Европейски омбудсман

Публичен регистър на дейностите по обработване:

Подбор на длъжностни лица и други служители в Службата на Европейския омбудсман

1. Последна актуализация на този запис: 06/01/26

2. Референтен номер: 2/2020

Ares reg.number (рег. номер на Ares): Арес(2026)215781

3. Име и данни за контакт на администратора:

Европейски омбудсман, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex -

Лице за контакти: Дирекция „Администрация“ — услуги в областта на човешките ресурси

EO Кариера

4. Име и данни за контакт на длъжностното лице по защита на данните:

г-жа Франческа Павеши, длъжностно лице по защита на данните

г-н Nicholas Hernanz, заместник-длъжностно лице по защита на данните

Функционален електронен адрес: Длъжностно лице по защита на данните на ЕО

5. Име и данни за контакт на обработващия лични данни:

Не е приложимо

6. Име и данни за контакт на съвместния администратор (съвместните администратори):

Не е приложимо

7. Цел(и) на обработването:

Определяне на кандидатите за попълване на свободните работни места в Службата за наблюдение на избори и провеждане на съответната процедура за подбор.

8. Описание на категориите субекти на данни и на категориите лични данни:

Кандидатите предоставят своите данни чрез инструмента за кандидатстване онлайн (уебсайт). За провеждането на процедурата за подбор данните се внасят в ИТ инструмент, предназначен за подпомагане и улесняване на процедурата.

 

- Категории субекти на данни:

Кандидати, кандидатстващи за обявления за свободни длъжности/покани за изразяване на интерес за постоянни, временни или договорни длъжности в Службата за наблюдение на избори

- Категории лични данни:

1) Данни, предоставени от кандидатите на уебсайта:

• основна лична информация (собствено име, фамилно име, националност, телефонен номер);
• информация, съдържаща се в автобиографията (образование, професионален опит, владеене на език и др.);
• ако се изисква , копия на документ, доказващ гражданството на кандидата;
• ако е необходимо, декларация, в която се декларира всяко увреждане, за да се гарантира, че могат да бъдат въведени необходимите мерки за достъпност;
• за кандидатите, които са служители на ЕС — административния статут (т.е. титулярно длъжностно лице, срочно нает служител и т.н.), институцията, в която работят, наименованието на настоящата им длъжност и настоящата им степен;
• информацията, съдържаща се в мотивационното писмо;
• копия от дипломите на кандидатите;
• копия от атестационните доклади на кандидатите, ако е необходимо;
• копия от доказателства за професионален опит, ако се изискват такива;
• отговори на кандидатите на казусите, ако е приложимо.

2) Данни, обработвани от служителите на дирекция „Администрация“ — служби „Човешки ресурси“, отговарящи за процедурите за подбор. Тези данни се съхраняват в споделена папка на сървъра на EO, като например:

• решенията за назначаване на консултативните комисии за подбор,
• бележките за допустимост, подписани от консултативната комисия за подбор и одобрени от омбудсмана;
• таблиците за оценка на кандидатите;
• бележките за предварителен подбор, представени на Европейския омбудсман.

Служителите на дирекция „Администрация“ — служби „Човешки ресурси“ също обработват исканията за преглед/за информация, подадени от кандидатите по електронна поща, и съответните отговори и ги съхраняват във функционалната пощенска кутия „Кариера“.

9. Срок за съхранение на данните и, когато е възможно, за заличаване:

Данните на кандидатите, предоставени на уебсайта, се съхраняват в личния им онлайн профил в продължение на две години, в случай че кандидатите желаят да кандидатстват за бъдещи свободни работни места. Ако кандидатите не се свържат с профила си в рамките на две години, профилът и съдържащите се в него данни се изтриват автоматично, след като им бъде изпратено уведомително електронно писмо. 

Данните на неуспелите кандидати се заличават от инструмента за подбор, от електронната папка на сървъра на ИО и от функционалната пощенска кутия „Кариера“ две години след края на процедурата за подбор.

Данните на наетите кандидати се съхраняват за срок от 10 години, считано от прекратяването на трудовото правоотношение или от последното пенсионно плащане, след което се унищожават.

Част от данните (националност, пол, държава на пребиваване, дати на кандидатстване, регистрационен номер на заявлението, референтен номер на процедурата за подбор, година на раждане и говорими езици) са анонимизирани и се съхраняват само за статистически цели.

10. Получатели на данните:

Европейският омбудсман, генералният секретар (ГС), служителите от сектора на информационните технологии, отговарящи за администрирането на подадените онлайн данни, дирекция „Администрация“ — служители от службите за човешки ресурси, отговарящи за процедурите за подбор, и членовете на консултативната комисия за подбор.

При поискване, отправено до службите по човешки ресурси, екипът на генералния секретар (ако е приложимо) може да направи справка с автобиографията, мотивационните писма и отговорите на казусите на издържалите конкурса кандидати.

11. Има ли предаване на лични данни на трети държави и/или на международни организации?:

Не е приложимо

12. Общо описание на мерките за сигурност

Данните се събират онлайн в защитен режим. Достъпът до данните на уебсайта е защитен с парола по избор на заявителя. Електронните данни се съхраняват на уебсайта и на сървърите на омбудсмана (инструмент за подбор и споделена папка). Данните са защитени чрез множество мерки за сигурност, въведени от членовете на персонала в областта на ИКТ с цел защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

Достъпът до лични данни е защитен чрез управлението на правата на достъп, които съгласно принципа „необходимост да се знае“ са строго ограничени от компетентността на ползвателя.

Кандидатите могат да изберат да използват многофакторната автентификация (МВнР), достъпна на уебсайта на ИО. Когато активират МВнР, системата генерира дългосрочен криптографски ключ (TOTP seed — Time-Based One-Time Password seed). Този ключ се съхранява от ИО, кодира се в QR код и се сканира от кандидатите в тяхното заявление за удостоверяване, където също се съхранява. След това секретният ключ се използва локално от приложението на телефона на кандидатите за генериране на 6-цифрен код за проверка TOTP, който се променя на всеки 30 секунди. Приложението за удостоверяване функционира независимо на устройството на кандидатите и чрез него не се предават данни обратно на ИО.

13. Информация за това как субектите на данни могат да упражняват правата си на достъп и коригиране и, когато е приложимо, на заличаване, ограничаване и преносимост на данните

Субектите на данни имат право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ИО ги използва. Те също така имат право да поискат коригиране на всички непълни или неточни данни, които ги засягат, ако поверителността на разискванията и вземането на решения от консултативния комитет по подбора е гарантирана, както и правата на другите кандидати.

Кандидатите могат да коригират идентификационните данни по всяко време по време на процедурата.

По отношение на данните, свързани с допустимостта или оценката, правото на коригиране може да бъде упражнено до крайния срок за подаване на заявления.

Субектите на данни имат право по всяко време да възразят срещу използването на техните данни от Европейския омбудсман на основания, свързани с тяхното конкретно положение. При определени условия те имат право да поискат от ИО да изтрие личните им данни или да ограничи използването им.

Субектите на данни могат по всяко време да поискат от ЕО информация относно обработването на техните лични данни от (ЕО Кариера). При поискване ИО ще им предостави копие от техните данни, които са в процес на обработване, също и по електронна поща. Исканията от субектите на данни се обработват в срок от един месец.

Субектите на данни могат също така да се свържат с длъжностното лице по защита на данните на ИО на адрес: Длъжностно лице по защита на данните на ЕО

Ако желаят да се оплачат от начина, по който омбудсманът обработва личните им данни, те могат да се свържат с Европейския надзорен орган по защита на данните (www.edps.europa.eu) на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu

Декларация за поверителност във връзка с подбора на длъжностни лица и други служители в Службата на Европейския омбудсман

В настоящата декларация за поверителност се обяснява причината за събирането и обработването на данните на заявителите; начина, по който Европейският омбудсман (ЕО) събира, обработва и гарантира защитата на предоставените данни; как се използва тази информация; и какви права могат да упражняват кандидатите във връзка с техните данни.

Администраторът е Европейският омбудсман.

1. Какви лични данни ще обработва Европейският омбудсман?

Кандидатите предоставят своите данни чрез инструмента за кандидатстване онлайн (уебсайт).

За провеждането на процедурата за подбор данните се внасят в ИТ инструмент, предназначен за подпомагане и улесняване на процедурата.

Тези данни обикновено включват, но не се ограничават до:

• основна лична информация (собствено име, фамилно име, националност, телефонен номер);
• информация, съдържаща се в автобиографията (образование, професионален опит, владеене на език и др.);
• ако се изисква , копия на документ, доказващ гражданството на кандидата;
• ако е необходимо, декларация, в която се декларира всяко увреждане, за да се гарантира, че могат да бъдат въведени необходимите мерки за достъпност;
• за кандидатите, които са служители на ЕС — административния статут (т.е. титулярно длъжностно лице, срочно нает служител и т.н.), институцията, в която работят, наименованието на настоящата им длъжност и настоящата им степен;
• информацията, съдържаща се в мотивационното писмо;
• копия от дипломите на кандидатите;
• копия от атестационните доклади на кандидатите, ако е необходимо;
• копия от доказателства за професионален опит, ако се изискват такива;
• отговори на кандидатите на казусите, ако е приложимо.

Служителите на дирекция „Администрация“ — служби „Човешки ресурси“, отговарящи за процедурите за подбор, също обработват данни, съхранявани в споделена папка на сървъра на ИО, като например: решенията за назначаване на консултативните комисии за подбор, бележките за допустимост, подписани от консултативната комисия за подбор и одобрени от омбудсмана; таблиците за оценка на кандидатите; бележките за предварителен подбор, представени на ИО.

Исканията за преглед/за информация, изпратени от кандидатите по електронна поща, и съответните отговори се съхраняват във функционалната пощенска кутия „Кариера“.

2. Защо Европейският омбудсман обработва тези лични данни?

Целта на обработването на данните е да се установят кандидатите за попълване на свободните работни места в Службата за наблюдение на избори и да се проведе съответната процедура за подбор.

3. Какво е правното основание и необходимостта от обработването на тези данни?

Правното основание на процедурата за подбор на длъжностни лица и други служители е Правилникът за длъжностните лица (и по-специално членове 27—34 от него), Условията за работа на другите служители на ЕС и Решението на Европейския омбудсман от 1 декември 2014 г. за приемане на общи разпоредби за прилагане относно назначаването и използването на договорно наети служители.

Обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес (член 5, параграф 1, буква а) от Регламент 2018/1725).

4. Кой отговаря за обработката на данните?

Служителите на Европейския омбудсман в областта на информационните и комуникационните технологии (ИКТ) управляват данните, предоставени на уебсайта. Дирекция „Администрация“ — служби „Човешки ресурси“ и служителите в областта на ИКТ управляват инструмента за подбор.

5. Кои ще бъдат получателите на данните?

Европейският омбудсман, генералният секретар (ГС), служителите на ИКТ, отговарящи за администрирането на подадените онлайн данни, служителите на дирекция „Администрация — услуги в областта на човешките ресурси“ и членовете на консултативната комисия за подбор. При поискване, отправено до службите по човешки ресурси, екипът на генералния секретар (ако е целесъобразно) може да направи справка с автобиографията, мотивационните писма и отговорите на казусите на издържалите конкурса кандидати.

6. Колко дълго ще се съхраняват данните?

Данните на кандидатите, подадени на уебсайта, се съхраняват в личния им онлайн профил в продължение на две години, в случай че кандидатите желаят да кандидатстват за бъдещи свободни работни места. Ако заявителите не се свържат с профила си в рамките на две години, профилът и данните, съдържащи се в него, се изтриват автоматично след изпращане на уведомление по електронна поща на заявителя.

Данните на неуспелите кандидати се заличават от инструмента за подбор, от споделената папка на сървъра на ИО и от функционалната пощенска кутия „Кариера“ две години след края на процедурата за подбор.

Данните на наетите кандидати се съхраняват за срок от 10 години, считано от прекратяването на трудовото правоотношение или от последното пенсионно плащане, след което се унищожават.

Част от данните (националност, пол, държава на пребиваване, дати на кандидатстване, регистрационен номер на заявлението, референтен номер на процедурата за подбор, година на раждане и говорими езици) са анонимизирани и се съхраняват само за статистически цели.

7. Как защитаваме данните на субекта на данните?

Данните се събират онлайн в защитен режим. Достъпът до данните на уебсайта е защитен с парола по избор на заявителя.

Електронните данни се съхраняват на уебсайта и на сървърите на омбудсмана (инструмент за подбор и споделена папка). Данните са защитени чрез множество мерки за сигурност, въведени от членовете на персонала в областта на ИКТ с цел защита на целостта и поверителността на електронната собственост на институцията.

Достъпът до лични данни е защитен чрез управлението на правата на достъп, които съгласно принципа „необходимост да се знае“ са строго ограничени от компетентността на ползвателя.

Кандидатите могат да изберат да използват многофакторната автентификация (МВнР), достъпна на уебсайта на ИО. Когато активират МВнР, системата за ИО генерира дългосрочен криптографски ключ (TOTP seed — Time-Based One-Time Password seed). Този ключ се съхранява от ИО, кодира се в QR код и се сканира от кандидатите в тяхното заявление за удостоверяване, където също се съхранява. След това секретният ключ се използва локално от приложението на телефона на кандидатите за генериране на 6-цифрен код за проверка TOTP, който се променя на всеки 30 секунди. Заявлението за удостоверяване на автентичността работи самостоятелно на устройството на кандидатите и заявлението не предава данни обратно на ИО.

8. Какви са вашите права и как можете да ги упражнявате?

Имате право на достъп до собствените си лични данни и до съответната информация относно начина, по който ги използваме.

Имате също така право да поискате коригиране на всички непълни или неточни данни, които се отнасят до Вас, при условие че е запазена поверителността на разискванията и вземането на решения от консултативния комитет по подбора, както и правата на другите кандидати. Заявителите могат да коригират идентификационните данни по всяко време по време на процедурата. По отношение на данните, свързани с критериите за допустимост или оценка, правото на коригиране може да бъде упражнено до крайния срок за подаване на заявления.

Имате право по всяко време да възразите срещу използването на Вашите данни от Европейския омбудсман на основания, свързани с Вашата конкретна ситуация.

При определени условия имате право да поискате да изтрием личните Ви данни или да ограничим използването им.

Европейският омбудсман ще отговори на Вашите искания във възможно най-кратък срок и най-късно в срок от един месец.

9. Към кого да се обърнете в случай на запитвания или жалби относно въпроси, свързани със защитата на данните?

По всяко време можете да изпращате свързани със защитата на данните въпроси относно процедурата за подбор на длъжностни лица и други служители в Службата до Европейския омбудсман на следния адрес: EO Кариера

Дирекция „Администрация“ — услуги в областта на човешките ресурси

Европейски омбудсман

1 avenue du Président Робер Шуман

CS 30403

F-67001 Страсбург Cedex

Можете също така да се свържете с длъжностното лице по защита на данните на Европейския омбудсман на следния адрес: Длъжностно лице по защита на данните на ЕО

Можете да подадете жалба до Европейския надзорен орган по защита на данните по всяко време на следния адрес: EDPS@edps.europa.eu