1. Последна актуализация на този запис: 14.11.2023

2. Референтен номер: 4/2020

Реф. No Ares(2024)4290063 — 13.6.2024 г.

3. Име и данни за контакт на администратора:

Европейски омбудсман, 1 avenue du President Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex

Лице за контакти: Дирекция „Администрация“ — HR services- career@ombudsman.europa.eu

Отговорен отдел: Служителите на службите за човешки ресурси, които се занимават с процедурата за оценка на персонала, и Генералният секретариат.

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните

Г-жа Франческа Павеши

Заместник-длъжностно лице по защита на данните: г-н Nicholas Hernanz

Функционална пощенска кутия: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Име и данни за контакт на обработващия лични данни: Не е приложимо

6. Име и данни за контакт на съвместния администратор (съвместните администратори):

Европейска комисия — ГД „Човешки ресурси и сигурност“/ГД „Информатика“ (DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu), управляваща модула SYSPER за оценка на персонала (EVA), използван от Европейския омбудсман (ЕО) за процедурата по оценяване.

7. Цел(и) на обработването:

Провеждане на годишната процедура за оценка на персонала на длъжностните лица, срочно наетите и договорно наетите служители („длъжностни лица“) в Службата за наблюдение на избори.

Правното основание за обработването са член 43, член 44, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица, член 15, параграф 2 и член 87, параграф 1 от Условията за работа на другите служители и Решението на Европейския омбудсман от 20.12.2017 г. за определяне на общите разпоредби за прилагане на член 43 от Правилника за длъжностните лица и член 44, първа алинея от Правилника за длъжностните лица.

Описание на основните етапи на процедурата за оценяване на персонала (за повече подробности вж. горепосоченото решение на изпълнителния директор от 20.12.2017 г.):

Генералният секретар започва процедурата за оценяване чрез публикуване на съобщение в интранет (член 6 от Решението за ЕО). Докладът за оценка се публикува по електронен път в SYSPER за всеки служител. Искане за изготвяне на самооценка се изпраща автоматично до титуляря на длъжността в SYSPER. След като бъде изготвена от титуляря на длъжността, самооценката се изпраща автоматично на оценяващия (пряк йерархичен ръководител на титуляря на длъжността). Той изготвя проект на доклад и го изпраща на титуляря на длъжността по електронна поща (прогноза) своевременно преди заседанието за оценяване. След това оценяващият провежда атестационната среща със заемащия длъжността. След тази среща оценяващият финализира атестационния доклад на титуляря на длъжността.

След това лицето, заемащо длъжността, се приканва да се запознае със своя доклад. Той/тя може или да приеме доклада, със или без добавяне на коментари в съответния раздел, или да откаже да го приеме и следователно да обжалва доклада.

В случай на обжалване атестационният доклад се предава на апелативния оценител (йерархичен ръководител на оценяващия) и на Комитета по атестиране (член 7 от Решението за ИО). Докладът за оценка трябва да включва заключение в раздел „Общи бележки“ относно това дали резултатите на титуляря на длъжността за референтния период са били задоволителни или незадоволителни. В случай че общото представяне на титуляря на длъжността бъде оценено като незадоволително, докладът трябва да бъде потвърден от заверяващ служител. Заверяващият е лицето, което ще бъде апелативен оценител при „обичайна процедура“.

В случай на трети незадоволителен атестационен доклад апелативният оценител взема своето решение със съгласието на генералния секретар, който се консултира със Съвместния комитет на ИО.

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни:

- Категории субекти на данни:

Длъжностни лица, срочно и договорно наети служители, наети съгласно член 3а от Условията за работа на другите служители за срок от една година или повече.

Длъжностните лица и срочно наетите служители в изпитателен срок, както и договорно наетите служители, назначени съгласно член 3б от Условията за работа на другите служители, след като са работили най-малко 2 години и един ден, участват в процедурата за оценяване. За тези категории персонал процедурата се извършва извън SYSPER.

За договорно наети служители с по-малко от две години и един ден участието в процедурата за оценяване не е задължително.

- Категории лични данни:

• идентификационни данни (име, фамилия, личен номер)
• данни, свързани с длъжностната характеристика на титуляря на длъжността: упражняваните функции, професионалният опит, използването на езици и придобитите умения, нивото на отговорностите, обученията, в които е участвал служителят, и нуждите от обучение и развитие; целите и тяхното изпълнение за съответната година;
• оценка и коментари от страна на титуляря на длъжността и прекия ръководител относно способностите, ефикасността и поведението на титуляря на длъжността в службата и относно неговите/нейните управленски умения, когато става въпрос за ръководители.

9. Срок за съхранение на данните и, когато е възможно, за заличаване:

Оценките на персонала се съхраняват в SYSPER и в инструмента за лични досиета NDP.

В съответствие с общия за Комисията списък за съхранение Ares(2019)437452 срокът на съхранение, приложим за атестирането на персонала в Службата за наблюдение на избори, съхраняван в съответния НДП, е най-малко 100 години след назначаването на съответното лице и 8 години след прекратяването на правата на съответните бенефициери.

10. Получатели на данните:

Прекият йерархичен ръководител (отчетният служител) на титуляря на длъжността е оценил, генералният секретар и/или Европейският омбудсман (като апелативни оценители ^[1] или заверяващи служители ^[2]), директорът по администрацията, служителят на службите по човешки ресурси, който се занимава с въпроси, свързани с атестационни доклади, Комитетът по атестационни доклади, Съвместният комитет на ЕО в случай на три незадоволителни атестационни доклада и титулярят на длъжността е оценил.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или на международни организации?: Не е приложимо

12. Общо описание на мерките за сигурност:

Данните се съхраняват в съответствие с мерките за сигурност, разработени от ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и ГД „Информатика“, които притежават инструмента на ЕК SYSPER.

Данните, съхранявани на сървърите на омбудсмана, са защитени от множество мерки за сигурност, въведени от сектора на ИКТ с цел защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражняват правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на заличаване, ограничаване и преносимост на данните:

Членовете на персонала имат право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ИО ги използва. Те също така имат право да поискат коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до тях. Те могат да коригират идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. Те имат право по всяко време да възразят срещу използването на техните данни от Европейския омбудсман на основания, свързани с тяхното конкретно положение. При определени условия те имат право да поискат от омбудсмана да заличи личните им данни или да ограничи използването им.

По всяко време те могат да поискат от ИО информация относно обработването на личните им данни по електронна поща (EO@ombudsman.europa.eu) или като се свържат с членовете на отдел PAB — сектор „Човешки ресурси“. Те могат също така да се свържат с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на адрес: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu.

Те могат също така да се свържат с Европейската комисия, управляваща модула SYSPER за оценка на персонала (ОВА), на адрес: DIGIT-SYSPER2@ec.europa.eu.

Ако желаят да се оплачат от начина, по който омбудсманът обработва личните им данни, те могат да се свържат с Европейския надзорен орган по защита на данните (www.edps.europa.eu) на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu

Декларация за поверителност във връзка с процедурата за оценка на персонала в Службата на Европейския омбудсман

Реф. No Ares(2024)4290063 — 13.6.2024 г.

В настоящата декларация за поверителност се обясняват причината за обработването, начинът, по който Европейският омбудсман (ЕО) събира, обработва и гарантира защитата на всички предоставени лични данни, как се използва тази информация и какви права могат да упражняват субектите на данни във връзка с техните данни.

Контрольорът е ИО. Съвместният администратор е генерална дирекция „Човешки ресурси“ на Европейската комисия и ГД „Информатика“, които управляват ИТ инструмента Sysper, използван от титулярите на длъжности за процедурата за оценяване.

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Личните данни на длъжностните лица, срочно наетите служители и договорно наетите служители ^[3] („длъжностно лице“) на Службата за наблюдение на избори трябва да бъдат обработвани като част от процедурата за оценяване на персонала ^[4].

Ние обработваме следните данни:

• идентификационни данни (име, собствено име, категория/степен, личен номер)
• данни, свързани с длъжностната характеристика на титуляря на длъжността: упражняваните функции, професионалният опит, използването на езици и придобитите умения, нивото на отговорностите, обученията, в които е участвал служителят, и нуждите от обучение и развитие; целите и тяхното изпълнение за съответната година;
• оценка и коментари от прекия ръководител относно способностите, ефикасността и поведението на титуляря на длъжността в службата и относно неговите/нейните управленски умения, когато става въпрос за ръководители.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Целта е да се управлява годишната процедура за оценка на персонала в Службата за наблюдение на избори.

3. Какви са правните основания и необходимостта от обработването на тези данни?

Правните основания за обработването са член 43, член 44, параграф 1 от Правилника за длъжностните лица, член 15, параграф 2 и член 87, параграф 1 от Условията за работа на другите служители (УРДС) и Решението на Европейския омбудсман за определяне на общи разпоредби за прилагане на член 43 от Правилника за длъжностните лица и член 44, първа алинея от Правилника за длъжностните лица.

Обработването е необходимо въз основа на член 5, параграф 1, буква а) (изпълнение на задача от обществен интерес) и буква б) (спазване на правно задължение) от Регламент (ЕС) 2018/1725.

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Данните се обработват от дирекция „Администрация“ — отдел „Човешки ресурси“.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Получателите на личните данни са прекият йерархичен ръководител (отчетният служител) на оценявания служител, Европейският омбудсман и/или генералният секретар (като апелативен оценител ^[5] или заверяващ служител ^[6]), директорът по администрацията, служителят на службите за човешки ресурси, който се занимава с въпроси, свързани с атестационни доклади, Комитетът по атестационни доклади, Съвместният комитет на ЕО в случай на три незадоволителни атестационни доклада.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Оценките на персонала се съхраняват в SYSPER и в инструмента за лични досиета NDP.

В съответствие с общия за Комисията списък за съхранение Ares(2019)437452 срокът на съхранение, приложим за атестирането на персонала в Службата за наблюдение на избори, съхраняван в съответния НДП, е най-малко 100 години след назначаването на съответното лице и 8 години след прекратяването на правата на съответните бенефициери.

7. Как защитаваме данните на субекта на данните?

Данните се съхраняват в съответствие с мерките за сигурност, разработени от ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и ГД „Информатика“, които притежават инструмента на ЕК Sysper. Файловете на хартиен носител се съхраняват в сейф, заключен с код, до който имат достъп само ограничен брой служители в областта на човешките ресурси въз основа на принципа „необходимост да се знае“.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ги използваме. Също така имате право да поискате коригиране на всички непълни или неточни данни, отнасящи се до Вас. Можете да коригирате идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. Имате право по всяко време да възразите срещу използването на Вашите данни от ИО на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация. При определени условия имате право да поискате да изтрием личните Ви данни или да ограничим използването им.

ИО ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок, но не по-късно от един месец.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате на ИО въпроси, свързани със защитата на данните във връзка с управлението на процедурата за оценяване, като се свържете със службите на дирекция „Администрация-Човешки ресурси“ на следния адрес:

Европейски омбудсман

1 avenue du Président Робер Шуман

CS 30403

F-67001 Страсбург Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на следния адрес: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Имате право да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните (https://edps.europa.eu/data-protection/our-role-supervisor/complaints_en), ако считате, че правата Ви съгласно Регламент (ЕС) 2018/1725 са били нарушени в резултат на обработването на личните Ви данни.

 

 

[1] Ако генералният секретар действа като оценяващ, омбудсманът действа като апелативен оценител.

[2] В случай че общото представяне на титуляря на длъжността бъде оценено като незадоволително, докладът трябва да бъде потвърден от заверяващ служител. Заверяващият е лицето, което ще бъде апелативен оценител при „обичайна процедура“.

[3] Само договорно наетите служители, назначени съгласно член 3а от Условията за работа на другите служители (УРДС) за срок от една година или повече, са засегнати от процедурата за оценяване в Службата за наблюдение на избори. За договорно наети служители с по-малко от две години и един ден участието в процедурата за оценяване не е задължително.

[4] Срочно наетите служители и длъжностните лица в изпитателен срок и договорно наетите служители, назначени съгласно член 3б от Условията за работа на другите служители, след като са работили най-малко 2 години и един ден, също са засегнати от процедурата за оценяване. Тя обаче не се управлява автоматично чрез Sysper, а ръчно на индивидуална основа от служителя от сектора на човешките ресурси, който се занимава с въпроси, свързани с атестационни доклади.

[5] Ако генералният секретар действа като оценяващ, омбудсманът действа като апелативен оценител.

[6] В случай че общото представяне на титуляря на длъжността бъде оценено като незадоволително, докладът трябва да бъде потвърден от заверяващ служител. Заверяващият е лицето, което ще бъде апелативен оценител при „обичайна процедура“.