно положение. При определени условия те имат право да поискат от омбудсмана да заличи личните им данни или да ограничи използването им.

По всяко време те могат да поискат от омбудсмана информация относно обработването на личните им данни, като използват формуляра за контакт: https://www.ombudsman.europa.eu/en/contacts.

Омбудсманът ще отговори на техните искания възможно най-скоро и най-късно в срок от един месец.

Те могат също така да се свържат с длъжностното лице по защита на данните на омбудсмана. 

Ако желаят да се оплачат от начина, по който омбудсманът обработва личните им данни, те могат да се свържат с Европейския надзорен орган по защита на данните (www.edps.europa.eu).

Декларация за поверителност във връзка с обработването на искания за публичен достъп до документи на омбудсмана и искания за информация

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването, начинът, по който Европейският омбудсман (ЕО) събира, обработва и гарантира защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права можете да упражнявате във връзка с Вашите данни.

Кой е администраторът на лични данни? Европейският омбудсман. Ако имате въпроси относно начина, по който обработваме Вашите лични данни, можете да се свържете с нашия екип за прозрачност на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/contacts . (на английски)

1. Какви лични данни обработваме?

Обработваме следните лични данни, за да обработваме искания за публичен достъп до документи на омбудсмана и искания за информация:

Ние обработваме данни от:

• Вие (ако поискате достъп до документи или информация),
• всички лица, посочени във Вашето искане, и
• Всяко друго физическо лице, на чиито лични данни се натъкваме, докато обработваме Вашето искане, например лични данни, намерени в документите, които сте поискали.

Данните, които обработваме, включват:

• необходимата информация (за обработка на Вашето искане), т.е. Вашето собствено име, фамилно име, данни за контакт;
• незадължителна информация (ако решите да я предоставите), напр. Вашето звание, пол, възраст, професия, организация (ако действате от името на такава), телефонен номер или други данни, които включвате в искането си.

В някои редки случаи може да поискаме от Вас да предоставите допълнителни доказателства, като например документ за самоличност или документ за гражданство/пощенски адрес.

2. Защо обработваме Вашите данни?

Когато поискате публичен достъп до нашите документи (съгласно Регламент 1049/2001) или поискате информация от нас, ние обработваме Вашите лични данни на:

• Отговаряйте на искането си,
• да се предприемат подходящи последващи действия,
• Осигуряване на последователност в начина, по който обработваме такива искания, и
• Съдействие при всякакви свързани съдебни производства, ако е необходимо.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработване на личните Ви данни?

Обработваме Вашите данни, тъй като това е част от нашата обществена задача като институция на ЕС (съгласно член 5, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) 2018/1725).

Обработването се основава на следните правни инструменти:

• Регламент (ЕО) No 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.
• Решение на Европейския омбудсман относно вътрешните процедури за разглеждане на заявления за публичен достъп до документи и искания за информация, 18 март 2020 г., достъпно на адрес: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70670.

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Лицето или субектът, отговарящ за обработването на Вашите лични данни („администратор на данни“), е Европейският омбудсман, който е възложил на екип за прозрачност да разглежда Вашите искания за публичен достъп до документи или за информация.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Достъп до Вашите данни имат само служители на Омбудсмана, които се нуждаят от тях, за да обработят Вашето искане, включително:

• Нашият екип за прозрачност (който управлява заявките),
• съответните членове на персонала (които помагат за идентифицирането на документи и/или за вземането на решение дали документите могат да бъдат оповестени),
• В някои случаи преките ръководители и/или омбудсманът.

Специални случаи:

• Ако искането Ви е било предназначено за друга институция на ЕС, можем да му го препратим (ако го направим, ще Ви уведомим).
• Ако трябва да се консултираме с друг орган на ЕС относно Вашето искане, ние анонимизираме данните Ви до необходимата степен, преди да ги споделим.

Ние не прехвърляме никакви данни извън ЕС / ЕИП, освен когато отговаряме на искания от лица, живеещи в трети страни.

6. Колко дълго съхраняваме Вашите данни?

Съхраняваме Вашите лични данни за:

• 5 години след приключване на делото, или
• До постановяването на окончателно съдебно решение (ако възникне съдебно производство).

7. Как защитаваме Вашите данни?

Ние приемаме вашата поверителност сериозно. Ето как съхраняваме вашите данни в безопасност:

• Цифровите заявки (електронни писма, онлайн формуляри) се съхраняват в защитени с парола бази данни или защитени пощенски кутии, достъпни само за упълномощени служители.
• Пощенските заявки се съхраняват в заключен сейф в офис с ограничен достъп.
• Нашите ИТ системи са въвели мерки за сигурност, за да предотвратят неоторизиран достъп.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате следните права по отношение на личните Ви данни:

• Достъп — можете да ни попитате какви данни съхраняваме за вас и как ги използваме.
• Коригиране — можете да поискате от нас да коригираме или актуализираме Вашите данни, ако са неточни.
• Възражение — можете да възразите срещу обработването на Вашите данни от наша страна по всяко време.
• Изтриване („правото да бъдеш забравен“) — в някои случаи можете да поискате от нас да изтрием Вашите данни.
• Ограничение — Можете да поискате от нас да ограничим начина, по който използваме Вашите данни.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

Можете да се свържете с нас чрез нашата онлайн форма: https://www.ombudsman.europa.eu/en/contacts

Или изпратете имейл на нашето ДЛЗД

Ще отговорим в рамките на един месец.

Ако не сте доволни от начина, по който обработваме Вашите данни, можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните (ЕНОЗД): https://www.edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints/edps-complaint-form_en